EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA …/Evaluasi... · Melakukan stabilisasi sembilan harga pokok pangan ... pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik ... SH Kasi Perencanaan

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP PADA

PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Disusun untuk memenuhi sebagian persyaratan

mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh :

Hapsari Tri Hastuti

F.3307152

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SEBELAS MARET

SURAKARTA

2010

BAB I

PENDAHULUAN

A. Gambaran Umum Perum BULOG Sub Divre Surakarta

1. Sejarah

Lembaga pangan di Indonesia sudah ada sejak zaman penjajahan

Belanda. Berawal dari terjadinya fluktuasi harga beras pada tahun 1919

sampai dengan 1920. Harga beras yang merosot pada tahun 1930

menyebabkan campur tangan pemerintah Belanda dengan mengeluarkan

kebijakan perberasan. Kebijakan tersebut adalah menghapus impor beras

secara bebas dan membatasi impor secara lisensi. Menjelang pecahnya

Perang Dunia II membuat pemerintah Belanda mendirkan lembaga

pangan secara resmi yaitu Voeding Middelen Fonds (VMF) pada tanggal

25 April 1939.

Lembaga pangan ini mengalami perubahan nama dan fungsi

seiring bertambahnya tahun dan perpindahan kekuasaan dari Belanda ke

Jepang hingga masa kemerdekaan. Berikut tabel perubahan nama dan

tugas yang terjadi:

.

1

Tabel I.1 Tabel Perubahan Nama dan Tugas Lembaga Pangan di Indonesia

NO Tahun Nama Organisasi Tugas 1 1939 VMF (Voeding Middelen

Fonds Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan

2 1942-1945

Sangyobu Nanyo Kohatsu Kaisha

Membeli, menjual dan menyediakan bahan pangan

3 1945-1950

VMF (Voeding Middelen Fonds


PMR (Pengawasan Makanan Rakyat)


4 1950 BAMA ( Yayasan Bahan Makanan)


5 1952 YUBM Yayasan Urusan Bahan Makanan)

Distribusi pemerataan pangan dan usaha stabilisasai harga beras

6 1958 YBPP (Yayasan Badan Pembelian Padi)

Membeli padi

7 1964 BPUP (Badan Pelaksana Urusan Pangan)

Mengurus persediaan bahan pangan seluruh Indonesia

8 1966 KOLOGNAS (Komando Logistik Nasional)

Mengendalikan operasional bahan pokok kebutuhan hidup

9 1967 BULOG (Badan Urusan Logistik)

Membeli bahan pangan

10 1969 BULOG (Badan Urusan Logistik)

Melakukan stabilisasi sembilan harga pokok pangan

Sumber data: www.bulog.co.id

Berdasarkan tabel di atas dapat diketahui bahwa lembaga pangan di

Indonesia sudah ada sejak dulu. Perubahan nama dan tugas lembaga

pangan tersebut berubah sejalan dengan perubahan kekuasaan di

Indonesia. Meskipun namanya berubah-ubah, tugas lembaga pangan

tersebut masih memiliki kesamaan dalam mengatur kebutuhan pangan

rakyat.

Pada tahun 1978 struktur organisasi BULOG diubah sesuai

Keppres No. 39/1978 tanggal 6 November dengan tugas membantu

persediaan dalam rangka menjaga kestabilan harga bagi kepentingan

petani maupun konsumen sesuai kebijaksanaan umum pemerintah.

2

Berdasarkan Keppres RI No. 50/1995 BULOG bertugas

mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras, gula, tepung terigu,

kedelai, pakan dan bahan pangan lainnya. Kemudian tugas BULOG

dipersempit melalui Keppres No. 45/1997 tanggal 1 November yaitu

hanya mengendalikan harga dan mengelola persediaan beras dan gula.

Selang beberapa bulan, sesuai LOI tanggal 15 Januari 1998, BULOG

hanya memonopoli beras saja.

Tugas pokok BULOG diperbarui melalui Keppres No. 29/2000

tanggal 26 Februari 2000 yaitu melaksanakan tugas umum pemerintahan

dan pembangunan di bidang manajemen logistik melalui pengelolaan

persediaan, distribusi, pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik

sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Pada 23 November 2000 keluar Keppres No. 166/2000 dimana

tugas pokoknya melaksanakan tugas pemerintah bidang manajmen logistik

sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Melalui Keppres No 103/2001 tanggal 13 September 2001

mengatur tugas dan fungsi BULOG. Tugasnya melaksanakan tugas

pemerintahan di bidang manajemen logistik sesuai peraturan perundang-

undangan yang berlaku, dengan kedudukan sebagai lembaga pemerintah

non departemen yang bertanggung jawab langsung kepada presiden.

Selama melaksanakan tugas dan fungsinya sejak tahun 1978 status

badan hukum Perum BULOG adalah LPND (Lembaga Penerintah Non

Departemen). Sejak adanya krisis ekonomi di tahun 1997 timbul tekanan

3

agar peran pemerintah dalam masalah pangan dibatasi. Sehubungan

dengan tuntutan perubahan tersebut baik pihak intern BULOG dan pihak

ekstern melakukan berbagai kajian. Berikut kajian yang dilakukan:

a. Kajian tim intern BULOG pada tahun 1998.

b. Kajian ahli dari Universitas Indonesia (UI) pada tahun 1999.

c. Kajian auditor internasional Arthur Andersen pada tahun 1999.

d. Kajian bersama Bernas Malaysia pada tahun 2000.

e. Kajian konsultan internasional Price Waterhouse Coopers (PWC) pada

tahun 2001.

f. Dukungan politik dari anggota DPR RI, khususnya Komisi III DPR RI

dalam hearing antara BULOG dengan Komisi III DPR RI selama

periode 2000-2002.

Berdasarkan berbagai kajian tersebut dan berdasarkan Peraturan

Penerintah RI Nomor 7 Tahun 2003 sebagaimana diubah dengan Peraturan

Pemerintah RI Nomor 61 Tahun 2003 Tentang Pendirian Badan Usaha

Logistik. Peraturan ini mengubah status BULOG sebelumnya yaitu

sebagai Lembaga Pemerintah Non Departemen menjadi Perum sampai

sekarang.

2. Visi, Misi, Logo dan Slogan Perum BULOG

a. Visi dan Misi

Visi Perum BULOG yaitu menyediakan pangan yang cukup,

aman dan terjangkau bagi rakyat. Sedangkan misi Perum BULOG

yaitu memenuhi kebutuhan pangan pokok rakyat.

4

b. Logo dan Slogan Perum BULOG

Gambar 1.1 Logo Perum BULOG

Logo Perum BULOG terdiri dari lambing matahari dan tulisan

BULOG. Warna lambing adalah degradasi kuning kemerahan dan

untuk huruf berwarna biru.

Gambar matahari melambangkan Perum BULOG sebagai

sumber kehidupan segala entitas dan latar belakang budaya. Matahari

jugs sebagai refleksi semangat perubahan Perum BULOG terhadap

profesionalitas, transparan dan sehat dalam membangun ketahanan

nasional.

Jenis huruf logo merupakan refleksi konkrit peran Perum

BULOG dalam usaha mewujudkan kesejahteraan bangsa Indonesia.

Bentuk huruf yang kokoh meambam ngkan PerBULOG sebagai

perusahaan yang solid dalam mengemban visi dan misinya.

Slogan Perum BULOG adalah “Andalan Ketahanan Pangan”

memiliki makna bahwa terjaga dan terselenggaranya ketahanan pangan

merupakan peran strategis dan kunci keberhasilan Perum BULOG.

5

3. Nilai-nilai Dasar Perum BULOG

Nilai-nilai dasar dari Perum BULOG adalah sebagai berikut:

a. Kualitas, perusahaan dengan seluruh jajaran dan pegawai sepakat

untuk berorientasi pada rakyat sesuai dengan visi dan misi.

b. Integritas, keutuhan pribadi, manajemen dan organisasi yang

mencerminkan konsistensi antara prinsip dan perilaku.

c. Teamwork, seluruh unit kerja dan karyawan bergerak fokus dan total

secara terintegrasi dalam rangkan pencapaian visi dan misi perusahaan.

d. Inovatif, kemampuan untuk berpikir dan mengembangkan nilai-nilai

kreativitas dan inovasi dalam bekerja.

e. Responsif, kemampuan perusahaan untuk mengambil keputusan dan

melakukan upaya preventif maupun kuratif dalam menghadapi setiap

perubahan lingkungan strategis.

4. Tugas Perum BULOG

Tugas Perum BULOG saat ini bertugas menyelenggarakan usaha

logistik pangan pokok. Usaha logistik pangan tersebut adalah mengelola

cadangan pangan pemerintah dan mendistribusikan pangan pokok kepada

masyarakat.

Salah satu tugas Perum BULOG yang paling menonjol adalah

tugas pengamanan harga pembelian pemerintah, pengadaan pangan dalam

negeri dan penyalutan beras untuk masyarakat miskin.

Tugas pengamanan harga pembelian pemerintah sering menemui

berbagai kendala. Salah satu kendala yang sering terjadi adalah pada saat

6

panen raya. Pada panen raya curah hujab cukup tinggi sehingga kualitas

gabah kurang baik. Pola pemasaran gabah dengan system tebasan

menyulitkan pencatatan harga gabah di tingkat produsen.

Tugas pengadaan pangan dalam negeri dilaksanakan dengan

pemupukan stok. Pemupukan stok tersebut dilakukan dengan bekerja sama

bersama mitra kerja yang telah diseleksi sebelumnya.

