FACULTAD DE ADMINISTRACION HOTELERA, TURISMO Y GASTRONOMÍA Carrera de Administración Hotelera EVENTOS INTERNACIONALES: CAPACIDAD DE LAS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE LIMA. CASO APEC 2016 Tesis para optar por el Título Profesional de Licenciada en Administración Hotelera ADRIANA ISABELLA GAMBOA FIGUEROA La Molina (Lima, Perú) 2017
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FACULTAD DE ADMINISTRACION HOTELERA,
TURISMO Y GASTRONOMÍA
Carrera de Administración Hotelera
EVENTOS INTERNACIONALES: CAPACIDAD DE
LAS INSTALACIONES EN LA CIUDAD DE LIMA.
CASO APEC 2016
Tesis para optar por el Título Profesional de Licenciada en
Según McCabe et al. (2000), los hoteles y sedes en general pueden ser divididas en
tres grandes categorías:
- Sedes residenciales: sedes que incluyen alojamiento. Se considera a los hoteles
resort, hoteles del distrito central de negocios, hoteles boutique y suburbanos,
centros de conferencia residenciales, universidades con alojamiento y cruceros.
- Sedes no residenciales: se incluye a centros de convenciones y exhibiciones
especialmente construidos para ese propósito, halls de exhibiciones, teatros, arenas
y estadios.
- Sedes especiales: puede incluir atracciones como edificios históricos, museos,
zoológicos, edificios icónicos y sedes deportivas.
De lo anterior, se puede extraer que los eventos pueden ser realizados tanto en hoteles
como en centros de convenciones.
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Es ese ambiente en la sede al que se hace referencia en este trabajo cuando se habla
de instalaciones para realizar eventos, es decir, la planta física del hotel o del centro de
convenciones dedicada a dicha actividad y las características con las que cuenta.
Habiendo establecido que existen varios tipos de sede, por lo que corresponde a
instalaciones internas dentro de centros de convenciones u hoteles, estas incluyen
precisamente el espacio para realizar convenciones y exhibiciones, es decir, varios tipos
y estilos de salones de reuniones, incluidas algunas salas plenarias para albergar a una
gran cantidad de asistentes; espacio para la provisión de alimentos y bebidas para los
delegados, business center, oficinas y administración; así como áreas comunes para las
sesiones de trabajo. Además, los centros de convenciones especialmente construidos
o los hoteles que cuentan con un área especialmente diseñada para desarrollar eventos
de magnitud, están preparados “para acomodar a un gran número de personas bajo un
solo techo” McCabe et al. (2000, pág. 53).
Diseño de las instalaciones para eventos
Como bien se señala en Business and Management of Conventions:
Los centros de convenciones y exhibiciones construidos especialmente son
contemporáneos en términos de diseño, distribución, esquemas de colores,
accesorios y adecuación. Cada centro proporciona un área estéticamente
agradable para atraer tanto al asistente a la reunión como al organizador de la
misma McCabe et al. (2000, pág. 78).
Asimismo, el citado libro indica que la provisión de estas instalaciones mejoradas, en la
medida en que fueron planificadas para ese propósito, facilita al equipo de ventas del
establecimiento la venta de las instalaciones del centro. Esto es aplicable también al
caso de hoteles con instalaciones diseñadas para realizar eventos.
Tomando en cuenta las definiciones hasta aquí expuestas, es pertinente elaborar una
conexión entre los conceptos. Al mencionar en la presente tesis capacidad de las
instalaciones en hoteles o centros de convenciones para albergar eventos, se está
haciendo referencia a las posibilidades que hoteles o centros de convenciones tienen
para albergar a un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.
Es decir, se está aludiendo a la cantidad y amplitud de las salas de reuniones,
incluyendo el aforo de las mismas, según el tipo de configuración; los espacios de
trabajo auxiliares; las áreas comunes, y otros espacios necesarios para el desarrollo de
un evento con una gran cantidad de asistentes. Se tomará en cuenta la extensión,
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disposición y diseño del espacio físico destinado para realizar el referido evento. Ello se
sustenta en los conceptos proporcionados por los autores citados en esta sección.
De acuerdo a la bibliografía revisada para elaborar la presente sección, se considera
que la planta física del centro de convenciones o espacio del hotel destinada a eventos
está, a su vez, acondicionada con ciertos elementos y dotada de ciertas características,
que lo hacen más o menos propicio para determinada convención o reunión, por lo que
a través del análisis de las sedes utilizadas para realizar los eventos del calendario
APEC 2016 en el Perú, se describirá cual fue la más idónea dentro de las opciones
disponibles, así como cuáles fueron sus limitaciones.
Es relevante indicar que al exponer el caso APEC 2016, se realizará desde las
perspectivas citadas; las instalaciones de un hotel y centro de convenciones.
1.2.2.3. Evento.
Como bien lo describen Beech, Kaiser y Kaspar (2014), de manera muy general y al
nivel más simple, un evento es “algo que ocurre”. Bajo esta definición, casi cualquier
ocurrencia podría clasificarse como evento. Sin embargo, para efectos del presente
trabajo, se han aislado tanto aquellos eventos que no necesitan ser gestionados, como
los eventos realizados de manera privada por un particular, como por ejemplo, la
organización de una fiesta de cumpleaños. Otros parámetros útiles para delimitar los
eventos a describirse en esta investigación, son los siguientes:
- Operan en un ambiente comercial que requiere un presupuesto
- Ocurren en una escala en la que la falta de gestión o administración podría llevar
al caos
- Requieren que el organizador de eventos entre en contacto con los
consumidores del evento
- Involucran a más partes interesadas, más allá del productor del evento y el
asistente al mismo. (Beech et al., 2014, pág. 9)
Adicionalmente, los referidos autores presentan una clasificación inicial de diez (10)
tipos de eventos. Empero, sólo se describirán aquellos que guardan mayor afinidad con
el objeto de estudio de esta tesis:
- Carnaval
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- Conferencia: término que generalmente implica que la función principal del
evento es el intercambio de ideas. Comúnmente encontrado en el mundo
académico y político
- Convención: muy similar a una conferencia, pero más flexible en cuanto a la
formalidad e interacciones.
- Exhibición: evento en el que se muestran artefactos en torno a un tema común.
Término frecuentemente utilizado en museos y galerías de arte.
- Expo: término poco específico que sugiere que el evento tiene un contenido
global. Regularmente, el evento es construido alrededor de pabellones que
representan la participación de países.
Asimismo, existen nuevas perspectivas en las dimensiones de los eventos. Una de
sus clasificaciones ofrece las categorías de micro, macro y mega-eventos según el
presupuesto del comité organizador, como se muestra a continuación:
- Micro evento: hasta 10,000 euros
- Macro evento: entre 10,000 y 10 millones de euros
- Mega-evento: Más de 10 millones de euros y un gran impacto en la ciudad o país
anfitrión. Se brinda como ejemplo la organización de los juegos Panamericanos
en esta categoría (Beech et al., 2014, pág. 20).
La Cumbre de Líderes del Foro APEC estaría incluida en la categoría de megaevento
ya que contó con un presupuesto inicial de S/. 74 millones de soles, equivalentes
aproximadamente a 22 millones de dólares o 20 millones de euros (Proyecto Especial
Perú APEC 2016, 2016).
1.2.2.4. Eventos internacionales.
Se considera que una clasificación adecuada de eventos es aquella establecida por la
Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA), organización que se
define a sí misma como la “comunidad global y hub (entendido como centro de
distribución) de conocimiento para la industria internacional de reuniones (ICCA, 2017).
Al respecto, conforme al Reporte Estadístico 2015 de ICCA, el mercado de reuniones
internacionales puede ser segmentado de diversas maneras: por el tamaño de las
reuniones, por la clase de asistentes a las mismas, por el propósito de ellas, entre otros
criterios (International Congress and Convention Association, 2015).
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Sin embargo, la citada Asociación sostiene que el criterio principal utilizado por el
proveedor de eventos para segmentar el mercado de reuniones internacionales es a
partir del “iniciador de la reunión”. Dicho iniciador, determina el tipo de reunión a
organizarse y el tipo de servicios necesarios. De esta manera es posible definir dos
mercados fundamentales: el de eventos corporativos y el no corporativo. El primero
incluye reuniones organizadas por grandes compañías o corporaciones. En cuanto al
segmento no corporativo, se establece una sub-división entre los eventos llevados a
cabo por organizaciones internacionales gubernamentales y aquellos organizados por
asociaciones (organizaciones no gubernamentales).
Por otro lado, Price, Becker, Weber y Kye-Sung Chon (2002) establecen que una
reunión internacional se define en función al número de países en los que una
organización celebra su reunión. De acuerdo a ello, debe haber un mínimo de tres
países entre los que se rotará la sede.
Por lo demás, The Business of Events Management también proporciona una
clasificación de eventos en locales, regionales e internacionales, con lo cual se
establecen dimensiones de acuerdo al origen de la mayoría de participantes activos
Beech et al. (2014, pág. 22).
Como se explicó anteriormente, se ha escogido como objeto de estudio a los eventos
internacionales por los beneficios que su realización genera para el país anfitrión.
1.2.2.5. Cumbre.
Alexandroff y Brean definen a la práctica de celebrar cumbres como la reunión formal
de líderes para considerar acciones (Alexandroff & Brean, 2016). La celebración de
cumbres, de acuerdo a los autores, aborda asuntos económicos, sociales, políticos,
tecnológicos y científicos que involucran interdependencia internacional.
En su publicación titulada Summitry and Global Order, Alexandroff y Brean sostienen
que, la primera reunión, de acuerdo a la definición expuesta en el párrafo precedente,
fue celebrada en Rambouillet, Francia, en 1975, encuentro en que los líderes del G7
discutieron los desafíos enfrentados por las naciones que son individualmente
soberanas, pero cada vez más económicamente interdependientes (Alexandroff &
Brean, 2016, pág. 71).
Un ejemplo actual de cumbre es la NATO Summit Meeting, oportunidad periódica que
permite a los Jefes de Estado y de Gobierno de la Organización del Tratado del Atlántico
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Norte (OTAN) evaluar y proporcionar estrategias directivas para las actividades de la
Alianza (OTAN, 2017). Otro ejemplo y al mismo tiempo, objeto de estudio de la presente
investigación es la Cumbre de Líderes del Foro APEC, evento que reúne a los 21 líderes
de las Economías que forman parte del referido Foro (APEC Secretariat, 2015).
Se considera pertinente incluir la definición de Cumbre en función al caso presentado
en esta investigación; APEC 2016. Como se ha mencionado, consistió en una serie de
reuniones que culminó con la Cumbre de Líderes APEC en noviembre de 2016.
1.2.2.6. Reunión.
Para la OMT, Reed Travel Exhibitions, ICCA y Meeting Professional International (MPI),
una reunión es un término general que indica el encuentro de un grupo de personas en
un mismo lugar, con el propósito de llevar a cabo una determinada actividad. El término
reunión que se acaba de describir fue tradicionalmente definido para hacer referencia al
encuentro de diez (10) o más participantes, por un mínimo de cuatro horas en una sede
contratada. Estas reuniones incluyen convenciones, conferencias, congresos,
exhibiciones, ferias de muestra, reuniones corporativas o de negocios, entre otros que
cumplan los criterios mencionados (Organización Mundial del Turismo, 2014, pág. 10).
En otro orden de ideas, McCabe et al. (2000, pág. 55) establecen cuatro categorías
generales de reuniones:
- Reuniones corporativas
- Reuniones de asociaciones
- Reuniones gubernamentales e intergubernamentales
- Reuniones de interés común
- Reuniones de inventivos y viajes
- Exhibiciones
- Trade show
- Shows públicos
Como se ha indicado, el interés de la presente investigación es abordar la capacidad
para realizar eventos internacionales. Dichos eventos, en la última década en el Perú,
han consistido esencialmente en reuniones internacionales intergubernamentales de
envergadura. A partir de esa tendencia, se ha tomado como caso de estudio la Cumbre
de Líderes APEC. Asimismo, por lo expuesto en los párrafos precedentes, a lo largo de
la presente tesis se utilizará indistintamente las palabras eventos o reunión.
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1.2.2.7. Centro de Convenciones.
McCabe et al. (2000) define centro de convenciones como centros designados para
acomodar un gran número de personas bajo un mismo techo para una convención o
exhibición. Usualmente proporcionan un número determinado de grandes salones para
sesiones plenarias, salas con infraestructura apropiada para exhibiciones y ferias, así
como una gran variedad de salas de reuniones, salas de trabajo, instalaciones para
banquetes, un business center, oficinas y área de administración.
