éi i Rédiger son cahier des charges et mener sa consultation Nathalie JAVOUREZ P i t C Point Comm
Dec 04, 2014
é i iRédiger son cahier des charges et mener sa consultation
Nathalie JAVOUREZP i t CPoint Comm
Accompagne depuis 15 ans les entreprises et les collectivités l l d l défi iti t l i d l j t b locales dans la définition et la mise en œuvre de leur projet web
AMOA et AMOE des projets X-net | Internet | Intranet | Extranet
REPRODUCTION INTERDITE – Tout transfert à un tiers sous quelque forme que ce soit est strictement interdit sans autorisation préalable et écrite de la société Point Comm
LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB
1 – ETUDE PREALABLE ET CONCEPTION
Présentationdu projet
Analyse stratégique
Audits :
- Marketing et communicationTechnique Rédaction - Technique Rédaction
du cahier des charges
2 – DEFINITION
Définition du contenu
Définition de l’arborescence
Identification des besoins et
Préparation réalisation contenu l arborescence
ressources
Rédaction Du CCTP
technique et exploitation
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LES 5 GRANDES ETAPES D’UN PROJET WEB
3 – CONSULTATION
Publication AAPC
Analyse desdossiers
AuditionSélection du titulaire du marché
Commande
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Etape 1 :
ETUDE PREALABLE
• Etude préalableet conception
• Définition
ET CONCEPTION• Consultation
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Présentation du projet
• Sensibiliser le groupe projet à ce nouvel outil
• Etude préalableet conception
• Présentation
• Audit
• Valider l’état des connaissances de chacun
• Informer sur la méthodologie de travail et les différentes phases :
• Définition
• Audit
• Consultation g panalyse, réflexion, planification et développement du projet.
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Audit marketing et communication
• Se poser les bonnes questions• Etude préalable
et conception
• Présentation
A dit • Etat des lieux objectif de l’existant
• Un site pour QUI ? Vos cibles ?
• Audit
• Définition
• Consultation
• Un site POURQUOI ? Vos objectifs ?
• Avec QUOI ? L’offre et les servicesQ
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Etape 2
• Etude préalableet conception
• Définition
Etape 2
DEFINITION
• Consultation
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Etape 2 : DéfinitionEtape 2 : Définition
• Définition du contenu et des fonctionnalités• Définition de l’arborescence • Identification des besoins et des ressources
• Etude préalableet conception
• DéfinitionIdentification des besoins et des ressources
• Préparation des phases de réalisation technique et d’exploitation• Rédaction d’un Cahier des Charges et validation
• Consultation
Le contenu d’un site, l’information proposée est la seule
Déterminer les informations et les services dontdisposera l’utilisateur. Réflexion directement issue de la phase précédente.
, p pressource crédible dont vous disposez pour atteindre les objectifs définis.
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2.1. Définition du contenu et des fonctionnalités
Se poser les bonnes questions :
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu/Fonct.
• Que recherche l’internaute que nous ciblons ?
• Quel type d’information attend-il ?
Co e u/ o c• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
Répondre à ses besoinsApporter une solution à ses problèmes
• Consultation
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6 étapes dans la démarche Web
1 – ATTIRER des visiteurs
2 – MAINTENIR l’intérêt
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu/Fonct. 2 MAINTENIR l intérêt
3 – PERSONNALISER la visite
Co e u/ o c• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
4 – INCITER à laisser des informations
5 – RESTER EN CONTACT avec les utilisateurs
• Consultation
6 – RE-ATTIRER le visiteur
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2.2. Définition de l’arborescence et de l’ergonomie
Les objectifs sont définis, les thèmes principaux arrêtés
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu/Fonct.
• Hiérarchisation de l’information
• Logique de consultation
Co e u/ o c• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
• Mise en place de la dynamique, de l’écriture, de l’équilibre, du rythme, à travers les différents chemins de consultation
• Consultation
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Trouver l’équilibre entre…q
• Vos objectifs stratégiques, commerciauxET• Les intérêts des utilisateurs, leurs besoins
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu
et accepter les compromis
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
…et accepter les compromis en fonction des objectifs à atteindre !
