ESTUDIO TÉCNICO PARA EL REDISEÑO INSTITUCIONAL DE LA VEEDURÍA DISTRITAL BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2015
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ESTUDIO TÉCNICO PARA EL REDISEÑO INSTITUCIONAL
DE LA VEEDURÍA DISTRITAL
BOGOTÁ D.C., SEPTIEMBRE DE 2015
2
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCIÓN 8
1 LA ENTIDAD 11
1.1 NATURALEZA JURÍDICA 11
1.2 OBJETIVO SOCIAL 14
1.3 FUNCIONES BÁSICAS 15
2 MARCO LEGAL 16
3 ANÁLISIS DEL ENTORNO 23
3.1 ENTORNO POLÍTICO 23
3.2 ENTORNO SOCIAL 28
3.3 ENTORNO ECONÓMICO - SITUACIÓN FINANCIERA DE LA VEEDURÍA DISTRITAL 29
3.4 ENTORNO AMBIENTAL 36
3.5 ENTORNO TECNOLÓGICO 37
4 ANÁLISIS INTERNO 38
4.1 MISIÓN Y VISIÓN 38
4.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES 38
4.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS 39
4.4 ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES BÁSICAS 39
4.5 PROCESOS 41
4.5.1 Mapa de Procesos 41
4.5.2 Procedimientos 42
4.5.2.1 Procedimientos Procesos Estratégicos 42
4.5.2.2 Procedimientos Procesos Misionales 43
4.5.2.3 Procedimientos Procesos de Apoyo 44
4.5.2.4 Procedimientos Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación 45
4.5.3 Identificación de Productos y Servicios 46
4.5.4 Análisis y Resultados de la Gestión Institucional 59
5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA VEEDURÍA DISTRITAL 65
5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS 65
5.1.1 Despacho del Veedor/a Distrital 67
5.1.1.1 Oficina Asesora de Jurídica 67
5.1.1.2 Oficina Asesora de Planeación 67
3
5.1.2 Despacho del Viceveedor/a Distrital 67
5.1.3 Veedurías Delegadas 69
5.1.3.1 Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal. 69
5.1.3.2 Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales 70
5.1.3.3 Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos. 71
5.1.3.4 Veeduría Delegada para la Contratación 72
5.2 CONSOLIDACIÓN Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA INTERNA 73
5.3 COMPARATIVO ESTRUCTURA ACTUAL FRENTE A LA ESTRUCTURA PROPUESTA 77
6 PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO 78
6.1 OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE CARGAS DE TRABAJO 78
6.2 METODOLOGÍA APLICADA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS LABORALES 78
6.3 RESULTADOS DEL LEVANTAMIENTO DE CARGAS DE TRABAJO 81
6.3.1 Despacho del Veedor/a Distrital 82
6.3.2 Oficina Asesora de Jurídica 84
6.3.3 Oficina Asesora de Planeación 86
6.3.4 Despacho del Viceveedor/a Distrital 87
6.3.5 Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera 90
6.3.6 Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal 95
6.3.7 Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales 98
6.3.8 Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos 100
6.3.9 Veeduría Delegada para la Contratación 102
7 PLANTA DE PERSONAL 105
7.1 ANÁLISIS PLANTA DE PERSONAL VIGENTE 105
7.2 BASE NORMATIVA PARA LA REFORMA DE LA PLANTA DE PERSONAL 110
7.3 ESCALA SALARIAL Y NOMENCLATURA DE EMPLEOS 114
7.4 PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA 117
7.5 COMPARATIVO PLANTA ACTUAL FRENTE A LA PLANTA PROPUESTA 124
7.6 COSTOS DE LA PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA 128
8 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES 130
CONCLUSIONES 131
ANEXOS:
Anexo 1. Análisis de productos y servicios procesos misionales
4
Anexo 2. Proyecto de Acuerdo modificación Estructura Interna y Planta de Personal
Anexo 3. Relación reuniones realizadas y cronograma Rediseño Institucional
Anexo 4. Cargas de trabajo
Anexo 5. Costo de planta actual y propuesta
Anexo 6. Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales
5
ÍNDICE CUADROS Cuadro 1 Resumen de la Estructura General del Distrito Capital ......................................... 28 Cuadro 2 Presupuesto Anual de Gastos de Funcionamiento e Inversión .............................. 29 Cuadro 3 Presupuesto Anual de Gastos de Funcionamiento e Inversión Veeduría Distrital a
precios constantes Base =2008 ...................................................................... 31 Cuadro 4 Comparativo presupuesto Veeduría Distrital vs. Presupuesto Distrito Capital .......... 33 Cuadro 5 Comparativo presupuesto organismos de control del Distrito Capital 2015 ............. 34 Cuadro 6 Análisis de las funciones básicas de la Veeduría Distrital ...................................... 39 Cuadro 7 Inventario Procedimientos de Procesos Estratégicos ............................................ 42 Cuadro 8 Inventario Procedimientos de Procesos Misionales ............................................... 43 Cuadro 9 Inventario Procedimientos de Procesos de Apoyo ................................................ 44 Cuadro 10 Inventario Procedimientos de Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación ...... 45 Cuadro 11 Productos y servicios Procesos estratégicos ...................................................... 46 Cuadro 12 Productos y servicios Procesos Misionales ......................................................... 47 Cuadro 13 Productos y servicios Procesos de Apoyo .......................................................... 51 Cuadro 14 Productos y servicios Procesos de Seguimiento Control y Evaluación ................... 54 Cuadro 15 Análisis de los Procesos de la Veeduría Distrital por Opciones Prioritarias ............ 56 Cuadro 16 Cumplimiento de metas de Proyectos a cargo de la Veeduría Distrital ................ 62 Cuadro 17 Características del enfoque de control preventivo anterior y del actual ................ 64 Cuadro 18 Comparativo Estructura Actual frente a la Estructura Propuesta.......................... 77 Cuadro 19 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia ....................... 82 Cuadro 20 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo ................................. 82 Cuadro 21 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Veedor/a por
Procesos y Nivel del Empleo ........................................................................... 83 Cuadro 22 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Comunicaciones
por Procesos y Nivel del Empleo ..................................................................... 83 Cuadro 23 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Control Interno
por Procesos y Nivel del Empleo ..................................................................... 83 Cuadro 24 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo ................................. 85 Cuadro 25 Resultado Medición de Cargas de Trabajo Oficina Asesora de Jurídica por Procesos
y Nivel del Empleo ......................................................................................... 85 Cuadro 26 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo ................................. 86 Cuadro 27 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Oficina ..................................... 87 Cuadro 28 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Despacho del
Viceveedor/a Distrital ..................................................................................... 88 Cuadro 29 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Viceveedor/a Distrital
por Procesos y Nivel del Empleo ..................................................................... 88 Cuadro 30 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones TIC´S por Procesos y Nivel del Empleo .............. 89 Cuadro 31 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Atención a la
Ciudadanía y Grupos de Interés por Procesos y Nivel del Empleo ....................... 89 Cuadro 32 Empleos por Nivel Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera ...... 90 Cuadro 33 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Director de Talento
Humano, Administrativo y Financiero por Procesos y Nivel del Empleo ............... 91 Cuadro 34 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Administración
del Talento Humano por Procesos y Nivel del Empleo ....................................... 91
6
Cuadro 35 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Gestión Financiera por Procesos y Nivel del Empleo ..................................................................... 92
Cuadro 36 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Administración de
Bienes, Servicios e Infraestructura por Procesos y Nivel del Empleo ................... 93 Cuadro 37 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Gestión
Documental por Procesos y Nivel del Empleo ................................................... 94 Cuadro 38 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Eficiencia Administrativa y Presupuestal ....................................................... 95 Cuadro 39 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para la
Eficiencia Administrativa y Presupuestal por Procesos y Nivel del Empleo ........... 96 Cuadro 40 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Participación y los Programas Especiales ...................................................... 98 Cuadro 41 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para la
Participación y los Programas Especiales, por Procesos y Nivel del Empleo ......... 99 Cuadro 42 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Atención de Quejas y Reclamos ................................................................ 101 Cuadro 43 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para la
Atención e Investigación de Quejas y Reclamos, por Procesos y Nivel del Empleo ................................................................................................................. 101
Cuadro 44 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para la Contratación ............................................................................................ 103
Cuadro 45 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para la
Contratación, por Procesos y Nivel del Empleo ............................................... 104 Cuadro 46 Configuración de la Planta de Personal Vigente de la Veeduría Distrital por Nivel
Jerárquico................................................................................................... 105 Cuadro 47 Planta De Personal Actual de la Veeduría Distrital por Dependencias ................ 106 Cuadro 48 Consolidado de la Planta de Personal de la Veeduría Distrital por Dependencias 107 Cuadro 49 Estado provisión de cargos de la Planta de Personal de la Veeduría Distrital ...... 109 Cuadro 50 Escala Salarial Vigente 2015 .......................................................................... 115 Cuadro 51 Escala Salarial Propuesta. Datos 2015 ............................................................ 115 Cuadro 52 Comparativo nomenclatura y escala salarial vigente y propuesta. Datos 2015 .... 116 Cuadro 53. Remuneración mensual cargos nivel directivo y nivel asesor Planta Propuesta . 117 Cuadro 54 Planta de Personal Propuesta ........................................................................ 118 Cuadro 55 Distribución de cargos de la Planta de Personal Propuesta por nivel jerárquico .. 118 Cuadro 56 Distribución de cargos de Planta de Personal Propuesta por planta global y carácter
del empleo.................................................................................................. 120 Cuadro 57 Distribución de cargos de la Planta de Personal Propuesta Por Dependencias ... 121 Cuadro 58. Distribución de cargos de la Planta Propuesta Por Proceso .............................. 122 Cuadro 59 Cargos de la planta de personal de la Veeduría Distrital que no sufren
modificaciones ............................................................................................ 123 Cuadro 60 Cargos que cambian de grado en la planta de personal de la Veeduría Distrital 123 Cuadro 61 Comparativo Planta Actual y Planta Propuesta por Nivel de Empleo .................. 124 Cuadro 62 Comparativo Planta de Personal por denominación del empleo ......................... 125 Cuadro 63 Comparativo planta de personal por denominación del empleo y grado salarial .. 125 Cuadro 64 Comparativo Planta Actual – Planta Propuesta ................................................ 127 Cuadro 65 Costos de Planta de personal actual y Planta de personal propuesta ................ 128 Cuadro 66 Primas y bonificaciones aplicables a los empleos de la Veeduría Distrital .......... 129
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ÍNDICE GRAFICAS
Gráfica 1 Variación del Presupuesto de la Veeduría Distrital -1994-2015 (a precios constantes) .............................................................................................................................. 32
Gráfica 2 Fluctuaciones del Presupuesto Real de Funcionamiento de la entidad a Precios
Constantes de 2008. ................................................................................................ 32 Gráfica 3 Presupuesto de la Veeduría como porcentaje del Presupuesto Distrital ................. 34 Gráfica 4 Comparativo presupuesto organismos de control del Distrito Capital 2015 ............ 35 Gráfica 5 Presupuesto comparado Órganos de Control del Distrito Capital 2015. ................. 35 Gráfica 6 Presupuesto comparado Órganos de Control del Distrito Capital 2002 – 2015. ...... 36 Gráfica 7 Mapa de procesos de la Veeduría Distrital ......................................................... 42 Gráfica 8 Veeduría Distrital. Resumen 20 años de resultados ............................................ 59 Gráfica 9 Cumplimiento del Plan de Acción Veeduría Distrital 2013 .................................... 60 Gráfica 10 Cumplimiento del Plan de Acción Veeduría Distrital 2014................................... 61 Gráfica 11 Estructura actual Veeduría Distrital .................................................................. 66 Gráfica 12 Estructura Propuesta Veeduría Distrital ............................................................ 73 Gráfica 13 Estructura Propuesta Veeduría Distrital-con relación de procesos a cargo ........... 77 Gráfica 14 Instrumento para el levantamiento de cargas de trabajo .................................... 79 Gráfica 15 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Eficiencia Administrativa y Presupuestal .................................................................. 96 Gráfica 16 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada Para
la Participación y los Programas Especiales ................................................................. 98 Gráfica 17 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Atención de Quejas y Reclamos ........................................................................... 101 Gráfica 18 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para
la Contratación ....................................................................................................... 103 Gráfica 19 Distribución de cargos requeridos por nivel jerárquico a partir de los resultados de
la medición de cargas de trabajo ............................................................................. 105 Gráfica 20 Configuración de la Planta de Personal Vigente, por Niveles ............................. 106 Gráfica 21 Distribución de los empleos de la planta de personal de la Veeduría Distrital por
dependencias ......................................................................................................... 108 Gráfica 22 Configuración de la Planta de Personal Propuesta, por Niveles .......................... 119 Gráfica 23 Distribución de los empleos de la Planta de Personal Propuesta de la Veeduría
Distrital por dependencias ....................................................................................... 121 Gráfica 24 Comparativo Planta Actual Frente a la Propuesta por Nivel Jerárquico ............... 124
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INTRODUCCIÓN La Veeduría Distrital es un organismo de control preventivo del orden Distrital, con autonomía administrativa y presupuestal creada por el Decreto Ley 1421 de 1993. Como ente de control
preventivo, promueve el control social y estimula el acceso a la información pública y la transparencia entre la administración y la ciudadanía.