Tugas penyaluran beras untuk masyarakat miskin dilakukan

melalui program beras raskin di setiap kotamadya dan kabupaten. Selain

digunakan untuk penyaluran raskin, stok beras juga digunakan sebagai

CBP (Cadangan Beras Pemerintah), OPM (Operasi Pasar Murni) dan

disalurakan ke Departemen Hukum dan HAM, Departemen Sosial serta

TNI/POLRI.

CBP sering digunakan untuk penanggulangan keadaan darurat

seperti bencana alam. Beras untuk OPM digunakan untuk penstabilan

harga beras apabila terjadi kenaikan harga berlebihan di pasar. Beras untuk

Departemen Hukum dan HAM disalurkan ke LP (Lembaga

Pemasyarakatan). Beras untuk Departemen Sosial berfungsi seperti CBP

untuk penanggulangan bencana.

5. Struktur Organisasi

Untuk melaksanakan tugasnya Perum BULOG Pusat dibantu oleh

Perum BULOG Divre yang terletak di setiap propinsi. Perum BULOG

Divre dibantu oleh Perum BULOG Sub Divre.

7

Perum BULOG Divre Jawa Tengah memiliki enam Sub Divre. Sub

DIvre Wilayaj III berkedudukan di Surakarta. Perum BULOG Sub Divre

Surakarta memiliki wilayah kerja satu kotamadya dan enam kabupaten.

Struktur organisasi adalah gambaran yang menunjukkan hubungan

antara pihak yang satu dengan pihak yang lain dalam suatu organisasi.

Pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta setiap Kasi bertanggungjawab

kepada Kasub divre. Berikut adalah struktur organisasi Perum BULOG

Sub Divre Surakarta:

8

Gambar 1.2 Struktur Organisasi Perum BULOG Sub Divre Surakarta

9

Berikut tabel nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang

Perum BULOG Sub Divre Surakarta

Tabel I.1 Tabel Nama Kepala, Wakil Kepala, Kasi dan Kepala Gudang

Perum BULOG Sub Divre Surakarta

No Nama Pegawai Jabatan Jumlah Staf

1 Drs. Nono Sukrono, MM.

Kepala Sub Divre Surakarta

2 Dradjad Witjaksono, BA.

Wakil Kepala Sub Divre Surakarta

3 As’adi, S.Sos Kasi Administrasi dan Keuangan 10 orang

4 Dra. Hartini Listyaningsih

Kasi Akuntansi 2 orang

5 Ir. Ninik Setyowati Kasi Pelayanan Publik 10 orang

6 Djoko Rahardjo, SH Kasi Perencanaan dan Pengembangan Usaha

4 orang

7 Drs. Sugeng Riyanto Kasi Analisi Harga Pasar 2 orang 8 Murtopo S.IP Aswas Satuan Pengawas Internal 2 orang 9 Agus Sudarno Kepala Gudang 301 Klaten 4 orang 10 Suprapto Kepala Gudang 302 Masaran 5 orang 11 Bogi Wahyoko Kepala Gudang 303 Kartasura 7 orang 12 Luky Haryanto Kepala Gudang 304 Delanggu 8 orang 13 Joko Iswanto Kepala Gudang 305 Grogol 6 orang 14 Lilik Suprapto Kepala Gudang 306 Mojolaban 7 orang 15 Muh.Rahdian Ilham Kepala Gudang 307 Wonogiri 4 orang 16 Agus Supriyanto Kepala Gudang 308 Karangwuni 6 orang 17 Suprapto Kepala Gudang 309 Duyungan 5 orang

Sumber data: Seksi Administrasi dan Keuangan Perum BULOG Sub Divre

Surakarta

6. Deskripsi Jabatan

a. Satuan Pengawas Internal

Tugas Satuan Pengawas Internal dan stafnya adalah memeriksa

stok opname beras dan memeriksa uang.

10

b. Kasi Pelayanan Publik

Tugas Kasi Pelayanan Publik dan stafnya adalah

menyelenggarakan, mengawasi pengadaan beras dan gabah serta

penyaluran Raskin. Selain itu juga melaporkan penyaluran Raskin dan

Pemasukan stok beras.

c. Kasi Akuntansi

Tugas Kasi Akuntansi dan stafnya adalah menyediakan dan

mencatat seluruh kegiatan yang berhubungan dengan kegiatan

akuntansi Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Kegiatan akuntansi

tersebut adalah:

1) Mencatat jumlah penerimaan uang maupun barang dan

pengeluaran biaya ubtuk pelaksanaan kegiatan di Perum BULOG

Sub Divre Surakarta.

2) Membukukan barang yang masuk ke gudang pada saat terjadi

pengadaan beras atau gabah.

3) Membukukan barang yang keluar dari gudang pada saat terjadi

penyaluran Raskin, CBP atau penyaluran lain.

4) Memcatat pengeluaran dan penerimaan uang.

5) Merekonsiliasi catatan stok beras atau gabah dengan bagian

Pelayanan Publik, Satuan Pengawas Internal serta Administrasi dan

Keuangan

6) Membuat neraca dan laporan laba rugi.

7) Melakukan inventarisasi barang dan mencatatnya.

11

d. Kasi Administrasi dan Keuangan

Tugas Kasi Administrasi dan Keuangan beserta stafnya adalah:

1) Membina kepegawaian.

2) Penggajian dan kesejahteraan keryawan.

3) Pembayaran pengadaan gabah kepada mitra kerja.

4) Pertanggungjawaban keuangan Sub Divre.

5) Mengelola rumah tangga Sub Divre.

6) Mengelola tata usaha Sub Divre antara lain mengawasi surat masuk

dan keluar, kehumasan dan kearsipan serta inventaris kantor.

e. Kasi Perencanaan dan Pengembangan Usaha (PPU)

Tugas Kasi PPU dan stafnya adalah:

1) Pemanfaatan asset perdagangan.

2) Mengelola dan memanfaatkan asset BULOG seperti penyewaan

gudang, tanah kosong dan gedung.

f. Kasi Analisis Harga Pasar (Gasar)

Tugas Kasi Gasar dan stafnya adalah:

1) Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan

kebutuhan barang berdasarkan informasi harga dari pasar.

2) Memberi informasi sebagai data pengadaan dan pengiriman

barang.

3) Memberi data atau informasi sebagai dasar kebijakan untuk

mendistribusikan barang (OPM melalui satgas).

4) Member petunjuk pemeliharaan.

12

g. Kepala Gudang

Tugas Kepala Gudang dan stafnya adalah menerima, merawat dan

menyalurkan komoditi beras Raskun dan CBP.

B. Latar Belakang Masalah

Pemahaman terhadap suatu system akuntansi sangat penting bagi

pelaku usaha. Bagi pihak perusahaan, pemahaman tentang sistem akuntansi

sangat diperlukan untuk mengambil keputusan dalam mengelola perusahaan.

Keputusan manajemen yang tepat diharapkan mampu membantu manajemen

perusahaan dalam mencapai berbagai tujuannya. Salah satu tujuannya adalah

memperoleh laba.

Untuk memperoleh laba, suatu perusahaan dapat melakukan investasi.

Perusahaan dapat berinvestasi dengan menggunakan aktiva yabg dimilikinya.

Aktiva tersebut dapat berupa aktiva tetap karena memiliki keistimewaan

tersendiri.

Aktiva tetap adalah kekayaan berwujud yang dimiliki perusahaan,

mempunyai masa manfaat lebih dari satu tahun, digunakan perusahaan untuk

melaksanakan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali (Mulyadi,

2002:179).

Banyak perusahaan yang menginvestasikan modalnya dalam bentuk

aktiva tetap. Aktiva tetap dijadikan alat investasi karena memiliki manfaat

ekonomis yang panjang dan dapat digunakan untuk melaksanakan kegiatan

perusahaan. Aktiva tetap yang sering dimiliki perusahaan adalah tanah,

13

bangunan, kendaraan, perlatan dan mesin. Aktiva tetap tersebut dapat

diperoleh dengan membeli dari pihak lain maupun dengan membangun atau

membuat sendiri.

Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Badan Usaha Milik

Negara yang bertugas menyelenggarakan usaha logistik pangan pokok. Tujuan

didirikannya Perum BULOG berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik

Indonesia No. 7 Tahun 2003 tentang Pendirian Perusahaan Umum (Perum)

BULOG adalah turut membangun ekonomi nasional. Sedangkan sifat usaha

Perum BULOG adalah meyediakan dan memupuk keuntungan berdasarkan

prinsip pengelolaan perusahaan.

Aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta mempunyai peranan

yang penting dalam kegiatan operasionalnya. Misalnya, aktiva tetap gudang

digunakan untuk menyimpan gabah dan beras. Jika beras dan gabah tidak

disimpan, Perum BULOG tidak mampu mencapai tujuannya. Seluruh aktiva

tetap yang dimiliki oleh Perum BULOG Sub Divre Surakart menunjang

seluruh kegiatan operasionalnya,.

Mengingat peranan aktiva tetap yang sangan penting untuk menunjang

kegiatan operasional Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka sistem

akuntansi pengadaan aktiva tetapnya perlu diperhatikan. Sistem pengadaan

aktiva tetap yang baik mencerminkan kinerja yang baik atas sistem pengadaan

itu sendiri.

14

Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk menyusun tugas akhir dengan

judul “EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA TETAP

PADA PERUM BULOG SUB DIVRE SURAKARTA”.

C. Perumusan Masalah

Berdasarkan pemilihan judul diatas, penulis merumuskan masalah

sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum

BULOG Sub Divre Surakarta?

2. Apakah kelebihan dan kelemahan sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap

pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta?

D. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai dari penelitian mengenai sistem akuntansi

pengdaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:

1. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum

BULOG Sub Divre Surakarta.

2. Untuk mengetahui sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap pada Perum

BULOG Sub Divre Surakarta.

E. Manfaat Penelitian

1. Bagi Penulis

Menambah pengetahuan dan wawasan penulis mengenai sistem

akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta serta

15

sebagai pembanding antara teori dan kenyataan yang terjadi di

lapangan.

2. Bagi Perum BULOG Sub Divre Surakarta

Diharapkan dapat member manfaat bagi Perum BULOG Sub

Divre Surakarta sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan

sistem akuntansi agar lebih efektif.

3. Bagi Dunia Akademik

Diharapkan menambah informasi tentang sistem akuntansi

aktiva tetap yang benar-benar digunakan dalam Perum BULOG Sub

DIvre Surakarta. Selain itu sebagai referensi dan bahan perbandingan

bagi pembaca tugas akhir.

16

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA TENTANG SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN

AKTIVA TETAP DAN PEMBAHASAN DATA

A. Tinjauan Pustaka

1. Pengertian Sistem Akuntansi Aktiva Tetap

Menurut Romney dan Steinbart (2004:2), sistem merupakan

rangkaian beberapa komponen yang saling berhubungan dan

berinteraksi untuk mencapai tujuan. Sedangkan menurut Mulyadi

(2001:5) sistem adalah jaringan prosedur yang dibuat berdasarkan pola

terpadu untuk menjalankan kegiatan pokok perusahaan.

Akuntansi adalah sistem informasi yang mengenali, mencatat

dan menceritakan kegitan ekonomi suatu perusahaan. (Kieso dan

Weygandt, 2002:12). Menurut Soemarso (2004:3) akuntansi adalah

proses identifikasi, pengukuran dan pelaporan informasi ekonomi

dimana informasi tersebut diharapkan berguna dalam penilaian dan

pengambilan keputusan mengenai kesatuan usaha yang bersangkutan.

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan

laporan yang dikoordinasikan sehingga mampu menyediakan

informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen untuk

memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi, 2001:3).

17

Baridwan (1997:271) menyatakan bahwa aktiva tetap berwujud

adalah aktiva berwujud yang sifatnya permanen dan digunakan dalam

kegiatan perusahaan yang normal.

Menurut Mulyadi (2001:592) aktiva tetap adalah kekayaan

perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih

dari satu tahun dan diperoleh untuk menjalankan kegiatan perusahaan

dan tidak untuk dijual kembali.

Berdasarkan pengertian-pengertian yang telah disebut di atas,

dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi aktiva tetap adalah sistem

yang mengenali, mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan

berupa aktiva tetap sehingga mampu menyediakan informasi

keuangan.

2. Pengertian Sistem Pengadaan

Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan

untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan (Mulyadi,

2001: 301). Pembelian yang dapat dilakukan secara impor atau lokal.

Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri

sdangkan pembelian impor dari pemasok luar negeri

(Mulyadi,2001:299). Berdasarkan pengertian-pengertian tersebut dapat

disimpulkan bahwa sistem pengadaan adalah sistem akuntansi untuk

memperoleh barang yang dilakukan baik lokal maupun impor.

18

3. Pengertian Sistem Akuntansi Pengadaan Aktiva Tetap

Sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap adalah sistem yang

dibuat untuk membeli atau memperoleh aktiva tetap kemudian

mencatat dan mengoordinasikan kekayaan perusahaan berupa aktiva

tetap sehingga mampu menyediakan informasi keuangan.

4. Penggolongan Aktiva Tetap

Baridwan (1997:272) menggolongkan aktiva tetap menjadi tiga

golongan berikut ini:

a. Aktiva tetap dengan umur yang tidak terbatas seperti letak

perusahaan, pertanian atau peternakan.

b. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat

ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut dapat diganti dengan

aktiva sejenis seperti bangunan, mesin, peralatan, mebel, kendaraan

dan lain-lain.

c. Aktiva tetap dengan umur terbatas yang apabila masa manfaat

ekonomisnya telah habis, aktiva tetap tersebut tidak data diganti

dengan aktiva sejenis misalnya sumber daya alam.

5. Cara Perolehan Aktiva Tetap

Aktiva tetap dapat diperoleh dengan berbagai cara, dimana

setiap cara perolehan akan berpengaruh terhadap harga perolehan

aktiva tetap tersebut (Baridwan, 1997:274). Berikut cara perolehan

aktiva tetap:

a. Pembelian tunai

Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian tunai dicatat

dalam buku sesuai dengan jumlah yang dikeluarkan. Jumlah yang

19

dikeluarkan termasuk harga faktur dan seluruh biaya yang

dikeluarkan agar aktiva tetap tersebut siap digunakan.

b. Pembelian angsuran

Aktiva tetap yang diperoleh dari pembelian angsuran, harga

perolehannya tidak termasuk bunga. Bunga dari pembelian

angsuran harus dibebankan sebagai biaya bunga, baik bunga yang

dinyatakan maupun yang tidak dinyatakan dalam pembelian

angsuran.

c. Ditukar dengan surat-surat berharga

Aktiva tetap yang diperoleh dengan cara ditukar dengan

saham atau obligasi dicatat dalam buku sebesar harga per pasar

saham atau obligasi tersebut. Jika harga pasar saham atau obligasi

tidak diketahui maka harga perolehan aktiva sebesar harga pasar

aktiva tersebut. Jika harga pasar surat berharga dan aktiva tetap

tidak diketahui maka harga perolehan ditentukan pimpinan

perusahaan.

d. Ditukar dengan aktiva tetap yang lain

Aktiva baru dikapitalisasikan sebesar jumlah harga pasar

aktiva lama ditambah uang yang dibayarkan (jika ada) atau

dikapitalisasikan sebesar harga pasar aktiva baru. Pertukaran aktiva

dipisahkan menjadi dua, yaitu:

1) Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis

Pertukaran aktiva tetap yang tidak sejenis adalah

pertukaran aktiva tetap yang fungsi dan sifatnya tidak sama.

20

Penentuan harga perolehan didasarkan pada harga pasar aktiva

tetap yang diserahkan ditambah uang yang dibayarkan.

2) Pertukaran aktiva tetap yang sejenis

Pertukaran aktiva tetap yang sejenis adalah pertukaran

aktiva yang fungsi dan sifatnya sama. Laba yang timbul dari

pertukaran ini akan ditangguhkan atau mengurangi harga

perolehan. Rugi yang timbul dari pertukaran ini akan

dibebankan dalam periode pada saat terjadi pertukaran.

e. Diperoleh dari hadiah atau donasi

Aktiva tetap yang diperoleh dari hadiah atau donasi, harga

perolehannya dicatat sebesar harga pasar aktiva tetap yang

dihadiahkan atau didonasikan tersebut.

f. Aktiva tetap yang dibuat sendiri

Dalam pembuatan aktiva, biaya bahan baku, biaya tenaga

kerja tidak menimbulkan masalah dalam penentuan harga

perolehan. Semua biaya yang dikeluarkan dalam pembangunan

dibebankan sebagai harga perolehan.

6. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap

a. Fungsi yang terkait

Mulyadi (2001:608) mengemukakan bahwa fungsi yang

terkait dengan transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap

dan akumulasi aktiva tetap adalah sebagai berikut:

1) Fungsi pemakai

Fungsi pemakai memiliki tanggung jawab untuk

mengajukan usulan investasi dalam aktiva tetap dan

21

mengajukan surat permintaan otorisasi investasi untuk

merealisasikan perolehan aktiva tetap seperti tercantum dalam

anggaran investasi yang disetujui oleh rapat umum pemegang

saham.

2) Fungsi riset dan pengembangan

Fungsi riset dan pengembangan memiliki tanggung

jawab mengajukan usukan investasi aktiva tetap yang

dimanfaatkan bersama oleh beberapa fungsi dan memiliki

tanggung jawab untuk melakukan studi kelayakan investasi

berbagai fungsi lain dalam perusahaan. Fungsi riset dan

pengembangan berada di tangan Direktur Utama.

a) Direktur yang bersangkutan

Direktur yang bersangkutan memberikan

persetujuan terhadap usulan dan surat permintaan otorisasi

reparasi yang diajukan oleh unit organisasi yang ada di

bawah wewenangnya.

b) Direktur Utama

Direktur Utama memberikan otorisasi terhadap

semua mutasi aktiva tetap.

3) Fungsi pembelian

Fungsi pembelian memiliki tanggung jawab memilih

pemasok dan menerbitkan surat order pembelian untuk

pengadaan aktiva tetap.

22

4) Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan memiliki tanggung jawab untuk

melakukan pemeriksaan aktiva tetap yang diterima dari

pemasok. Hasil pemeriksaan tersebut dicantumkan dalam

laporan penerimaan barang

5) Fungsi aktiva tetap

Fungsi aktiva tetap memiliki tanggung jawab atas

pengelolaan aktiva tetap. Fungsi ini berwenang dalam

penempatan, pemindahan dan penghentian pemakaian aktiva

tetap.

6) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi memiliki dua tanggung jawab.

Pertama, fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pembuatan

dokumen sumber (bukti kas keluar dan bukti memorial) untuk

mencatat mutasi aktiva tetap dan penyelenggaraan buku

pembantu aktiva tetap. Kedua, fungsi akuntansi bertanggung

jawab atas penelenggaraan jurnal yang berkaitan dengan aktiva

tetap.

b. Dokumen akuntansi aktiva tetap

Formulir adalah dokumen yang digunakan untuk merekam

terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan dokumen

karena digunakan untuk mendokumentasikan kegiatan yang terjadi

dalam suatu organisasi ke dalam kertas (Mulyadi, 2001:3).

