ESTUDIOS PREVIOS DE OPORTUNIDAD, NECESIDAD Y …

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ESTUDIOS PREVIOS DE OPORTUNIDAD, NECESIDAD Y CONVENIENCIA PARA CONTRATAR LA ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE AIRES ACONDICIONADOS PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI.

ANÁLISIS DEL SECTOR ECONÓMICO: La Contraloría General de Santiago de Cali, de conformidad a visitas de puestos

de trabajo realizadas por el Comité Paritario de Salud Ocupacional “COPASO” han

detectado estrés térmico que puede afectar la salud de los funcionarios. Por lo

anterior se requiere contratar la adquisición e instalación de aires acondicionados.

El Artículo 2.2.1.1.1.6.1 del Decreto 1082 de 2015, preceptúa: “Deber de análisis de las Entidades Estatales. La Entidad Estatal debe hacer durante la etapa de planeación el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del Proceso de Contratación desde la perspectiva legal, comercial, financiera, organizacional, técnica, y de análisis de riesgo. La Entidad Estatal debe dejar constancia de este análisis en los Documentos del Proceso”. Por consiguiente, el análisis referenciado se desarrolla en la forma y términos que a continuación se relacionan: Perspectiva Legal: Teniendo en cuenta que con la contratación pública se busca el cumplimiento de los fines estatales es imperioso que las entidades públicas cuenten con instrumentos que les faculten lograr la selección adecuada de los contratistas que les permitirán la consecución de los mismos. Por ello, el propio Estado ha expedido diferentes normas buscando dotar a las entidades con herramientas que permitan dicha selección idónea. Con la Ley 80 de 1993 se dotó a las entidades de la estructura general y los principios de la contratación estatal. Ahora, con la modificación a la Ley 80 de 1993, a través de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, se pretende la reducción de costos del proceso contractual y con ello el procedimiento de selección elaborado sobre la base de los principios que rigen la contratación pública, en búsqueda del cumplimiento de los fines estatales. Perspectiva Comercial: Evaluando las necesidades de la industria partiendo de la experiencia de adquisición de aires acondicionados, se observa la gran demanda por servicios de diseño instalación y montaje de sistemas de aire

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acondicionado y ventilación mecánica que son atendidas por algunas empresas del sector. La demanda de equipos split y minisplit ha crecido grandemente, y el mantener los precios y el crecimiento, además de la innovación en eficiencia y disminución del nivel de energía utilizado, deberán ser los objetivos que buscarán los fabricantes de aire acondicionado. El alcance del presente estudio considera exclusivamente equipos de aire acondicionado para uso de oficinas; dentro de este segmento, existen dos categorías principales de productos: unidades de ventana y minisplit. Tradicionalmente, las unidades de ventana han sido las más comúnmente usadas en la región y en el resto del mundo; el desarrollo tecnológico en la materia, ha llevado a la fabricación de equipos más funcionales en todos los aspectos, es así como aparecen en el mercado los equipos minisplit, los cuales se han popularizado y ganado gran aceptación entre los usuarios. Estos equipos acondicionan el aire en habitaciones individuales, sin necesidad de utilizar ductos de ventilación para distribuir el aire frío por toda la habitación, desde una unidad central de enfriamiento. Con el objetivo de hacer un ahorro de energía, es posible que el uso de unidades pequeñas para enfriar espacios, nos ofrezcan una mejor opción, por lo anterior y partiendo de la base de la necesidad del servicio a adquirir se requiere la contratación de los equipos de aire acondicionado. Perspectiva Financiera: La Contraloría General de Santiago de Cali por tener autonomía financiera asignará la disponibilidad presupuestal correspondiente, para dar cumplimiento a la apropiación del servicio requerido. Perspectiva Organizacional: La Contraloría General de Santiago de Cali considera como objetivo funcional de la entidad organizacional, el operar con un perfil de desempeño que obtenga, de manera progresiva, metas de EFICACIA y EFICIENCIA, hasta alcanzar un nivel óptimo de CALIDAD. Por lo cual se hace necesario capacitar al personal objeto de esta contratación, para conseguir el objetivo pretendido de mantener los niveles de calidad y eficiencia por parte de la entidad. Perspectiva Técnica: Con respecto al análisis técnico, se detallarán las condiciones requeridas para el cabal cumplimiento del objeto contractual.



