perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id commit to user EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Persyaratan guna Mencapai Gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Akuntansi Oleh: Anindita Yoga Utomo F3308020 PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2011
77
Embed
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP …/Evaluasi... · PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA ... perkuliahan berlangsung. 10. Bapak, Ibu, kakak dan adikku
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
i
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA
Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Persyaratan guna Mencapai
Gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Akuntansi
Oleh:
Anindita Yoga Utomo F3308020
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP
PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA
Tugas Akhir Diajukan untuk Melengkapi Tugas-tugas dan Persyaratan guna Mencapai
Gelar Ahli Madya pada Program Diploma III Akuntansi
Oleh:
Anindita Yoga Utomo F3308020
PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iii
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
iv
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
v
MOTTO DAN PERSEMBAHAN
· Segala cobaan yang kualami tidak akan melebihi kekuatan ku
· Jangan pernah berhenti berharap pada apa yang kamu yakini
· Jangan pernah menyerah dan terus berusaha pasti segala keinginan akan
tercapai
· Selalu berpikir positif dalam segala hal
Penulis mempersembahkan karya tulis ini
kepada mereka yang telah memberi semangat
dan memberi arti dalam hidupku.
1. Tuhan Yesus Kristus
2. Bapak, Ibu, adik serta keluarga besar tercinta
3. Teman-teman Universitas Sebelas Maret
Surakarta
4. Almamater
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan
segala berkat dan anugerah-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan Tugas
Akhir ini untuk memenuhi sebagian persyaratan mencapai derajat Ahli Madya
Program Studi Diploma III Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas
Sebelas Maret Surakarta.
Tugas Akhir ini yang berjudul “SISTEM PENGENDALIAN INTERN
TERHADAP PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT
KUSUMAHADI SANTOSA” dapat tersusun dengan baik berkat bantuan doa,
bimbingan serta petunjuk dari berbagai pihak yang tulus dan sepenuh hati
membantu penulis. Untuk itu, dengan segala kerendahan hati penulis ingin
mengucapkan terimakasih kepada:
1. Bapak Dr. Wisnu Untoro, MS., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sebelas Maret.
2. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, M.Si., Ak., selaku Ketua Program Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi.
3. Bapak Anas Wibawa, SE., M.Si., Ak., selaku Dosen Pembimbing yang
telah membimbing dan mengarahkan penulis sehingga laporan Tugas
Akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
4. Ibu Christiyaningsih B, SE., M.Si., Ak., selaku Dosen Pembimbing
Akademik yang telah membimbing dan mengarahkan penulis selama
proses perkuliahan berlangsung.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
vii
5. Bapak Wahyu Cahyo Wibowo, SE., SH., selaku Manajer Umum dan
Personalia PT Kusumahadi Santosa yang telah memberikan ijin bagi
penulis untuk melakukan magang kerja.
6. Ibu Eny Kusmiyarsi selaku Kepala Seksi Logistik PT Kusumahadi Santosa
terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa dan dengan
senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis selama
melakukan kegiatan magang.
7. Pak Arif selaku Kepala Seksi Gudang Logistik PT Kusumahadi Santosa
terimakasih telah memberikan bimbingan, segala canda tawa dan dengan
senang hati memberikan informasi yang dibutuhkan oleh penulis selama
melakukan kegiatan magang.
8. Pak Dwi, Pak Budi, Pak Hary, Mas Aris, Mas Yono, Pak Mino (Manajer
Rumah Tangga) dan seluruh karyawan yang tidak tercantum yang telah
membantu penulis selama magang di PT Kusumahadi Santosa.
9. Seluruh dosen pengajar dan staf administrasi Fakultas Ekonomi yang telah
memberikan ilmunya dan siap membantu penulis selama proses
perkuliahan berlangsung.
10. Bapak, Ibu, kakak dan adikku serta keluarga besar tercinta yang telah
memberikan segalanya untuk masa depan penulis dan dengan sabar
3. Dokumen Pendukung atas Pembelian Bahan Baku Kapas pada PT Kusumahadi
Santosa Tahun 2011
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
ii
ABSTRACT
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN TERHADAP PEMBELIAN BAHAN BAKU KAPAS PADA PT KUSUMAHADI SANTOSA
Anindita Yoga Utomo
F3308020
The purpose of the research is to know internal control system to the purchase of raw material cotton in PT Kusumahadi Santosa and be evaluating. The step of this research is done by depicting internal control system on PT Kusumahadi Santosa, then writer evaluate pursuant to existing theory.
The result of the research has been found by some excess and weakness of internal control system of purchasing of raw material cotton at PT Kusumahadi Santosa. Excess owned is there are function dissociation between operational function, depository function, and record-keeping function, document used by to have authorization and have serial number to printed, accountancy note used also have complete like daily report of acceptance or outflow of good. Weakness found among other things is warehouse share do the double function, those is as operational function (accepted) and depository function.
The conclusion of this research are internal control system of purchasing of raw material cotton at PT Kusumahadi Santosa as a whole have good, but found some weakness that is at warehouse shares do the double function as operational function (accepted) and depository function. Based on the weakness founded, researcher gives some recommendation that is need for separation of functions in the warehouse.
Keyword: internal system control of purchase, raw material, final project
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PT Kusumahadi Santosa adalah perusahaan swasta dan dimiliki oleh
kalangan terbatas yaitu hanya dalam lingkup keluarga saja. Perusahaan ini
bergerak di bidang manufaktur khususnya industri tekstil, dengan tiga unit
proses produksi yaitu weaving (pertenunan), finishing (penyempurnaan) dan
printing (pencapan). Pada awalnya produk yang dihasilkan adalah kain grey
sebagai bahan baku dan kain pewarna siap pakai. Namun kemudian
berkembang dengan memproduksi kain putih (kain cambric) hasil dari proses
produksi finishing. Bahan baku yang dipakai adalah benang dari hasil proses
produksi spinning pada PT Kusumaputra Santosa, dimana perusahaan
tersebut merupakan anak perusahaan yang dibangun pada tahun 1990 guna
memenuhi kebutuhan benang untuk digunakan dalam proses produksi di PT
Kusumahadi Santosa.
