TRADUÇÃO: EVENTOS HÍBRIDOS Profissionais de eventos empregam tecnologias de eventos híbridos para compartilhar conteúdo, ideias e experiências com participantes através de diversas localidades geográficas e fusos horários, mas muitos ainda se opõem às falhas tecnológicas e o pontecial fim dos eventos presenciais. Enquanto as preocupações tecnológicas são críveis, a pesquisa MPI mostra que ansiedades em volta da degeneração de eventos presenciais são infundadas. Dados sugerem que o número de participantes aumenta ou se mantêm quando outras audiências se juntam, já que a maior parte dos participantes prefere ir pessoalmente aos eventos. Eventos híbridos ainda é uma mídia emergente, e a maioria dos profissionais em eventos ainda não tem experiência no modelo, e aqueles que têm experiência em híbrido são mais propensos a exceder seus objetivos. Enquanto organizadores de eventos continuam experimentando com eventos híbridos, eles encontram novas oportunidades – novos tipos de hospitalidade e logística, bem como novos serviços de gestão de conteúdo. Por Jenise Fryatt | Rosa Garriga Mora | Ruud Janssen Richard John | Samuel J. Smith
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TRADUÇÃO:
EVENTOS HÍBRIDOS
Profissionais de eventos empregam tecnologias de eventos híbridos para compartilhar conteúdo, ideias e experiências com
participantes através de diversas localidades geográficas e fusos horários, mas muitos ainda se opõem às falhas tecnológicas
e o pontecial fim dos eventos presenciais.
Enquanto as preocupações tecnológicas são críveis, a pesquisa MPI mostra que ansiedades em volta da degeneração de
eventos presenciais são infundadas. Dados sugerem que o número de participantes aumenta ou se mantêm quando outras
audiências se juntam, já que a maior parte dos participantes prefere ir pessoalmente aos eventos.
Eventos híbridos ainda é uma mídia emergente, e a maioria dos profissionais em eventos ainda não tem experiência no
modelo, e aqueles que têm experiência em híbrido são mais propensos a exceder seus objetivos. Enquanto organizadores de
eventos continuam experimentando com eventos híbridos, eles encontram novas oportunidades – novos tipos de
hospitalidade e logística, bem como novos serviços de gestão de conteúdo.
Por Jenise Fryatt | Rosa Garriga Mora | Ruud
Janssen Richard John | Samuel J. Smith
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tiva (CSR) e sustentabilidade
não são consideradas como
fatores importantes em eventos
híbridos. Profissionais de even-
tos raramente usam CSR, ações
“verdes” ou sustentáveis como
justificativa para aumentar o uso
de eventos híbridos.
Profissionais de eventos acredi-
tam que eventos híbridos são
caros. Eles frequentemente
levantam a questão do preço, que
conflita com o potencial de
redução de custos. Existem
poucas indicações de que profis-
sionais de eventos estejam
pesando os custos totais de
produção contra despesas.
Eventos híbridos requerem
novas maneiras de apresentar
conteúdo e envolvimento. A
maior parte dos profissionais de
eventos desconhece os avanços
feitos por experts em e-learning
(aprendizado online) para aumen-
tar a efetividade do aprendizado
virtual.
Audiência remota normalmente
é posicionada negativamente
comparada à presencial. A
maioria dos que participa
remotamente o faz por algum
motivo negativo (tempo, custo).
Apenas 15% dizem ser uma
escolha positiva. Isso sugere que
essa forma de participação tem
conotações negativas, que audiên-
cia remota é uma experiência
menor e que promover encontros
remotos falha em refletir as
necessidades dos participantes
para quem elas poderiam ser uma
boa solução.
Formatos de eventos híbridos
Existem quatro formatos
principais de eventos híbridos. Enquanto 62% dos entrevistados
indicam que seus eventos
híbridos são simples transmissões
para participantes remotos, ainda
existem três tipos de eventos
híbridos – aqueles que a)
conectam escritórios remotos ao
evento principal, b) incluem
palestrantes remotos e c)
conectam múltiplos locais ao
estúdio de transmissão.
