İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı Eğitim Şube Müdürlüğü STANDART DOSYA PLANI EĞİTİM SEMİNERİ 26/05/2005 1
İnsan Kaynakları ve Eğitim Dairesi Başkanlığı
Eğitim Şube Müdürlüğü
STANDART DOSYA PLANI
EĞİTİM SEMİNERİ
26/05/2005
1
STANDART DOSYA PLANI
Kamu kurum ve kuruluşlarınca elektronik
ortamda veya evrak düzeninde oluşturulan belgelerin
dosyalanmasında genel bir yöntem belirlenerek , ihtiyaç
halinde bu belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim
sağlamak amacıyla Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel
Müdürlüğü’nün koordinasyonunda "Standart Dosya
Planı" çalışmaları başlatılmıştır.
2
Standart Dosya Planında
Uygulanacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik
25 Mart 2005 tarih ve 2005/7 sayılı Başbakanlık
Genelgesiyle yürürlüğe girmiştir.
"Ortak Alanlara Ait Dosya Planı“ hazırlanmıştır.
«Ana Hizmet Birimlerine İlişkin Dosya Planı» ise
kurumlar ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü
tarafından hazırlanması öngörülmüştür.
2
Standart Dosya Planı Nedir?
Belgelerin bazı esaslar çerçevesinde sıraya
sokulması, bir düzene konulması ve muhafaza
edilmesidir. Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri
sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde
dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış
konu ve konu numaraları envanteridir.
4
Kapsamında ki Kurumlar Nelerdir?
Standart Dosya Planı tüm kamu kurum ve kuruluşlarını
kapsar.
5
6
Standart Dosya Planı Üç Bölümden Oluşmaktadır.
1 000-099 sayısal aralığı (mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler vb.)
010 07 02 Duyurular
2 600-999 sayısal aralığı
Yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimi olarak nitelendirilen birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) Her kurum ve kuruluşta benzer hizmet yürüten birimlere (Dış İlişkiler, Bilgi İşlem vb.)
811 01 Telefon
3-
100-599 sayısal aralığı
Kurumların teşkilat kanunlarında "ana hizmet birimi" olarak adlandırılan birimlere ait faaliyetler ve bu faaliyetlerle ilgili açılması gereken dosyalar
210 01 Nakiller
Dosyalama İşlemini
Standartlaştırmanın Faydaları
• Kurum içerisinde birlikteliğin sağlanması, tüm kurum
ve kuruluşlarda etkili ve verimli bir haberleşme
sisteminin kurulması.
• Kamuda aynı konudaki belgelerin aynı kodlarla
kodlanması.
7
Dosyalama İşlemini
Standartlaştırmanın Faydaları (Devam)
• Kurum içi ve kurumlar arası bilgi-belge akışının
düzenlenmesi.
• Bilgi ve belgeye daha kısa sürede erişimin
sağlanması.
• Doküman, belge ve arşiv yönteminin kolaylaşması.
• Belge saklama planlarının belirlenmesi.
8
9
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN
OLMAMASI NELER
KAYBETTİRİR?
• Bilgi ve belgelere gerekli olduğunda ulaşamama,
kurumların ve bireylerin hak kaybına uğramasına neden
olur,
• Tarihi ve kültürel değerlerimizin yok olmasına
sebep olur,
DOSYALAMA YÖNETİMİNİN
OLMAMASI NELER
KAYBETTİRİR? (DEVAM)
• Arşiv iş ve işlemlerinin, arşivcilik metod ve teknikleri
ile arşiv mevzuatına uygun bir şekilde
yürütülebilmesi imkanını ortadan kaldırır,
• Kurumun ve daha ileri seviyede toplum hafızasının
yok olmasına sebebiyet verir,
10
Kodlama Tekniği
Ana konu başlıkları üç sayısal karakterle (000), birinci,
ikinci, ve üçüncü alt başlıklar iki sayısal karakterle (00) kodlanmıştır.
601 Teşkilatlanma İşleri
01 Kuruluş, Yapılanma
02 Norm Kadro Çalışmaları
01 Görev / İş Tanımları
11
Kodların Kullanılması Zorunlu mudur?
02/02/2015 tarihli ve 29255 Sayılı Resmi Gazete’ de
yayınlanan Resmi Yazışmalarda Uyulacak Esas ve
Usuller Hakkında Yönetmelik göre bir resmi yazının
Sayı alanında bulunması gereken zorunlu alanlardan
bir tanesi de Dosya Planı Kodu alanıdır.