• Consultation
2.3. Définition des besoins et des ressources
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu
• Pourquoi ?
éf é d l é é d éCo e u
• Arborescence• Ressources • Technique
Définition précise de la nature, quantité, périodicitédes informations nécessaires
• CCTP
• Comment ?
Décomposition détaillée des tâches pour chaque acteur
• Consultation
interne/externe
Définir le workflow > anticiper l’organisation à mettre en place
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Qui fait quoi ?
• la nature de la contribution demandée en fonction des objectifs
• la charge de travail qu’elle implique pour chaque acteur
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu
• la prestations externalisées : rédactionnel, intégration,
reportages photos, vidéos, podcasts, conseils réseaux sociaux, etc.
é é
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
• les périodes ou dates auxquelles chacun sera sollicité
• l’enchaînement de ses tâches par rapport à celles
des autres acteurs du projet
• Consultation
des aut es acteu s du p ojet
• l’affectation et le traitement des e-mails entrants
• le planning de réalisation
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2.4. Définition technique
Préparation de la phase « réalisation technique »
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu
• Définition de l’architecture logicielle et matérielle de la solution
• Définition des clauses techniques particulières : Co e u• Arborescence• Ressources • Technique
Définition des clauses techniques particulières : existant, contraintes, exigences, etc.
Préparation de la phase « exploitation »• CCTP
• Finalisation du circulation de l’information : descriptif des principaux rôles et niveaux de contribution
• Finalisation des attentes pour le transfert de compétences
• Consultation
Finalisation des attentes pour le transfert de compétencesen fonction des niveaux de contribution
• Finalisation des attentes pour les services Internet : hébergement, noms de domaine, référencement, g , , ,statistiques…
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è
2.5. Rédaction du CCTP
Le Cahier des Charges Techniques Particulières reprend :
• Contexte, objectifs, cibles, positionnement• Attentes des utilisateurs
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu • Attentes des utilisateurs• Contenus et hiérarchisation• Contraintes graphiques et ergonomiques
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
• Fonctionnalités et interactivité souhaitées : description des attentes en back et en front office
Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le
• Consultation
Précisez vos demandes fin que les prestataires puissent évaluer le périmètre de chaque fonctionnalité
Exigez du prestataire un cahier des spécifications fonctionnelles qui doit décrire précisément le mode de gestion et d’affichage des données (back et front office)
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Le cahier des charges reprend également
• Environnement et contraintes techniques • Interaction avec d’autres projets• Moyens et ressources internes
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu • Moyens et ressources internes• Prestations attendues• Calendrier prévisionnel
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
• Consultation
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Exemple de structure de cahier des charges
1 – Présentation de l’organisation• Etude préalable
et conception
• Définition
• Contenu2 – Présentation du projet
Rappel du contexte2.1 Rôles des différents acteurs2.2 Objectifs du site
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
2.3 Cibles, positionnement2.4 Contenus, arborescences cibles2.5 Environnement de développement2.6. Contraintes (existant)
• Consultation
2.7. Modules fonctionnels attendus
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3 – Prestations attendues
3.1 Charte graphique et charte éditoriale
3.2 Développement, intégration, adaptation et paramétrage du système d’information,
3 3 Développement de BDD spécifiques
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu 3.3 Développement de BDD spécifiques
3.4 Création/récupération/intégration de contenu
3.5 Interfaçage et gestion de flux XML3 6 G ti d d d i
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
3.6 Gestion du nom de domaine
3.7 Hébergement
3.8 Référencement / Promotion
3 9 St ti ti d ti
• Consultation
3.9 Statistiques de connections
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4 – Transfert de compétencesParticipants : profils, nombre, rôle…
5 – Assistance et maintenancePérimètre, durée, conditions d’intervention,Méthodologie et outils de suivi
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu
6 – Livrables attendusCahier des spécifications fonctionnelles détailléesConceptions Graphiques et fichiers sourcesCh t hi b it XHML F ill d t l
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
Charte graphique, gabarits XHML, Feuilles de styleArchitecture logicielle, matérielleDossier d’installation et de paramétrage Plan et cahier de recette S t d f ti
• Consultation
Supports de formation
7 – Planning prévisionnel
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7 – Spécifications administratives
é é dPropriétés et droitsConfidentialitéGarantieConditions d’exécution et pénalités de retard
d d l é
• Etude préalableet conception
• Définition
• ContenuForme attendue de la réponseCritères de sélection et pondération associée
8 B d d i
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
8 – Bordereau des prix
Permet de comparer les prestations proposées sur les mêmes critèresPrestation | Nombre de jours | Prix H T |
• Consultation
Prestation | Nombre de jours | Prix H.T. |
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Les annexes
A – Brief graphique
Contexte, objectifs, ciblesPositionnement, message, valeurs
• Etude préalableet conception
• Définition
• Contenu , g ,Environnement graphique existantCharte graphique existante
Co e u• Arborescence• Ressources • Technique• CCTP
• ConsultationB – Descriptifs de l’arborescence cible
Chapitres/rubriques/sous-rubriques
C – Descriptifs flux XML
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• Etude préalableet conception
• Définition
Etape 3 Etape 3
CONSULTATION
• Consultation
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A savoir…
• Seuil des MP pour les marchés de services (1/01/2010) :193 000 € H.T. > MAPA (Marché à Procédure Adaptée)
• Etude préalableet conception
• Définition
• DCE : Dossier de Consultation des Entreprises• AE : Acte d’Engagement
CCTP C hi d Cl T h i P ti liè
• Consultation
• CCTP : Cahier des Clauses Techniques Particulières• CCAP : Cahier des Clauses Administratives Particulières• RC : Règlement de la Consultation• DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires• DPGF : Détail des Prix Global Forfaitaires
N’hésitez pas à demander l’appui d’une collectivité !
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Etape 3 : Consultation
Des prestataires pré-sélectionnés
Une analyse des offres
• Etude préalableet conception
• Définition
MAPA RESTREINTplus pertinente• Consultation
Une étape supplémentaire pour la procédure
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Etape 3 : Consultation
Une procédure plus « rapide »
• Etude préalableet conception
• Définition
• Consultation MAPA OUVERT
Un nombre plus important d’offres à analyser
Des offres moins Des offres moins pertinentes
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Etape 3 : Consultation
Analyse des dossiers
• Ne vous répartissez pas les dossiers : la comparaison est nécessaire
C l f d l i d did
• Etude préalableet conception
• Définition
• Consultez en profondeur les sites des candidats
• Testez les références : fonctionnalités, navigation, etc.
• Consultation
• Vérifier les crédits
• Demandez les coordonnées des références et appelez !• Demandez les coordonnées des références et … appelez !
• Préparez un tableau d’analyse sur la base des critères qui vous semblent essentiels : reco stratégiques contraintes techniques semblent essentiels : reco stratégiques, contraintes techniques, développements fonctionnels, maintenance, formation… etc.
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Etape 3 : Consultation
Audition des prestataires
• Vous n’êtes pas contraints d’auditer tous les prestataires
• Essayez d’organiser les auditions sur une journée (4 maximum)
• Etude préalableet conception
• Définition
• Préparez vos questions lors de la phase d’analyse des offres
Ré ti l ti à l l ét
• Consultation
• Répartissez les questions à poser selon les compétences
• N’hésitez pas à négocier dès la phase d’audition : prestations plus importantes ou coûts moins élevés
• Notez toutes les réponses et demandez-en confirmation écrite, elle vaudra engagement de la part du prestataire
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Evaluation du plan de charge•Gestion de projet
•Organisation et Etapes Charge j/h
1 - Etude et conception 4 à 5 j
2 Défi iti 8 à 10 j
Organisation et animation des réunions de travail
•Pilotage des différentes étapes 2 - Définition 8 à 10 j
3 - Consultation 4 à 6 j
différentes étapes
•Coordination des différents intervenants
> 10 à 20 jours
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Étape 4 : exploitation
En conclusion ?
Sachez perdre du temps pour en gagner !Sachez perdre du temps pour en gagner !
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