Cliente: FORMUGRAFICA S.A. 700 Trabajo: AUDITORIA IMPOSITIVA EVALUACION DE CONTROL INTERNO PROGRAMA DE AUDITORIA Auditoria al: 31/12/2009 1 / 28 Este programa es de uso general, por lo que debe adaptarse a las circunstancias de cada servicio CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO RESPUESTAS SI NO N/A COMENTARIOS LIC. VICTOR GAVILAN MAZACOTE Hecho por: EJBT 07/06/2010 Verificado por: Asesoramiento Administrativo – Contable e Impositivo Servicios de Auditoria Integral – Organización y Métodos Feche Emisión: 07/06/2010 12:54 p.m. Eligio Ayala 990 c/ EEUU – Asunción – Tel: 595 21 – 443 994 / 0971 – 760 647 / [email protected]ASPECTOS GENERALES Organización y Responsabilidades Gerenciales 1. Tiene la Sociedad un Organigrama Actualizado. 2. Esta claramente definidas en dicho organigrama las distintas áreas de responsabilidades. 3. Existe un manual con las normas de funciona- miento de departamentos y puestos principales de la sociedad. 4. Están separadas las funciones del contador general de las del tesorero. 5. a) Se requiere a los empleados responsables de registros de operaciones y de la custodia de acti- vos que tomen vacaciones anualmente. b) En caso afirmativo, son sus tareas efectuadas por otros. c) Cuando es factible, existe una adecuada rota- ción de puestos. 6. Los funcionarios o empleados en cargos princi- pales están desvinculados en cuanto a parentesco. 7. Existe en la Sociedad una política definida sobre posibles conflictos de intereses que incluya: a) La prohibición a los empleados de involucrar- se en otras empresas con las que la Sociedad ten- ga tratos. b) La obligación de los empleados principales de asegurar anualmente por escrito que no tiene conflictos de intereses con la Sociedad. 8. Los empleados que manejan fondos o valores están cubiertos con seguros de fidelidad adecua- dos. CONTABILIDAD E INFORMACION A LA GERENCIA
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1. Cuenta la Sociedad con un plan de cuentas de-bidamente elaborado que permita preparar esta-dos contables de una manera rápida.
2. Existe un manual de procedimientos contables debidamente actualizado que describa brevemen-te la naturaleza de las partidas que deben incluirse en cada cuenta.
3. Están los principales registros contables y los
empleados de contabilidad bajo la supervisión de un contador general.
4. Los registros de contabilidad están al día. 5. Los asientos de diario son todos aprobados por
un empleado de jerarquía. Por Quien.
6. Los registros de contabilidad están al día. 7. Se preparan mensualmente: I. Estados Contables. II. Conciliaciones con los registros auxiliares. Dentro de que plazo se entrega a la gerencia. Contienen esos estados comparaciones con: El año anterior Presupuesto. Explicaciones de las variaciones importantes. 8. Se preparan Presupuestos por áreas de respon-
sabilidad.
9. Revisan estos Presupuestos y los comparan con
los resultados obtenidos:
a) El gerente general y demás funcionarios im-
portantes.
b) Los directamente responsables de la opera-
ción.
10. A) Existen datos estadísticos de la Sociedad. B) Se comparan estos datos con los relativos a
las empresas similares y competidores.
11. A) Existe equipo de informática. Mencionar
características.
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B) Se emplea en forma adecuada. C) Se requiere mecanización adicional. AUDITORIA INTERNA 1. A) Existe un departamento de auditoría interna. B) De cuantos Auditores se compone. C) Es adecuado su tamaño para las operaciones
de la Sociedad.
2. Es este departamento independiente de conta-
bilidad y tesorería. De quien Depende.
3. Cuentan los Auditores Internos con programas,
cuestionarios o manuales adecuados.
4. Se da un entrenamiento adecuado al personal
de auditoría interna. De qué tipo.
