ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 1. IntroduoA srie NBR ISO 9000
enfatiza a importncia da auditoria da qualidade, considerando uma
ferramenta considerando-a chave de gesto para atingir os objetivos
da qualidade da empresa. As auditorias devem ser efetuadas a fim de
determinar que os vrios elementos dentro de um sistema da gesto da
qualidade sejam eficazes e adequados para atingir os objetivos da
qualidade estabelecidos. A NBR ISO 10011-1 fornece as diretrizes
para executar a auditoria do sistema de gesto da qualidade de 1 uma
organizao. A auditoria do sistema de gesto da qualidade prov tambm
a evidncia objetiva referente necessidade de reduzir, eliminar e
principalmente prevenir as no conformidades. no-conformidades. Os
resultados destas auditorias podem ser usados pela administrao para
melhorar o desempenho da estas organizao.
2. Objetivos da Auditoria da Qualidade Determinar a conformidade
ou no conformidade dos elementos do sistema da qualidade
no-conformidade Determinar a eficcia do sistema da qualidade Prover
ao auditado uma oportunidade para melhorar o sistema da qualidade
Atender aos requisitos regulamentares Permitir a certificao do
sistema de gesto da qualidade Avaliar inicialmente um fornecedor
quando se pretende estabelecer uma rela contratual relao Verificar
se o sistema da qualidade da prpria organizao continua a atender
aos requisitos especificados e se est sendo implementado Verificar,
dentro de uma relao contratual, se o sistema de gesto da qualidade
do fornecedor continua a atender aos requisitos especificados e se
est sendo implementado.
3. DefiniesOBSERVAO DA AUDITORIA DA QUALIDADE Constatao e fato
feita durante uma auditoria da qualidade e consubstanciada por
evidncia objetiva. EVIDNCIA OBJETIVA Informao cuja veracidade pode
ser comprovada, com base em fatos obtidos atravs de observao, ja
medio, ensaio ou outros meios. Pode ser um documento, uma pea, uma
ordem de produo ou qualquer prova que permita comprovao do fato. AO
CORRETIVA Ao implementada para eliminar as causas de uma no
conformidade real, visando evitar sua re reocorrncia.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNAAUDITORIA DE ADEQUAO Auditoria que
visa verificar se a documentao do sistema de gesto da qualidade est
conforme em relao norma de referncia. AUDITORIA DE CONFORMIDADE
Auditoria que visa verificar se os mtodos documentados esto
implementados de forma eficaz.
4. Funes e ResponsabilidadesEQUIPE AUDITORA Independente do fato
de uma auditoria estar sendo executada por uma equipe ou um
indivduo, deve haver um auditor-lder encarregado do processo como
um todo. lder Dependendo das circunstncias, a equipe auditora pode
incluir especialistas, auditores em formao ou observadores aceitos
pelo cliente, pelo auditado e pelo auditor auditor-lder. AUDITORES
Os auditores so responsveis por: Cumprir os requisitos aplicveis da
auditoria; Comunicar e esclarecer os requisitos da auditoria;
Planejar e realizar as atribuies sob suas responsabilidades,
efetiva e eficientemente; Documentar as observaes; Relatar os
resultados da auditoria; ados Verificar a eficcia das aes
corretivas adotadas como resultado da auditoria (quando requisitada
pelo cliente); Reter e conservar os documentos relativos auditoria:
o Submetendo tais documentos apreciao, quando requerido; o
Assegurando que estes documentos permaneam confidenciais; o
Tratando, com discrio, informaes sigilosas; iscrio, Cooperar com o
auditor-lder, dando lder, dando-lhe suporte. AUDITOR-LDER O
auditor-lder o responsvel final por todas as fases da auditoria.
