EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri Yogyakarta S K R I P S I Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi Oleh: ARIS SUPRIYONO NIM: 002114058 PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2007
190
Embed
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN …repository.usd.ac.id/13328/2/002114058_Full.pdf · 2017-12-12 · AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM OF ... Siklus penelitian
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri Yogyakarta
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
ARIS SUPRIYONO
NIM: 002114058
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2007
i
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri Yogyakarta
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat
Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
ARIS SUPRIYONO
NIM: 002114058
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2007
ii
iii
iv
“ Allah tidak akan mencobai kamu melampaui kekuatanmu.
Pada waktu kamu dicobai, Ia akan memberikan kepadamu
jalan keluarnya, sehingga kamu dapat menanggungnya”
( 1 Korintus 14 : 13 )
Skripsi ini kupersembahkan kepada:
☼ Yesus Kristus Sang Juru Selamatku
☼ Bunda Maria Pelindung Hidupku
☼ Ayah Ibu tercinta yang dengan segala
kasih dan bimbingannya kepadaku
v
vi
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Kasih atas berkat dan karunia-
Nya selama penulisan skripsi ini, sehingga skripsi ini dapat diselesaikan dengan
baik.
Penulisan skripsi dengan judul “Evaluasi Sistem Pengendalian Intern
Penggajian Dan Pengupahan” studi kasus pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri, disusun guna melengkapi syarat dalam memperoleh gelar Sarjana
Ekonomi dari Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.
Penulis menyadari bahwa tanpa bantuan dari berbagai pihak, skripsi ini
tidak akan terselesaikan. Pada kesempatan ini, penulis ingin menyampaikna rasa
terimakasih kepada:
1." Drs. Alex Kahu Lantum, M.S., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sanata Dharma.
2." Ir. Drs. Hansiadi YH, M.Si., Akt, selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas
Ekonomi Universitas Sanata Dharma dan Dosen Pembimbing II yang telah
dengan sabar membimbing serta memberi masukan dan saran bagi penulisan
skripsi ini.
3." M. Trisnawati R.,SE, M.Si., Akt, selaku Dosen Pembimbing I, terimakasih
atas kesabaran dalam membimbing, memberi masukan ilmu, dan dorongan
semangat dalam penyelesaian skripsi ini.
4." Seluruh dosen Jurusan Akuntansi Universitas Sanata Dharma, terimakasih atas
semua ilmu yang sangat berguna bagi penulisan skripsi dan dapat menjadi
bekal untuk meraih cita-cita.
5." Alexandra Rani Radityawati dan keluarga, terimakasih atas dukungan serta
doa yang tiada hentinya.
6." Mbak Niken, terimakasih atas pinjaman komputernya yang sangat membantu
dalam penulisan skripsi ini.
7." Mas Sunu dan Mbak Emi, yang sudah banyak memberi bantuan baik secara
moril maupun materiil dan informasi yang berguna dalam penulisan skripsi
ini.
vii
8." Mas Agus, selaku HRD di PT YPTI, terimakasih atas semua informasi dan
data-data selama penelitian, kesabarannya dalam membimbing.
9." Teman-teman Akt’00: Boni, Aris “gethuk”, Antox, Igo, Agung Solo, Agung
Muntilan, Hendro, Plenggong, terimakasih atas dorongannya sehingga skripsi
ini dapat selesai.
10."Untuk semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang telah
memberikan bantuan moril dan materiil bagi penulisan skripsi.
Semoga Tuhan Yang Maha Kasih membalas kebaikan tersebut masa
mendatang dengan penuh kelimpahan. Penulis berharap agar skripsi ini
bermanfaat bagi pembaca sekalian dan dapat juga sebagai bahan bacaan untuk
penelitian selanjutnya.
Akhir kata penulis terbuka atas semua kritik dan saran yang nantinya dapat
semakin memperkaya dan menyempurnakan karya ini.
Yogyakarta,
(Aris Supriyono)
viii
DAFTAR ISI
Halaman
HALAMAN JUDUL ………………………………………………..….….. i
HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ……………………………... ii
HALAMAN PENGESAHAN ………………………………………….…. iii
HALAMAN PERSEMBAHAN …………………………………………... iv
HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ……...……...… v
HALAMAN KATA PENGANTAR …………………………..……… …... vi
HALAMAN DAFTAR ISI …………………………………………………. viii
HALAMAN DAFTAR TABEL …………………………………………...… x
HALAMAN DAFTAR GAMBAR …………...…………………………...… xii
ABSTRAK …………………………………………...………………...…… xiii
ABSTRACT ………………………………………………...…………….… xiv
BAB I PENDAHULUAN ………………………………………………...1
A." Latar Belakang Masalah ……………………………………… 1
B." Perumusan Masalah ……………………………………...…… 3
C." Tujuan Penelitian …………………………………………..... 3
D." Manfaat Penelitian ……………………………………..……. 3
E." Sistematika Penulisan …………………………………….…. 4
BAB II LANDASAN TEORI ………...…………………………….….. 6
A." Sistem Akuntansi …………………………………………... 6
B." Sistem Pengendalian Intern ………………………………… 8
C." Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ….……….. 15
D." Pengujian Kepatuhan ……………………………………... 28
BAB III METODE PENELITIAN ……………………………...……... 44
A." Jenis Penelitian ……………………………………………. 44
B." Tempat dan Waktu Penelitian …………………………….. 44
C." Subyek dan Obyek Penelitian …………………………….. 44
D." Data yang Dicari ………………………………………….. 45
ix
E." Teknik Pengumpulan Data ……………………………...... 46
F." Teknik Analisis Data ………………………………….….. 47
BAB IV TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN …………………......... 50
A." Sejarah Perusahaan …………………………………....…... 50
B." Struktur Organisasi Perusahaan …………………………... 51
C." Tinjauan Sekilas Perusahaan …………...………………… 58
D." Uraian Proses Produksi ……………...…………………… 73
BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ……….…………. 80
A." Hasil Temuan Lapangan ………………………………….. 80
B." Analisis Data …………………………………………...... 111
BABVI PENUTUP ………………….……………………………….. 141
A." Kesimpulan ……………………………………………… 141
B." Saran. …………………………………………………….. 142
C." Keterbatasan Penelitian ………………………………….. 142
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 1: Pembagian Jam Kerja di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………….………………………… 65
Tabel 2: Jadwal Kerja Lembur di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………………………..…………... 65
Tabel 3: Pengembangan Sumber Daya PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri …………………..……………. 67
Tabel 4: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi
penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri …………………………………………...… 113
Tabel 5: Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan
pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri ……………...………….…. 118
Tabel 6: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik
yang sehat pada sistem akuntansi penggajian pada
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………… 122
Tabel 7: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai
kompetensi karyawan pada sistem akuntansi
penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………………………………...… 125
Tabel 8: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi
pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ……………………………….………… 129
xi
Tabel 9: Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem
otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem
akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri ……………………….…… 133
Tabel 10: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik
yang sehat pada sistem akuntansi pengupahan pada
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ………… 137
Tabel 11: Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai
kompetensi karyawan pada sistem akuntansi
pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri ………………………………………...… 139
xii
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar I: Sistem Penggajian ……………...………………………. 37
Gambar II: Sistem Pengupahan ………………...…………………... 41
Gambar III: Proses Produksi PT Yogya PresisiTeknikatama
Industri ……………………………..……………. 79
Gambar IV: Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang
Gaji Disediakan Oleh Top Manajer Atau Bagian
Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri …………………………….……….…... 89
Gambar V: Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang
Gaji Disediakan Oleh Bagian Administrasi
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri …….…... 93
Gambar VI: Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang
Upah Disediakan Oleh Top Manajer Atau Bagian
Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri …………………………………………... 105
Gambar VII: Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang
Upah Disediakan Oleh Bagian Administrasi
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri ……….... 109
xiii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM PENGENDALIAN INTERN
PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN Studi Kasus Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
ARIS SUPRIYONO
NIM: 002114058
Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta
2007
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengevaluasi sistem pengendalian
intern penggajian dan pengupahan. Jenis penelitian ini adalah studi kasus pada PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri Yogyakarta. Tehnik pengumpulan data
berupa wawancara, kuesioner, observasi, dan dokumentasi.
Tehnik analisa data dilakukan dengan: 1) mendeskripsikan sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan yang dipraktikkan oleh perusahaan,
kemudian membandingkannya dengan teori yang mendasari, 2) untuk mengetahui
efektivitas pengendalian intern sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
perusahaan, dilakukan pengujian kepatuhan menggunakan alat bantu statistik
berupa fixed-sample-size attribute sampling, dengan teknik pengambilan sampel
secara acak.
Berdasarkan hasil analisa data, diketahui bahwa: 1) sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan perusahaan sudah baik, 2) pengendalian intern sistem
akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan sudah efektif, karena
AUPL<DUPL.
xiv
ABSTRACT
AN EVALUATION OF INTERNAL CONTROL SYSTEM OF
SALARY AND WAGE A Case Study at PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
ARIS SUPRIYONO
NIM: 002114058
Sanata Dharma University
Yogyakarta
2007
The purpose of research was to evaluate the salary and wages accounting
control system. This research was a case study at PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri. The data ware obtained by interview, questionnaire, observation, and
documentation.
The data analysis method were: 1) describing the company’s salary and
wages accounting system, then comparing it with the existing theory, 2)
conducting compliance test to find out the effectiveness of the internal control of
salary and wages accounting system using instrument of statistical fixed-sample-
size attribute sampling. The samples were taken randomly.
The result of this research and data analysis indicated that: 1) the salary
and wages accounting system was well practiced, and 2) the internal control of the
salary and wages accounting system was already effective, because of
AUPL<DUPL.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A."Latar Belakang Masalah
Perkembangan dalam bidang perekonomian Indonesia akhir-akhir ini
menyebabkan peran akuntansi semakin meningkat. Perkembangan dalam
bidang-bidang tersebut menuntut adanya akuntansi yang dapat memberikan
informasi keuangan yang dibutuhkan berbagai pihak dalam mengambil
keputusan-keputusan ekonomi. Pihak-pihak diluar perusahaan yang
membutuhkan informasi itu antara lain kreditur, calon investor, dan kantor
pajak. Disamping itu, pihak intern, yaitu manajemen, juga memerlukan
informasi keuangan untuk mengetahui, mengawasi, dan mengambil
keputusan-keputusan untuk menjalankan perusahaan.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi pihak ekstern maupun
intern perusahaan, maka perlu disusun suatu sistem akuntansi. Sistem
Akuntansi adalah organisasi formulir (dokumen), catatan dan laporan yang
terkoordinir untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan
manajemen (Mulyadi, 1993: 31).
Informasi yang termuat dalam laporan keuangan tersebut harus dapat
dipercaya. Salah satu faktor yang menentukan dapat dipercaya tidaknya
laporan keuangan yang dihasilkan oleh perusahaan adalah struktur
pengendalian intern yang terdapat dalam perusahaan tersebut (Mulyadi,1993:
2
51). Semakin efektif struktur pengendalian intern yang berlaku, maka laporan
keuangan yang dihasilkan semakin dapat dipercaya, tepat waktu, dan jelas.
Sistem pengendalian intern memang bukan dimaksudkan untuk
menghilangkan semua kemungkinan terjadinya kesalahan atau
penyelewengan, tetapi sistem pengendalian intern yang kuat akan dapat
menekan terjadinya kesalahan dan penyelewengan dalam batas-batas yang
layak, dan kalaupun kesalahan dan penyelewengan terjadi, hal ini dapat
diketahui dan diatasi dengan cepat. Sistem pengendalian intern harus
dievaluasi terus menerus untuk mengetahui apakah struktur tersebut berjalan
dengan semestinya dan dimodifikasi seperlunya sesuai dengan perubahan
keadaan.
Siklus penelitian adalah prosedur-prosedur yang harus dipatuhi dalam
menganalisis data dan catatan, sehingga dapat menghasilkan informasi dalam
periode tertentu. Disebut siklus penelitian, karena prosedur tersebut dilakukan
dan terjadi berulang-ulang melalui proses yang sama (Winwin, 2006: 89).
Siklus penelitian terhadap pengujian efektifitas struktur pengendalian
intern dari sistem personalia dan penggajian ini penting karena (Arens, 1986:
153):
1." Gaji, upah, pajak gaji dan upah dan biaya-biaya personalia lainnya
merupakan biaya utama hampir disemua perusahaan.
2." Tenaga kerja sangat penting dalam penilaian persediaan untuk perusahaan
manufaktur dan kontruksi, sehingga klasifikasi dan alokasi yang tidak
semestinya akan menyebabkan mistake income yang material.
3
3." Upah dan gaji merupakan bidang dimana kadang-kadang jumlah besar
sumber dana perusahaan diboroskan karena inefisiensi.
B."Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat dirumuskan suatu
masalah, yaitu:
1." Apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri sudah baik ?
2." Apakah sistem pengendalian intern terhadap sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri sudah
efektif ?
C."Tujuan Penelitian
1." Untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri sudah baik.
2." Untuk mengetahui apakah pelaksanaan sistem pengendalian intern
terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan pada PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri sudah efektif.
4
D."Manfaat Penelitian
1." Bagi perusahaan.
Penelitian ini diharapkan dapat menambah masukan bagi perusahaan,
khususnya auditor intern guna menilai efektifitas sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan yang berlaku.
2." Bagi Universitas Sanata Dharma.
Hasil penelitian ini digunakan untuk menambah kepustakaan dan dapat
memberikan masukan di bidang sistem pengendalian intern.
3." Bagi penulis.
Menerapkan teori-teori yang diperoleh dari bangku kuliah dalam praktik
sesungguhnya, khususnya mengenai sistem pengendalian intern terhadap
penggajian dan pengupahan.
E."Sistematika Penulisan
Bab I Pendahuluan
Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang masalah, perumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika
penulisan.
Bab II Landasan Teori
Dalam bab ini diuraikan teori-teori yang digunakan untuk
menganalisis data yang terdiri dari sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan, serta sistem pengendalian intern perusahaan.
5
Bab III Metoda Penelitian
Dalam bab ini diuraikan mengenai jenis penelitian, tempat dan waktu
penelitian, subyek dan obyek penelitian, data yang dicari, teknik
pengumpulan data, dan teknik analisis data.
Bab IV Gambaran Umum Perusahaan
Dalam bab ini diuraikan secara singkat tentang sejarah perusahaan
dan keadaan perusahaan pada saat penelitian dilakukan.
Bab V Analisis Data dan Pembahasan
Dalam bab ini diuraikan tentang analisis data sistem akuntansi
penggajian dan pengupahan perusahaan untuk mengetahui apakah
sistem akuntansi penggajian dan pengupahan perusahaan sudah
baik. Pada bab ini juga dilakukan pengujian kepatuhan untuk
mengetahui efektifitas sistem akuntansi penggajian dan pengupahan
perusahaan.
Bab VI Penutup
Dalam bab ini berisi kesimpulan, saran-saran, dan keterbatasan
penelitian.