5. Preparan los auditores papeles de trabajo ade-
cuados para respaldar las tareas realizadas.
6. Los informes de auditoría contienen: a) Conclusiones sobre la revisión efectuada. b) Recomendaciones sobre las deficiencias ob-
servadas.
7. Se adoptan medidas correctivas de las deficien-
cias observadas.
8. Existe un seguimiento eficaz para asegurarse de
la implementación de dichas medidas.
GENERALES 1. Se proporciona a los empleados encargados de
controlar, una lista conteniendo modelos de las firmas de las personas autorizadas a aprobar los respectivos documentos.
2. Se ejerce un control adecuado sobre sucursales
y plantas por medio de:
a) Fondo Fijos para cuentas bancarias. b) Inspecciones periódicas de funcionarios. c) Inspecciones de auditores internos.
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hacer efectivo cheques de empleados, clientes y otras personas.
B)En caso contrario: -Están autorizados por personal responsable. -Por quien. -Como se contabilizan. 12. Se efectúan arqueos sorpresivos por los audi-
tores internos o algún empleado autorizado.
a) Quien los practica. b) Con qué frecuencia. c) En qué fecha se practico el último. d) Se deja constancia escrita de los mismos. 13. Los reembolsos de fondos son aprobados por
alguna persona que no sea el cajero y que verifi-que la corrección de los comprobantes.
14. Existe un manual escrito sobre el uso del F.F. BANCOS 1. Las funciones de contabilidad y de caja están
divididas y desempeñadas por empleados compe-tentes y completamente independiente entre sí.
2. Las siguientes documentaciones están guarda-
das por un empleado diferente al cajero.
a) Documentos y facturas no cobradas. b) Valores negociables, tales como acciones,
obligaciones etc.
3. Están todas las cuentas de bancos y los firman-
tes de los cheques autorizadas por el directorio.
4. Existe la costumbre de notificar al banco inme-
diatamente cuando una persona autorizada para firmar cheques deja de pertenecer a la sociedad.
5. Están registradas todas las cuentas bancarias a
nombre de la empresa.
6. Se registran contablemente las transferencias
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de un banco a otro. 7. Se registran las operaciones de caja en la fecha
en que se recibe el dinero o en las que fueron expedido los cheques.
PAGOS EN CHEQUES 1. Las siguientes aprobaciones de algunas perso-
nas autorizadas se requieren en los comprobantes antes de ser pagados:
a) Aprobación de precios. b) De recibo de mercancía. c) De sumas, cálculos, descuentos, etc. d) De la cuenta a la cual debe ser cargada. e) Aprobación final para su pago. 2. Están prenumerados los cheques. 3. El procedimiento requiere cuando menos que
una firma en el cheque y la aprobación final para su pago, sean hechas por distintas personas.
4. Cuando menos, una de las personas que firma el
cheque, que no sea la autorizada para prepararlo, revisa los comprobantes al mismo tiempo de fir-mar el cheque.
5. Los comprobantes son cancelados convenien-
temente al pagarlos.
6. La firma del cheque antes de estar este lleno,
está terminantemente prohibido.
7. Está prohibido firmar cheques en blanco. 8. Se requiere dos firmas en los cheques. 9. Se toman medidas de seguridad para el envió de
cheques por correo.
10. La cancelación de los cheques se efectúa con-
venientemente.
11. Los talonarios de cheques que no está en uso
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etc. 11. Existe un control adecuado sobre ingresos
varios procedentes de ventas de desperdicios, dividendos, rentas, etc.
12. Se tiene en el archivo el duplicado de todas las
notas de depósito y se encuentran sellado por el banco.
13. Si es así, se compara con el registro de ingresos
por personas distintas al cajero.
14. Si se llevan a cabo cobros por agencias, sucur-
sales o agentes, se le exige que sean depositados en una cuenta sobre el cual gire únicamente la oficina principal.