Desde su creación, la Veeduría Distrital, mediante un trabajo continuo, ha tenido impacto en la gestión distrital, con resultados tales como: evaluación de seis Planes de Desarrollo Distritales; apoyo en la consolidación del Portal de Contratación a la vista; realización de 150
pactos de transparencia público-privados; elaboración de la metodología de mapas de riesgo; elaboración de 500 estudios e investigaciones de evaluación sobre políticas públicas; constitución de 1.000 veedurías ciudadanas; conformación de 20 observatorios ciudadanos
locales y 1 observatorio distrital con base en el estándar internacional ISO18091:2014; diseño metodológico del Sistema Distrital de Rendición de Cuentas; asesoramiento en implementación del MECI, y coordinación del Sistema Distrital de Control Interno; asesoría para la creación del Sistema de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS); diseño e implementación del
Esquema de Análisis Integral Preventivo (EAIP) y creación del Sistema de Alertas de Prevención de la Corrupción (SAPc); y liderazgo en la construcción colectiva de la Política Pública de Transparencia, Integridad y no Tolerancia con la Corrupción en Bogotá, y en la firma de Pacto
Ciudadano e Institucional por la Transparencia, la Integralidad y la no Tolerancia con la Corrupción en Bogotá: “Honestidad Proyecto Colectivo”, entre otros.
Frente a los escándalos de corrupción1 acontecidos en años anteriores en el Distrito, es claro que se requiere un nuevo enfoque de control preventivo, fundamentado en una nueva Política Pública de Transparencia. Desde 2012, la Veeduría Distrital determinó los criterios básicos para
transformar su enfoque de gestión y dejar de ser una Entidad sub dimensionada frente a sus funciones y a la complejidad del Distrito, para convertirse en una Entidad con la fortaleza y dimensión adecuadas, pasando del enfoque basado en intervenciones reactivas y puntuales, de
acciones coyunturales e improvisadas y asuntos casuísticos y aislados, a intervenciones proactivas, integrales, estructurales y sistemáticas, con capacidad de análisis de asuntos estratégicos y sistémicos, elementos que facilitan dar cumplimiento a lo ordenado en el Decreto
Ley 1421 de 1993 y a lo dispuesto en el artículo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016.
En consecuencia, el nuevo enfoque de control preventivo requiere contar con una Entidad fortalecida en su estructura interna y funcional y en su planta de personal, con el fin de garantizar la capacidad institucional requerida para que pueda cumplir con su misión, sus
funciones básicas, así como con las metas y los retos que la normativa distrital, los planes de desarrollo y la dinámica de las relaciones entre los ciudadanos y la administración pública, le han venido determinando. En consecuencia, el objetivo de este estudio técnico, es la
1 La corrupción, como resultado del poco aprecio, respeto y cuidado de lo público, que deriva en abuso del poder para beneficio particular, impide la realización efectiva de los derechos fundamentales y el logro del bien común, imposibilita que los bienes y servicios públicos atiendan las necesidades de los ciudadanos como debe ser. Documento Técnico de Soporte, Política Pública de Transparencia, Integridad y no Tolerancia con la Corrupción en Bogotá, Veeduría Distrital, junio de 2015.
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formulación de una propuesta de rediseño institucional que facilite el fortalecimiento de la capacidad institucional y administrativa de la Veeduría Distrital, considerando que desde su creación ha tenido que atender los diferentes ejes misionales con una planta de personal
mínima, conformada por sólo 74 cargos. Han transcurrido más de dos décadas, desde la creación de la Veeduría Distrital, tiempo en el
cual han sucedido cambios fundamentales en el contexto sociopolítico y administrativo del Distrito Capital, el aumento demográfico, el desarrollo tecnológico y la consolidación de los principios, derechos y deberes de los ciudadanos consagrados en la Constitución Política de 1991, razones que explican la prioridad que debe darse al rediseño institucional.
El presente Estudio Técnico ha sido elaborado conforme a la metodología de la guía definida por el Departamento Administrativo de la Función Pública2, mediante la cual se realizó el
análisis integral de la estructura actual de la Veeduría Distrital, sus funciones, los procesos y procedimientos, productos y servicios y el alcance de las responsabilidades de la entidad, así como de cada una de sus dependencias, para atender al cumplimiento de la misión y las
funciones básicas que se contemplaron en el Estatuto Orgánico de Bogotá (Decreto Ley 1421 de 1993) y en los Acuerdos 24 de 19933 y 207 de 20064.
El proceso de formulación del Estudio Técnico, implicó el desarrollo de las siguientes etapas fundamentales:
Elaboración del diagnóstico, que involucra los siguientes aspectos:
La naturaleza jurídica, el marco legal, y el análisis de los objetivos y funciones básicas
de la Entidad.
El análisis del entorno.
La misión, visión, objetivos estratégicos y el análisis del Modelo de Operación por
procesos, esto es, la identificación del Mapa de Procesos, el análisis de procesos y procedimientos, los servicios que ofrece y los beneficiarios de su gestión.
El análisis de la Estructura Interna
A partir del diagnóstico se presenta la propuesta de rediseño institucional, que incluye:
La propuesta de modificación de la Estructura interna
La evaluación de las cargas de trabajo.
2 Guía para el Rediseño Institucional de Entidades Públicas DAFP, julio de 2014. 3 Por el cual se determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital, se definen sus funciones generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el sistema especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de remuneración para los distintos empleos y se dictan otras disposiciones. 4 Por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la nomenclatura y la clasificación de los
empleos de la Veeduría Distrital.
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El análisis de la actual planta de personal y la propuesta para su fortalecimiento y modificación.
El proyecto de Acuerdo por el cual se dictan normas sobre organización y funcionamiento de la Veeduría Distrital, se modifica su estructura interna, se fijan las funciones de sus
dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal, se dictan otras disposiciones, y se derogan los Acuerdos 24 de 1993 y 207 de 2006.
El Proyecto de Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales.
El Estudio Técnico resalta en la conclusión del mismo los aspectos relevantes que justifican la modificación de la estructura interna, de la planta de personal y en consecuencia, del Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de la Entidad.
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1 LA ENTIDAD
1.1 NATURALEZA JURÍDICA
De conformidad con lo dispuesto en el artículo 5° del Decreto Ley 1421 de 1993, la Veeduría es un órgano de control y vigilancia de la Administración, que goza de autonomía administrativa
y presupuestal.5 El artículo 5º del Decreto Ley 1421 de 1993, dispuso que al igual que la Contraloría y la
Personería, la Veeduría Distrital es un organismo de control y vigilancia de la gestión pública de la administración distrital y de la actuación de las entidades y funcionarios distritales; al analizar el alcance de los artículos 118 a 124 del mismo Estatuto, es claro que la Veeduría es
un órgano de control y vigilancia preventiva, que goza de autonomía administrativa y presupuestal.
La complejidad de la entidad territorial del Distrito Capital, que hoy está conformada por 13 sectores administrativos, 13 Secretarías, 2 Departamentos Administrativos, 21 Entidades Descentralizadas Adscritas, 22 Hospitales (ESE), 12 Entidades Vinculadas, 20
localidades, 3 Órganos de Control incluida la Veeduría Distrital y una Corporación Público Administrativa que tiene más de 70.9116 servidores para atender las necesidades y expectativas de ocho millones de habitantes de Bogotá, aproximadamente, llevó al constituyente
de 1991 a contemplar, para el Distrito Capital un régimen especial que está previsto en los Artículos 322 a 327 de la Constitución Política.
Dentro de este marco constitucional se estableció un sistema de gobierno especial para la Administración Distrital, cuya gestión está controlada no sólo por la Personería y la Contraloría, como ocurre con las demás entidades territoriales, tanto del orden departamental,
como del orden municipal, sino que se le creó un organismo de control adicional, la Veeduría Distrital, cuyas funciones básicas se refieren a 3 aspectos:
Control preventivo de la gestión pública distrital. Coordinación y vigilancia del Sistema Distrital de Control Interno.
Promoción de la participación y la organización para el control social de la gestión
pública distrital.