Según PwC, un centro de convenciones sirve para proporcionar una sede para
reuniones, convenciones, ferias de muestra, espectáculos públicos, arte e intereses
locales, entre otros (PwC, 2017). Por su parte, el Swissötel denomina al centro de
convenciones como local especializado para albergar diversos tipos de reuniones como
conferencias, cócteles, bodas, bailes, entre otros. Dichos centros de convenciones
pueden ser estructuras independientes y contar con varias salas o salones y, en algunos
casos, pertenecer a un reconocido hotel (Swissotel, 2017).
1.2.2.8. Event Management.
Uno de los problemas principales en relación a construcción de teorías y modelos en la
administración de eventos es la ambigüedad con el uso del término “evento”, como
hemos podido observar hasta este punto. No hay consenso sobre estandarización de
las categorías de eventos. La falta de claridad conceptual responde a que la percepción
sobre el término “evento” contiene diversas contextualizaciones e implicancias a partir
de varias disciplinas tales como la sociología, economía, psicología, estudios culturales,
ciencias de la comunicación, entre otros Beech et al. (2014, pág. 30).
En el año 2000, Getz hablaba de la industria de eventos como una bien establecida en
muchas formas tales como exposiciones, marketing de los deportes o producciones de
conciertos, pero como un campo académico de estudio o materia de investigación, lo
consideraba nuevo e incipiente (Getz, 2000).
Sin embargo, James Bury nos ofrece un concepto más holístico y definido. Para él, se
trata del diseño, implementación y marketing de los eventos que involucran el balance
exitoso de varios factores que van desde gestionar el presupuesto hasta
consideraciones de seguridad (Bury, 2016).
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1.2.2.9. Servicios complementarios.
Como indican Lovelock y Wright en McCabe et al. (2000, pág. 313), “un servicio es un
acto o desempeño ofrecido por una parte a la otra (…). Es una actividad económica que
crea valor y proporciona beneficios para los clientes en lugares y momentos
específicos”. En el caso de la industria de convenciones, los servicios están referidos a
la planificación, organización y ejecución del evento. Asimismo, debido a que el servicio
no es sólo proporcionar más grandes y mejores instalaciones, como sostienen también
McCabe et al. (2000) se considera que los servicios complementarios son las atenciones
adicionales ofrecidas en esas instalaciones. Así, en la referida organización y desarrollo
de la reunión, la gestión de operaciones del evento incluye los servicios de alimentos y
bebidas, configuración y atención en los salones.
Consecuentemente, para la presente investigación, los servicios complementarios a los
que se hará referencia a lo largo del documento incluyen todos aquellas atenciones y
operaciones brindadas con el fin llevar a cabo un evento: alimentos y bebidas, servicio
de limpieza, implementación de las salas de reuniones, iluminación, disposición de los
elementos al interior de la sala, equipamiento audiovisual, planificación y organización
de la reunión, personal de asistencia durante el desarrollo del evento, entre otros. El
aspecto de articulación de los referidos servicios con las instalaciones ofrecidas para
eventos en hoteles o centros de convenciones hace referencia a una atención
coordinada, fluida y acorde con el lugar en el que se ofrecen los servicios. En el capítulo
de presentación de resultados de la presente investigación se realizará una explicación
más amplia sobre la materia.
1.2.2.10. Proyecto Especial Perú APEC 2016.
El Proyecto Especial Perú APEC 2016 fue creado mediante Decreto Supremo N° 041-
2015-RE con el objeto de:
Dar cumplimiento al calendario de reuniones definidas por el Perú en su calidad
de economía sede del Foro APEC en el 2016, lo que comprende la preparación,
organización y la realización de la XXIV Cumbre de Líderes de dicho Foro, así
como las demás reuniones, actividades preparatorias y eventos conexos, que se
llevarán a cabo durante los años 2015 y 2016” (Ministerio de Relaciones
Exteriores, 2015).
Se trata, entonces, de la oficina encargada de la organización y ejecución de las
reuniones APEC 2016 en el Perú. Dicha dependencia elaboró el informe final del Foro,
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documento que sirvió de fuente para el estudio del caso y, consecuentemente, permitió
también llegar a los resultados presentados en esta tesis.
1.2.2.11. Foro APEC.
El Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico (APEC, por sus siglas en inglés), es
un mecanismo establecido en 1989 con el propósito de apalancar la creciente
interdependencia de la región del Asia-Pacífico. Sus 21 miembros buscan crear mayor
prosperidad para las personas de la región mediante la promoción balanceada,
inclusiva, sostenible, innovadora y segura del crecimiento y aceleración de la integración
económica regional. APEC se encarga de asegurar que los bienes, servicios,
inversiones y personas transiten libremente de manera más fácil a través de las
fronteras (APEC, 2016).
1.2.2.11.1. Necesidades y exigencias logísticas de APEC 2016
Para ser sede de las reuniones APEC, existen ciertos estándares que la economía
anfitriona debe tener en cuenta al momento de organizar las reuniones del Foro.
Anualmente, la Secretaría APEC -mecanismo principal del Foro que brinda apoyo
técnico y asesoría a las Economías Miembro- elabora un documento oficial titulado
Guidelines for Hosting APEC Meetings (APEC Secretariat, 2015) (ver anexo 4). Cada
economía anfitriona se sirve de dicha guía para la preparación logística de las reuniones
que va a albergar en su territorio e incluye, entre otros detalles, el número, tamaño y
disposición de las salas requeridas para cada tipo de reunión, cantidad de asistentes
por reunión, diseño y posición de las mesas, distribución de las sillas, equipos
audiovisuales, materiales y útiles necesarios, número de servicios de alimentación que
deben ofrecerse a los delegados asistentes durante una jornada de trabajo, y asistencia
técnica requerida.
1.3. Objetivos e hipótesis
1.3.1. Objetivos.
Objetivo General
Describir las condiciones que mostró la industria de eventos internacionales en la
ciudad de Lima para el Foro APEC 2016.
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Objetivos Específicos
- Identificar las necesidades y exigencias internacionales del Foro APEC Perú 2016
respecto a instalaciones en hoteles, centros de convenciones y servicios conexos.
- Conocer las características que poseen las instalaciones de los hoteles y centros de
convenciones disponibles en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales
de envergadura.
- Determinar la capacidad de las instalaciones y servicios complementarios ofrecidos
en las sedes que albergaron reuniones del Foro APEC Perú 2016 en la ciudad de
Lima.
1.3.2. Hipótesis.
A partir del Foro APEC 2016 se pudo advertir que, tanto en el sector público como en el
privado no se realizó una acertada proyección del desarrollo de la industria de eventos
en el Perú. Dadas las condiciones favorables en el país, tales como sólido crecimiento
macroeconómico, clima favorable de inversiones, política de integración comercial y
acceso a mercados, atracciones turísticas únicas –incluido el boom gastronómico-, era
previsible su elegibilidad como sede de eventos de envergadura. La insuficiente
proyección limitó la capacidad actual de las instalaciones en hoteles y centros de
convenciones para llevar a cabo eventos internacionales, especialmente en la ciudad
de Lima, lo cual podría reflejarse en dificultades durante su organización y ejecución.
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2. Método
2.1. Tipo y diseño de investigación
2.1.1. Tipo de investigación.
El método utilizado en la presente tesis, según el criterio de nivel de complejidad,
corresponde al de una investigación descriptiva. Bajo esta perspectiva, se hace posible
la construcción del conocimiento bajo un proceso objetivo y sistemático de la
información. Se identifica y describe el caso APEC en el Perú con el fin de aproximarse
al estudio de las condiciones de la industria de eventos en el país.
Por otro lado, de acuerdo al criterio del tipo de análisis al que se someterá la información
recolectada, se utilizará el método cualitativo. Se busca determinar la realidad en la que
se desenvolvieron las reuniones del Foro APEC en el año 2016 desde el aspecto
logístico-organizativo. En tal sentido, el análisis del problema identificado se realiza a
partir de la experiencia de los actores involucrados y de la documentación generada con
motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos, por tanto se requiere
un enfoque cualitativo, que identifique la naturaleza de los hechos.
2.1.2. Diseño de investigación
El diseño de la investigación es no experimental. En función al objetivo de la presente
tesis, se ha empleado un estudio descriptivo mediante la recolección de datos sin
alteraciones en el entorno.
A fin de responder a la pregunta de investigación, se ha optado por obtener la
información necesaria a partir de la aplicación de un estudio transversal, es decir, con
interacciones, en una sola ocasión, a través de entrevistas a los actores relevantes
involucrados en el entorno analizado; aquel de la organización de eventos.
En adición a lo anterior, se recurrirá a la revisión de registros existentes sobre la materia
estudiada. En el caso APEC 2016, el Informe Final de la XXIV Cumbre de Líderes y sus
reuniones conexas, elaborado por la oficina temporal Proyecto Especial Perú APEC
2016, servirá como fuente adicional para dicho fin.
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2.2. Variables
Variables independientes (deductivas)
i) Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus
reuniones
ii) Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de
convenciones
iii) Servicios complementarios articulados
Variable dependiente (inductiva)
Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura
Cuadro N°1
Matriz de Variables
Variable Independiente 1:
Necesidades y exigencias de APEC 2016 en cuanto a instalaciones para sus reuniones
Definición Conceptual Definición operacional
Estándares logísticos de la Secretaría APEC impuestos a las Economías anfitrionas que organizan las reuniones del Foro en un año determinado.
Se refiere al tamaño, número y disposición de las salas de reuniones, cantidad de asistentes por reunión, posición de las mesas y sillas, equipos y materiales necesarios, cantidad y tipo de servicios de alimentación requeridos por día, y asistencia técnica necesaria durante los eventos.
Variable Independiente 2:
Características de las instalaciones para eventos de los hoteles y centros de convenciones
Definición Conceptual Definición operacional
Detalles técnicos sobre las instalaciones los hoteles y centros de convenciones.
Se refiere al número y tamaño de las salas que posee su área de eventos. Se hace alusión a la amplitud de las mismas según el tipo de configuración, los espacios de trabajo auxiliares y otros necesarios para el desarrollo de un evento.
Servicios de soporte para los eventos ofrecidos en el desarrollo de la reunión.
Se refiere a los servicios de alimentos y bebidas, limpieza, implementación de las salas, iluminación, equipos audiovisuales, diseño y disposición del mobiliario al interior del salón, entre otros, ofrecidos de manera articulada con las instalaciones de eventos.
Variable Dependiente 1:
Capacidad para albergar eventos internacionales de envergadura
Definición Conceptual Definición operacional
Capacidad de los hoteles y centros de convenciones para albergar un gran número de asistentes en función al espacio físico que poseen.
Ciertos hoteles y/o centros de convenciones, según sus características, estarán en la capacidad de organizar y llevar a cabo eventos internacionales de gran envergadura como APEC 2016.
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2.3. Participantes
- Actores Institucionales: el Ministerio de Relaciones Exteriores, como organizador de
la XXIV Cumbre del Foro APEC
- Actores Particulares: hoteles de 4 y 5 estrellas con un área de event management o
centro de convenciones que se encuentren en la capacidad de realizar grandes
eventos internacionales.
- Actores Privados: Posibles inversionistas interesados en llevar a cabo proyectos
hoteleros que contemplen un área de eventos lo suficientemente amplia como para
organizar reuniones internacionales de gran envergadura.
2.4. Instrumentos de investigación
Se utilizarán dos cuestionarios de entrevista (ver anexo 5) a cinco (05) personas del
área de eventos, como se puede observar en los siguientes cuadros:
Cuadro N°2
Ficha Técnica 1
Autor Investigadora
Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra en función a los hoteles sede APEC. Elaboración del cuestionario semi-estructurado en base a los objetivos de investigación.
Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado, en el centro de trabajo de cada entrevistado (oficina de eventos del hotel Westin, Swissotel, los Delfines y Marriott).
Procedimiento de validación Facultad de Hotelería, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.
Tamaño de la muestra 4 entrevistas
Fechas de campo Del 03 de mayo al 02 de junio de 2017
Cuadro N° 3
Ficha Técnica 2
Autor Investigadora
Procedimiento de elaboración Muestreo no probabilístico, basado en expertos. Elección de la muestra según las características específicas del entrevistado: su experiencia en la organización APEC 2016.
Técnica Entrevista personal y directa mediante la aplicación del cuestionario semi-estructurado en el centro de trabajo del entrevistado (oficina de eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores).
Procedimiento de validación Facultad de Administración Hotelera, Turismo y Gastronomía de la Universidad San Ignacio de Loyola.
Tamaño de la muestra 1 entrevista
Fechas de campo 25 de mayo de 2017
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Muestra
Las unidades de análisis se determinaron en función al caso APEC 2016, ya que este
sirve de base para estudiar la capacidad de las instalaciones de hoteles y centros de
convenciones en la ciudad de Lima para realizar eventos internacionales de gran
envergadura, así como la articulación entre esas instalaciones y los servicios
complementarios ofrecidos en los referidos eventos.