PT Kusumahadi Santosa didirikan berdasarkan hukum pada tanggal 14
Mei 1980 dengan Akta Notaris Maria Theresia Budi Santosa S.H, di
Surakarta dengan mendapat pengesahan dari Departemen Kehakiman
berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kehakiman Nomor 5/287/4 yang
berlokasi di daerah Jaten, Kecamatan Jaten, Kabupaten Karanganyar, Jawa
Tengah. PT Kusumahadi Santosa mulai beroperasi pada tahun 1981,
diresmikan oleh Menteri Tenaga Kerja Republik Indonesia pada saat itu
yaitu Bapak Soedomo pada tanggal 21 September 1983. Selain itu juga
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
2
dilengkapi dengan ijin lokasi Nomor 530/340/1981 tanggal 14 November
1981, Ijin Mendirikan Bangunan Nomor 647.1/30 tanggal 23 Mei 1981 oleh
Pemerintah Daerah. Jawa Tengah. Tujuan dari didirikannya perusahaan
adalah untuk memperoleh laba.
Dari tahun ke tahun PT Kusumahadi Santosa mengalami kemajuan dan
peningkatan penjualan karena produk yang dihasilkan oleh perusahaan
tersebut memiliki mutu kain yang baik dan halus, serta penyusutan kain yang
sedikit. Produknya dikirim baik lokal maupun luar negeri. Dengan semakin
meningkatnya permintaan dan pesanan konsumen terhadap produk dari PT
Kusumahadi Santosa, sekitar tahun 1990-1991, PT Kusumahadi Santosa
mengadakan perluasan usaha dengan menambah departemen produksi yaitu
Departemen Weaving 2. Departemen Weaving 2 memproduksi jenis kain grey
yang banyak diproduksi untuk dipasarkan ke luar negeri.
1. Tujuan Perusahaan
Adapun tujuan dari PT Kusumahadi Santosa antara lain:
a. Mendapatkan keuntungan
b. Memenuhi kebutuhan sandang dalam negeri maupun luar negeri dari
hasil produksi
c. Ikut membantu pemerintah dalam menciptakan lapangan pekerjaan
bagi masyarakat
d. Secara umum meningkatkan taraf hidup dan kesejahteraan
masyarakat Indonesia menuju pertumbuhan ekonomi
e. Membantu menambah pendapatan pemerintah daerah tersebut
f. Mensejahterakan karyawan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
3
2. Lokasi Perusahaan
Lokasi perusahaan merupakan faktor terpenting guna kelancaran
proses produksi dan tercapainya tujuan yang diinginkan perusahaan.
Adapun lokasi dari PT Kusumahadi Santosa terletak di bagian timur kota
Surakarta tepatnya di Jl. Solo–Tawangmangu km 9,5 Jaten,
Karanganyar. Dari sejak berdiri sampai sekarang, lokasi tersebut belum
pernah berpindah tempat.
Batasan letak geografis PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
Utara: PT Kusumaputra Santosa dan areal persawahan
Timur: PT Dunia Sandang Abadi, PT SKI dan PT Golden
Barat: PT Gunung Subur
Selatan: Masjid Al-Hadi dan perumahan pegawai PT Kusumahadi
Santosa
Lokasi ini juga memiiki beberapa keuntungan antara lain:
a. Ditinjau dari segi ekonomis
1) Mudah dalam pendistribusian barang, sehingga dapat
menghemat ongkos transportasi atau pengangkutan.
2) Cukup banyak tenaga kerja yang tersedia.
3) Mudah untuk memasarkan produknya karena dekat dengan jalan
besar atau jalan raya.
b. Ditinjau dari segi sosial
1) Menciptakan lapangan pekerjaan bagi penduduk sekitar
perusahaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
4
2) Membantu pemerintah dalam mensukseskan kampanye
pemakaian produk dalam negeri.
c. Ditinjau dari segi teknis
1) Daerah sekitar masih cukup luas untuk mengembangkan
perusahaan tersebut.
2) Mudah untuk pengadaan alat-alat, sparepart, mesin tenun, dan
memperoleh ahli mesin atau montir.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
5
Gambar 1. 1 Denah PT Kusumahadi Santosa dan PT Kusumaputra Santosa
5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
6
3. Struktur Organisasi
Struktur Organisasi adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap
bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi atau perusahaan dalam
menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan. Struktur
Organisasi menggambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan
antara yang satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan
fungsi dibatasi. Pimpinan tertinggi dijabat oleh keluarga besar Santosa,
namun untuk staf dan pelaksana perusahaan, PT Kusumahadi Santosa
mengambil tenaga kerja dari masyarakat luas yang berkompeten dalam
bidang pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan pada PT
Kusumahadi Santosa disesuaikan tingkatnya dalam struktur organisasi
perusahaan. Tingkat tersebut berdasarkan jabatan yang diemban,
tanggung jawab yang dipikul, jenjang pendidikan yang disandang, serta
pengalaman yang telah dimiliki sebelumnya. Adapun struktur organisasi
PT Kusumahadi Santosa adalah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
7
Gambar 1. 2
Struktur Organisasi PT Kusumahadi
Dewan Komisaris
Direktur Utama
Internal Audit Staf Ahli Profesional: Keuangan, Pemasaran,
Produksi, Staff ahli
Direktur Umum dan Keuangan
Direktur Pemasaran
Direktur Produksi
Kepala Divisi Umum dan Keuangan