23

Dokumen yang digunakan untuk mendokumentasikan

transaksi yang berkaitan dengan aktiva tetap menurut Mulyadi

(2001:600) adalah:

1) Surat permintaan otorisasi investasi (expenditure authorization

request atau authorization for expenditure)

Investasi aktiva tetap melibatkan jumlah rupiah yang

besar dan keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif

panjang. Hal tersebut memerlukan perencanaan pengeluaran

investasi yang matang. Pengeluaran untuk investasi

memerlukan otorisasi dokumen dan manajemen puncak.

Dokumen tersebut kemudian disebut sebagai surat permintaan

otorisasi.

2) Surat permintaan reparasi (authorization for repair)

Dokumen ini digunakan sebagai perintah untuk

melakukan reparasi yang merupakan pengeluaran modal.

3) Surat permintaan transfer aktiva tetap

Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta

dan member otorisasi transfer aktiva tetap.

4) Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap

Dokumen ini digunakan sebagai dasar untuk meminta

dan member otorisasi penghentian pemakaian aktiva tetap.

5) Surat perintah kerja (work order)

Fungsi pertama dokumen ini adalah untuk memberi

perintah dilaksanakannya pekerjaan tertentu yang berkaitan

dengan aktiva tetap. Fungsi kedua dokumen ini adalah sebagai

24

dasar catatan yang dipakai untuk mengumpulkan biaya

pembuatan aktiva tetap.

6) Surat order pembelian

Dokumen ini diterbitkan oleh fungsi pembelian sebagai

surat untuk memesan aktiva tetap. Pembelian investasi yang

melibatkan jumlah investasi besar, pemilihan pemasok

umumnya dilakukan melalui proses tender terbuka.

7) Laporan penerimaan barang

Diterbitkan oleh fungsi penerimaan setelah sebelumnya

dilakukan pemeriksaan kuantitas, mutu dan spesifikasi aktiva

tetap yang diterima dari pemasok.

8) Faktur dari pemasok

Dokumen adalah tagihan pemasok atas aktiva tetap yang

dibeli.

9) Bukti kas keluar

Dokumen ini digunakan sebagai dokumen perintah

pengeluaran kas yang dibuat fungsi akuntansi setelah

sebelumnya dilakukan pemeriksaan terhadap surat permintaan

otorisasi investasi, surat order pembelian, laporan penerimaan

barang dan faktur dari pemasok.

10) Bukti memorial

Dokumen ini digunakan sebagai dokumen sumber untuk

pencatatan transaksi penyusutan aktiva tetap, harga pokok

aktiva tetap yang selesai dibangun, penghentian aktiva tetap

dan pengeluaran modal.

25

c. Catatan akuntansi aktiva tetap

1) Catatan akuntansi manual

Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi

(2001:608) digunakan untuk mencatat transaksi yang

mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi penyusutan

aktiva tetap. Berikut catatan akuntansi yang digunakan:

a) Kartu aktiva tetap

Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat

semua data yang berkaitan dengan aktiva tetap secara rinci.

b) Jurnal umum

Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi

harga pokok aktiva tetap yang telah selesai dibangun, biaya

pemasangan aktiva tetap, penghentian pemakaian aktiva

tetap dan penyusutan aktiva tetap.

c) Register bukti kas keluar

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi

pembelian aktiva tetap dan pengeluaran berupa pengeluaran

kas.

Catatan akuntansi manual berarti seluruh proses mulai

dari input data ke jurnal hingga pembuatan laporan keuangan

dilakukan tanpa bantuan software.

2) Catatan akuntansi yang terkomputerisasi

Horngren dan Harrison (2007:341) mengemukakan

bahwa sistem akuntansi yang terkomputerisasi mempunyai dua

komponen dasar yaitu hardware dan software. Hardware

26

Data Pemrosesan Software

Laporan

Jurnal, Buku Besar dan catatan lain

adalah perangkat elektronik seperti komputer, monitor, printer

dan jaringan yang menghubungkan semua perlatan tersebut.

Software adalah rangkaian program yang mengoperasikan

komputer. Pemrosesan data dalam sistem akuntansi

terkomputerisasi terdiri dari tiga tahap yaitu:

a) Input

Input berasal dari dokumen sumber seperti faktur

pembelian.

b) Pemrosesan

Dalam sistem manual, pemrosesan mencakup

menjurnal transaksi, posting ke akun buku besar dan

membuat laporan keuangan. Sistem yang terkomputerisasi

juga memroses transaksi tetapi tanpa langkah antara (jurnal,

buku besar dan neraca saldo).

c) Output

Output adalah laporan keluaran dari sistem

akuntansi yang digunakan untuk pengambilan keputusan

termasuk laporan keuangan.

INPUT PROSES OUTPUT

Gambar 2.1 Sistem Akuntansi yang Terkomputerisasi

27

Dari gambar di atas dapat diketahui bahwa sistem akuntansi

yang terkomputerisasi proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh

sistem.

Romney dan Steinbart (2004:33) mengemukakan bahwa

proses pembaruan data atau input data terdiri dari dua cara yaitu

proses batch dan proses real-time. Proses batch adalah proses

pembaruan data yang tersimpan secara periodik. Sedangkan proses

real-time adalah proses pembaruan data yang dilakukan secara

langsung bersamaan dengan terjadinya transaksi.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Transaksi pengadaan aktiva tetap memerlukan otorisasi dari

direksi karena termasuk pengeluaran modal. Pihak pemakai

meminta otorisasi pembelian aktiva tetap kemudian proses

pembelian selanjutnya diserahkan kepada sistem pembelian. Jika

dalam pembelian aktiva tetap masih diperlukan pemasangan maka

fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja untuk

melakukan pemasangan aktiva tetap tersebut (Mulyadi, 2001:615).

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap

menurut Mulyadi (2001:616) adalah sebagai berikut:

1) Prosedur permintaan otorisasi investasi.

2) Prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok.

3) Prosedur order pembelian.

4) Prosedur penerimaan barang.

5) Prosedur penempatan aktiva tetap

6) Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.

28

Sedangkan untuk aktiva tetap yang dibangun sendiri,

pencatatan harga pokok aktiva tetap diperoleh dari perusahaan

yang membangun aktiva tetap itu sendiri. Dalam pembangunan

sendiri digunakan work order untuk mengumpulkan biaya

konstruksi. Pencatatan harga pokok aktiva tetap yang sudah jadi

menggunakan bukti memorial dan dilampiri surat perintah kerja.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem perolehan aktiva tetap

melaui pembangunan menurut Mulyadi (2001:616) adalah:

1) Prosedur permintaan otorisasi investasi

2) Prosedur perintah kerja

3) Prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap

4) Prosedur penerimaan barang

5) Prosedur penempatan aktiva tetap

6) Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap

e. Flowchart (bagan alir)

Bagan alir adalah analisis yang digunakan untuk

mendeskripisikan beberapa aspek dan sistem akuntansi secara jelas

dan logis dengan menggunakan simbol standar untuk

mendeskripsikan prosedur pemrosesan transaksi melalui gambar

yang digunakan perusahaan dan arus data yang melalui sistem.

Bagan alir sistem pembelian dan pembangunan sendiri aktiva tetap

dapat dilihat pada gambar berikut:

29

Gambar 2.2 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap

30

Gambar 2.3 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap (Lanjutan)

31

Gambar 2.4 Flowchart Sistem Pembelian Aktiva Tetap (Lanjutan)

32

Gambar 2.5 Flowchart Sistem Perolehan Aktiva Tetap Melalui

Pembangunan Sendiri

33


Pembangunan Sendiri (Lanjutan)

34



35



36

B. Pembahasan

1. Pengertian Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta

Pengertian aktiva tetap menurut Perum BULOG Sub Divre

Surakarta adalah aktiva berwujud yang digunakan dalam operasi

perusahaan tidak dimaksudkan untuk dijual dalam rangka kegiatan normal

perusahaan dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.

2. Jenis-jenis Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta

a. Tanah

Aktiva tetap berupa tanah diperoleh melalui proses dropping

aktiva tetap dari Pusat atau dari Divre. Tanah dibukukan sebesar

jumlah pembelian ditambah biaya-biaya hingga tanah siap digunakan.

b. Bangunan

Bangunan diperoleh melalui proses pembangunan.

Pembangunan dilakukan oleh kontraktor yang penunjukannya

dilakukan Pusat dengan proses lelang. Bangunan dibagi menjadi tiga

yaitu bangunan gedung kantor, rumah dinas dan gudang.

c. Kendaraan

Aktiva tetap berupa kendaraan diperoleh melalui proses

dropping aktiva tetap dari Pusat, dropping dari Divre. Kendaraan baik

berupa mobil maupun sepeda motor dibukukan sebesar biaya

pembelian ditambah biaya-biaya lain hingga kendaraan siap

digunakan.

d. Mesin

Aktiva tetap berupa mesin diperoleh melalui proses dropping

aktiva tetap dari BULOG Pusat atau Divre. Mesin dibukukan sebesar

37

harga pembelian ditambah biaya-biaya hingga mesin tersebut siap

digunakan.

e. Inventaris

Aktiva tetap berupa inventaris diperoleh melalui proses

dropping aktiva tetap dari Pusat, Divre atau pengadaan melalui

pembayaran tunai di Sub Divre. Inventaris dibukukan sebesar harga

pembelian ditambah biaya-biaya hingga inventaris tersebut siap

digunakan.