En ese orden de ideas, se realizará una entrevista a los encargados del área de eventos
de los 3 hoteles que sirvieron de sede para alguna de las reuniones de APEC 2016, al
encargado de eventos de un hotel adicional que, si bien no formó parte de los hoteles
seleccionados para realizar las sesiones oficiales del Foro, se incluye a manera de
validar los instrumentos empleados y, a un miembro de la oficina temporal a cargo de
preparación y ejecución de las reuniones del foro APEC en el Perú con el fin de conocer
las características del evento, su desarrollo a nivel logístico y detalles que sólo podrían
ser compartidos por alguien que formó parte del equipo organizativo interno.
De tal forma, se han priorizado los criterios de representatividad, al ser los cinco
entrevistados sujetos típicos de la realidad de la gestión de eventos y pertinencia, ya
que por la naturaleza de sus funciones conocen del tema.
A continuación se muestra un cuadro sobre las características de las unidades de
análisis:
Cuadro N° 4
Detalles de la muestra
Entrevistado Cargo Hotel / Institución Observaciones
Sra. Nathalie Loayza Gerente de Relaciones Institucionales
Hotel los Delfines Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sr. Rudy Mendiola Director de Eventos Hotel Marriott
No fue sede de reuniones oficiales APEC. Se incluye a modo de validar el instrumento utilizado en la investigación.
Sr. Alfred Mercer Gerente de Grupos y Eventos
Westin Lima Hotel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sra. Ericka Alavena Gerente de Eventos
Swissötel Hotel sede del First Senior Officials’ Meeting (SOM 1) de APEC
Sra. Cecilia Monteverde
Jefe de la oficina de Gestión de Eventos y parte del equipo del Proyecto Especial Perú APEC 2016
Proyecto Especial Perú APEC 2016 - Ministerio de Relaciones Exteriores
Dependencia de Ministerio a cargo de la planificación, organización y realización de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y eventos conexos.
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2.5. Procedimientos
El procedimiento empleado consistió en la aplicación de entrevistas semi-estructuradas.
Para cada una de las entrevistas se realizó una solicitud vía correo electrónico
manifestando el interés de la investigadora de realizar un cuestionario con fines
académicos. Se indicó que se trata de una tesis realizada para obtener la licenciatura
por parte de la Universidad San Ignacio de Loyola y se detalló brevemente el tema y
objetivo del estudio. Todos los participantes seleccionados respondieron a través del
mismo medio aceptando la entrevista.
Por cuestiones de agenda de cada representante del área de eventos de los hoteles
elegidos, las fechas fueron variando. Incluso en el caso de la Gerente de Eventos del
Swissötel, Ericka Alavena, debido a sus compromisos laborales, se acordó en principio
una entrevista telefónica, la cual se realizó el 03 de 2017. Sin embargo, al regreso de
un viaje de trabajo, se consultó con ella la posibilidad de programar un encuentro para
completar la información. Es así que fue factible entrevistarla presencialmente el viernes
02 de junio de 2017.
Las entrevistas se llevaron a cabo en los cuatro hoteles seleccionados y en la sede de
la Cancillería peruana. El primer cuestionario aplicado aquel realizado a Nathalie
Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines, el 12 de mayo de
2017, por la mañana. La señora Loayza recibió a la investigadora en el lobby del hotel
y la entrevista se llevó a cabo en la zona del comedor. Durante la mañana del 16 de
mayo se entrevistó a Rudy Mendiola, Director de Eventos del hotel Marriott, optó por
responder el cuestionario en su oficina, ubicada en el cuarto piso del hotel. De manera
similar, Alfred Mercer del Westin decidió realizar la entrevista en su despacho en el
segundo piso del hotel. Por su parte, Ericka Alavena del Swissötel recibió a la autora de
la presente investigación en el lobby del hotel. Finalmente, Cecilia Monteverde, Jefe de
Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores, hizo lo propio realizando la entrevista
en las oficinas del área de eventos de la Cancillería.
En cada caso, el proceso fue el siguiente:
1) Presentación de la investigadora
2) Breve introducción al tema y objetivo de investigación
3) Solicitud de autorización para grabar la entrevista
4) Inicio de la entrevista y aplicación del cuestionario
5) Agradecimiento por la participación
6) Fin de la entrevista
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Plan de Análisis
El tratamiento dado a los datos recogidos se realizó en base al establecimiento de
categorías y algunas subcategorías según las variables de la investigación y el
cuestionario elaborado. Luego, se optó por clasificar las categorías en una tabla,
incluyendo columnas para cada entrevistado, estructurando y sistematizando la
información recolectada durante las entrevistas de manera tal que la matriz ofreciera un
panorama general de los resultados a fin de facilitar la presentación de los hallazgos.
Para la interpretación de los datos, si bien la matriz del plan de análisis fue muy útil para
observar coincidencias y contrastes entre opiniones emitidas, fue empleada de manera
auxiliar ya que fue necesario recurrir al documento transcrito de cada entrevista para
construir los enunciados teóricos.
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3. Resultados
3.1. Presentación de resultados
3.1.1. Necesidades y exigencias del Foro APEC Perú 2016
Como se mencionó anteriormente, al ser un foro internacional, APEC posee ciertos
estándares logísticos que cada país anfitrión de turno (economía sede) debe emplear al
organizar los eventos del calendario oficial. En el caso del Perú, se hizo de tal manera.
Se recibió el documento titulado Guidelines for Hosting APEC Meetings y, como es
tradicional, se solicitó información logística complementaria al anfitrión que realizó el
foro del año anterior; Filipinas, a fin de contar con una referencia confiable.
En cuanto a los aspectos logísticos, uno de los puntos más importantes a tener en
cuenta para poder planificar y organizar los eventos APEC fue conocer el número de
delegados (participantes en las reuniones temáticas) que asistirían a las reuniones, así
como las salas adicionales que se necesitarían para cubrir actividades relacionadas a
la reunión, sin las cuales no podría funcionar ningún evento. Al respecto, se pueden
mencionar algunas de ellas como el espacio para las acreditaciones; sala de
documentación, en la que se reproducían los materiales impresos para los delegados;
salas bilaterales, requeridas para reuniones entre delegados de dos economías parte
de APEC; sala de prensa, para las conferencias al final de cada reunión; sala de
delegados, para sus coordinaciones internas; oficinas de trabajo técnico, para el
personal de apoyo de la Cancillería encargado de la parte operativa de las reuniones;
módulos de informe, con stands para la atención de los delegados extranjeros, entre
otros (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016).
Para un mejor panorama de las reuniones APEC realizadas a lo largo del año 2016 y el
número de asistentes en cada una de ellas, se presenta a continuación un cuadro
resumen con los eventos oficiales:
Cuadro N° 5
Resumen de asistentes a las Reuniones APEC 2016
Reunión Fecha Lugar N° de participantes
Reunión de Viceministros de Fianzas y Representantes de Bancos Centrales (AFCBDM)
Febrero 2016
Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines
455 registrados de los cuales 109 fueron delegados
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC y sus reuniones conexas (SOM1)
Febrero 2016
Lima: hoteles Westin, Swissötel y los Delfines
2535 registrados de los cuales 1338 fueron delegados
Taller de buenas prácticas para la mejora de la Cadena de Suministros
Mayo 2016
Lima: Auditorio del edificio Carlos García Bedoya de la Cancillería
75 registrados, de los cuales 42 fueron delegados
32
Reunión Fecha Lugar N° de participantes
Segunda Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM 2)
Mayo 2016 Arequipa: Centro de Convenciones Cerro Juli
1678 registrados, de los cuales 679 fueron delegados
Reunión de Ministros de Responsables de Comercio (MRT)
Mayo 2016 Arequipa: Hotel Libertador Arequipa
1132 registrados, de los cuales 353 fueron delegados
Reunión de Altos Funcionarios de Finanzas (SFOM)
Mayo 2016 Trujillo: Hotel Costa del Sol
257 registrados, de los cuales 57 fueron delegados
48° Reunión del Grupo de Trabajo de Turismo y Reunión Ministerial de Turismo
Mayo 2016 Lima: Centro de Convenciones de Lima (CCL)
494 registrados, de los cuales 159 fueron delegados
Reunión del Grupo de Trabajo de Telecomunicaciones e Información
Junio 2016 Tacna: Casino Militar de Tacna
398 registrados, de los cuales 93 fueron delegados
Foro sobre la Mujer y Economía Junio 2016 Lima: CCL 1273 registrados, de los cuales
215 fueron delegados.
Tercera Reunión de Altos Funcionarios APEC y Reuniones Conexas (SOM 3)
Agosto 2016
Lima: CCL 4475 registrados, de los cuales 2447 fueron delegados
Reunión Ministerial de Pequeña y Mediana Empresa
Setiembre 2016
Lima: CCL 1302 registrados, de los cuales 389 fueron delegados
48° Reunión del Grupo de Expertos de Eficiencia Energética y Conservación
Setiembre 2016
Tarapoto: Hotel Río Schilcayo
196 registrados, de los cuales 26 fueron delegados
Reunión Ministerial de Seguridad Alimentaria
Setiembre 2016
Piura: hotel Casa Andina Private Collection
910 registrados, de los cuales 240 fueron delegados
Sexta Reunión Ministerial de Educación APEC
Octubre 2016
Lima: CCL 1011 registrados, de los cuales 295 fueron delegados
Décima Reunión de Altos Funcionarios en Gestión de Riesgos
Octubre 2016
Iquitos: Hotel Sombrero de Paja
184 registrados, de los cuales 51 fueron delegados
Reunión Ministerial de Finanzas APEC y reuniones conexas (FMM)
Octubre 2016
Lima: CCL
1131 registrados, de los cuales 218 fueron delegados
Semana de Líderes APEC Perú 2016:
Reunión Conclusiva de Altos Funcionarios APEC (CSOM) + Reunión Ministerial Conjunta APEC (AMM) + Reunión de Cumbre de Líderes APEC (AELM)
Noviembre 2016
Lima: CCL
17794 registrados, de los cuales 8717 fueron participantes de las reuniones y 4692 fueron delegados.
Fuente: (Proyecto Especial Perú APEC 2016, 2016)
Elaboración: Propia
Como se puede observar, no todas las reuniones se llevaron a cabo en Lima. Asimismo,
el número de asistentes varió de acuerdo a cada reunión. Cuando se indica el total de
registrados, se hace referencia a la cantidad total de personas a las que se les dio
credenciales para ingresar al recinto del evento (prensa, proveedores, personal técnico,
funcionarios de la Cancillería y otros sectores, etc.) Proyecto Especial Perú APEC 2016
(2016). De otra parte, los delegados, son aquellas personas que asisten a las reuniones
temáticas y forman parte de ellas, participando durante cada sesión ya que son los
representantes de su país ante APEC para determinada reunión.
A fin de brindar una idea clara del funcionamiento de las reuniones APEC, se tomará
como ejemplo una de ellas para detallar los requerimientos y estándares impuestos por
el foro para llevar a cabo el evento. No todas las reuniones tienen el mismo formato de
sala, este varía de acuerdo a la categoría y temática del evento.
La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1), llevada a cabo del 20 de
febrero al 04 de marzo de 2016, fue uno de los primeros eventos APEC en el año.
33
Consistió en reuniones preparatorias y sesiones previas a una reunión plenaria en la
que los 21 Altos Funcionarios, representantes de cada país (Economía APEC) ante el
Foro, sesionaron para discutir las conclusiones, llegar un consenso y finalizar el evento.
Dicha reunión fue la única en Lima realizada simultáneamente en tres hoteles de la
ciudad: Westin, Swissötel y Los Delfines. Ello se debió a que se requerían espacios para
una sesión plenaria y 56 reuniones conexas (grupos de trabajo, comités, talleres, etc.).
En total, se necesitaban 17 salas de reuniones, 9 salas bilaterales, 12 oficinas, 3 salas
de documentación, 3 salas de delegados, 1 sala para oficiales de enlace (voluntarios
orientadores asignados a cada Alto Funcionario), 3 salas de prensa, 3 salas para
oratorio (sala de oración de los delegados musulmanes), 3 salas para tópico, así como
áreas para los almuerzos de los delegados, módulos de informe y un módulo de
acreditaciones Proyecto Especial Perú APEC 2016 (2016). Consecuentemente, un solo
hotel no hubiera podido cumplir con los requerimientos de la citada reunión.
