Füzessy Tamás tartalomkezelési szakértő Elektronikus iratkezelés és ügykezelés a közigazgatásban
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Füzessy Tamástartalomkezelési szakértő
Elektronikus iratkezelés és
ügykezelés a közigazgatásban
Miről lesz szó?
Szervezeti tartalomkezelés
SAP Record Management és Case
Management keretrendszer
Contentum.SAP alkalmazás
Bevezetési szolgáltatások
Összefoglalás
Forrás: “The Knowledge Worker Investment Paradox” Gartner research
A vállalatoknál található digitális információk több mint
80%-a különálló PC-k merevlemezein és személyes
mappákban található.
Az alkalmazottak által felhalmozott tudás nagy része
elveszik, mikor elhagyják a vállalatot.
Az alkalmazottak által kapott információk 50-75%-a
közvetlenül más személyektől származik.
Néhány érdekes adat
Enterprise Content
Management
Üzleti
alkalmazások„strukturált
információ”
ECM„strukturálatlan
információ”
„A szervezeti tartalomkezelés (Enterprise Content Management – ECM) azon integrált
technológiák együttese, amelyek lehetővé teszik a szervezet belső és külső folyamataihoz
kapcsolódó dokumentumok illetve tartalmak létrehozását, rögzítését, tárolását, kezelését,
megőrzését és továbbítását. Az ECM eszközök és módszerek biztosítják az adott szervezet
valamennyi strukturálatlan információjának menedzselését, függetlenül attól, hogy hol, vagy
milyen formában állnak rendelkezésre.”
forrás: AIIM – The ECM Association
Tartalommal feltöltött üzleti folyamatok
Enterprise Content Management-
Szervezeti Tartalomkezelés
DRM
Dokumentumkezelés– A dokumentum készítéséhez, szerkesztéséhez
kötődő műveletek
– A dokumentum módosítható
– A dokumentum törölhető
– Munkapéldány
Iratkezelés– A nyilvántartásához, nyomonkövetéséhez kötődő
műveletek
– Az irat nem módosítható
– Az irat nem törölhető
– Hivatalos, végleges változat
Iratkezelési előírások
1995. évi LXVI. törvény (Levéltári Törvény)
2001. évi XXXV. törvény (Elektronikus Aláírási Törvény)
2004. évi CXL. Törvény (Közigazgatási Eljárási Törvény)
ISO15489-1:2001 szabvány
MoReq EU ajánlás
Magyar állami szoftver minősítés
A bevezetés lehetőségei
Saját iratkezelő rendszer minősítése– Jelentős szoftver-fejlesztési igény
– A minősítési eljárás lefolytatása (3-6 hónap)
– Költségek: szoftverfejlesztés költsége + a tanúsító szervezet eljárási díja
– Kockázat a tanúsítás megszerzése tekintetében
Minősített dobozos termék bevezetése– Új termék vásárlása, telepítése és betanítása (1-4
hónap)
– Régi rendszer migrációja
– Költségek: licenszdíj, bevezetési díj
– Garantált megfelelőség
Egyedi testreszabás
SAP Doc., Rec. and Case Mgmt. Services
SAP NetWeaver
Iratkezelés SAP alaponfelépítés
Irathierarchia az SAP-ban
Elektronikus dokumentumok (DOCUMENT)
– Digitalizált dokumentumok, e-mail-ek, SAP Business
Suite dokumentumok, Office dokumentumok
– Változó tartalmú dokumentumok az SAP-ban (KPRO)
– ArchiveLink documentumok, interaktív űrlapok…
Elektronikus iratok (RECORD)
– Tetszőleges összekapcsolt információs objektumok
– Rendezett, hierarchikus struktúrák
– Az üzleti tevékenységek jogi megalapozása
Elektronikus ügyiratok (CASE)
– Intenzíven ismétlődő eljárások, munkafolyamatok
– Támogatják, hatékonyabbá teszik a szervezeti
döntéshozatalt
Az ügyiratokba integrálható
objektumok
anyag
számla
kontakt
Üzleti objektumok
HR infók
feljegyzések
Office
dokumentumok
és sablonok
Tranzakciók
Riportok
Web tartalom
ArchiveLink
dokumentumok
WebFlow
Információk
SAP NetWeaver
A rendszer részeként elérhető
„alapszolgáltatások”
– Document Management (CA-DMS)
– Records Management (BC-SRV-SRM)
– Case Management (BC-SRV-CM)
– Records and Case Management (CA-GTF-RCM)
• (DOMEA és TNA minősítéshez szükséges kiegészítések)
Az SAP Records Managementáttekintése
Indító képernyőMinden tevékenységhez
Records
Organizer
Az iratok, ügyiratok
Tartalmának kezelése
Records Modeler Records Browser
Az iratkezelési sablonok
kezelése
Records Organizer
Szerep nézet
Kedvencek
Létrehozás/Check-In
információk
Irat, dokumentum
keresés
Utoljára használt
objektumok (elemek
listája) ...