5 Artículo 1° Acuerdo 24 de 1993 “Por el cual se determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital, se definen
sus funciones generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el sistema especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de remuneración para los distintos empleos y se dictan otras disposiciones.” 6 De acuerdo con el reporte del SIDEAP, Sistema General de Información Administrativa (SIGIA) del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital a septiembre de 2014, el Distrito Capital tiene, 70.911 Servidores Distritales.
12
Control Preventivo
De acuerdo con su alcance, el control preventivo busca promover e impulsar un conjunto de políticas, planes, programas o acciones dirigidas a evitar la ocurrencia de hechos, actos u
omisiones contrarios a la Constitución y la ley atribuibles a agentes del Estado, o a particulares que cumplan funciones públicas, a partir del desarrollo de investigaciones y la formulación de alertas tempranas. Se trata de evaluar y hacer seguimiento y de garantizar la vigilancia del
desempeño de las entidades distritales y de los servidores públicos para prevenir las ineficiencias en la gestión y la corrupción.
Al respecto, es importante recordar que conforme al principio constitucional de la legalidad en el ejercicio de las funciones públicas, a diferencia de los particulares que pueden hacer todo lo que no está prohibido, los servidores públicos sólo pueden hacer lo que les esté permitido,
es decir, lo que la normativa consagre en materia de obligaciones, deberes, funciones, y demás actuaciones que realicen.
En desarrollo del principio de legalidad, la Constitución Política estableció que ninguna autoridad del Estado puede ejercer funciones distintas a las que le atribuye la Constitución y la ley7 y que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la
Constitución y las leyes, mientras que los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones8.
Lo anterior, implica que en el ejercicio de la gestión, los servidores públicos están obligados a realizar todas sus actuaciones de acuerdo con lo previsto en la normatividad legal vigente.
Dentro de este contexto, a la Veeduría Distrital, como órgano de control preventivo, le corresponde conforme a la norma de creación9 verificar que se obedezcan y ejecuten las
disposiciones vigentes, controlar que los funcionarios y trabajadores distritales cumplan debidamente sus deberes y solicitar a las autoridades competentes la adopción de las medidas necesarias para subsanar las irregularidades y deficiencias que encuentre.
Coordinación y vigilancia del Sistema Distrital de Control Interno
Sobre el particular, es conveniente precisar que por mandato constitucional las entidades
públicas y las autoridades correspondientes están obligadas a diseñar y aplicar, según la naturaleza de sus funciones, métodos y procedimientos de control interno10, con el fin de
proteger los recursos de la organización, garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones y actuaciones de la administración; velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad;
garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional y velar porque
7 Art. 121 de la Constitución Política. 8 Art. 6 de la Constitución Política 9 Art. 118 del Decreto Ley 1421 de 1993 10 Art. 269 de la C.P.
13
la Entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, conforme a su naturaleza y características.
De acuerdo con la norma de creación y demás disposiciones vigentes sobre sus funciones, a la Veeduría Distrital le corresponde apoyar a los funcionarios responsables de lograr la vigencia de la moral pública en la gestión administrativa y en especial a los funcionarios de control
interno de las entidades y organismos distritales, y la coordinación del Sistema Distrital de Control Interno cuyo propósito principal es el logro de la eficiencia, eficacia y transparencia en el ejercicio de las funciones de las entidades que conforman el Distrito Capital.
Promoción de la participación y la organización para el control social
de la gestión pública distrital
Con fundamento en el mandato del artículo 270 de la CP, que dispuso que la ley organizará
las formas y los sistemas de participación ciudadana que permitan vigilar la gestión pública que se cumpla en los diversos niveles administrativos y sus resultados, en el caso del Distrito Capital, el Decreto Ley 1421 de 1993, determinó la creación de la Veeduría Distrital para
promover la participación y organización ciudadana para el seguimiento, evaluación y control del diseño y ejecución de las políticas públicas, los planes y programas de la administración distrital, la gestión de contratación y la actuación de los servidores públicos; el fomento de
formas asociativas y de organizaciones sociales y comunitarias; propender porque las entidades del Distrito promuevan la participación ciudadana en el cumplimiento de sus respectivas funciones y competencias y vigilar que las organizaciones sociales y las
instituciones privadas vinculadas a programas de la Administración se sujeten en su actuación, a los principios que rigen la función administrativa.
Dentro de este contexto, el rol de la Veeduría Distrital está orientado a garantizar que la participación ciudadana para el control de la gestión pública, suponga una participación
integral que no se puede limitar a la evaluación y el seguimiento para establecer si la gestión de la administración pública se desarrolla con eficiencia, eficacia y transparencia, o a evaluar la eficacia de las políticas públicas, sino que se proyecte hacia un ejercicio político-
administrativo que debe evaluar de manera permanente si la función pública es ejercida en beneficio de la comunidad y para la protección de los derechos y libertades de los asociados, si las entidades y funcionarios públicos son garantes de la materialización de los derechos
fundamentales, humanos, sociales, políticos y económicos de los ciudadanos.
Lo anterior dentro del criterio de que el fortalecimiento de la participación y organización para el control social permite que el ciudadano se apropie de lo público; previene la corrupción y el
desgreño administrativo; mejora los niveles de eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión pública; mejora el cumplimiento de las responsabilidades de los servidores públicos; fortalece el ejercicio de los deberes y derechos ciudadanos y fomenta la credibilidad y el respeto de los
ciudadanos en las instituciones del Distrito Capital.
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1.2 OBJETIVO SOCIAL
El artículo 2° del Acuerdo 24 de 1993, establece como objetivos de la Veeduría Distrital los siguientes:
1) Apoyar a los funcionarios responsables de lograr la vigencia de la moral pública en la gestión administrativa, así como a los funcionarios encargados del control interno, sin perjuicio de las funciones que la Constitución y las leyes asignan a otros organismos
o entidades.
2) Verificar que se obedezcan y ejecuten las disposiciones vigentes.
3) Controlar que los funcionarios y trabajadores distritales cumplan debidamente sus funciones, deberes y responsabilidades y como consecuencia de ello, exigir a las autoridades Distritales la adopción de las medidas.
4) Velar porque el desarrollo organizacional y de gestión administrativa esté de acuerdo
con las políticas, planes, programas y proyectos identificados en el Plan de Desarrollo del Distrito Capital, de tal manera que se les dé adecuado y oportuno cumplimiento.
5) Propender por el cumplimiento de los compromisos adquiridos por la Administración con la comunidad.
6) Identificar, para que la administración las erradique, las prácticas administrativas
corruptas o propicias para la ocurrencia de la corrupción.
7) Velar porque se sancione oportunamente a los servidores públicos y particulares que
cometan delitos contra la administración pública, así como a los que atenten contra el interés general.
8) Promover la participación ciudadana para el seguimiento, evaluación y control del diseño y ejecución de las políticas públicas, los contratos de la administración y la actuación de los servidores públicos, así como para la cogestión del desarrollo de la
ciudad.
9) Solicitar que contra los empleados de carrera o aquéllos designados para período
fijo se abra el correspondiente proceso disciplinario. En estos casos, los funcionarios de la Veeduría Distrital podrán aportar o solicitar las pruebas que consideren pertinentes, intervenir para lograr que se apliquen las sanciones si a ello hubiere lugar,
y velar por la regularidad del proceso.
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1.3 FUNCIONES BÁSICAS
Las funciones básicas de la Entidad, en su mayoría definidas en el artículo 119 del Decreto
Ley 1421 de 1993, son:
1) Examinar e investigar las quejas y reclamos que le presente cualquier ciudadano o las situaciones que por cualquier otro medio lleguen a su conocimiento, con el fin de establecer si la conducta de los funcionarios y trabajadores oficiales es contraria a la
probidad, discriminatoria o abiertamente violatoria del ordenamiento jurídico vigente.
2) Intervenir en asuntos que tengan que ver con la moral pública ante los tribunales
y juzgados en defensa de los intereses distritales.
3) Denunciar los hechos que considere delictuosos y que encuentre en las
investigaciones adelantadas o en los documentos allegados a su poder.
4) Verificar que las entidades distritales se constituyan en parte civil e inicien las demás
acciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar. Con las modificaciones que se han introducido al régimen penal y específicamente al Código de Procedimiento Penal, el alcance de esta función asignada al organismo por el Estatuto de Bogotá, debe
entenderse como el deber de verificar que las entidades distritales gestionen los trámites necesarios dentro de los procesos penales, para que se les reconozca como víctimas, cuando sus intereses como administración pública, se hayan visto
afectados por la comisión de los delitos que se estén investigando.
5) Colaborar para que los procesos penales por delitos contra la administración, imputados
a funcionarios o ex funcionarios, se adelanten regularmente.
6) Solicitar a la autoridad competente la adopción de las medidas que considere
necesarias con el fin de impedir la utilización indebida de los bienes y recursos distritales.
7) Propiciar la coordinación interinstitucional de las diversas dependencias distritales para lograr el cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa y la participación comunitaria.
8) Promover las acciones a que haya lugar ante las diferentes entidades y dependencias según el caso.
9) Desarrollar los procedimientos para la aplicación de mecanismos de participación ciudadana en ejercicio de la función veedora.
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2 MARCO LEGAL
El diseño y organización de la Veeduría Distrital se ha fundamentado en lo dispuesto en la Constitución Política, la ley, acuerdos expedidos por el Concejo de Bogotá y los decretos emanados del Alcalde Mayor del Distrito Capital, así:
La Constitución Política.
La Veeduría Distrital fue creada por el D.L. 1421 de 1993, el cual se expidió con base en el artículo transitorio 41 de la Constitución Política, que estableció: “Si durante los dos años siguientes a la fecha de promulgación de esta Constitución, el Congreso no dicta la ley a que se refieren los artículos 322, 323 y 324, sobre régimen especial para el Distrito Capital de Santa Fe de Bogotá, el Gobierno, por una sola vez expedirá las normas correspondientes”.
El Título V, que trata “De la Organización del Estado”, en el Capítulo 2 que se ocupa De la Función Pública, establece en el artículo 122 “No habrá empleo público que no tenga funciones detalladas en ley o reglamento y para proveer los de carácter remunerado se requiere que estén contemplados en la respectiva planta y previstos sus emolumentos en el presupuesto correspondiente. (…)”.
El artículo 123 señala que son servidores públicos los miembros de las corporaciones públicas, los empleados y trabajadores del Estado y de sus entidades descentralizadas territorialmente y por servicios. Los servidores públicos están al servicio del Estado y de la comunidad;
ejercerán sus funciones en la forma prevista en la Constitución, la ley y el reglamento. Decreto Ley 1421 de 1993, “Por el cual se dicta el régimen especial para el
Distrito Capital de Santafé de Bogotá".