Deve ter capacidade gerencial e lder experincia, pois a ele
conferida a responsabilidade de dirigir todo o processo de
auditoria, incluindo atividades como: Participar da seleo dos
outros membros da equipe auditora; Preparar o plano de auditoria;
Representar a equipe auditora junto administrao do auditado,
coordenando o trabalho dos demais auditores; Apresentar o relatrio
da auditoria. CLIENTE Determina a necessidade e o propsito de uma
auditoria e inicia o processo; Determina a organizao auditora;
Determina o espao geral da auditoria, bem como a norma do sistema
de gesto da qualidade ou o documento que deve ser seguido; Recebe o
relatrio de auditoria;Pgina 2 de 16
ETAPAS DA AUDITORIA INTERNAAUDITADO: A gerncia do auditado deve:
Informar aos funcionrios envolvidos os objetivos e escop da
auditoria; escopo Apontar membros responsveis para acompanhar a
equipe auditora; Prover a equipe auditora de todos os recursos
necessrios para assegurar um processo de auditoria eficaz e
eficiente; Prover o acesso s instalaes e material comprobatrio,
conforme solicitado pelos auditores; conforme Cooperar com os
auditores para permitir que os objetivos da auditoria sejam
atingidos; Determinar e iniciar aes corretivas baseadas no relatrio
da auditoria. GESTO DO PROGRAMA DE AUDITORIA Organizao ou funo
dentro de uma organizao com a responsabilidade de planejar e
executar ciclos programados de auditorias de sistemas de gesto da
qualidade.
A eficincia a preguia inteligente. Se no sabe aonde vai,
qualquer estrada te levar l. Tentar a maneira ruidosa de no fazer
nada.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 5. ROTEIRO PARA EXECUO DE AUDITORIA
DA QUALIDADE
NICIO FASE 1
Definio do Escopo Planejamento e Programao das Auditorias da
qualidade Anlise Prvia da Documentao Preparao da Lista de Verificao
baseada na documentao do SGQ
FASE 2
FASE 3
FASE 4
FASE 5
Notificao ao Auditado Reunio Inicial entre Auditores e
Auditados
FASE 6
FASE 7
Realizao da Auditoria Evidncias Objetivas N Houve NC S Registrar
NC individualmente Reunio Final Relatrio de Auditoria
FASE 8
FASE 9
Reunio Final Prazo para Implementao Aes
FIM FASE 10Relatrio de Auditoria Acompanhamento das Aes FASE e
Verificao de Eficcia Corretivas 11
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 6. FASE 1 DEFINIO DO ESCOPOEscopo da
Auditoria O cliente toma as decises finais quanto aos elementos do
sistema de gesto da qualidade, locais e atividades organizacionais
que devem ser auditadas dentro de um determinado perodo de tempo. O
escopo deve ser determinado de tal forma a corresponder s
necessidades de informaes especficas do cliente. Devem ser
especificadas pelo cliente as normas ou documentos com os quais o
sistema de gesto da qualidade do auditado deve estar em
conformidade. Freqncia da Auditoria A necessidade de realizar uma
auditoria determinada pelo cliente levando em considerao requisitos
especificados ou regulamentares e outros fatores pertinentes. Ao se
decidir a freqncia da auditoria devem ser levadas em considerao
certas circunstnc tpicas, como: circunstncias Mudanas
significativas na gesto, organizao, poltica, tcnicas ou tecnologias
Mudanas do prprio sistema de gesto da qualidade Importncia e grau
de dificuldade de cada elemento.
7. FASE 2 PREPARAO DA AUDITORIAPlanejamento e Programa de
Auditoria o O planejamento e o programa de auditoria devem ser
aprovados pelo cliente e comunicados aos auditores e auditados.