15. Si es así: a) El banco envía el duplicado de las notas de
depósito directamente a la oficina principal.
b) Se verifican estas notas de depósitos en
detalle contra los avisos de cobro expedidos por la sucursal.
c) Se concilia la cuenta bancaria mensualmente
en la oficina principal sobre la base de los estados de cuentas enviados directamente por el banco.
16. Se protegen los cheques al momento que se
reciben con un sello de endoso tal como "Para Crédito de la cuenta No...de la Empresa....." Y son cruzados con un sello con la Inscripción "No trans-ferible.
17. En relación con cheques no corrientes que se
reciben y que no pueden ser depositados inmedia-tamente:
a) Se tiene establecido un registro que los con-
trole a medida que se reciben.
b) Son guardados estos cheques en lugar seguro
hasta su depósito.
18. El sistema contable en uso evita que la docu-
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mentación relativa a los cobros sea manejada por empleados a cargo de los auxiliares de cuentas a cobrar, antes de que los cobros sean registrados en el libro de caja.
19. Cuando se reciben los cheques y se acreditan
directamente con ellos las cuentas a cobrar, exis-ten medida de seguridad para evitar mal uso de ellos.
20. Los cheques devueltos por el banco por cual-
quier causa, son entregados directamente a un empleado diferente de aquel que hace los depósi-tos.
CONCILIACIONES BANCARIAS 1. Las cuentas bancarias son conciliadas por al-
guien que no firma cheques o que no tenga a su cuidado fondos o libro caja.
2. Se concilian las cuentas bancarias mensualmen-
te.
3. Los estados de cuentas bancarias se entregan a
las personas que hacen las conciliaciones sin haber sido abierto el sobre que los contiene.
4. El procedimiento seguido en las conciliaciones
es adecuado para descubrir falsificaciones, altera-ciones, endosos indebidos, cheques sin registrar traspaso de fondos entre bancos.
5. Las conciliaciones son verificadas por un em-
pleado responsable.
6. Existe un formulario reimpreso para la confec-
ción de las conciliaciones.
Exponga sus conclusiones sobre la eficacia del
control interno vigente en esta área.
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1. Existe una separación definida entre: a) Las labores de los empleados que llevan las
cuentas corrientes y
b) Las labores del cajero, almacenista, facturista
y empleado de empaque.
2. Se revisan y aprueban los pedidos de clientes
antes de que los autoricen el departamento de crédito u otro departamento semejante.
3. Los empleados del departamento de expedición
niegan el acceso al personal que desempeña sus funciones en el almacén y viceversa, respecto de las mercaderías que se encuentran bajo su custo-dia.
4. Las expediciones se hacen solamente por pedi-
dos autorizados.
5. Se requieren alguna orden escrita y numerada
para la salida de mercaderías del local.
6. Son las órdenes controladas por la oficina de tal
manera que todas las órdenes de salida sean fac-turadas.
7. Los datos de estas órdenes son revisadas por: a) Otros empleados del depósito. b) Un empleado de empaque. 8. Se obtiene comprobantes satisfactorios de que
los clientes hayan recibido las mercaderías que se les envía.
9. El departamento de facturación envía directa-
mente copias de sus facturas al departamento de cobranzas
10. El departamento de facturación hace resumen
de sus facturas para pasarlo directamente al de-partamento de contabilidad.
11. Se controlan numéricamente las facturas por
alguna persona que no sea empleado del depar-
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COMPRAS 1. Están separadas las funciones de compras de: a) Recepción b) Expedición c) Producción y Control de Existencia d) Caja Desembolsos 2. Se efectúa las compras únicamente en base a
una solicitud debidamente autorizada.
3. Se emiten ordenes de compras para todas las
adquisiciones que exceden un límite predetermi-nado
4. Son preenumeradas. 5. Tiene un empleado autorizado para firmar las
órdenes de compras con nivel de autoridad sufi-ciente.
6. Qué cargo ocupa. 7. Se requiere autorización del directorio o geren-
cia. general para compras por encima de un monto predeterminado.