15267578 – 010.07.01 – 178
Haberleşme Kodu – Dosya Kodu – Evrak Sayı No
12
Standart Dosya Planın Kullanıldığı Alanlar
Resmi yazışmalarda, klasör sırt etiketinde ve
gelen – giden evrak kayıt bölümünde kullanılacaktır.
Resmi yazışmalarda konu kodu ve konu açıklaması
birbirini tutmalı ve aynı kod ile evrakın kaydı ve
arşivlemesi yapılmalıdır.
13
Sayı Kısmındaki Noktalama İşaretleri
Sayı : 15267578-705.02 - Evrak Kayıt No
Konu : Donanım Talebi
14
Resmi Yazışmalarda Dosya Kodu Tespiti
Yazının konusu hangi alan ile ilgiliyse o alandaki
kodlara bakmalıyız. Konuya karşılık gelen dosya
kodunun alt açılımları da varsa, yazının konusuna
uygun dosya kodunu net olarak tespit ederek
kullanmalıyız.
15
Resmi Yazışmalarda Dosya
Kodu Tespiti Örnek
Örneğin; Ödemeler ile ilgili bir yazı hazırlıyoruz.
Bakacağımız alan 840 – 869 Mali İşler Bölümüdür.
Bu bölümü açtığınızda 841 Bütçe Hazırlama ve
Uygulama, 841.02.17 Tahakkuk ve Ödeme İşlemleri
bu dosya kodunu sayı bölümünde kullanırız.
16
Standart Dosya Planı Genel Kodlar
Genel kodlar bir alanın başlığını ifade ettiğinden
resmi yazışmalarda kullanılmaz. Genel klasörleme
yapan birimler bu kodu sadece klasör etiketinde
kullanabilir. Bu kodların bulunduğu alanın tümünü ifade
ettiği unutulmamalıdır.
17
Standart Dosya Planı Genel Kodlar (Devam) Örneğin; 000 Genel
600 Araştırma ve Planlama İşleri (genel)
640 Hukuk İşleri (genel)
700 Bilgi Sistemleri (genel)
750 Emlak ve Yapım İşleri (genel)
840 Mali İşler (genel)
900 Personel İşleri (genel)
ÖNEMLİ: Bu kodlar resmi yazışmalarda kullanılamaz.
Sadece klasörlemede kullanılabilir.
18
Standart Dosya Planı Diğer Kodlar
Hazırladığımız yazının konusu veya yapılan iş,
dosya planında ana başlık düzeyinde veya alt
başlıklarda tanımlı değil ise ilgili faaliyetin ana veya alt
kodunun altındaki 99 Diğer kodu kullanılır. Diğer kodu
kesinlikle üst kodun altında kullanılmalıdır ve mümkün
olduğunca uygun kod yoksa kullanılmalıdır.
19
Standart Dosya Planı Diğer
Kodlar (Devam)
Örneğin; 040 Faaliyet Raporları
01 Haftalık
02 Aylık
99 Diğer
040.99 Faaliyet Raporları - Diğer
20
Gelen – Giden Kodu
Standart Dosya Planında gelen – giden, kurum içi
– kurum dışı yazışmalar diye bir yazışma kodu mevcut
değildir. Gelen – giden evrak kodu sadece evrak kayıt
birimi arşivinde kullanılır.
21
Olur ve Onay Yazıları
Bir işlemin parçası durumundaki olur ve onay yazıları
için kod, ilgili olduğu işlemin dosya kodundan
alınmalıdır. 020 Olur ve Onaylar yazışmalarda
kullanılacak bir dosya kodu olup, ayrıca tüm olur ve
onayların birer kopyasının da tutulduğu bir dosyadır.
Örneğin; Görevlendirmenin oluru için 903.07.01, satın
almanın oluru için 934.01.02 kullanılmalıdır.
22
Belediye Meclis ve Encümeni
Ana hizmet kodlarında 301.05 Meclis Kararları ve 302.03 Encümen Kararları olarak kodlaması yapılmıştır. Yine ortak alanlarla ana hizmet birimlerindeki kodlar arası çakışma olduğundan, Belediye Meclisi için 050.01 alt açılımları, Belediye Encümeni için ise 050.02 alt açılımlarıyla kullanımı önerilir.