Kepala Divisi Pemasaran 1 dan 2
Kepala Divisi Produksi
Manager Utility
Manager:
1.Akuntansi
2.Keuangan
3.Umum dan Personalia
4.Logistik
Manager:
1Pemasaran
2.Penjualan
3.Ekspor
Manager:
1.Weaving 1 dan 2
2.Finishing
3.Printing
4.Spinning
5.Desaign
Kepala Seksi
Kepala SubSeksi
Kepala Urusan
Kepala Regu
Kepala Operator
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
8
4. Deskripsi Jabatan
Adapun tugas dan wewenang dari masing–masing jabatan sebagai
berikut:
a. Dewan Komisaris
Merupakan badan yang keanggotaannya diangkat dan
diberhentikan oleh rapat umum dan pemegang saham. Tugas Dewan
Komisaris antara lain:
1) Mengatur dan mengkoordinasi kepentingan para pemegang saham
sesuai ketentuan yang digariskan dalam kebijaksanaan umum
perusahaan
2) Menguasai dan menerbitkan pelaksanaan tujuan perusahaan,
berdasarkan pada kebijakan umum yang telah ditetapkan
3) Mengusahakan agar tujuan perusahaan seperti yang dicantumkan
dalam anggaran dasar dapat tercapai
b. Direktur Utama
1) Memimpin perusahaan
2) Mengawasi jalannya operasional perusahaan
3) Menentukan kebijaksanaan pokok dalam pengembangan
perusahaan
4) Mendelegasikan sebagian wewenang dan tanggung jawab kepada
manajer
5) Menilai hasil dari tujuan perusahaan yang dibantu oleh staf ahli
operasional, keuangan, pemasaran, produksi, staf ahli pengawasan
dan audit internal
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
9
c. Managing Direktur
Pimpinan tertinggi dalam hal koordinasi dan pengembangan
keputusan kekuasaan serta membawahi kepala bagian. Dalam
tugasnya Managing Direktur dibantu oleh:
1) Manajer Elektronik Data Processing, bertugas memproses
berbagai data yang ada dalam perusahaan
2) Manajer Logistik, bertugas terhadap pengadaan dan penerimaan
bahan baku serta pengadaan lain demi kelancaran proses produksi.
3) Manajer Keuangan, bertugas mengelola keuangan atau sirkulasi
uang dalam perusahaan
4) Manajer Akuntansi, bertugas menyajikan laporan keuangan bagi
pihak-pihak yang bersangkutan
5) Manajer Umum dan Personalia, bertugas memperlancar
perkembangan perusahaan, pengawasan, mencari tenaga kerja
yang sesuai dengan sertifikasi, serta mengadakan hubungan
dengan pihak luar untuk hal tertentu
d. Kepala Divisi Pemasaran
Dalam pelaksanaan tugasnya, manajer ini dibantu oleh asisten
dengan membawahi enam bidang pemasaran, yaitu:
1) Manajer Pemasaran, bertugas mengelola kegiatan pemasaran
serta memelihara barang-barang di gudang dari hasil produksi
yang belum dipasarkan
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
10
2) Manajer Ekspor, bertugas memasarkan barang-barang hasil
produksi untuk pemasaran luar negeri dengan cara mengikuti
pameran-pameran
3) Sales Manajer, bertugas menangani masalah secara umum yaitu
dari departemen spinning, weaving, printing dan dyeing
4) Sales I Manajer Finishing, menangani masalah penjualan
produksi dari departemen finishing
5) Manajer Administrasi I, menangani masalah administrasi PT
Kusumahadi Santosa untuk jenis kain rotary
6) Manajer Administrasi II, menangani masalah administrasi PT
Kusumahadi Santosa untuk jenis kain printing dyeing
e. Kepala Divisi Produksi
Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Divisi Produksi dibantu
oleh asisten dan membawahi lima manajer, yaitu:
1) Manajer Weaving I dan Weaving II, bertanggung jawab atas
jalannya proses produksi pertenunan secara keseluruhan
2) Manajer Finishing, bertanggung jawab atas jalannya proses
produksi kain putih (finishing) secara keseluruhan
3) Manajer Printing bertugas memproduksi kain mentah menjadi
barang jadi yaitu kain batik
4) Manajer Spinning, bertanggung jawab atas jalannya proses
produksi pemintalan kapas menjadi barang secara keseluruhan
5) Manajer Design, bertanggung jawab atas pembuatan motif yang
akan diproduksi, disesuaikan dengan pesanan dan selera pasar
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
11
f. Manajer Utility, bertanggung jawab atas pemeliharaan air, listrik, dan
pemeliharaan sarana–sarana penunjang produksi seperti diesel, air
conditioner dan lain-lain.
g. Kepala Seksi, bertugas mengkoordinasi dan mengawasi departemen
yang dibawahi, serta menerima pendelegasian wewenang dan
tanggung jawab dari manajer.
h. Kepala SubSeksi, bertugas membantu kepala seksi dalam bidang
tertentu sesuai dengan tugas yang diberikan.
i. Kepala Urusan, bertanggung jawab terhadap kelancaran proses
produksi, bertugas memberi laporan kepada kasie yang langsung
terjun ke lapangan untuk mengatasi masalah yang terjadi.
j. Kepala Regu, bertanggung jawab kepada Kepala Urusan dan
memimpin serta mengamati hasil kerja operasional secara langsung.
k. Operator/ Pekerja, merupakan jabatan terendah dan bertugas sebagai
pelaksana setiap pekerjaan pada setiap departemen yang ada.
5. Ketenagakerjaan
Karyawan sangat menentukan jalannya proses produksi. Secanggih
apapun sebuah usaha, pasti juga membutuhkan karyawan.
