EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT …/Evaluasi... · obat, merubah status RSUD Kab. ... terutama obat-obatan dan mengingat transaksi penjualan ... Sistem pengendalian

iii

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

PERSEDIAAN OBAT

(Studi Kasus pada Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen)

Skripsi

Diajukan untuk Melengkapi Tugas-Tugas dan Memenuhi Syarat-Syarat untuk

Mencapai Gelar Sarjana Ekonomi Jurusan Akuntansi Fakultas Ekonomi

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Oleh :

AHMAD SAEFUDDIN M

F0305027

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

iv

v

vi

MOTTO

“…barang siapa bertakwa kepada Allah niscaya Dia akan membukakan jalan

keluar baginya, dan Dia memberinya rizki dari arah yang tidak disangka-sangka.

Dan barang siapa bertawakal kepada Allah, niscaya Allah akan mencukupkan

(keperluan)nya…”

(QS At Talaq: 2-3)

”Hal jazaaul ihsani illal ihsan”

(QS Ar Rahman: 60)

vii

PERSEMBAHAN

Kupersembahkan karya kecilku ini

untuk keluarga tercinta,

Ibunda dan Ayahanda tercinta.

viii

KATA PENGANTAR

Bismillaahirrahmaanirrahim…

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga syukur Alhamdulillah penulis

dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik.

Skripsi ini disusun dan diajukan untuk melengkapi tugas-tugas dan

memenuhi syarat-syarat untuk mencapai gelar Sarjana Ekonomi Jurusan

Akuntansi pada Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan skripsi ini terdapat

berbagai kendala, tetapi penulis yakin bahwa di balik permasalahan itu terdapat

jalan keluar. Dengan segala ketulusan dan kerendahan hati, penulis

menyampaikan terima kasih dan semoga Allah SWT membalas setiap kebaikan

yang penulis terima dari pihak-pihak yang membantu meluangkan waktu,

tenaga, dan pikiran sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.

Ucapan terima kasih penulis sampaikan kepada :

1. Prof. Drs. Bambang Sutopo, M.Com.,M.Si., Ak. selaku Dekan Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

2. Drs. Jaka Winarna, M.Si., Ak. selaku Ketua Jurusan Akuntansi Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

ix

3. Drs. Santosa Tri Hananto Msi, Ak. selaku dosen pembimbing skripsi yang

dengan sabar, bijaksana, dan ikhlas hati membimbing dan mengarahkan

penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

4. Dosen-dosen Fakultas Ekonomi UNS, atas ilmu, pengetahuan, dan

pengalaman yang diberikan. Seluruh staf dan karyawan Fakultas Ekonomi

UNS, atas bantuan dan kerjasamanya.

5. Bapak dan Ibu pegawai RSUD Kab. Kebumen, Mas Mustholih dan Mba

Titi terima kasih atas masukan-masukan, arahan dan bantuannya.

6. Keluarga di Kebumen, Abii terima kasih atas perhatian dan pengorbanan

yang telah engkau berikan. Sungguh kami tak kan bisa membalas

pengorbanan dan kebaikan yang telah engkau berikan, jazakallahu khoir

7. Mas hanif, Mba Atun, Mba Zizah dan My Brother makasih dah

mensupport dan kasih semangat.

8. Asaatidz di Tanwirul Fikr, Ustd. Jazuly Al Demaky, Ustd syafi’ antum

merupakan guru terbaik yang dengan sabar dan ikhlas mengajari kami,

sungguh kami tak kan bisa membalas kebaikan antum, jazakumullahu

khair.

9. Teman-teman di TF, yang aneh-aneh tapi semangatnya luar biasa, Rokhim,

Eri, Imoet, Umam, Zain, Amirul dll. Semangat! terus tholabul ‘lmi walau

berat dirasa semoga ilmunya bermanfaat tuk kehidupan di masa depan.

10. Teman-teman Akuntansi 2005, terima kasih atas kebersamaan yang telah

kalian berikan. Ayo futsal lagi!

x

11. Dan semua pihak yang telah memberikan kontribusi terhadap penyelesaian

skripsi ini.

Semoga karya kecil ini bukan sebuah kerja tanpa makna. Penulis

berharap dapat memberikan kontribusi bagi penelitian selanjutnya. Akhir kata,

masukan dan kritik yang membangaun dari semua pihak senantiasa penulis

nantikan untuk sebuah proses kemajuan dan perbaikan di masa yang akan

datang.

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh.

Surakarta, Maret 2010

Penulis

xi

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAKSI ………………………..........................…….........

ABSTRACT ............................…………………………….........

HALAMAN PERSETUJUAN …………………………….........

HALAMAN PENGESAHAN ………………………………......

HALAMAN MOTTO …………………………………………...

HALAMAN PERSEMBAHAN ………………………………..

KATA PENGANTAR …………………………………………..

DAFTAR ISI …………………………………………………....

DAFTAR TABEL ………………………………………………

DAFTAR GAMBAR ……………………………………………

BAB I. PENDAHULUAN ……………………………………….........

A. Latar Belakang Masalah …..……………….........................

B. Perumusan Masalah ………………………………………..

C. Tujuan Penelitian …………………………………………..

D. Manfaat Penelitian …………………………………………

E. Manfaat Penelitian………………………………………….

BAB II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................

A. Sistem Informasi Akuntansi

1. Pengertian Sistem ……………………………………...

2. Pengerian Informasi …………………………………...

ii

iii

iv v

vi

vii

viii

xi

xiv

xv 1 1

4 4 5 5 7 7 7

9

xii

3. Pengertian Sistem Informasi…………………………...

4. Pengertian Akuntansi………………………………......

5. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi………………..

B. Persediaan..............................................................................

1. Pengertian Persediaan.....................................................

2. Metode Penghitungan Persediaan...................................

3. Sistem Pencatatan Persediaan.........................................

C. Sistem Pengendalian Intern...................................................

1. Definisi Sistem Pengendalian Intern...............................

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern.................................

3. Unsur-Unsur Sistem Pengendalian Intern.......................

D. Sistem Informasi Akuntansi Persediaan................................

1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian..........................

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan...........................

E. Kerangka Teoritis..................................................................

BAB III. METODOLOGI PENELITIAN ………………………..........

A. Desain Penelitian...................................................................

B. Data dan Sumber Data..........................................................

C. Metode Pengumpulan Data...................................................

D. Analisis Data.........................................................................

BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN…………….

A. Sejarah dan Berkembangnya RSUD Kab. Kebumen............

B. Kondisi Umum RSUD Kab. Kebumen.................................

10

12

14

15

15

16

18

18

18

21

22

25

26

30

38

39

39

39

40

41

43

43

46

xiii

C. Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen...........................

D. Evaluasi Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen............

E. SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen........................

1. SIA Prosedur Pembelian Obat.........................................

2. SIA Prosedur Penjualan Obat..........................................

F. Evaluasi SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen.........

BAB V. PENUTUP.................................................................................

A. Kesimpulan..........................................................................

B. Saran....................................................................................

DAFTAR PUSTAKA

LAMPIRAN

48

53

55

55

64

69

76

76

79

xiv

DAFTAR TABEL

Tabel Halaman

2.1

4.1

4.2

4.3

Sistem Pembelian, Sediaan, dan Penjualan Obat.....................

Pegawai Non Fungsional...........……………………………..

Pegawai Fungsional.................................................................

Evaluasi SIA Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen……...

34

47

47

70

xv

DAFTAR GAMBAR

GAMBAR Halaman

2.1

2.2

4.1

4.2

4.3

Informasi...........................................................................

Kerangka Pemikiran Penelitian.….……………………..

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kab.

Kebumen...........................................................................

Sistem Pembelian Obat RSUD Kab. Kebumen................

Sistem Penjualan Obat RSUD Kab. Kebumen.................

10

38

54

58

65

xvi

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT

(Studi Kasus pada RSUD Kab. Kebumen)

ABSTRAK

Ahmad Saefuddin M

F0305027

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui sistem informasi akuntansi

persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dan mengevaluasinya untuk mengetahui kelemahan dan kelebihan sistem yang diterapkan.

Penelitian ini menggunakan pendekatan studi kasus. Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data kualitatif yang diperoleh secara langsung dari pihak Rumah sakit melalui wawancara, observasi dan dokumentasi.

Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa sistem akuntansi persediaan obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen terdiri dari sistem akuntansi pembelian dan penjualan obat, serta sistem pencatatan persediaan. Kelebihan dari sistem yang ada adalah otorisasi oleh pihak yang berwenang sebagai pengendalian intern. Sedangkan kelemahan dari sistem yang ada adalah surat order pembelian dan penjualan hanya rangkap dua, fungsi gudang dan penerimaan obat masih digabung, di bagian keuangan fungsi akuntansi belum berjalan dengan baik. Berdasarkan kelemahan tersebut di atas maka peneliti merekomendasikan antara lain; surat order pembelian dan penjualan dibuat sejumlah unit organisasi terkait, pemisahan antara fungsi gudang dan penerimaan obat, merubah status RSUD Kab. Kebumen menjadi Badan Layanan Umum (BLU). Kata kunci: sistem informasi akuntansi, pembelian dan penjualan obat,

pencatatan persediaan barang dagang.

xvii

THE EVALUATION OF DRUGS INVENTORY ACCOUNTING

INFORMATION SYSTEM

(A Case of Study in Local Government Hospital of Kebumen)

ABSTRACT

Ahmad Saefuddin M

F0305027

This research aims to know the drugs inventory accounting information

system applied in the local government hospital of Kebumen and to evaluate the weakness and the strength of the system.

