EU-UDBUD Offentligt udbud - sonderborgkommune.dk · Nærværende udbud opdeles ikke i delaftaler af hensyn til ønsket om at udnytte stordriftsfordele. Ydelserne er desuden ikke opdelt

EU-UDBUD Tjenesteydelser

Offentligt udbud på levering af Arbejdsbeklædning (vask og leje)

til Sønderborg Kommune

April 2018

Udbud på arbejdsbeklædning (vask og leje)

Side 2/34

Indholdsfortegnelse

1. Indledning ..................................................................................................... 4 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet ........................................................................................... 4

2. Ordregiver ..................................................................................................... 4 2.1 Udbudsansvarlig ................................................................................................................... 4

3. Udbuddets omfang ......................................................................................... 5 3.1 Kontraktindgåelse ................................................................................................................. 5

4. Tidsplan ......................................................................................................... 5 5. Spørgsmål og svar .......................................................................................... 6 6. Udelukkelse og egnethed ............................................................................... 6

6.1 Tilbudsgivers personlige forhold ........................................................................................... 6 6.2 Økonomisk og finansiel formåen .......................................................................................... 7 6.3 Teknisk og/eller faglig formåen ............................................................................................ 7 6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud ........................................ 7 6.5 Konsortier .............................................................................................................................. 8 6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen ........................................................... 8 6.7 Indhentelse af dokumentation .............................................................................................. 8

7. Afgivelse af tilbud .......................................................................................... 9 7.1 Formkrav og tilbudsfrist ....................................................................................................... 9 7.2 Vedståelsesfrist ...................................................................................................................... 9

8. Tilbuddets indhold ....................................................................................... 10 8.1 Tilbuddets indhold .............................................................................................................. 10 8.2 Sprog ................................................................................................................................... 10 8.3 Forbehold ............................................................................................................................ 10 8.4 Flere tilbud .......................................................................................................................... 10 8.5 Alternative tilbud ................................................................................................................ 10 8.6 Ejendomsret og betaling for tilbud ..................................................................................... 10

9. Tildelingskriterium og underkriterier .......................................................... 11 10. Tilbudsevaluering ......................................................................................... 12

10.1 Underkriterie ”Pris” ......................................................................................................... 12 10.2 Underkriterie ”Kvalitet”................................................................................................... 13 10.3 Tilbuddet med ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” ................................................ 14 10.4 Forbehold og konditionsmæssighed ................................................................................ 14 10.5 Udelukkelse og egnethed ................................................................................................. 14 10.6 Præsentation og vareprøver ............................................................................................. 15

11. Orientering om resultatet af udbuddet .........................................................16 12. Aktindsigt .....................................................................................................16 Udkast til kontrakt .................................................................................................... 17 1. Parterne ............................................................................................................................... 19 2. Indledning ........................................................................................................................... 19 3. Aftalegrundlag ..................................................................................................................... 20 4. Aftaleperiode ....................................................................................................................... 20 5. Kontraktens omfang ............................................................................................................ 20 6. Samarbejde .......................................................................................................................... 21 7. Kvalitet ................................................................................................................................ 22 8. Priser og prisregulering ....................................................................................................... 23 9. Bestilling .............................................................................................................................. 24 10. Levering ............................................................................................................................... 24 11. Returvarer ........................................................................................................................... 25 12. Fakturering .......................................................................................................................... 25 13. Betalingsbetingelser ............................................................................................................ 26 14. Statistik ................................................................................................................................ 26 15. Leverandørens misligholdelse ............................................................................................. 26 16. Bod ...................................................................................................................................... 29


Side 3/34

17. Force majeure ...................................................................................................................... 29 18. Forsikring ............................................................................................................................ 29 19. Etik og socialt ansvar........................................................................................................... 30 20. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser ....................................................................... 31 21. Tredjemandsrettigheder ..................................................................................................... 31 22. Underleverandører .............................................................................................................. 31 23. Bonus og godtgørelse .......................................................................................................... 32 24. Tavshedspligt ...................................................................................................................... 32 25. Databehandling ................................................................................................................... 32 26. Lovvalg og værneting .......................................................................................................... 32 27. Underskrifter ....................................................................................................................... 34

Bilag 1 Tilbudsliste Bilag 1.1 Tilbudsbesvarelse – implementering Bilag 1.2 Tilbudsbesvarelse – håndtering af aflagt tøj Bilag 2 Konsortieerklæring Bilag 3 Bedømmelseskriterier Bilag 4 Nøgletal Bilag 5 Referenceliste Bilag 6 Kravspecifikation Bilag 7 Tidsplan Bilag 8 Beklædningsstandard Bilag 9 Leveringsoversigt


Side 4/34

1. Indledning

1.1 Generel beskrivelse af udbuddet

Udbuddet vedrører levering af vaske-/leje ordning af arbejdsbeklædning til Sønderborg Kommune (herefter

benævnt ordregiver). Udbuddet er gældende for Sønderborg Kommunes pleje- og sundhedssektor.

Sønderborg Kommune forventer med dette udbud at opnå en økonomisk og servicemæssig fordelagtig aftale.

Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud jf. Udbudsloven (LOV nr. 1564 af 15.12.2015), hvilket betyder

at enhver har ret til at afgive tilbud.

Udbudsmaterialet består af:

Udbudsbekendtgørelse 2018/S 062-137382

Udbudsbetingelser, med ESPD (fælles europæisk udbudsdokument) samt udbudsbilag

Udkast til kontrakt med bilag (herunder kravspecifikation)

Aftale med den vindende tilbudsgiver indgås på baggrund af udkast til kontrakt.

Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse

af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Tilbudsgiver opfordres derfor

til løbende at holde sig orienteret om udbuddet.

Udbudsmaterialet er offentliggjort på ordregivers hjemmeside:

http://sonderborgkommune.dk/soenderborg-kommune/udbud

2. Ordregiver

Den ordregivende myndighed er: Sønderborg Kommune Rådhustorvet 10 6400 Sønderborg CVR nummer: 29189773 Sønderborg kommune er beliggende i Sønderjylland og har omkring 74.800 indbyggere. Yderligere information om kommunen kan findes på kommunens hjemmeside: https://sonderborgkommune.dk/

2.1 Udbudsansvarlig

Sønderborg Kommune, Strategi og Udbud, er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af

udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af udbudskonsulent:

Annika Wietz, Tlf. 27 90 57 35

Spørgsmål til udbuddet skal ske i henhold til punkt 5.


https://sonderborgkommune.dk/


Side 5/34

3. Udbuddets omfang

Udbudsopgaven omfatter vask og leje af arbejdsbeklædning, samt afhentning og tilbagelevering af

beklædningen. Endvidere omfattet af opgaven er planlægning af implementering, opmåling og oplæring af

udbyders personale umiddelbart før bestilling af beklædningsdele, samt oplæring i ressourcestyringssystem.

Ressourcestyringssystemet skal stilles til rådighed af leverandøren for at lette ordregivers styring, kontrol og

eventuel tilpasning af beklædningsbeholdningen.

For nærmere beskrivelse af de udbudte ydelser, herunder de mindstekrav ydelserne skal opfylde, henvises til

Bilag 1 - Tilbudsliste og Bilag 6 - Kravspecifikation.

Nærværende udbud opdeles ikke i delaftaler af hensyn til ønsket om at udnytte stordriftsfordele. Ydelserne er

desuden ikke opdelt under hensyntagen til at forenkle den decentrale kontraktadministration ved kun at

indgå kontrakt med én leverandør.

Aftalen omfatter ca. 1500 medarbejdere, som alle skal have beklædning stillet til rådighed. Et estimat for det

forventede forbrug på aftalen er angivet i Bilag 1 - Tilbudsliste. Det anførte forbrug inden for de enkelte

produktkategorier er skønnede mængder, udregnet på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede

fremtidige indkøbsmønstre. Derudover skal der være beklædning til ekstra bemanding (praktikanter,

afløsere m.m.) svarende til ca. 10% af den totale beklædningsbeholdning.

Hvilke institutioner og afdelinger hos ordregiver, som er omfattet af nærværende udbud, samt

leveringsadresser og antallet af medarbejder hos ordregivers enkelte enheder fremgår af Bilag 9 -

Leveringsoversigt.

Den udbudte kontrakt har en løbetid på 6 år. Opsigelsesvilkår fremgår af udkast til kontrakt afsnit 4. Der

gøres opmærksom på, at kontrakten indeholder sociale klausuler. Klausulens nærmere omfang fremgår af

kontraktens afsnit 19.