6
BAB II
LANDASAN TEORI
A."Sistem Akuntansi
1." Pengertian Sistem.
Suatu sistem adalah suatu susunan atau gabungan dari berbagai
konsep, bagian, kegiatan, dan orang-orang yang berhubungan atau saling
mendukung untuk mencapai berbagai tujuan dan sasaran. Suatu sistem
dapat pula merupakan sekelompok unsur yang erat berhubungan antara
satu dengan yang lainnya yang bersama-sama untuk mencapai tujuan
tertentu.(Mulyadi, 1993: 2)
2." Pengertian Sistem Akuntansi.
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan,dan laporan yang
dikoordinasi sedemikian rupa sehingga dapat menyediakan informasi
keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 1993: 3). Sedangkan pengertian sistem
akuntansi menurut Drs. R. Soemita A. K dalam bukunya yang berjudul
“Sistem-Sistem Akuntansi” adalah suatu organisasi dari formulir-formulir,
catatan-catatan, dan laporan-laporan yang erat dikoordinasi untuk
memberikan fasilitas kepada pemimpin perusahaan melalui penetapkan
informasi-informasi dasar yang dibutuhkan (Mulyadi, 1993: 3).
7
Informasi-informasi yang harus diperoleh pimpinan perusahaan
meliputi (Mulyadi, 1993:4):
1." Jumlah laba yang diperoleh dalam suatu periode tertentu.
2." Jumlah aktiva-aktiva, utang-utang dan kekayaan bersih dari suatu
perusahaan setiap waktu.
3." Beberapa informasi pelengkap yang terperinci, misalnya:
a." Jumlah hasil penjualan.
b." Jumlah piutang yang sudah dibayar oleh para pelanggan.
c." Jumlah saldo piutang-piutang kepada para pelanggan.
d." Jumlah pembelian-pembelian.
e." Jumlah saldo utang-utang kepada para kreditur, dan lain-lain.
4." Informasi-informasi yang harus disampaikan kepada instansi-instansi
pemerintah dan badan-badan lainnya, misalnya laporan-laporan keuangan
untuk keperluan penetapan pajak.
Sistem akuntansi harus menjamin juga pengamanan dari aktiva-aktiva
milik perusahaan. Dengan mengadakan pengendalian atau pemeriksaan
tertentu dalam sistem akuntansi, maka kecurangan-kecurangan dan kesalahan-
kesalahan dapat dicegah atau dikurangi.
Berdasarkan definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem
akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar,
dan buku pembantu, serta laporan. Formulir merupakan dokumen yang
digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Jurnal merupakan catatan
akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan
8
meringkas data keuangan dan data lainnya. Buku besar (general ledger) terdiri
dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang
telah dicatat sebelumnya di dalam jurnal. Buku pembantu (subsidiary ledger)
terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang
tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Hasil akhir proses
akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi
laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi,
laporan harga pokok penjualan, dan lain-lain.
Penyusunan suatu sistem akuntansi mempunyai dua pengertian, yaitu:
1." Penciptaan suatu sistem formulir-formulir, jurnal-jurnal, buku-buku besar
dan daftar-daftar keuangan untuk suatu perusahaan yang masih baru, yang
belum pernah menggunakan suatu sistem akuntansi sebelumnya.
2." Penyusunan kembali atau revisi dari sistem akuntansi yang sudah
digunakan oleh suatu perusahaan, akan tetapi dianggap tidak memuaskan,
oleh karena tidak dapat memberikan informasi yang dibutuhkan, atau
membutuhkan waktu yang lama untuk dapat memberikan suatu informasi
atau sistem yang dipakai sekarang memakan biaya yang tidak sedikit.
Biasanya, revisi semacam itu tidak dilakukan secara menyeluruh, akan
tetapi beberapa fase dari sistem akuntansi yang sekarang dipakai di revisi
dari waktu ke waktu untuk memperbaiki pekerjaan dari bagian akuntansi.
9
B."Sistem Pengendalian Intern
1." Pengertian Sistem Pengendalian Intern.
Pengertian sistem pengendalian intern mempunyai arti luas dan arti
sempit (Munawir, 1995: 228-229). Pengendalian intern dalam arti sempit
diartikan sama dengan “internal check”, yaitu suatu sistem dan prosedur
yang secara otomatis dapat saling memeriksa. Dalam arti luas,
pengendalian intern meliputi rencana organisasi serta semua cara dan
ketentuan-ketentuan yang dikoordinasi, yang digunakan di dalam
perusahaan untuk melindungi harta milik perusahaan, memeriksa
ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi di dalam
operasi dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan perusahaan yang telah
ditetapkan.(Munawir, 1984: 72)
Pengertian sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi
semua metode dan ketentuan-ketentuan yang terkoordinasi yang dianut
dalam perusahaan untuk melindungi harta kekayaan, memeriksa ketelitian
dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya, meningkatkan efisiensi
usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan perusahaan yang telah
ditetapkan.(Hartadi, 1992: 3)
Sistem pengendalian intern bertujuan untuk mencakup keandalan
pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hokum, peraturan yang berlaku
serta efektivitas efisiensi operasional. Sistem pengendalian intern
dikatakan baik apabila (Mulyadi, 1992: 68):
a." Dokumen yang dibuat manajemen untuk mencapai tujuan.
10
b." Prosedur, yaitu langkah-langkah tertentu yang harus dilaksanakan
dalam suatu kebijakan.
c." Tujuan organisasi, yaitu suatu hasil akhir dari seluruh kegiatan yang
dicapai perusahaan.
Dalam buku Accounting System Procedures and Method System,
perencanaan sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang
saling berhubungan disusun sesuai skema yang menyeluruh untuk
melaksanakan suatu kegiatan perusahaan, harus direncanakan dengan baik
sehingga dapat menjamin adanya informasi yang dipercaya. Juga di dalam
buku Internal Auditing, bahwa perencanaan sistem sangat diperlukan
untuk (Hartadi, 1991: 9):
a." Menghindari ketidakpastian (uncertainly).
b." Meningkatkan operasi secara ekonomi.
c." Memfokuskan pada tujuan-tujuan sistem.
d." Memberi suatu alat sebagai alat pengendali operasi.
Supaya sistem pengendalian intern mempunyai karakter yang baik,
ada hal-hal yang harus dimasukkan. Antara lain (Gillespie, 1981: 2):
a." Struktur organisasi yang mengandung pemisahan fungsi
pertanggungjawaban secara tepat.
Struktur organisasi yang tepat digunakan oleh suatu perusahaan belum
tentu tepat digunakan bagi perusahaan yang lain. Perbedaan struktur
organisasi diantara berbagai perusahaan disebabkan oleh berbagai hal
seperti jenis usaha, luas perusahaan, banyaknya cabang dan lain
11
sebagainya. Suatu organisasi yang digambarkan pada bagan secara
formal dapat lebih bermanfaat, karena dapat dilihat dengan jelas garis
wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian yang telah
menjadi ketetapan perusahaan. Salah satu dasar yang berguna dalam
penyusunan struktur organisasi perusahaan adalah pertimbangan
bahwa struktur organisasi yang disusun dapat menunjukkan garis
wewenang dan tanggung jawab. Hal ini diartikan jangan sampai
terjadi overlap fungsi masing-masing bagian (Baridwan, 1991: 8).
Dengan demikian struktur organisasi yang ada dalam suatu organisasi
hendaknya dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional,
penyimpanan dan pencatatan. Diharapkan dengan adanya pemisahan
fungsi tersebut akan terjadi saling kontrol diantara berbagai fungsi
tersebut. Disamping itu agar semua pihak merupakan bagian dalam
perusahaan mengenai wewenang dan tanggungjawabnya. Agar tidak
terjadi saling lempar tanggung jawab, maka harus dibuat pedoman
organisasi mengenai job description.
b." Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang cukup memberikan
kontrol yang baik terhadap harta, kewajiban, pendapatan dan biaya.
Dalam organisasi, setiap transaksi yang terjadi hendaknya selalu
berdasar pada otorisasi dari pihak yang memiliki wewenang dalam hal
tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang
mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya
setiap transaksi. Agar prosedur yang telah ditetapkan dapat dipahami
12
oleh karyawan perusahaan, biasanya dibutuhkan pedoman prosedur
yang menunjukkan arus dokumen, pekerjaan yang harus dilakukan
masing-masing bagian dan rekening-rekening yang digunakan untuk
mencatat transaksi-transaksi. Menurut AICPA yang dikutip oleh Zaki
Baridwan dalam buku Sistem Akuntansi, susunan rekening yang baik
harus dapat memenuhi hal-hal sebagai berikut (Baridwan, 1991: 9):
1." Membantu mempermudah penyusunan laporan-laporan keuangan
dan laporan-laporan lainnya dengan ekonomis.
2." Meliputi rekening-rekening yang diperlukan untuk
menggambarkan dengan baik dan teliti harta milik, hutang,
pendapatan, harga pokok dan biaya yang harus diperinci sehingga
memuaskan dan berguna bagi manajemen di dalam melakukan
pengawasan operasi perusahaan.
3." Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dibuat di
dalam setiap rekening.
4." Memberikan batasan sejelas-jelasnya antara pos-pos aktiva,
modal, dan persediaan dan biaya.
5." Membuat rekening-rekening kontrol yang diperlukan.
c." Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi dari setiap
bagian dalam organisasi.
Yang dimaksud praktik yang sehat adalah setiap pegawai dalam
perusahaan menjalankan tugasnya sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan. Disamping itu praktik yang sehat merupakan suatu cara
13
untuk menjamin integritas dan pelaksanaan pengendalian intern dalam
unsur yang pertama dan yang kedua di atas (Gillespie, 1981: 3).
Pemisahan fungsi dimaksudkan agar terjadi saling kontrol secara
otomatis antar fungsi tersebut. Namun jika manusia sebagai pelaksana
fungsi tidak konsekuen atau bahkan bekerjasama terhadap suatu
penyimpangan atau penyelewengan, maka pengendalian intern dapat
dikatakan masih lemah. Bila semua pegawai melaksanakan
pekerjaannya sesuai prosedur yang tidak asal kerja saja, maka
diharapkan bisa terdapat pengendalian intern yang cukup baik. Praktik
yang sehat ini berlaku pada setiap bagian dan setiap prosedur dalam
perusahaan, sehingga pekerjaan yang dilakukan oleh satu bagian
langsung dapat dicek oleh bagian lain, dengan tidak ada satu
bagianpun yang melaksanakan satu transaksi dari awal sampai akhir.
d." Tingkat kualitas pegawai yang setara dengan tanggungjawabnya
(kompetensi karyawan).
Mutu pegawai mempengaruhi sukses tidaknya suatu sistem, karena
dengan adanya tenaga-tenaga yang cakap untuk menjalankan tugas
sesuai dengan apa yang dituntut dalam prosedur dengan cara yang
ekonomis akan memperlancar jalannya sistem dengan baik. Pegawai
yang cakap mempunyai arti yang lebih daripada sekedar ketrampilan
atau keahlian, akan tetapi juga yang lebih penting adalah sikap mental,
perilaku, sikap terhadap fungsi jabatan, kuat dalam prinsip serta tepat
dalam posisinya karena banyak orang yang pandai, terampil tetapi
14
tidak berprinsip, sehingga mudah terbawa arus. Hal seperti ini akan
melemahkan pengawasan dalam perusahaan. Untuk itu perusahaan
harus mampu memperoleh dan menempatkan karyawan tepat dengan
jabatan dengan kemampuan yang dimiliki karyawan yang
bersangkutan. Dalam rangka ini, pegawai-pegawai yang telah diterima
bekerja dalam perusahaan perlu mendapatkan latihan-latihan agar
dapat meningkatkan kecakapan pegawai yang bersangkutan.
2." Pentingnya Sistem Pengendalian Intern Atas Sistem Akuntansi
Penggajian dan Pengupahan.
Apabila diterapkan pada penggajian dan pengupahan, maka tujuan
sistem pengendalian intern adalah (1) untuk mengamankan kekayaan
perusahaan dari pembayaran gaji dan upah yang tidak sah, (2) untuk
menjamin ketelitian dan dapat dipercayakan catatan akuntansi tentang
penggajian dan pengupahan.
Agar sistem pengendalian intern dapat berjalan dengan efektif, maka
kegiatan penggajian dan pengupahan harus diberikan pada bagian atau
orang yang berbeda. Kegiatan penggajian dan pengupahan meliputi empat
fungsi, yaitu (Jusup, 2001: 240):
a." Pengangkatan pegawai.
Pendaftaran calon pegawai, wawancara, dan seleksi pendaftar, serta
pengangkatan pegawai dilaksanakan oleh bagian personalia. Apabila
seseorang karyawan diangkat, bagian personalia akan mencatat
berbagai informasi penting mengenai karyawan tersebut, yang
15
meliputi data diri, status, tingkat gaji atau upah, mutasi, dan
sebagainya.
b." Pencatatan waktu kerja.
Karyawan harian atau karyawan yang upahnya dihitung berdasarkan
tarif per jam, biasanya diwajibkan untuk mencatatkan waktu kerjanya
dengan cara memasukkan timeclock. Prosedur pemakaian timeclock
diawasi oleh pengawas atau satpam untuk meyakinkan bahwa satu
orang karyawan hanya memasukkan satu kartu.
c." Pembuatan daftar gaji dan upah.
Daftar gaji dan upah dibuat oleh bagian penggajian dan pengupahan
berdasarkan dua sumber, yaitu (1) otorisasi dari bagian personalia, dan
(2) kartu waktu yang telah mendapat persetujuan.
d." Pembayaran gaji dan upah.
Pembayaran gaji dan upah dilakukan oleh kasir di bagian keuangan.
Pembayaran dengan menggunakan cek dilakukan dengan maksud
untuk mengurangi risiko kerugian akibat pencurian, dan demi
kepraktisan. Cek gaji atau upah harus bernomor urut tercetak dan
ditandatangani oleh kepala bagian keuangan. Apabila pembayaran
dilakukan dengan uang (bukan dengan cek), maka diperlukan orang
kedua untuk menghitung uang dan dimasukkan dalam amplop gaji
atau upah.
16
C."Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
1." Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Bagi kebanyakan perusahaan, pengertian penggajian dan
pengupahan adalah suatu sistem prosedur dan catatan-catatan yang
digunakan untuk menetapkan secara cepat, tepat, dan teliti berapa besar
gaji dan upah yang harus diterima setiap karyawan, berapa yang harus
dipotong untuk pajak pendapatan, dan sisa gaji yang benar-benar
dibayarkan kepada karyawan.
Kewajiban perusahaan kepada para karyawan dalam bentuk upah
dan gaji yang belum dibayar, kadang-kadang cukup besar jumlahnya.