Perspectiva de Riesgos: El oferente que resulte seleccionado en el presente proceso de Contratación deberá constituir a favor de la Contraloría General de Santiago de Cali, una Garantía Única que se formalizará en una Póliza de Seguro, expedida por una Compañía de Seguros, debidamente establecida en Colombia. Esta póliza se distribuirá en el cubrimiento de los siguientes riesgos que afectan la ejecución del contrato

CLASE DE RIESGO

% JUSTIFICACIÓN SOBRE EL VALOR

VIGENCIA

Cumplimiento del Contrato

20% Perjuicios directos del incumplimiento total o parcial de

las obligaciones nacidas del contrato o de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento

defectuoso, cuando son imputables al contratista garantizado

Total del Contrato

Término de Duración y

Cuatro Meses más

Pago de Salarios,

Prestaciones Sociales legales

e indemnizaciones

laborales

10%

Cubrir a la entidad de los perjuicios que se le ocasiones como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales imputables al contratista.

Total del Contrato


Tres (3) años más

Calidad y

correcto funcionamiento de los bienes y

equipo

20% Cubrir a la Entidad en caso de que los equipos no presenten la calidad

y el correcto funcionamiento esperado

Total del Contrato

Término de Duración y dos (2) años más.

Dichos amparos se justifican teniendo en cuenta las siguientes consideraciones: CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO Que se cumplan las condiciones del contrato, por eventualidades que pudieran suceder como consecuencia de situaciones externas al mismo contrato, como la liquidación del proveedor o la insolvencia del mismo, así como en cuanto al



incumplimiento de las especificaciones técnicas de los elementos objeto de la contratación. CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional. Esta garantía no se aplicará para los contratos que se ejecuten en su totalidad fuera

1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD: De acuerdo con las inspecciones de puesto de trabajo realizadas por el Comité Paritario de Salud Ocupacional (COPASO), y el seguimiento continuo a los diferentes riesgos laborales al interior de la entidad, hemos detectado dificultades en algunas áreas, las cuales se encuentran afectadas por el riesgo físico, específicamente en estrés térmico. Este se define como la causa de los diversos efectos patológicos que se producen cuando se acumula excesivo calor (estrés por calor) o se elimina excesivo calor (estrés por frío) en el cuerpo humano. Entendemos por estrés térmico la presión que se ejerce sobre la persona al estar expuesta a temperaturas extremas y que a igualdad de valores de temperatura, humedad y velocidad del aire, presenta para cada persona una respuesta distinta dependiendo de la susceptibilidad del individuo y su aclimatación.



Cuando las personas trabajan expuestos a situaciones de calor excesivo, esta actividad puede resultar incomoda o incluso generar riesgos para la salud y la seguridad del trabajador. Esta situación se agrava si no corre aire y la humedad es alta. Por eso, la humedad relativa del aire debe estar entre el 45 y el 65%. Es asimismo importante, tener en cuenta el tiempo de trabajo expuesto al calor. Aun cuando la temperatura no sea muy elevada, el estar muchas horas expuesto, provocaría la acumulación de calor en cantidad peligrosa. También intervienen agravando la situación, factores personales como el sobrepeso, la mala forma física, el estado de salud, la falta de aclimatación, etc. Por tal motivo se requiere contratar la adquisición e instalación de aires acondicionados para la Contraloría General de Santiago de Cali. 2. OBJETO: CONTRATAR LA ADQUISICIÓN E INSTALACIÓN DE AIRES ACONDICIONADOS PARA LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI. 2.1 IDENTIFICACION DEL OBJETO A CONTRATAR DENTRO DEL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS.