El SOM1, como cada reunión de oficial APEC, inicia con sesiones de grupos de trabajo,
reuniones preparatorias y talleres en los que se aborda una agenda establecida de
temas variados que son de interés del Foro. A estos se les llama eventos o reuniones
conexas y se reúnen simultáneamente en diferentes salas a través de toda la duración
de la reunión, que es de varios días. Asimismo, las reuniones conexas tienen formatos
distintos; algunos son tipo auditorio o escuela, que son los formatos más comunes en
eventos, pero algunos otros, los más frecuentes en APEC, tienen el formato de mesa
en “o”, que no es otra cosa que el arreglo de mesas en forma de esa letra. Para las
sesiones plenarias, siempre se requieren las salas más grandes porque en el formato
aplicable de mesas en forma de “o” se sientan dos representantes por Economía y tiene
que haber suficiente espacio para las 21 Economías, espacios para ponentes en la
mesa principal, para los observadores APEC e invitados de la sesión. En total, para una
sesión plenaria normalmente se necesita un formato de O60 (mesa en “o” para 60
personas) con tres (03) filas de asientos detrás de los ponentes principales para los
demás participantes. En la siguiente imagen se puede apreciar la sala plenaria del
SOM1 de APEC 2016 en el hotel Westin:
34
Imagen N° 1
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) – Hotel Westin
Fuente: Ministerio de Relaciones Exteriores
Por otro lado, APEC también establece estándares técnicos para sus reuniones. Como
también se puede observar en la imagen previa, en el centro de la sala se colocan
pantallas LED para que los delegados puedan observar la presentación. Para la plenaria
del SOM1, así como para las otras reuniones plenarias, se requieren 16 televisores. En
cada sala en la que el formato sea una “o”, se colocan las referidas pantallas.
Así como para la sesión plenaria que culmina el SOM1, para los eventos conexos
previos también se necesitan salones con sus propios formatos de “o” más pequeños
(O32, O40), auditorio o escuela, como se puede apreciar en el anexo 6.
En cuanto a los servicios complementarios requeridos por el Foro APEC, se encuentran
los servicios de alimentación, de transporte, de limpieza, de infraestructura,
implementación y atención a salas y, de soporte técnico. Sobre el primero, en cada
jornada de reuniones está establecido brindar un coffee break por la mañana, almuerzo
buffet y un coffee break por la tarde. Es preciso señalar que, de acuerdo a los estándares
de APEC, en adición a comida local que el país anfitrión desee brindar, se debe ofrecer
un buffet internacional, opciones vegetarianas, opciones veganas y una estación de
comida con certificación Halal (según la dieta permitida por la religión musulmana) (Halal
Perú, 2017). Por otro lado, respecto a los servicios de infraestructura, se requiere
personal que conozca el formato de la reunión para ordenar la sala un día antes del
evento. A su vez, el personal de atención a sala, debe también conocer el formato de la
reunión para pasar revisión antes del inicio de esta y comprobar que todos los
implementos estén completos (número de micrófonos en la mesa “o”, pantallas, tarecos
con nombres de las Economías y ponentes en orden), conocer el orden de las
35
presentaciones del día y los cambios de los tarecos, de producirse estos en un mismo
día. Asimismo, el personal de sala deberá estar atento a los requerimientos el director
del programa, delegado que se encarga de realizar los pedidos específicos de la reunión
al oficial de sala tales como documentación, cambio en material audiovisual, entre otros.
Como ya se ha mencionado, los requerimientos del Foro varían en función a cada
reunión y dentro de ella, de acuerdo al tipo de sesión que corresponda realizar, pero en
general siempre se exigirá de la sede en la que se realice determinado evento oficial
APEC, ciertos espacios fijos como la sala de documentación, el oratorio, sala de
delegados, oficinas, salas de trabajo, salas bilaterales, entre otras, que se necesitarán
en todas las reuniones. Consecuentemente, cuando se hable de reuniones para 40 o 50
delegados a lo largo de dos semanas de eventos, como el SOM1, también se tienen
que tomar en cuenta los espacios adicionales requeridos. Es por ello que para dicha
reunión fue necesario ubicar tres hoteles con capacidad suficiente para todas las salas
necesarias y que los eventos se llevaran a cabo de manera paralela.
3.1.2. Características de las instalaciones de hoteles y centros de
convenciones de Lima para realizar eventos internacionales de
envergadura.
Centros de Convenciones
Al realizar una búsqueda en la web, se halló que en la ciudad de Lima existen numerosos
establecimientos que tienen denominación de centro de convenciones (C.C.). Sin
embargo, no todos ellos tienen las instalaciones adecuadas o el tamaño requerido en
ellas para llevar a cabo eventos internacionales como APEC u otros de gran
envergadura. La gran mayoría de ellos utiliza sus espacios para realizar eventos
sociales como conciertos o fiestas. A continuación se muestra un cuadro detallando
dichos centros y los fines para los que se utilizan:
Cuadro N° 6
Centros de Convenciones en Lima
Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima
Real Audiencia Centro de Convenciones
San Borja
Capacitaciones, selección de personal, conferencias, presentación de productos y premiaciones
200 personas – formato auditorio
Centro de Convenciones Barranco Arena
Barranco Conciertos, fiestas, recepciones, desfiles de moda
No disponible
Centro de Convenciones Barranco
Barranco Conciertos y fiestas No disponible
36
Nombre Ubicación Tipo de eventos Capacidad máxima
Centro de Convenciones 28 de Julio
Miraflores corporativos
3 salas de eventos: capacidades de 300, 105 y 80 personas en
formato auditorio
Centro de Convenciones Javier Prado
La Victoria
Eventos sociales (matrimonios, fiestas de cumpleaños, bautizos, graduaciones) y corporativos (seminarios, congresos, capacitaciones).
Eventos corporativos, de gobierno, congresos, convenciones, conferencias, cumbres, simposios, etc.
18 salas – capacidad de 10 mil personas en formato auditorio
Centro de Convenciones Festiva
Miraflores Conciertos y fiestas privadas
No disponible
Centro de Convenciones Daniel Alcides Carrión
Miraflores Científicos y empresariales
1 auditorio para 950 personas y 10 salas
distribuidas en 5 pisos (la más amplia para 250 personas)
Centro de Convenciones ZENTRO - Restobar
Lima Eventos sociales No disponible
Centro de Eventos “Jardín Vivero”
Santiago de Surco Ferias y exposiciones No disponible
Centro de Exposiciones Jockey
Santiago de Surco Exposiciones, ferias y festivales
No disponible
Centro de Convenciones Casa Prado
Miraflores Eventos sociales
10 salones, con capacidad entre 21 y
108 personas en formato auditorio
Casa de Espiritualidad Hermasie Paget
San Isidro Eventos en general
01 auditorio para 360 personas, 18 salas
con capacidad entre 20 y 100 personas y 01 salón multiusos con capacidad para
300 personas
Centro de Convenciones del INICTEL
San Borja
Conferencias, eventos culturales, simposios, graduaciones, conciertos musicales, ceremonias y expoferias
Auditorio para 432 personas, 01 sala vip para 10 personas y
dos salas con capacidad para 70
personas en formato auditorio
Scencia Centro de Convenciones
La Molina Conciertos y fiestas privadas
No disponible
Fuente: www.google.com
Elaboración: Propia
De los establecimientos listados, exceptuando al Centro de Convenciones de Lima,
únicamente seis de ellos cuentan con instalaciones adecuadas para llevar a cabo
eventos corporativos, conferencias o convenciones. Empero por su limitada capacidad,
como en el caso del C.C. Real Audiencia cuyo único salón admite en formato auditorio
a 200 personas (Real Aundiencia Centro de Convenciones, 2016), o por el diseño de
37
sus instalaciones, como aquellas de la Casa de Espiritualidad (Casa de la Espiritualidad
Hermasie Paget, 2017) que cuenta con sencillos amientes que no le permitirían albergar
un evento de la talla de un organismo o foro internacional, no fueron contemplados en
ningún momento como opciones sede para las reuniones oficiales APEC (Proyecto
Especial Perú APEC 2016, 2016).
En relación al Centro de Convenciones de Lima (CCL), es el recinto de reuniones más
grande del Perú especialmente diseñado para albergar eventos de gran envergadura y
de nivel internacional. Propiedad del Estado peruano e inaugurado en el año 2015 con
el fin de albergar las Reuniones Anuales del FMI y el Banco Mundial (Proinversión,
2016), el CCL cuenta con 8 pisos, 18 salas y una capacidad de hasta 10 mil personas.
Además, cuenta con áreas extras como un hall interior en cada piso, tres terrazas, un
hall exterior, tópico, cocina, comedor, oficinas de gestión, copy center, entre otros
salones (ver anexo 7). Actualmente, el CCL está bajo la administración temporal del
Ministerio de Vivienda Construcción y Saneamiento, y se encuentra a la espera de la
concesión de su operación y mantenimiento (Proinversión, 2016). Cabe señalar que el
Grupo OAS, que estuvo a cargo de su construcción, no ha terminado la obra al 100% y
existen arbitrajes entre el gobierno y dicha empresa, lo que ha generado problemas en
el mantenimiento del centro de convenciones (Gamboa, "Entrevista a Cecilia
Monteverde". En Transcripción 4, 2017).
Hoteles
Sucede de manera similar en lo referente a hoteles con área para eventos. La capacidad
de sus salones varía considerablemente dependiendo del tipo establecimiento. Con el
propósito de tener un panorama general de las instalaciones para eventos de los
principales hoteles en Lima de 3, 4 y 5 estrellas (distribuidos en los distritos de
Miraflores, San Isidro, San Borja, Surco y Lima) se ha elaborado el siguiente cuadro:
Hotel
Capacidad
Categoría Salones
Capacidad Máxima de personas
(formato auditorio)
Crowne Plaza 7 150 5 estrellas
Country Club 5 700 5 estrellas
Delfines Hotel & Casino 15 1000 5 estrellas
El Pardo DoubleTree by Hilton 7 400 4 estrellas
Hilton Lima Miraflores 19 400 5 estrellas
Hotel Estelar Miraflores 11 240 5 estrellas
Hotel Golf Los Incas 4 100 5 estrellas
Hoteles San Agustín Riviera 2 250 3 estrellas
Hoteles San Agustín Exclusive 6 300 4 estrellas
JW Marriott Lima 29 500 5 estrellas
Hotel Libertador Lima 4 110 4 estrellas
Melia Lima Hotel 11 500 5 estrellas
Belmond Miraflores Park 5 400 5 estrellas
38
Hotel
Capacidad
Categoría Salones
Capacidad Máxima de personas
(formato auditorio)
Novotel 9 280 4 estrellas
Plaza del Bosque Apart Hotel 6 300 5 estrellas
Radisson Decapolis Miraflores 2 150 4 estrellas
Radisson Hotel & Suites San Isidro
1 50 4 estrellas
Royal Park Hotel 5 60 5 estrellas
Sheraton Lima Hotel & Convention Center
19 1600 5 estrellas
Sonesta Hotel El Olivar 12 300 5 estrellas
The Westin Lima Hotel & Convention
17 2254 5 estrellas
Thunderbird Hotels J. Pardo 4 60 5 estrellas
Thunderbird Fiesta Hotel & Casino
2 40 5 estrellas
Thunderbird Hotels Carrera 2 200 4 estrellas
Swissötel 12 900 5 estrellas
Atton Hotel 7 150 4 estrellas
BTH Hotel 6 250 4 estrellas
NM Lima Hotel 6 200 4 estrellas
Hotel & Centro de Convenciones María Angola
5 1800 3 estrellas
Hotel Dazzler 3 130 4 estrellas
Fuente: Sociedad Hoteles del Perú (SHP)
Elaboración: Propia
Como se puede apreciar en el cuadro anterior, el número de hoteles con la mayor
capacidad para realizar eventos en sus salones es reducido. Únicamente cinco hoteles
tienen capacidad máxima en formato auditorio para recibir entre 400 invitados y 900
invitados. Con capacidad entre 1000 y 1800 personas existen 3 hoteles, pero uno de
ellos, el hotel María Angola, es de categoría 4 estrellas, por lo que sólo se incluyó como
referencia. No estaría contemplado como opción para realizar un evento internacional
de envergadura por esta razón. Por otro lado, el hotel Sheraton, si bien cuenta con una
capacidad en sus salones de hasta 1600 personas, su ubicación en el centro de Lima
lo convierte en una opción menos atractiva para los organizadores de reuniones, como
indica Cecilia Monteverde, Jefe del área de Eventos de la Cancillería (Gamboa, 2017).
El Westin Lima Hotel, con una capacidad de hasta 2254 personas en su salón
Limatambo, le otorga el primer lugar en la lista.
3.1.3. Capacidad de las instalaciones y servicios complementarios de las
sedes del Foro APEC.
Las reuniones de APEC 2016 en la ciudad de Lima se llevaron a cabo en cuatro sedes:
los hoteles Westin, Swissötel y Los Delfines, y en el Centro de Convenciones de Lima.
La Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC (SOM1) fue la única en Lima que no
se realizó en CCL. De acuerdo a la señora Monteverde, esto responde a que dicho
centro de convenciones no tenía disponibilidad para las fechas en las que estaba
39
programado el SOM1, ya que el equipo organizador tenía previsto realizar todas las
reuniones oficiales del Foro en la capital. La elección de los tres hoteles citados fue en
base a la capacidad, siguiendo el cronograma de reuniones APEC e identificando la
cantidad de eventos simultáneos que había en un mismo día. Por la cantidad de los
mismos, no podía contarse con una sola sede.
Hotel Westin
Para Alfred Mercer, Gerente de Grupos y Eventos del Westin, la industria de eventos es
muy importante para ese hotel ya que representa un gran porcentaje de los ingresos
totales. Además, ésta involucra a muchos sectores como el turismo, empresas de
servicio relacionadas a la industria de convenciones y tiene un impacto positivo en la
economía de un país. En el caso del Perú, Mercer menciona que hay otras ciudades
que se ven beneficiadas con eventos que se organizan en Lima, porque a los
participantes les interesa visitar los atractivos que tiene el país. Sin embargo, uno de los
factores más importantes, según él, es el reconocimiento y la imagen que se crea del
Perú en el exterior, lo cual sirve para demostrar que es un país capaz de organizar
reuniones internacionales de alto nivel y gran envergadura. Esa imagen influye en la
reputación del Perú en el extranjero, en la prensa internacional y puede repercutir de
manera positiva, logrando ser elegidos para otros eventos importantes o simplemente
como destino atractivo para turismo o para hacer negocios (Gamboa, "Entrevista a
Alfred Mercer". En Transcripción 3, 2017).
El Westin cuenta con el centro de convenciones más grande del Perú en un hotel. Con
17 salas para eventos distribuidas entre la tercera y la cuarta planta del hotel, tiene una
capacidad máxima para 2254 personas en el salón Limatambo (salas Limatambo 1, 2,
3 y 4 unidas en formato auditorio). Asimismo, tiene múltiples salas independientes con
capacidades que van de 20 hasta 120 personas, en formato auditorio. Las salas Cuzco
1, 2 y 3 juntas tienen una capacidad total de 312 personas, en el mismo formato (ver
anexo 8). De acuerdo al señor Mercer, esta variedad de salones brindó a los
organizadores de APEC 2016 flexibilidad para armar las distintas salas de soporte como
el centro de documentación, la sala de delegados, las oficinas de trabajo, el centro de
operaciones de los organizadores, la sala de prensa, entre otros espacios necesarios.
(Gamboa, 2017).
En cuanto a los servicios, el hotel Westin ofrece traslados desde y hacia el aeropuerto,
asesoría para el evento, montaje de salones, alimentos y bebidas (comida internacional,
nacional, opciones vegetarianas, certificación para comida Kosher y Halal), equipos
audiovisuales, mobiliario, decoración, paquetes turísticos, regalos especiales para los
40
delegados, descuentos en las habitaciones para los delegados que se alojan en el
mismo hotel, entre otros. El señor Mercer señala que se trata de un hotel full service,
con una operación sincronizada que se encarga de todos los detalles necesarios para
el evento, incluyendo la planificación de las reuniones, atención durante el evento y un
servicio de post-venta.
Asimismo, el gerente de eventos resalta que, si bien la gran ventaja de realizar
reuniones como APEC en un centro de convenciones es la capacidad de sus
instalaciones, llevarlo a cabo en un hotel como el Westin aporta otros beneficios
relevantes tales como el hecho de que la operación del evento y del hotel esté
concentrada bajo una misma administración coordinada, la experiencia en el rubro de
servicios, los estándares de calidad que poseen y el entrenamiento de su personal.
Adicionalmente, sostiene que en un hotel se puede responder mejor a sucesos
imprevistos.
Siendo el Westin el hotel con mayor espacio en su área de eventos, se consultó al señor
Mercer sobre la planificación para lograr dicha de capacidad. Sobre el particular, él
considera que esta se debe a que “en su momento, se hizo un estudio de lo que había
en la ciudad, y hacía falta un salón con la capacidad de nuestro salón Limatambo. En
ese entonces (en el año 2007-2008), el salón más grande lo tenía el Swissötel”. Hubo
una proyección de la industria de eventos y se concluyó que ésta crecería en el futuro,
por lo que había una oportunidad para cubrir ese nuevo mercado.
Swissötel
Para Ericka Alavena, Gerente de Eventos del Swissötel, la industria de eventos ha
presentado un crecimiento sostenido en los últimos veinte años. Dicha industria es
importante porque gracias a eventos internacionales de gran magnitud “se ha puesto al
Perú en vitrina, se conoce más al país, es posible atraer más capitales y turistas”
(Gamboa, "Entrevista a Ericka Alavena". En Transcripción 5, 2017). Además, de
acuerdo a Alavena, gracias a dicha industria hay un impulso otros sectores, se genera
empleo y se crea una buena imagen del Perú como país sólido, si es que el evento ha
sido exitoso. Asimismo, considera que el Perú continuará siendo elegido anfitrión de
importantes eventos internacionales si es que logra reunir ciertos factores como señales
de solidez económica, infraestructura, instalaciones y servicios adecuados, y si presenta
mejoras en áreas como los accesos viales y el tránsito.
En relación a las instalaciones del Swissötel, este cuenta con 12 salas ubicadas en el
segundo piso del hotel. La sala más grande es el Grand Salon (unión de Grand Salon I,
II y III) que en formato auditorio tiene una capacidad máxima para 840 personas.
41
Considerando el uso de todas las salas de hotel, se tiene una capacidad 1900 personas
en formato auditorio (ver anexo 9). En ese orden de ideas, Alavena indica que la
capacidad actual del hotel en cuanto a eventos responde a que este es un
establecimiento esencialmente corporativo, con clientes cuyo motivo de alojamiento o
contratación de servicios son los negocios. Cuando el hotel fue inaugurado hace 20
años, asegura la gerente, tenía una gran capacidad en cuanto a salones de eventos en
comparación a otros hoteles existentes de la misma categoría, pero conforme la ciudad
de Lima fue creciendo, la competencia aumentó y la administración del hotel identificó
la necesidad de realizar una ampliación que se dio tanto a nivel de habitaciones como
de salones de eventos.
De otra parte, según Alavena, al contratar el uso de las salas del Swissötel, se ofrecen
“todos los servicios que se puedan requerir para los eventos” tales como equipos
audiovisuales, iluminación, alimentos y bebidas o la posibilidad de traer catering externo,
organización del evento y orientación, montaje de la sala y atención durante el evento.
Asimismo, señala dos grandes fortalezas de un hotel como sede de reuniones
internacionales: el hecho de contar con alojamiento en el mismo lugar en el que se llevan
a cabo las conferencias y el departamento de A&B. Sobre el primer punto, resalta que
hay un ahorro en tiempo, trabajo y presupuesto al hospedar a los delegados en el mismo
hotel de las reuniones ya que no se requiere transporte, es seguro y más cómodo para
ellos. Con respecto a lo segundo, la gerente de eventos sostiene que el Swissötel tiene
cinco restaurantes y veinte años trabajando en la industria de servicios, lo que les ha
otorgado experiencia y les brinda confianza para realizar servicios de alimentación para
una gran cantidad de personas, con calidad y en todas las variedades de comida,
incluyendo aquellas que requieren certificación internacional como Halal o Kosher.
Los Delfines
Nathalie Loayza, Gerente de Relaciones Institucionales del hotel Los Delfines comenta
la industria de eventos es altamente importante, está en constante crecimiento y cita
como ejemplo las dos oportunidades en las que el Perú ha sido sede del Foro APEC en
un espacio de tiempo de ocho años. Para ella, el principal beneficio que genera
organizar y realizar eventos internacionales de la categoría de APEC es el empleo. Se
produce empleo para muchas otras industrias y sectores relacionados con los eventos
como el turismo receptivo, los restaurantes, los hoteles, las empresas de transporte,
seguridad y tecnología, entre otros (Gamboa, "Entrevista a Nathalie Loayza". En
Transcripción 1, 2017).
42
Con respecto a las instalaciones, Los Delfines cuenta con 14 salas. Su salón más
grande, el Mediterráneo, se divide en 3 salas, pero juntas su capacidad máxima es para
1000 personas en estilo auditorio (ver anexo 10). De manera similar a los hoteles
anteriores, según Loayza, al momento de la construcción, hace aproximadamente veinte
años, se consideró que la industria de eventos presentaría crecimiento a futuro, por lo
que se decidió otorgar un espacio considerable para los salones.
En cuanto a los servicios complementarios para eventos, Los Delfines ofrece catering,
iluminación, decoración, mozos, montaje de la sala, personal de apoyo durante los
eventos, equipos audiovisuales y soporte técnico. Loayza destaca que realizar un
evento en un hotel ofrece comodidad al participante ya que facilita las gestiones
logísticas de transporte. Eso permite al hotel ofrecer los servicios al cliente de manera
integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos. Asimismo, en relación al
catering señala que los hoteles cuentan con mayor experiencia y conocen cómo
reaccionar de la mejor forma ante casos de contingencia (Gamboa, 2017).
Marriott
Pese a que no fue sede de ninguna de las reuniones oficiales APEC, se consideró
relevante conocer la perspectiva del Director de Eventos del hotel Marriott, señor Rudy
Mendiola. Sobre el particular, Mendiola sostiene que la industria ha crecido
considerablemente en los últimos años, incrementándose la demanda por realizar
eventos tanto eventos corporativos como sociales. Entre los beneficios que genera para
el Perú ser anfitrión de grandes eventos internacionales, señala que estos exponen al
país en el exterior, cobrando notoriedad las capacidades que tiene para albergar
reuniones de esa magnitud y, por otro lado, contribuye a la industria del turismo.
Asimismo, el gerente considera que la tendencia de ser sede de importantes eventos de
alcance global continuará en tanto se mantengan las buenas condiciones que la
comunidad internacional haya identificado en el Perú como y se mejoren aquellas
debilidades como el tráfico, la infraestructura del aeropuerto o la seguridad ciudadana
(Gamboa, "Entrevista a Rudy Mendiola". En Transcripción 2, 2017).
En lo referente a las características de las instalaciones para eventos, el Marriott posee
11 salas. El salón más grande es el San Martín, que está compuesto por 6 secciones
que juntas tienen una capacidad para 500 personas en formato auditorio.
Adicionalmente, tiene salas para reuniones de menor tamaño (ver anexo 11). En cuanto
a los servicios complementarios, Mendiola indica que el Marriott brinda todo aquello que
sus clientes necesiten para el evento; alimentación (desayunos, coffee break,
almuerzos, cócteles o cenas), equipos audiovisuales, diseño del evento, montaje,
43
asesoría, pruebas previas al evento, la posibilidad de traer proveedores externos, entre
otros.
De manera similar a los anteriores gerentes de eventos entrevistados, Mendiola sostiene
que tener la cocina en el hotel brinda la posibilidad de cumplir con cualquier eventualidad
que se presente, incluyendo atender a clientes con restricciones alimentarias que no se
indicaron con anterioridad. Asimismo, el gerente indica que el Marriott cuenta con el
mobiliario, el servicio de limpieza, seguridad, servicio técnico y audiovisual que conoce
los equipos instalados en el hotel y proveedores confiables con los que trabajan desde
hace mucho, lo que representa una gran ventaja frente a tener que llevar todo ello a una
locación independiente. Dicho de otra forma, el hotel cuenta con “un equipo
multidisciplinario (…) con mucha experiencia, es una cadena de servicios, está presente
en todo momento y su administración y operación se encuentran integradas” (Gamboa,
2017).
Centro de Convenciones de Lima
Con relación a los centros de convenciones en Lima, Cecilia Monteverde, Jefe de
Eventos del Ministerio de Relaciones Exteriores y encargada de la Comisión de
Infraestructura del Proyecto Especial Perú APEC 2016, oficina responsable de la
preparación, organización y ejecución del calendario de reuniones APEC 2016, comenta
que la infraestructura es aún limitada. El recinto más amplio es el CCL, cuya sala
principal tiene una capacidad máxima de 3000 personas, pero es un solo
establecimiento (Gamboa, "Entrevista a Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017).
