NOMBRE DEL EMPLEADO: _______________________________________________ CARGO: _________________________ AREA__________________________________________ PERIODO DE LA EVALUACION :___________________________________________TIEMPO EN EL CARGO:____________EVALUADOR:_______________________________________ FECHA:___________________________________________________________ GRADO DE VALORACION NO APLICA Desde su área hace uso racional del papel. Es capaz de detectar alternativas que faciliten el cumplimiento eficiente de su labor. Posee alta capacidad de concentración al realizar las labores asignadas. Demuestra su capacidad de pensamiento estratégico y logra interrelacionarlo perfectamente con sus metas y objetivos tácticos. Gerenciamiento estratégico: Capacidad para pensar, proponer, actuar y decidir teniendo en cuenta los objetivos y metas estratégicas de la organización. Planeación y Organización : Planear, organizar, dirigir y delegar las actividades que competen con la ejecución del plan y el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Tiene claridad conceptual sobre los objetivos estratégicos de la empresa. Capacidad de recibir sugerencias, información y datos de los clientes (internos y externos) que contribuyan hacia la competitividad de la organización. Es puntual y demuestra permanencia y continuidad en el lugar y actividades de trabajo. La forma de comunicarse y los medios que utiliza contribuyen a la eficacia de los procesos y procedimientos y al logro de los objetivos. Cuando sabe que una decisión tiene altas implicaciones en el cumplimiento de las políticas de gastos, hace análisis minuciosos y sabe explicar con claridad la relación costo/beneficio. Supervisa y vela por el cumplimiento de todas las disposiciones legales aplicables al proceso. .Estabilidad emocional : Actitud que asume para enfrentar situaciones adversas, así como también la manera de controlar sus impulsos, y las estrategias y recursos que emplea para solucionar las dificultades. LIDERAZGO Y SUPERVISIÓN: capacidad de orientar a las personas hacia el logro de los objetivos de la organización y estimular su capacidad motivadora. Convierte la evaluación del desempeño en una oportunidad de acercamiento entre él y los miembros de su equipo, y no en una crísis. Aplica la formación y la capacitación de manera efectiva en la labor desarrollada. Transmite un verdadero interés por entender las necesidades del cliente, buscando toda la información y apoyo para atender quejas, peticiones y reclamos. Es recursivo(a) en la búsqueda y aplicación de soluciones a situaciones complejas de acuerdo al cargo. Optimiza los recursos y/o materiales que se le asignan para el desempeño del trabajo. Cumple con las disposiciones establecidas en la empresa, para el manejo integral de residuos sólidos y peligrosos. Previene y/o mitiga los impactos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso. Cumple procedimientos, controles y políticas definidas por la organización y por el S.G.C, en los cuales tiene responsabilidad. Cumple con los objetivos asignados o alcanza los resultados esperados. Sus actuaciones en el ámbito laboral y social generalmente dejan en alto la imagen y el buen nombre de la Empresa. Responsabilidad: Responder por los procesos y procedimientos competentes al cargo y las necesidades y expectativas de la organización. Conoce y es consecuente de los desarrollos y problemas de su área. Sabe trasmitir a su equipo de trabajo los objetivos estratégicos de la empresa y ofrece guías sobre como lograrlos desde su área. Comunicación: Capacidad de generar, transmitir, entender y asimilar información formal y no formal, utilizando eficazmente los diferentes medios a disposición de la organización. COMPETENCIAS ESPECIFICAS: NOTA: Para la siguiente evaluación, tenga en cuenta el desempeño del empleado con relación a la descripción del perfil ocupacional y las habilidades específicas para cada cargo. Se anticipa a las necesidades de los clientes, brindando soluciones inmediatas. Realiza las actividades asignadas buscando la calidad en el servicio y la satisfacción de los clientes (internos y externos). Identifica y contribuye a mitigar los aspectos ambientales generados durante la ejecución de los procesos. Mejoramiento Continuo: Generar, desarrollar y mantener procesos y procedimientos que contribuyan al logro de los objetivos organizacionales. Servicio al cliente: Disposición para realizar el trabajo con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, cumpliendo con las políticas básicas organizacionales. Es receptivo(a) a los cambios que la organización requiere y genera en los procesos y procedimientos internos y externos. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES: Muestra interés en adquirir y desarrollar conocimientos, que ayuden a realizar de manera eficaz los procesos. Realiza acciones de mejoramiento buscando mayores niveles de eficiencia y eficacia. Expresa ideas completas, con orden y lógica. Visión Estratégica: Comprender los cambios del entorno, y las oportunidades y amenazas que nuestra organización tiene en el mercado para definir las mejores estrategias que nos permitan la supervivencia y crecimiento. Se relaciona con facilidad. Propone y documenta periodicamente acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo a lo establecido en el S.G.C. Cumple con los aspectos legales asociados a los procesos en que interviene. Cumple y/o hace cumplir las políticas y normas de salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente evitando riesgos. Realiza las funciones con cuidado, no necesita correcciones en el trabajo que realiza. Escucha activa y atentamente las instrucciones e información dada por los diferentes medios y personas de la organización para alcanzar los objetivos. Utiliza el conducto regular en el manejo de