Ketenagakerjaan pada PT Kusumahadi Santosa telah memenuhi syarat
dan ketentuan ketenagakerjaan yang ditentukan oleh Departemen Tenaga
Kerja. Ketentuan tersebut antara lain jam kerja, sistem upah dan jaminan
sosial. Jumlah tenaga kerja PT Kusumahadi Santosa sebanyak 1267 orang
dengan jumlah pria 866 orang dan jumlah wanita 401 orang, secara rinci
dapat dilihat pada tabel berikut:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
12
Tabel I. 1 Daftar Jumlah Karyawan PT Kusumahadi Santosa
Periode Januari 2011
Sumber: Personalia PT Kusumahadi Santosa (2011)
a. Sistem Kerja
Tenaga kerja pada PT Kusumahadi Santosa terbagi dalam dua
kelompok. Kedua kelompok tersebut memiliki pembagian tugas dan
jam kerja yang berbeda, yaitu:
1) Tenaga Kerja Administrasi
Tenaga Kerja Administrasi adalah tenaga kerja yang
menangani administrasi produksi dan administrasi gudang. Tenaga
Kerja Administrasi tidak turun langsung pada proses produksi.
Pembahasan mengenai sistem informasi akuntansi tidak akan
terpisah dari Sistem Pengendalian Intern. Sistem akuntansi yang baik
mengandung Sistem Pengendalian Intern yang kuat, dan begitu juga
sebaliknya.
a. Tujuan Pengendalian Intern
Tujuan pengendalian intern adalah:
1) Menjaga kekayaan organisasi atau perusahaan
2) Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi
3) Mendorong efisiensi
4) Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
b. Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Unsur pokok sistem pengendalian intern meliputi:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
26
1) Struktur Organisasi yang Memisahkan Fungsi dan Tanggung Jawab
secara Tegas
Pembagian tanggung jawab secara fungsional didasarkan pada
prinsip-prinsip, yaitu:
a) Harus dipisahkan antara fungsi operasi dan penyimpanan dengan
fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki
wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi
penyimpanan adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk
menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi
yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan
perusahaan. Hal ini dimaksudkan untuk menjamin ketelitian dan
keandalan data akuntansi.
b) Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk
melaksanakan semua tahap transaksi.
2) Sistem wewenang dan prosedur
Dalam perusahaan, transaksi hanya terjadi atas otorisasi dari pejabat
yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi
tersebut.
3) Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi
Cara yang ditempuh perusahaan untuk menciptakan praktik yang
sehat adalah:
a) Penggunaan formulir bernomor urut tercetak dan pemakaianya
harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang, sehingga
dapat menetapkan pertanggungjawaban transaksi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
27
b) Pemeriksaan mendadak
Periksaan mendadak dilakukan tanpa pemberitahuan terlebih
dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan dilakukan dengan
jadwal yang tidak teratur. Hal ini akan mendorong karyawan
melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang ditetapkan.
c) Setiap transaksi tidak boleh dilakukan dari awal sampai akhir
oleh satu orang atau satu unit organisasi, sehingga terjadi
internal check terhadap tugas setiap unit.
d) Perputaran jabatan
Dilakukan perputaran jabatan ini untuk menghindari adanya
persekongkolan antar karyawan.
e) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan
catatannya. Hal ini dilakukan untuk menjaga kekayaan
organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan
akuntansi.
4) Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi
tanggungjawabnya akan dapat melaksanakan pekerjaanya dengan
efisien dan efektif. Jika perusahaan memiliki karyawan yang
kompeten dan jujur, unsur pengendalian yang lain dapat dikurangi
sampai batas minimum dan perusahaan tetap dapat menghasilkan
pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
28
4. Pembelian
a. Pengertian Pembelian
Menurut Anorga (1993) pembelian adalah serangkaian tindakan
untuk mendapatkan barang atau jasa dengan maksud dipergunakan
sendiri atau dijual lagi dengan atau tanpa diproses lebih lanjut
sebelumnya.
b. Pengertian Sistem Pembelian
Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk
pengadaan barang yang diperlukan perusahaan (Mulyadi, 2000: 299).
Dapat dikatakan sistem pembelian adalah suatu sistem yang dibuat
menurut prosedur tertentu yang digunakan dalam pemenuhan
kebutuhan perusahaan dengan cara pengadaan atau pembelian barang.
Begitu juga pada PT Kusumahadi Santosa yang termasuk perusahaan
manufaktur pembelian bahan baku sangat penting dilakukan untuk
penyediaan bahan baku produksi sesuai konsumen. Transaksi
pembelian dapat digolongkan menjadi dua, pembelian lokal dari
pemasok dalam negeri dan pembelian impor dari pemasok luar negeri.
Cara pembayarannya pun dapat dilakukan dengan tunai atau dengan
kredit.
c. Fungsi yang Terkait dengan Transaksi Pembelian
Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian bahan baku tidak
hanya melibatkan satu unsur atau bagian saja, melainkan melibatkan
beberapa bagian yang terkait. Berbagai fungsi yang terkait dalam
transaksi pembelian berada di tangan unit organisasi berikut ini:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
29
1) Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan
pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang
dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi
penerimaan.
2) Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh
informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang
dipilih dalam pengadaaan barang dan mengeluarkan order
pembelian kepada pemasok yang dipilih.
3) Fungsi Penerimaaan Barang
Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan
pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang
diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya
barang tersebut diterima oleh perusahaan.
4) Fungsi Akuntansi
Fungsi ini terkait dalam transaksi pembelian yaitu pada proses
pencatatan utang dan pencatatat persediaan.
d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian
1) Prosedur permintaan pembelian
2) Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
3) Prosedur order pembelian
4) Prosedur penerimaan barang
5) Prosedur pencatatan utang
6) Prosedur distribusi pembelian
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
30
e. Dokumen yang Digunakan
1) Surat permintaan pembelian
2) Surat permintaan otorisasi investasi
3) Surat permintaan otorisasi reparasi
4) Surat permintaan penawaran harga
5) Surat order pembelian
6) Laporan penerimaan barang
7) Surat perubahan order
8) Faktur dari pemasok
f. Catatan Akuntansi yang Digunakan
1) Catatan persediaan bahan baku
2) Jurnal pembelian
3) Buku pembantu utang
4) Buku pembantu sediaan
5. Bahan Baku
a. Pengertian Bahan Baku
Bahan (material) adalah, sesuatu (yang berbentuk bahan) yang
digunakan untuk membuat barang jadi. Bahan baku adalah bahan
yang menempel menjadi satu dengan barang jadi yang mempunyai
nilai relatif tinggi dibanding nilai bahan yang lain dalam suatu
pembuatan barang jadi (Hanggana 2006, 11).
b. Metode Pencatatan Persediaan Bahan Baku
Metode pencatatan persediaan bahan baku ada dua, yaitu:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
31
1) Metode pencatatan perpetual adalah metode pencatatan
persediaan yang melakukan pencatatan dalam rekening
persediaan ketika ada transaksi persediaan masuk dan keluar
gudang, dan dibuatkan buku pembantu persediaan sehingga saldo
setiap saat dapat diketahui.