Compem-se de: se Os objetivos e escopo de auditoria; Identificao da
norma do sistema de gesto da qualidade; Identificao dos membros da
equipe auditora; Data e local em que a auditoria deve ser
executada; Identificao dos processos a serem auditados. Atribuies
de Equipe Auditora A cada auditor devem ser atribudos elementos
especficos do sistema de gesto da qua qualidade ou do departamento
funcional a ser auditado. Estas atribuies devem ser feitas pelo
auditor auditor-lder, aps consultar os auditores envolvidos e,
necessariamente observando se a independncia dos auditores em
observando-se relao aos elementos auditados.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 8. FASE 3 ANLISE CRTICA PRELIMINAR
DA DOCUMENTAO DO SISTEMA DE GESTO DA QUALIDADEComo base de
planejamento de uma auditoria, o auditor deve analisar criticamente
a adequao do manual, procedimentos e instrues documentadas para
atender aos requisitos da norma de referncia. requisitos Se esta
anlise crtica revelar que o sistema descrito pelo auditado no
adequado para atender aos requisitos , no devem ser despendidos
outros recursos na auditoria at que as questes estejam resolvidas
satisfatoriamente para o cliente, o auditor e, quando aplicvel, o
auditado. e Consiste ainda do primeiro contato do grupo auditor com
a documentao do auditado, podendo haver pequenas dificuldades para
as interpretaes iniciais. Documentos de Trabalho Os documentos
necessrios para facilitar as verificaes do auditor, documentar e
relatar os resultados podem incluir: Listas de verificao usadas
para avaliar os elementos do sistema de gesto da qualidade
(normalmente preparadas pelo auditor designado para auditar um
elemento especfico) Formulrios para relatar observaes da auditoria
da qualidade Formulrios para documentar as evidncias coletas. Os
documentos de trabalho devem ser preparados sob a coordenao do
auditor lder, pelo grupo ou pelos auditores separadamente, de
maneira a no restringir atividades ou investigaes adicionais na
damente, auditoria, que possam se tornar necessrias como resultado
de informaes reunidas durante o auditor. Caso estes documentos j
estejam disponveis pelas auditorias anteriores, eles devem ser
analisados quanto s necessidades de melhorias.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 9. FASE 4 MODELO DE LISTA DE
VERIFICAOLISTA DE VERIFICAONmero Requisitos e Evidncias Objetivas
Conformidade S/N
Como so executadas as interaes entre os processos da organizao?
4.2.2 Evidncias: Como so disponibilizados documentos aplicveis nos
locais de uso? 4.2.3 Evidncias: Como a direo comunica a importncia
em atender aos requisitos de clientes? Evidncias: Como a direo
assegura o aumento da satisfao de cientes ? 5.2 Evidncias: Como a
direo assegura o entendimento da Poltica da Qualidade por toda a
organizao? Evidncias: Como avaliada a eficcia de aes executadas
envolvendo treinamento? 6.2.2. Evidncias: Como realizado o
planejamento para realizao do produto/servio? 7.1 Evidncias
Verificar intervalos, execuo conforme planejamento, situao das
reas, auditores, procedimentos documentados, aes corretivas,
verificao uditores, ao corretiva. Evidncias:Data: Auditor:
Folha:
5.1
5.3
8.2.2
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 10. FASE 5 NOTIFICAO AO
AUDITADOConsiste da confirmao da realizao da auditoria, conforme
indicado na programao e visa evitar eventuais problemas de agenda
entre auditores e auditados. Pode ser documentado atravs de envio
de comunicado formal ou verbal. Cabe ao auditor-lder a deciso do
mtodo a ser usado para a notificao. lder
11. FASE 6 EXECUO DA AUDITORIAReunio Inicial O propsito de uma
reunio de abertura : Apresentar os membros da equipe auditora
administrao superior do auditado; Ratificar o escopo e os objetivos
da auditoria; Apresentar um sumrio sobre os mtodos e procedimentos
que sero usados durante a auditoria; Estabelecer os canais formais
de comunicao entre a equipe auditora e o auditado; Confirmar a
disponibilidade de recursos e meios necessrios para a equipe
auditora; Confirmar a durao, data e horrio para a reunio final.