información y comunicación. Acata los llamados de atención. Prevé y analiza situaciones que pueden afectar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de acuerdo a las normas establecidas. Delega, controla y hace seguimiento a tareas del área para su pronta ejecución. Busca alternativas y da solución a los problemas que están afectando el cumplimiento de los procesos y procedimientos . Planea, prioriza y verifica el desarrollo de las actividades y tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos organizacionales y de su área. Ejecuta y/o hace ejecutar los planes y programas que correspondan a su área en el tiempo establecido. Diseña mecanismos de control que permiten el monitoreo permanente de los procesos. Manejo y solución de problemas : Capacidad para detectar, analizar y solucionar problemas de forma oportuna y que contribuya al mejoramiento continuo y al logro de los objetivos organizacionales. Se mantiene informado sobre el sector, la actividad y las tendencias del mismo. Define estrategias y desarrolla acciones que den permanencia, crecimiento y competitividad a la organización. Trabaja de manera proactiva para que su área contribuya al logro de las necesidades y expectativas presentes y futuras de los clientes. Es recursivo al presentar soluciones efectivas a las situaciones inesperadas del área o de la empresa. Contribuye con su actitud, vocabulario y conversaciones a la buena imagen de la empresa. Realiza comentarios constructivos de mejora para los procesos con su jefe inmediato y evita comentarios de pasillo. Capacidad de dirección : Habilidad para generar confianza y acción para que el personal a cargo cumpla con los objetivos de la organización. Demuestra capacidad de pensamiento estratégico y lo relaciona con el logro de los objetivos organizacionales. Su trato con las personas es respetuoso y amable, independientemente de su nivel o cargo. Participa activamente en los diferentes comités o grupos interactivos de la empresa. Iniciativa y creatividad : Habilidad para crear y desarrollar ideas y métodos novedosos que contribuyan con el mejoramiento de los procesos y procedimientos. Que tienen que ver con el área y con la organización. Motiva a todo el personal de la empresa hacia el logro de los objetivos organizacionales. Genera acciones efectivas para potencializar desarrollos o para neutralizar los problemas de la organización. Contribuye a agilizar y mantener actividades y procedimientos flexibles para una mejor eficiencia del área. Propicia o contribuye a tener un ambiente de trabajo tranquilo. Responde con naturalidad las inquietudes de las personas con quienes interactúa y las satisface de manera oportuna y adecuada. Ante la presión laboral asume con tranquilidad las actividades asignadas y las ejecuta. Aporta desde su cargo a la política y objetivos del S.G.C. Relaciones interpersonales : Habilidad para escuchar, observar y entender a las personas, manteniendo buenas relaciones en un clima de cordialidad, estimulo y respeto. Busca alternativas de solución y mejora a problemas, procesos y procedimientos. Demuestra un profundo entendimiento del servicio, los negocios, los mercados, la tecnología, las finanzas y las necesidades relacionadas con los clientes. Conocimiento del negocio: Conocimiento de la organización, del sector en que esta se desempeña y de su entorno económico y tecnológico de forma que puedan identificasen de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento. Entiende la organización como un todo y es capaz de interpretar las relaciones que se dan al interior y hacia el entorno. Realiza seguimiento a los procesos y a las personas en pro del mejoramiento de los mismos. Asume una actitud positiva y controla sus impulsos ante situaciones adversas ( alta tolerancia a la frustración) Observa y analiza situaciones tomando decisiones oportunamente, siendo recursivo y estratégico, emprendiendo una acción y corroborando antes los hechos. Orienta al personal hacia el cumplimiento de normas, políticas y reglamentos de la organización. Presta atención a las dificultades que se presentan en el equipo de trabajo y aporta elementos para su solución. Desde sus funciones hace uso racional del consumo del agua y la energía. Es eficiente en la toma de decisiones que tiene que ver con el manejo de los recursos de la organización. EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS Logra el compromiso e involucra al equipo en la aplicación de mecanismos de autocontrol de los costos que genera su área. Gerenciamiento de recursos: Es el manejo racional y eficiente de los recursos que posee la organización (personal, tiempo y dinero). FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL EVALUADO Puntaje total Su aporte de ideas para la realización de proyectos o acciones que apunten a la estrategia de la organización se caracteriza por poseer muchos elementos de innovación y creatividad, a la vez que son realizables y Identifica, evalúa y controla los aspectos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso. Identifica de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento y ejecuta acciones. Se asegura que en su área se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente. Sus informes sobre ejecución presupuestal son completos, incluyen comparaciones con su planeacion, planes de contingencia y proyecciones a corto y largo plazo.
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NOMBRE DEL EMPLEADO: _______________________________________________ CARGO: _________________________ AREA__________________________________________
PERIODO DE LA EVALUACION :___________________________________________TIEMPO EN EL CARGO:____________EVALUADOR:_______________________________________
Es capaz de detectar alternativas que faciliten el cumplimiento eficiente de su labor.