Check In /
Lokális
módosítás
Verziók
készítése
Dok. továbbítás
Adatok
módosítása
A dok. kezelő
infrastruktúra
lehetőségeinek
használata
Dokumentumok az iratokban
Üzleti objektumok az iratokban
„Személyi adat”
információ
SAP folyamatkezelési
lehetőségek
Üzleti Worklow
– Az üzleti folyamatok egységesítése és automitázálása,
amely fokozza a hatékonyságot és megkönnyíti a
használatot
– A folyamatok szoros és közvetlen nyomonkövetése
Mozgó akták– Kiválasztott iratok, vagy iratelemek
– Ad hoc felmerülő eljárások
Elektronikus ügyiratok– Olyan összetett eljárások, amelyek végrehajtása nem
szigorú rend szerint történik
– Egy irategyütteshez kapcsolódik
SAP Case Management
Az alapinformációk az ügyirat
objektumaiban(Linked Objects)
érhetők el
Különböző nézetek:•Ügyirat objektumok
• Feljegyzések• Eljárásrend• Napló
Kezelési feljegyzések: minden
feljegyzés, kiegészítés,
megjegyzés rögzíthető
Az eljárás lépései
automatizálhatók és
nyomonkövethetők
Érkeztető könyvek
Iktató könyvek
Iratforgalom kezelés
– Átadás-átvétel
– Expediálás
– Postázás
Ügytípusok,
nyomonkövetés
Minősített iratkezelés
Irattározás
MOREQ szabványnak is
megfelelő irathierarchia
és jogosultságkezelés
Az iratkezelés hétköznapi
életciklusa
Iratkezelésspeciális funkiók
Megfelel a KET e-ügyintézési előírásainak
– Közvetlen kapcsolódás az e-Ügyintézéshez
– Elektronikus aláírás kezelés
Megfelel a KEIR előírásainak
– Új ügyirat struktúra (ügyirat/ügyiratdarab/irat)
– Elektronikus formátumú iratok kezelése
Megfelel a MoReq szabványnak
– Szerep alapú, funkció, objektum és mező szintű jogosultsági
rendszer
– Besorolási sémák használata
Megfelel a speciális közigazgatási követelményeknek
(kényelmi szolgáltatások):
– Bérmentesítés
– Minősített iratok kezelése
Köziratkezelési minősítés
2006. szeptember 20.