Perolehan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre disebut

dengan pengadaan aktiva tetap. Pengadaan aktiva tetap adalah kegiatan

pengadaan aktiva tetap yang dibiayai dari dana untuk kebutuhan Perum

BULOG sendiri serta bukan merupakan barang/jasa untuk

diperdagangkan.

Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG Sub Divre Surakarta

terdiri dari pengadaan barang dan pengadaan jasa. Pengadaan barang

berupa pengadaan tanah, kendaraan, mesin-mesin dan inventaris.

Pengadaan jasa berupa pengadaan jasa pemborongan.

Jasa pemborongan adalah layanan jasa pelaksanaan pekerjaan

konstruksi untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lainnya.

Untuk selanjutnya jasa pemborongan disebut dengan pembangunan.

Pengadaan aktiva tetap BULOG menerapkan prinsip efisien,

efektif, bersaing, transparan, adil/ tidak diskriminatif dan akuntabel.

38

Prinsip efisien berarti pengadaan barang harus diusahakan

menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang

ditetapkan dalam waktu yang sesingkat-singkatnya dan dapat

dipertanggungjawabkan

Prinsip efektif berarti pengadaan barang hasrus sesuai dengan

kebutuhan yang ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-

besarnya sesuai sasaran yang ditetapkan Perum BULOG.

Prinsip bersaing berarti pengadaan barang dilakukan melalui

pelelangan atau seleksi harus dengan persaingan yang sehat di antara

penyedia barang yang setara dan memeuhi syarat dan kriteria tertentu.

Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai

pengadaan, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tatacara, hasil

evaluasi, penetapan calon penyedia barang yang sifatnya terbuka bagi

penyedia barang yang berminat.

Adil/ tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama

bagi semua calon penyedia barang dan tidak mengarah untuk memberi

keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara dan atau alas an apapun.

Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik , keuntungan

maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum Perum

BULOG dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsip-prinsip serta

ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang.

39

Pihak eksternal penyedia barang atau jasa yang terlibat dalam

pengadaan aktiva tetap untuk Sub Divre dipilih oleh Perum BULOG Pusat

dan sepenuhnya berada dalam wewenang Perum BULOG Pusat.

Pengadaan aktiva tetap di Perum BULOG dilakukan cara

perolehan berikut ini:

a. Pengadaan aktiva tetap berupa barang untuk Sub Divre:

1) Dropping dari BULOG Pusat

Pengadaan aktiva tetap dimana pembuatan kontrak

pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh

BULOG Pusat sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap.

2) Dropping dari Divre


pembelian dan pembayaran kepada pihak eksternal dilakukan oleh

Divre sehingga Sub Divre hanya menerima aktiva tetap.

3) Pembayaran tunai melalui Sub Divre


dilakukan oleh Divre tetapi pembayaran tunai kepada pihak

eksternal dilakukan oleh Sub Divre.

b. Pembangunan untuk Sub Divre

Pembangunan untuk Sub Divre dilakukan oleh kontraktor.

Pemilihan kontraktor dilakukan di BULOG Pusat melalui proses

lelang. Proses lelang tersebut dilakukan oleh BULOG Pusat dan

sepenuhnya menjadi wewenang BULOG Pusat.

40

4. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta

Sistem pengadaan aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre

Surakarta terdiri dari fungsi-fungsi yang terkait, dokumen-dokumen yang

digunakan, catatan akuntansi yang digunakan dan prosedur yang

membentuk sistem.

a. Fungsi yang terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi aktiva tetap

Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:

1) Fungsi pemakai

Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap fungsi

pemakai adalah pihak yang memerlukan aktiva tetap. Pihak yang

memerlukan aktiva tetap bertanggung jawab mengajukan usulan

investasi aktiva tetap di Sub Divre. Pihak pengguna aktiva tetap ini

adalah seluruh seksi atau individu dalam lingkungan Sub Divre

yang menggunakan aktiva tetap tersebut.

2) Fungsi otorisasi investasi

Fungsi otorisasi investasi dilakukan oleh Pusat, dalam hal

ini Direktur Utama. Semua investasi aktiva tetap harus mendapat

otorisasi dari Direktur Utama Pusat. Direktur Utama Pusat

bertanggung jawab dalam:

a) Memberikan persetujuan usulan atas investasi aktiva tetap.

b) menentukan pihak eksternal penjual dan kontraktor untuk

membangun aktiva tetap.

41

3) Fungsi otorisasi dokumen

Fungsi otorisasi dokumen dilakukan oleh Kepala Sub Divre

dan Kepala Divre. Kepala Sub Divre dan Kepala Divre

bertanggung jawab dalam memberikan otorisasi Surat Permohonan

Pembelian Aktiva Tetap sebelum dilimpahkan ke Pusat.

4) Fungsi pembelian

Fungsi pembelian dalam pengadaan aktiva tetap Sub Divre

dilakukan oleh:

a) Pusat, untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari

Pusat.

b) Divre, untuk pengadaan aktiva tetap melaui dropping dari Divre

dan pengadaan yang pembayarannya dilakukan oleh Sub Divre.

Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap Perum

BULOG Sub Divre Surakarta fungsi pembelian bertanggung jawab

untuk membuat dan melimpahkan kontrak pengadaan aktiva tetap

kepada pihak eksternal.

5) Fungsi penerimaan

Fungsi penerimaan dalam sistem akuntansi pengadaan

aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta dilakukan oleh

Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Seksi Administrasi

dan Keuangan bertanggung jawab dalam menerima aktiva tetap

dari pihak eksternal dan membuat BAST (Berita Acara Serah

Terima Barang).

42

6) Fungsi penempatan aktiva tetap

Dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap perum

BULOG Sub Divre Surakarta fungsi aktiva tetap dilakukan oleh

Seksi Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Fungsi penempatan

bertanggung jawab dalam penempatan dan pemindahan aktiva

tetap.

7) Fungsi akuntansi

Fungsi akuntansi dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub

Divre. Fungsi akuntansi bertanggung jawab dalam pembuatan

jurnal yang berkaitan dengan aktiva tetap dan membuat dokumen

yang berfungsi sebagai dasar pencatatan penjurnalan dan mencetak

laporan keuangan.

b. Dokumen yang digunakan

Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi

aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah:

1) Surat permohonan aktiva tetap

Surat permintaan aktiva tetap dibuat oleh pihak yang

memerlukan aktiva tetap. Surat permintaan aktiva tetap ditujukan

kepada Seksi Administrasi dan Keuangan untuk mengajukan

permintaan aktiva tetap.

2) Surat permohonan pembelian aktiva tetap

Surat permohonan pembelian dibuat oleh Seksi

Administrasi dan Keuangan Sub Divre. Surat permohonan

43

pembelian aktiva tetap untuk meminta persetujuan pengadaan

aktiva tetap untuk Sub Divre.

3) Surat Permohonan Dropping Dana

Surat Permohonan Dropping Dana dibuat oleh Divre

rangkap tiga untuk meminta dana pengadaan aktiva tetap Sub

Divre.

4) Kontrak

Kontrak adalah dokumen perjanjian pengadaan aktiva

dengan pihak eksternal. Kontrak berisi harga kontrak, sistem

pembayaran dan peraturan lain yang berhubungan dengan

pelaksanaan kontrak tersebut.

a) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Pusat

kontrak dibuat oleh Pusat.

b) Untuk pengadaan aktiva tetap melalui Dropping dari Divre dan

pengadaan yang pembayarannya melalui Sub Divre kontrak

dibuat oleh Divre.

5) Berita Acara Serah Terima Barang (BAST)

Berita Acara Serah Terima Barang (BAST) merupakan

dokumen pernyataan yang dibuat apabila terjadi transaksi serah

terima barang aktiva tetap. BAST dibuat oleh Seksi Administrasi

dan Keuangan Sub Divre.

6) Kredit Nota

Kredit nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre rangkap

tiga. Kredit Nota digunakan sebagai bukti pencatatan penambahan

aktiva tetap dan untuk mencatat penerimaan dropping dana.

44

7) Debit Nota

Debit Nota dibuat oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. Debit

Nota digunakan untuk mencatat pemotongan PPN pihak eksternal.

8) SH-5

SH-5 (Surat Hutang atas Transfer Aktiva Tetap) adalah

dokumen yang diterima dari Pusat. SH-5 digunakan sebagai dasar

pencatatan atas transfer aktiva tetap yang berasal dari pengadaan

aktiva tetap dropping dari Pusat dan dropping dari Divre.

9) SH-2

SH-2 adalah dokumen yang diterima dari Divre. SH-2

digunakan sebagai dasar pembuatan kredit nota pada pengadaan

aktiva tetap melalui pembayaran tunai di Sub Divre.

10) Surat Perintah Pembayaran (SPP)

Surat Perintah Pembayaran (SPP) adalah surat perintah

yang ditujukan kepada bank untuk melakukan pembayaran.

Pembayaran tersebut dapat berupa transfer dana antara Pusat

dengan Divre atau antara Divre dengan Sub Divre atau pembayaran

kepada pihak eksternal.

11) R/K Bank

R/K Bank adalah dokumen yang diterima dari bank dan

digunakan sebagi dasar pencatatan transfer dana antara Pusat Divre

dan Sub Divre atau transfer dana ke pihak eksternal.

12) Bukti Kas Masuk

Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan

Keuangan Sub Divre pada saat penerimaan dropping dana dari

45

Divre. Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan

penerimaan kas masuk oleh Seksi Akuntansi.