Lebih-lebih dalam perusahaan yang memiliki tenaga kerja yang banyak
jumlahnya, biaya gaji dan upah seringkali mencerminkan jumlah yang
cukup besar bila dibandingkan dengan jenis biaya yang lain. Akuntansi
penggajian dan pengupahan tidak semata-mata menyangkut soal
pembayaran gaji atau upah kepada para karyawan. Perusahaan juga
mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan administrasi penggajian
dan pengupahan untuk setiap karyawan, termasuk juga data pajak
penghasilan tiap karyawan.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan melibatkan fungsi
kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian
bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan,
penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan penurunan pangkat, mutasi
karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaannya, dan penetapan
17
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan
upah karyawan. Fungsi keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan
pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesajahteraan
karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya
tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan
perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna
pengawasan biaya tenaga kerja.
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penggajian
dan pengupahan adalah:
a." Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama
periode akuntansi tertentu.
b." Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat
pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.
c." Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode
akuntansi tertentu.
d." Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan
dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi
tertentu.
2." Pengertian Gaji dan Upah.
Untuk menjalankan kegiatannya, perusahaan memperkerjakan
orang yang disebut pegawai atau buruh. Secara umum disebut karyawan.
Dalam hal ini, pegawai, buruh, dan karyawan menjual tenaga kerja untuk
mendapatkan imbalan yang disebut gaji atau upah. Perusahaan yang
18
memperkerjakan orang-orang tersebut kadang-kadang disebut majikan
atau pemberi kerja.
Sebagai majikan, perusahaan mempunyai kewajiban untuk (1)
membayar gaji atau upah sebagai imbalan atas tenaga kerja yang telah
dimanfaatkan; (2) memotong gaji atau upah dan menanggung iuran-iuran
yang ditetapkan pemerintah sebagai akibat hubungan kerja tersebut diatas,
misalnya iuran Jamsostek; (3) memotong dari gaji atau upah yang
dibayarkan kepada pegawai atau buruhnya, pajak penghasilan yang
dikenakan atas gaji dan upah tersebut dan kemudian menyetorkannya ke
Kas Negara.
Istilah gaji biasanya digunakan untuk pembayaran kepada pegawai
yang diberi tugas-tugas administratif. Pada umunya jumlah gaji ditetapkan
secara bulanan atau tahunan. Imbalan yang diberikan kepada buruh-buruh
yang melakukan pekerjaan kasar dan lebih banyak mengandalkan
kekuatan fisik biasanya disebut upah. Pada umumnya jumlah upah
ditetapkan secara harian atau berdasarkan unit pekerjaan yang diselesaikan
(Soemarso, 2003: 288).
Disamping gaji dan upah, pegawai atau buruh mungkin
memperoleh manfaat-manfaat lain yang diberikan dalam bentuk
tunjangan, misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan
pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan, dan lain-
lain.
19
Kadang-kadang tunjangan-tunjangan tersebut diberikan dalam
bentuk natura, misalnya tunjangan perumahan diberikan dalam bentuk
fasilitas menempati rumah dinas, uang transport dapat diberikan dalam
bentuk pemakaian mobil atau kendaraan bermotor lain, uang makan dapat
diberikan dalam bentuk makanan, dan lain-lain.
Gaji umumnya untuk pembayaran atas jasa yang diserahkan oleh
karyawan yang memiliki jenjang jabatan manajer dan dibayarkan secara
tetap perbulan. Upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan
jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana dimana pembayarannya
berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang
dihasilkan oleh karyawan yang bersangkutan (Mulyadi, 1993: 337).
Menurut Usry dan Hammer yang dialihbahasakan oleh Sirait dan
Wibowo dalam buku yang berjudul “Akuntansi Biaya, Perencanaan dan
Pengendalian” adalah sebagai berikut : “Gaji (salary) biasanya digunakan
untuk pembayaran atas jasa manajemen, administrasi, atau jasa-jasa yang
serupa.
Tingkat gaji biasanya dinyatakan dalam satuan bulan atau tahun,
sedangkan upah (wages) adalah imbalan terhadap karyawan lapangan
(pekerja kasar), baik yang terdidik maupun yang tidak terdidik yang
didasarkan atas jam kerja mingguan atau borongan” (Usry dan Hammer,
1999: 287).
20
3." Unit Organisasi yang Terkait Dalam Sistem Akuntansi Penggajian
dan Pengupahan.
Unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan adalah sebagai berikut (Mulyadi, 1992: 3) :
a." Bagian personalia dan umum.
Departemen personalia dan umum bertanggung jawab dalam
meningkatkan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi dan
penurunan jabatan, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari
pekerjaannya, dan penetapan berbagai kesejahteraan pegawai serta
penghitungan gaji dan upah karyawan.
b." Bagian pencatatan waktu.
Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi
semua karyawan.
c." Bagian pembuat daftar gaji dan upah.
Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang menjadi
hak karyawan dan berbagai potongan yang menjadi kewajiban
karyawan.
d." Bagian keuangan.
Bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta
berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan.
21
e." Bagian akuntansi.
Bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi
biaya tenaga kerja untuk perhitungan harga pokok produksi dan
penyediaan informasi guna pengendalian biaya tenaga kerja.
4." Prosedur Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Prosedur sistem akuntansi penggajian dan pengupahan merupakan
tata cara pelaksanaan penggajian dan pengupahan yang telah dirumuskan
dan digariskan (Winwin, 2006: 22).
Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
dan pengupahan adalah (Mulyadi, 1992: 389-399) :
a." Prosedur pencatatan waktu hadir.
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan yang
diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu hadir yang menggunakan
daftar hadir pada pintu masuk perusahaan.
b." Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah.
Pembuatan daftar gaji dan upah dilakukan oleh fungsi pembuatan
daftar gaji dan upah. Data yang digunakan adalah surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat,
penghentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji dan upah
sebelumnya, dan daftar hadir.
c." Prosedur pencatatan waktu kerja.
22
Pencatatan waktu kerja bagi karyawan yang bekerja pada fungsi
produksi untuk keperluan distribusi biaya gaji dan upah karyawan
kepada produk yang menikmati jasa karyawan tersebut.
d." Prosedur distribusi biaya gaji dan upah.
Distribusi biaya gaji dan upah dilakukan pada bagian-bagian yang
menikmati manfaat tenaga kerja.
e." Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
Bukti kas keluar merupakan perintah mengeluarkan sejumlah uang
untuk keperluan seperti apa yang tercantum dalam dokumen yang
dimaksud.
f." Prosedur pembayaran gaji dan upah.
Fungsi pencatat utang membuat perintah mengeluarkan kas kepada
fungsi pembayaran gaji dan upah untuk menuliskan cek yang akan
ditransfer pada nomer rekening karyawan untuk pembayaran gaji dan
upah.
5." Dokumen Sistem Penggajian dan Pengupahan.
Dokumen yang digunakan dalam sistem penggajian dan
pengupahan adalah (Mulyadi, 1989: 321):
a." Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah.
Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian
berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan,
misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan
23
pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian
sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain-lain.
b." Kartu jam hadir.
Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk
mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Catatan jam hadir
karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk
kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
c." Kartu jam kerja.
Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi
oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu.
Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi
pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan
kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah
langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.
d." Daftar gaji dan upah.
Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan,
dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan,
iuran untuk organisasi karyawan, dan lain-lain.
e." Rekap daftar gaji dan upah.
Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per
departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam
perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, daftar rekap upah
24
dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya
dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan.
f." Surat pernyataan gaji dan upah.
Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah
bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan
yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat
sabagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah
yang diterima setiap karyawan berserta berbagai potongan yang
menjadi beban setiap karyawan.
g." Amplop gaji dan upah.
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap
karyawan dalam amplop gaji dan upah.
h." Bukti kas keluar.
Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat
oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan berdasarkan informasi
dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar
gaji dan upah.
6." Catatan Sistem Penggajian dan Pengupahan.
Catatan sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari (Mulyadi,
1989: 330):
a." Jurnal umum.
Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam tiap
departemen dalam perusahaan.
25
b." Kartu harga pokok.
Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang
dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
c." Kartu biaya.
Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tiap departemen dalam
perusahaan.
d." Kartu penghasilan karyawan.
Merupakan catatan mengenai penghasilan dan berbagai potongannya
yang diterima oleh tiap karyawan.
7." Tujuan Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan.
Tujuan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah
sebagai berikut (Wirakusumah, 1984: 168):
a." Secara cepat dan tepat diketahui berapa besarnya gaji yang harus
dibayarkan kepada tiap karyawan.
b." Menyelenggarakan catatan-catatan yang efisien dan teliti dari semua
gaji, potongan pajak atau potongan lainnya.
c." Membayar gaji kepada karyawan dengan cara yang memuaskan.
d." Mengukur secara cepat dan teliti semua laporan pajak pendapatan yang
dibutuhkan oleh inspeksi pajak.
e." Menetapkan dan menggunakan satu sistem pengecekan intern untuk
mencegah kesalahan dan kecurangan.
26
8." Potongan Gaji dan Upah.
a." Potongan wajib.
Potongan wajib adalah potongan yang harus dilakukan oleh
perusahaan atas penghasilan kotor para karyawannya yang ditetapkan
berdasarkan undang-undang atau peraturan pemerintah. Contohnya
adalah pajak penghasilan karyawan dan iuran asuransi tenaga kerja.
b." Pajak penghasilan karyawan.
Pajak Penghasilan (PPh) pasal 21 adalah pajak yang dikenakan
atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan, dan
pembayaran lain yang berhubungan dengan pekerjaan atau jabatan
atau sebagai imbalan atas jasa. Wajib pajak PPh pasal 21 adalah wajib
pajak dalam negeri yang meliputi:
1." Pegawai, karyawan atau karyawati tetap.
2." Pegawai, karyawan atau karyawati lepas.
3." Penerima honorarium.
4." Penerima upah, baik upah harian, upah borongan, maupun upah
satuan.
Penghasilan yang dikenakan pemotongan PPh pasal 21 adalah:
1." Penghasilan rutin bulanan, baik berupa penghasilan pokok
maupun tunjangan-tunjangan rutin bulanan.
2." Penghasilan tidak rutin bulanan dan yang biasanya diberikan
sekali saja atau sekali dalam setahun.
3." Upah harian, mingguan, upah satuan, dan upah borongan.
27
4." Upah pensiun, uang tebusan pensiun, uang tabungan hari tua
(THT).
5." Honorarium, komisi atau pembayaran lain sebagai imbalan atas
jasa yang dilakukan di Indonesia.
Besarnya pemungutan PPh pasal 21 sama dengan tarif dikalikan
Penghasilan Kena Pajak (PKP). Dengan memperhatikan ketentuan-
ketentuan di atas, maka besarnya PPh pasal 21 tergantung dari
penghasilan yang diperoleh karyawan. Penghasilan Kena Pajak (PKP)
sama dengan penghasilan bruto dikurangi dengan (Jusup, 2001: 245):
1." Biaya jabatan sebesar 5% dari penghasilan bruto, maksimum Rp
540.000,00 setahun, atau Rp 45.000,00 sebulan.
2." Iuran pensiun, iuran tabungan hari tua atau tunjangan hari tua yang
dibayar wajib pajak.
3." Penghasilan Tidak Kena Pajak (PTKP).
c." Iuran program Asuransi Sosial Tenaga Kerja (ASTEK).
Berdasarkan pasal 3 ayat 1 Peraturan Pemerintah No 33 Tahun
1977, perusahaan wajib menyelenggarakan program ASTEK baik
dengan mempertanggungkan tenaga kerjanya yang bekerja dalam
suatu ikatan kerja dengan perusahaan dalam program asuransi
kecelakaan kerja dan asuransi kematian, maupun dengan memenuhi
kewajibannya dalam program tabungan hari tua kepada Badan
Penyelenggara Program ASTEK.
28
Berdasarkan Peraturan Pemerintah No 33 Tahun 1977, besarnya
iuran dan penanggung iuran adalah:
1." Iuran asuransi kecelakaan kerja.
Iuran ini ditanggung oleh perusahaan. Besarnya iuran ini dibagi
dalam sepuluh kelas, dengan iuran terendah 2,4 permil, dan
tertinggi 36 permil.
2." Iuran tabungan hari tua.
Iuran ini ditanggung oleh perusahaan dan tenaga kerja. Besarnya
iuran (pasal 9 ayat 2 Peraturan Pemerintah No 33 Tahun 1977)
adalah :
a." dari perusahaan 1,5 % dari upah, dan
b." dari tenaga kerja 1% dari upah.
3." Iuran asuransi kematian.
Iuran ini ditanggung oleh perusahaan. Besarnya iuran ini 0,5%
dari upah.
d." Potongan sukarela.
Potongan sukarela bisa dilakukan secara kelompok atau
perorangan. Sebagai contoh, potongan secara kelompok dilakukan
untuk iuran koperasi karyawan atau iuran Korpri (pegawai negeri).
Potongan perorangan hanya dilakukan atas penghasilan karyawan
tertentu, misalnya potongan gaji untuk angsuran pinjaman karyawan
kepada perusahaan.
29
D."Pengujian Kepatuhan
1." Pengujian Kepatuhan Dalam Sistem Akuntansi Penggajian dan
Pengupahan.
Agar ada keyakinan bahwa struktur pengendalian intern yang telah
ditetapkan benar-benar ada dan dilaksanakan dengan baik, maka harus
membandingkan antara pedoman-pedoman atau ketentuan-ketentuan yang
telah ditetapkan oleh manajemen dengan praktik sehari-hari dalam
perusahaan, untuk itu diperlukan pengujian terhadap struktur pengendalian
intern perusahaan.
Langkah-langkah yang dilakukan untuk mengadakan pengujian
kepatuhan terhadap sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah
(Mulyadi, 1993: 352-353):
a." Melakukan pengamatan terhadap permasalahan fungsi pembuatan
daftar gaji dan upah dari fungsi penbayaran gaji dan upah dan fungsi
pencatatan waktu hadir dan fungsi operasi.
b." Melakukan pengamatan terhadap pencatatan waktu hadir dan jam kerja
karyawan.
c." Melakukan pengamatan terhadap pembayaran gaji dan upah.
d." Mengambil sampel daftar gaji dan upah.
e." Mengambil sampel kartu jam hadir karyawan.
2." Statistical Sampling Untuk Pengujian Kepatuhan.
Statistical Sampling untuk pengujian kepatuhan penggjian dan
pengupahan terhadap bukti dan dokumen dalam sistem akuntansi
30
penggajian dan pengupahan berdasarkan sampel dan jumlah tertentu.
Berdasarkan sampel yang diuji atau diperiksa tersebut akhirnya akan
diambil suatu kesimpulan mengenai pelaksanan sistem pengendalian
intern di dalam perusahaan.
Salah satu cara yang dapat ditempuh untuk menentukan anggota
sampel yang akan diperiksa adalah Statistical Sampling (Mulyadi, 1993:
161-165). Anggota sampel dalam Statistical Sampling dipilih secara acak
dari seluruh populasi sehingga obyektivitas hasil evaluasi dapat dijamin.