Ordregiver forpligter sig i denne periode til at købe den af udbuddet omfattede ydelser hos den valgte

tilbudsgiver på de i udbudsmaterialet nævnte vilkår. Resultat af nærværende udbudsforretning samt den

faktiske driftssituation kan dog give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit

faktuelle behov.

3.1 Kontraktindgåelse

I tilfælde af at kontrakten tildeles tilbudsgiver indgås den vedlagte kontrakt. Kontrakten regulerer kontraktvilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Kontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse.

4. Tidsplan

Tidsplanen for nærværende udbud fremgår af Bilag 7 – Tidsplan.


Side 6/34

5. Spørgsmål og svar

Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål hurtigst muligt, såfremt tilbudsgiver er i

tvivl om forståelsen af krav i kravspecifikationen, vilkår i kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt.

Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til

[email protected] med emnet: ”Spørgsmål arbejdsbeklædning 2018”.

Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter

udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste

svarfrist.

Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist.

Spørgsmål besvares skriftligt. Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort via ordregivers

hjemmeside: http://sonderborgkommune.dk/soenderborg-kommune/udbud

Spørgsmål og svar vil efterfølgende blive en del af kontraktmaterialet.

6. Udelukkelse og egnethed

Den nedenfor angivne dokumentation danner grundlag for ordregivers vurdering af, hvorvidt tilbudsgiver er

egnet til at løfte den udbudte opgave.

Tilbudsgiver skal vedlægge de i punkt 6.1 til 6.3 krævede oplysninger til sit tilbud. Oplysninger skal gives ved

at udfylde ESPD og vedlægge dette dokument til tilbuddet.

6.1 Tilbudsgivers personlige forhold

Tilbudsgiver skal bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i

udbudslovens § 135, stk. 1-3 og § 136. Der vil ske udelukkelse af tilbudsgiveren, såfremt tilbudsgiveren ved

endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for forhold, som fremgår af Udbudslovens § 135, stk. 1-3

og § 136, herunder at der kan påvises en interessekonflikt, en konkurrencefordrejning som følge af

forudgående inddragelse, eller at der er afgivet groft urigtige oplysninger, tilbageholdelse af oplysninger eller

at tilbudsgiveren ikke er i stand til at fremsende supplerende dokumenter vedrørende udelukkelsesgrundene.

Tilbudsgiver skal derudover bekræfte, at tilbudsgiver ikke er omfattet af følgende frivillige

udelukkelsesgrunde, jf. udbudslovens § 135, stk. 4 og 5 samt § 137:

At tilbudsgiver har ubetalt forfalden gæld på 100.000 kr. eller derover til offentlige myndigheder

vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning

eller lovgivningen i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret

At tilbudsgiveren har tilsidesat gældende forpligtelser inden for det miljø-, social- eller arbejdsretlige

område i henhold til EU-retten, national lovgivning, kollektive aftaler eller de miljø-, social- eller

arbejdsretlige forpligtelser, der er afledt af konventionerne, der er nævnt i bilag X til Europa-

Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud og om

ophævelse af direktiv 2004/18/EF (EU-Tidende 2014, nr. L 94, side 65), eller er omfattet af

retsakter, der vedtages af Europa-Kommissionen i medfør af direktivets artikel 57, stk. 4, jf. artikel

88,

At tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis

dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis

dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en lignende situation i

mailto:[email protected]



Side 7/34

henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller

tilbudsgiveren er hjemhørende

6.2 Økonomisk og finansiel formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til økonomisk og finansiel formåen, jf. udbudslovens § 142:

I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, skal tilbudsgiver oplyse sine nøgletal i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. Hertil skal Bilag 4 – Nøgletal benyttes. Mindstekrav for deltagelse er:

en positiv egenkapital

et positivt resultat i gennemsnit for de tre seneste tilgængelig årsregnskaber

en soliditetsgrad på minimum 20%

en årlig omsætning på minimum 54 mio. kr. ekskl. moms.

Hvis tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen, skal tilbuddet tilsvarende indeholde en beskrivelse af de pågældende enheders økonomiske og finansielle kapacitet.

6.3 Teknisk og/eller faglig formåen

Tilbudsgiver skal opfylde følgende mindstekrav til teknisk og faglig formåen, jf. udbudslovens § 143:

I muligt omfang, dvs. afhængig af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin

virksomhed, vedlægges referenceliste over sammenlignelige leveringer1, som tilbudsgiver har udført i løbet at de sidste tre regnskabsår. Listen skal indeholde beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner samt kontaktoplysninger. Udbyder forbeholder sig ret til at efterprøve rigtigheden af de indsendte oplysninger. Hertil skal Bilag 5 – Referenceliste benyttes.

6.4 Vejledning til udfyldelse af ESPD i forbindelse med dette udbud

ESPD’et skal downloades fra http://sonderborgkommune.dk/soenderborg-kommune/udbud og gemmes på

tilbudsgivers computer - Bemærk, at filen ikke skal åbnes.

Herefter åbnes følgende hjemmeside: https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome

På hjemmesiden skal tilbudsgiver følge nedenstående fremgangsmåde for at kunne åbne og udfylde ESPD’et:

Dansk

”Jeg er økonomisk aktør”

”Importere ESPD” – Tryk herefter på knappen ”Gennemse”

Find filplaceringen på egen computer – ”ESPD” og tryk ”Åben”

Vælg land og tryk ”Næste”

Herefter åbner filen, og tilbudsgiver kan udfylde de relevante informationer.

Når alle informationer er afgivet, trykkes på ”Exporter”, og bilaget gemmes som en fil på tilbudsgivers egen

computer. Denne fil skal uploades sammen med det endelige tilbud. For ordregiver er det at foretrække, at

filen sendes i pdf-format, men det er dog ikke et krav. Der er ikke krav til at pdf’en skal underskrives.

1 Med ”sammenlignelige leveringer” forstås en aftale med levering inden for samme forretningsområde, som den udbudte

ydelse, med en varighed på minimum tre år.


https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome


Side 8/34

For uddybende vejledning, hvordan ESPD’et udfyldes, henvises til følgende vejledning udarbejdet af

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen: https://bedreudbud.dk/det-faelles-europaeiske-udbudsdokument-

espd

Opmærksomheden skal henledes på, at det til enhver tid er tilbudsgivers eget ansvar, at ESPD’et er udfyldt

med de relevante oplysninger, og derfor er det vigtigt, at tilbudsgiver anvender ovenstående vejledning.

6.5 Konsortier

Afgives tilbud af et konsortium, skal de krævede oplysninger under punkt 6.1 til 6.3 afgives for hver deltager i

konsortiet. Desuden skal de enkelte konsortiedeltageres roller/ydelser angives.

Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle konsortiedeltagere, er tilbuddet ikke nødvendigvis

ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Konsortiets samlede egnethed

vurderes.

Tilbud, der er afgivet af et konsortium, skal vedlægges et udfyldt og underskrevet Bilag 2 –

Konsortieerklæring, hvori konsortiedeltagerene erklærer, at de hæfter solidarisk og direkte i forhold til

Sønderborg Kommune. Samtidig skal det fremgå af erklæringen, hvilken konsortiedeltager der føre

afklarende drøftelser og indgå aftaler med Sønderborg Kommune med bindende virkning for konsortiet.

Alle deltagere i konsortiet skal udfylde og medsende et udfyldt ESPD ved tilbudsafgivelse. Desuden skal

deltagerne krydse af, at der deltages sammen med andre i ESPD’ets del II A.

6.6 Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders formåen

Hvis tilbudsgiver i forbindelse med afgivelse af tilbud, under henvisning til Udbudsloves § 144, stk. 1, baserer

sig på andre enheders finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og/eller faglige formåen, skal

tilbudsgiver oplyse dette i ESPD’ets del II C. Dette godtgør, at tilbudsgiver uden begrænsning i hele

aftaleperioden råder over den ressource, hvorpå tilbudsgiver baserer sit tilbud, og at ”den anden enhed”

forpligtiger sig i forhold til ordregiver.

Tilbudsgiver skal samtidig vedlægge ESPD med de relevante oplysninger nævnt under punkt 6.1 til 6.3 for

den anden enhed.

Hvis de krævede oplysninger ikke afgives af alle virksomheder i tilbudsgiverteamet, er tilbuddet ikke

nødvendigvis ukonditionsmæssigt, men det kan have betydning for egnethedsvurderingen. Desuden skal de

enkelte deltagere i tilbudsgiverteamet roller/ydelser angives.