8. Se solicitan cotizaciones a varios proveedores y
se selecciona el más adecuado.
9. Se conservan dichas cotizaciones y listas de
precios en archivos especiales.
10. Se controlan numéricamente las órdenes de
compra por secciones:
a) Compras b) Recepción c) Contaduría d) Almacenes 11. Revisa periódicamente alguna persona ajena a
la sección de compras los precios de compras. Quien
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12. Se rotan periódicamente entre si los emplea-dos del departamento de compras.
13. Se tramitan las devoluciones a través de expe-
dición
14. Se relacionan estas devoluciones con las notas
de créditos de los proveedores.
15. Describa el procedimiento seguido para solici-
tar cotizaciones (Concurso de precios, pedido por escrito, telefónicos, etc. y registros que se llevan al efecto.
16. Indique los montos límites dentro de los que
cada uno de los empleados responsables pueden firmar las órdenes de compra.
17. Indique las rutas que siguen todas las copias de
las órdenes de compra.
18. Describa el control existente sobre el cumpli-
miento de las órdenes de compra.
RECEPCION 1. Estas funciones de recepción separadas de: a) Expedición b) Contaduría c) Almacenes 2. En esta sección se realizan: a) Se preparan en esta sección boletas de recep-
ción.
b) Son preenumeradas. c) Existe un registro de mercaderías recibidas. 3. Se procede en esta sección a un recuento de la
mercadería recibida.
a) Se realiza un control de la calidad de la mer-cadería recibida.
b) Se mantiene un adecuado control de la cali-dad de la mercadería recibida.
c) Existe un control para evitar retrasos en el estudio de la calidad de la mercadería.
d) Se emite un informe escrito sobre el control de calidad realizado.
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a) Contaduría b) almacenes 5. Se informa de inmediato a contaduría sobre
faltantes físicos y deficiencias de calidad.
6. Se informa de inmediato a contaduría sobre
faltantes físicos y deficiencias de calidad.
7. Detalle todos los centros de recepción e indique
si los procedimientos varían entre ellos.
8. Indique la ruta que siguen todas las copias de
las boletas de recepción.
9. Si no se utilizan boletas de recepción, indique
que constancia existe de la recepción de las com-pras.
10. Detalle cómo se informa a contaduría sobre la
mercadería recibida.
11. Describa el procedimiento que se adopta en
caso de faltantes físicos o diferencias de calidad.
CUENTAS A PAGAR 1. Recibe contaduría copias de: a) Órdenes de compra b) Boleta de recepción de mercaderías 2. Se identifican claramente todas las copias de
facturas de proveedores como duplicado a fin de evitar su nueva utilización.
3. Se revisan las facturas del proveedor: a) Con las órdenes de compra en cuanto a la
cantidad, precio y condición.
b) Con la boleta de recepción en cuanto a canti-dad y condición.
c) En cuanto a cálculos aritméticos. 4. Se deja constancia de tales verificaciones en
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ACTIVO PERMANENTE ADQUISICIONES 1. Existen límites para determinar si las inversiones
deben ser autorizadas por el Directorio o por algún empleado responsable.
2.a) Se comparan los desembolsos reales con las
cantidades autorizadas.
b) Se solicitan autorizaciones adicionales tan pronto se hace evidente que el monto a invertir excederá el importe autorizado.
3. Se llevan detalles de los importes invertidos de
más o de menos con relación a los autorizados.
4. Se investigan las razones de las diferencias entre
lo autorizado y lo invertido.
5. Establecen los procedimientos forma de asegu-
rarse que los bienes adquiridos o los servicios comprometidos fueron recibidos realmente.
6. Si las construcciones son hechas por contratistas
bajo contrato diferentes al de precio fijo, está la compañía autorizada para revisar los registros de costos y/o la contabilidad del contratista durante el periodo de construcción.