Roteiro para uma Reunio Inicial Produtiv Produtiva 1. Auditor-lder
inicia reunio 2. Apresentar grupo auditor 3. Relembrar
confidencialidade, acesso aos registros e instalaes 4. Relembrar
programao prvia 5. Referenciar norma usada 6. Definir no
conformidades 7. Solicitar guias acompanhantes 8. Conhecer os
horrios do auditado itado 9. Agendar reunio final 10. Encerrar
reunio 11. Iniciar as observaes e a coleta de evidncias
objetivas
12. FASE 7 COLETA DE EVIDNCIAS OBJETIVASColeta de Evidncias
Objetivas As evidncias objetivas devem ser coletadas atravs de
entrevistas, exame de documentos e observaes de atividades e
condies nas reas de interesse. Indcios sugerindo no
no-conformidades vm ser anotados, se parecerem relevantes, mesmo no
constando da lista de verificao, e devem ser lista examinados. As
informaes obtidas atravs de entrevistas devem ser comprovadas com
informaes relativas ao mesmo assunto de outras fontes
independentes, tais como, observao fsica, medies e registros.
Declaraes verbais dos auditados no devem ser usadas como evidncia
objetiva, pois no ais podem ser fisicamente caracterizadas. Durante
a auditoria, o auditor-lder pode fazer modificaes relativas s
atribuies de auditores em lder relao ao programa de auditoria com
concordncia do auditado, se isto for necessrio para assegurar a
concordncia realizao das atividades conforme programado.Pgina 8 de
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA
Caso os objetivos da auditoria paream tornar tornar-se
inatingveis o auditor-lder deve informar as razes lder disto ao
cliente e ao auditado. A coleta de evidncias objetivas executada
sempre na presena do auditado e com o acompanhamento do guia que
tambm possui o papel de ratificar as observaes feitas pelos
auditores. Outro aspecto a ser considerado a disponibilidade da
lista mestra de documentos no setor auditado, que deve estar
prontamente disponvel para consulta. Deve se solicitar ao auditado
que localize na Deve-se documentao alguma informao necessria e
considerar que a argumentao por parte do auditado de que o processo
est em fase de implantao no justifica a ocorrncia de no
conformidades. implantao Amostragem na Coleta de Evidncias
Objetivas Face a impossibilidade de se avaliar todas as situaes
possveis e disponveis durante a coleta de evidncias objetivas,
executa-se a avaliao de uma amostra coletada aleatoriamente. Com
base no se amostra resultado desta amostra conclui-se sobre a
conformidade ou no do requisito analisado. se Essa prtica de
trabalho est associada a um erro amostral que minimizado se a
coleta da amostra for feita aleatoriamente e se for representativa
do conjunto analisado. Mtodos estatsticos normalizados podem ser
utilizados porm requerem planejamento prvio, pois normalmente esto
associados a nmeros elevados de amostras. Cuidados na Comunicao
entre Auditores e Auditados A realizao de auditorias internas ou
externas pode provocar pequenas alteraes de comportamento ealizao
por parte dos auditados. Tal comportamento inclui certo nervosismo
e ansiedade e no pode ser desconsiderado pelos auditores para que
haja uma condio sincera e profissional para a realizao da
auditoria. Dessa forma os auditores devem estar atentos aos sinais
caractersticos desses comportamentos e deve agir de forma a tentar
tranqilizar a situao restabelecendo o equilbrio necessrio. Mostrar
curiosidade sobre a atividade rotineira desenvolvida pelo auditado
ou fazer referncia a qualquer generalidade pode facilitar a
recuperao da confiana do mesmo e viabilizar a retomada da
entrevista e coleta de evidncias.