La Veeduría Distrital se creó en virtud de lo dispuesto en el artículo 5º. Concordante con el artículo 118 del D.L. 1421 de 1993, el que a la letra dice: “En el Distrito habrá una veeduría distrital, encargada de apoyar a los funcionarios responsables de lograr la vigencia de la moral pública en la gestión administrativa, así como a los funcionarios de control interno. Sin perjuicio de las funciones que la Constitución y las leyes asignan a otros organismos o entidades, la veeduría verificará que se obedezcan y ejecuten las disposiciones vigentes, controlará que los funcionarios y trabajadores distritales cumplan debidamente sus deberes y pedirá a las autoridades competentes la adopción de las medidas necesarias para subsanar las irregularidades y deficiencias que encuentre.”
La naturaleza jurídica de la Entidad se definió como organismo de control preventivo y los artículos 118 a 124 establecieron el marco jurídico general, haciendo mención, entre otros,
a las funciones de la misma y a las atribuciones del veedor.
Acuerdo 24 del 2 de diciembre de 1993. “Por el cual se determina la estructura orgánica de la Veeduría Distrital, se definen sus funciones generales por dependencia; se establece su planta de personal se adopta el sistema especial de nomenclatura y clasificación de cargos; se fija la escala de remuneración para los distintos empleos y se dictan otras disposiciones.”
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El Concejo Distrital con fundamento en las atribuciones que le confiere el numeral 8º. Del artículo 12, del Estatuto de Bogotá, expidió el Acuerdo 24 de 1993, que como lo señala el epígrafe se ocupó de cinco aspectos estructurales de la Veeduría.
1º. Determinó la estructura orgánica. 2º. Definió las funciones generales por dependencia.
3º. Estableció la planta de personal. 4º. Adoptó el sistema de nomenclatura y clasificación de cargos. 5º. Fijó la escala de remuneración para las distintas categorías de empleos.
Acuerdo 207 del 17 de marzo de 2006. "Por el cual se modifica la estructura orgánica, la planta y se ajusta la nomenclatura y la clasificación de los empleos de la Veeduría Distrital".
El presente Acuerdo modificó la estructura, la planta de personal y la clasificación de los empleos de la Entidad, en cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto Ley 785 de 2005, el cual dispuso que de conformidad con la naturaleza general de las funciones, las competencias
y los requisitos exigidos para el desempeño de los empleos de las entidades territoriales, los niveles jerárquicos se clasifican en: nivel directivo, nivel asesor, nivel profesional, nivel técnico y nivel asistencial.
En cumplimiento de la disposición citada, en la Veeduría Distrital se suprimió el nivel
ejecutivo, en consecuencia, se eliminaron las siguientes dependencias: Unidad Jurídica, Unidad de Registro y Control, Unidad de Servicios Administrativos y Financieros, Unidad de Investigaciones de la Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos y las Unidades de
Apoyo para el Control Interno y de Apoyo para la Evaluación de Gestión de Resultados de la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
Agregado a lo anterior, se crearon dos oficinas asesoras: la Oficina Asesora de Jurídica y la Oficina Asesora de Planeación.
Así las cosas, la estructura de la Veeduría Distrital quedó conformada de la siguiente manera:
1. Despacho del Veedor/a Distrital
1.1. Oficina Asesora de Jurídica
1.2. Oficina Asesora de Planeación
2. Despacho del Viceveedor/a Distrital
3. Veedurías Delegadas
3.1. Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
3.2. Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
3.3. Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
3.4. Veeduría Delegada para la Contratación.
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Decreto 596 del 7 de octubre de 1993 del Alcalde Mayor de Bogotá. "Por el cual
se crea una dependencia y un empleo en la Administración Central."
La disposición citada, señala como fundamento para su expedición, las atribuciones que le confieren al Alcalde Mayor de Bogotá, los artículos 38 y 55 del Estatuto de Bogotá, para
“crear”11 la Veeduría Distrital, para el cumplimiento de las funciones señaladas en los artículos 118 y s.s. del Decreto Ley 1421 de 1993, como una dependencia de la Secretaría General.
Igualmente, asignándole a ésta dependencia un cargo de Veedor. Agregado a lo anterior, se
dispuso que, los gastos que generará el funcionamiento de la Veeduría Distrital, serían con
cargo al presupuesto de la Alcaldía Mayor Secretaría General. Acuerdo 5 de 1999 “Por el cual se ajusta la planta de personal de la Veeduría
Distrital de Santa Fe de Bogotá, D.C., se adoptan los grados de asignación básica y se dictan otras disposiciones.”
En 1999 la corporación pública de la ciudad ajustó la nomenclatura, clasificación y los grados de asignación básica de los empleos de la Veeduría Distrital a la nomenclatura, niveles y grados salariales establecidos en el Decreto Ley 1569 de 1998.
Adicionalmente, diferentes disposiciones han venido incrementando las funciones asignadas a la Veeduría Distrital, como se detalla a continuación:
Acuerdo 48 del 2001 del Concejo Distrital. “Por medio del cual se modifica el Acuerdo 9 de 1998.”
Mediante este Acuerdo el Concejo de Bogotá, estableció el cobro de valorización con
beneficio local, disponiendo que el Instituto de Desarrollo Urbano debía remitir los informes de avance y el cumplimiento de las metas a los organismos de control, entre ellos a la Veeduría Distrital, resaltando que los mismos adelantarían las investigaciones pertinentes
por el incumplimiento de las metas en la construcción de obras por valorización. Acuerdo 53 de 2002 del Concejo Distrital. “Por medio del cual se ordena la Emisión
de la Estampilla Universidad Distrital Francisco José de Caldas 50 años, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 648 de 2001.”
El Acuerdo determinó que la Universidad debe rendir informes semestrales sobre el avance de resultados y el cumplimiento de las metas consignadas en el Plan de Desempeño, ante
el Concejo y varias entidades entre ellas, la Veeduría Distrital, cuyo papel sería la verificación de tal cumplimiento formulando las correspondientes recomendaciones.
11 Al determinar la creación de la Veeduría por el Decreto 599 de 1993 del Alcalde Mayor, se pasó por alto que
esta Entidad ya se había creado como un organismo de control preventivo con autonomía administrativa y presupuestal, mediante los arts. 118-124 y 5° del Decreto Ley 1421 de 1993.
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Acuerdo 91 de 2003 del Concejo Distrital. "Por el cual se establece el plan de igualdad de oportunidades para la equidad de género en el Distrito Capital".
En este caso se dispuso que la Veeduría Distrital sería la instancia garante del desarrollo y ejecución del Acuerdo que se expidió para establecer principios y mecanismos para la igualdad de oportunidades para la equidad de género.
Acuerdo 110 de 2003 del Concejo Distrital. “Por el cual se crean los Consejos Tutelares de los derechos de los niños y las niñas en el Distrito Capital".
Esta disposición, estableció que la Veeduría Distrital coordinaría la operación del Consejo Tutelar Distrital y tendría la responsabilidad de asegurar la interlocución de los Consejos Tutelares con las entidades de orden Local, Distrital y Nacional. Así mismo, se estableció
que la Veeduría Distrital vigilaría el cumplimiento de la obligación que se asignó a todas las entidades de los órdenes Distrital y Local de asegurar los canales de interlocución con los Consejos Tutelares.
Acuerdo 116 de 2003 del Concejo Distrital. "Por el cual se establece el día del cabildante menor, en Bogotá D.C.”
Este Acuerdo, determinó que el proceso de inscripción, selección y orientación, de los
cabildantes menores, sería coordinado y ejecutado por la Veeduría Distrital con la metodología y pedagogía que corresponde a sus funciones.
Acuerdo 131 de 2004 del Concejo Distrital. “Por el cual se establecen informes de rendición de cuentas de la gestión contractual y administrativa a cargo del Distrito, sus Localidades y Entidades Descentralizadas, y se dictan otras disposiciones”. Este Acuerdo se encuentra modificado por el Acuerdo 380 de 2009.
En este Acuerdo se estableció que el Alcalde Mayor, debe presentar en el mes de marzo de cada año, un informe de Rendición de Cuentas de la Gestión Contractual y Administrativa a
la ciudadanía en general, contentivo del balance de resultados de los objetivos, políticas, programas y estrategias adelantadas en el marco del Plan de Desarrollo Distrital, en términos de eficiencia, eficacia y efectividad en el desempeño de cada uno de los sectores
conforme a la estructura administrativa distrital vigente; destacando por sector el objetivo del plan de desarrollo, sus respectivos programas, el nivel de cumplimiento y las acciones proyectadas y los recursos financieros invertidos para la ejecución de cada uno de ellos, los indicadores de efectividad, resultados y el avance y cumplimiento de los contratos vigentes
en la ciudad, resaltando los logros y dificultades en el cumplimiento de las metas del Plan de Desarrollo Distrital.
Determinó este Acuerdo, que la Veeduría Distrital es el organismo responsable de definir el procedimiento metodológico para la realización del proceso de rendición de cuentas y
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coordinar la realización de las Audiencias Públicas, garantizando una amplia divulgación y participación de la ciudadanía.
Acuerdo 137 de 2004 del Concejo Distrital. “Por medio del cual se establece el Sistema Distrital de Atención Integral de Personas en condición de discapacidad en el Distrito Capital y se modifica (sic) el Acuerdo 022 de 1999."
Este Acuerdo dispuso que la Veeduría Distrital debe verificar que en la gestión de las Entidades Distritales no prevalezca discriminación alguna sobre las personas en condición de discapacidad y que para el efecto debe asistir al Consejo Distrital de Discapacidad, con voz pero sin voto.
Acuerdo 142 de 2005 del Concejo Distrital. “Por medio del cual se adoptan mecanismos e instancias para apoyar y promover en el ámbito distrital las Veedurías Ciudadanas y se dictan otras disposiciones.”
En este acuerdo, por medio del cual se adoptaron mecanismos para apoyar y promover
en el Distrito Capital, las Veedurías Ciudadanas, creó la Red Institucional de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas en la que participa la Veeduría Distrital y el Consejo Distrital de Apoyo a las Veedurías Ciudadanas, asignándole a la Veeduría Distrital, la evaluación de la
implementación y ejecución de las políticas en las instituciones públicas distritales en materia de veedurías ciudadanas y de proponer al Gobierno Distrital, lineamientos y políticas y la adopción de instrumentos que hagan más eficaz la labor de las veedurías
ciudadanas.
Acuerdo 243 de 2006 del Concejo Distrital. “Por medio del cual se crean en las
instituciones educativas los espacios para concretar en iniciativas innovadoras y proyectos, la convivencia, el afecto, el amor y el buen trato a las niñas y los niños.”