7. Son los registros de costos correspondientes a
construcción en proceso lo suficiente detallados para:
a) Establecer un control efectivo sobre los costos incurridos.
b) Permitir una asignación de costos apropiada cuando los proyectos hayan sido terminados y traspasados a las cuentas definitivas del activo permanente.
8. Se traspasan las obras en curso terminadas a las
cuentas definitivas del activo permanente no bien están concluidas.
9. Establecen los procedimientos que se informe
oportunamente de las adquisiciones para efectos de seguros, etc.
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SUELDOS Y JORNALES GENERAL 1. Existen legajos individuales por cada trabajador
relativos a:
a) Convenio colectivo de trabajo. b) Salario inicial y sucesivos aumentos debida-
mente autorizados.
c) Asignación y cambio de puesto. d) Deducciones al salario autorizados por dispo-
siciones legales.
e) Documentación requerida para el pago de salario familiar.
2. Se mantienen estas constancias en forma inde-
pendiente e inaccesible a personas que:
a) Controlan o aprueban los registros de tiempo u otra información que sirva de base a la prepara-ción de las planillas de salarios.
b) Preparan estas planillas. c) Aprueban las planillas. d) Están encargadas del pago. 3. Son los procedimientos tales que permiten que
todas las comunicaciones, cesantías u otras modi-ficaciones sean remitidas con prontitud al depar-tamento de sueldos y jornales.
4. Contienen los legajos individuales las firmas de
los empleados y obreros.
5. Se hace una revisión periódica del cumplimiento
de las distintas leyes laborales
REGISTRO DE TIEMPO 1. Existen registro de tiempo para: a) acumular las horas o días trabajados. b) Las horas extras trabajadas. c) Hacer la distribución contable del importe
pagado a las órdenes de producción, centro de costos, cuentas de gastos, etc.
2. Cuando el pago de los sueldos sea por el siste-
ma de destajo:
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jornales por persona responsable ajena a su pre-paración.
7. Indique de que constancia se preparan: a) Los sueldos. b) Los jornales. PAGO 1. Son los pagos efectuados por personal ajeno a: a) La preparación de los sueldos y jornales. b) La toma y despido de personal. c) La aprobación de las constancias de tiempo. 2. Para los salarios pagados en efectivo: (Indique cuales son) a) Se retira del banco el monto neto a pagar. b) Existe un control adecuado sobre el llenado y
custodia de los sobres.
3. Para los que pagan los cheques o a travez de
depósitos bancarios:
(Indique cuales son) a) Existe una cuenta bancaria especial restringi-
da a los pagos de sueldos.
b) Es esta cuenta conciliada por un empleado no conectado con la preparación de sueldos y jorna-les y de los cheques de pago.
4. Se obtienen constancia firmada de los emplea-
dos u obreros.
5. A) Recibos B) Planillas 6. Se confeccionan los recibos de conformidad con
las disposiciones legales vigentes.
7. Se comparan dichas firmas con las constancias
personales por una persona ajena a la sección sueldos y jornales.
8. Son los sueldos y jornales no reclamados de-
vueltos al cajero o a otro empleado responsable y
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no a la sección sueldos y jornales. 9. Se efectúa el pago posterior de dichos sueldos y
jornales solo mediante:
a) La presentación de prueba eficiente de que el interesado forma parte del personal.
b) La aprobación de un empleado responsable. 10. Se rota al personal encargado del pago de: a) Sueldos b) Jornales 11. Deposita la compañía regularmente y dentro
de los límites legales los diversos aportes y reten-ciones sobre los salarios que deben efectuarse según las disposiciones legales vigentes.
12. Indique en qué forma se extienden los cheques
para deposito de los aportes y retenciones men-cionadas.
Exponga sus conclusiones sobre la eficacia del
control interno en esta área.
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para el cobro de los dividendos, son anulados para evitar la posibilidad de su nueva presentación. En caso que los dividendos son cobrados en otra modalidad explicar y ver los procedimientos utili-zados.