ETAPAS, CICLO Y SISTEMAS DE CONTROL

ETAPAS, CICLO Y SISTEMAS ETAPAS, CICLO Y SISTEMAS DE CONTROLDE CONTROL

Técnicas de Planificación y ControlTécnicas de Planificación y Control

Alumnos:Alumnos:

Bustamante Edquén, Juan J.Bustamante Edquén, Juan J.

Córdoba Gonzales Nevel R.Córdoba Gonzales Nevel R.

ETAPAS DE CONTROLETAPAS DE CONTROL1. Establecimiento de Estándares1. Establecimiento de Estándares

Estándar:Estándar: Unidad de medida que sirve como modelo, Unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.

Los estándares representan la expresión de las metas Los estándares representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos. asignados puedan medirse contra ellos.

Pueden ser físicos y representar cantidades de Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios como costos, estipularse en términos monetarios como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.ingresos o inversiones; u otros términos de medición.

2. Medición de resultados2. Medición de resultados Si el control se fija adecuadamente y si existen Si el control se fija adecuadamente y si existen

medios disponibles para determinar exactamente que medios disponibles para determinar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.de control por lo que se dificulta la medición.

3. Corrección3. Corrección Si como resultado de la medición se detectan Si como resultado de la medición se detectan

desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar. procedimientos para que no se vuelvan a presentar.

4. Retroalimentación4. Retroalimentación Una vez corregidas las desviaciones, Una vez corregidas las desviaciones,

reprogramar el proceso de control reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante con la información obtenida causante del desvío.del desvío.

Factores que comprende el controlFactores que comprende el control Existen cuatro factores que deben ser considerados al Existen cuatro factores que deben ser considerados al

aplicar el proceso de control. aplicar el proceso de control.

a) Cantidada) Cantidadb) Tiempob) Tiempoc) Costoc) Costod) Calidadd) Calidad

El factor El factor cantidadcantidad se aplica a actividades en la que el se aplica a actividades en la que el volumen es importante.volumen es importante.

A través del factor A través del factor tiempotiempo se controlan las fechas se controlan las fechas programadas.programadas.

El El costocosto es utilizado como un indicador de la eficiencia es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.erogaciones de ciertas actividades.

La La calidadcalidad se refiere a las especificaciones que debe reunir se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.

CICLO DE CONTROL CICLO DE CONTROL (PDCA)(PDCA)

También conocido como Ciclo de También conocido como Ciclo de Mejoramiento. Mejoramiento.

El control como tal, se refiere a mantener una El control como tal, se refiere a mantener una situación deseada dentro de la organización.situación deseada dentro de la organización.

Se verifica que la operación se lleve a cabo Se verifica que la operación se lleve a cabo según lo planeado y se toman las acciones según lo planeado y se toman las acciones necesarias para corregir la operación si ésta necesarias para corregir la operación si ésta se desvía de lo esperado. se desvía de lo esperado.

Los modelos para la mejora de la actuación se basan Los modelos para la mejora de la actuación se basan

en la idea fundamental de que los procesos implicados en la idea fundamental de que los procesos implicados

no son tareas aisladas, sino series de actividades que no son tareas aisladas, sino series de actividades que

forman importantes funciones. forman importantes funciones.

P: Plan / Planear 

D: Do / Hacer 

C: Check / Verificar 

A: Action  / Actuar

Para controlar una situación es necesario planear  (Para controlar una situación es necesario planear  (PP) )

lo que se va a hacer. (lo que se va a hacer. (quéqué quiero, quiero, cuántocuánto quiero, quiero, quiénquién

lo va a hacer, lo va a hacer, dóndedónde se va a hacer, se va a hacer, cómocómo se va a se va a

hacer y hacer y cuántocuánto nos va a costar). nos va a costar).