Este Acuerdo estableció la obligación, entre otras, de la Veeduría Distrital de presentar al Concejo de Bogotá, un informe que contenga los resultados concretos del impacto en la vida de los niños y las niñas, generado por las iniciativas innovadoras y proyectos
que se hayan impulsado dentro del marco del mencionado Acuerdo.
Decreto Distrital 448 de 2007. “Por el cual se crea y estructura el Sistema Distrital de Participación Ciudadana".
Mediante este Decreto se estructuró el Sistema Distrital de Participación Ciudadana,
estableciendo que los organismos de control, entre esos la Veeduría Distrital, deben vigilar
los procesos de participación y según su nivel de competencia hacer presencia en el desarrollo de dichos procesos.
Decreto Distrital 387 de 2004. "Por el cual se reglamenta el Acuerdo 122 de 2004 que adopta en Bogotá, D.C., el Sistema de Gestión de Calidad creado por medio de la Ley 872 de 2003"
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Se dispuso que la Veeduría Distrital sería el organismo encargado de coordinar el Sistema Distrital de Control Interno que incluye a todas las entidades distritales del sector central, descentralizado, empresas de servicios públicos oficiales y mixtas y Alcaldías Locales
y que para estos efectos la Veeduría Distrital y la Secretaría General, a través de la Dirección de Desarrollo Institucional, complementarían esfuerzos para lograr la articulación del Sistema de Gestión de Calidad con el Sistema de Control Interno Distrital con el propósito
de construir y consolidad el Sistema Integrado de Gestión. La norma reza, “Asignase a la Veeduría Distrital, en desarrollo del artículo 118 del Decreto Ley 1421 de 1993, la coordinación del Sistema Distrital de Control Interno, (...).”
Decreto Distrital 371 de 2010, "Por el cual se establecen lineamientos para
preservar y fortalecer la transparencia y para la prevención de la corrupción en las Entidades y Organismos del Distrito Capital"
El Alcalde Mayor de Bogotá, en uso de las facultades previstas en el Decreto Ley 1421 de
1993, tomó una serie de medidas para garantizar que el Sistema de Quejas y Reclamos, el Sistema de Control Interno, el Sistema de Participación, la gestión de contratación y el servicio al ciudadano funcionen de manera eficaz y efectiva. Determinó que cada Entidad
debe llevar a cabo el control y seguimiento permanente a la gestión de las quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información que diariamente manifiestan los ciudadanos, así como de sus procesos de contratación con el fin de garantizar la transparencia y probidad
que debe caracterizar a la Administración Pública Distrital. Dispuso también la optimización del Sistema de Quejas y Soluciones que había implementado la Secretaría General, con el fin de garantizar la debida evaluación de las quejas y reclamos y la adopción en
consecuencia, de las medidas oportunas para mejorar el desempeño del mismo en cada entidad.
En desarrollo del mencionado decreto se contemplaron una serie de medidas en materia
de contratación, quejas, reclamos y sugerencias; servicio al ciudadano, participación y control social y control Interno. Dentro de este marco se precisó y reforzó el rol de control preventivo de la Veeduría, reiterando que la Veeduría Distrital es un órgano de control y
vigilancia preventivo encargado de apoyar a los funcionarios responsables de lograr la vigencia de la moral pública en la gestión administrativa, así como a los funcionarios de control interno y de velar porque se obedezcan y ejecuten las disposiciones vigentes.
Que en esa medida apoya a las entidades distritales y a los ciudadanos para el desarrollo y control de la gestión, proporcionando espacios, metodologías y herramientas de
mejoramiento continuo.
En lo que respecta a los procesos de atención al ciudadano, los sistemas de información y
atención de las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias de los ciudadanos, todas las entidades deben llevar el registro de la totalidad de las quejas, reclamos, sugerencias y solicitudes de información que se reciban, por los diferentes canales, en el Sistema
Distrital de Quejas y Soluciones y elaborar los informes estadísticos mensuales que remitirán a la Veeduría Distrital y a la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Bogotá.
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En cuanto a los procesos de participación ciudadana y control social en el Distrito Capital, se precisó el papel de la Veeduría Distrital para promover el apoyo necesario a los ciudadanos y la sociedad, con el fin de facilitar la conformación de redes, asociaciones de
usuarios, veedurías ciudadanas y otras organizaciones, y facilitar el ejercicio del control social en los procesos que desarrolla la entidad.
En lo referente a los Sistemas de Control Interno en el Distrito Capital se dispuso, entre otras medidas, que las entidades deben garantizar la consolidación de los mismos conforme
a las previsiones constitucionales y legales, recordando la obligatoriedad de remitir a la Veeduría Distrital los resultados de las evaluaciones de eficiencia, eficacia y efectividad de los sistemas de control interno; de incluir en los planes y programas de auditoría de la
respectiva entidad, las auditorías sobre los procesos y sistemas de control interno, en las temáticas solicitadas por la Veeduría Distrital.
Por otra parte, se asignó a la Veeduría Distrital la función del seguimiento al cumplimiento del decreto 371 de 2010 y en consecuencia la formulación de las recomendaciones que considere pertinentes y la información periódica de las mismas al Alcalde Mayor, así como
sobre la observancia y adopción de éstas por parte de las diferentes entidades y organismos distritales.
Acuerdo 489 de 2012, "Por el cual se adopta el Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C, 2012-2016. Bogotá Humana. El Programa transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente -Artículo 38- del Plan de Desarrollo “Bogotá Humana 2012-2016”, propuso
promover un cambio cultural de rechazo a la corrupción y de corresponsabilidad en la construcción de probidad y defensa de lo público, donde el gobierno distrital, las localidades, los entes de control, los servidores públicos, los contratistas, los interventores, el sector
privado, las organizaciones sociales, los medios de comunicación y la ciudadanía, apliquen normas y comportamientos que favorezcan la probidad y la cultura de la legalidad, para lo cual, definió tres proyectos prioritarios: Fortalecimiento de la capacidad institucional para
identificar, prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad; promover el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo y promover una cultura ciudadana y de la legalidad.
Así mismo, uno de los ejes del Plan Distrital de Desarrollo “Bogotá Humana- 2012-2016”, es “Una Bogotá en defensa y fortalecimiento de lo público”, que contempla dentro de sus
objetivos “Recuperar la confianza ciudadana en las instituciones del Distrito Capital, para lo cual es necesario combatir la corrupción mediante un trabajo coordinado y transparente entre instituciones y ciudadanía, fomentando una ética pública, promoviendo el control preventivo, la eficiencia en la gestión pública, ejercicios de control social, de rendición de cuentas, de conformación de veedurías ciudadanas, de pactos éticos entre la administración pública y el sector privado, implementando mecanismos de comunicación e información, de supervisión a la contratación pública y su ejecución, y de seguimiento a la gestión de la Administración Distrital”.
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Este objetivo se desarrolla a través del Programa “Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente”, del artículo 38, y se concreta mediante tres proyectos: “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad”, “Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo” y “Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad”, que se encuentran a cargo de la Veeduría
Distrital.
3 ANÁLISIS DEL ENTORNO
3.1 ENTORNO POLÍTICO
El contexto político afecta a las entidades públicas que deben adaptarse a las nuevas políticas. A continuación se analizará la articulación de la Veeduría Distrital respecto al Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016, y respecto al debate político en relación con los otros entes de
control distrital.
La Veeduría Distrital de cara al Plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C, 2012-2016. Bogotá Humana
Como se mencionó en el marco legal, el Plan de Desarrollo Bogotá Humana en su Programa
“Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente” busca promover un cambio cultural de rechazo a la corrupción y de corresponsabilidad en la construcción de probidad y defensa de lo público, a través de 3 proyectos prioritarios o
líneas estratégicas: 1) “Fortalecimiento de la capacidad institucional para prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad”; 2) “Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo”
y 3) “Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad”, que se encuentran a cargo de la Veeduría Distrital.
En este marco y en cumplimiento de la funciones institucionales, concurren las Veedurías Delegadas para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, para la Contratación, para la Atención de Quejas y Reclamos, y para la Participación y los Programas Especiales; y las
cuatro dependencias son responsables de la implementación de los procesos misionales que permiten el cumplimiento de la misión de la Entidad y de los compromisos establecidos en el Plan de Desarrollo Bogotá Humana.
En primer lugar, la Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal tiene como mandato misional actuar de manera preventiva ante la Administración Distrital, identificando
las situaciones generadoras de posibles ineficiencias, para formular recomendaciones y alertas tempranas que contribuyan al fortalecimiento de la capacidad de gestión de la Administración Distrital.
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De conformidad con lo dispuesto en el Acuerdo 24 de 1993, las funciones de esta Delegada están relacionadas con promover la oportuna y eficiente ejecución de las políticas, planes, programas y proyectos que permitan cumplir los compromisos adquiridos con la comunidad,
en concordancia con el Plan de Desarrollo Distrital y los planes de desarrollo local; así mismo, con el seguimiento a la ejecución presupuestal, para que se realice de conformidad con el ordenamiento jurídico vigente y lo ordenado en el Plan de Desarrollo, teniendo en cuenta los
principios de eficiencia, celeridad y eficacia. Sus funciones también están relacionadas con el ejercicio del control interno de acuerdo con la normatividad vigente, debe verificarlo y de ser necesario efectuar recomendaciones a la Administración Distrital y en general proponer las disposiciones tendientes a mejorar la eficiencia administrativa.
Por su parte, la Delegada para la Contratación es responsable del proceso de fortalecimiento de la gestión contractual en el Distrito Capital, a través del cual se busca generar condiciones
de transparencia y efectividad en las actuaciones administrativas contractuales, partiendo de la identificación de las necesidades y la priorización de escenarios de intervención hasta llegar a la entrega de informes, diagnósticos, herramientas y metodologías para el mejoramiento
de la gestión contractual de las entidades distritales. De conformidad con el Acuerdo 24 de 1993, corresponde a la Delegada para la Atención de
Quejas y Reclamos, entre otros, velar porque las autoridades encargadas de atender los requerimientos ciudadanos en las distintas dependencias de la Administración Distrital les respondan oportuna y eficientemente. En concordancia con lo anterior, la Delegada se
encuentra facultada para recepcionar y clasificar las quejas y reclamos que por cualquier medio conozca la Veeduría Distrital; adelantar de manera sumaria las investigaciones que se le ordenen, con el fin de esclarecer el objeto de las quejas y reclamos; velar porque las
entidades distritales remitan oportunamente la información que les solicita la Veeduría Distrital; adelantar las averiguaciones y visitas de inspección que se requieran, y practicar y solicitar las pruebas que considere pertinentes con ocasión de las investigaciones que se
surtan. Ahora bien, las obligaciones misionales descritas arriba se encuentran alineadas a los
compromisos establecidos en el marco del proyecto prioritario 222 “Fortalecimiento de la capacidad institucional para identificar, prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad”, estipulado en el Programa 26 del Plan de Desarrollo
2012-2016 “Bogotá Humana”. Así, para lograr los objetivos y metas del programa, la Veeduría Distrital formuló y viene ejecutando el proyecto de inversión 723 (que tiene el mismo nombre del proyecto prioritario 222).