2) Metode pencatatan periodik adalah metode pencatatan persediaan
yang tidak melakukan pencatatan dalam rekenng persediaan, baik
ketika ada transaksi persediaan keluar maupun masuk gudang,
dan tidak dibuatkan buku pembantu persediaan sehingga saldo
setiap saat tidak diketahui, dan untuk mengetahui saldo harus
dilakukan stock opname (perhitungan fisik) setiap akhir periode.
c. Metode Penilaian Bahan Baku
Metode penilaan bahan baku ada 4, yaitu:
1) Metode Penilaian First-in First-out Method
Mengansumsikan persediaan yang dikeluarkan diambil dari
persediaan yang paling awal masuk gudang, dengan kata lain
persediaan yang dikeluarkan dinilai dengan harga persediaan
yang lebih dulu masuk.
2) Metode Penilaian Last-In First-Out Method
Mengansumsikan persedian yang dikeluarkan diambil dari
persediaan yang paling akhir masuk gudang, dengan kata lain
persediaan yang dikeluarkan dinilai dengan harga persediaan
yang paling akhir masuk.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
32
3) Metode Penilaian Rata-Rata Bergerak
mengasumsikan persediaan yang dikeluarkan diambil dari
campuran persediaan digudang pembelian yang lebih awal dan
yang lebih akhir, dengan kata lain persediaan yang keluar dinilai
dengan harga rata-rata saldo persediaan saat pengeluaran.
4) Metode Penilaian Identifikasi Khusus
Mengansumsikan persediaan yang keluar dinilai dengan harga
persediaan tersebut masuk.
B. Penyajian dan Analisis Data
Dalam pemenuhan kebutuhan proses produksi perusahaan agar
berjalan dengan baik dan lancar diperlukan sistem akuntansi yang baik dalam
seluruh kegiatan operasi perusahaan. Selain sistem akuntansi yang baik,
diperlukan juga sistem pengendalian intern yang handal dalam menjaga dan
memenuhi seluruh proses produksi. Dengan dijalankannya sistem
pengendalian intern yang handal dan sistem akuntansi yang baik akan
menciptakan pemisahan fungsi yang jelas, otorisasi dari pihak berwenang,
dan praktik yang sehat, sehingga akan mengurangi kemungkinan kerugian
yang timbul selama proses produksi berlangsung. Jaringan prosedur, fungsi,
dan bagian yang terkait pada sistem pembelian bahan baku kapas pada PT
Kusumahadi Santosa adalah:
1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Pembelian Bahan
Baku Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah:
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
33
a. Bagian Produksi
Dalam prosedur ini, Bagian Produksi membuat rencana kebutuhan
bahan baku kapas dengan disertai spesifikasi material, yang kemudian
diajukan kepada team pembelian serat. Setelah disetujui team
pembelian serat, Bagian Produksi mengarsip rekapitulasi hasil kontrak.
b. Team Pembelian Serat
Dalam prosedur ini, team pembelian serat melakukan negosiasi
pembelian berdasarkan rencana kebutuhan bahan baku kapas, yaitu
dengan melakukan penawaran harga langsung dengan supplier melalui
telepon. Setelah mencapai kesepakatan, maka sekertaris team membuat
rekapitulasi hasil negosiasi. Selain itu team pembelian serat juga
membuat kontrak pembelian; lembar ke-1 sebagai arsip untuk team
pembelian serat, lembar ke-2 diserahkan pada Bagian Keuangan
sebagai pengajuan pembayaran, lembar ke-3 diserahkan ada Bagian
Gudang, dan lembar ke-4 diserahkan kepada Bagian Logistik.
c. Bagian Logistik
Dalam prosedur ini Bagian Logistik menerima lembar ke-4 dari kontrak
pembelian yang kemudian diteruskan kepada Bagian Administrasi
Logistik sebagai dasar pembuatan laporan penerimaan barang. Selain
itu, Bagian Logistik juga menginstruksikan ke Bagian Gudang untuk
melakukan pembongkaran ketika barang sudah diterima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
34
d. Bagian Gudang
Pada prosedur ini, Bagian Gudang Logistik menerima lembar ke-3 dari
kontrak pembelian dan menerima instruksi dari Bagian Logistik.
Bagian Gudang langsung melakukan pembongkaran barang dan
mencocokkan dengan spesifikasi barang yang tertera pada kontrak
pembelian. Apabila barang sesuai, maka bagian gudang akan membuat
tanda terima barang rangkap 4. tanda terima barang lembar ke-1, 2, 3
bersama dengan surat jalan dan nota dikirim ke Bagian Administrsi.