This research uses case of study approach. Data used in this research are qualitative data that gotten directly from the hospital through interview, observation and documentation.

This research result shows that drugs inventory accounting system of the local government hospital of Kebumen consists of purchasing accounting system and medicine sale, inventory registration system. The Strength of the existing system is authorization by the authorizer as internal control. While the weakness of the existing system is the purchasing and sale order mail is only double copy, the function of stores and receiving of drugs is still merged, and in finance department -the accounting system has not run well. Based on the weaknesses mentioned above, the researcher recommends: the copies of purchasing and sale order mail is made for amount of related organization units, to separate between the stores and the receiving drugs, changing the status of local government hospital of Kebumen to be general service body (BLU). Keywords: accounting information system, purchasing and sale of drugs, drugs

inventory records.

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Pada saat ini, dunia bisnis mengalami berbagai perkembangan yang

diikuti oleh perkembangan teknologi yang sangat pesat. Perkembangan

tersebut menimbulkan kesulitan baru yang tidak ditemukan sebelumnya antara

lain seperti masalah-masalah yang menyangkut kesulitan operasional

perusahaan. Oleh sebab itu, pemimpin suatu perusahaan harus memeriksa

sistem yang dimiliki, apakah sistem tersebut sudah cukup memadai dalam

memenuhi kebutuhan perusahaan.

Pengelolaan yang baik dengan dukungan pihak manajemen yang handal

tentunya sangat diperlukan untuk menghadapi perkembangan dunia usaha yang

terus berjalan. Dalam mengambil kebijakan, pimpinan harus memperhatikan

informasi-informasi mengenai kondisi dan permasalahan yang dihadapi

organisasi atau perusahaan sehingga dapat dilaksanakan oleh para karyawan

dengan hasil yang memuaskan. Informasi-informasi tersebut dapat diperoleh

dari sistem yang telah diterapkan perusahaan.

Pada dasarnya, informasi yang dihasilkan oleh perusahaan tidak hanya

dibutuhkan untuk kepentingan internal perusahaan saja, dalam hal ini adalah

pihak manajemen tetapi juga dibutuhkan oleh pihak eksternal seperti kreditur,

pemegang saham, dan informasi yang tersedia nantinya juga akan dijadikan

sebagai dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Untuk menjamin

1

2

ketersediaan informasi yang sangat penting tersebut, maka dibutuhkan sistem

yang secara jelas mengatur segala sesuatu di perusahaan.

Organisasi atau perusahaan membutuhkan sistem informasi untuk

mempertahankan kemampuannya dalam berkompetisi. Sebagai suatu sistem,

setiap organisasi menerima masukan-masukan menjadi keluaran-keluaran

dalam bentuk produk dan jasa.

Salah satu sistem informasi penting yang dibutuhkan oleh pihak

manajemen adalah Sistem Informasi Akuntansi (SIA) yang disesuaikan dengan

kondisi dan kebutuhan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dalam

suatu perusahaan merupakan hal yang sangat penting untuk kelangsungan

perusahaan tersebut. Maka, sistem informasi yang dibuat di suatu perusahaan

harus efektif, efisien, informatif, dan akurat yang artinya sistem informasi

tersebut harus dapat menyediakan informasi yang berkualitas bagi pihak-pihak

yang membutuhkan, harus bebas dari kesalahan-kesalahan, tidak bias, harus

jelas mencerminkan maksud dan tujuan agar mudah dipahami dan berguna

untuk semua pihak yang berkepentingan.

Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan

dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Meskipun tidak ada dua

perusahaan atau organisasi yang identik, tetapi sebagian besar mengalami jenis

kejadian ekonomi yang dapat dikelompokkan menjadi empat siklus;

pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan (Bodnar dan Hopwood,

2006: 9).

3

Mengingat tingginya tingkat kebutuhan akan barang farmasi dan medis

di rumah sakit, terutama obat-obatan dan mengingat transaksi penjualan obat

merupakan sumber keuangan perusahaan paling utama, maka diperlukan

keandalan sistem yang mampu mendukung kegiatan pengadaan dan

pengeluaran obat yang tentunya sangat membutuhkan sistem pengendalian.

Sistem pengendalian atas persediaan obat sangat diperlukan untuk mencegah

terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan seperti kesalahan-kesalahan dan

kecurangan yang mungkin terjadi dalam aktivitas pengendalian. Dalam

pengendalian persediaan sendiri terdapat dua aktivitas yang saling

berhubungan yaitu aktivitas penyediaan dan pengeluaran barang yang harus

diamati.

Dalam Jogiyanto (2001) dijelaskan bahwa kesalahan-kesalahan yang

terjadi dalam Sistem Informasi Akuntansi biasanya dikarenakan dua sebab

yaitu kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja dan kesalahan-kesalahan yang

disengaja. Kesalahan-kesalahan yang tidak disengaja biasanya terjadi pada

proses aplikasi data seperti kesalahan dalam memasukkan jenis barang atau

kesalahan dalam memasukkan kode barang. Sedangkan yang paling kritis

adalah apabila kesalahan terjadi karena faktor kesengajaan yang berupa

kecurangan-kecurangan atau penyelewengan terhadap harta kekayaan milik

perusahaan. Kecurangan-kecurangan dalam persahaan dapat dilakukan:

1. Oleh orang lain di luar petugas yang bertanggung jawab atas keamanan

harta kekayaan milik perusahaan. Kecurangan ini dapat diatasi dengan

4

memperketat penyimpanan harta kekayaan milik perusahaan di tempat

yang aman, tidak sembarang orang dapat menemukannya dan dapat masuk.

2. Oleh karyawan sendiri yang dipercaya untuk menjaga keamanan harta

milik perusahaan tersebut.

Berdasarkan uraian tersebut, maka penulis tertarik untuk melakukan

penelitian tentang sistem informasi akuntansi dengan judul “Evaluasi Sistem

Informasi Akuntansi Persediaan Obat (Studi Kasus pada Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Kebumen)”

B. Perumusan Masalah

Masih sering terjadi tujuan perusahaan tidak tercapai dengan baik

karena sistem yang diterapkan berjalan kurang optimal. Oleh karena itu,

pertanyaan penelitian dapat dirumuskan sebagai berikut.

1. Apakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern Persediaan

Obat di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen sudah efektif

dan efisien?

2. Bagaimanakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern yang

efektif dan efisien?

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah:

5

1. Untuk mengevaluasi apakah Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian

Intern Persediaan Obat yang diterapkan di Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Kebumen sudah efektif.

2. Untuk memberikan rekomendasi Sistem Informasi Akuntansi dan

Pengendalian Intern yang lebih efektif untuk Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Kebumen.

D. Batasan Masalah Penelitian

Untuk lebih memfokuskan pada permasalahan yang diteliti dan agar

masalah yang dibicarakan tidak semu dan samar dengan permasalahan yang

lain, maka penelitian ini dibatsi pada hal-hal sebagai berikut:

1. Penelitian merupakan studi kasus pada Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Kebumen.

2. Penelitian ini hanya membahas mengenai Sistem Informasi Akuntansi

Persediaan Obat.

E. Manfaat Penelitian

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi pihak

perusahaan terkait yaitu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dan

para mahasiswa. Manfaat penelitian ini terbagi menjadi dua, yaitu:

1. Manfaat praktis

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat bagi perusahaan yang

terkait sebagai bahan pertimbangan, perbaikan dan pengembangan. Selain

6

itu manajemen dapat segera memperbaiki dan menyempurnakan praktik-

praktik yang kurang sesuai dengan Sistem Pengendalian Intern.

2. Manfaat teoritis

Penelitian ini diharapkan dapat dipakai sebagai wawasan untuk

menerapkan teori-teori yang diperoleh di perkuliahan, serta menambah

pengalaman untuk mengenal lebih jauh bagaimana sesungguhnya aplikasi

teori yang diperoleh yang diterapkan di dalam organisasi dan kehidupan

yang sesungguhnya.

7

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Sistem Informasi Akuntansi

1. Sistem

Dalam sebuah perusahaan, sistem informasi akuntansi mempunyai

peran yang sangat penting terkait dengan eksistensi perusahaan. Sistem

informasi membantu perusahaan dalam menentukan metode yang akan

digunakan untuk mengumpulkan, mengklasifikasi dan mengolah semua

transaksi keuangan perusahaan sehingga dapat menjadi informasi berguna

bagi pihak manajemen. Sistem tersebut membantu manajemen dalam

melakukan pengendalian intern melalui informasi akuntansi yang berguna

untuk mengukur realisasi dari perencanaan yang telah ditetapkan. Untuk

memahami lebih jauh suatu sistem informasi, maka perlu dimengerti

terlebih dahulu arti sistem itu sendiri. Sistem adalah sesuatu yang terdiri

dari bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk

mencapai suatu tujuan tertentu (Widjajanto, 1989).