13) Bukti Kas Keluar

Dokuman yang dibuat oleh Seksi Administrasi dan

Keuangan Sub Divre pada saat pembayaran aktiva tetap dari Divre.

Bukti kas masuk digunakan sebagai dasar pencatatan pembayaran

aktiva tetap kepada pihak eksternal oleh Seksi Akuntansi.

14) Nota Intern

Nota intern adalah dokumen yang dibuat oleh Seksi

Administrasi dan Keuangan untuk meminta dana.

15) Dokumen yang menyertai aktiva tetap

Dokumen yang menyertai aktiva tetap adalah sertifikat

tanah untuk aktiva tanah, STNK dan BPKB untuk aktiva

kendaraan, faktur dan dokumen lainnya.

Dokumen yang dibuat oleh Seksi-seksi di Sub Divre telah

diotorisasi oleh Kasi yang bersangkutan. Dokumen yang dilimpahkan

ke Divre atau Pusat telah diotorisasi oleh Kasub Divre.

Dokumen yang dibuat maupun diterima diarsipkan ke dalam

arsip permanen dan arsip sementara. Arsip permanen dan sementara

disimpan berdasarkan nomor.

Dokumen yang disimpan dalam arsip permanen tidak akan

digunakan lagi dalam proses pencatatan. Sedangkan dokumen dalam

46

arsip sementara kemungkinan akan diminta oleh Divre atau Pusat pada

saat inspeksi mendadak maupun inspeksi periodik.

c. Catatan akuntansi yang digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah menggunakan

SIAB yaitu Sistem Informasi Akuntansi BULOG. Seluruh pencatatan

transaksi akuntansi di Perum BULOG dilakukan dengan memasukkan

data melalui SIAB. Dalam Perum BULOG Sub Divre Surakarta data-

data akuntansi dimasukkan oleh pegawai bagian akuntansi. SIAB

diakses dengan menggunakan password yang hanya diketahui oleh

bagian akuntansi.

SIAB mulai digunakan pada tahun 2000. Input data melalui

SIAB dilakukan dengan sistem batch. SIAB dilengkapi dengan sistem

COA yaitu kode akun yang digunakan di BULOG seluruh Indonesia.

SIAB bekerja secara online dengan pencatatan terpusat pada server

kantor pusat BULOG di Jakarta. Dalam SIAB, input data dilakukan

seperti dengan menjurnal. Di dalam SIAB juga terdapat buku besar

yang menampilkan jumlah saldo tiap akun. Data akuntansi yang

dimasukkan ke dalam SIAB akan diproses dengan menghasilkan

output berupa laporan keuangan.

d. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

Dalam sistem pengadaan aktiva tetap Perum BULOG Sub

Divre Surakarta prosedur yang membentuk sistem terdiri dari jaringan

47

prosedur yang membentuk sistem pengadaan dan pembangunan aktiva

tetap. Berikut jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan

aktiva tetap berupa barang:

1) Prosedur permintaan otorisasi

Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat

Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi

Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan

melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila

ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang

memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan

Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap

sebanyak tiga rangkap dan telah diberi kemudian dimintakan

otosisasi dari Kepala Sub Divre.

Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam

arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan

ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre

diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua

disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar

ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi

oleh Direktur Utama BULOG.

Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dar Divre dan

pembayaran melalui Sub Divre, Direktur Utama memberikan izin

pembelian.

48

2) Prosedur pembelian

Untuk pengadaan aktiva melalui dropping dari Pusat fungsi

pembelian dijalankan oleh Pusat. Setelah menerima SPPAT, Pusat

membuat kontrak pengadaan aktiva tetap sebanyak empat rangkap.

Lembar pertama disimpan di arsip permanen Pusat berdasarkan

nomor. Lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip sementara

Pusat. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.

Untuk pengadaan melalui dropping Divre dan pembayaran

melaui Sub Divre, kontrak dibuat oleh Divre. Kontrak dibuat

sebanyak empat rangkap. Pembuatan kontrak dilakukan setelah

Divre menerima SPPAT yang telah diotorisasi oleh Direktur

Utama BULOG Pusat. Lembar pertama kontrak disimpan di arsip

permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan ketiga

disimpan di arsip sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan

ke pihak eksternal.

3) Prosedur penerimaan

Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan

Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap

tersebut seperti sertifikat tanah dan atau bangunan, BPKB dan

STNK, kartu garansi, faktur dan sebagainya. Seksi Administrasi

dan Keuangan kemudian membuat BAST sebanyak empat

rangkap.

49

Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat. Lembar kedua

disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar ketiga disimpan

diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar keempat

diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan dengan

aktiva tetap.

Untuk pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,

lembar pertama BAST diserahkan kepada Seksi Akuntansi Sub

Divre.

4) Prosedur pencatatan

Untuk pengadaan aktiva tetap melalui dropping dari Pusat

dan Dropping dari Divre pencatatan penerimaan aktiva tetap

dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub Divre. BAST yang diterima

oleh Pusat dari Sub Divre dijadikan sebagai dasar pembuatan SH-

5.

SH-5 dibuat oleh Pusat sebanyak tiga rangkap. Lembar

pertama SH-5 disimpan dalam arsip permanen Pusat. Lembar

kedua disimpan dalam arsip sementara Pusat. Lembar ketiga

dilimpahkan ke Sub Divre. Berdasarkan SH-5 yang yang diterima,

Seksi Akuntansi Sub Divre melakukan pencatatan atas pengadaan

aktiva tetap melalui software SIAB.

Setelah melakukan pencatatan, Seksi Akuntansi Sub Divre

membuat kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama

50

disimpan dalam arsip permanen Sub Divre, lembar kedua

dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.

Untuk pengadaan aktiva tetap dengan pembayaran tunai

melalui Sub Divre pencatatan dilakukan oleh Seksi Akuntansi Sub

Divre. Setelah menerima bukti kas masuk masuk dari Seksi

Administrasi dan Keuangan, Seksi Akuntansi melakukan

pencatatan atas transfer dana dari Divre dengan software SIAB.

Setelah melakukan pencatatan Seksi Akuntansi membuat kredit

nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan dalam arsip

permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip

sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre.

Seksi Akuntansi melakukan pencatatan pengadaan aktiva

tetap setelah menerima BAST dan bukti kas keluar dari Seksi

Administrasi dan Keuangan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi

membuat faktur pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi

juga melakukan penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat

Debit Nota sebanyak tiga rangkap bernomor urut tercetak. Lembar

pertama disimpan di arsip permanen Sub Divre, lembar kedua

dilimpahkan ke Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.

5) Prosedur pembayaran

Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,

pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana

51

dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat

Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap

dengan nomor urut tercetak. Lembar pertama disimpan dalam arsip

permanen Divre, lembar kedua disimpan dalam arsip sementara

Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.

Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat

membuat nota dropping dana dan SH-2 kemudian membuat SPP.

SPP dibuat sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama

dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam

arsip sementara Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip

permanen Pusat.

Sedangkan SH-2 dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar

pertama dan kedua dilimpahkan ke Divre. Lembar ketiga disimpan

dalam arsip permanen Pusat.

Divre menerima R/K Bank dari bank. Atas dasar R/K Bank,

Divre membuat SPP sebanyak empat rangkap. Lembar pertama

dilimpahkan ke Bank, lembar kedua dan ketiga dismpan di arsip

sementara Divre dan lembar keempat disimpan di arsip permanen

Divre.

SH-2 diterima Divre sebanyak dua rangkap. Lembar

pertama dilimpahkan ke Sub Divre dan lembar kedua disimpan di

arsip permanen Divre.

52

Seksi Administrasi dan Keuangan menerima R/K Bank

kemudian membuat bukti kas masuk. Bukti kas masuk dibuat

sebanyak dua rangkap. Lembar pertama diserahkam ke Seksi

Akuntansi dan lembar kedua disimpan di arsip permanen Sub

Divre.

Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan

Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST. Atas

pembayaran tersebut Seksi Administrasi dan Keuangan membuat

bukti kas keluar sebanyak dua rangkap. Lembar pertama disimpan

di arsip permanen Sub Divre dan lembar kedua diserahkan ke Seksi

Akuntansi.

Sedangkan jaringan prosedur yang membentuk sistem pembangunan

untuk Sub Divre adalah:

1) Prosedur permintaan otorisasi

Pihak yang memerlukan aktiva tetap membuat Surat

Permohonan Aktiva Tetap sebanyak satu rangkap untuk Seksi

Administrasi dan Keuangan. Seksi Administrasi dan Keuangan

melakukan verifikasi terhadap surat permohonan tersebut, apabila

ditolak surat permohonan tersebut dikembalikan ke pihak yang

memerlukan aktiva tetap. Apabila diterima Seksi Administrasi dan

Keuangan membuat Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap

sebanyak tiga rangkap, kemudian dimintakan otosisasi dari Kepala

Sub Divre.

53

Setelah diotorisasi, SPPAT lembar pertama disimpan dalam

arsip permanen Sub Divre berdasarkan nomor. Lembar kedua dan

ketiga dilimpahkan ke Divre. SPPAT yang dilimpahkan ke Divre

diotorisasi oleh Kepala Divre. Setelah diotorisasi, lembar kedua

disimpan di arsip permanen Divre berdasarkan nomor. Lembar

ketiga SPPAT dilimpahkan ke Pusat. SPPAT kemudian diotorisasi

oleh Direktur Utama BULOG. Setelah diotorisasi Direktur Utama

membuat izin pembelian.