Posee alta capacidad de concentración al realizar las labores asignadas.
Demuestra su capacidad de pensamiento estratégico y logra interrelacionarlo perfectamente con sus metas y objetivos tácticos.
Gerenciamiento estratégico: Capacidad para pensar, proponer, actuar y decidir teniendo en cuenta los objetivos y metas estratégicas de la organización.
Planeación y Organización : Planear, organizar, dirigir y delegar las actividades que competen con la ejecución del plan y el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
Tiene claridad conceptual sobre los objetivos estratégicos de la empresa.
Capacidad de recibir sugerencias, información y datos de los clientes (internos y externos) que contribuyan hacia la competitividad de la organización.
Es puntual y demuestra permanencia y continuidad en el lugar y actividades de trabajo.
La forma de comunicarse y los medios que utiliza contribuyen a la eficacia de los procesos y procedimientos y al logro de los objetivos.
Cuando sabe que una decisión tiene altas implicaciones en el cumplimiento de las políticas de gastos, hace análisis minuciosos y sabe explicar con claridad la relación costo/beneficio.
Supervisa y vela por el cumplimiento de todas las disposiciones legales aplicables al proceso.
.Estabilidad emocional : Actitud que asume para enfrentar situaciones adversas, así como también la manera de controlar sus impulsos, y las estrategias y recursos que emplea para solucionar las dificultades.
LIDERAZGO Y SUPERVISIÓN : capacidad de orientar a las personas hacia el logro de los objetivos de la organización y estimular su capacidad motivadora.
Convierte la evaluación del desempeño en una oportunidad de acercamiento entre él y los miembros de su equipo, y no en una crísis.
Aplica la formación y la capacitación de manera efectiva en la labor desarrollada.
Transmite un verdadero interés por entender las necesidades del cliente, buscando toda la información y apoyo para atender quejas, peticiones y reclamos.
Es recursivo(a) en la búsqueda y aplicación de soluciones a situaciones complejas de acuerdo al cargo.
Optimiza los recursos y/o materiales que se le asignan para el desempeño del trabajo.
Cumple con las disposiciones establecidas en la empresa, para el manejo integral de residuos sólidos y peligrosos.
Previene y/o mitiga los impactos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso.
Cumple procedimientos, controles y políticas definidas por la organización y por el S.G.C, en los cuales tiene responsabilidad.
Cumple con los objetivos asignados o alcanza los resultados esperados.
Sus actuaciones en el ámbito laboral y social generalmente dejan en alto la imagen y el buen nombre de la Empresa.
Responsabilidad: Responder por los procesos y procedimientos competentes al cargo y las necesidades y expectativas de la organización.
Conoce y es consecuente de los desarrollos y problemas de su área.
Sabe trasmitir a su equipo de trabajo los objetivos estratégicos de la empresa y ofrece guías sobre como lograrlos desde su área.
Comunicación: Capacidad de generar, transmitir, entender y asimilar información formal y no formal, utilizando eficazmente los diferentes medios a disposición de la organización.
COMPETENCIAS ESPECIFICAS:
NOTA: Para la siguiente evaluación, tenga en cuenta el desempeño del empleado con relación a la descripción del perfil ocupacional y las habilidades específicas para cada cargo.
Se anticipa a las necesidades de los clientes, brindando soluciones inmediatas.
Realiza las actividades asignadas buscando la calidad en el servicio y la satisfacción de los clientes (internos y externos).
Identifica y contribuye a mitigar los aspectos ambientales generados durante la ejecución de los procesos.
Mejoramiento Continuo: Generar, desarrollar y mantener procesos y procedimientos que contribuyan al logro de los objetivos organizacionales.
Servicio al cliente: Disposición para realizar el trabajo con base en el conocimiento de las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, cumpliendo con las políticas básicas organizacionales.
Es receptivo(a) a los cambios que la organización requiere y genera en los procesos y procedimientos internos y externos.
COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES:
Muestra interés en adquirir y desarrollar conocimientos, que ayuden a realizar de manera eficaz los procesos.
Realiza acciones de mejoramiento buscando mayores niveles de eficiencia y eficacia.
Expresa ideas completas, con orden y lógica.
Visión Estratégica: Comprender los cambios del entorno, y las oportunidades y amenazas que nuestra organización tiene en el mercado para definir las mejores estrategias que nos permitan la supervivencia y crecimiento.
Se relaciona con facilidad.
Propone y documenta periodicamente acciones correctivas, preventivas y de mejora de acuerdo a lo establecido en el S.G.C.
Cumple con los aspectos legales asociados a los procesos en que interviene.
Cumple y/o hace cumplir las políticas y normas de salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente evitando riesgos.
Realiza las funciones con cuidado, no necesita correcciones en el trabajo que realiza.
Escucha activa y atentamente las instrucciones e información dada por los diferentes medios y personas de la organización para alcanzar los objetivos.
Utiliza el conducto regular en el manejo de información y comunicación.
Acata los llamados de atención.
Prevé y analiza situaciones que pueden afectar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de acuerdo a las normas establecidas.