SEGMENTO

FAMILIA

CLASE

PRODUCTO

DESCRIPCION

40000000

72000000

40100000

72100000

40101700

72101500

40101701

72101511

Aires acondicionados

Servicio de instalación o mantenimiento o

reparación de aires acondicionados

3. OBJETIVO GENERAL:

Generar un ambiente más adecuado para los funcionarios de la Contraloría General de Santiago de Cali.



4. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

Compra e instalación de:

Equipo Cantidad

24.000 BTU 3

18.000 BTU 3

ITEM EQUIPO SERVICIO VOLTAJE DE

ALIMENTACIÓN

TECNOLOGÍA INVERTER

GAS REFRIGERANTE

FACTOR DE EFICIENCIA DE ENERGÍA AMBIENTAL (SEER)

FILTROS DE AIRE

CONTROL REMOTO CON DISPLAY DIGITAL

SPLIT INVERTER

208-220 Voltios AC, bifásicos, 60

Hz

Los equipos Split de 24.000 BTU deben contar con tecnología Inverter, esta adapta la velocidad del compresor a las necesidades de cada momento, permitiendo consumir únicamente la energía necesaria. De esta manera se reducen drásticamente las oscilaciones de temperatura, consiguiendo mantenerla en

Todos los equipos de aire acondicionado

deben operar con gas refrigerante

R-410 A, ecológico.

Todos los equipos

suministrados deben tener

factor de eficiencia

SEER = 19 o superior.

Se requiere los equipos de

aire acondicionado

de confort estén

provistos con sistemas de

filtros purificadores de aire: Anti bacteriales,

anti olores y/o de carbón activo y de

polvo.

Con las funciones básicas de encender y apagar el equipo,

subir y bajar la

temperatura, seleccionar la velocidad

de ventilación,

activar o desactivar el movimiento

de los deflectores

de aire.

2

Aire Acondicionado capacidad 18000 BTU

3

Aire Acondicionado capacidad 24000 BTU



un margen comprendido entre +1ºC y -1ºC y gozar de mayor estabilidad ambiental y confort.

CONDICIONES INSTALACIÓN AIRES ACONDICIONADOS El aire acondicionado debe ser instalado de acuerdo con las regulaciones nacionales en materia de cableado. Asegúrar de que todos los cables estén conectados firmemente. Un cable flojo puede provocar el funcionamiento incorrecto de la unidad. La conexión no debe estar en cortocircuito. El aire acondicionado deberá estar conectado a un circuito independiente y con un fusible o Interruptor con retardo de tiempo con una capacidad adecuada. La instalación de los equipos deberá incluir todos los soportes y elementos eléctricos é hidráulicos para su instalación y adecuado funcionamiento, como son: Controles de alta y baja presión, termostatos, Breaker de protección, tableros eléctricos, cableado de fuerza y control, tubos, codos y anclajes en EMT, accesorios, Ductería, rejillas, difusores, tubería y codos de cobre tipo M de 7/8” y 3/8” o de las dimensiones requeridas para cada instalación, varillas de soldadura de plata, mangueras tipo Rubatex, Gas Refrigerante Ecológico R-410A, filtros, filtros secadores, demás elementos y materiales, obras civiles asociadas, instalación de drenajes y/o mangueras para condensados de las unidades manejadoras/evaporadoras y de las unidades condensadoras, perforación de muros o placas, resanes y pinturas de los espacios donde se realice el cambio de aire tipo ventana a split, etc. Igualmente, estará a cargo del contratista el transporte a la Contraloría General de Santiago de Cali y la mano de obra capacitada para la instalación de los equipos. El lugar de ubicación será impartido por el supervisor del contrato de acuerdo al estudio de las instalaciones realizado. 5. ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: La Dirección Administrativa y Financiera recibió cotizaciones de las firmas AIRES Y ELECTRICOS LIMITADA Y ALIRIO MERA CANO/ MERABYTE de la siguiente forma:



AIRES Y ELÉCTRICOS LIMITADA

Equipo Cantidad Valor Unitario con instalación

Valor Total con IVA e instalación

24.000 BTU 3 $4.400.000 $15.312.000

18.000 BTU 3 $3.100.000 $10.788.000

MERABYTE

Equipo Cantidad Valor Total con IVA e instalación

24.000 BTU 3 $13.479.200

18.000 BTU 3 $9.999.200

5. PRESUPUESTO OFICIAL: La Contraloría General de Santiago de Cali, apropiará presupuestalmente, la suma de VEINTISÉIS MILLONES CIEN MIL PESOS ($26.100.000.oo), moneda corriente, incluido IVA, los cuales se encuentran amparados en el Certificado de Disponibilidad No.102-201500222 del 20 de Octubre de 2015 (para compra de equipos) y Disponibilidad Presupuestal Nº 102-201500223 por el valor de TRES MILLONES QUINIENTOS CUARENTA MIL PESOS ($3.540.000.oo) (para instalación equipos).

6. EVALUACIÒN DEL RIESGO: TIPIFICACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 4° de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015, donde se establece la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles involucrados en la presente contratación, así: COMPRA E INSTALACION DE EQUIPOS DE AIRE ACONDICIONADO PARA LA CONTRALORIA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI. Entidad que se cumplan las condiciones del contrato, por eventualidades que pudieran suceder como consecuencia de situaciones externas al mismo contrato, como la liquidación del proveedor o la insolvencia del mismo, así como en cuanto al incumplimiento de las especificaciones técnicas de los elementos objeto de la contratación.



CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS BIENES Y EQUIPOS SUMINISTRADOS El amparo de calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos suministrados cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios imputables al contratista garantizado, (i) derivados de la mala calidad o deficiencias técnicas de los bienes o equipos por él suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en el contrato, o (ii) por el incumplimiento de los parámetros o normas técnicas establecidas para el respectivo bien o equipo. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES LEGALES E INDEMNIZACIONES LABORALES El amparo de pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones laborales cubrirá a la entidad estatal contratante de los perjuicios que se le ocasionen como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales a que esté obligado el contratista garantizado, derivadas de la contratación del personal utilizado para la ejecución del contrato amparado en el territorio nacional. Esta garantía no se aplicará para los contratos que se ejecuten en su totalidad fuera.

CLASE DE RIESGO

% JUSTIFICACIÓN SOBRE EL VALOR

VIGENCIA

Cumplimiento del Contrato

20% Perjuicios directos del incumplimiento total o parcial de

las obligaciones nacidas del contrato o de su cumplimiento tardío o de su cumplimiento

defectuoso, cuando son imputables al contratista garantizado

Total del Contrato


Cuatro Meses más

Pago de Salarios,

Prestaciones Sociales legales

e indemnizaciones

laborales

5%

Cubrir a la entidad de los perjuicios que se le ocasiones como consecuencia del incumplimiento de las obligaciones laborales imputables al contratista.

Total del Contrato


Tres (3) años más



Calidad y

correcto funcionamiento de los bienes y

equipo

20% Cubrir a la Entidad en caso de que los equipos no presenten la calidad

y el correcto funcionamiento esperado

Total del Contrato

Término de Duración y Cuatro (4)

Meses.

7. GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA:

El proponente deberá tomar a su nombre una garantía de seriedad de la propuesta expedida por una Compañía de Seguros debidamente acreditada en Colombia y emitida a favor de la Contraloría General de Santiago de Cali. Esta garantía debe ser emitida por el diez por ciento 10% (Artículo 7 de la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 1082 de 2015) del valor total del contrato y tener una vigencia mínima entre la presentación de la oferta, hasta la aprobación de la garantía que ampara los riesgos propios de la etapa contractual. Tanto la garantía como la constancia de pago de la prima se adjuntarán a la carta de presentación de la propuesta.

8. CRITERIOS PARA SELECCIONAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE: De acuerdo con los criterios jurídicos expuestos, el factor único de selección para identificar la oferta más favorable será el menor precio ofrecido, previo cumplimiento de los requisitos habilitantes exigidos por la entidad.