De acuerdo a Monteverde, el motivo principal para elegir como sede de la mayoría de
las reuniones oficiales APEC al CCL fue la capacidad de sus salones. Realizar todo en
sus instalaciones tiene algunas ventajas como las facilidades en la logística de tener
muchas reuniones simultáneas (se elimina la necesidad de hacerlo en varios hoteles),
o la seguridad necesaria para el funcionamiento del evento, que también se coloca en
un solo lugar. Sin embargo, para que las citadas reuniones se pudieran llevar a cabo en
ese lugar, fue necesario contratar a los proveedores por separado, ya que no existe
entidad alguna que se encargue de la operación del mismo (Gamboa, "Entrevista a
Cecilia Monteverde". En Transcripción 4, 2017). Como se mencionó, a la fecha, el CCL
no cuenta con un operador, motivo por el cual toda la labor de montaje, tanto de
mobiliario y arreglo de la sala, como de la parte tecnológica estuvo a cargo de la
Cancillería. Asimismo, la jefe de eventos señala que fue necesario contratar
proveedores del servicio de limpieza para los servicios higiénicos, alfombras, áreas
comunes, ventanales y todos los ambientes del recinto, contratación que no hubieran
44
tenido que producirse de contar con una administración adecuada en el CCL. Para ella,
el citado centro de convenciones no está en óptimas condiciones, no se le ha realizado
mantenimiento en sus instalaciones desde su inauguración, lo que se refleja en el
deterioro de su mobiliario. Asimismo, como la obra no está culminada al 100%, presenta
fallas en las instalaciones eléctricas y tuberías. Al respecto, la señora Monteverde
reconoce que fue un reto poner el CCL en condiciones adecuadas para recibir a los
Líderes APEC y que no hubiera sido posible si es que la Cancillería no contara con su
propio equipo de eventos, soporte técnico, mobiliario, entre otros servicios.
Los demás entrevistados coinciden en que el Centro de Convenciones de Lima es una
obra inconclusa, por lo que presenta falencias y no funciona como debería; como un
todo integrado en el que el cliente sólo presenta sus necesidades y le brindan
soluciones. De manera similar, en lo referente a la articulación que debería existir entre
las instalaciones, Monteverde indica que cuando el CCL sea dado en concesión a una
empresa privada, este debería ofrecer un servicio de catering, cafetería, contar con su
propio personal de soporte técnico, profesionales especializados en eventos y servicios
de asesoría para organización, mayor equipamiento, seguridad y limpieza.
Ampliación de instalaciones en hoteles y centros de convenciones
Los gerentes de eventos los hoteles Los Delfines, Swissötel, Marriott y la jefe de eventos
de la Cancillería coinciden en que se debería ampliar la capacidad de las instalaciones
tanto en el área de eventos de hoteles como centros de convenciones si es que se busca
formar parte del mercado de convenciones. Se reconoce que la industria de eventos
seguirá en crecimiento y por lo tanto, se realizarán más reuniones como las del Foro
APEC. Por su parte, el gerente de eventos del Westin considera que la capacidad de
instalaciones se encuentra bien en su estado actual y que habrá que reconsiderar en
función de la demanda. Es interesante la comparación de Nathalie Loayza entre el Perú
y Colombia, al mencionar que este último lleva a cabo la feria ANATO, la más importante
de turismo en ese país, y que se realiza en un centro de convenciones que es mucho
más grande que el CCL. Además, Loayza afirma que Los Delfines tiene planes de
ampliar sus instalaciones de eventos. Cabe señalar que todos los entrevistados toman
en cuenta factores externos que influyen en la organización de eventos internacionales.
El tránsito, la seguridad ciudadana y la infraestructura del aeropuerto son asuntos que
según ellos deben ser resueltos para que el país pueda mejorar su capacidad para
albergar los citados eventos. Asimismo, como menciona Rudy Mendiola, la ampliación
debe ir acompañada de capacitación del personal para que puedan atender mejor los
eventos de alto nivel y estudiar los resultados de eventos pasados para poder mejorar.
45
En esto sí coincide Alfred Mercer, quien indica que la capacidad para albergar eventos
internacionales en el Perú puede mejorarse con mayor capacitación del personal de
eventos.
Comparación entre hoteles y Centros de Convenciones
Hay consenso entre los comentarios de los entrevistados en lo concerniente a las
ventajas de realizar eventos de envergadura en un hotel, pues han señalado que la
comodidad de los delegados por tener alojamiento en el mismo lugar de la sede, el no
necesitar transporte para movilizarlos a sus reuniones y tener consecuentemente mayor
seguridad por ello, así como contar con la cocina funcionando dentro del hotel,
experiencia y una sola operación para todos los servicios facilita el evento. Es preciso
mencionar que, en relación al catering, algunos hoteles cuentan con la ventaja de tener
certificaciones internacionales para ciertos tipos de comida como Kosher o Halal. Puede
no ser muy común para eventos privados, pero en el caso de eventos de gobierno en el
que participen organismos o foros internacionales, es un aspecto muy importante. Por
otro lado, es interesante resaltar lo que señala Cecilia Monteverde sobre la tecnicidad
de las salas de los hoteles. La mayoría de ellos tiene salas para eventos sociales que
adecúa luego para eventos corporativos o de gobierno. Ella sugiere que se tenga un
espacio separado acondicionado con características más técnicas para eventos con
estándares internacionales.
Habiendo expuesto los resultados, a continuación se presenta un cuadro resumen de
las características de los hoteles estudiados y del CCL en función a las entrevistas
realizadas:
46
Cuadro N° 7
Resumen de las características de los hoteles estudiados y del Centro de Convenciones de Lima: percepción de los entrevistados
Hotel / Centro de
Convenciones
Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos
Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de
Convenciones / CCL
Westin
Muy importante para hotel (ingresos)
Muchos sectores involucrados (turismo)
Impacto positivo en economía Factor más importante:
reconocimiento e imagen del Perú en el exterior (capacidad de organizar reuniones internacionales de alto nivel)
Elegibilidad (otros eventos, turismo o negocios)
20 salas Capacidad 2254 pax formato
auditorio (salón Limatambo total)
Múltiples salas extras Salas Cuzco 1,2,3, = 312 Variedad de salones:
proporciona flexibilidad para salas de soporte de APEC
Traslados, asesoría para
organización, montaje de
salones, A&B (Halal*),
equipos audiovisuales,
mobiliario, decoración,
paquetes turísticos,
regalos delegados. Es un
hotel full service con
operación sincronizada
Ventaja del C.C. es la gran capacidad
Ventaja Hotel: Operación del evento y del hotel
concentrada bajo misma administración Experiencia en rubro servicios Estándares de calidad y entrenamiento
de personal Mejor respuesta a imprevistos Planificación de su capacidad:
Se hizo un estudio año 2007 de la oferta de salones en Lima. Necesidad identificada (no había un salón para grandes eventos internacionales). Hubo proyección, se concluyó que industria eventos crecería a futuro.
Swissötel
Crecimiento sostenido de la industria
últimos 20 años
Industria importante por exposición del Perú y atracción de capitales y turistas.
Impulso a otros sectores y genera empleo
Tendencia de ser anfitrión de grandes eventos internacionales continuará si se reúnen los factores (solidez eco., infraestructura, servicios, accesos viales y tránsito.
12 salas, 2do piso hotel
Sala más grande: Grand Salón con capacidad para 840 pax (auditorio)
Todas las salas del hotel: 1900 pax auditorio
Capacidad actual hotel es esencialmente corporativo.
Ya han tenido ampliación en el 2015
Todos los servicios para
eventos: equipos
audiovisuales,
iluminación, A&B o
catering externo,
organización y
orientación, montaje,
atención durante evento.
Fortalezas de hotel como sede:
1. Contar con alojamiento en el mismo lugar de conferencias (no transporte requerido, seguridad y comodidad para delegados).
2. Departamento de A&B: Swissötel cuenta con 20 años experiencia, confianza en realizar servicios de alimentación para grandes delegaciones.
Los Delfines
Industria en constante crecimiento
(Perú ha sido dos veces sede de
APEC)
14 salas. Salón más grande
(Mediterráneo 1,2 y 3) = 1000
pax auditorio.
Servicios
complementarios:
catering, decoración,
Mozos, montaje de sala,
personal de apoyo
Evento en hotel ofrece comodidad
suprimirse necesidad de transporte hacia
sede.
47
Hotel / Centro de
Convenciones
Percepción del entrevistado sobre la industria de eventos
Características Servicios Comparación entre Hoteles y Centros de
Convenciones / CCL
Principal beneficio de realizar grandes eventos internacionales: empleo.
Empleo en otras industrias y sectores relacionados (turismo, restaurantes, hoteles, empresas de transporte, seguridad, tecnología).
Al momento de su construcción, hace más de 20 años, se consideró que industria eventos crecería. Realizaron una ampliación en el 2015, a ello responde espacio actual.
durante evento,
audiovisuales, soporte
técnico.
Hotel ofrece servicios de manera integral: alojamiento, alimentación y organización de eventos.
Catering: más experiencia y mejor respuesta ante casos de contingencia.
Marriott
Industria ha crecido
Beneficios para el Perú al ser sede: exposición en el exterior, cobra notoriedad su capacidad para albergar eventos de envergadura, contribuye al turismo.
Perú anfitrión: continuará siendo en
la medida en que se mantengan óptimas condiciones tales como infraestructura hotelera adecuada, salas más grandes, vías de acceso en la ciudad, seguridad ciudadana, servicios de calidad, personal calificado, tecnología y promoción del país en el exterior.
11 salas. Sala más grande:
San Martín con capacidad
para 500 pax en formato
auditorio.
Salas adicionales más pequeñas
Todo lo que se necesite
para el evento:
alimentación,
audiovisuales, diseño de
evento, montaje, asesoría,
pruebas previas,
posibilidad de traer
proveedores externos.
Fortaleza del hotel: tener la cocina en la
sede de reuniones. Se podrá cumplir con
eventualidades (i.e. restricciones
alimentarias)
Ventaja: Marriott cuenta con personal que conoce los equipos instalados (mobiliario, técnicos y audiovisual). Proveedores confiables con experiencia en el hotel.
“Hotel cuenta con equipo multidisciplinario, con mucha experiencia, con operación y administración integradas”.
CCL
Infraestructura de centros de
convenciones aún limitada.
Recinto de convenciones más amplio, pero es el único.
Motivo para elección: capacidad de sus salones.
18 salas. 8 pisos.
Capacidad en todas sus salas: 10,000 pax auditorio
Sala principal para 3000 pax
Facilidades en
logística:
reuniones
simultáneas en
un solo recinto,
ya no varios
hoteles.
Seguridad concentrada en un solo lugar.
APEC2016: fue necesario contratar a
proveedores por separado.
CCL no cuenta con operador. Cancillería estuvo a cargo de montaje,
decoración, mobiliario, arreglo de sala, tecnología, contratar servicio de limpieza para todos los ambientes del CCL
CCL: no en óptimas condiciones, no se
le ha dado mantenimiento. Obra no culminada, fallas en
instalaciones eléctricas. Sugerencia: darlo en concesión a
empresa privada para su operación.
48
3.2. Discusión
De toda la oferta hotelera y de centros de convenciones existente en Lima, un grupo
reducido de establecimientos cuenta con la capacidad suficiente en sus instalaciones
para llevar a cabo eventos internacionales de envergadura como los de APEC 2016.
Prueba de ello fue la elección de tres hoteles como sede de una de las reuniones
oficiales del Foro y del CCL como espacio para realizar el resto de eventos oficiales del
calendario APEC.
En general, los entrevistados consideran que la tendencia de crecimiento de la industria
de eventos en el Perú y de la elección del país como anfitrión de importantes reuniones
internacionales continuará, factor que permite afirmar que se requerirá mayor espacio
en los salones de eventos disponibles. Sobre este aspecto, la mayoría de los gerentes
de los hoteles entrevistados y la jefe de eventos de la Cancillería han indicado que sí se
requiere ampliar las instalaciones de los hoteles para realizar eventos y a la vez, que los
nuevos proyectos hoteleros incluyan áreas de eventos más grandes. Son conscientes
que son pocos los hoteles con buena capacidad e instalaciones adecuadas para eventos
de gran magnitud.
En relación a los centros de convenciones, reconocen que en comparación a los hoteles,
este tipo de recintos ofrece mayor capacidad. Sin embargo, el más grande y más
adecuado centro de convenciones en Lima es el CCL, establecimiento sobre el cual han
coincidido que posee fallas, es una obra que falta concluir y presenta problemas en su
operación y mantenimiento. Este es uno de los puntos que da soporte a la investigación,
pues al haber una reducida cantidad de hoteles con capacidad necesaria para albergar
eventos de gran magnitud y el hecho de que el único centro de convenciones con
instalaciones adecuadas no esté funcionando correctamente deja a la ciudad de Lima
pocas opciones para celebrar eventos internacionales envergadura como APEC. Ericka
Alavena sostiene que el CCL debería idealmente tener cubiertos todos los aspectos
logísticos de una conferencia o reunión, es decir, debería funcionar como un hotel en el
sentido de que existen una operación central que administra todos los servicios
necesarios para los eventos. Cecilia Monteverde opina en el mismo sentido; crear
nuevos proyectos y ampliar lo que ya existe, pero agrega que muchos hoteles no tienen
salas técnicas. Las más adecuadas para reuniones como APEC, la Cumbre de las
Américas u otras de ese nivel exigen requerimientos especiales como cabinas de
interpretación, las tiene actualmente el Westin. Ella sugiere que ese es un tema a
mejorar también en las ampliaciones o proyectos que se realicen. Además, Monteverde
advierte que más hoteles con mayor y mejor capacidad no anulan un centro de
49
convenciones. Habrá reuniones internacionales de gran envergadura, pero también
otras importantes que requieren menos capacidad, es ahí donde los hoteles podrían
llenar el vacío. Como se mencionó, la Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC se
pudo realizar en tres hoteles distintos. Aquella reunión APEC no quería tanto espacio.