Menurut Mulyadi (2001) sistem adalah sekelompok unsur-unsur

yang saling berkaitan dan bekerja sama antara yang satu dengan yang

lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Jadi, jika unsur-unsur tersebut

berinteraksi dengan baik maka tujuan perusahaan akan cepat tercapai

dengan menghasilkan output yang diinginkan. Untuk memberikan

gambaran yang jelas mengenai berbagai sistem yang kemudian diolah

7

8

dalam sistem akuntansi maka dalam Jogiyanto (2001) diberikan beberapa

pendapat untuk mendefinisikan pengertian sistem.

a. Menurut Moscove

Sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri atas bagian-bagian

yang saling berhubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk

mencapai tujuan tertentu.

b. Menurut Richard F. Neuschel

Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang

berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang

menyeluruh (terintegrasi) untuk melaksanakan suatu kegiatan atau

fungsi utama suatu perusahaan

Sedangkan definisi menurut Wilkinson et al. (2005: 6) “A sistem is

a unified group of interacting parts that function together to achieve its

purpose”.

Suatu sistem merupakan suatu kesatuan dari bagian-bagian yang

berinteraksi yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuannya.

Beberapa sistem mempunyai batas-batas yang memisahkannya dari

lingkungannya. Kebanyakan sistem bersifat terbuka, sistem menerima

input dari lingkungannya dan menyediakan output kepada lingkungannya.

Kebanyakan sistem juga bersifat nyata, mereka menggunakan sumber-

sumber fisik seperti bahan baku dan juga tenaga kerja.

9

2. Informasi

Ada perbedaan antara data dan informasi. Data adalah fakta statistik

dalam bentuk kumpulan simbol yang tidak mengartikan sesuatu. Informasi

adalah data yang telah tersaring, terorganisir, terealisasi, dan saling

berhubungan sehingga berguna untuk mencapai tujuan organisasi.

Menurut Wilkinson dalam buku Sistem Informasi Akuntansi

menyatakan bahwa “informasi merupakan suatu keterangan-keterangan

yang berarti dan berguna bagi orang-orang yang membutuhkan”

(Wilkinson et al., 2005: 5).

Menurut McLeod (2008) “Informasi adalah data hasil pemrosesan

yang memiliki makna, biasanya menceritakan suatu hal yang belum

diketahui kepada pengguna”.

Menurut definisi-definisi di atas, informasi adalah hasil pengolahan

dari data yang digunakan untuk membantu pengambil keputusan. Agar

informasi berguna dalam pengambilan keputusan, harus memiliki kriteria-

kriteria sebagai berikut:

a. Relevan, suatu informasi mempunyai manfaat sebagai dasar

pengambilan keputusan.

b. Akurat, ketepatan dan dapat diandalkannya suatu informasi.

c. Tepat waktu, informasi yang diperoleh terbaru dan mudah diperoleh

saat dibutuhkan.

d. Ringkas, informasi telah dikelompokkan sehingga tidak perlu

diterangkan.

10

e. Jelas, tingkat informasi dapat dimengerti oleh penerima.

f. Dapat dikuantifikasi, tingkat informasi dapat dinyatakan dalam bentuk

angka.

g. Konsisten, tingkat informasi dapat diperbandingkan.

Informasi merupakan keluaran (output) dari suatu proses

pengolahan data yang biasanya sudah tersusun dengan baik dan

mempunyai arti bagi yang menerimanya sehingga dapat digunakan sebagai

dasar dalam pengambilan keputusan oleh manajemen.

Gambar 2.1 Informasi

Gambar di atas menunjukan perbedaan dan hubungan antara data dan

informasi.

3. Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen,

informasi tersebut dapat diperoleh dari suatu sistem informasi (information

system). Menurut John F. Nash dan Martin B. Robert dalam Jogiyanto

(2001) sistem informasi adalah suatu kombinasi dari orang, fasilitas,

teknologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan

untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi

tertentu, memberikan sinyal kepada manajemen dan lainnya terhadap

kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan menyediakan

suatu dasar untuk pembuatan keputusan.

Data Proses Output

11

Suatu sistem informasi dimaksudkan untuk memberikan informasi

kepada semua tingkat manajemen, yaitu manajemen tingkat atas,

menajemen tingkat menengah, dan manajemen tingkat bawah.

Menurut Mulyadi (2001) sistem informasi terdiri dari beberapa

komponen utama, antara lain sebagai berikut.

a. Blok masukan (input block)

Masukan adalah data yang dimasukkan ke dalam sistem informasi

beserta metode dan media yang digunakan untuk menangkap dan

memasukkan data tersebut ke dalam sistem. Masukkan terdiri dari

transaksi, permintaan, pertanyaan, perintah, dan pesan.

b. Blok model (model block)

Blok model terdiri dari logico-mathematical models yang mengolah

masukkan dan data yang disimpan, dengan berbagai macam cara,

untuk memproduksi hasil yang dikehendaki atau keluaran.

c. Blok keluaran (output block)

Produk suatu sistem informasi adalah keluaran yang berupa informasi

yang bermutu dan dokumen untuk semua tingkat manajemen dan

semua pemakai informasi, baik pemakai intern maupun pemakai luar

organisasi. Keluaran sistem informasi dapat berupa laporan keuangan,

faktur, surat order pembelian, cek, laporan pelaksanaan anggaran.

d. Blok teknologi (technologi block)

Teknologi ibarat mesin untuk menjalankan sistem informasi.

Teknologi menangkap masukan, menjalankan model, menyimpan dan

12

mengakses data, menghasilkan dan menyampaikan keluaran, serta

mengendalikan seluruh sistem.

e. Blok basis data (data base block)

Basis data merupakan tempat untuk menyimpan data yang digunakan

untuk melayani kebutuhan pemakai informasi.

f. Blok pengendalian (control block)

Semua sistem informasi harus dilindungi dari bencana dan ancaman,

seperti bencana alam, api, kecurangan, kegagalan sistem, kesalahan

dan penggelapan, penyadapan, ketidakefisienan, sabotase, orang-orang

yang dibayar untuk melakukan kejahatan.

Dari definisi sistem informasi yang ada, dapat diambil kesimpulan

bahwa sistem informasi digunakan dalam proses pengambilan keputusan

dan pengendalian dalam organisasi.

4. Akuntansi

Definisi akuntansi menurut Wilkinson et al. (2000: 5) yaitu:

Accounting has several facets. First, it is an information system in its own right. That is, employs various systemic operation to generate relevant information. Among the operation that is encompasses are (1) recording economic data (data collection), (2) maintaining stored data, and (3) presenting quantitative information in financial firm (information generation). Second, accounting is “language of business”: it provide the means by the key affairs of a business firm are expressed and summarized. Finally, accounting maybe viewed as financial information needed for overall functioning of an entity (such as a business firm).

Menurut definisi di atas, akuntansi mempunyai beberapa fase.

Pertama, akuntansi merupakan sistem informasi yang menggunakan

13

bermacam operasi sistemis untuk membuat informasi yang relevan.

Opersai tersebut meliputi:

a. Mencatat data-data ekonomi (pengumpul data)

b. Memelihara data-data ekonomi (memelihara data)

c. Menampilkan informasi kuantitatif yang berhubungan dengan

keuangan (pembuat informasi)

Bodnar dan Hopwood (2001) mengartikan “Accounting as an

information, as an information system identities, collects, processes and

communicates economic information about an entity a wide of people”.

Akuntansi sebagai informasi, sebagai suatu sistem informasi,

mengidentifikasikan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi

ekonomi mengenai suatu entitas untuk orang banyak.

Menurut Weygandt, Kieso dan Kimel (1992) akuntansi adalah

“Accounting consist of three basic activities-identifies, records, and

communicates the economic events of organization to interested user”.

Akuntansi mempunyai tiga dasar aktivitas yaitu mengidentifikasi,

mencatat dan mengkomunikasikan kejadian-kejadian ekonomi suatu

organisasi kepada pihak yang berkepentingan. Informasi yang dihasilkan

nantinya akan digunakan untuk mengambil keputusan.

AICPA (American Institute of Certified Public Accountants),

mendefinisikan akuntansi sebagai berikut.

Accounting is a service activity. Its function is to provide quantitative information, primarily financial in nature, about economic activities that is intended to be useful in making economic decision, in making choices among alternative courses of action.

14

Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa akuntansi bertujuan

menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak-pihak di dalam

perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak di luar perusahaan

(pemegang saham, pemeriksa pajak, investor, kreditor) yang mempunyai

kepentingan terhadap kegiatan usaha tersebut.

5. Sistem Informasi Akuntansi

Salah satu sistem informasi yang dikembangkan di lingkungan

perusahaan adalah Sistem Informasi Akuntansi. Definisi Sistem Informasi

Akuntansi menurut Bodnar dan Hopwood (2006) adalah kumpulan sumber

daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data

keuangan dan data lainnya ke dalam informasi.

Weygandt et al. (2010) juga mendefinisikan pengertian Sistem

Informasi Akuntansi sebagai sistem pengumpulan dan pemrosesan dan

memberikan informasi keuangan untuk pengambilan keputusan. Efisiensi

dan efektivitas sistem informasi akuntansi tergantung pada prinsip-prinsip

dasar yaitu: (1) efektivitas biaya, (2) kegunaan, (3) flexibility.

Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu set sumber daya

manusia dan modal dalam suatu organisasi yang bertugas untuk

menyediakan informasi keuangan dan juga informasi yang diperoleh dari

kegiatan pengumpulan dan pengolahan transaksi (Caushing dalam

Baridwan, 2002).

Dari definisi di atas dapat diuraikan bahwa Sistem Informasi

Akuntansi memiliki beberapa unsur yang saling berkaitan, yaitu:

15

a. Kumpulan aktivitas dari sumberdaya

Sumber daya disini meliputi orang-orang, peralatan dan dana yang

cukup dan terkoordinasi untuk menjalankan tugas.

b. Tujuan

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi adalah menyediakan informasi

keuangan yang akan digunakan untuk mengambil keputusan.

c. Pemakai informasi

Informasi yang dihasilkan akan dipakai oleh pihak intern maupun

ekstern.

Suatu Sistem Informasi Akuntansi menganalisis bagaimana suatu

peristiwa atau transaksi yang mempengaruhi suatu organisasi dicatat,

diikhtisarkan dan dilaporkan. Transaksi tersebut dicatat menggunakan

sistem manusia dan komputer yang dimiliki organisasi,

mengikhtisarkannya menggunakan metode dan tujuan akuntansi dan

melaporkannya sebagai informasi untuk menarik orang-orang, baik di

dalam maupun di luar organisasi.

B. Persediaan

1. Pengertian

Definisi menurut Mulyadi (2001) persediaan merupakan unsur

aktiva yang disimpan dengan tujuan untuk dijual dalam kegiatan bisnis

yang normal atau barang-barang yang akan dikonsumsi dalam pengolahan

produk yang dijual.

16

Sedangkan Menurut Weygandt et al. (2010) “inventory have two

common characteristics: (1) they are owned by the company, and (2) they

are in a form ready for sale to customers in ordinary course of business”.

Menurut Standar Akuntansi Keuangan (SAK) No 14, persediaan

adalah aktiva:

a. Tersedia untuk dijual dalam kegiatan usaha normal.

b. Dalam proses produksi dan atau dalam perjalanan.

c. Dalam bentuk bahan atau perlengkapan (supplies) untuk digunakan

dalam proses produksi atau pemberian jasa.

2. Metode Penghitungan Persediaan

Ada empat metode penentuan harga persediaan menurut GAAP

yang biasa digunakan yaitu:

a. Specific Unit Cost.

Beberapa bisnis yang berkaitan dalam pembelian berbeda dari unit ke

unit, seperti mobil, perhiasan, dan real estate. Bisnis-bisnis ini

biasanya memberi harga persediaan pada harga barang pas dari barang

tertentu. Metode ini disebut juga metode identifikasi detail dan tidak

praktis diterapkan untuk persediaan barang yang mempunyai

karakteristik umum seperti karung gandum, kaleng .

b. Weighted Average Cost

Weighted average cost sering disebut metode harga rata-rata

tertimbang didasarkan pada harga rata-rata pada persediaan selama

periode. Weighted Average Cost ditentukan sebagai berikut:

17

1) Menentukan harga rata-rata tertimbang dengan membagi harga

barang tersedia (persediaan awal ditambah pembelian) dengan

jumlah unit yang tersedia (persediaan awal ditambah pembelian).

2) Menghitung persediaan akhir dari harga pokok penjualan dengan

mengalikan jumlah unit dengan harga rata-rata tertimbang per unit.

c. Last In First Out

Metode LIFO juga tergantung pada harga pembelian persediaan

tertentu. LIFO ditentukan sebagai berikut:

1) Harga terakhir dari persediaan adalah harga pertama yang keluar

pada harga barang yang dijual.

2) Persediaan terakhir didasarkan pada harga paling lama yaitu

persediaan awal ditambah pembelian paling awal pada periode

tersebut.

d. First In First Out

Dengan metode FIFO perusahaan harus mempunyai catatan harga dari

tiap unit persediaan yang dijual. Harga unit pada harga barang terakhir

bisa saja berbeda dari harga unit yang digunakan untuk menghitung

harga barang yang dijual. Penghitungan FIFO adalah sebagai berikut:

1) Harga pertama pada persediaan adalah harga pertama yang keluar

untuk harga barang yang dijual.

2) Persediaan terakhir didasarkan pada pembelian terbanyak pada saat

terakhir.

18

3. Sistem Pencatatan Persediaan

Untuk mengontrol persediaan yang dimiliki, perusahaan dapat

melakukan pencatatan terhadap persediaan yang tersedia. Menurut

Mulyadi (2001) ada dua metode pencatatan persediaan yaitu:

a. Metode Mutasi Persediaan

Dalam metode ini setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu

persediaan. Metode ini cocok digunakan dalam penentuan biaya bahan

baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan

dengan metode harga pokok pesanan.

b. Metode Persediaan Fisik

Dalam metode ini harga tambahan persediaan dari pembelian saja

yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena

pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui

harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual harus dilakukan

penghitungan fisik persediaan yang masih ada di gudang pada akhir

periode akuntansi. Metode ini cocok digunakan dalam penentuan

biaya bahan dalam perusahaan yang harga pokok produknya

dikumpulkan dengan metode harga pokok proses.

C. Sistem Pengendalian Intern

1. Definisi Sistem Pengendalian Intern

Salah satu fungsi sistem akuntansi adalah membantu

mengendalikan jalannya kegiatan perusahaan. Suatu sistem informasi yang

19

baik harus mempunyai pengendalian internal yang baik, maka setiap

penyimpangan akan dapat segera terdeteksi dengan baik.

Commite of sponsoring organization of the tread way commission

atau kita kenal dengan COSO dalam Wilkinson et al. (2000)

mendefinisikan pengendalian intern sebagai suatu sistem, terstruktur atau

proses yang diimplementasikan oleh jajaran direksi perusahaan,

manajemen dan personil lain, yang dimaksudkan untuk menyediakan

jaminan kelayakan mengenai pencapaian tujuan pengendalian yang

meliputi:

a. Keefektifan dan efisiensi operasi perusahaan

b. Realibilitas laporan keuangan

c. Pemenuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku

Definisi pengendalian menurut AICPA adalah Sistem pengendalian

intern meliputi organisasi semua metode dan ketentuan yang terkoordinasi

yang dianut dalam suatu perusahaan untuk melindungi harta miliknya,

mengecek kecermatan dan keandalan data akuntansi, meningkatkan

efisiensi usaha dan mendorong ditaatinya kebijakan manajemen yang telah

digariskan.

Menurut Widjajanto (1989) pengendalian intern adalah suatu

fungsi manajemen yang bertujuan untuk mengusahakan agar aktifitas

dapat berjalan selaras dengan perencanaan dan pengarah pada sasaran

yang ditetapkan.

20

Dari definisi di atas dapat diambil suatu kesimpulan bahwa

keberadaan sistem pengendalian intern bertujuan untuk meningkatkan

kinerja perusahaan dan melindungi perusahaan dari kerugian, baik yang

disebabkan oleh faktor manusia maupun faktor lain. Bahkan keberadaan

sistem pengendalian intern yang baik akan mampu mengarahkan

perusahaan agar senantiasa berada pada jalur pencapaian tujuan yang

ditetapkan.

2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern

Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode

dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong

efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Definisi

sistem pengendalian intern di atas menekankan tujuan yang hendak dicapai

dan bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem.

Menurut Mulyadi (2001) tujuan pengendalian intern dibagi

menjadi dua macam, yaitu:

a. Pengendalian akuntansi (internal accounting control), yang meliputi

kebijakan prosedur terutama untuk menjaga kekayaan dan catatan

organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.

b. Pengendalian administratif (internal administrative control), yang

meliputi kebijakan dan prosedur terutama untuk mendorong efisiensi

dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

21

Tujuan sistem pengendalian intern menurut Wilkinson et al. (2000)

adalah:

a. Melindungi aset perusahaan (yaitu sumber daya, termasuk data dan

informasi).

b. Memastikan ketepatan dan keandalan data dan informasi akuntansi

(artinya menjaga agar data dan informasi bebas dari kesalahan dan

menyediakan hasil yang konsisten bila memproses data yang serupa).

c. Mendorong efisiensi di semua operasi perusahaan.

d. Mendorong kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur yang

ditetapkan manajemen.

Lebih lanjut, pengendalian intern mempunyai tiga fungsi penting

yaitu:

a. Preventive control

Pengendalian preventif adalah suatu pengendalian yang menghalangi

atau mencegah suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul.

Pengendalian preventif ini biasanya dilakukan dengan penggunaan

personal dengan kualitas tinggi, pemisahan tugas pegawai yang sesuai,

dan pengawasan aset fisik, fasilitas, dan informasi secara efektif.

b. Detective control

Jika tidak semua masalah dapat dicegah, maka pengendalian detektif

ini diperlukan untuk menutup masalah secepat masalah tersebut

timbul. Misalnya; menduplikasikan penghitungan, mempersiapkan

rekonsiliasi bank dan neraca tiap bulan.

22

c. Corrective control

Pengendalian ini memperbaiki masalah-masalah yang telah ditutup

oleh pengendalian detektif. Pengendalian ini meliputi prosedur-

prosedur yang diambil untuk mengidentifikasikan sebab suatu

masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan, dan memodifikasi

sistem sehingga masalah-masalah dimasa depan dapat diminimalisasi

atau dikurangi. Misalnya; membuat back up penggandaan dari

transaksi kunci dan file master.

3. Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern

Menurut Mulyadi (2001) sistem pengendalian intern mempunyai

unsur-unsur pokok sebagai berikut.

a. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional

secara tegas.

Struktur organisasi merupakan kerangka pembagian tanggung

jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk

melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian

tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-

prinsip berikut.

1) Fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan harus dipisahkan dari

fungsi akuntansi.

Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

melaksanakan suatu kegiatan. Fungsi penyimpanan adalah fungsi

yang memiliki wewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan.

23

Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk

mencatat peristiwa keuangan perusahaan. Jadi apabila terjadi

perangkapan fungsi, hal ini akan membuka suatu kemungkinan

terjadinya pencatatan transaksi yang seharusnya tidak terjadi,

sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya

kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan perusahaan tidak

terjamin kekayaannya.

2) Suatu fungsi tidak boleh diberikan tanggung jawab penuh untuk

melaksanakan semua tahap suatu transaksi.

b. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan

perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan

biaya.

Dalam organisasi, setiap transaksi hanya terjadi atas dasar

otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui

terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus

dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk memberikan

otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Formulir merupakan

media yang digunakan untuk merekam penggunaan wewenang dalam

memberikan otorisasi terlaksananya transaksi dalam organisasi.

Penggunaan formulir harus diawasi sedemikian rupa guna mengawasi

pelaksanaan otorisasi.

Di lain pihak, formulir merupakan dokumen yang dipakai

sebagai dasar untuk pencatatan transaksi dalam catatan akuntansi.

24

Prosedur yang baik akan menjamin data yang direkam dalam formulir

dicatat dalam catatan akuntansi dengan tingkat ketelitian dan

keandalan (reliability) yang tinggi. Dengan demikian sistem otorisasi

akan menjamin dihasilkannya dokumen pembukuan yang dapat

dipercaya sehingga akan menjadi masukan yang dapat dipercaya bagi

perusahaan.

c. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit

organisasi.

Cara-cara yang umum dipakai peruahaan dalam menciptakan

praktik yang sehat yaitu:

1) Penggunaan formulir urut cetak yang pemakaiannya harus dapat

dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang untuk terlaksananya

transaksi.

2) Pemeriksaaan (surprised audit) yang dilaksanakan tanpa

pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa.

Hal ini akan mendorong karyawan melaksanakan tugasnya sesuai

dengan aturan yang telah ditetapkan.

3) Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir

oleh satu orang atau unit organisasi tanpa ada campur tangan dari

orang atau unit organisasi lain. Karena setiap transaksi

dilaksanakan dengan campur tangan pihak lain sehingga terjadi

internal checking terhadap pelaksanaan tugas setiap unit organisasi

terkait.

25

4) Perputaran jabatan (job rotation) yang diadakan secara rutin akan

dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya,

sehingga persekongkolan di antara mereka dapat dihindari.

5) Keharusan mengambil cuti bagi karyawan yang berhak. Selama

cuti, jabatan karyawan yang bersangkutan digantikan sementara

oleh pejabat lain sehingga apabila terjadi kecurangan dalam

departemen yang bersangkutan dapat diungkap oleh pejabat yang

menggantikannya.

6) Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan

catatannya.

7) Pembentukan unit organisasi yang bertugas mengecek efektivitas

unsur-unsur sistem pengendalian intern. Unit organisasi ini disebut

dengan satuan pengawas intern atau staf pemeriksa intern.

d. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.

Kapabilitas karyawan merupakan unsur sistem pengendalian

intern yang paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli dalam

bidang yang menjadi tanggung jawabnya akan dapat melaksanakan

tugasnya secara efektif dan efisien.

D. Sistem Informsi Akuntansi Persediaan

Sistem informasi akuntansi atas persediaan barang terdiri dari dua

bagian yaitu:

26

1. Sistem Informasi Akuntansi Pembelian atau Pengadaan Barang

Siklus pembalian meliputi transaksi-transaksi yang terkait dengan

pembelian dan pembayaran. Pengendalian yang dilakukan ditujukan pada

aktivitas seperti pemesanan dan penerimaan barang serta pengeluran kas.

Aktivitas pembelian diselenggarakan untuk menyediakan bahan baku,

persediaan maupun aktiva tetap yang dibutuhkan untuk operasi

perusahaan.

Menurut Mulyadi (2001) sistem pembelian digolongkan menjadi

dua macam yaitu pembelian lokal dan pembelian impor. Pembelian lokal

adalah pembelian yang berasal dari pemasok dalam negeri, sedangkan

pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negeri.

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk

menyediakan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Pembelian

adalah transaksi bisnis yang meliputi perolehan barang atau jasa yang

diperlukan dalam proses produksi atau untuk dijual pada tertentu yang

menimbulkan kewajiban.

a. Sistem Pengendalian Intern Pembelian

Sistem pengendalian intern pembelian adalah suatu sistem yang

meliputi rencana organisasi, semua metode dan ketentuan yang

ditujukan untuk melindungi dan menjaga kekayaan, meliputi ketepatan

sejauh mana data akuntansi yang berkaitan dengan sistem pembelian

dapat dipercaya, mendorong efisiensi penggunaan aktiva dan

27

menunjang dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan

dalam kaitannya dengan pembelian.

Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dalam sistem pembelian

adalah

1) Fungsi gudang

Bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian

sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk

menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2) Fungsi pembelian

Bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga

barang, menentukan pemasok dan mengeluarkan order pembelian

kepada pemasok yang dipilih.

3) Fungsi penerimaan barang

Bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis,

mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna

menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima

perusahaan. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk menerima

barang dari pembeli yang berasal dari transaksi retur.

4) Fungsi pencatatan utang

Bertanggung jawab mencatat transaksi pembelian ke dalam register

bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen

sumber (bukti kas keluar) sebagai bukti catatan utang atau

membuat buku pembantu utang.

28

b. Pengendalian Intern yang Sebaiknya Dilakuan

Untuk melakuan pengawasan pada siklus pembelian serta

pengendalian intern di dalamnya, maka harus diperhatikan elemen

pengendalian intern siklus pembelian. Menurut Mulyadi (1997)

elemen-elemen sistem pengendalian intern itu adalah:

1) Organisasi

a) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penerimaan

b) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi

c) Fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi penyimpanan

d) Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang,

fungsi pembelian, fungsi penerimaan, dan fungsi akuntansi.

2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a) Surat permintaan pembelian diotorisasi oleh fungsi gudang,

untuk barang yang disimpan dalam gudang, atau oleh fungsi

pemakaian barang untuk barang yang langsung dipakai.

b) Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau

pejabat yang lebih tinggi.

c) Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan

barang.

d) Bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi akuntansi atau pejabat

yang lebh tinggi.

29

e) Pencatatan terjadinya utang didasarkan pada bukti kas keluar

yang didukung oleh surat order pembelian, laporan penermaan

barang, dan faktur dari pemasok.

f) Pencatatan ke dalam kartu utang dan registrasi bukti kas keluar

(voucher register) diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

3) Praktik yang sehat

a) Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.

b) Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian.

c) Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan

pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan.

d) Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga

bersaing dari pemasok.

e) Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan

jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian

dari fungsi pembelian.

f) Terdapat pengecekan terhadap harga, syarat pembelian, dan

ketelitian dalam faktur dari pemasok dengan cara menghitung

dan menginspeksi barang tersebut dan membandingkan dengan

tembusan surat order pembelian.

30

2. Sistem Informasi Akuntansi Penjualan atau Pengeluaran Barang

Aktivitas penjualan atau pengeluaran barang terkait dengan siklus

pendapatan. Aktivitas penjualan diselenggarakan untuk pengeluaran bahan

baku, persediaan maupun aktiva tetap yang tersedia untuk dijual.

Dalam transaksi penjualan tunai, barang diserahan oleh fungsi

pengiriman kepada customer atau jasa baru diserahkan jika fungsi

penerimaan kas telah menerima uang dari customer.

a. Sistem Pengendalian Intern Penjualan

Menurut Mulyadi (2001) fungsi yang terkait dengan sistem

pengeluaran barang adalah:

1) Fungsi penjualan

Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat faktur penjualan

tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas

dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi

pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer.

2) Fungsi gudang

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan dan menyiapkan

barang yang dipesan oleh customer serta menyerahkan barang ke

fungsi pengiriman.

3) Fungsi akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat transaksi penjualan

ke dalam jurnal penjualan.

4) Fungsi penerimaan kas

31

Fungsi ini bertanggung jawab terhadap penerimaan uang dari

customer atas barang yang telah dibeli.

Dokumen yang digunakan dalam sistem pengeluaran barang

adalah

1) Bukti permintaan dan pengeluaran barang

Berfungsi sebagai bukti pengeluaran barang dari gudang.

2) Bukti pengembalian barang ke gudang

Digunakan untuk mengembalikan barang ke gudang apabila barang

tidak jadi dibeli.

3) Kartu gudang

Kartu ini digunakan untuk mencatat kuantitas bahan baku yang

dikeluarkan dari gudang.

4) Kartu persediaan

Digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas barang.