9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

1. Garantizar la oportuna, eficaz y eficiente prestación del objeto contratado. 2. Dar estricto cumplimiento a los términos pactados y ejecutar el objeto del

contrato. 3. Cumplir con las condiciones jurídicas, técnicas, económicas y comerciales

presentadas en la propuesta. 4. Mantener altos niveles de eficiencia técnica y profesional para atender sus

obligaciones. 5. En caso de cualquier novedad o anomalía, reportar la situación de manera

inmediata, ala supervisora del contrato por escrito.



6. El contratista, será responsable del pago de salarios, prestaciones sociales y demás a que haya lugar de sus empleados y debe presentar certificaciones donde conste el cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Integral, Parafiscales, de conformidad con el artículo 23 de la Ley 1150 de 2007. La Contraloría no adquiere ninguna relación civil o laboral con los trabajadores del contratista.

7. Aceptar los procedimientos administrativos que determine la CONTRALORÍA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI, para la ejecución del contrato.

8. Las demás obligaciones que se deriven de la naturaleza del contrato. 9. Efectuar las respectivas correcciones que sobre el particular efectúe el

supervisor del contrato. 10. Será responsabilidad del contratista sufragar los gastos de salarios,

prestaciones sociales, riesgos laborales, así como a las Cajas de Compensación Familiar, SENA, I.C.B.F y demás erogaciones que se generen por concepto del personal que vincule el contratista seleccionado para cumplir con el objeto del contrato y, por ende, LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI, no posee ningún vínculo laboral con dicho personal.

11. Entregar los equipos de aires acondicionados funcionando en debida forma, en los términos establecidos por el supervisor del contrato.

12. Instalar los equipos de aires acondicionados en el término establecido por el supervisor del contrato.

10. SOMETIMIENTO A UN ACUERDO COMERCIAL:

En cumplimiento de las pautas para determinar si una contratación realizada por una entidad pública está cubierta por un acuerdo comercial vigente, establecido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo y en consideración a la cuantía de la contratación, el presente proceso se encuentra excluido del capítulo de compras públicas de los tratados de libre comercio suscritos por nuestro País.

11. PLAZO DEL CONTRATO:

El plazo del presente contrato será de QUINCE (15) Días contados a partir de la aprobación de la póliza.



12. CONVOCATORIAS LIMITADAS A MIPYME:

La entidad estatal debe limitar a las Mipyme nacionales con mínimo un (1) año de existencia la convocatoria del proceso de contratación en la modalidad de licitación pública, selección abreviada y concurso de méritos cuando:

1. La cuantía del proceso es menor a US$125.000, dólares de los Estados Unidos de América, liquidados con la tasa de cambio que para el efecto determina cada dos (2) años el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

2. La entidad estatal ha recibido solicitudes de por lo menos tres (3) Mipyme

nacionales para limitar la convocatoria a Mipyme Nacionales. La entidad estatal debe recibir estas solicitudes por lo menos un día hábil antes de la apertura del proceso de contratación.

13. SUPERVISIÓN DEL CONTRATO:

La supervisión del contrato será realizada por la Subdirectora Administrativa de la Contraloría General de Santiago de Cali.

14. FORMA DE PAGO: LA CONTRALORÍA GENERAL DE SANTIAGO DE CALI, pagará el 100% del valor del contrato, contra factura una vez instalado los equipos, previa certificación de haberlo recibido a entera satisfacción por parte de la supervisora, deberá presentar la respectiva factura, como requisito previo para autorizar dicho pago, se verificará que el contratista se encuentre al día en el pago y/o cumplimiento de sus obligaciones con los aportes a la seguridad social y los aportes parafiscales, de conformidad con los artículos 50 de la Ley 789 de 2002 y 23 de la Ley 1150 de 2007, y demás normas que regulan la materia. Santiago de Cali, 04 de Noviembre de 2015. SANDRA LORENA OBANDO CARVAJAL Subdirectora Administrativa. Proyecto: Johanna Franco Reviso: Antonio Moreno Rumie- Daniel Narváez

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