Delega, controla y hace seguimiento a tareas del área para su pronta ejecución.
Busca alternativas y da solución a los problemas que están afectando el cumplimiento de los procesos y procedimientos .
Planea, prioriza y verifica el desarrollo de las actividades y tareas necesarias para el cumplimiento de los objetivos organizacionales y de su área.
Ejecuta y/o hace ejecutar los planes y programas que correspondan a su área en el tiempo establecido.
Diseña mecanismos de control que permiten el monitoreo permanente de los procesos.
Manejo y solución de problemas : Capacidad para detectar, analizar y solucionar problemas de forma oportuna y que contribuya al mejoramiento continuo y al logro de los objetivos organizacionales.
Se mantiene informado sobre el sector, la actividad y las tendencias del mismo.
Define estrategias y desarrolla acciones que den permanencia, crecimiento y competitividad a la organización.
Trabaja de manera proactiva para que su área contribuya al logro de las necesidades y expectativas presentes y futuras de los clientes.
Es recursivo al presentar soluciones efectivas a las situaciones inesperadas del área o de la empresa.
Contribuye con su actitud, vocabulario y conversaciones a la buena imagen de la empresa.
Realiza comentarios constructivos de mejora para los procesos con su jefe inmediato y evita comentarios de pasillo.
Capacidad de dirección : Habilidad para generar confianza y acción para que el personal a cargo cumpla con los objetivos de la organización.
Demuestra capacidad de pensamiento estratégico y lo relaciona con el logro de los objetivos organizacionales.
Su trato con las personas es respetuoso y amable, independientemente de su nivel o cargo.
Participa activamente en los diferentes comités o grupos interactivos de la empresa.
Iniciativa y creatividad : Habilidad para crear y desarrollar ideas y métodos novedosos que contribuyan con el mejoramiento de los procesos y procedimientos. Que tienen que ver con el área y con la organización.
Motiva a todo el personal de la empresa hacia el logro de los objetivos organizacionales.
Genera acciones efectivas para potencializar desarrollos o para neutralizar los problemas de la organización.
Contribuye a agilizar y mantener actividades y procedimientos flexibles para una mejor eficiencia del área.
Propicia o contribuye a tener un ambiente de trabajo tranquilo.
Responde con naturalidad las inquietudes de las personas con quienes interactúa y las satisface de manera oportuna y adecuada.
Ante la presión laboral asume con tranquilidad las actividades asignadas y las ejecuta.
Aporta desde su cargo a la política y objetivos del S.G.C.
Relaciones interpersonales : Habilidad para escuchar, observar y entender a las personas, manteniendo buenas relaciones en un clima de cordialidad, estimulo y respeto.
Busca alternativas de solución y mejora a problemas, procesos y procedimientos.
Demuestra un profundo entendimiento del servicio, los negocios, los mercados, la tecnología, las finanzas y las necesidades relacionadas con los clientes.
Conocimiento del negocio: Conocimiento de la organización, del sector en que esta se desempeña y de su entorno económico y tecnológico de forma que puedan identificasen de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento.
Entiende la organización como un todo y es capaz de interpretar las relaciones que se dan al interior y hacia el entorno.
Realiza seguimiento a los procesos y a las personas en pro del mejoramiento de los mismos.
Asume una actitud positiva y controla sus impulsos ante situaciones adversas ( alta tolerancia a la frustración)
Observa y analiza situaciones tomando decisiones oportunamente, siendo recursivo y estratégico, emprendiendo una acción y corroborando antes los hechos.
Orienta al personal hacia el cumplimiento de normas, políticas y reglamentos de la organización.
Presta atención a las dificultades que se presentan en el equipo de trabajo y aporta elementos para su solución.
Desde sus funciones hace uso racional del consumo del agua y la energía.
Es eficiente en la toma de decisiones que tiene que ver con el manejo de los recursos de la organización.
EVALUACION DE DESEMPEÑO POR COMPETENCIAS
Logra el compromiso e involucra al equipo en la aplicación de mecanismos de autocontrol de los costos que genera su área.
Gerenciamiento de recursos: Es el manejo racional y eficiente de los recursos que posee la organización (personal, tiempo y dinero).
FIRMA DEL JEFE INMEDIATO FIRMA DEL EVALUADO
Puntaje total
Su aporte de ideas para la realización de proyectos o acciones que apunten a la estrategia de la organización se caracteriza por poseer muchos elementos de innovación y creatividad, a la vez que son realizables y
Identifica, evalúa y controla los aspectos ambientales que se pueden derivar de las actividades del proceso.
Identifica de manera proactiva las necesidades de cambio y mejoramiento y ejecuta acciones.
Se asegura que en su área se promueva la toma de conciencia de los requisitos del cliente.
Sus informes sobre ejecución presupuestal son completos, incluyen comparaciones con su planeacion, planes de contingencia y proyecciones a corto y largo plazo.
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I. NATURALEZA DEL CARGO:
Representar, controlar, dirigir, organizar y coordinar todas las operaciones de la
empresa de acuerdo con las pautas otorgadas por la junta de socios.