13. FASE 8 ANLISE DE EVIDNCIAS OBJETIVASConstataes Todas as
observaes feitas durante a auditoria devem ser documentadas. Depois
de auditar todas as atividades, a equipe auditora deve analisar
criticamente todas as observaes para determinar quais devem ser
registradas como no-conformidades. A equipe auditora ento deve
certificar de que tudo conformidades. certificar-se est documentado
de modo claro e conciso e comprovado por evidncias. As
no-conformidades devem ser identificadas em relao aos requisitos
especficos da norma ou de conformidades outros documentos
relacionados, segundo os quais a auditoria foi conduzida. As
observaes devem ser reavaliadas pelo auditor-lder juntamente com o
auditado. Devem ser mantidos registros dos nomes, lder funes e
datas dos auditados entrevistados. As no conformidades podem ser
classificadas segundo seu impacto no sistema da qualidade. Torna-se
comum a atribuio de maiores para as no conformidades que quebram a
confiana no resultado doPgina 9 de 16
ETAPAS DA AUDITORIA INTERNASistema de Gesto, ou seja, o envio ou
potencial envio de produto/servio no conforme ao cliente, a
produto/servio inexistncia ou inobservncia de requ requisito
previsto na norma ou fatos isolados que possuem a mesma natureza,
distribudos em vrias reas de organizao. Por outro lado, as no
conformidades normalmente classificados como menores, so aquelas
pontuais e classificados que no comprometam o funcionamento em
confiana atribuda ao Sistema de Gesto da organizao.
14. FASE 9 REUNIO FINALNo final da auditoria, antes de se
preparar o relatrio final, a equipe auditora deve reun reunir-se
com a administrao superior do auditado e as pessoas responsveis
pelas funes envolvidas. O principal objetivo desta reunio
apresentar as observaes da auditoria da qualidade administrao
superior de maneira tal que garanta uma compreenso clara dos
resultados obtidos na compreenso auditoria. O auditor-lder deve
apresentar as observaes da auditoria da qualidade iniciando pelas
no lder conformidades de maior impacto e comentar, com base nas
evidncias identificadas, a eficcia do sistema de gesto da qualidade
para assegurar que os objetivos da qualidade sejam atendidos. Devem
ser mantidos registros da reunio de encerramento. Nota: Caso seja
solicitado, o auditor pode tambm fazer recomendaes ao auditado para
a melhoria do sistema de gesto da qualidade. No obrigatrio se fazer
recomendaes ao auditado. Fica a critrio do auditado determinar a
extenso, a maneira e os meios de ao para melhorar seu sistema de
gesto da qualidade. Roteiro para uma Reunio Final Produtiva 1.
Auditor-Lder inicia reunio 2. Agradecimentos 3. Reapresentaes dos
auditores 4. Auditoria feita por amostragem 5. Norma usada e escopo
da auditoria 6. Confidencialidade de informaes 7. Prever espao para
perguntas do auditado no fim 8. Busca de conformidades, dar conotao
positiva 9. Somente no conformidades sero relatadas verbalmente 10.
Apresentar no conformidades de maior impacto no incio 11. Relatrio
em 2 dias 12. Contedo do relatrio igual ao da reunio final 13.
Resumo direto e objetivo 14. Dvidas dos auditados 15. Acordar prazo
aes corretivas 16. Encerrar a reunio.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 15. FASE 10 RELATRIO DE
AUDITORIAPreparao do Relatrio de Auditoria O relatrio de auditoria
preparado sob a orientao do auditor lder, porm de responsabilidade
do auditor-lder, grupo auditor. Deve conter os seguintes itens:
Escopo; Identificao dos membros da equipe auditora e representantes
do auditado, datas de auditorias e identificao do local auditado;
Identificao dos documentos de referncia segundo os quais a
auditoria foi conduzida (norma do sistema de gesto da qualidade,
manual do sistema de gesto da qualidade, etc); , No-conformidades;
Avaliao da equipe auditora sobre a extenso de conformidade do
auditado com a norma aplicvel do sistema de gesto da qualidade e
documentao relacionada; Capacidade de o sistema atingir os
objetivos da qualidade definidos; Melhorias potenciais, se
aplicveis. Distribuio de Relatrio O relatrio de auditoria deve ser
enviado ao cliente pelo auditor lder, o qual tambm deve ser
auditor-lder, repassado ao auditado. Devem conter informaes
confidenciais e exclusivas, sendo resguardados adequadamente pela
organizao auditora e pelo cliente. O relatrio de auditoria deve ser
emitido o mais rpido possvel. Caso a emisso no possa ocorrer dentro
do perodo previsto, deve deve-se comunicar os motivos do atraso ao
cliente e ao auditado, vos determinando uma nova data de emisso.