Sayı: 15267578-050.01.01 – Evrak Kayıt No
Sayı: 15267578-050.02.03 – Evrak Kayıt No
23
Standart Dosya Planının
Giden Evrak Defterinde Kullanımı
24
Standart Dosya Planının
Gelen Evrak Defterinde Kullanımı
25
Klasör Sırt Etiketi
2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi’ nin Ek-3’ te
belirtilen formatta bilgi ve belgeye erişimi
kolaylaştıracak, dosyanın içeriği hakkında bilgi verecek,
erişim uçlarının bulunduğu standart bir etiket
kullanmalıyız. Açılacak dosya üzerinde dosyayı
tanımlayan kurum adı veya rumuzu, dosya numarası,
konu kodu, konu adı ve yılı gibi unsurlar mutlaka
yazılmalıdır.
26
EMLAK VE
İSTİMLAK
DAİRE
BAŞKANLIĞI
15267578
251.02
2886
KİRALAMA
İHALESİ
2015
Klasör Sırt Etiketi Örnek
BELEDİYE ADI / LOGO
BİRİM ADI
BİRİM KODU
KONU KODU
KONU ADI
YILI
27
Klasörleme
Her faaliyet gurubunun ilk dosyası konumunda
bulunan ve üç karakter rakam ile kodlanan dosyalar, o
faaliyet grubuna ait konu listesinden herhangi biri veya
birkaçına ilişkin yapılan yazışmaların kendi konu
numaraları ile dosya açılma yoğunluğuna erişmediği
durumlarda dosyalanabilmesine imkan sağlamak
amacıyla tanımlanmıştır.
28
Klasörleme (Devam)
Örneğin, yıl içerisinde “Personel işleri” ne ait konularda az sayıda yazışma teşekkül etmesi durumunda “900 Personel İşleri” kodu ile açılacak bir dosyada bu belgelerin toplanması gerekmektedir. “900 Personel İşleri” adlı bir dosya, 900-929 sayısal aralığında personel konusu ile ilgili belgeleri barındırdığını ifade etmektedir.
29
30
Bu yapılanma, yıl içerisinde herhangi bir faaliyet ile ilgili
Az sayıda belge teşekkül etmesi durumunda ana konu adı altında dosya açılması ve belgelerin bu dosyada
toplanmasını,
Faaliyetle ilgili yoğun belge teşekkül etmesi halinde ise, alt konu başlıkları kullanılmak suretiyle dosya
açılmasını öngörmektedir.
Klasörleme (Devam)
Örnek
Personel Özlük İşleri
903
İzinler
903.05
Görevlendirmeler
903.07
Atamalar
903.02.01
Atamalar
903.02
DOSYA NUMARASI ÖRNEĞİ
Terfi
903.03
903.05
İZİNLER
903.05.05
YURT DIŞI
903.05.04
ÜCRETSİZ
903.05.03
MAZERET
903.05.02
SIHHİ
903.05.01
YILLIK
DOSYALARIN SAKLANMASI
Dosya numaraları, dosyanın konusunu
belirlemenin yanı sıra, dosyaların depolandığı
ortamlardaki yerini de belirleme özelliğine sahiptir.
Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak,
hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacaktır.
Dosyaların bu şekilde saklanması, birbirleri ile
ilgili konulara ait dosyaların bir arada bulunmasını
sağlayacağı gibi, ileride arşivlerde yapılacak tasnif
işlemlerinde uygulanacak asli düzenin kendiliğinden
oluşumuna da temel teşkil edecektir.
33
34
An
a D
osy
a
1. A
lt K
on
u
2. A
lt K
on
u
3. A
lt K
on
u
Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri
805 01 Belge Yönetimi
805 01 01 Saklama Süreli Dosya Plan
805 01 02
Kodlama İşlemleri
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 1
Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular
“Genel” i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak
dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar
konulabilecektir.
Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile
ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların
hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt
konusu durumundaki yazıların dosyalanması için
kullanılacaktır.
35
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 2
Dosya numarası, plandaki en uygun konu tespit
edilerek verilecektir.
Bu yazı için hazırlanacak cevap yazılarında da
aynı dosya numarası değiştirilmeden kullanılacaktır.
Bir yazıya birden fazla dosya numarası
verilebileceği durumlarda, konuya en yakın numara,
yazının dosya numarası olacaktır.
Birimler aynı konudaki yazılar için farklı dosya
numaraları kullanmayacaklardır.