Statistical Sampling dibagi menjadi dua yaitu Attribute Sampling
dan Variable Sampling. Attribute Sampling digunakan untuk menguji
efektifitas struktur pengendalian intern dalam pengujian kepatuhan,
sedangkan yang digunakan dalam pengujian substantif adalah Variable
Sampling yang menguji nilai rupiah yang tercantum dalam rekening.
Dalam tulisan ini, yang akan dibahas adalah pengujian kepatuhan,
maka yang diuraikan mengenai Attribute Sampling saja. Didalam Attribute
Sampling terdapat tiga metode, yaitu (1) fixed-sample-size attribute
sampling, (2) stop-or-go sampling, dan (3) discovery sampling (Mulyadi,
1992: 184).
a." Metode fixed-sample-size attribute sampling.
Didalam penelitian ini akan digunakan metode fixed-sample-size
attribute sampling, oleh karenanya untuk metode stop-or-go sampling
dan discovery sampling hanya akan ditulis secara garis besar. Fixed-
sample-size attribute sampling merupakan model yang paling banyak
31
digunakan dalam pemeriksaan akuntan, untuk memperkirakan
prosentase terjadinya mutu tertentu dalam suatu populasi.
Model ini digunakan apabila melakukan pengujian kepatuhan
terhadap suatu unsur pengendalian intern dan diperkirakan akan
menjumpai beberapa kesalahan atau penyimpangan. Adapun prosedur
pengambilan sampel pada model ini adalah :
1." Penentuan attribute yang akan diperiksa untuk menguji efektivitas
pengendalian intern. Attribute merupakan karakteristik yang
bersifat kualitatif suatu unsur yang membedakan unsur tersebut
dengan unsur yang lain. Dalam hubungan dengan pengujian
kepatuhan, attribute adalah “penyimpangan dari” atau tidak adanya
unsur tertentu dalam suatu pengendalian intern dimana unsur
tersebut seharusnya ada.
2." Penentuan populasi yang akan diambil sampelnya yaitu dengan
memilih populasi yang memuat anggota-anggota yang akan
diambil sebagai sampel dalam pengujian.
3." Penentuan besarnya sampel. Dalam penentuan besarnya sampel,
harus diperhatikan faktor-faktor:
a." Penentuan tingkat keandalan (reliability level) atau confidence
level (R%). Tingkat keandalan merupakan “probabilitas benar”
dalam mempercayai efektivitas pengendalian intern. Pada
pengujian kepatuhan, umumnya digunakan R% = 90%, 95%,
atau 99%, artinya ialah bahwa apabila R% = 95% berarti
32
terdapat resiko tidak efektifnya suatu pengendalian intern
sebesar 5%.
b." Penaksiran prosentase terjadinya attribute di dalam populasi.
c." Penentuan batas ketepatan atas yang diinginkan (Desired
Upper Precision Limit atau DUPL).
d." Penentuan besarnya sampel dengan tabel “Penentuan Besarnya
Sampel”.
4." Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi, yang
dapat dilakukan dengan bantuan tabel angka acak.
5." Pemeriksaan terhadap attribute yang menunjukkan efektivitas
unsur pengendalian intern.
6." Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute anggota sampel.
Dengan bantuan tabel “Evaluasi Hasil”, dilakukan pencarian
pengembangan karyawan, dan mutasi karyawan, Fungsi personalia
81
atau kepegawaian akan mengkonsultasikannya dengan top manajer
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
2)" Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggungjawab menyelenggarakan
catatan waktu hadir karyawan. Di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri, fungsi ini dipegang oleh bagian administrasi atau umum.
3)" Bagian administrasi atau umum
Bagian administrasi atau umum merupakan bagian pemegang
fungsi pembuat daftar gaji yang bertanggungjawab membuat daftar
gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak setiap
karyawan beserta potongannya yang menjadi bebannya. Bagian
administrasi atau umum juga bertanggungjawab memeriksa urusan
cuti dan ijin karyawan, menghitung dan membuat daftar mengenai
pemberian pesangon dan uang jasa apabila ada karyawan yang
berhenti kerja, mencatat dan menyimpan dokumen-dokumen yang
berkaitan dengan penggajian karyawan. Bagian administrasi atau
umum juga melakukan tugas membuat daftar hadir karyawan.
4)" Top manajer
Berkaitan dengan sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri, top manajer bertugas memverifikasi
ketelitian dan kebenaran penghitungan dan pencatatan dokumen-
dokumen penggajian, membuat dan mengotorisasi cek, membuat
surat kenaikan jabatan sekaligus perubahan tarif gajinya,
82
mengotorisasi biodata dan daftar nama karyawan, melakukan
pembayaran gaji dan upah serta tunjangan-tunjangan kepada
karyawan yang berhak, yang dilaksanakan bersamaan dengan
direktur (pemilik perusahaan) dan bagian administrasi atau umum.
b." Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Dokumen pendukung perubahan gaji
Dokumen pendukung perubahan gaji ini meliputi surat-surat dan
catatan-catatan yang dikeluarkan oleh fungsi personalia atau
kepegawaian di bawah pengawasan dan persetujuan top manajer,
antara lain yang berkaitan dengan pengangkatan karyawan,
kenaikan jabatan, penempatan dan mutasi karyawan, berkaitan
dengan perubahan tarif gaji, ditetapkan oleh top manajer. PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri tidak membuat surat
pengangkatan, namun demikian untuk memenuhi kebutuhan
informasi mengenai masing-masing karyawan, maka perusahaan
membuat biodata karyawan dan daftar nama karyawan yang
merangkum data mengenai pengangkatan karyawan, kenaikan atau
penurunan jabatan, mutasi dan hal-hal penting berkaitan dengan
karyawan, yang ditandatangani oleh fungsi personalia atau
kepegawaian, top manajer dan direktur (pemilik perusahaan).
83
2)" Kartu hadir
Kartu hadir yang digunakan pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri untuk mencatat kehadiran karyawan di perusahaan adalah
kartu hadir yang diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu
(lampiran 14).
3)" Daftar gaji
Daftar gaji digunakan untuk mencatat dan menghitung jumlah gaji
bruto setiap karyawan beserta potongan-potongannya.
4)" Perincian gaji
Surat pernyataan gaji pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
disebut perincian gaji, yang dalam pembayaran gaji disertakan
amplop masing-masing karyawan. Surat perincian gaji memuat
catatan mengenai rincian gaji karyawan beserta potongan-
potongannya yang menjadi bebannya. (lampiran 12).
5)" Amplop gaji
Amplop gaji digunakan untuk memasukkan uang gaji masing-
masing karyawan, diserahkan pada saat pembayaran gaji.
Pembayaran gaji di PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
dilaksanakan pada tanggal tiga pada setiap bulannya.
6)" Bukti kas keluar
Bukti kas keluar digunakan sebagai surat perintah pengeluaran
uang, dipersiapkan oleh bagian administrasi atau umum dan
84
diserahkan kepada top manajer berupa jumlah total kas yang harus
dikeluarkan untuk pembayaran gaji.
c." Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Jurnal umum
Dalam pencatatan gaji di PT Yogya Presisi Teknikatama Industri,
jurnal umum digunakan untuk mencatat biaya yang dikeluarkan
untuk periode tertentu.
2)" Buku besar
Buku besar digunakan untuk memindahkan catatan transaksi yang
telah dibuat dalam jurnal umum. Berkaitan dengan kegiatan
penggajian, buku besar digunakan untuk memindahkan ayat-ayat
jurnal yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk biaya gaji.
d." Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi penggajian
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Prosedur pencatatan kehadiran karyawan
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri hanya menyediakan satu
mesin pencatat waktu untuk seluruh karyawan dari semua unit
usaha atau devisi. Mesin pencatat waktu diletakkan dikantor bagian
administrasi atau umum, oleh karena itu pemasukkan kartu hadir
karyawan kedalam mesin diawasi oleh bagian administrasi atau
umum. Kartu tersebut oleh bagian administrasi atau umum
digunakan untuk membuat daftar hadir karyawan.
85
2)" Prosedur pembuatan daftar gaji
Daftar gaji dibuat berdasarkan catatan waktu hadir dan catatan-
catatan mengenai pengangkatan, mutasi, penempatan karyawan
(yang tercantum dalam biodata dan daftar nama karyawan),
kenaikan atau penurunan jabatan, kenaikan gaji, daftar gaji bulan
sebelumnya.
3)" Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar dipersiapkan oleh bagian
administrasi atau umum dan diserahkan kepada top manajer untuk
pembayaran gaji. Apabila kas di perusahaan tidak mencukupi,
maka akan dibuat cek oleh top manajer untuk diuangkan ke bank.
4)" Prosedur pembayaran gaji
Proses ini melibatkan bagian administrasi atau umum, top manajer,
dan direktur (pemilik perusahaan).
a)" Bagian administrasi atau umum
Bagian administrasi atau umum mencatat biaya gaji kedalam
jurnal umum, menyediakan uang gaji, memasukkan uang ke
amplop masing-masing karyawan, dan membantu top manajer
serta direktur (pemilik perusahaan) dalam melaksanakan
pembayaran gaji kepada karyawan.
b)" Top manajer
Top manajer melakukan verifikasi terhadap daftar gaji serta
dokumen-dokumen penggajian yang dibuat oleh bagian
86
administrasi atau umum, menyetujui apabila tidak ditemukan
kesalahan penghitungan, menulis cek dan menguangkannya ke
bank (apabila di perusahaan tidak tersedia kas yang
mencukupi). Top manajer bersama bagian administrasi atau
umum serta direktur (pemilik perusahaan) membagikan gaji
kepada karyawan pada saat pembayaran gaji.
c)" Direktur (pemilik perusahaan)
Direktur (pemilik perusahaan) mendampingi top manajer dan
bagian administrasi atau umum pada saat pembagian gaji,
menggunakan kesempatan pembagian gaji untuk memberikan
pengarahan dan evaluasi mengenai hal-hal yang dianggap perlu
kepada karyawan secara keseluruhan.
e." Bagan alir sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Tehnikatama Industri.
1)" Prosedur pencatatan waktu hadir
a)" Bagian administrasi atau umum
(1)"Mengawasi pemasukan kartu hadir kedalam mesin pencatat
waktu.
(2) Membuat catatan kehadiran karyawan berdasarkan kartu
hadir dan catatan-catatan pendukung mengenai kehadiran
karyawan selama bulan bersangkutan.
2)" Prosedur pembuatan daftar gaji
a)" Bagian administrasi atau umum
87
(1) Membuat daftar gaji, mempersiapkan bukti kas keluar dan
dokumen-dokumen penggajian bulan bersangkutan.
(2) Menyerahkan semua dokumen yang dipakai untuk proses
pembayaran gaji kepada top manajer.
b)" Top manajer
(1) Menerima daftar gaji dan dokumen penggajian bulan
bersangkutan dari bagian administrasi atau umum, yang
berfungsi sebagai pembuat daftar gaji.
(2) Memverifikasi ketelitian dan kebenaran penghitungan
daftar gaji.
(3) Memeriksa kelengkapan dokumen yang berkaitan dengan
proses penghitungan gaji.
(4) Menyetujui daftar gaji dan dokumen pengdukungnya
apabila tidak ditemukan kejanggalan dan kesalahan
penghitungan, atau mengembalikan daftar gaji dan
dokumen pendukungnya apabila ditemukan kejanggalan
atau kesalahan penghitungan, untuk dikoreksi oleh bagian
administrasi atau umum.
(5) Mengisi dan mengotorisasi cek apabila diperlukan kas yang
harus diambil ke bank.
3)" Prosedur pembayaran gaji
a)" Bagian administrasi atau umum
88
(1) Menyediakan uang gaji, memasukkan uang beserta
perinciannya ke amplop gaji.
(2) Meminta tanda tangan karyawan atas daftar gaji pada saat
penyerahan gaji.
(3) Mencatat transaksi pembayaran gaji kedalam jurnal dan
buku besar.
(4) Memberikan tanda lunas pada dokumen pembayaran gaji
bulan bersangkutan.
b)" Top manajer
(1) Menyediakan uang tunai untuk pembayaran gaji
berdasarkan bukti kas keluar atau daftar gaji jika uang pada
bagian administrasi atau umum tidak mencukupi.
(2) Membagikan gaji kepada karyawan didampingi direktur
(pemilik perusahaan) dan bagian administrasi atau umum.
(3) Mengawasi penandatanganan daftar gaji oleh karyawan
pada saat penyerahan gaji.
c)" Direktur (pemilik perusahaan)
(1) Mengawasi penyerahan gaji.
(2) Mengawasi penandatanganan daftar gaji oleh karyawan
pada saat penyerahan gaji.
(3) Memberikan evaluasi dan pengarahan kerja kepada
karyawan.
89
Prosedur sistem akuntansi penggajian dengan uang gaji disediakan oleh top
manajer atau bagian keuangan
Bagian Administrasi
Gambar IV
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh Top
Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Mulai
Mengawasi pemasukan
KH ke mesin pencatat waktu
Kartu Hadir
Membuat Daftar Hadir
KH
Daftar Hadir
1
1
KH
Daftar Hadir
Membuat Daftar Gaji
Mempersiapkan Bukti Kas
Keluar
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Dilengkapi kolom tanda tangan sebagai tanda terima gaji
BKK tidak pasti dibuat
2
90
Bagian Administrasi
Gambar IV
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh Top
Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Membuat Perincian
Gaji
Memasukan uang gaji ke amplop gaji beserta PG
DH
DG
BKK Perincian
Gaji
Dalam amplop, beserta uang gaji
Daftar Gaji
Minta tanda tangan
karyawan atau PG
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Jurnal Umum
T
4
5
6 7
91
Top Manajer
Gambar IV
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh Top
Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Memeriksa dan mencocokkan DH, DG, BKK
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Apabila tidak dibuat BKK, digunakan DG
3
DG
Bukti Kas Keluar
Membuat dan menandatangani
cek
Menguangkan cek ke bank
Menyerahkan uang gaji
DH
DG
Bukti Kas Keluar
T
2
3
4
92
Top Manajer
Gambar IV
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh Top
Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DG
BKK
Perincian Gaji
Membagi uang gaji kepada
karyawan
Selesai
KH: Kartu Hadir
DH : Daftar Hadir
DG : Daftar Gaji
PG : Perincian Gaji
BKK : Bukti Kas Keluar
5
6
7
93
Prosedur sistem akuntansi penggajian dengan uang gaji disediakan oleh
bagian administrasi
Gambar V
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Mulai
Mengawasi pemasukan
KH ke mesin pencatat waktu
Kartu Hadir
Membuat Daftar Hadir
KH
Daftar Hadir
1
1
KH
Daftar Hadir
Membuat Daftar Gaji
Mempersiapkan Bukti Kas
Keluar
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Dilengkapi kolom tanda tangan sebagai tanda terima gaji
BKK tidak pasti dibuat
2
94
Bagian Administrasi
Gambar V
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
DH
DG
Bukti KasKeluar
Mempersiapkan uang gaji
Memasukan uang gaji ke amplop gaji beserta PG
DH
DG
BKK
Perincian Gaji
Dalam amplop, beserta uang gaji
Daftar Gaji
Minta tanda tangan
karyawan atas gaji
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Jurnal Umum
T
Membuat perincian
gaji
3
4
5 6
95
Top Manajer atau Bagian Keuangan
Gambar V
Bagan Alir Sistem Akuntansi Penggajian Dengan Uang Gaji Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
DH
DG
Bukti Kas Keluar
Memeriksa dan mencocokkan DH, DG, BKK
DH
DG
Bukti Kas Keluar
DH
DG
BKK
Perincian Gaji
Membagi uang gaji kepada
karyawan
Selesai
Dalam amplop, beserta uang gaji
KH: Kartu Hadir
DH: Daftar Hadir
DG: Daftar Gaji
PG: Perincian Gaji
BKK: Bukti Kas Keluar
6
5
4
3
2
96
2." Sistem Akuntansi Pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri
a." Deskripsi kegiatan sistem akuntansi pengupahan PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri.