Por otra parte, el Acuerdo 24 de 1993 establece las funciones de la Delegada para la
Participación y los Programas Especiales que están relacionadas con garantizar la promoción
de la organización comunitaria para ejercer el seguimiento, evaluación y control del
diseño y ejecución de las políticas públicas y de los planes y programas que ejecute la
administración en materia de participación, y asesorar y acompañar a las entidades
encargadas de identificar y solucionar las necesidades sociales, económicas, culturales y de
participación de las diversas comunidades del Distrito, para que lo hagan mediante el
fomento de formas asociativas y de organizaciones sociales y comunitarias. Así mismo,
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propende porque las entidades del Distrito promuevan la participación ciudadana en el
cumplimiento de sus respectivas funciones y competencias; vela porque los usuarios de los
servicios públicos estén debidamente representados en los órganos de dirección de las
entidades prestatarias de los mismos, de conformidad con las disposiciones legales
vigentes; vigila que las organizaciones sociales y las instituciones privadas vinculadas a
programas de la Administración se sujeten en su actuación a los principios que rigen la
función administrativa; adelanta campañas pedagógicas acerca de los planes y proyectos
que ejecute la administración, así como de los deberes, derechos y responsabilidad
ciudadana; realiza los estudios en materia de participación y organización para el control
social de la gestión pública y propende porque las diversas entidades distritales mejoren la
atención al ciudadano.
En el contexto estratégico establecido en el Plan de Desarrollo Distrital, esta Delegada orienta
su gestión a contribuir en alcanzar los compromisos establecidos en el Programa 26, Proyecto
Prioritario 223, Eje 3 “Una Bogotá que defiende y fortalece lo público” del Plan de Desarrollo
“Bogotá Humana” 2012-2016. Para ello ejecuta el Proyecto de inversión 737 “Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo”, que tiene dos objetivos específicos, así: 1) Consolidar procesos de articulación y cooperación
entre el sector privado, ciudadanía y sector público para el ejercicio del control social
preventivo y efectivo en temas de interés para la ciudad; y 2) Elevar el reconocimiento público
al control social y generar estímulos e incentivos para su fortalecimiento. El cumplimiento de
estos objetivos ha venido contribuyendo al fortalecimiento de la participación y el control
social para el cuidado de lo público, al fortalecimiento del capital social en la ciudad, y a la
creación de espacios permanentes de diálogo basados en el restablecimiento de la confianza
entre la ciudadanía y la Administración Distrital.
Finalmente, en el marco del proyecto prioritario 224 del Programa 26 “Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad”, que prevé fortalecer las capacidades y los
comportamientos ciudadanos que favorezcan normas sociales de transparencia, probidad y rechazo a la corrupción, la Veeduría Distrital diseñó un proyecto de carácter transversal que se implementa bajo el liderazgo de la Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos. El Proyecto 732 “Promoción de la cultura ciudadana y de la legalidad, Viendo por Bogotá” tiene como objetivo generar un cambio en la cultura ciudadana, para elevar el nivel de conciencia, respeto, valor y defensa de lo público, y sus acciones apuntan a la creación de espacios de discusión, análisis y acción en los que sea posible vincular a todos los actores
de la sociedad para edificar una cultura ciudadana que influya y contribuya a la modificación de comportamientos contrarios a la transparencia, probidad y no tolerancia con la corrupción.
La Veeduría Distrital respecto a los demás entes de control de orden distrital
En relación con la naturaleza, la tipología y las funciones de la Veeduría Distrital, a pesar
de que en el artículo 5º del Estatuto de Bogotá se determinó que tanto la Personería, como la Contraloría y la Veeduría, son los organismos de control y vigilancia de la Administración del Distrito Capital, al examinar su origen y los objetivos y funciones de cada uno de estos
organismos, se encuentra que son sustancialmente diferentes y que ejercen funciones que
26
lejos de duplicarse, resultan ser complementarias para el ejercicio de control y vigilancia de la gestión del Distrito Capital.
De acuerdo a lo previsto en los artículos 267 y 272 de la Constitución Política a la Contraloría
le compete el control fiscal de la gestión de la administración pública y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nación y su organización le corresponde al Concejo Distrital. Así mismo, la elección del Contralor de Bogotá le corresponde a la
mencionada corporación pública. Por mandato constitucional el control fiscal debe ejercerse en forma posterior y selectiva conforme a los procedimientos, sistemas y principios que establece la ley.
En lo que respecta a la Personería Distrital conforme a lo dispuesto en los artículos 118 de la Constitución Política y los artículos 1 y 2 del Acuerdo 34 de 1993, 168 de la Ley 136 de 1994 y 99 del Decreto Ley 1421 de 1993, es claro que éste es un órgano de
control que goza de autonomía administrativa y presupuestal, al que le corresponde actuar como agente del Ministerio Público, desarrollar la defensoría de los derechos humanos y adelantar las investigaciones disciplinarias por las presuntas irregularidades en que puedan
incurrir los funcionarios públicos del Distrito Capital. Así mismo, como en el caso de la Contraloría, la elección de personero distrital compete al Concejo Distrital, conforme a lo previsto en el artículo 96 del Estatuto Orgánico de Bogotá.
Con relación a la Veeduría Distrital, de acuerdo a lo dispuesto en los arts. 118 a 124 del Decreto Ley 1421 de 1993, se constituyó como un órgano muy especial de la estructura general del Distrito Capital, cuya misión es fundamentalmente el control preventivo de la
gestión pública, así como la promoción de la organización y participación para el control social de la misma. Así mismo, es necesario advertir que en su carácter de organismo de control y vigilancia goza de autonomía administrativa y presupuestal, pero a diferencia del
contralor y el personero, el Veedor Distrital es nombrado por el Alcalde Mayor para un periodo igual al suyo o lo que falte de este.
No obstante lo anterior, la existencia de tres organismos de control en el Distrito Capital ha
generado la creencia de que la Veeduría Distrital duplica las funciones de la Contraloría Distrital y la Personería Distrital, pero al examinar sus objetivos y funciones básicas podemos verificar que, cada uno de estos organismos tiene sus objetivos específicos y sus funciones propias, que lejos de duplicarse, se complementan de manera armónica.
Sobre el particular, es preciso tener en cuenta que la función de control y vigilancia que compete a la Veeduría Distrital es preventiva y no de carácter sancionatorio, como sucede
en el caso de la Contraloría y la Personería.
La función de control preventivo de la Veeduría Distri tal , está orientada
fundamentalmente a la prevención de las ineficiencias, el desgreño administrativo y las irregularidades en la administración distrital; la promoción de la participación y la organización para el control social de la gestión pública; y a la asesoría, orientación
y coordinación del Sistema Distrital de Control Interno, sistema que conforme a lo previsto
27
en el art. 1º de la Ley 87 de 199312, se concibió para garantizar el mejoramiento continuo y sostenido de la gestión pública, así como al impulso de la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones
y actividades definidas para el logro de la misión institucional, velando por la protección de los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que lo afecten.
Ante las marcadas diferencias del tipo de control que ejercen los tres organismos de control del Distrito Capital, como sucede con todas las autoridades administrativas del Estado, éstos deben garantizar la coordinación y la articulación de sus actuaciones con arreglo a lo
dispuesto en el artículo 209 de la Constitución Política, que establece que las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del Estado. Esto supone que cuando existan competencias sobre un mismo aspecto del
accionar de la administración pública cada autoridad debe colaborar y cooperar para facilitar el ejercicio de las competencias de las demás.
Por lo anterior, se reitera que entre los tres organismos de control y vigilancia, no existe duplicidad de sus funciones, sino lo que existe es una asignación de funciones que está de acuerdo a la naturaleza jurídica y los objetivos que la normativa ha contemplado para cada
uno de ellos: el control fiscal en el caso de la Contraloría; el control disciplinario en el caso de la Personería; y el control preventivo en el caso de la Veeduría Distrital, que trasciende la función de vigilancia y control para aportar, por una parte, a las Entidades Distritales
elementos claves para mejorar su gestión y elevar sus niveles de transparencia y eficiencia institucional, y, por otra parte, a la sociedad bogotana aspectos relativos al fortalecimiento de las capacidades para el ejercicio del control social, que permiten establecer y consolidar
espacios permanentes de diálogo y aumentar la confianza entre la administración y la ciudadanía.
Dicho tema ha sido abordado también en la Cámara de Representantes, desde donde en la última década se ha llevado en no menos de tres ocasiones, la propuesta de eliminar la Veeduría Distrital, confundiendo a la opinión con el argumento de duplicidad de funciones de
control, e impidiendo que se adelante una deliberación sobre lo realmente relevante en el debate, y es que le permita a la ciudad reflexionar frente a los distintos tipos de control a las actuaciones de la administración pública distrital, su articulación y qué se debe priorizar en
virtud del modelo de ciudad: el control preventivo o el control posterior. A todas luces el Control posterior, aquel que sanciona es el que apropia más recursos de presupuesto, por lo
12 Artículo 1º.- Definición del control interno. “Se entiende por control interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. El ejercicio de control interno debe consultar los principios de igualdad, moralidad, eficiencia, economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargo existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.”
28
cual resulta hasta 11 veces más costoso para el ciudadano que es quien paga impuestos, como se detallará más adelante.
La Entidad ha registrado con sus actuaciones que la autonomía del Veedor Distrital se garantiza con el periodo fijo para el cual es nombrado y la publicidad de sus actos. El periodo, que en principio es de cuatro años, no sólo garantiza estabilidad en el ejercicio de sus
funciones, sino que le permite diseñar un plan de trabajo que pueda producir resultados de alto impacto en el control social y la participación ciudadana.
Todo lo anterior reitera la necesidad de contar con una entidad fortalecida con una planta de
personal profesionalizada y especializada en áreas del conocimiento, que impacten a la ciudad con sus investigaciones de carácter técnico y preventivo.
3.2 ENTORNO SOCIAL
La Veeduría Distr i tal desde su creación, ha impactado su entorno social, afrontado un trabajo continuo que le ha permitido abordar con eficacia su rol con la ciudadanía y al interior de la
Administración Distrital, como actores fundamentales de su entorno social; este trabajo le ha permitido abrir canales de participación ciudadana y avanzar en la tarea de control preventivo, dando vida a nuevos lenguajes y prácticas que han transformado las coordenadas del ejercicio
de la gestión pública, de la asignación eficiente de recursos, y la efectiva y oportuna prestación de servicios públicos, en su sentido más amplio, a las poblaciones demandantes.