36
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 3
Bir işlemle ilgili yazılar, işlem
sonuçlandırılıncaya kadar “işlemdeki yazılar” adı
altında açılacak dosyada biriktirilmeli; işlemin
tamamlanması halinde ise, ilgileri ile bir araya
getirilerek, asıl dosyasına konulmalıdır.
Yazılar, ekleri ile beraber dosyalanmalıdır.
Yazıların ekleri kabarık ise, ekler yazılarından
ayrılarak, ayrı dosyalarda; müteselsil sıra numarası
verilmek suretiyle dosyalanmalıdır. Bu gibi
uygulamalarda, yazılardan eklere, eklerinden yazılara
gönderme yapılmalıdır.
37
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 4
Gelen yazıların dosya numaraları sadece bir fikir
vermek amaçlı kullanılmalıdır. Bu gibi yazılara cevaben
hazırlanacak yazılarda, yazımızın nerede dosyalanması
gerektiğine karar vererek, yerini kendimizin belirlemesi
ve bu mahiyetteki tüm yazılara da aynı dosya
numarasını vermemiz gerekmektedir.
38
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 5
Aynı konulara ait yazışmalar genel konu altında
tek dosyada toplanabilecektir.
Alt konulara ait yazılarda, çok fazla yazışma
olmaması sebebiyle ana konunun dosya kodu altında
toplanabilecektir.
Aynı konuya ait belgelerin coğrafik, alfabetik
veya kronolojik ayırımının gerektiği durumlarda, dosya
planında herhangi bir istisna getirilmemiş ise, konu
numarası kullanılmak kaydıyla ayrı dosyalar
açılabilecektir.
39
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 6
Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin
kullanılacak kısaltmalar planın “Ek-1” ve “Ek-2”
bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği
durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen
kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/”
işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı
dosyalar açılması sağlanacaktır.
Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel
kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilecektir.
Birden fazla tanımlama, kod olduğunda noktalı virgül
“;” ile ayrılacaktır.
40
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 7
Planın ekinde bulunan “İndeks”, dosya
numarasına hızlı bir biçimde ulaşmayı amaçlamakta
olup, ilgili bölümler incelenmeden yazıya kesinlikle
dosya numarası verilmeyecektir.
Dosya, o dosya numarasını taşıyan bir yazı
gönderildiği veya geldiği zaman açılacaktır.
41
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 8
Dosya numaraları, dosyanın konusunu
belirlemenin yanı sıra, dosyaların arşivde raf üzerinde
bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine
sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate
alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli
düzenlerini oluşturacaklardır.
42
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 8 (Devam)
Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait
dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında
Yönetmelik’ in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk
kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir.
Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan
asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.
43
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 9
Uygunluk kontrolü esnasında, birleştirilmesi veya
ayrılması gereken dosyalar birleştirilecek veya
ayrılacaktır. Birleştirme ve ayırma işlemlerinde, açılmış
bulunan dosyalardaki belge yoğunlukları dikkate
alınacaktır.
Birleştirme ve ayırma işlemlerinden dolayı
dosyada yapılan düzenleme, dosyayı tanımlayan
bilgilerde farklılığa sebebiyet vereceğinden, bu unsurlar
doğrultusunda dosya üzerinde de gerekli düzeltmeler
yapılacaktır.
44
DOSYALAMA İŞLEMİNDE
UYULACAK KURALLAR 10
Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde
saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde
“Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik”
hükümlerine uyulacaktır.
45
DOSYALARIN DEVRİ
Üniteler, her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait dosyaları Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik'in 12 nci maddesi hükmüne göre uygunluk kontrolünden geçirerek, birim arşivine devredeceklerdir. Devir işlemlerinde, dosyaların ünitelerinde oluşturulan asli düzenleri kesinlikle bozulmayacaktır.
46
DOSYALARIN DEVRİ (Devam)
Dosyaların ünite, birim ve kurum arşivlerinde
saklanması, düzenlenmesi, devri vb. arşiv işlemlerinde
Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik
hükümlerine uyulacaktır.