Reteno de Registros Os documentos relativos auditoria devem ser
retidos conforme acordo entre o cliente, a organizao auditora e o
auditado em conformidade com os requisitos da norma de referncia ou
do cliente. requisitos Trmino da Auditoria A auditoria considerada
terminada aps o relatrio ser submetido ao cliente. Cabe frisar, no
entanto, que a tomada de aes corretivas em tempo hbil fundamental
para que o ciclo de melhoria seja completado, no se restringindo a
simples entrega do relatrio ao auditado. ia
16. FASE 11 - Acompanhamento da Ao CorretivaO auditado
responsvel pela determinao e iniciao da ao corretiva necessria para
corrigir uma no-conformidade ou para corrigir a causa de uma no
conformidade no-conformidade. O auditor responsvel apenas pela
identificao da no no-conformidade. A ao corretiva e as subseqentes
auditorias para sua verificao devem ser completadas dentro de um
perodo de tempo estipulado em comum acordo entre o cliente e o
auditado. Na reunio final de auditoria, o cliente representado pelo
grupo auditor para efeito desse aspecto.Pgina 11 de 16
ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA
A auditoria de acompanhamento de aes corretivas tem por objetivo
verificar se as aes foram executadas conforme o planejado e se so
eficazes em prevenir a ocorrncia da no conformidade. Tal fato
constatado pela coleta de novas evidncias objetivas, aps a
implementao das aes, de forma evidncias a constatar que estas no
voltaram a ocorrer. Pode ser proveitoso utilizar o prprio registro
da ao corretiva para evidenciar a realizao da auditoria de
acompanhamento. Caractersticas das Auditorias de Anlise Crtica de
Aes Corretivas (Acompanhamento) ditorias No constam da programao
peridica de auditorias, porm so programadas antecipadamente entre
cliente, auditados e auditores. No so obrigatrias as participaes
dos mesmos auditores da auditoria inicial. auditoria Necessitam de
nova anlise dos documentos envolvidos. Necessitam de nova coleta
aleatria de evidncias objetivas para constatar que as no
conformidades no ocorreram novamente (corretiva). Necessitam de
nova reunio final. A reunio ini desejvel. inicial Requer registro
em relatrio especfico ou prprio relatrio de ao corretiva ou
preventiva.
17. Problemas Comportamentais durante as AuditoriasA relao entre
auditores e auditados pode passar por diversas situaes pessoais de
compo comportamento provocadas pelos auditados. Normalmente tem se
a situao profissional, responsvel e equilibrada, . tem-se mas
podem-se encontrar variaes em funo de fatores como, Gravidade ou
quantidade de no conformidades evidenciadas Maturidade em sistema
de gest da qualidade por parte do auditado gesto Comprometimento do
auditado com o sistema de gesto da qualidade Mtodo de gerenciamento
de conflitos adotado na empresa ou pela gerncia do auditado Dentre
os comportamentos esperados, podemos citar: Apatia e Falta de
Motivao Normalmente caracterizado por no dar ateno s informaes dos
auditores, dispersar o assunto envolvido e no demonstrar o menor
interesse nos resultados do processo de auditoria, propondo prazos
extremamente longos para a tomada de aes co corretivas. Contra
Auditoria Normalmente caracterizada por insinuaes que buscam
menosprezar a auditoria ou os auditores, questionando competncia e
buscando inverso de papis, ou ainda assumindo que problemas podem
ser resolvidos com a chefia dos auditor auditores. Pode incluir
longas conversas ao telefone ou inmeras interrupes como forma de
gastar o tempo dos auditores e agressividade no tratamento
verbal.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNASindicncia Caracterizado pela busca
incansvel dos nomes dos responsveis pelas no conformidades a
apontadas e conotao de auditoria ser usada para fins punitivos.