Unit organisasi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri meliputi:
1)" Personalia atau kepegawaian
Bertanggungjawab menentukan kebijakan mengenai perlunya
penambahan atau pengurangan karyawan PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri, pusat informasi bagi pencari kerja mengenai
ada tidaknya lowongan, koordinator dan pengawas kedisiplinan
kerja, membuat, mengisi dan mengotorisasi biodata karyawan
berkenaan dengan keluar masuk dan keadaan khusus karyawan,
mencatat urusan cuti dan ijin karyawan, menegur dan
memperingatkan karyawan yang melanggar peraturan atau displin
kerja. Dalam hal-hal tertentu, misalnya yang berkaitan dengan
kebijakan penambahan atau pengurangan karyawan, seleksi calon
karyawan, penempatan, pengembangan karyawan, dan mutasi
karyawan, Fungsi personalia atau kepegawaian akan
mengkonsultasikannya dengan top manajer PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri.
97
2)" Fungsi pencatat waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggungjawab menyelenggarakan
catatan waktu hadir karyawan. Di PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri, fungsi ini dipegang oleh bagian administrasi atau umum.
3)" Bagian administrasi atau umum
Bagian administrasi atau umum ini bertanggungjawab membuat
daftar upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak setiap
karyawan beserta potongannya yang menjadi bebannya. Bagian
administrasi atau umum juga bertanggungjawab memeriksa urusan
cuti dan ijin karyawan, menghitung dan membuat daftar mengenai
pemberian pesangon dan uang jasa maupun asuransi apabila ada
karyawan yang berhenti kerja, mencatat dan menyimpan dokumen-
dokumen yang berkaitan dengan pengupahan karyawan. Serta
mempersiapkan uang upah karyawan.
4)" Top manajer
Top manajer bertugas memverifikasi ketelitian dan kebenaran
penghitungan dan pencatatan dokumen-dokumen pengupahan,
membuat dan mengotorisasi cek, membuat surat kenaikan jabatan
sekaligus perubahan tarif upahnya, mengotorisasi biodata dan
daftar nama karyawan, melakukan pembayaran upah serta
tunjangan-tunjangan kepada karyawan yang berhak.
98
b." Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengupahan
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Dokumen pendukung perubahan upah
Meliputi surat-surat dan catatan-catatan yang dikeluarkan oleh
fungsi personalia atau kepegawaian di bawah pengawasan dan
persetujuan top manajer, antara lain yang berkaitan dengan
kenaikan jabatan, penempatan, mutasi, biodata, daftar karyawan
yang ditandatangani oleh fungsi personalia atau kepegawaian, top
manajer dan direktur (pemilik perusahaan).
2)" Kartu hadir
Kartu hadir yang digunakan pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri untuk mencatat kehadiran karyawan di perusahaan adalah
kartu hadir yang diisi dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
3)" Daftar upah
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri menggunakan dokumen ini
untuk mencatat dan menghitung jumlah upah bruto setiap
karyawan beserta potongan-potongannya.
4)" Perincian upah
Surat pernyataan upah pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri disebut perincian upah, yang dalam pembayaran upah
disertakan amplop masing-masing karyawan. Surat perincian upah
memuat catatan mengenai rincian upah karyawan beserta
potongan-potongannya yang menjadi bebannya (lampiran 13).
99
5)" Amplop upah
Amplop upah digunakan untuk memasukkan uang upah masing-
masing karyawan, diserahkan pada saat pembayaran upah.
6)" Bukti kas keluar
Bukti kas keluar digunakan sebagai surat perintah pengeluaran
uang, dipersiapkan oleh bagian administrasi atau umum dan
diserahkan kepada top manajer berupa jumlah total kas yang harus
dikeluarkan untuk pembayaran upah.
c." Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi
pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Jurnal umum
Dalam pencatatan upah di PT Yogya Presisi Teknikatama Industri,
jurnal umum digunakan untuk mencatat biaya yang dikeluarkan
untuk periode tertentu.
2)" Buku besar
Buku besar digunakan untuk memindahkan catatan transaksi yang
telah dibuat dalam jurnal umum. Berkaitan dengan kegiatan
pengupahan, buku besar digunakan untuk memindahkan ayat-ayat
jurnal yang berkaitan dengan pengeluaran kas untuk biaya upah.
100
d." Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengupahan
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
1)" Prosedur pencatatan kehadiran karyawan
Pemasukkan kartu hadir karyawan kedalam mesin diawasi oleh
bagian administrasi atau umum. Kartu tersebut oleh bagian
administrasi atau umum digunakan untuk membuat daftar upah
karyawan.
2)" Prosedur pembuatan daftar upah
Daftar upah dibuat berdasarkan catatan waktu hadir dan catatan-
catatan mengenai pengangkatan, mutasi, penempatan karyawan
(yang tercantum dalam biodata dan daftar nama karyawan),
kenaikan atau penurunan jabatan, kenaikan upah, daftar upah bulan
sebelumnya. Daftar upah tersebut bersama dokumen-dokumen
pengupahan lainnya akan diserahkan kepada top manajer sebagai
pemegang fungsi keuangan, hal ini digunakan untuk verifikasi.
3)" Prosedur pembuatan bukti kas keluar
Prosedur pembuatan bukti kas keluar dipersiapkan oleh bagian
administrasi atau umum dan diserahkan kepada top manajer untuk
pembayaran upah. Apabila kas di perusahaan tidak mencukupi,
maka akan dibuat cek oleh top manajer untuk diuangkan ke bank.
4)" Prosedur pembayaran upah
Proses ini melibatkan bagian administrasi atau umum, top manajer,
dan direktur (pemilik perusahaan).
101
a)" Bagian administrasi atau umum
Bagian administrasi atau umum mencatat biaya upah kedalam
jurnal umum, menyediakan uang upah, memasukkan uang ke
amplop masing-masing karyawan, dan membantu top manajer
serta direktur (pemilik perusahaan) dalam melaksanakan
pembayaran upah kepada karyawan.
b)" Top manajer
Top manajer melakukan verifikasi terhadap daftar upah serta
dokumen-dokumen pengupahan yang dibuat oleh bagian
administrasi atau umum, menyetujui apabila tidak ditemukan
kesalahan penghitungan, menulis cek dan menguangkannya ke
bank (apabila di perusahaan tidak tersedia kas yang
mencukupi). Top manajer bersama bagian administrasi atau
umum serta direktur (pemilik perusahaan) membagikan upah
kepada karyawan pada saat pembayaran upah.
c)" Direktur (pemilik perusahaan)
Direktur (pemilik perusahaan) mendampingi top manajer dan
bagian administrasi atau umum pada saat pembagian upah,
menggunakan kesempatan pembagian gaji dan upah untuk
memberikan pengarahan dan evaluasi kepada karyawan.
102
e." Bagan alir sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri.
1)" Prosedur pencatatan waktu hadir
b)" Bagian administrasi atau umum
(1)"Mengawasi pemasukan kartu hadir kedalam mesin pencatat
waktu.
(2) Membuat catatan kehadiran karyawan berdasarkan kartu
hadir dan catatan-catatan pendukung mengenai kehadiran
karyawan selama bulan bersangkutan.
2)" Prosedur pembuatan daftar upah
a)" Bagian administrasi atau umum
(1) Membuat daftar upah, mempersiapkan bukti kas keluar dan
dokumen-dokumen pengupahan bulan bersangkutan.
(2) Menyerahkan semua dokumen yang dipakai untuk proses
pembayaran upah kepada top manajer.
b)" Top manajer
(1) Menerima daftar upah dan dokumen pengupahan bulan
bersangkutan dari bagian administrasi atau umum.
(2) Memverifikasi ketelitian dan kebenaran penghitungan
daftar upah dan dokumen-dokumen pendukungnya.
(3) Memeriksa kelengkapan dokumen yang berkaitan dengan
proses penghitungan upah.
103
(4) Menyetujui daftar upah dan dokumen pengdukungnya
apabila tidak ditemukan kejanggalan dan kesalahan
penghitungan, atau mengembalikan daftar upah dan
dokumen pendukungnya apabila ditemukan kejanggalan
atau kesalahan penghitungan, untuk dikoreksi.
(5) Mengisi dan mengotorisasi cek apabila diperlukan kas yang
harus diambil ke bank.
3)" Prosedur pembayaran gaji
a)" Bagian administrasi atau umum
(1) Menyediakan uang upah, memasukkan uang beserta
perinciannya ke amplop upah.
(2) Meminta tanda tangan karyawan atas daftar upah pada saat
penyerahan upah.
(3) Mencatat transaksi pembayaran upah kedalam jurnal dan
buku besar.
(4) Memberikan tanda lunas pada dokumen pembayaran upah
bulan bersangkutan.
b)" Top manajer
(1) Menyediakan uang tunai untuk pembayaran upah
berdasarkan bukti kas keluar atau daftar upah jika uang
pada bagian administrasi atau umum tidak mencukupi.
(2) Membagikan upah kepada karyawan didampingi direktur
(pemilik perusahaan) dan bagian administrasi atau umum.
104
(3) Mengawasi penandatanganan daftar upah oleh karyawan
pada saat penyerahan upah.
c)" Direktur (pemilik perusahaan)
(1) Mengawasi penyerahan upah.
(2) Mengawasi penandatanganan daftar upah oleh karyawan
pada saat penyerahan upah.
(3) Memberikan evaluasi dan pengarahan kerja kepada
karyawan.
105
Prosedur sistem akuntansi pengupahan dengan uang upah disediakan oleh
top manajer atau bagian keuangan
Bagian Administrasi
Gambar VI
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Mulai
Mengawasi pemasukan
KH ke mesin pencatat waktu
Kartu Hadir
Membuat Daftar Hadir
KH
Daftar Hadir
1
1
KH
Daftar Hadir
Membuat Daftar Upah
Mempersiapkan Bukti Kas
Keluar
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Dilengkapi kolom tanda tangan sebagai tanda terima upah
BKK tidak pasti dibuat
Menghitung upah
karyawan
2
106
Bagian Administrasi
Gambar VI
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Membuat Perincian
Upah
Memasukan uang upah ke amplop upah beserta PU
DH
DU
BKK Perincian
Upah
Dalam amplop, beserta uang upah
Daftar Upah
Minta tanda tangan
karyawan atas DU
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Jurnal Umum
T
6
5
4 7
107
Top Manajer
Gambar VI
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Memeriksa dan mencocokkan DH, DU, BKK
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Apabila tidak dibuat BKK, digunakan DU
3
DU
Bukti Kas
Membuat dan menandatangani
cek
Menyiapkan uang atau
Menguangkan cek ke bank
Menyerahkan uang upah
DH
DU
Bukti Kas Keluar
T
3
4
2
108
Top Manajer
Gambar VI
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Top Manajer Atau Bagian Keuangan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
(lanjutan)
DH
DU
BKK
Perincian upah
Membagi uang
upah kepada karyawan
Selesai
Dalam amplop, beserta uang upah
KH: Kartu Hadir
DH: Daftar Hadir
DU: Daftar Upah
PU: Perincian Upah
BKK: Bukti Kas Keluar
5
7
6
109
Prosedur sistem akuntansi pengupahan dengan uang upah disediakan oleh
bagian administrasi
Bagian Administrasi
Gambar VII
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Mulai
Mengawasi pemasukan
KH ke mesin pencatat waktu
Kartu Hadir
Membuat Daftar Hadir
KH
Daftar Hadir
1
1
KH
Daftar Hadir
Membuat Daftar Upah
Mempersiapkan Bukti Kas
Keluar
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Dilengkapi kolom tanda tangan sebagai tanda terima upah
BKK tidak pasti dibuat
Menghitung upah
karyawan
2
110
Bagian Administrasi
Gambar VII
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
DH
DU
Bukti KasKeluar
Membuat Perincian
Upah
Memasukan uang upah ke amplop upah beserta PU
DH
DU
BKK
Perincian Upah Dalam
amplop, beserta uang upah
Daftar Upah
Minta tanda tangan
karyawan atas DU
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Jurnal Umum
T
Mempersiapkan uang upah
5
4
3 6
111
Top Manajer atau Bagian Keuangan
Gambar VII
Bagan Alir Sistem Akuntansi Pengupahan Dengan Uang Upah Disediakan Oleh
Bagian Administrasi PT Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
DH
DU
BKK
Perincian upah
Membagi uang
upah kepada karyawan
Selesai
Dalam amplop, beserta uang upah
DH
DU
Bukti Kas Keluar
Memeriksa dan
mencocokkan DH, DU, Bkk
DH
DU
Bukti Kas Keluar
KH: Kartu Hadir
DH: Daftar Hadir
DU: Daftar Upah
PU: Perincian Upah
BKK: Bukti Kas Keluar
6
5
4
3
2
112
B." Analisis Data
1." Sistem Akuntansi Penggajian Pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri.
a." Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas.
1)" Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi pengluaran kas.
Fungsi pembuat daftar gaji pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri dilaksanakan oleh fungsi administrasi atau umum,
sedangkan tanggung jawab pelaksanaan fungsi pembayaran gaji
berada pada top manajer (pemegang fungsi keuangan). Meskipun
demikian, uang yang digunakan untuk membayar gaji karyawan
sering disediakan oleh bagian administrasi atau umum, yaitu
dengan uang yang disimpan di bagian administrasi atau umum.
Top manajer hanya menyediakan uang gaji apabila uang di bagian
administrasi atau umum ini tidak mencukupi untuk membayar gaji
pada bulan bersangkutan. Kondisi tersebut menunjukkan sudah
tegasnya pemisahan tanggung jawab masing-masing fungsi. Hal ini
dapat menghindari terjadinya kecurangan, terutama pada bagian
administrasi atau umum yang melaksanakan berbagai tugas, yaitu
melakukan pencatatan sekaligus menyimpan aktiva.
2)" Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.