47
48
STANDART DOSYA PLANI İÇERİĞİ
000-099 GENEL KONULAR
ANA HİZMET FAALİYETLERİ
DANIŞMA VE DENETİM FAALİYETLERİ
600-619 ARAŞTIRMA PLANLAMA İŞLERİ
620-639 BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
640-659 HUKUK İŞLERİ
660-679 TEFTİŞ / DENETİM İŞLERİ
YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER
700-719 BİLGİ SİSTEMLERİ
720-749 DIŞ İLİŞKİLER VE AVRUPA BİRLİĞİ
750-769 EMLAK VE YAPIM İŞLERİ
770-789 EĞİTİM İŞLERİ
800-819 İDARİ VE SOSYAL İŞLER
820-839 TANITIM VE YAYIN İŞLERİ
840-869 MALİ İŞLER
870-889 ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
900-929 PERSONEL İŞLERİ
930-949 SATINALMA VE SATIŞ İŞLERİ
950-969 GÜVENLİK İŞLERİ, AFET VE ACİL DURUM YÖNETİMİ VE TOPYEKÜN
SAVUNMA SİVİL HİZMETLERİ
49
An
a D
osy
a
1. A
lt K
on
u
2. A
lt K
on
u
3. A
lt K
on
u
GENEL İŞLER
Sak
lam
a
Sü
resi
Sak
lam
a
Ko
du
000 Genel
010 Mevzuat İşleri
01 Kanunlar
02 Tüzükler
03 Yönetmelikler
04 Yönergeler
05 Tebliğler
06 Genelgeler
01 İç Genelgeler
02 Dış Genelgeler
07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler
01 Talimatlar
02 Duyurular
03 Sirkülerler
08 Rehber, Kılavuz
09 Standartlar
99 Diğer
020 Olurlar, Onaylar
020 yazışma kodu olmayıp, yalnızca dosya adı olarak kullanılacaktır.
50
An
a D
osy
a
1. A
lt K
on
u
2. A
lt K
on
u
3. A
lt K
on
u
BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER
Sak
lam
a S
üre
si
Sak
lam
a K
od
u
620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel)
621 Basın İşleri
01 Basın Toplantıları
02 Basına Verilen Demeçler
03 Tekzipler
04 Basında Yer Alan Haberler
05 Basın Özetleri
99 Diğer
622 Talep, Şikayet, Görüşler
01 Talep ve Şikayetler
02 Görüş ve Teklifler
03 Bilgi ve Belge Talepleri
99 Diğer
639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler
51
Ana
Dosy
a
1. A
lt K
onu
2. A
lt K
onu
3. A
lt K
onu
HUKUK İŞLERİ
Sak
lam
a
Süre
si
Sak
lam
a
Kodu
640 Hukuk İşleri (Genel)
641 Dava Dosyaları
01 Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi
02 Tahkim
01 Ulusal
02 Uluslar arası
03 Adli Davalar
01 Hukuk
02 Ceza
03 İcra
04 İdari Davalar
05 Vergi Davaları
99 Diğer
Her farklı dava için ayrı dosya açılacak olup, dava sürecinin bütün
aşamalarına ilişkin belgeler ait olduğu dava dosyasından takip edilecektir.
Dava esas numaraları veya dava dosyalarını birbirinden ayırmaya
yarayacak özel numaralar dosya numarasının ardından köşeli parantez ile
kullanılabilecektir.
645 Tebligatlar
646 Vekaletnameler, Azilnameler
645, 646 kodu ile tanımlanan konular bir dava sürecinin parçası olarak
farklı kodlarla tanımlanması durumunda birer örneğinin dosyalanmasında
ve dava konusu olmayan durumlarda dosya adı olarak kullanılacaktır.
Hukuki Görüşler (Mütalaalar) için bkz. “Genel İşler”
650 Bilirkişi ve Ekspertiz
651 Uzlaşma/ Sulh İşlemleri
659 Hukukla İlgili Diğer İşler
52
An
a D
osy
a
1. A
lt K
on
u
2. A
lt K
on
u
3. A
lt K
on
u
ÖZEL KALEM VE PROTOKOL İŞLERİ
Sak
lam
a
Sü
resi
Sak
lam
a
Ko
du
870 Özel Kalem ve Protokol İşleri (Genel)
871 Makamın Konuşma ve Açıklamaları
872 Randevu Talepleri
873 Temas ve Ziyaretler
01 Gezi ve Ziyaret Programları
02 Yabancı Temsilciler
99 Diğer
874 Günlük Programlar
876 Davet ve Tebrikler
01 Özel Mektuplar
02 Davetiyeler
03 Tebrikler
99 Diğer
877 Protokol İşleri
878 Resepsiyonlar
879 Rezervasyonlar
880 Törenler
899 Özel Kalem ve Protokolle İlgili Diğer İşler