6.7 Indhentelse af dokumentation

Før beslutning om tildeling af kontrakten skal dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD

fremlægges inden for en passende tidsfrist.

Ordregiver er desuden berettiget til, inden for en passende tidsfrist, at indhente dokumentation under

udbudsproceduren, når dette er nødvendigt for, at proceduren gennemføres korrekt.

Tilbudsgiver skal på forlangende, og inden for 7 dage, indsende en serviceattest fra Erhvervs- og

Selskabsstyrelsen. Serviceattesten kan rekvireres via følgende link:

https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest-ny

https://bedreudbud.dk/det-faelles-europaeiske-udbudsdokument-espd

https://bedreudbud.dk/det-faelles-europaeiske-udbudsdokument-espd

https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/ERST/Anmodning_om_serviceattest-ny


Side 9/34

Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid i forbindelse med rekvirering af serviceattesten. Tilbudsgiver kan derfor med fordel indhente serviceattesten allerede inden tilbudsfristen, så dokumentationen kan fremlægges indenfor anførte tidsfrist. Serviceattesten må maksimalt være seks måneder gammel regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgiver aflevere dokumentation i henhold til Udbudslovens § 153.

7. Afgivelse af tilbud

7.1 Formkrav og tilbudsfrist

Tilbuddet skal afleveres eller fremsendes i ét fysisk eksemplar og ét elektronisk eksemplar på USB-stik. I

tilfælde af uoverensstemmelse mellem det fysiske og det elektroniske materiale gælder det fysiske tilbud.

Tilbuddet afleveres til Sønderborg Kommune Strategi og Udbud Østergade 19, 1. sal 6400 Sønderborg

Eller

Tilbuddet sendes til

Sønderborg Kommune

Strategi og Udbud

Rådhustorvet 10

6400 Sønderborg

Att.: Udbudskonsulent Annika Wietz

Tilbuddet skal være modtaget inden den i tidsplanen angivne tilbudsfrist.

Tilbud skal mærkes ”Udbud på arbejdsbeklædning” og ”Tilbuddet må kun åbnes af Udbud”. Tilbuddet skal

være lukket.

7.2 Vedståelsesfrist

Tilbuddet skal være bindende for tilbudsgiver indtil 6 måneder efter udløb af tilbudsfristen.


Side 10/34

8. Tilbuddets indhold

8.1 Tilbuddets indhold

Tilbuddet skal indeholde følgende:

Udfyldt ESPD, herunder også for eventuelle andre konsortiedeltager eller andre enheder, som

tilbudsgiver baserer sin økonomiske eller tekniske formåen på, jf. punkt 6.5 og 6.6.

Udfyldt Bilag 1 – Tilbudsliste

Udfyldt Bilag 1.2 – Tilbudsbesvarelse – håndtering af aflagt tøj

Eventuelt Bilag 2 – Konsortieerklæring

Bilag 4 – Nøgletal

Bilag 5 – Referenceliste

Oplysninger eller beskrivelser der kræves i forbindelse med vurderingen af øvrige underkriterier i

form af:

Bilag 1.1 – Tilbudsbesvarelse – implementering

Indeholder tilbuddet ikke ovennævnte oplysninger, er ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver

er derudover forpligtet til at afvise tilbuddet, hvis det vil være i strid med gældende lovgivning at indhente de

manglende oplysninger efterfølgende.

8.2 Sprog

Tilbuddet skal være på dansk.

Bilagsmateriale af generel karakter kan dog være på engelsk og tysk. Ordregiver kan anmode tilbudsgiver om

oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i givet fald for tilbudsgivers regning, og skal ske

inden for 10 arbejdsdage.

8.3 Forbehold

Forbehold accepteres ikke.

Tilbudsgiver opfordres til at få eventuelle uklarheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, jf.

punkt 5 ”Spørgsmål og svar”.

8.4 Flere tilbud

Der kan ikke afgives mere end et tilbud.

8.5 Alternative tilbud

Der kan ikke afgives alternative tilbud.

8.6 Ejendomsret og betaling for tilbud

Tilbud og tilhørende bilagsmateriale er ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke

godtgørelse for afgivelse af tilbud.


Side 11/34

9. Tildelingskriterium og underkriterier

Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud i form af bedste

forhold mellem pris og kvalitet. Der anvendes følgende underkriterier:

Underkriterier Vægtning i procent

Pris

Vask og leje pris pr. beklædningsdel pr. uge

Engangspris for specialsyet beklædning pr.

beklædningsdel

Pris for påsætning af ekstra refleks

Erstatningspris pr. beklædningsdel. Prisen

gælder alene for erstatning ved bortkommet tøj

og tøj ødelagt på grund af unormal brug

60 %

Fordelt med:

70%

30%

Kvalitet

Beklædning (kvalitet, pasform og funktionalitet,

design)

Service (implementering, ressourcestyrings-

system)

40 %

Fordelt med:

60 %

40%

Evaluering af underkriteriet ”pris” vil foregå på baggrund af:

De oplyste priser i Bilag 1 - Tilbudsliste.

Tilbuddet skal afgives i danske kr. eksklusiv moms, men inklusiv alle øvrige afgifter og gebyrer. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i tilbuddet. Bilag 1 - Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen i uændret form. Der skal afgives tilbud jf. nedenstående kategorier:

Vask og leje pris pr. beklædningsdel pr. uge

Engangspris for specialsyet beklædning pr. beklædningsdel

Pris for påsætning af ekstra reflekser

Erstatningspris pr. beklædningsdel

Der skal afgives tilbud på samtlige varelinjer i Bilag 1 – Tilbudsliste, men der må ikke bydes ind med

samme varenummer på flere varelinjer. Hvis tilbudsgiver ikke ønsker at tilbyde alternative varelinjer, kan

udbyder ved evaluering af tilbuddet indsætte dyrest modtagne alternativ på de tomme varelinjer.

Evaluering af underkriteriet ”kvalitet” vil foregå på baggrund af:

Præsentation og afprøvning af den tilbudte beklædning

Fremvisning af ressourcestyringssystemet

Tilbudsgiver udfyldte og vedlagte Bilag 1.1 – Tilbudsbesvarelse - implementering.

Tilbudsgiver indkaldes til præsentation af beklædningen umiddelbart efter tilbudsafgivelse. Tilbudsgiver skal

endvidere kunne fremvise det tilbudte ressourcestyringssystem og give en live-introduktion til nedenfor

nævnte funktioner. Se desuden Bilag 6 – Kravspecifikation vedrørende mindstekrav til service og

beklædning samt Bilag 3 – Bedømmelseskriterier.


Side 12/34

Funktioner i ressourcestyringssystemet, som skal fremvises:

Oprettelse og afmelding af medarbejde

Tilmelding og afmelding af beklædningsdele fra beklædningspakken

Skift af arbejdssted

Skift af størrelse

Udtræk af diverse statistikker

Visning af fakturaer i systemet Tilbudsgiver får tildelt 45 minutter til fremvisning af ressourcestyringssystemet. Der skal i forbindelse med fremvisningen udleveres brugermanual til ressourcestyringssystemet i 6 eksemplarer.

10. Tilbudsevaluering

Efter tilbudsfristens udløb, evalueres de rettidigt modtagne tilbud på følgende punkter:

10.1 Underkriterie ”Pris”

Primær pointmodel

Ved evaluering af underkriteriet ”Pris” anvendes en lineær pointmodel. Der tildeles point på en skala fra 0 til 9, hvor 9 tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste pris, mens karakteren 0 tildeles tilbudsgiver med en pris svarerende til laveste pris + 20%. Prisen, der evalueres på, er tilbuddets samlede pris. Den samlede evalueringspris opgøres ved at summere summen af delpriser for de respektive kategorier i tilbudslisten multipliceret med de respektive vægtninger. Til illustration:

∑(𝑠𝑢𝑚 𝑎𝑓 𝑒𝑟𝑠𝑡𝑎𝑡𝑛𝑖𝑛𝑔𝑠𝑝𝑟𝑖𝑠 × 30%) + (𝑠𝑢𝑚 𝑎𝑓 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑠𝑝𝑒𝑐𝑖𝑎𝑙𝑠𝑦𝑒𝑡𝑏𝑒𝑘𝑙æ𝑑𝑛𝑖𝑛𝑔

+ 𝑠𝑢𝑚 𝑎𝑓 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑣𝑎𝑠𝑘𝑒/𝑙𝑒𝑗𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑝𝑟. 𝑢𝑔𝑒 + 𝑠𝑢𝑚 𝑎𝑓 𝑒𝑘𝑠𝑡𝑟𝑎 𝑟𝑒𝑓𝑙𝑒𝑘𝑠 × 70%)

Matematisk vil pointtildeling for den samlede evalueringspris beregnes på følgende måde:

𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 (9) − (𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑠𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 (9)

20%) × (

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠)

I praksis kan det eksemplificeres ved følgende illustration:

Tilbuddet med den laveste pris (Tilbud 1) lyder på 100.000 kr.