En segundo lugar, hay que llevar acabo lo planeado, En segundo lugar, hay que llevar acabo lo planeado,

es decir, iniciar la fase de implantación (es decir, iniciar la fase de implantación (DD) (capacitar ) (capacitar

y educar en caso necesario e implantar lo planeado).y educar en caso necesario e implantar lo planeado).

En tercer lugar es necesario verificar (En tercer lugar es necesario verificar (CC) lo realizado y ) lo realizado y

determinar las desviaciones de la realidad contra el determinar las desviaciones de la realidad contra el

plan.plan.

Finalmente y en base  a las desviaciones y todas Finalmente y en base  a las desviaciones y todas las observaciones realizadas a lo largo del las observaciones realizadas a lo largo del proceso de planeación, implantación y acción, se proceso de planeación, implantación y acción, se deben de tomar las acciones correspondientes.deben de tomar las acciones correspondientes.

Acción correctiva.  Acción correctiva. 

Acción preventiva.  Acción preventiva. 

Estandarización.Estandarización.

El ciclo de Control (PDCA) es la esencia del El ciclo de Control (PDCA) es la esencia del Control Total de Calidad. Control Total de Calidad.

Ciclo de control de calidad detalladoCiclo de control de calidad detallado

1.1. Definir objetivos y metas.    Definir objetivos y metas.    2.2. Definir métodos, técnicas, Definir métodos, técnicas,

responsables y programas.responsables y programas.3.3. Educación y entrenamiento.Educación y entrenamiento.4.4. Hacer, implantar, producir. Hacer, implantar, producir. 5.5. Acción correctiva.    Acción correctiva.    6.6. Acción preventiva Acción preventiva 7.7. EstandarizaciónEstandarización

E n el momento en que cada uno de los miembros de una empresa E n el momento en que cada uno de los miembros de una empresa apliquen correctamente el Ciclo de Control, es decir, que planeen, apliquen correctamente el Ciclo de Control, es decir, que planeen, actúen y verifiquen su trabajo y tomen las medidas necesarias, la actúen y verifiquen su trabajo y tomen las medidas necesarias, la empresa habrá logrado el Control Total de Calidad.empresa habrá logrado el Control Total de Calidad.

Será una empresa en donde los errores solo se cometen una vez, se Será una empresa en donde los errores solo se cometen una vez, se toman medidas preventivas más correctivas y se tiene un nivel de toman medidas preventivas más correctivas y se tiene un nivel de capacitación y entrenamiento elevadoscapacitación y entrenamiento elevados

SISTEMAS DE CONTROLSISTEMAS DE CONTROL

Concepto e ImportanciaConcepto e Importancia

El S.C. es la combinación de factores que afectan las El S.C. es la combinación de factores que afectan las políticas y procedimientos de la organización, fortaleciendo políticas y procedimientos de la organización, fortaleciendo o debilitando sus controles . Estos factores son:o debilitando sus controles . Estos factores son:

• Estructura de la organización.Estructura de la organización.

• Métodos para asignar autoridad y responsabilidad Métodos para asignar autoridad y responsabilidad

• Métodos de controlMétodos de control administrativo para supervisar y dar administrativo para supervisar y dar seguimiento al cumplimiento de políticas y procedimientos. seguimiento al cumplimiento de políticas y procedimientos.

• Políticas y practicas del personal Políticas y practicas del personal

• Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de Influencias externas que afecten las operaciones y practicas de la entidad. la entidad.

Etapas para su implantación Etapas para su implantación

Los factores específicos para la implantación de Los factores específicos para la implantación de sistemas de control deben de pasar por las siguientes sistemas de control deben de pasar por las siguientes etapas: etapas:

• Tamaño de la entidad Tamaño de la entidad

• Características de la industria en la que opera Características de la industria en la que opera

• Organización de la entidad Organización de la entidad

• Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas Naturaleza del sistema de contabilidad y de las técnicas de control establecidos de control establecidos

• Problemas específicos del negocio Problemas específicos del negocio

• Requisitos legales aplicables. Requisitos legales aplicables.