Laporan yang digunakan adalah laporan pengeluaran barang,

laporan ini dibuat oleh fungsi gudang untuk menunjukkan bahwa

barang yang dikeluarkan dari gudang telah memenuhi jenis,

spesifikasi mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam bukti

permintaan pengeluaran barang.

b. Kesalahan yang Mungkin Terjadi dalam Aktivitas Penjualan

1) Barang diserahkan ke pembeli sebelum pembeli membayar harga

barang.

32

2) Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk

kepentingan pribadi.

3) Barang yang diserahkan ke pembeli tidak sama dengan barang

yang dipesan.

4) Harga barang dicantumkan salah pada faktur penjualan tunai.

5) Penyerahan barang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.

6) Catatan akuntansi diisi dengan transaksi penjuanlan fiktif.

c. Aktivitas pengendalian yang sebaiknya dilakukan

1) Organisasi

a) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas.

b) Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi akuntansi.

c) Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi.

d) Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi

gudang.

2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan

a) Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi

penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan

tunai.

b) Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi penerimaan kas dengan

membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai.

c) Penempelan pita register pada kas pada faktur penjualan tunai

setelah faktur tersebut dicap “lunas”.

33

d) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus didasarkan pada

dokumen sumber yang dilampiri dokumen pendukung yang

lengkap.

3) Praktik yang sehat

a) Jumlah kas dari transaksi penjualan tunai segera disetor ke

bagian pencatatan.

b) Penghitungan saldo kas yang ada di tangan fungsi penerimaan

kas dilakukan secara periodik dan secara mendadak sewaktu-

waktu oleh fungsi audit intern.

c) Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh

karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

34

Tahap Transaksi Fungsi/Bagian Formulir/Dokumen Aktivitas Pengendalian Intern Kerugian/Kecurangan yang Mungkin Timbul

Pembelian Faktur dari pemasok Surat Permintaan Penawaran Harga

Permintaan pembelian barang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada. Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Surat Permintaan Pembelian

Otorisasi umum dan khusus untuk setiap barang yang akan dibeli.

Barang dapat diminta untuk tujuan dan kuantitas yang tidak semestinya.

Pembuatan surat order pembelian

Fungsi pembelin bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok, dan mengeluarkan order pembelian. Dilakukan oleh Bagian Pembelian.

Surat Order Pembelian

Setiap order pembelian harus didasarkan pada surat permintaan pembelian yang telah diotorisasi.

Pembelian dapat terjadi dengan tujuan yang tidak semestinya.

Penerimaan barang Fungsi penerimaan barang bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu, dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok. Dilakukan oleh Bagian Penerimaan Barang.

Laporan Penerimaan Barang

Setiap penerimaan barang harus terdapat surat order pembelian yang telah diotorisasi. Fungsi penerimaan barang menghitung dan membandingkan barang yang diterima dengan surat order pembelian.

Barang yang diterima kemungkinan tidak dipesan sebelumnya. Perusahaan kemungkinan menerima barang yang rusak, kuantitas dan jenis barang salah.

Penyimpanan barang

Fungsi gudang bertanggung jawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Setiap kali terjadi penyerahan barang dari fungsi penerimaan ke fungsi gudang harus didokumentasikan dalam “tanda terima barang”.

Fungsi gudang dapat memungkiri telah menyimpan barang.


Pencatatan utang

Fungsi pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dakumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan buku

Kartu Utang Bukti Kas Keluar

Setiap pencatatan harus dilandasi dokumen sumber bukti kas keluar dan dokumen pendukung yang lengkap.

Bukti kas keluar bisa tidak dicatat

35

pembantu utang. Dilakukan oleh Bagian Utang.

Persediaan Penghitungan fisik

Fungsi penghitungan fisik bertanggung jawab menghitung, mengukur dan mengecek mutu barang. Dilakukan oleh Bagian Tim Penghitungan Fisik Sediaan

Fungsi akuntansi umum bertanggung jawab untuk mencatat jurnal adjustmen sebagai hasil penghitungan fisik persediaan ke dalam jurnal umum. Dilakukan oleh Bagian Akuntansi. Fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustmen data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

Kartu Penghitungan Fisik

Bukti Memorial Jurnal Umum

Pemisahan penghitungan dengan pengecekan. Penggunaan peralatan dan penghitungan yang andal. Pemisahan antara fungsi penghitung dan fungsi pengecek. Penggunaan kartu penghitungan fisik sediaan bernomor urut.

Sediaan salah dihitung. Sediaan dihitung lebih dari satu kali. Laporan yang dihasilkan kurang akurat.


Penjualan Penerimaan order dari customer

Fungsi penjualan berfungsi menerima order dari customer, membuat faktur penjualan tunai yang memungkinkan fungsi penerimaan kas menerima kas dari dari customer dan yang merupakan perintah kepada fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada customer. Dilakukan oleh Bagian Order Penjualan.

Faktur Penjualan Tunai

Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi penerimaan kas. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Faktur prnjualan tunai bernomor urut cetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan.

Penjualan dilakukan kepada orang yang tidak sah.

Penerimaan kas Fungsi kas bertanggung jawab sebagai Pita Register Penerimaan kas diotorisasi oleh Barang diserahkan pembeli

36

penerima kas dari pembeli. Dilakukan oleh Bagian Kasa.

fungsi penerimaan kas dengan membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya dengan segera ke bank. Fungsi penerimaan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.

sebelum pembeli membayar harga barang. Kas yang diterima oleh fungsi penerimaan kas digunakan untuk kepentingan pribadi. Terjadi kecurangan dan salah saji.

Pengambilan barang

Fungsi gudang bertanggung jawab menyiapkan barang/obat sesuai dengan pesanan, serta menyerahkan ke fungsi pengiriman. Dilakukan oleh Bagian Gudang.

Kartu Gudang Memisahkan antara fungsi gudang dan fungsi pengiriman.

Terjadi kecurangan dan salah saji.


Pengiriman barang Fungsi pengiriman barang bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar. Dilakukan oleh Bagian Pengiriman

Fungsi penyerahan barang harus terpisah dari fungsi akuntansi.

Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai.

Barang yang diserahkan kepada pembeli tidak sama dengan barang yang dipesan. Penyerahan barang yang tidak diotorisasi oleh yang berwenag.

Pencatatan Transaksi

Fungsi akuntansi bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas, dan pembuat laporan penjualan. Dilakukan oleh Bagian Jurnal

Jurnal Penjualan Juranal Penerimaan Kas Jurnal Umum

Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi operasi dan fungsi penyimpanan uang dan barang. Pencatatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh

Faktur penjualan dicatat dalam akun yang salah.

37

karyawan yang diberi wewenang untuk itu.

38

E. Kerangka Teoritis

Guna memudahkan dalam memahami inti pemikiran penulis, maka

perlu dibuat kerangka teoritis dari permasalahan yang akan diangkat oleh

penulis yaitu sebagai barikut.

Gambar 2.2 Kerangka Pemikiran

Adapun penjelasan kerangka teoritis di atas adalah sebagai berikut.

1. Mengevaluasi Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern

Persediaan Obat RSUD Kab. Kebumen dengan cara membandingkan

dengan teori yang ada.

2. Hasil evaluasi ini kemudian dilihat apakah terdapat kelemahan atau tidak

dalam Sistem Informasi Akuntansi dan Pengendalian Intern Persediaan

Obat yang digunakan.

3. Memberikan rekomendasi bila terdapat kelemahan dan kebaikannya akan

tetap dipertahankan.

Evaluasi

Sistem Informasi

Akuntansi dan

Pengendalian Intern

Persediaan Obat RSUD

Kab. Kebumen

Tidak Terdapat Kelemahan

Terdapat Kelemahan

Rekomendasi Perbaikan SIA

dan Pengendalian Intern

Persediaan Obat Persediaan

Evaluasi

Sistem Informasi

Akuntansi dan

Pengendalian Intern


Kab. Kebumen

Evaluasi

Sistem Informasi

Akuntansi dan

Pengendalian Intern


Kab. Kebumen

Terdapat Kelemahan Evaluasi

Sistem Informasi

Akuntansi dan

Pengendalian Intern


Kab. Kebumen

39

BAB III

METODOLOGI PENELITIAN

A. Desain Penelitian

Penelitian mengenai Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen, dilakukan dengan

menggunakan pendekatan studi kasus. Studi kasus merupakan metode

pengumpulan data yang dilakukan dengan cara melakukan peninjauan

langsung ke objek penelitian yaitu Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten

Kebumen untuk memperoleh data-data sesuai dengan teknik pengumpulan

data yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Kemudian data-data yang

sudah ada akan digunakan untuk mengevaluasi siklus pembelian dan

pengeluaran obat serta sistem pengendalian internnya. Data-data tersebut

dievaluasi dengan cara membandingkan dengan teori-teori mengenai siklus

pembelian dan penjualan barang sebagai landasan dalam penelitian.

B. Data dan Sumber Data

Dalam penelitian ini diperlukan adanya data dari Rumah Sakit Umum

Daerah Kabupaten Kebumen yang dapat membantu penelitian yang nantinya

akan disusun dan diolah untuk memperkuat analisis. Data yang akan

digunakan dalam penelitian ini adalah data primer. Data primer merupakan

data yang diperoleh secara langsung dari pihak perusahaan melalui

wawancara, selanjutnya data tersebut diolah dan disimpulkan.