Legmagasabb minősítés:
bővített követelmények
Elsőként a piacon
Éles indítás
&
támogatás
Támogatás
A projekt dokumentáció véglegesítése és átadása
Hivatalos átadás-átvétel
Tömeges
migráció,
integrációs
tesztek
Integrációs teszt valós adatokkal
Migrációs teszt futtatása tömeges adatmennyiséggel
Az összes érintett alkalmazás adat kezdeti értékének feltöltése
Rendszer átadás-átvétel
Az összes létező adatnak megfelelő irattartalom létrehozva
Az eljárások során a megfelelő iratok a háttérben létrejönnek
Imple-
mentáció,
tesztelés
Az irat modellek implementációja
ArchiveLinkforgatókönyvek és keresési felületek elkészítése
Az üzleti alkalmazások integrációjának kivitelezése
Futtatás, és első adatfeltöltés
Az irat modellek, ArchiveLinkforgatókönyvek és keresési felületek
Generic ObjectServices
Teszt koncepció és minőségbizto-sításiterv
Koncepció
és
prototípus
Digitalizálási és tárolási stratégia
Részletes iratmodell
Keresési opciók
Az üzleti alkalmazások és az iratstruktúra integrációjának leírása
Technikai architektúra
Rekord modell koncepció
Üzleti alkalmazások-hoztörténő integráció leírása
Digitalizálási és tárolási stratégia
Megvalósít-
hatósági
tanulmány
Az irat modellek tervezése
A digitalizálási és tárolási stratégia kialakítása
Az integrációs forgatókönyvek megtevezése
Az automatikus iratképzés megtervezése
Megvalósítha-tósági tanulmány
Contentum testreszabási
szolgáltatások
Tervezés
Azon üzleti folyamatok definiálása, amelyeket az SAP iratkezelő megoldással akarunk támogatni.
A releváns üzleti folyamatok listája
Fázisok
Tevékenységek
Eredmény
Contentum testreszabási
szolgáltatások
Irattári terv tételeinek rögzítése
Iktató és érkeztetőkönyvek kialakítása
Ügyirat és irattípusok adatszerkezetének
definiálása
Ügyirat sablonok (struktúrák) kialakítása
Ügykezelési lépések definiálása
Irat-automatizmusok kialakítása
Szerepek és jogosultságok beállítása
Contentum testreszabási
szolgáltatások
Irattári terv tételeinek
rögzítése
Irat-automatizmusok
kialakítása
Szerepek és
jogosultságok beállítása
Ügyirat sablonok
(struktúrák) kialakítása
Ügykezelési lépések
definiálása
Iktató és
érkeztetőkönyvek
kialakítása
Ügyirat és irattípusok
adatszerkezetének
definiálása
Összefoglalás:
Funkcionális előnyök
Integrált dokumentum és iratkezelés
Iratkezelés kiterjesztése üzleti adatbázisokra
Integrált papír digitalizálás
Teljes körű ügymenetkezelés
Speciális szakalkalmazások készítése workflow eszközökkel
Összefoglalás:
Technológiai előnyök
Nagyfokú interoperabilitás
Platformfüggetlen működés
Webes felület
Moduláris felépítés
ASP működési lehetőség
Összefoglalás:
Bevezetési előnyök
Rendelkezésre álló szoftverbázisra épít
Fix alapfunkciók, rugalmas testreszabás
Minősítettség dobozból
A legnagyobb államigazgatási referencia
bázis
Fontosabb referenciák
Miniszterelnöki Hivatal
Központi Szolgáltatási Főigazgatóság
Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium
Igazságügyi és Rendészeti Minisztérium
Önkormányzati Minisztérium
Nemzeti Fejlesztési és Gazdasági Minisztérium
Közlekedési, Hírközlési és Energiaügyi Minisztérium
Magyar Energia Hivatal
Magyar Bányászati és Földtani Hivatal
Közlekedésbiztonsági Szervezet
XI. kerületi önkormányzat
Bátonyterenye város önkormányzata
Marcali város és kistérsége
Sajó-Hernádvölgyi és Bükkvidéki Önkormányzatok Terület- és Településfejlesztési Társulása
Eötvös Lóránd Tudományegyetem
Környezetvédelmi és Vízügyi Minisztérium Fejlesztési Igazgatósága
Közlekedési, Hírközlési és Vízügyi Tartalékgazdálkodási Közhasznú Társaság
Díjbeszedő Zrt.
Kérdések és válaszok
Related Documents