Pnico Normalmente caracterizado por tremores, sudorese, excitao ou
gaguejamento em responder as solicitaes dos auditores motivadas
pelo receio de serem responsabilizadas pessoalmente pe no pelas
conformidades apontadas. Antagonismo Interno Normalmente
caracterizado pelo questionamento de responsabilidades pelas no
conformidades entre os auditados ou questionamento da postura da
prpria empresa sobre o assunto. Solicitao de Orientao aos Auditores
para Aes Corretivas Normalmente caracterizado pela valorizao da
competncia dos auditores como forma de obter compromisso informal
sobre a forma de correo que o auditor aceitaria para a no
conformidade. Tal prtica exige cuidado por parte dos auditores em
no comprometer se em aes diretas, pois sem comprometer-se anlise
profunda das causas no se pode afirmar as aes necessrias,
dificultando as anlises posteriores de eficcia das mesmas.
Monopolizar a conduo da auditoria Normalmente caracterizado pela
tentativa do auditado em dirigir agenda, a coleta de evidncias, as
rizado pessoas entrevistadas e at a agenda das reunies inicial e
final. POSTURA DOS AUDITORES QUANDO SE DEPARAM COM PROBLEMAS
COMPORTAMENTAIS Independente da situao encontrada pelos auditores,
recomenda-se relembrar aos auditados os se principais objetivos da
realizao de auditorias, lembrando que o objetivo a melhoria da
forma de trabalho vigente sem promover aes que visem dificultar o
relacionamento entre as pessoas ou entre as organizaes. O grupo
auditor deve agir com polidez e educao sem perder no entanto a
firmeza nos seus propsitos e mtodos de trabalho.
18. Qualificaes dos Auditores da QualidadeA fim de que as
auditorias de sistemas de gesto da qualidade sejam executadas
efetiva e uniformemente, conforme definido na NBR ISO 10011, exigem
se critrios mnimos para a qualificao exigem-se de auditores. A NBR
ISO 10011 descreve os critrios mnimos para avaliao inicial e
manuteno da qualificao para execuo dessa atividade. Educao Os
candidatos devem ter demonstrado sua competncia em expressar clara
e fluentemente seus conceitos e idias, oralmente e por escrito, bem
como conhecer os requisitos das normas de sistema de gesto da
qualidade sobre a qual a audi auditoria ser realizada.
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNATreinamento Os candidatos a auditor
devem ter feito um treinamento at um nvel que assegure sua
competncia nas habilidades necessrias para executar e gerenciar
auditorias. Um treinamento nas seguintes reas deve ser considerado
particularmente importante: particularmente Conhecimento e
compreenso das normas nas quais se baseia a execuo das auditorias
do sistema de gesto da qualidade; Tcnicas de anlise de exames,
questionrios, avaliao e preparao de relatrios; Habilidades
adicionais necessrias na gesto de uma auditoria, tais como,
planejamento, essrias organizao, comunicao e direo. Esta competncia
deve ser demonstrada atravs de exames orais e escritos, exerccios
prticos ou outros meios aceitveis. Experincia Os candidatos a
auditor devem ter no mnimo quatro anos de experincia profissional
na rea, em regime de tempo integral (que no inclui o perodo de
treinamento), dos quais pelo menos dois devem ter sido em
atividades relativas a garantia da qualidade. Antes de assumir a
responsabilidade como auditor pela execuo de uma auditoria, o
candidato de ter adquirido experincia de todo o processo de
auditoria. Esta experincia deve ter sido adquirida atravs da
participao em auditorias conduzidas por auditores qualificados,
incluindo a anlise crtica da documentao, preparao de relatrios e
execuo propriamente dita da auditoria. Atributos Pessoais Os
candidatos a auditor devem ter uma mentalidade aberta e madura,
julgados dignos de confiana, capacidade analtica e tenacidade.