ALCANCE:
La gerencia es un cargo de naturaleza directiva y administrativa, donde se
establecen las políticas y estrategias de toda la organización con el fin de cumplir
los objetivos propuestos. Este cargo es totalmente autónomo.
II. FUNCIONES:
1. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS:
Representar legalmente la empresa en todos los actos necesarios.
Velar y promover el cumplimiento de los estatutos y normas vigentes en la
empresa.
Velar por el desarrollo de los sistemas de la empresa, aplicando las
tecnologías que se requieran.
Fijar las políticas y objetivos tanto administrativos como de calidad de la
empresa, de manera clara, medible y alcanzable que permitan el desarrollo
integral de la empresa en los aspectos técnicos, económicos, administrativos
y de calidad.
Integrar todas las áreas de la empresa a través de la dirección, coordinación,
control y supervisión.
2. DESARROLLO DE PERSONAL:
Nombrar y contratar y remover a todo el personal al servicio de la empresa,
CARGO: GERENTE
CARGO JEFE INMEDIATO: JUNTA DE SOCIOS
DEPARTAMENTO: GERENCIA
TRABAJADORES A CARGO: TODO EL PERSONAL DE LA EMPRESA
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con arreglo a las normas legales y reglamentarias en cuanto a las condiciones
de ingreso, permanencia y retiro del servicio.
Realizar las operaciones y celebrar los contratos necesarios para el normal
funcionamiento de la empresa, en concordancia con las políticas trazadas por
la junta directiva.
3. ANALISIS DE INVERSIONES:
Presentar a la junta directiva el proyecto de presupuesto y la ejecución
presupuestal.
Analizar la inversión más rentable, teniendo en cuenta la recuperación de
esta, y proponerla a la junta directiva para su aprobación.
Coordinar con el departamento contable para determinar la colocación de los
excedentes financieros en entidades confiables y de mayor rentabilidad.
4. INFORMES:
Presentar anualmente a la junta directiva, a más tardar el último día del mes
de marzo, el balance general de la empresa y un informe sobre el estado de
ejecución de los planes y programas y demás actividades desarrolladas.
Presentar informes a las entidades gubernamentales que así lo soliciten,
previamente auditado por el revisor fiscal de la empresa
5. CONTROL DE INGRESOS Y EGRESOS:
Vigilar y promover el buen recaudo de los ingresos, ordenar los gastos y llevar
el control administrativo de la ejecución presupuestal.
Establecer dentro de la organización un control estricto de niveles de
autorización para los desembolsos de efectivo.
6. GENERALES:
Todas las demás funciones que los estatutos y la junta directiva le asignen.
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III. REQUISITOS:
FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES:
EDUCACION: Administrador de empresas o Estudios universitarios en economía o
ingeniero industrial o áreas afines.
FORMACIÓN: Conocimiento de productos eléctricos y de construcción.
EXPERIENCIA: 4 años en cargos ejecutivos o como administrador de empresas
afines.
COMPLEJIDAD: Las labores son de gran responsabilidad, ingenio, destreza para
los negocios.
RESPONSABILIDAD:
POR SUPERVISION: De todas las actividades y labores que se realizan en la
empresa.
POR INFORMACION CONFIDENCIAL: Tiene conocimiento de toda la información
de la empresa.
POR RELACIONES CON EL PUBLICO: Con todo el personal de la empresa,
clientes, proveedores, y entidades relacionadas a la empresa.
CONDICIONES DE TRABAJO:
FISICO/VISUAL: Requiere esfuerzo físico y visual medio.
MENTAL: Requiere un alto nivel mental por las diversas y complejas toma de
decisiones y solución a los problemas de manera oportuna y efectiva
LOGISTICA: Requiere de una oficina con dotación adecuada para largas jornadas
sentado, espacio para distribución y archivo de documentos.
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CARGO: DIRECTOR COMERCIAL
CARGO JEFE INMEDIATO: GERENTE
DEPARTAMENTO: COMERCIAL
TRABAJADORES A CARGO: ASESORES COMERCIALES, AUXILIAR DE
SERVICIO AL CLIENTE, ASISTENTE DE VENTAS
I. NATURALEZA DEL CARGO:
Planear, implementar y dirigir las políticas y presupuestos de ventas y servicio al
cliente. Coordinar y controlar las actividades de la fuerza de ventas interna,
externa y el e-comerce, basándose en la información confiable de clientes y
productos.
ALCANCE:
Cargo de carácter administrativo con incidencia en la prestación de los servicios
de la organización. Trabaja en conjunto con el coordinador de cartera, coordinador
de compras y con el coordinador de logística y director administrativo.
II. FUNCIONES:
1. EXTERNAS: Visitar a los clientes más representativos de la organización periódicamente. Recoger información del mercado, en todos los medios disponibles para
aumentar el número de clientes y lograr objetivos de ventas. Buscar la apertura de nuevos mercados y oportunidades de negocios. Supervisar la presentación de licitaciones y propuestas para contrataciones
oficiales y privadas. Coordinar eventos de presentación de la compañía, participación en ferias y
exposiciones del sector. Velar por el mejoramiento continuo de las habilidades técnicas y
administrativas en el ámbito individual y de las personas a su cargo. Controlar las actividades desarrolladas por los funcionarios de su área.