Dicho entorno social es el que le permite enfocar su gestión de control preventivo a todas las entidades, organismos y localidades del Distrito Capital, la cual que debe estar mediada por el plan de desarrollo de la ciudad, aprobado en el respectivo periodo de cada gobernante, y a su
vez por la atención a las demandas que se derivan de la gestión pública de la Administración del Distrito Capital, cuya compleja organización se delimita en el siguiente cuadro.
Cuadro 1 Resumen de la Estructura General del Distrito Capital
Sectores
Administrativos
ENTIDADES
Sector Central Sector Descentralizado Sector
Local
Órganos
de Control
Corporación
Pública Admin. Total
entidades Secreta
-rías Dptos.
Adtivos. Entidades Adscritas
Hospitales Entidades Vinculadas
Locali-dades
Entidades Concejo Distrital
13 13 2 21 22 12 20 3 1 94
Fuente: www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/organica/tabla_organigrama.html
El cuadro anterior permite que se dimensione la tarea de la Veeduría Distrital y es la de
estimular la construcción de confianza social en las instituciones públicas distritales, es decir, contribuir a mejorar los niveles de credibilidad, de confianza y de respeto por parte de la ciudadanía en el actuar de los servidores públicos y de las entidades que representan.
29
Según los resultados de la encuesta de percepción ciudadana 201413, la satisfacción con Bogotá como una ciudad para vivir, en general tiene una tendencia decreciente llegando a 48% en 2014 (61% en 2013), demostrando que los ciudadanos están pesimistas sobre el
rumbo de las cosas en la ciudad. Entre las respuestas respecto a ¿en qué ha estado trabajando la administración?, se encuentran: en corrupción (17%) y en nada (20%). Respecto a la Transparencia, el 30% cree que ha aumento el nivel de corrupción en la
ciudad, y el 47% que sigue igual, durante el último año; igualmente opinan que la Administración de la ciudad ha sido poco transparente en sus actividades (43%) y algo transparente (33%).
La Veeduría Distrital ha venido trabajado para generar las competencias y fortalezas que se requieren a fin de ejercer un control preventivo a partir de lo que le “duele” al ciudadano o ciudadana en los temas prioritarios para el desarrollo: salud, educación, movilidad, integridad
social y seguridad; mejorar la confianza, la credibilidad y el respeto de la ciudadanía en sus instituciones públicas y seguir fortaleciendo alianzas contra la corrupción con universidades, medios de comunicación, empresa privada, entre otros.
3.3 ENTORNO ECONÓMICO - SITUACIÓN FINANCIERA DE LA VEEDURÍA DISTRITAL
Desde su creación, la Veeduría Distrital ha contado con un presupuesto global (ver Cuadro 2), incluido dentro del Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos y de Gastos e Inversiones del Distrito Capital, el cual es debidamente presentado para la aprobación del Concejo de Bogotá.
Cuadro 2 Presupuesto Anual de Gastos de Funcionamiento e Inversión Veeduría Distrital 1994 - 2015
AÑO PRESUPUESTO
GASTOS E INVERSIONES
FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN
1994 $ 1.002.191.430 $ 977.191.430 $ 25.000.000
1995 $ 2.064.587.015 $ 1.664.587.015 $ 400.000.000
1996 $ 3.006.703.218 $ 2.354.398.218 $ 652.305.000
1997 $ 4.429.761.513 $ 2.985.302.513 $ 1.444.459.000
1998 $ 4.079.089.962 $ 3.925.089.962 $ 154.000.000
1999 $ 5.932.698.000 $ 4.617.698.000 $ 1.315.000.000
2000 $ 6.312.000.000 $ 4.992.000.000 $ 1.320.000.000
2001 $ 4.755.000.000 $ 4.555.000.000 $ 200.000.000
2002 $ 5.868.369.792 $ 5.018.369.792 $ 850.000.000
2003 $ 6.773.155.789 $ 5.423.155.789 $ 1.350.000.000
2004 $ 7.141.386.099 $ 5.861.386.099 $ 1.280.000.000
13 Programa Bogotá Cómo Vamos e Ipsos –Napoleón Franco
30
AÑO PRESUPUESTO
GASTOS E INVERSIONES
FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN
2005 $ 9.850.027.002 $ 6.157.527.002 $ 3.692.500.000
2006 $ 10.927.434.564 $ 7.087.059.564 $ 3.840.375.000
2007 $ 11.661.000.197 $ 7.261.000.197 $ 4.400.000.000
2008 $ 9.733.693.000 $ 7.718.493.000 $ 2.015.200.000
2009 $ 9.426.992.000 $ 7.926.992.000 $ 1.500.000.000
2010 $ 10.268.232.000 $ 8.258.414.000 $ 2.009.818.000
2011 $ 10.517.764.000 $ 8.507.764.000 $ 2.010.000.000
2012 $ 11.933.963.000 $ 11.433.963.000 $ 500.000.000
2013 $ 17.140.000.000 $ 15.640.000.000 $ 1.500.000.000
2014 $ 17.019.654.000 $ 15.831.935.000 $ 1.187.719.000
2015 $ 17.565.708.000 $ 16.377.989.000 $ 1.187.719.000
Fuente: Proceso de gestión financiera de la Veeduría Distrital, 2015
Como se puede observar en el Cuadro 3 (en el que se presentan las cifras del presupuesto en términos constantes de 2008), el presupuesto de la Veeduría Distrital no ha tenido variaciones
significativas durante los 20 años de su existencia; en promedio, tan sólo creció en un 8,7% desde 1994, a pesar del crecimiento demográfico, económico y social de la ciudad y de la transformación institucional que ha tenido el Distrito Capital durante el mismo período de tiempo, así como de las nuevas funciones y responsabilidades que le han sido asignadas a la
Entidad, en el marco del desarrollo normativo nacional y distrital.
31
Cuadro 3 Presupuesto Anual de Gastos de Funcionamiento e Inversión Veeduría Distrital a precios constantes Base =2008
AÑO
PRESUPUESTO DE GASTOS E NVERSIÓN
DEFLACTOR
GASTOS E INVERSIONES
(PRECIOS
CORRIENTES)
GASTOS E INVERSIONES
(PRECIOS
CONSTANTES BASE: DIC. 2008)
% DE VARIACI
ÓN
FUNCIONAMIENTO (PRECIOS
CORRIENTES)
FUNCIONAMIENTO (PRECIOS
CONSTANTES BASE:
DIC. 2008)
% DE VARIAC
IÓN
INVERSIÓN (PRECIOS
CORRIENTES)
INVERSIÓN (PRECIOS
CONSTANTES BASE:
DIC. 2008)
1994 26,1 $ 1.002.191.430 $ 3.832.923.457 - $ 977.191.430 $ 3.737.309.901 - $ 25.000.000 $ 95.613.556
1995 31,2 $ 2.064.587.015 $ 6.609.408.927 72% $ 1.664.587.015 $ 5.328.879.915 43% $ 400.000.000 $ 1.280.529.012
1996 38,0 $ 3.006.703.218 $ 7.913.103.646 20% $ 2.354.398.218 $ 6.196.353.870 16% $ 652.305.000 $ 1.716.749.775
1997 44,7 $ 4.429.761.513 $ 9.906.459.455 25% $ 2.985.302.513 $ 6.676.155.865 8% $ 1.444.459.000 $ 3.230.303.590
1998 52,2 $ 4.079.089.962 $ 7.816.623.194 -21% $ 3.925.089.962 $ 7.521.518.162 13% $ 154.000.000 $ 295.105.032
1999 57,0 $ 5.932.698.000 $ 10.407.811.185 33% $ 4.617.698.000 $ 8.100.889.156 8% $ 1.315.000.000 $ 2.306.922.029
2000 62,0 $ 6.312.000.000 $ 10.182.446.797 -2% $ 4.992.000.000 $ 8.053.037.771 -1% $ 1.320.000.000 $ 2.129.409.026
2001 66,7 $ 4.755.000.000 $ 7.125.844.817 -30% $ 4.555.000.000 $ 6.826.124.741 -15% $ 200.000.000 $ 299.720.076
2002 71,4 $ 5.868.369.792 $ 8.219.565.945 15% $ 5.018.369.792 $ 7.029.008.550 3% $ 850.000.000 $ 1.190.557.395
2003 76,0 $ 6.773.155.789 $ 8.908.632.506 8% $ 5.423.155.789 $ 7.132.997.299 1% $ 1.350.000.000 $ 1.775.635.207
2004 80,2 $ 7.141.386.099 $ 8.903.488.953 0% $ 5.861.386.099 $ 7.307.655.077 2% $ 1.280.000.000 $ 1.595.833.876
2005 84,1 $ 9.850.027.002 $ 11.711.874.181 32% $ 6.157.527.002 $ 7.321.419.677 0% $ 3.692.500.000 $ 4.390.454.504
2006 87,9 $ 10.927.434.564 $ 12.436.057.698 6% $ 7.087.059.564 $ 8.065.487.021 10% $ 3.840.375.000 $ 4.370.570.677
2007 92,9 $ 11.661.000.197 $ 12.555.953.399 1% $ 7.261.000.197 $ 7.818.264.176 -3% $ 4.400.000.000 $ 4.737.689.222
2008 100,0 $ 9.733.693.000 $ 9.733.693.000 -22% $ 7.718.493.000 $ 7.718.493.000 -1% $ 2.015.200.000 $ 2.015.200.000
2009 102,0 $ 9.426.992.000 $ 9.241.985.020 -5% $ 7.926.992.000 $ 7.771.422.880 1% $ 1.500.000.000 $ 1.470.562.140
2010 105,2 $ 10.268.232.000 $ 9.757.290.507 6% $ 8.258.414.000 $ 7.847.479.929 1% $ 2.009.818.000 $ 1.909.810.578
2011 109,2 $ 10.517.764.000 $ 9.635.410.884 -1% $ 8.507.764.000 $ 7.794.033.203 -1% $ 2.010.000.000 $ 1.841.377.680
2012 111,8 $ 11.933.963.000 $ 10.672.880.996 11% $ 11.433.963.000 $ 10.225.716.840 31% $ 500.000.000 $ 447.164.156
2013 114,0 $ 17.140.000.000 $ 15.037.390.814 41% $ 15.640.000.000 $ 13.721.399.786 34% $ 1.500.000.000 $ 1.315.991.028
2014 118,2 $ 17.019.654.000 $ 14.404.921.607 -4% $ 15.831.935.000 $ 13.399.672.082 -2% $ 1.187.719.000 $ 1.005.249.524
2015 * 122,1 $ 17.565.708.000 $ 14.388.407.957 -0.1% $ 16.377.989.000 $ 13.415.524.569 0,1% $ 1.187.719.000 $ 972.883.388
Fuente: Banco de la República, elaborado con cifras provenientes del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) (www.dane.gov.co).