Como esa, pueden surgir muchas otras en el futuro.
Acerca de las ventajas y desventajas de organizar eventos en hoteles o centros de
convenciones, los entrevistados tienen razón en afirmar que, en el caso de los últimos,
es indiscutible que la capacidad que poseen. Si hay que determinar la sede de un evento
únicamente por la capacidad de sus instalaciones, un centro de convenciones siempre
será el indicado. El problema se origina cuando lo único que puede ofrecer este es el
alquiler de sus salas y la entidad o empresa que requiere organizar un evento necesita
un conjunto de servicios. Es válida la aseveración de tanto Monteverde como Mendiola
cuando mencionan que es importante la capacidad, pero es igual de importante que el
servicio que se brinde esté acorde con la estructura, situación que no sucede con el
CCL, como se ha podido observar con las intervenciones de los entrevistados.
En lo que respecta a la situación actual de los tres hoteles elegidos sede del SOM1,
Westin, Swissötel y Los Delfines, los gerentes del área de eventos reconocen que
poseen esas características en el tamaño y distribución de sus instalaciones debido a
que en el momento de su construcción o posteriormente se hizo una evaluación del
mercado de eventos y se determinó una creciente demanda en dicha industria. Nathalie
Loayza de Los Delfines incluso comenta que ese hotel actualmente tiene planes de
expansión de su área de eventos. El Swissötel realizó una ampliación en el mismo
sentido hace dos años y Alfred Mercer del Westin recuerda que cuando dicho hotel
estaba en proyecto, era precisamente el Swissötel el establecimiento hotelero con
mayor capacidad en sus salas de eventos. Pero la proyección de la industria en
crecimiento se limitó a esos hoteles –y tal vez a Sheraton, que también tiene
considerable capacidad (1600 personas en formato auditorio) – no hubo inversión
privada para nuevos proyectos hoteleros ni pública hasta la construcción del CCL pero
con sus falencias, que respondiera a un mercado que no está todavía totalmente
atendido.
Por último, es importante destacar que durante el desarrollo de la presente investigación
se hallaron ciertas limitaciones que afectaron el estudio. Una de ellas fue la escasa
disponibilidad de antecedentes más allá de los estudios realizados en la Universidad
San Ignacio de Loyola.
50
Asimismo, no fue posible realizar una entrevista a ningún representante del Centro de
Convenciones de Lima. Como se mencionó, el Ministerio de Vivienda, Construcción y
Saneamiento está temporalmente a cargo del CCL. Dicha entidad se encarga de dar en
alquiler las salas del citado recinto, pero no administra los servicios necesarios para
llevar a cabo reuniones en sus instalaciones. Consecuentemente, con el fin de obtener
datos acerca del funcionamiento del CCL durante las reuniones de APEC 2016, se optó
por entrevistar a Cecilia Monteverde, Jefe de Eventos de la Cancillería y responsable de
implementar los servicios requeridos para la operación de los salones del Centro de
Convenciones con motivo de la XXIV Cumbre de Líderes APEC y sus eventos conexos.
3.3. Conclusiones
- La industria de eventos es altamente importante para el Perú y trae beneficios para
la economía del país de diversas maneras. Por un lado, impulsa otras industrias
relacionadas como el turismo, atrae capitales e incentiva los negocios. Asimismo,
genera más empleo en diversos sectores (proveedores de alimentos, tecnología y
servicios de transporte, restaurantes y hoteles, entre otros). Adicionalmente, influye
de manera positiva en la imagen que proyecta el Perú en el exterior, logrando formar
un circulo virtuoso en el que nuevamente el país es elegido anfitrión de importantes
eventos, genera confianza para los inversionistas y una exposición positiva en la
prensa internacional.
- El Foro de Cooperación Económica Asia Pacífico – APEC, cada año elige a una de
sus 21 Economías Miembro como sede de los eventos oficiales y le exige que las
instalaciones y servicios para albergar las reuniones cumplan con características y
estándares logísticos previamente establecidos. Dentro de dichas exigencias se ha
identificado. Por la naturaleza de sus eventos que implican reuniones preparatorias,
grupos de trabajo, talleres, sesiones plenarias, reuniones ministeriales y reuniones
a nivel de los Líderes del Foro, se requieren múltiples salas para las reuniones
temáticas, salas de documentación, salas de delegados, salas bilaterales, salas de
prensa, oficinas de trabajo – cada una con un layout específico e implementadas
con determinados equipos informáticos y audiovisuales – cabinas de traducción,
módulos de acreditaciones, así como servicios conexos tales como limpieza,
transporte, implementación de salas, soporte técnico, coffee breaks, almuerzos,
cócteles y cenas.
- En la ciudad de Lima existen cinco (05) hoteles con capacidad para recibir entre 900
y 2200 participantes, y un centro de convenciones con capacidad para 10 mil
51
participantes. Sólo tres (03) hoteles, ubicados estratégicamente, cuentan con
instalaciones adecuadas para eventos internacionales de envergadura y poseen la
ventaja de administrar todos los servicios necesarios para eventos desde un solo
lugar. Poseen experiencia, un departamento de A&B que les permitiría hacer frente
a contingencias, pueden ofrecer alojamiento a los participantes de las reuniones en
su hotel –brindando mayor comodidad y facilitando ciertos aspectos logísticos- pero
no podrán compararse a la capacidad que puede ofrecer de un centro de
convenciones.
- El Centro de Convenciones de Lima cuenta con la capacidad adecuada. Sin
embargo, la falta de mantenimiento de su mobiliario y equipos, la inconclusión de
parte de sus instalaciones que afectan las conexiones eléctricas y tuberías, y la
ausencia de una entidad u empresa que opere el recinto y que brinde los servicios
necesarios, de manera articulada e integral para la realización de un evento, impide
que este sea establecimiento idóneo para realizar eventos internacionales de
envergadura como APEC.
- Con el fin de celebrar sus reuniones en Lima, el Foro APEC 2016 eligió como sede
al Centro de Convenciones de Lima por su amplia capacidad. Sin embargo, para la
Primera Reunión de Altos Funcionarios APEC, se designó como sede a tres hoteles
de cinco estrellas; Westin Lima Hotel, Swissötel y Hotel Los Delfines debido a la falta
de disponibilidad del Centro de Convenciones para dicha reunión.
- El Centro de Convenciones de Lima no ofreció servicios complementarios para el
Foro APEC 2016 como limpieza, alimentación, soporte técnico, implementación de
salas, decoración, entre otros. Fue necesario que el equipo organizador de las
reuniones del Foro contratara de forma independiente a cada uno de los
proveedores de estos servicios.
- Los hoteles son conscientes de la creciente demanda en la industria de eventos y
reconocen que es necesaria tanto una ampliación de las instalaciones como
implementación de nuevos proyectos hoteleros con mayor y mejor espacio para
reuniones, conferencias y convenciones.
- De las entrevistas realizadas para la presente investigación se ha podido advertir
que existen factores vinculados a la industria de reuniones como las condiciones de
la infraestructura vial, acceso a las instalaciones aeroportuarias y la seguridad
ciudadana que influyen en el desarrollo de los eventos internacionales de
envergadura en Lima. En función a la mejora de estos factores, la tendencia a ser
elegidos sede de importantes reuniones internacionales continuará.
52
3.4. Recomendaciones
- El Perú cuenta con un gran centro de convenciones inaugurado hace menos de dos
años. La empresa o entidad que se encargue de su administración debe tomar en
cuenta que, para una exitosa organización y ejecución de eventos, ya sean del tipo
internacional como APEC o de otra índole, es necesario que todos los servicios
estén articulados con las instalaciones en las que se celebrará el evento, es decir,
estos deben estar integrados, se debe ofrecer todo para el cliente -desde el catering
con múltiples opciones y hasta certificaciones internacionales- hasta asesoría para
la organización, decoración, protocolo del evento y planificación y seguimiento al
avance de la preparación, así como servicio post-venta. Un servicio ideal del CCL
será aquel que brinde al cliente todas las posibilidades y soluciones cuando este no
sepa siquiera exactamente qué necesita para su evento.
- Los nuevos proyectos hoteleros que contemplen tener un área de eventos, así como
aquellos hoteles que decidan expandir dicha área, podrían considerar tener salas
más técnicas para uso exclusivo de eventos con ciertos estándares, sean
académicos, corporativos o de gobierno, pero que no se utilicen para fines sociales,
ya que estos salones tienen un diseño distinto.
- En la mayoría de servicios para organización de eventos se ofrece el alquiler de
salas, el equipo audiovisual, catering, decoración y limpieza. Sin embargo, con la
experiencia de un evento del nivel APEC, se podría contemplar tener personal
especializado en la realización de eventos internacionales, ya que estos tienen
exigencias y estándares más altos de organización.
- Es posible y viable el incremento o ampliación de las instalaciones para realizar
eventos tanto en hoteles como en centros de convenciones, ya que un tipo de
establecimiento no anula la oportunidad del otro. Ambos tipos de recintos pueden
tener una participación en el mercado de convenciones en la medida en que
responden a distintos requerimientos de reuniones.
- Sería recomendable que las empresas inversionistas del rubro hotelero, ya sea
independientemente o través de sus gremios, busquen dialogar y solicitar a las
instancias del gobierno correspondientes una mejora en aquellos los factores
externos como el tráfico, la seguridad ciudadana o infraestructura del aeropuerto,
incluso mediante estudios que prueben los resultados positivos cuantitativos que ello
tendría en la economía.
53
4. Referencias
Alexandroff, A., & Brean, D. (2016). Summitry and Global Order. Rotman Management
Magazine, 68-73.
Allen, J. (2000). Event Planning. Ontario: John Wiley & Sons Canada Limited.
APEC. (2016). Asia-Pacific Economic Cooperation. Recuperado el 06 de marzo de 2017,
de http://www.apec.org/About-Us/About-APEC
APEC. (2017). Asia Pacific Economic Cooperation. Recuperado el 09 de octubre de
2017, de https://www.apec.org/About-Us/About-APEC/History
APEC Perú 2016. (2016). APEC 2016 Crecimiento de calidad y desarrollo humano.
Recuperado el 28 de marzo de 2017, de http://www.apec2016.pe/es/peru-
anfitrion-2016/
APEC Secretariat. (2015). Guidelines for Hosting APEC Meetings. Clark, Philippines:
APEC.
Banco Central de Reserva del Perú. (2017). BCRPData. Recuperado el 29 de marzo de
2008 V Cumbre de Jefes de Estado de América Latina y El Caribe y la Unión Europea
2008 XVI Cumbre de Líderes del Foro APEC
2012 III Cumbre de Jefes de Estado y de Gobierno de América del Sur-Países Árabes (ASPA)
2013 VIII Reunión del Foro Económico Mundial para América Latina
2014 20° Conferencia de las Partes (COP 20)
2015 Reuniones Anuales de las Juntas de Gobernadores del Grupo del Banco Mundial (BM) y del Fondo Monetario Internacional (FMI)
2016 XXIV Cumbre de Líderes del Foro APEC
2017 131° Sesión del Comité Olímpico Internacional
2018 VIII Cumbre de las Américas
Fuente: Fundación Eulac (2017), APEC (2017), Ministry of Foreign Affairs of Brazil (2017),
WEF (2017), Naciones Unidas (2013), Banco Mundial (2014), IOC (2017), OEA (2016)
Elaboración: Propia
59
Anexo 2
Mercado de internacional de reuniones de asociaciones:
Ranking de países y ciudades 2016
Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por país
Ranking País Número de reuniones
1 Estados Unidos 934
2 Canadá 287
3 Brasil 244
4 Argentina 188
5 México 182
6 Colombia 147
7 Chile 104
8 Perú 98
9 Uruguay 69
10 Panamá 45
11 Costa Rica 43
12 Ecuador 36
13 Paraguay 29
14 República Dominicana 25
15 Guatemala 25
16 Cuba 23
17 Puerto Rico 17
18 Bolivia 16
19 Honduras 7
20 Jamaica 7
21 Nicaragua 6
Otros 36
Total 2568
Fuente: ICCA (2017)
Elaboración: Propia
60
Latinoamérica y Norteamérica: Número de reuniones por ciudad
Ranking Ciudad Número de reuniones
1 Buenos Aires 103
2 Lima 76
3 Montral 76
4 Ciudad de México 64
5 Santiago de Chile 64
6 Sao Paulo 63
7 Toronto 63
8 Nueva York 61
9 Washington DC 57
10 Boston 48
11 Montevideo 48
12 Vancouver 47
13 Rio de Janeiro 46
14 Bogotá 45
15 Panamá 44
16 Chicago 42
17 Medellin 42
18 San Francisco 40
19 San José 38
20 Cartagena 32
21 Miami 29
22 Orlando 27
23 Cancún 25
24 Seattle 25
25 Quito 24
Fuente: ICCA (2017)
Elaboración:
61
Anexo 3
Calendario de Eventos 2017-2018 del Buró de Convenciones de Lima
Año 2017
Del 12 al 15
Enero
Harvard National Model United Nations
Latin America Conference
www.hnmunla.org
Busca el fomento de ideas innovadoras en los
participantes, orientada a promover la conciencia
internacional.