Tanda terima barang ke-4 dikirim ke bagian produksi.
e. Bagian Administrasi Logistik
Pada prosedur ini Bagian Administrasi Logistik menerima tanda terima
barang lembar ke-1, 2, 3, surat jalan, dan nota dari Bagian Gudang
sebagai dasar pembuatan laporan penerimaan barang. Tanda terima
barang lembar ke-1 dan 3 beserta surat jalan, nota, dan laporan
penerimaan barang dikirim ke Bagian Akuntansi dan Keuangan sebagai
dasar pengajuan pembayaran sesuai dengan kesepakatan yang telah
disetujui dengan pihak supplier. Tanda Terima Barang lembar ke-2
disimpan sebagai arsip oleh Bagian Administrasi.
f. Bagian Akuntansi dan Keuangan
Pada prosedur ini, ketika seluruh dokomen pembelian sudah diterima
dari pemasok, maka Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran
uang muka sebesar yang telah disepakati oleh kedua belah pihak,
kemudian bagian pencatatan jumlah sediaan barang sudah diterima dan
diperiksa oleh Bagian Penerimaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
35
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Pembelian Bahan Baku
Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah:
a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang terdiri atas Bagian Penerimaan Barang yang bertugas
menerima bahan barang beserta dokumen pendukung yang
menyertainya dan membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen
tersebut. Setelah itu bagian gudang membuat tanda terima barang
sebagai bukti bahwa barang tersebut telah diterima bagian gudang
logistik. Setelah itu tanda terima barang tersebut diserahkan kepada
bagian pembelian untuk dicocokkan dengan surat pesanan pembelian
dan Bagian Administrasi untuk pengecekan pesanan dan konfirmasi
kedatangan barang. Kemudian fungsi lain dari gudang adalah
melakukan pemeriksaan terhadap stock persediaan bahan. Pemeriksaan
ini dilakukan apabila bagian produksi meminta barang kepada bagian
pembelian. Selain fungsi di atas, fungsi gudang juga merupakan fungsi
penyimpanan bahan baku kapas.
b. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian ini dilaksanakan oleh bagian logistik. tugas dari
fungsi ini adalah melakukan koordinasi dengan bagian produksi tentang
kebutuhan bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Setelah itu mencari
supplier yang menjual bahan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Kemudian melakukan konfirmasi jadi atau tidaknya pembelian bahan
kepada bagian produksi dan bagian gudang. Apabila bahan tersebut jadi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
36
dibeli maka selanjutnya melakukan pembelian dengan membuat surat
pesanan pembelian.
c. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan ini dirangkap oleh Bagian Gudang Logistik yang
juga sebagai fungsi penyimpanan. Bagian ini bertanggung jawab dalam
menerima barang beserta dokumen pendukung yang menyertainya dan
membubuhkan stempel tanda terima pada dokumen tersebut mengecek
kecocokan barang yang dipesan dengan yang diantar oleh supplier.
d. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi ini bertanggung jawab dalam melakukan pencatatan
proses pembelian berupa pencatatan utang dan utang yang sudah
dilunasi. Selain itu, fungsi akuntansi juga bertugas dalam pembuatan
kartu utang dan kartu persediaan serta membuat bukti pengeluaran dan
menerima bukti yang belum dibayar terhadap utang.
3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Bahan Baku Kapas
pada PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Rencana Kebutuhan Bahan Baku Kapas
Dokumen yang berisi tentang kuantitas kapas yang dibutuhkan dan
disertai dengan spesifikasi material yang kemudian diajukan kepada
team serat PT Kusumahadi Santosa.
b. Rekapitulasi Hasil Negosiasi Pembelian Serat
Dokumen yang berisi negosiasi pembelian serat yang berisi tentang
tanggal dilakuka negosiasi dan berbagai spesifikasi serat.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
37
c. Kontrak Pembelian
Dokumen yang merupakan alat yang digunakan dalam meaksanakan
transaksi pembelian kepada supplier yang ditandatangani oleh ketua
team serat.
d. Permintaan Pembelian Barang
Permintaan pembelian barang berisi tentang dokumen yang ditujukan
kepada Bagian Logistik tentang permintaan kebutuhan pada periode
mendatang yang akan dibeli kepada supplier berdasarkan surat
kebutuhan bulanan yang dibuat oleh Bagian Produksi. Di dalamnya
berisi spesifikasi bahan baku berdasarkan jumlah, kualitas, dan jenis.
e. Surat Penawaran Harga
Surat penawaran harga berisi surat yang dibuat oleh Bagian Logistik
tentang permintaan penawaran harga barang yang ditujukan kepada
beberapa supplier, dan menyangkut pembelian dalam jumlah yang
besar.
f. Surat Balasan Penawaran Harga
Surat balasan penawaran harga berisi tentang jawaban dari surat
penawaran harga yang dibuat bagian logistik. Masing-masing supplier
bisa mengajukan 2 macam balasan, yang pertama setuju dengan surat
penawaran harga yang dibuat Bagian Logistik, yang kedua mengajukan
penawaran harga mengenai jenis harga barang yang diminta Bagian
Logistik.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
38
g. Surat Pengajuan Perubahan Harga
Surat Pengajuan Perubahan Harga berisi surat yang dibuat oleh Bagian
Logistik kepada Bagian Produksi, tentang perubahan harga yang
diajukan supplier yang telah dipilih Bagian Logistik. Surat ini dibuat
berdasakan surat balasan penawaran harga. Selain itu isinya berupa
kenaikan harga barang yang diminta dan pengajuan barang pengganti.
h. Surat Pesanan Pembelian
Surat pesanan pembelian adalah surat yang digunakan untuk
melakukan pesanan pembelian barang pada supplier yang telah
disetujui Bagian Produksi.
i. Surat Jalan
Surat jalan adalah surat yang berisi nomor polisi kendaraan yang
mengangkut persediaan barang berdasarkan persetujuan pembelian.
j. Nota
Nota adalah dokumen yang dibuat supplier berupa tagihan yang berisi
jenis barang, kuatitas barang, harga barang yang telah menjadi
kewajiban perusahaan.
k. Tanda Terima Barang
Tanda terima barang adalah dokumen yang dibuat oleh bagian gudang
guna untuk dilaporkan kepada Bagian Administrasi berisikan
keterangan bahwa barang yang tercantum pada pesanan pembelian
sudah diterima.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
39
l. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang adalah dokumen yang dibuat oleh Bagian
Administrasi berisi tentang laporan barang yang sudah diterima sebagai
tindak lanjut dari tanda terima barang untuk diserakan ke Bagian
Akuntansi.
m. Bukti Pengeluaran
Bukti pengeluaran adalah bukti yang dibuat oleh bagian akuntansi yang
berisikan nominal pembayaran barang yang telah dilakukan Bagian
Logistik.
4. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Pembelian Bahan Baku
Kapas pada PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut:
a. Catatan Persediaan Bahan Baku
Catatan ini berisi saldo persediaan bahan baku pada bagian logistik
gudang berupa catatan yang tertulis dalam white board
b. Kartu Buku Besar Utang
Catatan ini berfungsi untuk mengontrol akun utang berisi tentang rincian
atas saldo utang.
c. Kartu Utang
Catatan ini berisi jumlah saldo utang perusahaan sebagai dasar
pembuatan kartu buku besar utang.
d. Buku Jurnal pembelian
Catatan ini berfungsi untuk memuat transaksi pembelian kredit
berdasarkan urutan tanggal yang terjadi selama periode akuntansi.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
40
e. Kartu Persediaan
Catatan ini berisi tentang jumlah saldo persediaan sebagai dasar
pembuatan kartu buku besar persediaan bahan baku kapas.
f. Kartu Buku Besar Persediaan Bahan Baku Kapas
Catatan ini berfungsi untuk mengontrol akun persediaan bahan baku
kapas. Berisi tentang rincian atas saldo persediaan bahan baku kapas.
g. Kartu Stock Bahan
Kartu ini berisi mengenai jumlah persediaan bahan baku kapas yang
masih tersisa dan biasanya ditempelkan pada persediaan bahan baku
kapas tersebut.
5. Prosedur Pembelian Bahan Baku Kapas yang Dilakukan pada PT
Kusumahadi Santosa
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
41
Gambar 2. 1
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Bagian Produksi
Keterangan: RKKB : Rencana Kebutuhan Bahan Baku RHN : Rekapitulasi Hasil Kontrak
Mulai
Membuat RKKB
1
2
3
RHN
T
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
42
Gambar 2. 2
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Team Pembeli Serat
Keterangan: RHN: Rekapitulasi Hasil Negoisasi KP : Kontrak Pembelian
1
Negosiasi dengan supplier
3 2
1
RHN
Membuat Kontrak
Pembelian T
2
4 3
2
1
KP
3
T
4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
43
Gambar 2. 3
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Bagian Logistik
Keterangan: RHN : Rekapitulasi Hasil Negosiasi KP : Kontrak Pembelian
2 3
2
RHN
4
KP
Meneruskan informasi ke Bagian Gudang dan
Administrasi
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
44
Gambar 2. 4
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Bagian Gudang Logistik
Keterangan: KP : Kontrak Pembelian SJ : Surat Jalan TTB : Tanda Terima Barang Ke bagian produksi
Nota
Nota
3
3
KP
Menerima barang dari supplier beserta dokumen
pendukung
SJ
3
KP
Barang diperiksa dan distempel
Membuat TTB
SJ
KP 3
4
3
2
1
TTB
4
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
45
Gambar 2. 5
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Bagian Administrasi
Keterangan: TTB : Tanda Terima barang KP : Kontrak Pembelian SJ : Surat Jalan LPB : Laporan Penerimaan Barang
4
Nota
SJ
KP 2
3
2
1
LPB
Membuat LPB
Nota
SJ
KP 2
3
2
TTB 1 LPB
T
5
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
46
Gambar 2. 6
Flowchart Pembelian Bahan Baku Kapas
Bagian Akuntansi dan Keuangan
Keterangan: LPB : Laporan Penerimaan Barang TTB : Tanda Terima Barang SJ : Surat Jalan SPP : Surat Pesanan Pembelian KBBU : Kartu Buku Besar Utang BP : Bukti Pengeluaran KBBP : Kartu Buku Besar Persediaan KP : Kontrak Pembelian
Nota
SJ
KP 2
3
TTB 1
LPB
BP
T
Kartu Utang
5
Nota
SJ
KP 2
3
TTB 1
LPB
KBBU
Memasukkan pada kartu
utang
Melakukan pembayaran
Sesudah JT
Sebelum JT Input Data
Jurnal Pengeluaran Kas
Memasukkan pada buku besar
KBBP
Memasukkan pada kartu persediaan
Kartu Persediaan
Selesai
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
47
Berikut ini adalah gambaran mengenai sistem pengendalian intern pembelian
bahan baku kapas yang terdapat pada PT Kusumahadi Santosa.
Tabel II. 1
Kertas Kerja Penilaian Kekuatan/ Kelemahan Sistem Pengendalian Intern Pembeliaan Bahan Baku Kapas PT Kusumahadi Santosa
Tahap Transaksi
Fungsi/ bagian Formulir/ Dokumen
Aktifitas pengendalian intern
Kekuatan sistem pengendalian intern
Permintaan pembelian barang Penawaran harga dan pembuatan surat order pembelian Penerimaan barang Penyimpanan barang
Bagian produksi mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada.
Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian Dilakukan oleh Team Pembelian Serat. Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kualitas barang yang diterima dari pemasok. Fungsi ini dirangkap oleh Bagian Gudang. Fungsi penyimpanan barang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Fungsi ini dirangkap oleh Bagian Gudang.
Rencana kebutuhan bahan baku kapas Rekapituasi Hasil Negosasi dan Kontrak Pembelian Tanda Terima Barang Laporan penerimaan Barang
Otorisasi khusus dari Kepala Divisi Produksi. Setiap pembelian yang dilakukan harus berdasarkan Surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi. Setiap penerimaan barang yang dlakukan harus terdapat Surat Order Pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan melakukan cek fisik terhadap barang yang diterima dan disesuaikan dengan Surat Order Pembelian. Setiap kali terjadinya penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi penyimpanan, harus didokumentasikan ke dalam Laporan Penerimaan Barang.