39

40

Adapun data yang akan digunakan adalah sebagai berikut.

1. Sejarah berdirinya dan berkembangnya Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Kabupaten Kebumen.

2. Struktur organisasi yang diterapkan dan bagian-bagian terkait.

3. Sumberdaya di Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen.

4. Sistem dan prosedur yang dibagi dalam siklus pengadaan dan pengeluaran

obat.

5. Dokumen-dokumen yang berhubungan dengan siklus pembelian dan

pengeluaran obat di RSUD Kab. Kebumen. Dokumen tersebut antara lain:

a. Dokumen pembelian obat.

b. Dokumen penjualan obat.

C. Metode Pengumpulan Data

1. Interview

Interview merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan

dengan wawancara atau tanya jawab, serta diskusi secara langsung dengan

pihak perusahaan yang berhubungan objek penelitian. Pada penelitian kali

ini, interview dilakukan dengan pihak perusahaan yaitu pada bagian-

bagian terkait dengan siklus pembelian dan penjualan obat RSUD Kab.

Kebumen. Interview dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur siklus

akuntansi pembelian dan penjualan barang farmasi dan medis khususnya

obat yang dilaksanakan RSUD Kab. Kebumen, sehingga peneliti dapat

menggambarkan flowchart dari siklus tersebut.

41

2. Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

pengamatan secara langsung pada aktivitas yang diteliti. Pengamatan akan

dilakukan langsung pada objek penelitian yaitu RSUD Kab. Kebumen di

bagian yang terkait dengan siklus pembelian obat yaitu bagian instalasi

farmasi.

3. Dokumentasi

Merupakan teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan

mengumpulkan data-data atau dokumen-dokumen yang dimiliki

perusahaan yang berhubungan dengan siklus pembelian obat yaitu sistem

dan prosedur akuntansi yang berupa surat permintaan pembelian bagian

farmasi dan medis, surat order pembelian obat serta penerimaan barang

farmasi dan medis.

D. Analisis Data

Analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis secara

kualitatif yaitu analisis yang dilakukan dengan mencari kelebihan dan

kelemahan Sistem Informasi Akuntansi Prsediaan Obat yang ada di RSUD

Kab. Kebumen.

Analisis terhadap data yang telah diperoleh dilakukan dengan langkah-

langkah sebagai berikut:

1. Melakukan penelitian untuk memperoleh gambaran umum perusahaan

secara menyeluruh meliputi hal-hal sebagai berikut.

42

a) Gambaran umum perusahaan.

b) Struktur organisasi.

c) Sistem dan prosedur pembelian serta penjualan obat.

d) Dokumen-dokumen yang digunakan, termasuk yang terkait dengan

Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Obat.

2. Mengevaluasi kelayakan elemen Sistem Informasi Akuntansi

Pengendalian Obat pada RSUD Kab. Kebumen.

3. Mengevaluasi sistem dan prosedur siklus persediaan obat berdasarkan

kelayakan elemen sistem pengendalian intern.

4. Menarik kesimpulan.

Merupakan langkah terakhir dalam analisis data, apakah sistem dan

prosedur pembelian dan penjualan obat pada RSUD Kab. Kebumen sudah

sesuai dengan sistem pengendalian intern yang diterapkan perusahaan.

Setelah itu memberikan rekomendasi mengenai Sistem Informasi

Akuntansi Pengendalian Obat yang efektif bagi perusahaan.

43

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

A. Sejarah dan Berkembangnya RSUD Kabupaten Kebumen

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen berdiri sejak tahun

1916, dikelola oleh misi Zending Belanda. Resmi menjadi milik Pemerintah

Daerah Kabupaten Kebumen tahun 1953. Berdasarkan Perda No.3 th 2002,

Rumah Sakit Umum Daerah Kebumen berubah menjadi Badan Pengelolaan

(Esselon II) kemudian Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen

berubah lagi berdasarkan Perda No.14 th 2008 menjadi Rumah Sakit Umum

Daerah (Esselon III). SK Menteri Kesehatan RI No.233/Menkes/SK/VI/ 1983

Tentang Penetapan Tambahan Beberapa Rumah Sakit Umum Pemerintah

Sebagai Rumah Sakit Umum Pemerintah Kelas B dan C yang menetapkan

Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen termasuk kelas C. Rumah

Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen dipimpin oleh seorang direktur

mempunyai luas lahan: 3,2 Ha dan luas bangunan: 6000 M2.

1. Visi

Visi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen adalah

Sebagai Rumah Sakit terbaik di bidang Trauma di Propinsi Jawa Tengah

Bagian Selatan.

2. Misi

Misi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen antara lain:

43

44

a. Meningkatkan mutu dan cakupan pelayanan sehingga dapat memenuhi

kebutuhan masyarakat, sebagai rumah sakit rujukan Propinsi Jawa

Tengah Bagian Selatan.

b. Mengembangkan pelayanan dan sarana prasarana menjadi rumah sakit

Tipe B non pendidikan.

c. Mewujudkan pelayanan rumah sakit yang bermutu dan dapat

memuaskan pasien dan efisien dalam pengelolaannya.

d. Meningkatkan pembinaan SDM dalam peningkatan kompetensi tinggi

dan karakter yang berperhatian terhadap pasien .

e. Merestrukturisasi organisasi dan manajemen menjadi Badan Layanan

Umum.

3. Fasilitas Pelayanan

Fasilitas pelayanan yang ada di RSUD Kab. Kebumen adalah

pelayanan pasien rawat jalan, pelayanan rawat inap, dan fasilitas

penunjang pelayanan medis 24 jam.

a. Fasilitas pelayanan pasien rawat jalan meliputi:

1) Poliklinik gigi

2) Pelayanan psikologi

3) Pelayanan spesialis rawat jalan, meliputi:

a) Spesialis bedah

b) Spesialis penyakit dalam

c) Spesialis penyakit obsgyn

d) Spesialis penyakit Anak

45

e) Spesialis penyakit mata

f) Spesialis penyakit syaraf

g) Spesialis penyakit kulit dan kelamin

h) Spesialis THT

i) Spesialis penyakit jiwa

j) Spesialis orthopedi

b. Fasilitas pelayanan pasien rawat jalan meliputi:

1) Bangsal anggrek

2) Bangsal terate

3) Bangsal cempaka

4) Bangsal dahlia

5) Bangsal melati

6) Bangsal bougenville

7) Bangsal peristi

8) Instalasi gawat darurat

c. Fasilitas penunjang pelayanan medis meliputi:

1) Instalasi fisioterapi

2) Instalasi radiologi /elektromedis diagnostik

3) Instalasi farmasi (apotek)

4) Instalasi bedah sentral

5) Laboratorium klinik

6) Ambulance & mobil jenasah

46

B. Kondisi Umum Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen

1. Kepegawaian

Untuk meningkatkan ketertiban, kelancaran dan memperoleh hasil

yang memuaskan maka diadakan pengawasan terhadap karyawan oleh

Bagian Kepagawaian yang diberi kepercayaan dalam mengawasi

karyawan.

Tugas kepegawaian antara lain:

a. melaksanakan perencanaan kebutuhan pegawai dengan menganalisis

kebutuhan pegawai yang disesuaikan antara standar ideal dengan

keadaan riil untuk mencukupi kebutuhan pegawai.

b. melaksanakan mutasi pegawai berdasarkan kebutuhan unit kerja

pegawai untuk bahan rapat dengan Tim Mutasi Internal Pegawai

RSUD Kab. Kebumen agar terwujud kebutuhan pegawai di unit-unit

kerja.

c. melaksanakan pelatihan pegawai berdasarkan analisis kebutuhan diklat

dengan cara swakelola, kerjasama dengan pihak ketiga, untuk

peningakatan dan pengembangan sumber daya manusia.

2. Tingkat Pendidikan

Berikut klasifikasi pegawai RSUD Kab. Kebumen berdasarkan

jenjang pendidikan.

47

Tabel 4.1 Pegwai Fungsional

No Jenjang Pendidikan Jumlah SDM

1 SLTA 52

2 SM 87

3 S1 9

4 S2 12

Tabel 4.2 Pegawai Non Fungsional

No Jenjang Pendidikan Jumlah SDM 1 SD 5 2 SLTP 23 3 SLTA 92 4 SM 90 5 S1 35 6 S2 5

3. Disiplin Kerja

RSUD Kab. Kebumen menerapkan kedisiplinan dalam bekerja.

Hal ini dimaksudkan agar tercipta lingkungan kerja yang baik serta

menjadikan karyawan lebih bertanggung jawab terhadap pekerjaannya.

Kedisiplinan yang diterapkan di RSUD Kab. Kebumen antara lain:

a. Setiap karyawan yang akan meninggalkan tempat kerja pada saat jam

kerja harus izin terlebih dahulu.

b. Selama jam kerja, karyawan diharuskan memakai seragam sasuai

dengan ketentuan yang ada.

c. Ketentuan jam kerja adalah sebagai berikut

1) Hari Senin sampai Kamis masuk kerja pada pkl. 08.00-14.00

2) Jumat masuk kerja pada pkl. 08.00-11.00

3) Sabtu masuk kerja pada pkl. 08.00-12.00

48

4) Untuk karyawan yang masuk 24 jam (perawat) dibagi menjadi tiga

sift:

a) Masuk pagi pkl. 07.00-14.00

b) Masuk siang pkl. 14.00-20.00

c) Masuk malam pkl. 20.00-07.00

4. Pemeliharaan Tempat Kerja dan Lingkungan

RSUD Kab. Kebumen sangat memperhatikan pemeliharaan

lingkungan. Untuk menjaga dan memelihara lingkungan kerja seperti

kamar mandi, ruang ber-AC, halaman dan lingkungan lainnya dilakukan

oleh petugas kebersihan.