Não existe um modelo único
para eventos híbridos. Avanços
tecnológicos permitiram aos
profissionais serem criativos em
como configuram a audiência.
SAP, Cisco, TED e outros
combinaram participação remota
e experiências presenciais de
várias maneiras diferentes.
Eventos híbridos criam um
legado pós-evento. 50% dos
entrevistados dizem gravar o
conteúdo da conferência para
acesso sob demanda. Empresas
reconhecem o valor de compar-
tilhar conteúdo com pessoas que
não podem ir ao evento. “Eu acho
que um grande evento híbrido
deixa um ‘legado’. Isso significa
que a informação compartilhada e
trocara no evento é facilmente
acessada após.” – Um executivo
sênior de Convention Bureau.
Organizadores de eventos não
estão indo de encontro às
necessidades dos participantes. A maioria dos participantes
preferiria que a experiência de um
evento híbrido fosse similar a um
talk show ou outro formato
televisivo, mas os organizadores
de eventos produzem palestras
em formatos tradicionais.
Seleção do fornecedor de tecnologia
Tecnologia confiável é uma
preocupação para organizado-
res de eventos híbridos; parti-
cipantes estão mais preocupa-
dos com conteúdo atraente. Organizadores de eventos expe-
rimentam frustração com as
limitações tecnológicas dos even-
tos híbridos. E tecnologia é um
complemento para os participan-
tes, que dizem que conteúdo e
envolvimento são o mais impor-
tante.
Tecnologia é o item híbrido
mais caro. Os custos vêm em
forma de plataforma virtual,
PRINCIPAIS CONCLUSÕES
Eventos híbridos
Eventos híbridos serão uma
parte importante do futuro do
setor. 70% dos respondentes
sentem que eventos híbridos serão
uma parte importante do futuro dos
eventos, embora análises revelem
que profissionais ainda estão se
tornando familiares com esse meio.
O movimento de eventos híbridos
não ganhou massa crítica. 50%
dos entrevistados nunca organiza-
ram um evento híbrido, e outros
25% nunca foram a um evento
híbrido ou ajudaram a organizar
um.
Tecnologia não é o único fator de
sucesso de um evento híbrido. Enquanto muitos profissionais
citam a tecnologia como uma
barreira para o sucesso de um
evento híbrido, outros também
apontam para pessoas, processos e
formatos. “Meu conselho é que a
tecnologia seja a última coisa a ser
decidida” – Lynn Randall, sócia
diretora na Randall Insights LLC.
Profissionais de eventos que
organizam eventos híbridos pre-
cisam reconhecer suas audiências
diversas, com necessidades dife-
rentes. Participantes no espaço
principal, outros assistindo em
locais e online, experimentam o
mesmo conteúdo de formas dife-
rentes. A maioria dos profissionais
de eventos ainda está tentando
entender esse conceito.
Começar com o fim em mente
aumenta significantemente o
sucesso de um evento híbrido. Empresas que pró-ativamente
inserem antecipadamente elemen-
tos híbridos geram resultados mais
fortes do que aquelas que inserem
componentes híbridos mais tarde
durante o processo. Essas empresas
veem os elementos híbridos como
uma forma de superar desafios
existentes em eventos presenciais. Responsabilidade social corpora-
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transmissão ao vivo, produção
audiovisual e serviços de internet.
Profissionais de eventos encon-
tram desafios na falta de padrão
dos preços para eventos híbridos. Eles enfatizam o quão desafiador é,
especialmente na primeira vez,
escolher fornecedores que aparen-
temente fornecem serviços que não
são comparáveis. Preços diferentes
torna mais difícil entender a
proposta dos fornecedores.
“Existem muitos fornecedores hoje
em dia e muitos preços. A pesquisa
para achar um fornecedor demora
muito e algumas dessas empresas
não conseguem justificar porque
estão cobrando preços tão altos se
comparados com seus concor-
rentes.” – Kimberly Patterson,
CTA, presidente da Destinations
Elements LLC.