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3 .DE CONTROL
Supervisión de las actividades de ventas y recepción de los informes periódicos de ventas.
Verificar el cumplimiento del presupuesto general e individual de ventas. Asignación de clientes y zonas de ventas. Contratación y remoción de asesores comerciales. Supervisión aprobación y contratación del diseño de volantes, y avisos
publicitarios para las distintas campañas promocionales y publicitarias. Organización de promociones y remates de saldos y mercancías de baja o
ninguna rotación, y comunicar el plan de acción a la fuerza de ventas y al web master.
Supervisión y aprobación de los diferentes diseños propios de la página web. Dirección y supervisión de las actividades del web master, la pagina web, sus
actualizaciones, correos dirigidos y en general la actividad de e-comerce. Mantener actualizada la presentación de la empresa en medios impresos y
electrónicos. Mantener actualizado el portafolio de productos. Mantener actualizadas las listas de precios. Supervisar que se mantenga actualizada la información pertinente para
licitaciones y contrataciones. Liderar y ejecutar en coordinación las actividades de capacitación para la
fuerza de ventas, en técnicas de ventas y productos. Entrenamiento de nuevos vendedores. Recoger información del mercado, en todos los medios disponibles para
aumentar el número de clientes y lograr los objetivos de ventas. Buscar la apertura de nuevos mercados y oportunidades de negocios. Elaboración de los presupuestos anuales de ventas. Coordinar las actividades de atenciones a clientes, materiales promociónales,
obsequios y regalos navideños.
4. INFORMES:
Elaborar reporte de las ventas mensuales por vendedor y totales de la empresa con sus graficas.
Presentar informe mensual de indicadores de proceso, con su respectivo análisis.
Elaborar el informe de vinculación de nuevos clientes, clientes reactivados y clientes retirados.
Reportar a gerencia el cuadro resumen general y de cotizaciones por vendedor.
Presentar informe trimestral de nuevas oportunidades de negocios y apertura de nuevos mercados.
Emitir mensualmente un informe al gerente, donde condense todo lo referente
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a su departamento.
5. SISTEMAS ADMINISTRATIVOS: Asesorar al gerente en la implementación de políticas comerciales y de
manejo de vendedores. Proponer y gestionar convenios de financiamiento a los clientes. Todas aquellas que le asigne el jefe inmediato. Velar por el mejoramiento de las habilidades técnicas y administrativas del
departamento. Todas las demás que su jefe inmediato le atribuya.
III. REQUISITOS:
FORMACIÓN, EXPERIENCIA Y HABILIDADES
EDUCACIÓN: Administrador de empresas o Ingeniero comercial, ingeniero
Industrial, Economista y/o profesional de mercadeo o su equivalente.
FORMACIÓN: Sistemas.
EXPERIENCIA: 1 año en cargos similares.
HABILIDAD: Organización, toma de decisiones, responsabilidad, capacidad de
mando y coordinación, dirección, buenas relaciones interpersonales, capacidad de
liderazgo.
RESPONSABILIDAD
POR SUPERVISIÓN: De su trabajo y del área comercial
POR INFORMACIÓN CONFIDENCIAL: Maneja datos de ventas, producto,
cotizaciones, licitaciones, record de ventas y listado de clientes de la empresa.
POR RELACIONES CON EL PÚBLICO: Con los clientes de la empresa y con
personal de otras áreas
POR EQUIPO: Computador portátil, video beam y ayudas audiovisuales, acceso a
las bases de datos.
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MANUAL PARA EVALUACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Aplicativo que permite la evaluación de las competencias laborales de los empleados de la empresa. Opciones:
Permite elaborar una encuesta clasificando cada pregunta por categoría y subcategoría.
Se asigna una contraseña de acceso a cada encuestado.
La encuesta para un empleado en particular puede ser contestada tanto por él como por su jefe inmediato, quien tendrá la posibilidad de responder las mismas preguntas. El resultado obtenido será el promedio de las dos respuestas para cada pregunta.
La calificación de cada pregunta es un valor entre 1 y 4. Restricciones: Admite un máximo de 2 categorías y 15 subcategorías De que consta Consta de 2 aplicativos, uno para el administrador y otro para el encuestado, los cuáles no deben ejecutarse de manera simultánea.
Procedimiento para el encuestado Al ejecutar el aplicativo llamado encuesta, se escoge quién lo va a diligenciar, si el colaborador o el jefe inmediato.
La encuesta se activa con la cédula del colaborador y la contraseña de acceso, una vez tenga acceso a las preguntas empieza a correr el tiempo, que será máximo de 3 horas para contestar, después de este tiempo se perderá el acceso a la encuesta y no podrá terminar de contestarla, ante lo cual deberá pedir tiempo extra al administrador o jefe de talento humano. La ventana que se muestra arriba corresponde a la interfaz a través de la cual se debe responder la encuesta.