C. Struktur Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Kebumen

Organisasi merupakan suatu sarana atau alat untuk mencapai tujuan

atau sebagai wadah kegiatan orang-orang yang bekerja sama dalam usaha

mencapai tujuan tertentu. Dalam wadah kegiatan tersebut harus jelas adanya

pendelegasian tugas, tanggung jawab, wewenang, hubungan dan tata kerja

masing-masing bagian. Pendelegasian tersebut dimaksudkan untuk

menghindari pelepasan tanggung jawab di unsur pimpinan sesuai dengan

struktur organisasi yang ada untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah

ditetapkan.

Adapun bentuk struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen adalah

sebagai berikut.

49

1. Direktur

Merupakan pejabat struktural tertinggi di Badan Rumah Sakit

Umum Daerah Kabupaten Kebumen yang bertugas:

a. Merumuskan Pogram Kerja RSUD Kab. Kebumen berdasarkan

peraturan yang berlaku sesuai kebijakan Bupati dengan

memperhatikan evaluasi program tahun lalu, memperhatikan berbagai

masukan dan aspirasi masyarakat.

b. Mendistribusikan tugas kepada Kepala Bagian dan para Kepala Bidang

RSUD Kab. Kebumen sesuai bidang tugas dan fungsi masing-masing

agar semua tugas dapat terselesaikan dengan baik dan lancar.

c. Memantau pelaksanaan tugas bawahan baik secara langsung maupun

tidak langsung guna keberhasilan pelaksanaan tugas.

d. Memberikan penilaian pekerjaan kepada para Kepala Bagian dan

Kepala Bidang pada RSUD Kab. Kebumen.

2. Instalasi

Instalasi merupakan fasilitas penyelenggaraan pelayanan dan

keperawatan, pelayanan penunjang medis, kegiatan penelitian,

pengembangan, pendidikan, pelatihan dan pemeliharaan prasarana RSUD

Kab. Kebumen.

3. Bagian Tata Usaha

Uraian tugas Bagian Tata Usaha pada RSUD Kab. Kebumen

sebagai berikut:

50

a. Melaksanakan urusan surat-menyurat yang meliputi memproses surat

masuk dan keluar dengan cara mengelompokkan jenis surat,

menyediakan dan mendistribusikan sesuai disposisi pimpinan.

b. melaksanakan evaluasi pelaksanaan program dan kegiatan yang

meliputi kebutuhan material, finansial, personal dan fungsi sosial

rumah sakit dengan cara mengidentifikasi dan membandingkan data

dengan capaian program.

c. melaksanakan kegiatan administrasi kepegawaian dengan cara

menghimpun dan menginventarisasi, memproses data kepegawaian

agar data terkelola dengan baik.

4. Bidang Pelayanan Medis

Uraian Tugas Jabatan Kepala Bidang Pelayanan Medis pada RSUD

Kab. Kebumen sebagai berikut:

a. Menyusun Program Kerja Bidang Pelayanan Medis pada RSUD Kab.

Kebumen berdasarkan Program Kerja pada RSUD Kab. Kebumen

serta hasil evaluasi agar pelaksanaan kegiatan tercapai secara efektif

dan efisien.

b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelayanan medis secara

langsung maupun tidak langsung guna terselenggaranya pelayanan

medis sesuai dengan standar operasional prosedur.

c. Menyelenggarakan fasilitas perawatan rawat jalan berdasarkan

kebutuhan masyarakat untuk meningkatkan mutu pelayanan.

51

d. Menyelenggarakan fasilitas perawatan rawat inap berdasarkan

kebutuhan masyarakat untuk meningkatkan mutu pelayanan.

e. Melaksanakan pelayanan keperawatan berdasarkan standar operasional

prosedur guna terwujudnya pelayanan keperawatan yang memenuhi

standar mutu pelayanan.

5. Bidang Penunjang Non Medis

Uraian tugas jabatan Kepala Seksi Penunjang Non Medis pada

Bidang Penunjang Medis dan Non Medis pada RSUD Kab. Kebumen

sebagai berikut.

a. Membuat perencanaan kegiatan dan kebutuhan bidang pelayanan

penunjang medis dan penunjang non medis sesuai skala prioritas dan

kebutuhan dalam rangka peningkatan mutu pelayanan.

b. Mengendalikan kebutuhan pelaksanaan kegiatan penunjang medis

dengan cara memantau ke instalasi-instalasi secara periodik atau

menerima laporan-laporan agar penggunaannya lebih efektif dan

efisien.

c. Melaksanakan pengaturan pendistribusian barang-barang non medis

sesuai usulan dan kebutuhan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan

lancar.

6. Bidang Keuangan

Uraian tugas Bidang Keuangan pada RSUD Kab. Kebumen

sebagai berikut.

52

a. Melaksanakan koordinasi penyusunan anggaran berdasarkan laporan

dari masing-masing Seksi di Bidang Keuangan untuk dapat diketahui

kebutuhan anggaran dalam satu tahun.

b. Melakukan perbendaharaan dengan cara melakukan penerimaan,

penyimpanan dan pengeluaran keuangan berdasarkan ketentuan dan

peraturan yang berlaku untuk tertib administrasi keuangan.

c. Meneliti kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Langsung (SPP

LS) Pengadaan Barang/Jasa yang disampaikan oleh Bendahara

Pengeluaran dan diketahui/disetujui oleh Pejabat Pelaksana Teknis

Kegiatan(PPTK) guna penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM).

d. Meneliti kelengkapan Surat Permintaan Pembayaran Langsung

(SPPLS) Gaji dan Tunjangan Pegawai Negeri Sipil serta penghasilan

lainnya, Surat Permintaan Pembayaran Uang Persediaan/Ganti

Uang/Tambah Uang (SPP UP/GU/TU) yang dilakukan oleh

Bendahara Pengeluaran guna penerbitan Surat Perintah Membayar

(SPM).

e. Melaksanakan verifikasi dan akuntansi dengan cara meneliti laporan

penerimaan pendapatan dan pengeluaran dan mempelajari data-data

yang dilaporkan agar didapatkan data yang akurat serta untuk tertib

pembukuan keuangan sebagai dasar untuk penyiapan pembuatan

laporan keuangan RSUD Kab. Kebumen.

53

D. Evaluasi Struktur Organisasi RSUD Kab. Kebumen

Struktur organisasi yang diterapkan oleh Rumah Sakit Umum Daerah

Kabupaten Kebumen termasuk dalam struktur organisai yang berbentuk

fungsional yaitu menggolongkan menjadi departemen-departemen

berdasarkan fungsi dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi yang ada

pada RSUD Kab. Kebumen sudah cukup baik karena dalam pemisahan tugas

berdasarkan fungsi masing-masing bagian cukup jelas satu dengan lainnya dan

tidak ada bagian yang memiliki kesamaan tugas. Setiap subbagian telah

memiliki tugas masing-masing yang berbeda dari subbagian yang lainnya.

Namun demikin, masih ada beberapa kelemahan dalam Struktur Organisasi

Instalasi Farmasi yang ada pada RSUD Kab. Kebumen. Kelemahan-

kelemahan tersebut antara lain sebagai berikut.

1. Masing-masing instalasi memiliki struktur organisasi sendiri sehingga

untuk struktur organisasi yang ada dalam Instalasi Farmasi Rumah Sakit

akan terpisah dari struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen. Hal ini

menyebabkan dalam struktur organisasi RSUD Kab. Kebumen tidak

dijelaskan bagian-bagian yang terkait dengan sistem pengadaan dan

pengeluaran obat. Struktur organisasi yang ada pada Instalasi Farmasi

RSUD Kab. Kebumen sebagai berikut.

54

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Instalasi Farmasi RSUD Kab. Kebumen

2. Kedudukan Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Gudang dalam

Struktur Organisasi Instalasi Farmasi kurang jelas.

Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan terhadap struktur

organisasi, ditemukan beberapa kelemahan yang memerlukan tindakan

perbaikan lebih lanjut. Penulis mengusulkan beberapa alternatif tindakan

yang dapat digunakan untuk melakukan perbaikan terhadap kelemahan

yang ada. Dalam hal pembagian tugas, tidak tercatatnya kedudukan Bagian

Penerimaan Barang menyebabkan dalam setiap penerimaan barang dapat

dilakukan petugas gudang, hal ini menunjukkan adanya perangkapan tugas

dalam Struktur Organisasi Instaliasi Farmasi. Oleh karena itu, penulis

mengusulkan untuk memisahkan dan memperjelas tugas Bagian Gudang

dan Bagian Penerimaan. Karena fungsi gudang merupakan fungsi

EVALUASI SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PERSEDIAAN OBAT …/Evaluasi... · obat, merubah status RSUD Kab. ... terutama obat-obatan dan mengingat transaksi penjualan ... Sistem pengendalian

Documents