A maior parte dos locais de
eventos não está equipada para
acomodar eventos híbridos. Os
organizadores de eventos destacam
a importância de usar um espaço
que tenha experiência em eventos
híbridos. Muitos locais têm poten-
cial, mas falta know-how para
abordar as questões essenciais
relativas à conectividade e
capacidade.
Eventos híbridos criam desafios
no processo de compra. Profissio-
nais de eventos geralmente terceiri-
zam tecnologia e fazem demandas
de conectividade cedo, antes de
saber as necessidades exatas, o que
significa que, às vezes, o contrato
com o espaço e provedores de
serviços não suporta suas necessi-
dades.
Montando uma equipe de evento
híbrido
Profissionais de eventos devem
ser familiares com tecnologia
relevante e experiência com
eventos híbridos. Eventos híbridos
é terreno novo para profissionais de
eventos, mas já existem pessoas e
empresas com expertise. Alguns
estão buscando referências em
outros setores, como televisão, para
trazer proficiência às suas
transmissões.
Profissionais reconhecem que
novas habilidades são necessá-
rias para realizar eventos
híbridos. Eles normalmente
citam conforto com tecnologia
em eventos e compreensão das
necessidades das audiências
remotas como áreas obrigatórias
de conhecimento.
Uma boa liderança é ainda mais
importante. Já que organizar um
evento híbrido é quase o equiva-
lente a organizar dois eventos,
profissionais do setor precisam se
esforçar mais para coordenar
equipe e parceiros, da produção
até gerentes dos espaços.
A curva de aprendizado para
eventos híbridos pode ser
íngreme. Algumas empresas
levam anos para perceberem os
benefícios do híbrido, apesar de
verem as vantagens imediatas.
Profissionais de eventos recebem
a maior parte de sua educação em
eventos híbridos dos fornecedo-
res, embora um aprendizado entre
pares possa encurtar a curva
consideravelmente.
Preparando conteúdo
Nem todo conteúdo apresen-
tado em eventos ao vivo é
apropriado para audiências
remotas. Profissionais de eventos
com experiência em criar eventos
híbridos dizem estar adaptando o
conteúdo do evento presencial às
necessidades da audiência remo-
ta, oferecendo, por exemplo,
sessões mais curtas. Organizado-
res híbridos normalmente procu-
ram reduzir os custos de produção
transmitindo apenas as sessões
mais populares. Outros limitam o
que será oferecido à audiência
remota como uma forma de
encorajar mais pessoas a partici-
parem do evento.
Participantes remotos preferem
conteúdos mais curtos. Dados de
respostas à pesquisa e especialis-
tas em e-learning sugerem que
sessões transmitidas não deve-
riam ser mais longas que 20
minutos.
Os eventos híbridos mais efica-
zes se parecem com shows de
TV. Profissionais enfatizam o uso
de entrevistas de rua, talk shows e
formato de jornal como meios
mais cativantes de passar
conteúdo do que um palestrante
atrás do pódio. Esses formatos
dão aos profissionais de eventos
novas ferramentas para desenhar
e passar conteúdo.
Muitos profissionais reconhe-
cem a necessidade de estar
envolvido na criação de con-
teúdo atraente, mas continuam
a passar a responsabilidade ao
“pessoal de conteúdo”. Profis-
sionais de eventos reconhecem a
necessidade de estarem mais
envolvidos no desenvolvimento e
entrega de conteúdo. No entanto,
quando perguntados sobre deci-
sões de conteúdo, muitos delegam
para pessoas que podem não
entender como as informações
precisam ser apresentadas em um
ambiente híbrido.
Audiências ao vivo e remotas
têm necessidades diferentes. Enquanto encontros híbridos
ainda estão no estágio de desen-
volvimento, está claro que todos
os stakeholders precisam ser
lembrados que audiências remo-
tas têm necessidades diferentes,
que precisam ser abordadas regu-
larmente. Como participantes
remotos podem perder alguns
aspectos emocionais e experi-
mentais do evento, profissionais
precisam procurar por novas
técnicas de garantir envolvi-
mento.