2) Prosedur pelaksanaan pembangunan

Setelah menerima izin Divre membuat kontrak pembelian

sebanyak empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip

permanen Divre, lembar kedua dan ketiga disimpan di arsip

sementara Divre. Lembar keempat dilimpahkan ke pihak eksternal.

Setelah menerima kontrak pihak eksternal mulai melakukan

pembangunan.

3) Prosedur penerimaan

Aktiva tetap diterima Seksi Administrasi dan Keuangan

Sub Divre disertai dengan dokumen yang menyertai aktiva tetap.

Seksi Administrasi dan Keuangan kemudian membuat BAST

sebanyak empat rangkap. Lembar pertama dilimpahkan ke Pusat.

Lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre, lembar

ketiga disimpan diarsip permanen Sub Divre. Sedangkan lembar

keempat diserahkan kepada pihak pemakai aktiva tetap bersamaan

dengan aktiva tetap.

54

4) Prosedur pencatatan

Seksi Akuntansi melakukan pencatatan atas penerimaan

dropping L/C dari Pusat. Setelah mencatat penerimaan dropping

L/C dari Pusat Seksi Akuntansi membuat kredit nota sebanyak

empat rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip permanen Sub

Divre, lembar kedua disimpan di arsip sementara Sub Divre,

lembar ketiga dilimpahkan ke Divre dan lembar keempat

dilimpahkan ke Pusat.

BAST yang diterima Pusat setelah terjadi serah terima

aktiva tetap dijadikan dasar untuk membuat SH-5. Oleh Pusat SH-5

dibuat sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip

permanen Pusat, lembar Kedua disimpan di arsip sementara Pusat

dan lembar ketiga dilimpahkan ke Sub Divre.

SH-5 yang diterima Seksi Akuntansi Sub Divre dijadikan

sebagai dasar pencatatan atas perolehan aktiva tetap melalui

pembangunan. Setelah menjurnal, Seksi Akuntansi membuat faktur

pajak. Atas faktur pajak tersebut Seksi Akuntansi juga melakukan

penjurnalan. Seksi Akuntansi kemudian membuat Debit Nota

sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di arsip

permanen Sub Divre, lembar kedua dilimpahkan ke Divre dan

lembar ketiga dilimpahkan ke Pusat.

5) Prosedur pembayaran

Pada pengadaan dengan pembayaran melalui Sub Divre,

pembayaran dilakukan Sub Divre setelah menerima dropping dana

dari Divre. Pada saat pembuatan kontrak, Divre juga membuat

55

Surat Permohonan Dropping Dana sebanyak empat rangkap.

Lembar pertama disimpan dalam arsip permanen Divre, lembar

kedua disimpan dalam arsip sementara Divre dan lembar ketiga

dilimpahkan ke Pusat.

Setelah Surat Permohonan Dropping Dana diterima, Pusat

membuat nota dropping dana kemudian membuat SPP. SPP dibuat

sebanyak empat rangkap oleh Pusat. Lembar pertama dilimpahkan

ke Bank, lembar kedua dan ketiga disimpan dalam arsip sementara

Pusat dan lembar keempat disimpan dalam arsip permanen Pusat.

Seksi Akuntansi menerima R/K Bank kemudian membuat

kredit nota sebanyak tiga rangkap. Lembar pertama disimpan di

arsip permanen Sub Divre, lembar kedua disimpan di arsip

sementara Sub Divre dan lembar ketiga dilimpahkan ke Divre.

Pembayaran tunai dilakukan oleh Seksi Administrasi dan

Keuangan Sub Divre yang disertai dengan penyerahan BAST.

e. Flowchart (bagan alir)

Flowchart adalah representasi grafik dari bagian yang

menjalankan proses. Flowchart Sistem diperlukan agar dapat

memberikan gambaran secara menyeluruh mengenai kondisi

lingkungan yang ada dalam proses pencatatan akuntansi. Flowchart

sistem akuntansi aktiva tetap pada Perum BULOG Sub Divre

Surakarta dapat dilihat pada gambar-gambar berikut:

56

Sub Divre Divre Pusat

Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Ke pihak eksternal Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap

Gambar 2.9 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat

N

Mulai

Membuat Permohonan Aktiva Tetap

SPAT

1

1

Membuat SPPAT

2

2

Otorisasi SPPAT

SPPAT

3

Otorisasi SPPAT

SPPAT

N 4

Pembuatan Kontrak

3 4

Verifikasi SPAT

Tolak

Terima

SPPAT

Kontrak

N N

57

Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.10 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)

Dokumen Aktiva Tetap

Membuat BAST

BAST

5

N

5

Membuat SH-5

SH-5

7

N N

7

Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap

N

58

Sub Divre

Seksi Akuntansi

Dikirim ke Pusat

Dikirim ke Divre

Gambar 2.11 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Pusat (Lanjutan)

N

SIAB Menjurnal dan

mencetak

7

Membuat Kredit Nota

Kredit Nota

Selesai

Buku Besar

Neraca

R-L

8

9


59


Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.12 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre

N 5

Mulai


SPAT

1

1

Membuat SPPAT

2

2

Otorisasi SPPAT

SPPAT

3

Otorisasi SPPAT

SPPAT

N 4

Perizinan Pembelian

n

Izin Pembelian

3 4

Verifikasi SPAT

Tolak

Terima

SPPAT

60

Divre

Ke Pihak Eksternal Gambar 2.13 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)

5

Kontrak

Pembuatan Kontrak

N N

61

Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.14 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)

BAST

6

7

N


Membuat BAST


6

Membuat SH-5

SH-5

8

N N

N

62

Sub Divre

Seksi Akuntansi

Dikirim ke Pusat

Dikirim ke Divre

Gambar 2.15 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Dropping dari Divre (Lanjutan)

N

SIAB Menjurnal dan

mencetak

8

Membuat Kredit Nota

Kredit Nota

Selesai

Buku Besar

Neraca

R-L

9

10

63


Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.16 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre

N

5

Mulai


SPAT

1

1

Membuat SPPAT dan Nota Intern

2

Otorisasi SPPAT

SPPAT

3

Otorisasi SPPAT

SPPAT

N 4

Perizinan Pembelian

n

Izin Pembelian

3 4

Verifikasi SPAT

Tolak

Terima

2

SPPAT Nota Intern

64

Divre

Ke Pihak Eksternal

Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.17 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)

5

Pembuatan SPDD

N N

SPDD

6

Kontrak

Pembuatan Kontrak

N N

65

Pusat Divre Dari Bank

Ke Bank Ke Bank Keterangan: SPP: Surat Perintah Pembayaran Gambar 2.18 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)

6

Proses Dropping

Dana

Nota Dropping

Dana

R/K Bank

SPP

N

N

Pembuatan SPP dan

SH-2

SH-2 SPP

N

N N

7

7

SH-2

N

8

66

Sub Divre

Seksi Administrasi dan Seksi Akuntansi Keuangan

Dari Bank Dikirim ke Divre Gambar 2.19 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)

R/K Bank

8

Membuat Bukti Kas Masuk

9

9

10

Membuat Kredit Nota

Kredit Nota

N N

Buku Besar

Neraca

R-L

SIAB Menjurnal dan

mencetak

Bukti Kas Masuk

N

67

Sub Divre

Seksi Administrasi Keuangan

Dari Pihak Eksternal Gambar 2.20 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)

Membuat BAST dan Bukti Kas

Keluar

BAST Dikirim ke pihak yang memerlukan aktiva tetap bersamaan dengan aktiva tetap

N


Diserahkan ke pihak eksternal bersamaan dengan pembayaran

11 N

12

13

Bukti Kas Keluar

68

Sub Divre

Seksi Akuntansi

Dikirim ke Pusat

Dikrim Ke Divre

Gambar 2.21 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Pembayaran Tunai Melalui Sub Divre (Lanjutan)

Selesai

14 N

Membuat Debit Nota

Debit Nota

Buku Besar

Neraca

R-L

Membuat Faktur Pajak

Faktur Pajak

165

SIAB Menjurnal dan

mencetak

11

69


Pihak yang memerlukan Seksi Administrasi dan Kasub Divre Aktiva Tetap Keuangan Ke pihak yang memerlukan aktiva tetap Keterangan: SPAT : Surat Permohonan Aktiva Tetap SPPAT : Surat Permohonan Pembelian Aktiva tetap Gambar 2.22 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan

N 5

Mulai


SPAT

1

1

Membuat SPPAT

2

2

Otorisasi SPPAT

SPPAT

3

Otorisasi SPPAT

SPPAT

N 4

Perizinan Pembelian

n

Izin Pembelian

3 4

Verifikasi SPAT

Tolak

Terima

SPPAT

70

Divre

Ke Pihak Eksternal

Keterangan: SPDD : Surat Permintan Dropping Dana Gambar 2.23 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)

5

Pembuatan SPDD

N N

SPDD

6

Kontrak

Pembuatan Kontrak

N N

71

Pusat Sub Divre Seksi Administrasi dan Keuangan Dari Bank Ke Bank Gambar 2.24 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)

6

Proses Dropping Dana

Proses Dropping L/C

Nota Dropping L/C

R/K Bank

Membuat Bukti Kas Masuk

Bukti Kas Masuk

N

7

72

Sub Divre

Seksi Akuntansi Dikirim ke Pusat Dikirim ke Divre Gambar 2.25 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)

7

9

SIAB menjurnal dan

mencetak

Membuat Kredit Nota

N

Buku Besar

Neraca

R-L

N

Kredit Nota

N 8

73

Sub Divre Pusat Seksi Administrasi dan Keuangan Dari pihak Eksternal Keterangan: BAST : Berita Acara Serah Terima Barang SH-5 : Surat Hutang Atas Transfer Aktiva Tetap Gambar 2.26 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)

BAST

10

N


Membuat BAST,SP

P

Membuat SH-5

SH-5

12

N N

N

10

11

74

Sub Divre

Seksi Akuntansi

Dikirim ke Pusat

Dikrim Ke Divre

Gambar 2.27 Flowchart Sistem Pengadaan Aktiva Tetap untuk Subdivre, Melalui Pembangunan (Lanjutan)

N

SIAB Penjurnalan

12

Buku Besar

Neraca

R-L

Selesai

10

Membuat Debit Nota

Debit Nota

Membuat Faktur Pajak

11

Faktur Pajak

75

C. Evaluasi

1. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap menurut

Mulyadi (2001:608) adalah fungsi pemakai, fungsi riset dan

pengembangan, fungsi pembelian, fungsi aktiva tetap, fungsi penerimaan

dan fungsi akuntansi.

Pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta fungsi yang terkait

dengan sistem akuntansi aktiva tetap adalah fungsi pemakai, fungsi

otorisasi investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi

penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva tetap

pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta telah terpisah. Namun ada

fungsi yang belum terpisah yaitu fungsi penerimaan dan fungsi

penempatan aktiva tetap.

2. Dokumen yang Digunakan

Menurut Mulyadi (2001:600) dokumen yang berkaitan dengan

sistem akuntansi aktiva tetap adalah surat permintaan otorisasi investasi,

surat permintaan reparasi, surat permintaan transfer aktiva tetap, surat

permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap, surat perintah kerja, surat

order pembelian, laporan penerimaan barang, faktur dari pemasok, bukti

kas keluar dan bukti memorial.

Sedangkan pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta dokumen

yang digunakan adalah Surat Permohonan Pembelian Aktiva Tetap, Surat

76

Permohonan Pembelian, Surat Permohonan Dropping Dana, Berita Acara

Serah Terima Barang (BAST), Kontrak, Kredit Nota, Debit Nota, SH-2,

SH-5, Surat Perintah Pembayaran (SPP), R/K Bank, Bukti Kas Keluar,

Bukti Kas Masuk, Nota Intern dan dokumen yang menyertai aktiva tetap.

Dokumen yang digunakan juga telah diotorisasi pihak yang

berwenang seperti Kasi, Kasub divre, Wakasub divre, Kadivre atau

Direktur Utama.

3. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi aktiva tetap menurut Mulyadi (2001:608) adalah

kartu aktiva tetap, jurnal umum, register bukti kas keluar. Catatan

akuntansi terkomputerisasi menurut Horngren dan Harrison (2007:341)

terdiri dari tiga tahap, yaitu input, pemrosesan dan output.

Catatan akuntansi pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta

menggunakan software SIAB. Dalam software tersebut proses akuntansi

terdiri dari input data transaksi, pemrosesan oleh software dan output

berupa laporan keuangan.

4. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pembelian aktiva tetap

menurut Mulyadi (2001:616) adalah prosedur permintaan otorisasi

investasi, prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur

order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur penempatan

aktiva tetap dan prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap. Jaringan

77

prosedur yang membentuk sistem pembangunan aktiva tetap menurut

Mulyadi (2001:616) adalah prosedur permintaan otorisasi investasi,

prosedur perintah kerja, prosedur pelaksanaan pembangunan aktiva tetap,

prosedur penerimaan barang, prosedur penempatan aktiva tetap dan

prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap

berupa barang Perum BULOG Sub Divre adalah prosedur permintaan

otorisasi, prosedur pembelian, prosedur penerimaan, prosedur pencatatan

dan prosedur pembayaran. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

pembangunan aktiva tetap adalah prosedur permintaan otorisasi, prosedur

pelaksanaan pembangunan, prosedur penerimaan, prosedur pencatatan dan

prosedur pembayaran. Jaringan prosedur yang membentuk sistem

akuntansi pengadaan aktiva tetap dilaksanakan dengan baik oleh fungsi-

fungsi yang terkait.

78

BAB III

TEMUAN

Berdasarkan hasil analisis data dan pembahasan atas sistem akuntansi

aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka penulis dapat

mengemukakan temuan yang telah diperoleh dari penelitian. Temuan yang

diperoleh tersebut berupa kelebihan dan kelemahan yang terdapat pada sistem

akuntansi aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta. Temuan yang

diperoleh tersebut adalah:

A. Kelebihan

1. Akses Software SIAB Menggunakan Password

Password untuk mengoperasikan software SIAB hanya diketahui

oleh pegawai divisi akuntansi. Hal tersebut menjadikan catatan akuntansi

hanya dilakukan oleh pegawai divisi akuntansi sehingga pegawai selain

dari divisi akuntansi tidak mengakses software SIAB.

2. Ada pemeriksaan dari Divre baik periodik maupun mendadak

Pemeriksaan dari Divre ini untuk memeriksa keadaan di Sub Divre,

baik keadaan keuangan mapun keadaan di lapangan.

3. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi sudah diotorisasi

Dokumen yang digunakan telah diotorisasi sehingga mampu

mencegah kesalahan pencatatan dan memperkecil penyelewengan.

79

4. Penggunaan kode akun COA yang sama antara Sub Divre, Divre dan Pusat

Penggunaan kode akun yang sama antara Sub Divre, Divre dan

Pusat mencerminkan di BULOG telah menerapkan praktik yang sehat

dalam sistem akuntansinya.

5. Pihak eksternal penjual maupun pemborong aktiva tetap telah ditentukan

oleh BULOG Pusat

Pihak eksternal yang ditentukan oleh BULOG Pusat melalui proses

lelang dapat mencegah terjadinya manipulasi antara Sub Divre dengan

pihak eksternal.

B. Kelemahan

Kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi pengadaan aktiva

tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah terjadi fungsi ganda. Fungsi

ganda yang dimaksud yaitu divisi administrasi dan keuangan merangkap

sebagai fungsi penerimaan dan penempatan aktiva tetap.

80

BAB IV

PENUTUP

A. Simpulan

Berdasarkan hasil analisis terhadap sistem akuntansi pengadaan aktiva

tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta maka dapat disimpulkan

bahwa:


Cara perolehan aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre Surakarta

disebut dengan pengadaan baik pengadaan barang maupun pengadaan jasa.

Pengadaan jasa adalah pengadaan jasa pemborongan konstruksi untuk

mewujudkan bangunan. Pengadaan barang dapat dilakukan dengan cara

berikut

a. Dropping dari Pusat.

b. Dropping dari Divre.

c. Pembayaran tunai melalui Sub Divre.

2. Sistem Pengadaan Aktiva Tetap Perum BULOG terdiri dari:

a. Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi aktiva tetap Perum

BULOG Sub Divre Surakarta adalah fungsi pemakai, fungsi otorisasi

investasi, fungsi otorisasi dokumen, fungsi pembelian, fungsi

penerimaan, fungsi penempatan aktiva tetap dan fungsi akuntansi.

81

b. Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi aktiva tetap

Perum BULOG Sub Divre Surakarta adalah Surat Permohonan

Pembelian, Surat Permintaan Dropping Dana, kontrak, Berita Acara

Serah Terima Barang (BAST), Kredit Nota, Debit Nota, SH-2, SH-5,

Surat Perintah Pembayaran (SPP), Surat Pesanan Barang (SPB), R/K

Bank, Dokumen yang menyertai aktiva tetap.

c. Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi

aktiva tetap Perum BULOG Sub Divre adalah software SIAB.

Pencatatan akuntansi dilakukan dengan memasukkan data ke dalam

software SIAB.

d. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva

tetap pada Perum BULOG Sub Divre Surakarta terdiri dari prosedur

pengadaan aktiva tetap dan pembangunan aktiva tetap. Jaringan

prosedur yang membentuk sistem pengadaan aktiva tetap adalah

prosedur permintaan otorisasi, prosedur pembelian, prosedur

penerimaan, prosedur pencatatan dan prosedur pembayaran. Jaringan

prosedur yang membentuk sistem pembangunan aktiva tetap adalah

prosedur permintaan otorisasi, prosedur pelaksanaan pembangunan,

prosedur penerimaan, prosedur pencatatan dan prosedur pembayaran.

82

B. Rekomendasi

Rekomendasi yang dapat diberikan penulis kepada Perum BULOG

Sub Divre Surakarta adalah dengan melakukan pemisahan fungsi penerimaan

dan penempatan aktiva tetap yang keduanya berada dalam wewenang Seksi

Administrasi dan Keuangan. Pemisahan fumgsi tersebut dilakukan untuk

menghindari kemungkinan penyelewengan penggunaan aktiva tetap.

83

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan, Zaki.1997.Sistem Akuntansi.Yogyakarta:BPFE.

Horngren, Charles T., Walter T Harrison.2007.Akuntansi.Jakarta:Erlangga.

Mulyadi.2001.Sistem Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.

Mulyadi.2002.Auditing.Salemba Empat:Jakarta.

Romney, Marshall B.,Paul John Steinbart.2004.Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta:Salemba Empat.

Soemarso.2004.Akuntansi Suatu Pengantar Edisi Lima.Jakarta:Salemba Empat.

Weygandt, Jerry J,et al.2006.Accounting Principles.New Jersey:John Wiley & Sons.

www.bulog.co.id

EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PENGADAAN AKTIVA …/Evaluasi... · Melakukan stabilisasi sembilan harga pokok pangan ... pengendalian harga beras dan usaha jasa logistik ... SH Kasi Perencanaan

Documents