Sudah terdapat otorisasi khusus dalan permintaan pembelian bahan baku, sehingga dapat mengurangi resiko terjadinya kecurangan. Pembelian hanya dilakukan berdasarkan surat Permintaan Pembelian yang sudah di otorisasi sehingga mengurangi kemungkinan kecurangan. Dengan adanya surat order pembelian, dapat mengurangi resiko kesalahan dalam pengecekan megenai jenis, kuantitas dan mutu barang yang dibeli. Fungsi penerimaan dan Fungsi Penyimpanan dirangkap oleh bagian Gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah pencatatan dan kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
48
BAB III
TEMUAN
Berdasarkan analisis data dan penilaian kelebihan/ kekurangan sistem
pengendalian intern pada sistem pembelian bahan baku kapas PT Kusumahadi
Santosa, penulis dapat menyimpulkan beberapa kelebihan dan kelemahan yang
terdapat pada sistem pembelian tersebut, antara lain adalah:
A. Kelebihan
Sistem pengendalian intern yang dilakukan perusahaan sudah cukup
baik, hal ini terlihat pada beberapa sistem yang diterapkan perusahaan seperti
sudah ada sistem otorisasi umum dan otorisasi khusus yang dilakukan oleh
pihak-pihak yang terkait.
1. Adanya pemisahan fungsi dalam sistem pembelian yaitu fungsi
operasional, fungsi penyimpanan, dan fungsi pencatatan telah dipisahkan
secara jelas.
2. Perusahaan telah menggunakan formulir/ dokumen bernomor urut
tercetak dan pemakaianya bisa dipertanggungjawabkan oleh yang
berwenang, sehingga dapat mempermudah pertanggungjawaban setiap
transaksi dan mewujudkan praktik sehat.
3. Terdapat catatan akuntansi yang memadai yaitu laporan harian
penerimaan atau pengeluaran barang yang mempermudah Bagian
Akuntansi memperoleh informasi tentang saldo persediaan, kartu
persediaan yan mempermudah perusahaan untuk mengetahui informasi
48
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
49
tentang mutasi persediaan dan kartu utang yang mempermudah
perusahaan untuk mengetahui informasi tentang mutasi utang.
4. Perusahaan melakukan pemeriksaan mendadak tanpa pemberitahuan
terlebih dahulu terhadap pihak yang diperiksa dan pemeriksaan ini
dilakukan dengan jadwal yang tidak teratur, hal ini dapat mendorong
karyawan untuk tidak melakukan kecurangan.
B. Kelemahan
1. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan dirangkap oleh bagian yang
sama yaitu Bagian Gudang, hal ini dapat mengakibatkan salah
pencatatan, kurang terjaminnya ketelitian catatan penerimaan, dan
adanya kecurangan dari Bagian Gudang tentang keberadaan barang,
selain itu Bagian Akuntansi dan Bagian Keuangan menjadi satu. Hal ini
kurang baik karena fungsi operasional (pembayaran) dan fungsi
pencatatan harus terpisah untuk menghindari penyelewengan oleh pihak
yang tidak bertanggung jawab dan merugikan perusahaan.
2. Bagian Produksi melakukan permintaan pembelian yang seharusnya
dilakukan oleh Bagian Gudang. Hal ini kurang baik karena dalam kasus
ini yang mengetahui jumlah persediaan bahan baku adalah Bagian
Gudang.
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
50
BAB IV
PENUTUP
A. SIMPULAN
Sistem akuntansi pembelian bahan baku kapas pada PT Kusumahadi
Santosa terdiri atas:
1. Fungsi yang Terkait yaitu:
a. Fungsi gudang
b. Fungsi pembelian
c. Fungsi penerimaan barang
d. Fungsi akuntansi
2. Dokumen yang Digunakan
a. Surat permintaan pembelian
b. Surat permintaan otorisasi investasi
c. Surat permintaan otorisasi reparasi
d. Surat permintaan penawaran harga
e. Surat order pembelian
f. Laporan penerimaan barang
g. Surat perubahan order
h. Faktur dari pemasok
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan
a. Catatan persediaan bahan baku
b. Jurnal pembelian
c. Buku pembantu utang
d. Buku pembantu persediaan
50
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
51
4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
a. Prosedur permintaan pembelian
b. Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok
c. Prosedur order pembelian
d. Prosedur penerimaan barang
e. Prosedur pencatatan utang
f. Prosedur distribusi pembelian
Dari hasil pengamatan pada sistem pembelian bahan baku kapas pada PT
Kusumahadi Sentosa secara keseluruhan baik, namun ditemukan beberapa
kelemahan yaitu pada bagian gudang terdapat fungsi ganda sebagai
penerimaan dan penyimpanan, Bagian Produksi melakukan permintaan
pembelian yang seharusnya dilakukan bagian gudang, bagian keuangan dan
bagian akuntansi menjadi satu.
B. SARAN
Setelah menyimpulkan sistem pengendalian intern pembelian bahan baku
cotton pada PT Kusumahadi Santosa dan beberapa kekurangan dan kelebihan
pada sistem tersebut, penulis dapat memberikan beberapa saran untuk
mengatasi beberapa kekurangan tersebut:
3. Fungsi penerimaan dan fungsi penyimpanan tidak dirangkap oleh Bagian
Gudang saja akan tetapi mutlak dipisahkan menjadi dua fungsi yaitu Bagian
Penerimaaan Barang dan Bagian Gudang yang berfungsi sebagai
penyimpanan barang, selain itu pada Bagian Keuangan dan Akuntansi perlu
perpustakaan.uns.ac.id digilib.uns.ac.id
commit to user
52
dilakukan pemisahan fungsi operasional (pembayaran) dan fungsi
pencatatan. Supaya tidak terjadi salah pencatatan, kurang terjaminnya
ketelitian catatan penerimaan, dan adanya kecurangan dari bagian gudang
tentang keberadaan barang, yang dapat merugikan bagi perusahaan.
4. Sebaiknya yang melakukan permintaan pembelian adalah Bagian Gudang
dengan rekomendasi dari Bagian Produksi mengenai jumlah kebutuhan
bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi periode yang akan