Funcionamiento de los botones
- Fig. 1: Permiten escoger entre cualquiera de 4 respuestas, las cuales tendrán una escala de calificación de 1 a 4.
- Fig. 2: Estos botones deben usarse para pasar de una pregunta a otra, si no se elige una respuesta se puede posteriormente regresar y responder, puede hacer clic en cualquiera de las posibles respuestas pero en caso de que se desee responder con posterioridad la pregunta deberá hacerse clic en el botón de la fig 3.
- Fig. 4: Se debe oprimir éste botón al salir del aplicativo para que las respuestas
dadas queden debidamente registradas y grabadas; puede salir en cualquier momento; el aplicativo registrará y recordará las preguntas evacuadas permitiendo continuar con posterioridad la contestación de la encuesta sin sobrepasar las tres horas máximas para responder.
- Fig. 5: permite las siguientes dos acciones:
saltar a una pregunta específica, anotando el número de la pregunta y luego haciendo clic en el botón de la flecha.
2- Cuando ya se ha avanzado en la contestación de la encuesta y se han dejado preguntas sin responder, el botón “siguiente” permite rápidamente llegar a la primera de las preguntas que han quedado pendientes por responder, debe hacerse después clic en el botón de la flecha para que la pregunta aparezca.
fig 1 fig 3 fig 4 fig 5fig 2
Aplicativo Administrador Permite crear y editar la encuesta, establecer los parámetros de trabajo, análisis y presentación de resultados. Se ejecuta el aplicativo Administrar
Tiene 3 bloques de opciones: Datos de la encuesta, parámetros de la encuesta y análisis de resultados. Datos de la encuesta: Se puede crear el listado de preguntas a través de la plantilla de preguntas, haciendo clic en el botón “elaborar encuesta” y el de colaboradores a través de la plantilla encuestados, haciendo clic en el botón “lista de encuestados” pero se recomienda hacerlo en una hoja de cálculo de Excel en formato Excel 95, cuyo formato hace parte de los archivos entregados con el aplicativo. El aplicativo tiene la herramienta para posteriormente importar la tabla de Excel a la tabla de preguntas del programa. | Las tablas a importar son la encuesta y los encuestados, ningún archivo de Excel debe recibir algunos de estos nombres pues al importarlas sobrescribirán las tablas del programa y las dañará, en realidad debe tenerse cuidado de que ninguna tabla de Excel tenga el mismo nombre de un tabla del programa a la que se piense importar datos. Nota: Abra el archivo LEAME_importar para conocer las restricciones, limitaciones y alcances de la herramienta de importación. Con la tablas de encuestas y encuestados construidas se construye la tabla con todas las preguntas por cada encuestado, en la cual reposarán las respuestas tanto del encuestado como de su jefe inmediato y que servirán para realizar el análisis y la generación de resultados.
Procedimiento para los datos de la encuesta Como elaborar las preguntas de la encuesta
Como llenar la lista de encuestados
Como generar la tabla de respuestas
Parámetros de la encuesta Consiste en un conjunto de datos que pueden variar de una encuesta a otra, de una pregunta a otra y que facilitan la presentación y la compresión de la encuesta, facilitando a la vez el diseño de la misma. Los nombres de las categorías y subcategorías son de responsabilidad y conocimiento del diseñador de la encuesta, debe anotarse aquí que son máximo 2 nombres de categorías y 15 nombres de subcategorías. Proponer respuestas se refiere a la relación lógica que existen entre la pregunta y la forma de la respuestas, por ejemplo, si la pregunta se refiere al nivel de formación del encuestado, unas posibles respuestas lógicas serian de la forma muy alta, alta, media, baja; pero si se quiere calificar la calidad de servicio al usuario, las posibles respuestas lógicas podrían ser Excelente, bueno, regular, malo. Resultados se refiere a la calificación que se le asigna a los resultados de la encuesta. Análisis de resultados Informe por categoría
Presenta los resultados tabulados y en forma gráfica por categoría para toda la empresa. Los resultados pueden presentarse como el promedio de las respuestas del jefe inmediato y del encuestado o separadamente por cada uno de ellos, ésta opción se puede escoger en el menú desplegable “tener en cuenta la evaluación de:” Los resultados se presentan como una valor entre 0 y 1. La tabla puede ser enviada a Excel para darle cualquier tratamiento adicional a los datos, no previsto en el programa.
Informe por subcategoría
Separa los resultados por categoría y subcategoría y presenta los resultados tabulados y en forma gráfica. La tabla puede ser enviada a Excel para darle cualquier tratamiento adicional a los datos, no previsto en el programa. Análisis de resultados
Se puede elegir a un solo encuestado y se visualiza los resultados de ese colaborador (trabajador) por categoría y graficar el resultado en pantalla. La gráfica puede copiarse fácilmente para enviarse a otro aplicativo facilitando la realización de informes y otro tratamiento de los datos no previsto en este aplicativo. El botón VER RESULTADOS muestra los resultados para la totalidad de los encuestados. Nota: Todas las gráficas producidas utilizan una herramienta ofrecida gratuitamente por su diseñador en idioma inglés, de modo que algunas partes de la interfaz aparecen en ese idioma, su traducción completa requeriría dedicación especial. El aplicativo permite enviar las tablas a Excel para que se le puedan hacer análisis adicionales o tratamiento a los datos no previstos en este aplicativo.