Fungsi pencatat waktu ditangani oleh bagian administrasi atau
umum, yang juga bertugas membuat daftar gaji. Fungsi pembuat
daftar gaji termasuk tugas fungsi operasi, oleh karena itu kondisi
113
ini menunjukkan ketegasan pemisahan antara fungsi pencatat
waktu dengan fungsi operasi, yang berarti kemungkinan terjadinya
pencatatan waktu dan penghitungan gaji fiktif masih relatif kecil.
Hal tersebut akan berpengaruh terhadap keandalan data gaji
karyawan, mengingat data gaji ditentukan pula oleh keandalan dan
ketelitian data catatan waktu hadir karyawan. Hasil penelitian yang
menunjukkan struktur organisasi yang memisahkan tanggung
jawab secara tegas ini, secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5.1.
Tabel 4 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi pengeluaran gaji ?
2. Apakah fungsi pencatatan waktu hadir
terpisah dari fungsi operasi ?
V
V
Hasil penelitian tersebut menunjukkan bahwa pengendalian intern
untuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas, sudah dilaksanakan dengan baik oleh PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri.
114
e." Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
1)" Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri dibuat surat
pengangkatan karyawan, berbagai informasi mengenai karyawan
dicatat dalam biodata karyawan dan daftar nama karyawan yang
ditandatangani oleh fungsi personalia, top manajer dan direktur
(pemilik perusahaan). Sampai saat ini belum pernah ditemukan
adanya kecenderungan pencantuman nama fiktif pada daftar gaji.
Meskipun demikian, dengan dibuatnya surat pengangkatan
menyebabkan pengendalian dan pemantauan terhadap
pencantuman nama karyawan fiktif masih relatif besar. Hal
tersebut dapat menghindari terjadinya kecurangan yang akan
merugikan perusahaan.
2)" Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat,
perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada
surat keputusan pejabat yang berwenang.
Perubahan gaji pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri terjadi
apabila ada kenaikan tarif UMR, kenaikkan jabatan untuk
karyawan tertentu, lamanya menjadi karyawan, maupun kenaikkan
secara masal menurut kebijakkan perusahaan. Setiap kenaikkan
gaji akan dilaksanakan setelah adanya perintah top manajer yang
115
disetujui oleh direktur (pemilik perusahaan), berupa daftar nama-
nama karyawan yang mendapat kenaikan gaji beserta jumlah
kenaikannya. Surat keputusan tersebut akan dijadikan dasar
penghitungan gaji karyawan oleh bagian administrasi atau umum.
Melalui keputusan tersebut, manipulasi tentang nama karyawan
yang menerima kenaikan gaji ini sulit dilakukan karena apabila
dilakukan manipulasi, maka akan segera diketahui oleh top
manajer pada saat verifikasi penghitungan dan pencatatan gaji atau
pada saat pembayaran gaji. Selanjutnya manipulasi semacam itu
akan diketahui oleh direktur (pemilik perusahaan) perusahaan
berdasarkan informasi yang diterima dari top manajer atau ketika
bertatap muka dengan seluruh karyawan pada acara pembayaran
gaji. Dengan demikian point ini telah diterapkan secara baik oleh
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri.
3)" Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji yang
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Untuk melindungi perlakuan yang tidak adil terhadap karyawan
tertentu, misalnya pemotongan gaji yang tidak semestinya, maka
pemotongan gaji dilakukan berdasarkan surat potongan gaji yang
menunjukkan kewajiban-kewajiban karyawan, dimana potongan-
potongan tersebut dibuat berdasarkan catatan kewajiban karyawan.
Catatan-catatan mengenai kewajiban karyawan ini ada yang
116
memuat tanda tangan langsung dari karyawan sebagai bukti adanya
kewajiban karyawan terhadap perusahaan, maupun yang memuat
tanda tangan dari top manajer atau personalia. Bagian administrasi
atau umum akan melakukan pemotongan berdasarkan dokumen-
dokumen tersebut. Namun terdapat dokumen yang digunakan
sebagai sumber pemotongan gaji yang tidak mencantumkan
otorisasi bagian yang berwenang. Ketidaktertiban dalam
pencantuman tanda tangan ini akan membuka peluang pihak yang
tidak mempunyai wewenang memotong gaji, melakukan
pemotongan gaji, melakukan pemotongan gaji sehingga merugikan
karyawan.
4)" Kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Kartu hadir karyawan dicek ulang oleh bagian administrasi atau
umum sebelum digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji, dan
dicantumkan otorisasi. Sehingga tidak akan menimbulkan
keraguan terhadap kesahihannya apabila kartu tersebut digunakan
sebagai dasar penghitungan gaji maupun untuk keperluan lainnya.
5)" Daftar gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Pelaksanaan otorisasi terhadap daftar gaji yang dibuat oleh bagian
administrasi atau umum sudah dilakukan. Otorisasi tersebut
sebenarnya akan berguna untuk menunjukkan bahwa karyawan
yang tercantum di dalam daftar gaji tersebut benar-benar karyawan
perusahaan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat
117
berwenang, tarif gaji sesuai keputusan pejabat berwenang, data
yang dipakai sebagai dasar penghitungan telah diotorisasi dan juga
telah diadakan verifikasi terhadap daftar gaji. Dengan adanya
pencantuman otorisasi ini akan mengakibatkan tidak adanya
keraguan terhadap keakuratan daftar gaji berserta data-data
pendukung yang digunakan sebagai dasar penghitungan dan
pembayaran gaji karyawan.
6)" Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang.
Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri otorisasi bukti kas
keluar seharusnya dilakukan oleh top manajer (pemegang fungsi
keuangan). Setelah selesai proses penggajian, bukti kas keluar akan
diserahkan ke bagian administrasi atau umum untuk dokumentasi.
Pada praktiknya, pemakaian bukti kas keluar sudah memadai,
karena bukti kas keluar biasanya hanya berisi jumlah dan jenis
keperluan untuk apa uang tersebut dikeluarkan. Nomor bukti kas
keluar ditujukan kepada siapa dan otorisasi terhadap bukti kas
keluar sudah dicantumkan. Pengeluaran uang sering didasarkan
pada daftar gaji, sehingga akan berpengaruh baik terhadap
kecepatan pemrosesan data penggajian. Dengan memadainya
penggunaan bukti kas keluar tidak akan menyulitkan kontrol
terhadap pengeluaran kas perusahaan. Dari keadaan ini berarti
118
perusahaan telah melaksanakan pembuatan dan penggunaan bukti
kas keluar secara baik.
7)" Perubahan dalam kartu penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar gaji karyawan.
Perusahaan menggunakan dokumen ini, sehingga diadakan
rekonsiliasi terhadap catatan penghasilan karyawan. Dengan
digunakannya dokumen ini menyebabkan perusahaan mempunyai
informasi mengenai semua penghasilan yang diperoleh masing-
masing karyawan selama jangka waktu setahun, sehingga apabila
memerlukan data penghasilan karyawan selama satu tahun,
perusahaan tidak harus menghitung ulang dari daftar gaji. Hal
tersebut tidak akan menghambat kecepatan arus informasi dalam
perusahaan.
Tabel 5
Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan pada sistem akuntansi
penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
V
119
Tabel 5 Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang diterapkan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
Praktik Teori
Ya Tidak
2." Apakah setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang ?
3." Apakah setiap potongan atas gaji karyawan
selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
4." Apakah kartu jam hadir diotorisasi oleh
pejabat yang berwenang ? 5." Apakah daftar gaji diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang ? 6." Apakah bukti kas keluar untuk pembayaran
gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
Prosedur Pencatatan 7." Apakah perubahan dalam kartu penghasilan
karyawan direkonsiliasi dalam daftar gaji karyawan ?
V
V
V
V
V
V
f." Praktik yang sehat.
1)" Kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.
120
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri dalam proses
penggajiannya memakai kartu jam kerja, sehingga dilakukan
pembandingan kartu ini dengan kartu jam hadir. Dengan
dipakainya dokumen ini akan mempengaruhi keakuratan dan
kecepatan informasi untuk proses pembuatan daftar gaji.
2)" Pemasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pemasukkan kartu hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi
oleh bagian administrasi atau umum yang juga mempunyai tugas
mencatat kehadiran karyawan. Pengawasan ini memungkinkan
kontrol terhadap karyawan yang berniat melakukan kecurangan
dengan mencatat waktu hadir secara fiktif.
3)" Kebenaran dan ketelitian perhitungannya dalam pembuatan daftar
gaji diverifikasi.
Verifikasi daftar gaji selalu dilakukan oleh top manajer sebagai
pemegang fungsi keuangan. Verifikasi meliputi ketelitian dan
kebenaran penghitungan dan pencatatan, antara lain berhubungan
dengan penjumlahan, perkalian, penulisan angka, kelengkapan
dokumen pendukung, nama-nama karyawan yang dicantumkan
dalam daftar, kesesuaian dengan tarif gaji (terutama apabila ada
kenaikan gaji untuk karyawan yang berhak). Verifikasi
memungkinkan kontrol terhadap pengeluaran kas yang terlalu
121
besar untuk pembayaran gaji akibat adanya kesalahan
penghitungan gaji.
4)" Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang
berwenang.
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri membuat kartu
penghasilan karyawan, sehingga ada dokumentasi kartu
penghasilan karyawan. Dengan dibuatnya kartu penghasilan
karyawan menyebabkan lengkapnya data mengenai penggajian,
sehingga akan berpengaruh positif terhadap kelengkapan dokumen
maupun kelancaran proses penggajian pada perusahaan.
5)" Pemakaian formulir secara memadai.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan masih memerlukan
peningkatan didalam perancangan maupun penggunaanya.
Didalam perancangan, misalnya berkaitan dengan pemanfaatan
tembusan, nomor identifikasi atau nomor urut tercetak, format
yang memadai. Dalam hal frekuensi pemakaian, perusahaan masih
sudah kontinyu dalam pemakaian bukti kas keluar, sudah
menggunakan rekap daftar gaji, dan catatan penghasilan karyawan.
Berdasarkan kondisi ini, berarti perusahaan sudah menggunakan
formulir secara memadai.
122
6)" Perputaran jabatan (job rotation).
Perputaran jabatan (job rotation) sudah sangat sering dilakukan
pada PT Yogya Presisi Tehnikatama Industri. Keadaan ini tidak
akan membuka peluang terjadinya persekongkolan atau dapat
terdeteksinya suatu kesalahan dalam waktu yang lama, sehingga
tidak melemahkan pengendalian intern pada PT Yogya Presisi
Tehnikatama Industri.
Tabel 6 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik yang sehat pada sistem akuntansi penggajian pada PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
Praktik yang Sehat 1." Apakah kartu jam hadir dibandingkan
dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung ?
2." Apakah pemasukkan kartu jam hadir
kedalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencacat waktu ?
3." Apakah kebenaran dan ketelitian
perhitungannya dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi ?
V
V
V
123
Tabel 6 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik yang sehat pada sistem akuntansi penggajian pada PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri (lanjutan)
Praktik Teori
Ya Tidak
4." Apakah kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang ?
5." Apakah pemakaian formulir secara
memadai ? 6." Apakah ada perputaran jabatan (job
rotation) ?
V
V
V
g." Kompetensi karyawan.
1)" Perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja.
Untuk memenuhi kebutuhan karyawan, baik untuk menggantikan
karyawan yang keluar maupun menambah jumlah karyawan,
perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja. Sebelum diterima
sebagai karyawan, calon karyawan akan diwawancarai (interview)
oleh bagian personalia, top manajer peruahaan atau direktur
(pemilik perusahaan). Apabila pendaftar banyak, pengumuman
akan disampaikan beberapa hari kemudian (biasanya satu minggu
kemudian). Namun apabila jumlah pendaftar sedikit, maka hasilnya
akan langsung diumumkan. Karyawan yang diterima akan
memasuki masa percobaan (training) untuk menguji apakah
karyawan tersebut cocok dan mampu menangani bidang kerjanya
124
atau tidak selama kira-kira dua bulan dengan langsung bekerja
pada bagiannya. Seleksi dan masa percobaan (training) yang
dilakukan oleh perusahaan ini akan memungkinkan terpenuhinya
kebutuhan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan,
mengingat jenis pekerjaan di perusahaan yang sebagian besar
memerlukan kerja secara fisik. Masa percobaan (training) ini juga
bermanfaat bagi karyawan baru, yaitu disamping untuk berlatih
supaya terampil di bidang kerjanya juga apabila karyawan baru
tersebut merasa tidak cocok dengan pekerjaan di bagian yang ia
tempati, maka karyawan baru tersebut mempunyai kesempatan
untuk mengajukan permohonan pindah ke bagian yang lain.
2)" Perusahaan melakukan pengembangan mutu karyawan.
Pengembangan mutu karyawan dilakukan dalam dua hal, yaitu
secara langsung melalui pelatihan yang berkaitan dengan bidang
pekerjaan karyawan dan secara tidak langsung, yaitu dengan
peningkatan kualitas kesehatan dan moralitas karyawan.
125
Tabel 7 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai kompetensi karyawan pada sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja ?
2." Apakah perusahaan melakukan
pengembangan mutu karyawan ?
V
V
h." Efektivitas pengendalian intern sistem akuntansi penggajian PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri dianalisa dengan pengujian kepatuhan
terhadap siklus penggajian, adalah:
1)" Menentukan attribute yang diperiksa, yaitu berupa: kelengkapan
dokumen pendukung penggajian, kelengkapan otorisasi pada setiap
dokumen penggajian, adanya kesesuaian informasi antar dokumen,
adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan
gaji.
2)" Menentukan populasi yang diambil sampelnya, yaitu berupa: daftar
hadir, daftar gaji, dan perincian gaji bulan September 2005 sampai
dengan bulan Agustus 2006. Dari 53 karyawan yang memperoleh
gaji, maka besarnya populasi yang diperoleh adalah:
126
Kartu hadir = jumlah karyawan x 12 bulan………69 x 12 = 828
Perincian gaji = jumlah karyawan x 12 bulan……69 x 12 = 828
Daftar gaji = unit usaha x 12 bulan………………..6 x 12 = 72
+
Jumlah populasi (lembar dokumen) = 1728
3)" Menentukan besarnya sampel. Besarnya sampel yang diambil,
dihitung berdasarkan R% (tingkat keandalan) yang digunakan,
sebesar 95%. DUPL (batas ketepatan atas yang diinginkan) sebesar
5%, dan rate of occurrence sebesar 2%. Sehingga besarnya sampel
yang harus diambil sebanyak 200 (lampiran 2).
4)" Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota sampel
menggunakan cara acak, dilakukan dengan pengundian. Dari 1728
anggota populasi yang terdiri dari dokumen penggajian bulan
September 2005 sampai dengan bulan Agustus 2006, pengambilan
sampelnya dilakukan dengan memberikan proporsi yang relatif
seimbang untuk masing-masing dokumen, yaitu: 80 lembar kartu
hadir, 70 lembar perincian gaji, dan 50 lembar daftar gaji.