Dette tilbud tildeles 9 point.

Tilbud nr. 2 har en pris på i alt 110.000 kr.

Point for pris beregnes derfor således: 9 – (9 / 20 %) * (110.000 – 100.000) / 100.000.

Opnået point: 9 – (45 * 0,1) = xx 4,5

Sekundær pointmodel

Den sekundære pointmodel finder anvendelse, såfremt der er større spredning i priserne i de modtagne

tilbud end spændet i den ovenstående primære pointmodel tillader – det vil sige, hvis prisen i tilbuddet med

højeste pris er mere end 20% højere end prisen i tilbuddet med laveste pris.

Følgende sekundære evalueringsmetode blive anvendt til vurderingen af underkriteriet pris:


Side 13/34

Den samlede evalueringspris får tildelt point på en skala fra 0 til 9, hvor 9 tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste samlede pris, mens 0 point tildeles tilbudsgiver med en samlet pris svarerende til laveste pris + 50% eller derover.

Tilbuddene får tildelt point ud fra følgende formel:

𝑃𝑜𝑖𝑛𝑡 = 𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 (9) − (𝑚𝑎𝑘𝑠𝑖𝑠𝑚𝑢𝑚𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡 (9)

50%) × (

𝑇𝑖𝑙𝑏𝑢𝑑𝑑𝑒𝑡𝑠 𝑝𝑟𝑖𝑠 − 𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠

𝑙𝑎𝑣𝑒𝑠𝑡𝑒 𝑝𝑟𝑖𝑠)

Den fastsatte vægtning for underkriterium ”pris” fastholdes.

10.2 Underkriterie ”Kvalitet”

Ved evalueringen af det kvalitative underkriterie anvendes en pointskala fra 0 til 9, hvor 9 point gives for den bedst mulige opfyldelse og 0 point gives for ingen opfyldelse af kravet. Der tildeles kun hele pointtal. Pointskalaen har følgende inddeling for graden af opfyldelse:

Grad af opfyldelse af ordregivers behov

Point

Bedst mulige kravopfyldelse 9

Glimrende kravopfyldelse 8

Meget tilfredsstillende kravopfyldelse 7

Over middel kravopfyldelse 6

Neutral/Middel kravopfyldelse 5

Under middel kravopfyldelse 4

Mindre tilfredsstillende kravopfyldelse 3

Ringe kravopfyldelse 2

Dårlig kravopfyldelse 1

Ingen kravopfyldelse 0

Delkriterierne ”Beklædning” og ”Service” vurderes på baggrund af de bedømmelseskriterierne, der er anført i

Bilag 3 – Bedømmelseskriterier.


Side 14/34

For hvert delkriterie beregnes et gennemsnitligt pointtal på grundlag af de tildelte point for hvert bedømmelseskriterie. Som mindstekrav til graden af opfyldelse af ordregivers behov skal tilbudsgiver opnå mindst fire point for hvert bedømmelseskriterie under delkriteriet ”Beklædning”. Der stilles ikke mindstekrav til graden af opfyldelse af behov i henhold til delkriteriet ”Service”.

Illustration

Underkriterie Delkriterier Vægtning

af

delkriterie

Point pr.

bedømmelseskriterie

Point pr. delkriterie -

gennemsnit af

bedømmelseskriterier

Vægtet

point

Kvalitet 40% Beklædning 60% 1): 5

2): 7

3): 9

7 4,2

Service

(Implementering,

Bestillingssystem)

40% 1): 7

2): 9

3): 7

4): 5

7 2,8

Vægtet point for underkriterier kvalitet (40%) 2,8

10.3 Tilbuddet med ”bedste forhold mellem pris og kvalitet”

Tilbuddet med det ”bedste forhold mellem pris og kvalitet” identificeres ved følgende formel:

𝐷𝑒𝑡 𝑏𝑒𝑑𝑠𝑡𝑒 𝑓𝑜𝑟ℎ𝑜𝑙𝑑 𝑚𝑒𝑙𝑙𝑒𝑚 𝑝𝑟𝑖𝑠 𝑜𝑔 𝑘𝑣𝑎𝑙𝑖𝑡𝑒𝑡

= ∑ 𝑆𝑎𝑚𝑙𝑒𝑡 𝑣æ𝑔𝑡𝑒𝑡 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡𝑡𝑎𝑙 𝑓𝑜𝑟 𝑝𝑟𝑖𝑠 + 𝑆𝑎𝑚𝑙𝑒𝑡 𝑣æ𝑔𝑡𝑒𝑡 𝑝𝑜𝑖𝑛𝑡𝑡𝑎𝑙 𝑓𝑜𝑟 𝑘𝑣𝑎𝑙𝑖𝑡𝑒𝑡

Den tilbudsgiver, der opnår det højeste samlede pointscore, anses for at have afgivet tilbuddet med ”bedste

forhold mellem pris og kvalitet”.

Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte

tilbud inkl. bilag samt afprøvning af de tilbudte produkter og fremvisning af ressourcestyringssystemet.

10.4 Forbehold og konditionsmæssighed

Det vurderes, om tilbuddene indeholder forbehold overfor udbudsmaterialet mv. jf. udbudslovens § 159, stk.

2. Hvis et tilbud indeholder forbehold, behandles tilbuddet i overensstemmelse med de retningslinjer, der

fremgår af punkt 8.3.

Det undersøges derudover, om tilbuddene indeholder de krævede oplysninger og den fornødne

dokumentation, jf. punkt 8.1. Såfremt dette ikke er tilfældet, vurderes det, om tilbuddet skal afvises som

ukonditionsmæssigt. Tilbudsgivere, der har afgivet ukonditionsmæssige tilbud, kan ikke tildeles aftalen og

skal heller ikke præsentere beklædning samt fremvise ressourcestyringssystemet.

10.5 Udelukkelse og egnethed

Den enkelte tilbudsgivers egnethed til at løse opgaven vurderes på baggrund af den krævede dokumentation

under punkt 6. Inden tilbudsgiverne orienteres om den endelige tildelingsbeslutning, skal den tilbudsgiver,

som ordregiver har til hensigt at tildele kontrakten til, dokumentere oplysningerne afgivet i ESPD, jf.

udbudsloven § 159, stk. 2.


Side 15/34

10.6 Præsentation og vareprøver

Til brug for vurdering af de kvalitative underkriterier og konstatering af de indkomne tilbuds overholdelse af

kravspecifikationen, skal tilbudsgiver præsentere de tilbudte produkter og aflevere vareprøver.

Ordregiver fremsender efter endt egnethedsvurdering anmodning til egnede tilbudsgivere om præsentation og levering af vareprøver. Ukonditionsmæssige tilbudsgivere skal ikke præsentere og aflevere vareprøver. Præsentation afholdes i uge 21-23 på følgende adresse:

Tandsbjerg Plejecenter

Tandsbjerg 10

6400 Sønderborg

Tilbudsgiver får tildelt 1 time og 30 minutter til præsentationen, hvor funktionalitet af vareprøverne skal beskrives og fremvises. Tilbudsgiver vil forud for præsentationen få en halv time til opstilling/klargøring.

Tidspunkter

Torsdag, den 24. maj 2018 mellem kl. 8.00 – 12:00

Fredag, den 25. maj 2018 mellem kl. 11.00 – 15.00

Mandag, den 28. maj 2018 mellem kl. 8.00 – 12.00

Tirsdag, den 29. maj 2018 mellem kl. 8.00 – 12.00

Torsdag, den 7. juni 2018 mellem kl. 12.30 – 16.30

Mødetidspunktet vil blive oplyst umiddelbart efter tilbudsfristens udløb og kan ikke ændres.

Tilbudsgiveren skal i forbindelse med præsentationen vederlagsfrit kunne fremvise alle tilbudte

beklædningsdele i de farver, der er stillet som mindstekrav2 samt én anden farve, så ordregiver får en

forestilling af farvevalg og sammensætning af beklædningsdele.