Devem ter ainda habilidade para perceber situaes de maneira
acidade. realista, compreender operaes complexas sob o ponto de
vista geral. O auditor deve estar apto a aplicar estes atributos
para: Obter e avaliar a evidncia objetiva de maneira justa Agir de
forma imparcial Somente emitir parecer com base em evidncias
objetivas Demonstrar respeito em relao aos auditados Manter-se
dentro do planejamento estabelecido se Reagir efetivamente em
situaes de tenso, mantendo postura equilibrada. Capacidade
Gerencial Os candidatos a auditor devem demonstrar atravs de meios
adequados seu conhecimento e capacidade de usar as habilidades
gerenciais necessrias na execuo de uma auditoria. Tais habilidades
incluem a execuo de eventuais replanejamentos, alteraes de horrios
e tratamento alteraes de dificuldades operacionais ocorridas
durante a auditoria. Manuteno da Competncia Os auditores devem
manter sua competncia: Assegurando que os seus conhecimentos das
normas, requisitos, procedimentos e mtodos de auditoria esto
atualizados;Pgina 14 de 16
ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA Participando de treinamentos de
atualizao, quando necessrio; Tendo seu desempenho reavaliado
periodicamente pela empresa com base em auditorias e relatrios
efetuados. Seleo do Auditor-Lder O auditor-lder para uma auditoria
especfica deve ser escolhido pela gerncia de um programa de oria
auditoria entre auditores qualificados, levando ainda em conta os
seguintes critrios: Os candidatos devem ter atuado como auditores
em pelo menos trs auditorias completas; Os candidatos devem ter
demonstrado sua capacidade de se comunicar eficientemente,
oralmente e evem por escrito, ter habilidade para gerenciar o
trabalho de outros auditores da empresa.
19. Gesto do Programa de AuditoriaA gesto do programa de
auditoria deve ficar a cargo de pessoas que possuam conhecimento
prtico dos procedimentos e das rotinas de auditoria da qualidade.
Normalmente recaem sobre o Representante da Direo, Gerente da funo
Qualidade ou Gerente da funo Recursos Humanos. Avaliaes de
Desempenho A gesto do programa de auditoria deve avaliar
continuamente o desempenho dos auditores atravs de to observao das
auditorias quanto as resultados alcanados e comportamento de
auditores e auditados. Estas informaes devem ser usadas para
melhorar a seleo e desempenho do auditor e ainda desempenho
identificar desempenhos inadequados. A gesto do programa de
auditoria deve tornar estas informaes disponveis aos responsveis
pela qualificao dos auditores da empresa. Normalmente tais
responsveis incluem o Representante da Direo, Gerente da funo
Qualidade, Representante Gerente da funo Recursos Humanos dentre
outros. Consistncia dos Auditores Auditorias conduzidas por
auditores diferentes devem chegar a concluses similares quando a
mesma operao auditada sob as mesmas condies. A gesto do programa de
auditoria deve estabelecer condies. mtodos para medir e comparar o
desempenho do auditor para obter consistncia entre os auditores.
Estes mtodos devem incluir: Seminrios para treinamento de
auditores; Comparaes crticas dos relatrios de auditoria; Anlises
crticas dos relatrios de auditoria; Rodzio de auditores entre as
equipes auditoras. Treinamento A gesto do programa de auditoria
deve avaliar regularmente as necessidades de treinamento dos
auditores e tomar aes apropriadas para manter e aprimorar as
aptides nas auditorias. opriadas
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ETAPAS DA AUDITORIA INTERNA 20. Fatores
OperacionaisComprometimento de Recursos Devem ser determinados
procedimentos para assegurar a disponibilidade de recursos
adequados para realizar os objetivos do programa de auditoria e
incluem normalmente em auditorias internas somente a
disponibilidade de horas para que os auditores atuem.
Confidencialidade A gesto do programa de auditorias deve
estabelecer os procedimentos para salvaguardar a confidencialidade
de qualquer informao da auditoria ou do auditor.
21. Melhoria do Programa de AuditoriasA gesto do programa de
auditoria deve prever um mtodo para a melhoria contnua do programa
atravs de realimentao e recomendaes a todas as partes envolvidas.
As anlises crticas pela direo previstas na NBR ISO 9001:2000
constituem s constituem-se dentre outras, de excelente oportunidade
para analisar o programa de auditorias sob todos os aspectos.
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