5)" Pemeriksaan terhadap attribute yang menunjukkan efektivitas
unsur pengendalian intern, dengan memeriksa apakah terdapat
attribute pada sampel terpilih. Dari 200 sampel, tidak ditemukan
adanya penyimpangsn. Seluruhnya disertai dokumen pendukung
yang lengkap, semua dokumen diotorisasi, ada kesesuaian
informasi antar dokumen, dan seluruh dokumen disertai bukti atas
127
verifikasi (lampiran 3). Selanjutnya mencari besarnya AUPL,
dengan bantuan “Tabel Evaluasi Hasil” R=95% (lampiran 1).
6)" Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute sampling dilakukan
dengan melihat hasil pemeriksaan terhadap 200 anggota sampel
tersebut. Jumlah kesalahan yang dicocokkan menggunakan “Tabel
Evaluasi Hasil” R=95%. Dari hasil tersebut, diperoleh AUPL
sebesar kurang dari 5%. Besarnya AUPL kemudian dibandingkan
dengan DUPL yang telah ditentukan sebesar 5%, yang
menunjukkan bahwa AUPL<DUPL, ini berarti bahwa
pengendalian intern system akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri sudah efektif.
2." Sistem Akuntansi Pengupahan Pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri.
a." Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas.
1)" Fungsi pembuat daftar upah terpisah dari fungsi pembayaran upah.
Fungsi pembuat daftar upah pada PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri dilaksanakan oleh fungsi administrasi atau umum,
sedangkan tanggung jawab pelaksanaan fungsi pembayaran upah
berada pada top manajer (pemegang fungsi keuangan). Meskipun
demikian, uang upah sering disediakan oleh bagian administrasi
atau umum, yaitu dengan uang yang disimpan di bagian
administrasi atau umum. Top manajer hanya menyediakan uang
128
upah apabila uang di bagian administrasi atau umum ini tidak
mencukupi untuk membayar upah pada bulan bersangkutan. Hal
ini dapat mencegah terjadinya kecurangan, terutama pada bagian
administrasi atau umum yang melakukan pencatatan sekaligus
menyimpan aktiva.
2)" Fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.
Fungsi pencatat waktu ditangani oleh bagian administrasi atau
umum, yang juga bertugas membuat daftar upah. Fungsi pembuat
daftar upah termasuk tugas fungsi operasi, oleh karena itu kondisi
ini menunjukkan ketegasan pemisahan antara fungsi pencatat
waktu dengan fungsi operasi, yang berarti kemungkinan terjadinya
pencatatan waktu dan penghitungan upah fiktif relatif kecil. Hal
tersebut akan berpengaruh terhadap keandalan data upah karyawan,
mengingat data upah ditentukan pula oleh keandalan dan ketelitian
data catatan waktu hadir karyawan. Hasil penelitian yang
menunjukkan struktur organisasi yang memisahkan tanggung
jawab secara tegas ini, secara ringkas dapat dilihat pada Tabel 5.5.
129
Tabel 8 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai struktur
organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara tegas yang diterapkan pada sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1. Apakah fungsi pembuatan daftar upah terpisah dari fungsi pembayaran upah ?
2. Apakah fungsi pencatatan waktu hadir
terpisah dari fungsi operasi ?
V
V
Berdasarkan hasil penelitian tersebut, maka pengendalian intern
untuk struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab secara
tegas, sudah dilaksanakan dengan baik oleh PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri.
b." Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan.
1)" Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah memiliki
surat keputusan pengangkatan yang ditandatangani oleh pejabat
yang berwenang.
Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri juga membuat surat
pengangkatan karyawan dengan menggunakan biodata karyawan
dan daftar nama karyawan (ditandatangani oleh fungsi personalia,
top manajer dan direktur atau pemilik perusahaan) sebagai sumber
informasi mengenai hak-hal yang berkaitan dengan karyawan.
dengan dibuatnya surat pengangkatan menunjukkan sudah baiknya
130
pengawasan terhadap pemasukkan nama karyawan fiktif. Hal
tersebut juga menunjukkan bahwa perusahaan menaruh
kepercayaan yang tidak terlampau besar terhadap kejujuran
karyawannya, sehingga sangat kecil kemungkinan suatu saat
perusahaan akan dirugikan.
2)" Setiap perubahan upah didasarkan pada surat keputusan pejabat
yang berwenang.
Perubahan gaji pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri terjadi
apabila ada kenaikan tarif UMR, kenaikkan jabatan untuk
karyawan tertentu, lamanya menjadi karyawan, maupun kenaikkan
secara masal menurut kebijakkan perusahaan. Setiap kenaikkan
upah akan dilaksanakan setelah adanya perintah top manajer atas
persetujuan direktur (pemilik perusahaan). Surat keputusan tersebut
akan dijadikan dasar penghitungan upah karyawan oleh bagian
administrasi atau umum. Oleh karena itu manipulasi tentang nama
karyawan yang menerima kenaikan upah ini sulit dilakukan sebab
apabila dilakukan manipulasi, akan segera diketahui pada saat
dilakukan verifikasi penghitungan dan pencatatan upah karyawan
oleh top manajer.
3)" Setiap potongan atas upah karyawan didasarkan pada surat
potongan upah yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Setiap potongan upah yang menunjukkan kewajiban-kewajiban
karyawan, dibuat berdasarkan catatan kewajiban karyawan yang
131
ada dalam dokumen bagian administrasi atau umum. Karyawan
yang mempunyai kewajiban kepada perusahaan juga
mencantumkan tandatangannya pada dokumen tersebut. Otorisasi
juga berasal dari bagian personalia atau top manajer sesuai jenis
potongan, tidak ada jenis catatan mengenai kewajiban karyawan
yang tidak dibubuhi tandatangan. Kondisi semacam ini
memungkinkan tidak terbukanya peluang kesalahan dan
kecurangan berkaitan dengan pemotongan upah karyawan.
Karyawan dapat dirugikan atau justru diuntungkan akibat kondisi
ini. Kerugiannya adalah jika potongan lebih besar dari seharusnya,
sedangkan keuntungannya adalah jika potongan dikenakan lebih
kecil dari seharusnya.
4)" Kartu jam hadir diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.
Kartu hadir karyawan dicek ulang oleh bagian administrasi atau
umum sebelum digunakan sebagai dasar pembuatan daftar upah,
dan dicantumkan otorisasi. Sehingga tidak akan menimbulkan
keraguan terhadap kesahihannya apabila kartu tersebut digunakan
sebagai dasar penghitungan upah maupun untuk keperluan lainnya.
5)" Daftar upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Daftar upah yang dibuat oleh bagian administrasi atau umum untuk
kepentingan penghitungan dan pembayaran upah karyawan,
disertai otorisasi. Dengan dicantumkannya otorisasi ini tidak akan
mengakibatkan timbulnya keraguan terhadap keakuratan daftar
132
upah berserta dokumen pendukungnya, juga keraguan terhadap
proses-proses sebelumnya. Otorisasi tersebut sebenarnya akan
berguna untuk menunjukkan bahwa karyawan yang tercantum di
dalam daftar upah benar-benar diangkat menurut surat keputusan
pejabat berwenang, data yang dipakai sebagai dasar penghitungan
upah telah diotorisasi dan telah diadakan pengecekan ketelitian
terhdap daftar upah tersebut.
6)" Bukti kas keluar untuk pembayaran upah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang.
Pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri bukti kas keluar
diotorisasi oleh top manajer (pemegang fungsi keuangan). Pada
praktiknya, pemakaian bukti kas keluar sudah memadai, karena
bukti kas keluar biasanya hanya berisi jumlah dan jenis keperluan
untuk apa uang tersebut dikeluarkan. Nomor bukti kas keluar
ditujukan kepada siapa dan otorisasi terhadap bukti kas keluar
tidak dicantumkan. Pengeluaran uang sering didasarkan pada daftar
upah, sehingga akan berpengaruh baik terhadap kecepatan
pemrosesan data pengupahan. Dengan memadainya penggunaan
bukti kas keluar dapat memudahkan kontrol terhadap pengeluaran
kas perusahaan. Dari keadaan ini berarti perusahaan sudah dapat
melaksanakan pembuatan dan penggunaan bukti kas keluar secara
baik.
133
7)" Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi
dengan daftar upah karyawan.
Perusahaan menggunakan dokumen ini, sehingga diadakan
rekonsiliasi terhadap catatan penghasilan karyawan. Dengan
digunakannya dokumen ini menyebabkan perusahaan mempunyai
informasi mengenai semua penghasilan yang diperoleh masing-
masing karyawan selama jangka waktu setahun, sehingga apabila
memerlukan data penghasilan karyawan selama satu tahun,
perusahaan tidak harus menghitung ulang dari daftar upah. Hal
tersebut tidak akan menghambat kecepatan arus informasi dalam
perusahaan.
Tabel 9 Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem akuntansi pengupahan PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
V
134
Tabel 9 Perbandingan antara teori dan praktik mengenai sistem otorisasi dan prosedur pencatatan pada sistem akuntansi pengupahan PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri (lanjutan)
Praktik Teori
Ya Tidak
2." Apakah setiap perubahan upah karyawan didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang ?
3." Apakah setiap potongan atas upah
karyawan didasarkan pada surat potongan upah yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
4." Apakah kartu jam hadir diotorisasi oleh
fungsi pencatat waktu ? 5." Apakah daftar upah diotorisasi oleh pejabat
yang berwenang ? 6." Apakah bukti kas keluar untuk pembayaran
upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
Prosedur Pencatatan 7." Apakah perubahan dalam catatan
penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar upah karyawan ?
V
V
V
V
V
V
c." Praktik yang sehat.
1)" Kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum
kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga
kerja langsung.
135
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri memakai kartu jam kerja
di dalam opersionalnya, sehingga dilakukan pembandingan kartu
ini dengan kartu jam hadir. Dengan digunakannya dokumen ini
akan berpengaruh positif terhadap keakuratan informasi untuk
proses pengupahan.
2)" Pemasukkan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu
diawasi oleh fungsi pencatat waktu.
Pemasukkan kartu hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi
oleh bagian administrasi atau umum yang juga mempunyai tugas
mencatat kehadiran karyawan. Pengawasan ini memungkinkan
kontrol terhadap karyawan yang berniat melakukan kecurangan
dengan mencatat waktu hadir secara fiktif.
3)" Pembuatan daftar upah diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya.
Verifikasi meliputi ketelitian dan kebenaran penghitungan dan
pencatatan, antara lain berhubungan dengan penjumlahan,
nama-nama karyawan yang dicantumkan dalam daftar, kesesuaian
dengan tarif upah (terutama apabila ada kenaikan upah untuk
karyawan yang berhak). Verifikasi dilakukan oleh top manajer.
136
4)" Kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang
berwenang.
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri membuat kartu
penghasilan karyawan, sehingga ada dokumentasi kartu
penghasilan karyawan.
5)" Pemakaian formulir secara memadai.
Formulir yang digunakan oleh perusahaan masih memerlukan
peningkatan di dalam perancangan maupun penggunaanya.
Didalam perancangan, misalnya berkaitan dengan pemanfaatan
tembusan, nomor identifikasi atau nomor urut tercetak, format
yang memadai. Dalam hal frekuensi pemakaian, perusahaan telah
kontinyu dalam pemakaian bukti kas keluar, sudah menggunakan
rekap daftar gaji, dan catatan penghasilan karyawan. Berdasarkan
kondisi ini, berarti perusahaan sudah menggunakan formulir secara
memadai.
6)" Perputaran jabatan (job rotation).
Perputaran jabatan (job rotation) sudah sering dilakukan pada PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri, sehingga tidak akan membuka
peluang terjadinya persekongkolan atau dapat terdeteksinya suatu
kesalahan dalam waktu yang lama yang berarti lemahnya
pengendalian intern pada PT Yogya Presisi Tehnikatama Industri.
137
Tabel 10 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai praktik yang sehat pada sistem akuntansi pengupahan pada PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
Praktik yang Sehat 1." Apakah kartu jam hadir dibandingkan
dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung ?
2." Apakah pemasukkan kartu jam hadir
kedalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencacat waktu ?
3." Apakah kebenaran dan ketelitian
perhitungan dalam pembuatan daftar upah diverifikasi ?
4." Apakah kartu penghasilan karyawan
disimpan oleh fungsi yang berwenang ? 5." Apakah pemakaian formulir secara
memadai ? 6." Apakah ada perputaran jabatan (job
rotation) ?
V
V
V
V
V
V
d." Kompetensi karyawan.
1)" Perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja.
Untuk memenuhi kebutuhan karyawan, baik untuk menggantikan
karyawan yang keluar maupun menambah jumlah karyawan,
perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja. Sebelum diterima
sebagai karyawan, calon karyawan akan diwawancarai (interview)
138
oleh bagian personalia, top manajer peruahaan atau direktur
(pemilik perusahaan). Apabila pendaftar banyak, pengumuman
biasanya disampaikan satu minggu kemudian. Namun apabila
jumlah pendaftar sedikit, maka hasilnya akan langsung
diumumkan. Karyawan yang diterima akan memasuki masa
percobaan (training) selama dua bulan dengan langsung bekerja
pada bagiannya. Seleksi dan masa percobaan (training) yang
dilakukan oleh perusahaan ini akan memungkinkan terpenuhinya
kebutuhan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan,
mengingat jenis pekerjaan di perusahaan yang sebagian besar
memerlukan kerja secara fisik. Masa percobaan (training) ini juga
bermanfaat bagi karyawan baru, yaitu disamping untuk berlatih
supaya terampil di bidang kerjanya juga apabila karyawan baru
tersebut merasa tidak cocok dengan pekerjaan di bagian yang ia
tempati, maka karyawan baru tersebut mempunyai kesempatan
untuk mengajukan permohonan pindah ke bagian yang lain.
2)" Perusahaan melakukan pengembangan mutu karyawan.
Pengembangan mutu karyawan dilakukan dalam dua hal, yaitu
secara langsung melalui pelatihan yang berkaitan dengan bidang
pekerjaan karyawan dan secara tidak langsung, yaitu dengan
peningkatan kualitas kesehatan dan moralitas karyawan.
139
Tabel 11 Perbandingan antara teori dengan praktik mengenai kompetensi karyawan pada sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi
Tehnikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah perusahaan melakukan penarikan tenaga kerja ?
2." Apakah perusahaan melakukan
pengembangan mutu karyawan ?
V
V
e." Efektivitas pengendalian intern sistem akuntansi pengupahan PT
Yogya Presisi Teknikatama Industri dianalisa dengan pengujian
kepatuhan terhadap siklus pengupahan. Langkah-langkah yang
dilakukan adalah:
1)" Menentukan attribute yang diperiksa, yaitu berupa: kelengkapan
dokumen pendukung pengupahan, kelengkapan otorisasi pada
setiap dokumen pengupahan, adanya kesesuaian informasi antar
dokumen pengupahan, adanya bukti pengecekan kebenaran dan
ketelitian penghitungan upah.