På ét enkelt farvevalg skal den tilbudte beklædning kunne fremvises i størrelser fra S-XL størrelse M og XL

(numerisk størrelse 36 og 44). Øvrige obligatoriske farver fremvises kun i én størrelse (valgfri størrelse).

Beklædningsdele i onesize skal kun fremvises i den pågældende størrelse.

Der skal desuden fremvises stofprøver på alle øvrige farver.

Vareprøverne skal stemme overens med det tilbudte og være mærket med tilbudsgivers firmanavn,

tilbudslistens positionsnummer samt tilbudsgivers varenummer.

Præsentation skal ske i samme rækkefølge, som beklædningsdelene står oplistet i tilbudslisten. Dvs. at

positionsnummer 1 præsenteres først, efterfulgt af positionsnummer 2 osv.

Såfremt flere tilbudsgivere tilbyder beklædning med samme dessinnummer, skal varen ikke præsenteres af

samtlige tilbudsgivere, der har tilbudt den pågældende beklædningsdel. Ordregiver træffer endelig

beslutning om, hvilke vareprøver den enkelte tilbudsgiver skal fremvise.

Efter præsentationen skal vare- og stofprøverne vederlagsfrit stilles til rådighed for brugergruppens endelig

pointtildeling, jf. Bilag 3 – Bedømmelseskriterier.

2 Se Bilag 6 - Kravspecifikation


Side 16/34

Ordregiver forbeholder sig ret til efterfølgende at indkalde flere vareprøver, hvis det er nødvendigt for

processen.

Den vindende tilbudsgivers vareprøver vil blive opbevaret af ordregiver gennem hele aftaleperioden og vil

fungere som reference ved eventuelle tvivlsspørgsmål.

Følgende vareprøver opbevares som reference: 1 stk. T-shirt, kort ærme, to farver, størrelse M 1 stk. T-shirt, ½ ærme, én farve, størrelse M 1 stk. poloshirt, én farve, størrelse M 1 stk. top, én farve, størrelse M 1 stk. tunika, én farve, størrelse M 1 stk. tunika (tandpleje), to farver, størrelse M 1 stk. vest, én farve, størrelse M 1 stk. cardigan, én farve, størrelse M 1 stk. denimlignende buks, én farve, størrelse M 1 stk. buks (tandpleje), hvid, størrelse M 1 stk. træningsbuks, én farve, størrelse M 1 stk. 3-i-1 jakke, én farve, størrelse M

Øvrige vareprøver vil efter standstill-perioden kunne afhentes på samme adresse, hvortil de skulle leveres til

præsentation og afprøvning.

11. Orientering om resultatet af udbuddet

Alle tilbudsgivere vil pr. mail blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen, jf. Lov om Klagenævnet

for Udbud m.v. (lov nr. 492 af 12/5 2010 med senere ændringer). Udbuddet er ikke afsluttet, før kontrakten

er underskrevet af begge parter efter standstill-periodens udløb.

12. Aktindsigt

Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens og forvaltningslovens regler om aktindsigt,

hvilket betyder, at ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der

anmodes om aktindsigt.

Anmodes ordregiver om aktindsigt, vil den eller de berørte tilbudsgivere så vidt muligt blive hørt, inden

ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Det er dog altid alene

ordregiver, der endeligt afgør, hvad der udleveres ved en anmodning om aktindsigt.

Udkast til kontrakt

på levering af arbejdsbeklædning (vask og leje)

til Sønderborg Kommune

April 2018


Side 18/34

Indholdsfortegnelse

1. Parterne ............................................................................................................................... 19 2. Indledning ........................................................................................................................... 19 3. Aftalegrundlag ..................................................................................................................... 20 4. Aftaleperiode ....................................................................................................................... 20 5. Kontraktens omfang ............................................................................................................ 20 6. Samarbejde .......................................................................................................................... 21 7. Kvalitet ................................................................................................................................ 22 8. Priser og prisregulering ....................................................................................................... 23 9. Bestilling .............................................................................................................................. 24 10. Levering ............................................................................................................................... 24 11. Returvarer ........................................................................................................................... 25 12. Fakturering .......................................................................................................................... 25 13. Betalingsbetingelser ............................................................................................................ 26 14. Statistik ................................................................................................................................ 26 15. Leverandørens misligholdelse ............................................................................................. 26 16. Bod ...................................................................................................................................... 29 17. Force majeure ...................................................................................................................... 29 18. Forsikring ............................................................................................................................ 29 19. Etik og socialt ansvar........................................................................................................... 30 20. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser ....................................................................... 31 21. Tredjemandsrettigheder ..................................................................................................... 31 22. Underleverandører .............................................................................................................. 31 23. Bonus og godtgørelse .......................................................................................................... 32 24. Tavshedspligt ...................................................................................................................... 32 25. Databehandling ................................................................................................................... 32 26. Lovvalg og værneting .......................................................................................................... 32 27. Underskrifter ....................................................................................................................... 34


Side 19/34

1. Parterne

Mellem

Ordregiver

Sønderborg Kommune

Rådhustorvet 10

DK - 6400 Sønderborg

Tlf. 88 72 64 00

Mail: [email protected]

Hjemmeside: http://www.sonderborgkommune.dk

CVR: 29 18 97 73

og

Leverandør

[Indsæt navn på leverandør]

[Indsæt adresse]

[Indsæt postnummer]

[Indsæt hovedtelefonnummer]

[Indsæt hoved e-mailadresse]

[Indsæt hjemmeside]

[Indsæt CVR-nr.]

er der indgået aftale vedrørende levering af arbejdsbeklædning (vask og leje) til ordregiver.

2. Indledning

Parterne er ligeværdige igennem aftaleperioden og enige om at samarbejde med en positiv, professionel og

ansvarlig holdning, for at opnå det bedst mulige resultat.

Ud over opfyldelse af nærværende kontrakt, bør begge parter i aftaleperioden have øje for udvikling og

optimering af aftaleområdet, hvad angår processer og ydelser. Parterne accepterer, at saglighed og faglighed

er hinandens gensidige forudsætninger og en nødvendighed for samarbejdet i aftaleperioden, samt for at

skabe udvikling i ydelser og praksis.

Leverandøren er ud fra dennes samlede viden om tjenesteydelserne, til en hver tid forpligtet til at rådgive om

de mest hensigtsmæssige løsninger såvel funktionelt som økonomisk. Ordregiver stiller sig til rådighed for

leverandøren angående forhold, der er relevante for nærværende kontrakt.

Bestemmelserne omkring bod og misligholdelse forventes ikke anvendt, men opstår der mod forventning

uhensigtsmæssig varetagelse af kontraktforpligtelserne fra leverandørens side, er instrumenterne at betragte

som ordregivers mulighed for at mindske skaderne og imødegå gentagelser.

Begge parter forpligter sig til at stille nødvendige ressourcer til rådighed, både i forbindelse med

implementering og drift af kontrakten, således at kontrakten kan fungere hensigtsmæssigt i praksis,

administrativt og økonomisk.


http://www.sonderborgkommune.dk/


Side 20/34

3. Aftalegrundlag

3.1 Kontraktens grundlag

Denne kontrakt er indgået på baggrund af ordregivers udbud af [Dato, udbudsnavn og TED-nr.].

Aftalegrundlaget består i prioriteret rækkefølge af følgende dokumenter:

1. Denne kontrakt

2. Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet

3. Udbudsmateriale med bilag fra ordregiver

4. Leverandørens tilbud af [indsæt dato]

Hvis der er uoverensstemmelse mellem kontrakten og bilagene, går kontrakten forud for bilagene. Hvis der

er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag.

Leverandørens almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til leverancer

foretaget i henhold til nærværende kontrakt.

3.2 Betingelser

Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne kontrakt kunne fremvise følgende til ordregiver:

1. Kopi af forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at

forsikring er tegnet. Forsikringen skal opfylde kravene i afsnit 18.

Kontrakten er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation kan fremvises ved

kontraktunderskrift, og at dokumentationen kan godkendes af ordregiver.

3.3 Ændringer

Enhver ændring eller tilføjelse til kontrakten skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal

vedhæftes denne kontrakt som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser.