Tiempo Adicional
El botón tiempo adicional está previsto para los casos en que un encuestado no responda oportunamente la encuesta. Con su documento de identidad el administrador de este aplicativo podrá dar tiempo adicional para que termine de responder la encuesta. Esto con el fin de tener control del proceso de evaluación de los encuestados. Como elaborar las preguntas de la encuesta (regresar) La plantilla de preguntas y la lista de encuestados pueden crearse directamente en el aplicativo, pero se sugiere realizarlas en una tabla de Excel por comodidad, se proveen con este aplicativo dos archivos en Excel 95, grabar siempre las modificaciones en el mismo formato. El archivo plantilla_preguntas.xls permite crear la lista de preguntas, los comentarios ayudan a entender cómo llenar la tabla, el archivo lista_encuestados.xls permite construir la lista de encuestados, los comentarios le ayudan a entender cómo llenar la tabla. Mantenga una copia intacta de estos archivos originales y trabaje sobre copias. Como llenar la lista de encuestados (regresar) Trabaje sobre el archivo en Excel 95 lista_encuestados.xls, no trabaje sobre el original, cree una copia. Nunca actualice el formato del archivo guarde siempre en formato Excel 95. Nota: recuerde nunca grabar archivos en Excel que vaya a usarse para importar datos al aplicativo con el mismo nombre de las tablas del aplicativo que tienen extensión *.dbf. Al importar dañaría las tablas del programa y este quedaría inoperante. Como generar la tabla de respuestas (regresar) Con la plantilla de preguntas y la lista de encuestados ya construidas e importadas se hace clic en el botón formulario por encuestado. Aparecen las tablas plantilla y encuestados con los datos que se importaron de lista_encuestados.xls y plantilla preguntas. Después de verificar que la información en las dos tablas es correcta, se hace clic en el botón generar tabla encuesta/encuesta. Los datos de las dos primeras tablas se combinan en una única tabla que contendrá la información generada por las respuestas de los encuestados y a partir de la cual se generaran los informes y resultados.
Importar datos
- En el menú archivo se elige la opción importar aparece la ventana - En hoja de cálculo elegimos la tabla a importar plantilla_preguntas.xls o
lista_encuestados.xls. - Aparecen los datos contenidos en ella en la cuadricula tabla a convertir. - Se elige en tabla de muestra entre encuesta o encuestados y se hace clic en mostrar. - Se muestran los datos que contenga en ese momento esa tabla o una única fila con
algunos datos, si se usaron las tablas de Excel que se entregan con el aplicativo para este propósito todos los nombres de los campos entre la tabla mostrada en las dos cuadriculas tabla a convertir y tabla de muestra coinciden, los títulos de cada columna aparecen en negrita si coinciden entre las dos tablas, los que no estén en negrilla no tenían un equivalente entre las dos tablas y el usuario deberá hacerlos coincidir manualmente para lo cual debe conocer el tipo de datos que hay en las columnas de cada tabla que desea hacer coincidir. La coincidencia entre datos no debe ser solo visual, sino que deben coincidir en su tipo, es decir si los datos de la tabla de Excel son numéricos deben hacerse coincidir con datos de tipo numérico en la segunda tabla, si en Excel hay una fecha debe hacerse coincidir con una fecha en la segunda tabla; en el formulario (ventana) en el espacio Equivalencia entre campos se encuentra la herramienta que facilitará construir esa equivalencia. Los únicos campos que debe considerar son aquellos que en las tablas de Excel aparecen con comentarios indicando como deben llenarse.
- Una vez se esté seguro que todos los campos necesarios tienen su equivalente en la segunda tabla, se hace clic (en su orden) en la casilla de verificación a la izquierda de finalizar conversión y luego en ésta y terminar.
Los datos de la tabla de Excel seleccionada habrán sido importados. Exportar
- Se hace clic en el Menú Archivo, se elige exportar y podrán exportarse los datos de cualquiera tabla con extensión .dbf.
- Esta herramienta permite seleccionar que columnas (campos) de una tabla se desean exportar, aplicar filtros que permitan seleccionar solo una parte de los datos contenidos en la tabla y elegir el formato de exportación.
- Al exportar se tiene libertad de elegir el nombre y ubicación del archivo de exportación. - Ya exportado, el usuario podrá darle otros usos que considere a los datos.
Limpiar tablas
- Se hace clic en el Menú Archivo, se elige exportar y podrán exportarse los datos de cualquiera tabla con extensión .dbf.
- Podríamos querer evitar confusiones con datos preexistentes de encuestas ya realizadas e iniciar de cero.
- Se puede dejar cualquiera de las tablas de la lista mostrada en blanco simplemente
seleccionándola y haciendo clic en el botón limpiar tabla