2)" Menentukan populasi yang diambil sampelnya, yaitu berupa: kartu
hadir, daftar upah, dan perincian upah bulan September 2005
sampai dengan bulan Agustus 2006. Dari 25 karyawan yang
memperoleh upah dengan kartu hadir, perincian upah, dan daftar
140
upah yang akan diambil sampelnya, maka besarnya populasi yang
diperoleh adalah:
Kartu hadir = jumlah karyawan x 12 bulan………26 x 12 = 312
Perincian upah = jumlah karyawan x 12 bulan……26 x 12 = 312
Daftar upah = unit usaha x 12 bulan………………..6 x 12 = 72
+
Jumlah populasi (lembar dokumen) = 696
3)" Menentukan besarnya sampel. Dari R% (tingkat keandalan) yang
digunakan sebesar 95%, DUPL (batas ketepatan atas yang
diinginkan) sebesar 5%, dan rate of occurrence sebesar 2%, maka
dengan menggunakan tabel ‘Penentuan Besarnya Sampel’ dengan
tingkat keandalan 95%, besarnya sampel adalah 200 (lampiran 2).
4)" Pemilihan anggota sampel dari seluruh anggota populasi.
Pengambilan sampel secara acak dilakukan dengan pengundian.
Dari 696 anggota populasi yang terdiri dari dokumen pengupahan
bulan September 2005 sampai dengan bulan Agustus 2006, diambil
200 sebagai anggota smpel. Pengambilan menggunakan cara yang
sedapat mungkin memberikan proporsi yang relatif seimbang
untuk masing-masing dokumen, yaitu: 80 lembar kartu hadir, 80
lembar perincian upah, dan 40 lembar daftar upah..
5)" Pemeriksaan terhadap attribute yang menunjukkan efektivitas
unsur pengendalian intern, dengan memeriksa apakah terdapat
attribute pada sampel terpilih. Dari 200 sampel tidak ditemukan
141
penyimpangan. Seluruhnya disertai dokumen pendukung yang
lengkap, semua dokumen diotorisasi, adanya keksesuaian
informasi antar dokumen, dan seluruh dokumen disertai bukti atas
verifikasi (lampiran 4). Selanjutnya mencari besarnya AUPL,
dengan bantuan “Tabel Evaluasi Hasil” R=95% (lampiran 1).
6)" Evaluasi hasil pemeriksaan terhadap attribute sampling dilakukan
dengan melihat hasil pemeriksaan terhadap 200 anggota sampel
tersebut. Jumlah kesalahan yang dicocokkan menggunakan “Tabel
Evaluasi Hasil” R=95%. Dari hasil tersebut, diperoleh AUPL
sebesar kurang dari 5%. Besarnya AUPL kemudian dibandingkan
dengan DUPL yang telah ditentukan sebesar 5%, yang
menunjukkan bahwa AUPL<DUPL, ini berarti bahwa
pengendalian intern system akuntansi pengupahan PT Yogya
Presisi Teknikatama Industri sudah efektif.
142
BAB VI
PENUTUP
A."Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah dikumpulkan, analisa data, dan
pembahasan yang telah dilakukan terhadap sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan pada PT Yogya Presisi Teknikatama Industri, maka dapat
diambil kesimpulan sebagai berikut:
1." Meskipun bukti kas keluar tidak selalu dibuat dan tidak adanya otorisasi,
namun sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri sudah baik. Hal ini disebabkan oleh sudah tertibnya pencantuman
otorisasi, adanya paraf atau tanda tertentu sebagai petunjuk telah
diverifikasinya dokumen yang dipakai untuk proses penggajian.
2." Pengendalian intern sistem akuntansi penggajian PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri sudah efektif, karena AUPL<DUPL.
3." Meskipun bukti kas keluar tidak selalu dibuat dan tidak adanya otorisasi,
namun sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama
Industri sudah baik. Hal ini disebabkan oleh sudah tertibnya pencantuman
otorisasi, adanya paraf atau tanda tertentu sebagai petunjuk telah
diverifikasinya dokumen yang dipakai untuk proses pengupahan.
4." Pengendalian intern sistem akuntansi pengupahan PT Yogya Presisi
Teknikatama Industri sudah efektif, karena AUPL<DUPL.
143
B."Saran
PT Yogya Presisi Teknikatama Industri perlu melakukan perbaikan
pada sistem akuntansi penggajian dan pengupahannya. Hal-hal yang dapat
ditempuh untuk melakukan perbaikan tersebut antara lain:
1." Hendaknya bagan struktur organisasi perusahaan diletakkan pada tempat
yang mudah dilihat agar seluruh karyawan dapat dengan mudah
mengetahui fungsi-fungsi yang bertanggung jawab terhadap seluruh
kegiatan perusahaan.
2." Sebaiknya bukti kas keluar selalu dibuat dan diotorisasi oleh pihak yang
berwenang.
3." Hendaknya bagan alir (flow chart) sistem akuntansi penggajian dan
pengupahan diperbaiki lagi agar lebih mudah dipahami dan tertata rapi.
C."Keterbatasan Penelitian
Sebagian besar data diperoleh dari data kuesioner yang diisi oleh
bagian manajer HRD perusahaan dan metode observasi yang dilakukan
penulis sangat terbatas, sehingga menyebabkan hasil yang kurang maksimal.
Penulis berharap hal ini dapat menjadi perbaikan untuk peneliti selanjutnya,
sehingga skripsi ini menjadi lebih sempurna.
DAFTAR PUSTAKA
Adi, Indro Firmanto (2001), Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian : Studi Kasus pada PT. Sari Husada Tbk. Skripsi. Tidak dipublikasikan. FE Universitas Sanata Dharma: Yogyakarta.
Arens, Alvin A., dan James K. Loebbedke. (1984). AUDITING : An Intergreted
Approach. (3 rd Edition). New Jersey: Prentice Hall Inc. Baridwan, Zaki. (1991). Sistem Akuntansi Penyusun Prosedur dan Metode. Edisi
Kelima. Yogyakarta: BPFE UGM. Gillespie, Cecil. (1981). Accounting System : Procedure and Method. New Delhi:
Prentice Hall of India. Hartadi, Bambang. (1992). Internal Audit. Yogyakarta: Andi Offset. Jusup, Haryono. (2001). Dasar-Dasar Akuntansi. Jilid Kedua. Yogyakarta:
STIE YKPN. Mulyadi. (1993). Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Yogyakarta: Penerbit STIE
YKPN. Munawir. (1995). Auditing Modern. Edisi Pertama. Yogyakarta: BPFE. Pangarso, Sutopo Joko (2000), Evaluasi Struktur Pengendalian Intern Dalam
Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan : Studi Kasus pada PT. PLN (Persero) Cabang Yogykarta. Skripsi. Tidak dipublikasikan. FE Universitas Sanata Dharma: Yogyakarta.
Soemarso. (2003). Akuntansi Suatu Pengantar. Edisi Kelima. Jakarta: Salemba
Empat. Susanti, Eni (1998), Mengukur Efektivitas Sistem Penggajian Dan Pengupahan
Dengan Fixed-Sample- Size Attribute Sampling : Studi Kasus pada PT. Selo Lintang Jaya Yogyakarta. Skripsi. Tidak dipublikasikan. FE Universitas Sanata Dharma: Yogyakarta.
Titik, Robertha. dan Lidya Agustina (2003), “ Peranan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Guna Mendukung Ketepatan Hasil Penghitungan Gaji Dan Upah”, Jurnal Ilmiah Akuntansi, Vol. 2 No. 2. Bandung: Universitas Kristen Maranatha.
PERHATIAN: Upper precision limit umumnya 5% atau kurang jika kepercayaan terhadap pengendalian intern cukup besar. Upper precision limit seharusnya jarang lebih tinggi dari 10%.
2: kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen 3: adanya kesesuaian informasi antar dokumen 4: adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan
Lampiran 4
Tabel Pengujian Kepatuhan Efektivitas Pengendalian Intern Sistem
Akuntansi Pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
2: kelengkapan otorisasi pada setiap dokumen 3: adanya kesesuaian informasi antar dokumen 4: adanya bukti pengecekan kebenaran dan ketelitian penghitungan
Lampiran 5
IDENTITAS PT YOGYA PRESISI TEKNIKATAMA INDUSTRI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
NAMA PERUSAHAAN DIREKTUR IJIN PRODUK PRODUK NPWP AKTA IZIN GANGGUAN (HO) IUI SIUP TDP API-P IZIN PEMANFAATAN LAHAN IMB IZIN DEPNAKER KADIN LUAS TANAH JUMLAH KARYAWAN
PT YOGYA PRESISI TEKNIKATAMA INDUSTRI. DHURI, TIRTOMARTANI, PO BOX 7 KALASAN, SLEMAN YOGYAKARTA 55571 PETRUS TEDJA HAPSORO PERBENGKELAN DAN INDUSTRI KOMPONEN LOGAM DAN PLASTIK MOULD, SPARE PART MACHINE 01.921.028.5-542.000 28 Juli 1999 / 021 503 / 1541 / HO / 2005 503 / 6496 / ILMEA / 00.06 / IX / 2002 19 / 12-02 / pb / XII /2000 120215100437 (sampai 19-12-2010) 120200035 503 / 03868 / 99 91 / IMB / DPUPP / 2001 631 20403-000152 3.697 m2
8." Karyawan wajib menjaga nama baik perusahaan, di dalam maupun di luar
lingkungan perusahaan.
Lampiran 16
Kuesioner Sistem Pengendalian Intern
Terhadap Siklus Penggajian PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah fungsi pembuatan daftar gaji terpisah dari fungsi pengeluaran gaji ?
2." Apakah fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi ?
3." Apakah setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
4." Apakah setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan pejabat yang berwenang ?
5." Apakah setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
6." Apakah kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
7." Apakah daftar gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
8." Apakah bukti kas keluar untuk pembayaran gaji diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
Prosedur Pencatatan 9." Apakah perubahan dalam kartu penghasilan
karyawan direkonsiliasi dalam daftar gaji karyawan ? Praktik yang Sehat 10." Apakah kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu
jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung ?
11." Apakah pemasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencacat waktu ?
12." Apakah kebenaran dan ketelitian perhitungannya dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi ?
13." Apakah kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang ?
14." Apakah pemakaian formulir secara memadai ? 15." Apakah ada perputaran jabatan (job rotation) ? 16." Apakah perusahaan melakukan penarikan tenaga
kerja ? 17." Apakah perusahaan melakukan pengembangan mutu
karyawan ?
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V V V
V
V
Lampiran 17
Kuesioner Sistem Pengendalian Intern
Terhadap Siklus Pengupahan PT Yogya Presisi Teknikatama Industri
Praktik Teori
Ya Tidak
1." Apakah fungsi pembuatan daftar upah terpisah dari fungsi pembayaran upah ?
2." Apakah fungsi pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi ?
3." Apakah setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar upah memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
4." Apakah setiap perubahan upah karyawan didasarkan pada surat potongan upah yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
5." Apakah setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan pada surat potongan gaji yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
6." Apakah kartu jam hadir diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
7." Apakah daftar upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
8." Apakah bukti kas keluar untuk pembayaran upah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang ?
Prosedur Pencatatan 9." Apakah perubahan dalam catatan penghasilan
karyawan direkonsiliasi dengan daftar upah karyawan ?
Praktik yang Sehat 10." Apakah kartu jam hadir dibandingkan dengan kartu
jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung ?
11." Apakah pemasukkan kartu jam hadir kedalam mesin pencatat waktu diawasi oleh fungsi pencacat waktu ?
12." Apakah kebenaran dan ketelitian perhitungannya dalam pembuatan daftar gaji diverifikasi ?
13." Apakah kartu penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi yang berwenang ?
14." Apakah pemakaian formulir secara memadai ? 15." Apakah ada perputaran jabatan (job rotation) ? 16." Apakah perusahaan melakukan penarikan tenaga
kerja ? 17." Apakah perusahaan melakukan pengembangan mutu
karyawan ?
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V
V V V
V
V
Lampiran 18
Daftar Pertanyaan
A." Sejarah berdirinya perusahaan.
1." Kapan perusahaan berdiri ?
2." Siapa yang mendirikan perusahaan ?
3." Apa bentuk perusahaan pada saat didirikan ?
4." Pemilihan lokasi perusahaan atas dasar pertimbangan apa?
5." Perusahaan bergerak dalam bidang apa ?
6." Apakah perusahaan mengadakan kerjasama dengan pihak lain ?
7." Terdiri dari apa sajamodal perusahaan yang dipakai untuk menjalankan
usahanya ? Dan berapa besarnya ?
8." Bagaimana perkembangan perusahaan selanjutnya ?
9." Bagaimana efektivitas penggunaan modal ?
10."Dari mana saja modal berasal ?
B." Struktur organisasi perusahaan.
1." Bagaimanakah bentuk struktur organisasi perusahaan ?
2." Bagian apa saja yang ada dalam perusahaan dan siapa yang menjadi kepala
bagiannya ?
3." Bagaimana wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam
organisasi ?
4." Ada berapa unit organisasi yang terkait dalam pengelolaan gaji karyawan ?
5." Bagaimana pula job discriptionnya ?
C." Personalia.
1." Berapa jumlah karyawan diperusahaan ?
2." Bagaimana cara merekrut karyawan ?
3." Bagaimana pengaturan jam kerjanya dalam sehari ?
4." Berapa jumlah karwayan tetap dan tidak tetap ?
5." Apa syarat-syarat untuk menjadi karyawan tetap dan tidak tetap dalam
perusahaan ?
6." Apa saja usaha-usaha yang dilakukan oleh perusahaan untuk memajukan
keryawan ?
7." Bagaimana pelatihan dan pendidikan karyawan yang dilakukan perusahaan
?
8." Bagaimana pemutusan hubungan kerja ?
9." Apakah ada kenaikan gaji ? Bila ya, kapan ? (setiap tahun atau berapa
tahun atau setiap ada kenaikan prestasi).
10."Bagaimana mengenai pengaturan cuti ?
11."Apakah ada rotasi dalam pekerjaan ? Bila ada bagaimana prosesnya ?
D." Fasilitas.
1." Adakah jaminan sosial untuk masa depan karyawan ?
2." Apakah karyawan diasuransikan ?
3." Adakah tunjangan untuk karyawan yang mendapat kecelakaan atau
jaminan kesehatan bagi karyawan yang sakit ?
4." Berapa tunjangan tersebut ?
5." Apakah dilingkungan perusahaan terdapat poliklinik sebagai tempat
pengobatan karyawan ?
E." Akuntansi.
1." Apakah ada buku pedoman rekening ?
2." Apakah ada buku pedoman prosedur ?
3." Bagaimana bentuk formulir, dokumen yang digunakan dalam prosedur
pembayaran gaji karyawan ?
4." Bagaimana prosedur penggajiannya ?
5." Bagaimana bagan alirnya ?
6." Apakah perusahaan membentuk staf pemeriksa intern ?
7." Bagaimanakah laporan yang dibuat oleh staf pemeriksa intern ?