4. Aftaleperiode

Kontrakten er gældende fra den 1. marts maj 2019 til den 28. februar 30. april 2025, uden mulighed for

yderlige forlængelse. Kontrakten kan opsiges af ordregiver efter fire år med et varsel på seks måneder, det vil

sige tidligst med virkning fra d. 1. marts maj 2023. Kontrakten er uopsigelig for leverandøren i hele

kontraktperioden.

Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene, og ordregivers beslutning

om at tildele leverandøren kontrakten annulleres, kontrakten erklæres for ”uden virkning” eller ordregiver i

øvrigt pålægges at bringe kontrakten til ophør, kan kontrakten i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist

af ordregiver med 90 dages varsel til den 1. i en måned.

5. Kontraktens omfang

5.1 Omfang

Denne kontrakt omfatter levering af arbejdsbeklædning (vask og leje) til ordregiver. Leverandøren forpligter

sig ved nærværende kontrakt til at levere de i udbudsmaterialet og tilbudslisten nævnte ydelser på de

beskrevne vilkår og til de anførte priser.


Side 21/34

Ydelserne er nærmere beskrevet i Bilag 6 – Kravspecifikation og udbudsbetingelsernes punkt 3 ”Udbuddets

omfang”.

Det estimerede forbrug er med forbehold for fortsat bevilling til det pågældende område i aftaleperioden fra

ansvarlig myndighed. Der tages endvidere forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og

leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet.

5.1.1 Uddannelse og opmåling af brugere

Leverandøren er ansvarlig for opmåling af ordregivers personale, der skal have arbejdsbeklædning.

Opmålingen gennemføres i overensstemmelse med leverandørens implementeringsplan.

Leverandøren står endvidere for uddannelse af ordregivers beklædningsansvarlige således, at disse

selv kan foretage opmåling og bestilling i kontraktperioden.

5.2 Ændringer af aftalens omfang

Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer

i aftalens omfang.

Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et

ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som

følge af ændringen beskrives.

En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, jf.

afsnit 3.3. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, med mindre der er indgået skriftligt tillæg til

aftalen herom.

6. Samarbejde

6.1 Kontaktpersoner

Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten.

Leverandørens besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Leverandøren skal optræde

loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Der forventes en hjælpsom og

serviceminded adfærd, og at der fra leverandørens side lægges op til en positiv dialog om den enkelte

afdelings/institutions indkøbsbehov. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten,

medmindre andet er aftalt med ordregivers kontraktansvarlige.

Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf.

afsnit 15.

6.1.1 Udskiftning af medarbejdere Leverandøren skal på ordregivers anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis ordregivers anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve Kontrakten.


Side 22/34

6.2 Sprog

Al kontakt mellem ordregiver og leverandøren, herunder dennes personale, i aftaleperioden skal foregå på

dansk.

6.3 Statusmøder

Samarbejdet evalueres efter 3 måneder fra aftalens ikrafttræden. Herefter afholdes der, alt efter behov, statusmøde hver 6. måned. På hver af parternes initiativ kan der til enhver tid indkaldes til en fælles evaluering af samarbejdet mellem

leverandøren og ordregiver.

Faste emner for statusmøder er:

- Status på samarbejdet

- Leveringssikkerhed

- Parternes aftaleoverholdelse, herunder opfyldelse af den ønskede kvalitet

- Gennemgang af bestillings – og afbestillingsmetode

- Optimering af arbejdsgange i forhold til ydelserne

- Øvrige temaer, som leverandøren eller ordregiver finder relevante.

Efter behov afholder ordregiver ligeledes statusmøder med leverandøren.

Leverandørens deltagelse sker uden beregning for ordregiver.

7. Kvalitet

7.1 Generelt De af kontrakten omfattede tjenesteydelser og produkter skal overholde alle gældende direktiver, love,

bekendtgørelser og andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af kontrakten

samt i aftalens løbetid således, at ydelserne lovligt kan markedsføres, sælges og anvendes i Danmark.

Tjenesteydelserne og produkterne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med

leverandørens tilbud i hele kontraktens løbetid.

Leverandørens vareprøver, som er blevet indleveret i forbindelse med afprøvning, opbevares af ordregiver

gennem hele aftalens løbetid. Vareprøverne anvendes som reference til løbende kontrol af kvaliteten og ved

eventuelle tvivlsspørgsmål.

7.2 Miljø og innovation

Ordregiver har vedtaget en miljøvenlig indkøbspolitik og er medlem af Partnerskab for Offentlige Grønne

Indkøb (POGI).

Leverandøren skal i videst muligt omfang mindske de miljømæssige påvirkninger i relation til de af

kontrakten omfattede tjenesteydelser (herunder tilrettelæggelse af transport forbundet med

levering/afhentning af beklædning) samt sikre, at ordregivers kontraktsansvarlige orienteres om nye ydelser,

der kan optimere aftalen.

Leverandøren opfordres endvidere til aktivt at medvirke til fortsatte forbedringer af miljø, teknologi og

økonomi samt innovation i forbindelse med de af kontrakten omfattede tjenesteydelser.


Side 23/34

7.3 Kvalitetssikring

Leverandøren er forpligtet til på ordregivers opfordring at fremsende oplysninger om reklamationer, arten

heraf, udledte mønstre og tendenser samt leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag.

Denne oversigt er ikke begrænset til alene at omfatte ydelser til ordregiver, men reklamationer fra andre

kunder kan anonymiseres. Oversigt over reklamationer skal fremsendes senest 10 arbejdsdage fra

forespørgsel.

Registrering af reklamationer skal danne grundlag for korrigerende og forebyggende handlinger således, at

gentagelser undgås.

8. Priser og prisregulering

8.1 Pris

Priserne for de ydelser, der er omfattet af kontrakten, fremgår af tilbudsgivers tilbud af [indsæt dato].

Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer, fx faktureringsgebyrer,

forsikringsudgifter, service, support og kørsel. Alle forhold i udbudsmaterialet skal være indregnet i

tilbuddet.

Såfremt leverandøren jf. afsnit 8.4 om ”Ændring af produktsammensætning” introducerer

erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal ordregiver kunne købe disse til de i

tilbudslisten angivne priser for de oprindelige produkter. Eventuelle ændringer skal godkendes af ordregiver.

Hvis det bestilte produkt er udgået som følge af produktudvikling, skal et andet produkt med minimum

tilsvarende standard straks tilbydes til samme pris.

8.2 Prisregulering

Priserne er faste de første 12 måneder regnet fra kontraktens start. Herefter kan der

ske dokumenterede prisreguleringer en gang årligt.

Første prisregulering kan ske med virkning fra den 01.03 05.2020. Prisreguleringen kan maksimalt svare til

udviklingen i Teknologisk Instituts omkostningsindeks for industrielle vaskerier med tekstiludlejning på

baggrund af indeksets fremskrivning i september marts.

Tilsvarende reguleringsformel gælder for eventuelle følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for

et år ad gangen.

Prisregulering sker på foranledning af leverandøren ved meddelelse af indekstal og den procentvise

regulering, der ønskes foretaget.

Prisreguleringer skal meddeles ordregiver senest 30 dage før reguleringstidspunktet.

Varsel om prisreguleringer skal sendes til [email protected].

Prisændringens ikrafttræden er betinget af, at en opdateret tilbudsliste i Excel-format fremsendes sammen

med varslet. Prisændringen kan tidligst træde i kraft, når denne er godkendt af ordregiver. Ordregiver

meddeler, inden for 10 hverdage efter modtagelse af skriftlig varsel om prisregulering, hvorvidt

prisændringen godkendes.



Side 24/34

Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af kontrakten

omfattede produkter, skal uden ophold komme ordregiver til gode.

8.3 Afgifter

Leverandøren kan til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som

bliver bekendt efter, at kontrakten er indgået, og som bliver pålagt leverandøren i forhold til de af kontrakten

omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser. Dokumentation for afgiftsændringer skal fremsendes.

8.4 Ændring af produktsammensætning

Såfremt ændringer i lovgivningen og/eller myndighedskrav medfører, at der skal foretages korrektioner/ændringer i tjenesteydelsernes/produkternes sammensætning, er leverandøren pligtig til omgående at informere ordregiver herom samt omgående at ændre tjenesteydelserne/produkterne som påkrævet.

Såfremt en vare på tilbudslisten udgår, skal ordregiver omgående tilbydes et erstatningsprodukt med samme kvalitet og tilbudt nettopris, som de oprindeligt tilbudte varer på tilbudslisten. Ordregiver medvirker ved forudgående godkendelse fra aftaleansvarlig, gerne ved afprøvning af nye produkter, i det omfang disse i alle led lever op til udbudsbetingelsernes mindstekrav.