Desenvolvendo uma experiência
cativante para o usuário
Conteúdo atraente é mais
essencial do que os profissionais
de eventos pensam. Participantes
valorizam mais um conteúdo atra-
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ente do que os profissionais de
eventos. Como distrações são
infinitas para participantes virtuais,
o conteúdo precisa ser relevante e
entregue de forma cativante.
“Conteúdo é o que faz as pessoas
entrarem pela porta, engajamento é
o que as prende lá e faz com que
voltem para mais.” – Emilie Barta,
organizadora de eventos híbridos/
MC virtual.
Criar um sentimento de pertenci-
mento é importante para partici-
pantes remotos. Profissionais de
eventos e especialistas em e-
learning enfatizam os benefícios de
reconhecer a audiência virtual,
respondendo suas perguntas e até
fornecendo conteúdo exclusivo.
Alguns eventos híbridos de sucesso
também estão usando mestres de
cerimônias virtuais e facilitadores.
Preparando e treinando palestran-
tes
É mais importante treinar pales-
trantes para eventos híbridos do
que para eventos presenciais. Como o tempo de atenção dos
participantes remotos é mais curto,
por isso, palestrantes devem ser
mais cativantes. Precisam reconhe-
cer os participantes remotos e olhar
para a câmera. A perda de conexão
física exige que palestrantes
desenvolvam novas habilidades
para engajar. “A câmera é sua
amiga. Você deve cuidar disso e
lembrar que existem pessoas
interessadas em seu evento do
outro lado.” – Tony Lorenz,
fundador da bXb Online.
Canibalização do presencial
A canibalização é um mito. Considerando tempo e budget, par-
ticipantes ainda preferem encontros
presenciais.
Mas empresas continuam assus-
tadas. Aproximadamente 37% dos
profissionais de eventos enfrentam
ceticismo dos stakeholders que
pensam que o híbrido vai devorar
eventos presenciais, o que mostra a
necessidade de mais educação e
benchmarking.
Mensuração
Profissionais de eventos estão
mensurando eventos híbridos
da mesma forma que eventos
tradicionais. As métricas
incluem inputs (número de
espectadores, interação com redes
sociais) e satisfação dos partici-
pantes, ambas mais fáceis de
coletar online do que presen-
cialmente. No entanto, ferramen-
tas digitais permitem a coleta de
dados mais profundos que, se
usados eficazmente, pode facilitar
métricas mais voltadas a
resultados. “As pessoas ficam
presas em análises de cliques e
views. Bom, ótimo. Se seu maior
objetivo para o evento era
aumentar a lucratividade, cliques
e views não vão te ajudar a fazer
isso.” – Dannette Veale, engaja-
mento digital e estratégias tecno-
lógicas na Cisco.
É difícil entender os dados
comportamentais fornecidos
por fornecedores de platafor-
mas. Tudo que acontece em um
evento virtual é registrado, mas é
assustador conduzir uma análise
complexa nesses dados crus.
Departamentos de marketing
ligam os participantes a seu
sistema CRM para análise de
vendas. Empresas combinam
dados de seus participantes
virtuais e presenciais para repor-
tar contribuição para a lucrativi-
dade.
Algumas empresas usam even-
tos híbridos para obedecer a
requisitos legais, tributários e
financeiros. Alguns profissionais
veem o híbrido como a solução
para requisitos legais que abor-
dam acesso e transparência finan-
ceira. Esses são benefícios pode-
rosos que fornecedores não estão
promovendo eficazmente.
Principais impulsionadores in-
cluem alcance, envolvimento e
adaptação. 82% dos profissio-
nais de eventos com experiência
em híbrido dizem que seu
principal objetivo é expandir o
alcance da audiência e o
envolvimento e 58% procura
“expandir educação, retransmitir
um evento ou adaptar o
conteúdo”.
Existem disparidades entre
objetivos e custos perceptíveis. 93% dos profissionais alcançam
ou ultrapassam seus objetivos ao
organizar eventos híbridos. Ainda
assim, os stakeholders percebem
o elemento híbrido como caro.