Asistencia Promedio: 350
Del 02 al 05
Noviembre XIX Convención Panamericana Nikkei
Espacio para que las comunidades nikkeis de
América puedan reunirse e intercambiar
experiencias.
Asistencia Promedio: 300 pax
Del 18 al 20
Octubre
V Congreso Internacional de la RedUE -
ALCUE
Orientado a difundir la importancia de la relación
universidad- empresa.
Asistencia Promedio: 350 pax
Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú.
Del 16 al 19
Agosto
V Congreso Regional Iberoamericano de
Medicina Familiar Asistencia Promedio: 1300 pax
Del 21 al 24
Octubre
XXXII Conferencia Interamericana de
Contabilidad Asistencia Promedio: 900 pax
Del 08 al 10
Marzo
7th Annual Conference: AIB - LAT PERÚ
2017
www.aiblat2017.com
Orientado discutir los nuevos modelos de negocio
que deberán desarrollar los mercados
emergentes.
Asistencia promedio: 200
Venue: ESAN Graduate School of Business.
Del 14 al 17
Marzo
XXII Congreso Latinoamericano de Cirugía
www.scgp.org
Se presentarán investigaciones, avances
científicos y tecnológicos.
Asistencia Promedio: 2700 pax
Venue: Sheraton Lima Hotel
Del 20 al 22
Marzo
7° World Congress for Software Quality
www.wcsq.org
Reunirá especialistas internacionales en Software,
líderes del sector, profesionales innovadores y
ponentes de la industria
Asistencia Promedio: 500 pax
Venue: JW Marriott Hotel
Del 19 al 21
Abril
XII Congreso de la Sociedad
Iberoamericana de Osteología y
Metabolismo Mineral (SIBOMM)
www.sibomm2017.org
Asistencia Promedio: 500. Venue: Swissotel Lima
29 Abril al 01
Mayo
XXXV Congreso Internacional de la
Asociación de Estudios Latinoamericana
Busca promover un encuentro interdisciplinario
entre campos académicos.
Asistencia Promedio: 4000 pax
Venue: Pontificia Universidad Católica del Perú
Del 29 al 31
Mayo
34° Annual Pan-Pacific Conference
www.panpacificbusiness.org
Abordará temas sobre el diseño de nuevos
modelos de negocio para economías en vías de
desarrollo. Asistencia Promedio: 500
Venue: Hilton Lima Miraflores.
Mayo XXXV Congreso Internacional de la
Asociación Latinoamericana de Estudios Asistencia Promedio: 4000 pax
5-6 de Junio MINPRO 2017 – VI Encuentro de Mineros
y Proveedores
Asistencia Promedio: 8000
Venue: Hotel Westin
62
Del 13 al 15
Junio
5° Congreso Latinoamericano sobre Trata
y Tráfico de Personas
Abordará el fenómeno desde una perspectiva de
derechos humanos, género y acceso a la justicia.
Venue: Campus de la Pontificia Universidad
Católica del Perú. Asistencia promedio: 500
Del 09 al 12
Agosto
XXXII Congreso Panamericano de
Oftamología
El evento desarrollará un contenido académico de
alta especialidad. Asistencia
Promedio: 6500 pax
Venue: Centro de Convenciones y Visitantes de
Lima
Del 23 al 26
Agosto
5º Congreso Iberoamericano de Medicina
Familiar y Comunitaria
www.lima2017woncacimf.com
Orientado a contribuir al posicionamiento y
consolidación de la medicina familiar y comunitaria
para el desarrollo de los sistemas sanitarios.
Asistencia Promedio: 1050 pax
Venue: Hotel Westin Lima
Del 10 al 20
Setiembre
130° Asamblea del Comité Olímpico
Internacional
El evento albergará al Comité Olímpico
Internacional. Durante el encuentro se anunciará
la sede de los Juegos del año 2024.
Asistencia Promedio: 5000 pax
Del 10 al 20
Setiembre
1° Congreso Mundial del Comité Olímpico
Internacional
El evento albergará al Comité Olímpico
Internacional. Durante el encuentro se anunciará
la sede de los Juegos del año 2024.
Asistencia Promedio: 5000 pax
Del 22 al 24
Octubre
XXXII Conferencia Interamericana de
Contabilidad
www.cic2017peru.com
Asistencia Promedio: 900 pax
Del 23 al 26
Noviembre
XII Congreso Latinoamericano de
Quemaduras
Espacio en el que habrá oportunidad para la
actualización diagnóstico-terapéutica, el
intercambio de experiencias y el diálogo con
especialistas.
Asistencia Promedio: 500 pax
Año 2018
Del 23 al 26
de Mayo
XXII Congreso Iberolatinoamericano de Cirugía
Plástica y Reconstructiva – FILACP LIMA 2018
www.filacplima2018.org
Abarcará diferentes capítulos que conforman la
cirugía plástica y reconstructiva a cargo de
invitados de renombre internacional.
Del 27 al 30
de junio
XXVIII CONGRESO SUDAMERICANO DE
CARDIOLOGÍA Por definir venue y participantes
Del 04 al 07
Julio
EXPO ARCON 2017
www.expoarcon.com
Encuentro Internacional de Proveedores para la
Construcción, Desarrollo de Infraestructura,
Arquitectura e Ingeniería. Venue: Centro de
Exposiciones Jockey. Asistentes: 65,000
visitantes.
Del 09 al 12
Agosto
II CONGRESO DE LA FEDERACIÓN
LATINOAMERICANA DE ENDOCRINOLOGÍA
COLAEN PERÚ 2018
Orientado a promover el desarrollo, conocimiento
e intercambio de experiencias y cooperación entre
las entidades nacionales de endocrinología de la
región latinoamericana.
Fuente: Buró de Convenciones y Visitantes de Lima
Propia: Propia
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Anexo N° 4
Guidelines for hosting APEC Meetings
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GUIDELINES FOR HOSTING APEC MEETINGS
Revised Version - February 2015 1. INTRODUCTION
The purpose of the hosting guidelines is to provide guidance to APEC hosts on responsibilities, expectations, requirements, and recommendations in organizing APEC meetings. These guidelines are not meant to be overly prescriptive but rather to provide APEC meeting hosts guidance and possible suggestions on how these requirements might be met. The guidelines consist of general information applicable to all APEC fora meetings and specific notes for Ministerial and Leaders’ Meetings. Where reference is made to other APEC guidelines, links to the documents on the APEC webpage is offered to provide further guidance on a particular topic. Future hosts may find it useful to consult with past hosts to gather information on best practice and norms that would contribute to a successful host year. APEC Structure
The range of topics in which Asia-Pacific Economic Cooperation (APEC) is active reflects the complex factors and issues related to economic development, growth, and the pursuit of open trade and investment for the APEC region. APEC topics are, simply put, the areas of work covered by the APEC groups that support APEC's 'Three Pillars’: Trade and Investment Liberalisation, Business Facilitation and Economic and Technical Cooperation. APEC's working level activities and projects are guided by APEC Senior Officials from the 21 APEC Member Economies. These activities and projects are carried out by four high level committees: Committee on Trade and Investment (CTI), Senior Officials' Steering Committee on Economic and Technical Cooperation (SCE), Economic Committee (EC) and the Budget and Management Committee (BMC). Sub-Committees, Experts' Groups, Working Groups, Task Forces and Policy Partnerships all support the activities and projects led by these four high level committees. The APEC Secretariat based in Singapore supports the work of these fora. A detailed APEC Structure diagram can be found on the APEC webpage.
Host Economy
Every year, one of the 21 APEC Member Economies plays host to APEC meetings and serves as the APEC Chair beginning 1 January and ending 31 December. The APEC host economy is responsible for chairing the APEC Economic Leaders' Meeting (AELM), selected Ministerial Meetings, Senior Officials Meetings (SOM), among others. Member economies offer to be the host economy and seek endorsement from all members well in advance. Once agreement has been made to host a meeting, the host economy is expected to move as quickly as possible to decide on the locations and exact dates of meetings and inform all appropriate APEC contact points. The host economy is responsible for arranging and hosting the meetings endorsed by Senior Officials during its year as Chair. It is customary for the host to include in its organizing structure two main bodies: (1) the SOM Chair’s Office to handle policy issues, and (2) the APEC Organizing Committee or Task Force to provide logistical support for the meetings. The SOM Chair is nominated by the host economy to facilitate the preparations of the agenda and coordinate the work of the Senior Officials. Arrangements to ensure a smooth transition from one host economy to the next are made following the annual AELM. It is customary for the incumbent host to continue to support the APEC process, including administrative matters requiring Senior Officials’ attention, and to represent APEC until the next host officially takes over the Chair. At the same time, the new host will start collating views from all members and prepare draft policy directions, including the elaboration of a theme and a draft agenda for SOM. Handover Formalities Between Hosts
Before handing over responsibility to the following year’s host, the out-going SOM Chair prepares the annual Tasking Statement that sets out the instructions from Ministers and Leaders for the new host to undertake. Certain long-term host priorities and policy directions in a given year may require the incoming host to continue the multi-year work to meet over-arching APEC goals. Out-going hosts should provide as much information and guidance as possible after the APEC Leaders’ meeting to incoming hosts on various hosting practices, documentation, policy and technical matters to ensure the new host is well informed of its responsibilities.
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Anexo N° 5
Instrumentos de Investigación
Cuestionario semi-estructurado N° 1: Hoteles
1. ¿Cuál es la importancia de la industria de eventos?
2. ¿Qué beneficios trae para el país ser sede de la organización y realización de
grandes eventos internacionales?
3. ¿Cuál su balance sobre las condiciones de infraestructura, instalaciones y servicios
en la ciudad de Lima para ser anfitrión de grandes eventos internacionales?
4. En los últimos diez años, el Perú ha sido anfitrión de importantes reuniones de
alcance global, ¿cree que esta tendencia continúe?
5. ¿Cuál es su balance sobre la organización y logística de la Cumbre de Líderes APEC
2016 y sus eventos conexos?
6. ¿Qué características tienen las instalaciones para eventos en el hotel?
7. ¿Qué capacidad tienen los salones de eventos del hotel?
8. ¿Qué tipo de eventos suelen realizar?
9. Respecto a la pregunta anterior ¿Con qué frecuencia se realizan estos?
10. ¿Qué servicios incluye la realización de un evento corporativo o gubernamental en
el hotel?
11. ¿De qué tamaño son los eventos de este tipo que se realizan en el hotel?
12. ¿Hubo una proyección en su momento considerando que en Lima se realizarían
grandes eventos en el futuro?
13. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de gran envergadura en un hotel y
cuáles son las desventajas?
14. ¿Cuáles son las ventajas de realizar un evento de envergadura en un centro de
convenciones independiente?
15. ¿Considera que al ser un hotel un establecimiento especializado en el servicio de
alimentos y bebidas puede responder mejor a la organización de reuniones
internacionales en sus instalaciones? ¿por qué?
16. ¿Qué se requiere para la ciudad de Lima sea una excelente anfitriona de eventos
internacionales?
17. ¿Considera usted que los hoteles deberían contar con mayor capacidad en el área
de eventos/centro de convenciones para poder acoger reuniones de mayor
magnitud?
18. ¿Se debería ampliar de las instalaciones en los hoteles o realizar nuevos proyectos
hoteleros con mejores y más grandes salones de eventos?
19. ¿Cuál es su opinión acerca de la articulación que debería existir entre las
instalaciones de un centro de convenciones independiente y los servicios