9. Bestilling

Bestilling skal kunne afgives via telefon (i hverdagene mellem kl. 8.00-15.00), mail og leverandørens

elektroniske ressourcestyringssystem.

Til- og afmelding af beklædningsdele kan ske i overensstemmelse med kravspecifikationen, samt øvrige bilag.

10. Levering

10.1 Leveringsbetingelser

Første levering skal ske senest den 1. marts maj 2019 på samtlige leveringsadresser efter nærmere aftale.

Herefter skal levering ske på hverdage mellem kl. 7.00 - 13.00 15.00 eller efter aftale, hvis andet kan lade sig

gøre på det pågældende leveringssted.

Ydelserne leveres frit.

Levering og afhentning skal ske til plads, anvist af den enkelte beklædningsansvarlige. Levering skal foretages i overensstemmelse med kontrakten og kravspecifikationen, samt øvrige bilag.

10.2 Følgeseddel Med hver leverance skal der afleveres en fysisk følgeseddel eller sendes en elektronisk følgeseddel til ressourcestyringssystemet med følgende oplysninger:

EAN-lokationsnummer

Leveringsadresse

Dato

Antal (stk.)

Varenummer og navn

Restordrer


Side 25/34

11. Returvarer

Ved fejlbestillinger har ordregiver retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker ved næstkommende afhentning af snavsetøj. Ved fejlleveringer har ordregiver retur-/ombytningsret. Returnering/ombytning sker ved næstkommende afhentning af snavstøj. Fejlleveret beklædning som er ubrugt, krediteres for perioden.

12. Fakturering

I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere

ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og

kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandel-infrastrukturen OIORASP eller det til

enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under

forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0

Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af

ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv

fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold.

Fakturaen skal indeholde:

Udstedelsesdato (fakturadato)

Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen)

Leverandørens CVR/SE-nummer

Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse

Beskrivelse af ydelsen indeholdende:

o Tydelig varenavn og éntydige varenumre

o Mængde og art af de leverede produkter/ydelser,

Pris pr. enhed eksklusiv moms

Rekvirent hos ordregiver

Rekvisitionsnummer

Leveringsadresse

Sidste rettidige betalingsdato

Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående

oplysninger mangler.

Alle ordrer skal faktureres enkeltvis. Der må ikke blandes varelinjer fra forskellige ordrer sammen på den

samme faktura.

Den samlede beholdning pr. varenummer faktureres månedligt pr. afdeling/institution (jf. EAN-nummer)

med tydelig adskillelse mellem ugerne.

Varelinjerne skal fremgå af selve OIOUBL-fakturaen, dvs. de må ikke ligge i et vedhæftet dokument.

CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med

det CVR/SE-nummer, som er opgivet i leverandørens tilbud, og som fremgår af Kontrakten.

Rekvisitionsnummer: Rekvisitionsnummeret skal svare til rekvisitionsnummeret på leverandørens

ordrebekræftelse.

Der må ikke stå andet i feltet end selve rekvisitionsnummeret, som skal angives identisk med ordren. Der må

således ikke ændres i store og små bogstaver samt mellemrum.


Side 26/34

Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, der er aftalt. (Dvs.

ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx kørsel mv.). Priser skal altid angives

med præcis 2 decimaler.

Bestillingsenhed: Faktureringsenheden skal være i fuld overensstemmelse med den bestillingsenhed, som

fremgår af ordren.

Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af

bestilte og leverede enheder, dvs. ikke som bestillingsmængden i alt.

Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er angivet i

tilbudslisten.

Entydige varelinjer: Leverandøren må ikke indsætte ekstra varelinjer så som afgifter, tillæg eller

fradrag/rabatter.

Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinjer.

13. Betalingsbetingelser

Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 12.

Falder sidste rettidige betalingsdato ikke på en bankdag, udskydes betalingsdatoen til førstkommende

bankdag.

14. Statistik

Leverandøren skal årligt udarbejde og fremsende statistik over omsætningen på aftalen.

Endvidere skal leverandøren på anmodning og inden 30 dage levere statistisk materiale indeholdende

detaljerede oplysninger om varenavn, varenummer, mængde, enhed, pris, bestillende institution (EAN nr.)

samt erstatningstøj og bortkommet tøj pr. bestillende institution (EAN nr.).

Leverandøren leverer på ordregivers anmodning statistik for samhandel ud over nærværende kontrakt.

Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til

ordregiver. Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end fire gange om året.

Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren

inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en

konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere.

15. Leverandørens misligholdelse

15.1 Generelt Dansk rets almindelige regler, herunder købelovens regler (lovbekendtgørelse nr. 140 af 17. februar 2014

med senere ændringer), finder anvendelse ved leverandørers misligholdelse medmindre andet følger af

denne kontrakt.

15.2 Forsinkelse


Side 27/34

Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Ordregiver skal afgive skriftlig reklamation inden for

rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at der er indtrådt forsinkelse, for at kunne gøre

misligholdelsesbeføjelser gældende.

Hvis leverandøren ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den pågældende ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvis, er ordregiver berettiget

til at foretage dækningskøb for leverandørens regning.

Hvis leverandøren må forudse en forsinkelse, skal leverandøren straks give meddelelse til ordregiver herom. Leverandøren skal i meddelelsen oplyse årsag til forsinkelsen og forventet varighed. Der aftales ny leveringstermin på baggrund heraf, medmindre ordregiver vælger at ophæve ordren. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående ydelser, som skriftligt er blevet påpeget af ordregiver, er denne berettiget til at ophæve aftalen helt eller delvis med omgående virkning. Leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, som ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.

15.3 Mangler Leverandøren er ansvarlig for mangler ved de af aftalen omfattede tjenesteydelser efter dansk rets almindelige regler medmindre andet følger af denne kontrakt.

Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med

tilhørende bilag eller ydelsen ikke er som ordregiver med rette kunne forvente.

For at kunne gøre misligholdelsesbeføjelser gældende, skal ordregiver afgive skriftlig reklamation inden for

rimelig tid efter, at ordregiver har konstateret, at det leverede er mangelfuldt. Reklamation afgivet indenfor

to måneder er altid rettidig.

Hvis ordregiver i en eller flere situationer undlader at påtale, at leverandøren misligholder Kontrakten,

medfører dette ikke, at ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for

fremtiden.

15.4 Afhjælpning og omlevering

Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler hurtigst muligt. Leverandøren afholder samtlige omkostninger i forbindelse med afhjælpning af mangler. Dette gælder også, såfremt ordregiver og leverandøren bliver enige om at lade tredjemand foretage afhjælpningen. Hvis leverandøren tilkaldes til afhjælpning af mangler, der skyldes forhold som ordregiver bærer risikoen for, afholder ordregiver dog alle omkostninger. Undlader leverandøren, på trods af skriftlig anmodning herom, at opfylde sine forpligtelser til at foretage afhjælpning eller omlevering, kan ordregiver lade afhjælpning foretage af tredjemand for leverandørens regning, kræve forholdsmæssigt afslag eller hæve ordren. Hæves ordren helt eller delvis, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Det forudsættes, at reglerne kan bringes i anvendelse samtidig, således at erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Leverandøren er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af mangler. Hvis de leverede ydelser gentagne gange er mangelfulde, eller hvis leverandøren gentagne gange undlader at foretage afhjælpning eller omlevering, er ordregiveren berettiget til efter forudgående skriftligt varsel at op-hæve aftalen helt eller delvist med øjeblikkelig virkning. Leverandøren vil herefter være erstatningsansvarlige for de tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse.


Side 28/34

15.4.1. Reparation af beklædning

Leverandøren er forpligtet til at reparere beklædningsgenstande, herunder udbedring af huller, påsætning af tabte knapper, udskiftning af lynlåse m.m. Der accepteres ingen synlige reparationer af beklædningsgenstandene. Dette indebærer blandt andet, at leverandøren ikke må påføre lapper eller lignende på beklædningsgenstandene. Syninger, sømme og knapper skal ligeledes fremstå identisk med den resterende, intakte beholdning.

15.5 Ophævelse af aftalen Ordregiver kan ophæve aftalen, hvis leverandøren misligholder den i væsentligt omfang.

Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen:

Forhold, der er omfattet af udbudslovens § 185, stk. 1, nr. 2.

Leverandørens ydelser overholder, trods én fornyet skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke

kvalitetskravene i denne aftale.