Monetização e modelos de receita
Profissionais de eventos estão
tentando encontrar o melhor
modelo de receitas para eventos
híbridos. Tradicionalmente, os
profissionais cobram menos pela
participação híbrida, pois
acreditam que participantes
online estão perdendo um
elemento vital. Pesquisas indicam
que organizadores de eventos
estão tentando determinar a
proposição de valor certa para
seus eventos híbridos. Eles estão
tentando diferentes fórmulas, de
oferecer todo o conteúdo de graça
a cobrar por uso sob demanda ou
por inscrição no evento.
Profissionais de eventos preci-
sam de mais informações sobre
oportunidades de patrocínio
para eventos híbridos. Eles não
estão cientes da alameda
adicional de patrocinadores que
eventos híbridos criam. Apenas
18% acreditam que a porção
virtual oferece novas oportuni-
dades de patrocínio, e somente
30% sente que patrocinadores
existentes irão abraçar a nova
plataforma. Muitos outros respon-
deram “Não se aplica”.
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baseado na web no qual documentos e
planilhas podem ser criados, editados
e armazenados online.
Pod: Um grupo de participantes de
eventos híbridos que se reúne e parti-
cipa remotamente.
Skype: Um software que permite
usuários fazerem ligações de voz ou
chats de vídeo pela internet.
Streaming: A transmissão de dados
(vídeo, áudio, slides) através de uma
rede de computadores como uma
corrente continua.
Síncrono: Uma troca de informações
que acontece em tempo real.
OS RESULTADOS
Finalmente, todos os eventos irão se
adaptar às plataformas híbridas, de
acordo com a maioria dos profissio-
nais de eventos. Daqueles que organi-
zam eventos híbridos, 66% diz que
menos de um quarto de seus eventos
são híbridos. Apenas 2,5% dizem que
a maioria (75%) de seus eventos é
híbrido. Aqueles que abraçam a
tecnologia optam por eventos básicos,
como webinars com elementos ao
vivo.
Os 10% de respondentes que descre-
METODOLOGIA
Um time de pesquisadores na Europa e
América do Norte conduziu uma
pesquisa de janeiro a maio de 2012
usando tecnologia virtual através de
nove fusos horários, durante eventos
presenciais e híbridos, através de
tecnologias incluindo Skype, Central
Desktop, Google Docs e Dropbox.
A pesquisa inicial usou uma ferramen-
ta web customizada e foi enviada aos
membros MPI e para uma base de
dados do apoiador da pesquisa, Sonic
Foundry. Essa base totalizava 55 mil
contatos e gerou 1.794 respostas de um
mix de compradores, fornecedores,
educadores, especialistas em tecnolo-
gia e estudantes. A maior parte das
respostas (90%) vieram da América do
Norte.
Os pesquisadores também realizaram e
gravaram entrevistas pessoais uma a
uma com 37 profissionais de eventos,
fornecedores de tecnologia e consul-
tores. Algumas dessas entrevistas
fizeram parte da pesquisa primaria, e
outras clarearam as respostas à
pesquisa.
DEFINIÇÕES
Assíncrono: Uma troca de informa-
ções que não ocorre em tempo real.
Participantes podem interagir a qual-
quer momento.
Audience Response System (ARS): Sistema de resposta da audiência. Uma
ferramenta que cria interatividade
entre apresentadores e suas audiências.
Sistemas para plateias presenciais
combina equipamentos wireless com
software de apresentação, e sistemas
para plateias remotas podem usar
telefones ou votação pela web.
Catalogo: Para fornecedores de
streaming, catálogos listam sessões/
palestras capturadas que os participan-
tes podem ver sob demanda.
Central Desktop: Desktop central.
Um site habilitado para software de
colaboração social e compartilhamento
de arquivos.
Google Docs: Um aplicativo gratuito
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vem seus eventos como “outros”
podem ter dificuldades em entender a
definição de um evento híbrido. A
confusão sobre elementos chave apre-
senta obstáculos adicionais para
profissionais, stakeholders e partici-
pantes.
Quais são seus objetivos para pro-
duzir eventos híbridos? Profissionais
de eventos estão cientes das oportuni-dades que eventos híbridos propor-