Leverandøren foretager ikke, på trods af én fornyet reklamation, den nødvendige afhjælpning eller

omlevering.

Gentagne forsinkelser.

Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om

leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af

markedsføringslovgivningen.

Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold.

Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører.

Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare.

Manglende overholdelse af bestemmelser om leverancer og kvalitet, jf. afsnit 7.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om fakturering, jf. afsnit 12.

Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. afsnit 14.

Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 24.

Ved forhold, som ikke i sig selv er væsentlige, men som ved deres antal eller karakter svækker

tillidsforholdet mellem parterne.

Ovenstående punkter er ikke udtømmende.

Ophævelse skal ske ved skriftlig meddelelse til leverandøren.

15.6 Erstatning

Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for

tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser.


Side 29/34

16. Bod

Såfremt leverandøren ikke overholder leveringstidspunktet pr. 1. marts maj 2019, opkræver ordregiver en

bod svarende til 4 kr. pr. forsinket beklædningsdel pr. uge, indtil levering er gennemført.

Den samlede bod opgøres månedsvis af ordregiver. Bodsbeløbet betales af leverandøren efter skriftligt

påkrav fra ordregiver.

Betaling af bod fritager ikke leverandøren for pligten til at opfylde kontrakten. Betaling af bod medfører

således ikke, at ordregiver er afskåret fra at gøre andre misligholdelsesbeføjelser gældende.

17. Force majeure

I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det

omfang force majeure er til hinder for partens opfyldelse af sine forpligtelser.

Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af kontrakten er umulig, og dette skyldes ekstraordinære

omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset.

Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende).

Den part, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så

snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen.

Meddelelsen skal angive:

Årsagen til force majeure situationen

Forventet varighed af force majeure situationen

Indsats fra leverandørens side for at genoptage leveringen.

Hvis opfyldelsen af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force

majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende

periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve Kontrakten.

Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt

kontrakten ophæves på grund af force majeure.

I perioden for force majeure er ordregiver berettiget til at kontrahere med anden leverandør.

18. Forsikring

Leverandøren er, i overensstemmelse med produktansvarsloven (og dansk rets almindelige regler), ansvarlig

over for ordregiver for den skade, som leverancen eller leverandøren påfører ordregivers ejendom, personale

eller borgere/kunder.

Leverandøren er pligtig til at holde ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som

måtte blive rejst imod ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl eller mangler ved leverancen, en

produktskade eller leverandørens skadevoldende adfærd.

Leverandøren er i hele kontraktens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og

produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 10.000.000 kr. pr. år for personskade og

5.000.000 kr. pr. år for tingskade. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens

eksistens og omfang.

Leverandørens eventuelle regreskrav overfor underleverandør er ordregiver uvedkommende.


Side 30/34

19. Etik og socialt ansvar

Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale

konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til, følgende grundlæggende ILO-

konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105)

Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111)

Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til

afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182)

Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt

Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135)

inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende

menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske

Menneskerettighedskonvention.

Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til

foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med et tilsvarende produkt,

som opfylder kontraktens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er

ordregiver uvedkommende.

Overtrædelse af denne bestemmelse betragtes som væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at

hæve aftalen.

19.1 Arbejdsmiljøpolitik

Leverandøren skal tilkendegive at have eller ville indføre en skriftligt formuleret arbejdsmiljøpolitik for medarbejdere, der udfører de af kontrakten omfattede ydelser. Arbejdsmiljøpolitikken skal fremme et sikkert og sundt arbejdsmiljø i virksomheden, særligt med fokus på forebyggelse af nedslidning, arbejdsulykker og fravær. Politikken skal mindst gælde for hele kontraktperioden. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning orientere om arbejdsmiljøpolitikken og dens udmøntning. Hvis leverandøren ikke på anmodning kan fremlægge arbejdsmiljøpolitikken og/eller redegøre for dens udmøntning, anses det som værende væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve kontrakten.

19.2 Arbejdsklausuler

Sønderborg Kommune ønsker, med henvisning til ILO konvention nr. 94 vedrørende løn - og ansættelsesforhold, at sikre gode vilkår for medarbejderne hos leverandøren og eventuelle underleverandører af de udbudte ydelser. Leverandører forpligter sig til at sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder særlig ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår, som ikke er mindre gunstige end de løn - og ansættelsesvilkår, som i henhold til kollektiv overenskomst, lovgivning eller administrative forskrifter gælder for arbejde af samme art inden for det pågældende faglige område, og som gælder på hele det danske område.


Side 31/34

Ordregiver kan til enhver tid udbede sig relevant dokumentation for, at løn- og arbejdsvilkår for arbejdstagerne lever op til denne forpligtelse. Leverandøren skal, efter skriftligt påkrav, fremsende relevant dokumentation fra såvel egne som eventuelle underleverandørers arbejdstagere. Relevant dokumentation kan f.eks. være aktuelle lønsedler, ansættelseskontrakter eller anden dokumentation, som ordregiver måtte udbede sig. Dokumentationen skal være Ordregiver i hænde senest 7 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Overholder leverandøren ikke ovennævnte krav, og medfører dette et berettiget krav på yderligere løn fra arbejdstagerne, kan ordregiver tilbageholde vederlag til leverandøren med henblik på at sikre arbejdstagerne de nævnte ansættelsesvilkår. Overtrædelse af disse bestemmelser betragtes som væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til at hæve aftalen.

20. Overdragelse af rettigheder og forpligtelser

Leverandørens rettigheder og forpligtelser i henhold til denne Kontrakt kan hverken helt eller delvist

overdrages til anden/andre leverandør(er) uden forudgående skriftlig samtykke fra ordregiver. Ordregivers

samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, det ikke strider mod gældende

lovgivning.

Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne kontrakt til en anden offentlig

myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler.

Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger ordregiver til

at hæve aftalen.

21. Tredjemandsrettigheder

Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder

ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder.

Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig

meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger.

Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs.

Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt

og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve

aftalen med øjeblikkelig virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab,

ordregiver lider som følge af denne ophævelse.

22. Underleverandører

Leverandøren er berettiget til at anvende underleverandører ved opfyldelsen af denne kontrakt.

Såfremt leverandøren anvender underleverandører til opfyldelsen af kontrakten, garanterer leverandøren for

opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført leverancen.

Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes.


Side 32/34

Ordregiver er berettiget til at kræve, at en underleverandør udskiftes, såfremt ordregiver har saglige

indvendinger mod anvendelse af den pågældende leverandør.

23. Bonus og godtgørelse

Omsætningen som følge af nærværende kontrakt må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele

eller anden form for godtgørelse til tredjemand.

Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger

ordregiver til at ophæve aftalen med øjeblikkelig virkning.

24. Tavshedspligt

Nærværende aftale er fortrolig, og kan hverken helt eller delvist offentliggøres uden, at parterne på forhånd og skriftligt har aftalt, hvad der kan/skal offentliggøres. Ovenstående bestemmelse gælder ikke, såfremt tredjemand forlanger og får medhold i begæring om

aktindsigt i dele af eller hele aftalen i henhold til forvaltningslovens eller offentlighedslovens almindelige

regler om aktindsigt.

Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage

ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får

kendskab til i forbindelse med opfyldelse af kontrakten.

Tavshedspligten er også gældende efter kontraktens ophør.

Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med

andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre

at de oplysninger der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking.

25. Databehandling

Leverandøren er dataansvarlig for de personoplysninger, som leverandøren behandler i forbindelse med

udførelse af nærværende aftale.

Dataansvarlig skal træffe de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt imod uautoriseret adgang, misbrug eller at oplysninger i øvrigt behandles i strid Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (Databeskyttelsesforordningen).

Kræver Datatilsynet eller andre relevante myndigheder andre betingelser og vilkår, skal leverandøren

overholde disse.

26. Lovvalg og værneting

Kontrakten er underlagt dansk lovgivning. CISG (den internationale købelov) finder ikke anvendelse på

kontrakten.

Uoverensstemmelser om kontrakten søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige

herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren

afholdes af parterne i fællesskab.


Side 33/34

Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og

skal afgøres ved ordregivers værneting.


Side 34/34

27. Underskrifter

For ordregiver For leverandøren

Dato og underskrift Dato og underskrift

Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver

EU-UDBUD Offentligt udbud - sonderborgkommune.dk · Nærværende udbud opdeles ikke i delaftaler af hensyn til ønsket om at udnytte stordriftsfordele. Ydelserne er desuden ikke opdelt

Documents