* Índice a Junio de 2015. Tomado del Banco de la República, elaborado con cifras provenientes del Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE) (www.dane.gov.co).
32
Gráfica 1 Variación del Presupuesto de la Veeduría Distrital -1994-2015 (a precios
constantes)
Fuente: Cálculos de la Veeduría Distrital con base en información Secretaría de Hacienda Distrital.
www.shd.gov.co. 2015
A su vez, el presupuesto de funcionamiento de la Veeduría Distrital presentó un menor nivel de crecimiento de tan sólo el 7% durante el mismo período de tiempo, como se puede observar en
la siguiente gráfica.
Gráfica 2 Fluctuaciones del Presupuesto Real de Funcionamiento de la entidad a Precios Constantes de 2008.
Fuente: Cálculos de la Veeduría Distrital con base en información Secretaría de Hacienda Distrital. www.shd.gov.co. 2015
$ 0
72%
20%25%
-21%
33%
-2%
-30%
15%8%
0%
32%
6%1%
-22%
-5%
6%-1%
11%
41%
-4%0%
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
80%
$ 0
$ 2,000,000,000
$ 4,000,000,000
$ 6,000,000,000
$ 8,000,000,000
$ 10,000,000,000
$ 12,000,000,000
$ 14,000,000,000
$ 16,000,000,000
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
GASTOS E INVERSIONES(PRECIOS CONSTANTES BASE: DIC. 2008)
% DE VARIACIÓN
43%
16%
8%13%
8%
-1%
-15%
3% 1% 2%0%
10%
-3% -1% 1% 1% -1%
31%34%
-2%0%
-20%
-10%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
$0
$2,000,000,000
$4,000,000,000
$6,000,000,000
$8,000,000,000
$10,000,000,000
$12,000,000,000
$14,000,000,000
$16,000,000,000
1994
1995
1996
1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
2014
2015
FUNCIONAMIENTO(PRECIOS CONSTANTES BASE: DIC. 2008)
% DE VARIACIÓN
33
La Entidad sólo ha tenido dos períodos de crecimiento real de su presupuesto de funcionamiento desde su creación: el primero entre los años 1995 y 1999, acorde con un período de consolidación institucional, y un segundo período de crecimiento, en 2012 y 2013, con la
presente Administración, como resultado del transformación del enfoque de gestión con énfasis en el control preventivo.
Entre los años 2000 y 2010, el presupuesto de funcionamiento de la Entidad disminuyó con relación al presupuesto de la vigencia 1999 y se mantuvo en este nivel durante los once años del período.
Por otra parte, el análisis de los datos del cuadro siguiente, en el que se registra el presupuesto apropiado a la Veeduría Distrital frente al presupuesto total del Distrito Capital, muestra como en el período 2001 - 2015, el presupuesto de la Veeduría Distrital ha representado, en
promedio, tan sólo el 0.1% del presupuesto total del Distrito Capital, lo cual evidencia el bajo nivel de los recursos asignados por la Administración Distrital a la labor de control preventivo y de promoción de la transparencia adelantada por la Veeduría Distrital.
Cuadro 4 Comparativo presupuesto Veeduría Distrital vs. Presupuesto Distrito Capital
(Período 2001- 2015)
AÑO VEEDURÍA DISTRITAL DISTRITO CAPITAL PARTICIPACIÓN
2001 $ 4.755.000.000 $ 5.303.046.291.611 0,09%
2002 $ 5.868.369.792 $ 5.392.495.174.362 0,11%
2003 $ 6.773.155.789 $ 5.332.439.713.959 0,13%
2004 $ 7.141.386.099 $ 6.043.660.927.877 0,12%
2005 $ 9.850.027.002 $ 7.683.901.763.415 0,13%
2006 $ 10.927.434.564 $ 9.130.599.024.812 0,12%
2007 $ 11.661.000.197 $ 11.374.819.376.823 0,10%
2008 $ 9.733.693.000 $ 13.113.186.214.000 0,07%
2009 $ 9.426.992.000 $ 14.755.831.938.000 0,06%
2010 $ 10.268.232.000 $ 11.255.858.407.000 0,09%
2011 $ 10.517.764.000 $ 12.205.103.264.000 0,09%
2012 $ 11.933.963.000 $ 11.536.091.568.000 0,10%
2013 $ 17.140.000.000 $ 13.693.944.944.000 0,13%
2014 $ 17.019.654.000 $ 14.730.328.933.000 0,12%
2015 $ 17.565.708.000 $ 17.302.281.100.000 0,10%
Fuente: Presupuesto Distrito Capital Régimen Legal de Bogotá
34
Gráfica 3 Presupuesto de la Veeduría como porcentaje del Presupuesto Distrital (Período 2001-2015)
Fuente: Cálculos de la Veeduría Distrital con base en información Secretaría de Hacienda Distrital.
www.shd.gov.co. 2015
Finalmente, un análisis adicional subyace de comparar las cifras que se registran en el siguiente cuadro y gráfica, las cuales dan cuenta de la asignación presupuestal en 2015 a los tres
organismos de control del Distrito Capital. En tal sentido, se observa que del total del presupuesto asignado a los organismos distritales de control, mientras que a la Personería Distrital le correspondió el 47% y a la Contraloría Distrital el 46%, a la Veeduría Distrital sólo le
correspondió el 7% del total de dichos recursos.
Cuadro 5 Comparativo presupuesto organismos de control del Distrito Capital 2015
ENTIDAD FUNCIONAMIENTO INVERSIÓN GASTOS
E INVERSIONES %
Personería de Bogotá D.
$103.185.371.000,00 $7.000.000.000,00 $110.185.371.000,00 47%
Contraloría de Bogotá D.C.
$101.256.903.000,00 $6.126.000.000,00 $107.382.903.000,00 46%
Veeduría Distrital
$16.377.989.000,00 $1.187.719.000,00 $17.565.708.000,00 7%
TOTALES $220.820.263.000,00 $14.313.719.000,00 $235.133.982.000,00 100%
Fuente: Decreto 603 del 23 de diciembre de 2014 "Por el cual se liquida el Presupuesto Anual de Rentas e Ingresos del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones…”
0.00%
0.02%
0.04%
0.06%
0.08%
0.10%
0.12%
0.14%
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
PARTICIPACIÓN
35
Gráfica 4 Comparativo presupuesto organismos de control del Distrito Capital 2015
Fuente: www.shd.gov.co/ Presupuesto Anual Distrital 2015 - Secretaría Distrital de Hacienda
Gráfica 5 Presupuesto comparado Órganos de Control del Distrito Capital 2015.
Fuente: Veeduría Distrital. Feb. 2015
Como se puede observar, el presupuesto de la Veeduría Distrital es aproximadamente 6 veces menor que el de la Contraloría Distrital y la Personería de Bogotá, cuyos presupuestos a su vez han tenido un mayor crecimiento durante el período comprendido entre 2002 y 2015, como se
observa en la siguiente gráfica.
Contraloría de Bogotá
D.C.46%
Personería de Bogotá D.
47%
Veeduría Distrital de Bogotá D.
7%
$ 110,185 $ 107,053
$ 17,557
$ 103,185 $ 100,927
$ 16,378 $ 7,000 $ 6,126
$ 1,179 $ -
$ 20,000
$ 40,000
$ 60,000
$ 80,000
$ 100,000
$ 120,000
Personería Contraloría Veeduría
PRESUPUESTO ENTES DE CONTROL 2015 (MILLONES)
Presupuesto Funcionamiento Inversión
36
Gráfica 6 Presupuesto comparado Órganos de Control del Distrito Capital 2002 – 2015.
Fuente: Veeduría Distrital. Feb. 2015
En consecuencia, se puede deducir que el Distrito Capital dedica más recursos al control posterior que al control preventivo. Sin embargo, bajo la premisa de que es mejor prevenir que castigar,
es evidente la necesidad de fortalecer los sistemas de control preventivos.
3.4 ENTORNO AMBIENTAL
La sostenibilidad ambiental se ha asumido como una responsabilidad fundamental que tiene el
Estado y que implica el compromiso por parte de las entidades públicas.
La Veeduría Distrital, tal como se menciona en el Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA
2012-201614 en sus actividades misionales no impacta el medio ambiente de forma directa; sin
embargo, su accionar administrativo sí lo afecta pues implica el consumo de recursos naturales
(agua, energía eléctrica y gas natural) en cada una de sus sedes, la utilización y consumo de
bienes que generan residuos sólidos ordinarios y aprovechables y algunos peligrosos (luminarias
fluorescentes, toners, aceites y baterías vehiculares, etc.), así como la generación de la huella
de carbono a través del consumo de gasolina y gas natural.
Es importante aclarar que como órgano de vigilancia y control de carácter preventivo, la gestión ambiental es un referente esencial al momento de evaluar la gestión pública distrital.
La formulación, ejecución y seguimiento al PIGA, ha requerido la dedicación de recursos físicos y humanos y el compromiso por parte de la Entidad, lo que ha permitido tener un incremento
14 El Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA de la Veeduría Distrital, se formuló atendiendo las directrices de
la Secretaría Distrital de Ambiente y lo establecido por las normas de calidad que regulan el tema y por el Decreto 456 de 2008, por el cual se reforma el Plan de Gestión ambiental del Distrito Capital y se dictan otras disposiciones
37
gradual en el desempeño ambiental, como lo demuestra el resultado obtenido en la visita de auditoría de la Secretaría Distrital de Ambiente en el mes de mayo de 2014, la cual arrojó un puntaje de 82,85%, con un aumento de 28 puntos en comparación con el año 2012 y de 0,99
puntos en comparación al año 2013. Por otra parte en el respectivo informe técnico de la visita se hicieron recomendaciones y requerimientos de cumplimiento obligatorio, los cuales se tuvieron en cuenta en el desarrollo de las actividades en los siguientes meses del año. Finalmente el Plan
de Acción del PIGA 2014 se ejecutó en un 100% al finalizar el año.15 Los resultados de la visita técnica realizada en julio de 2015 superaron en 10 puntos los resultados de 2014, consiguiendo un puntaje de 92% de cumplimiento del PIGA.
En este punto y dada la trascendencia y el impacto del entorno ambiental, el PIGA es coordinado por la Oficina Asesora de Planeación de la Entidad, que en la actualidad cuenta con 2 cargos de planta y es una de las áreas que se debe fortalecer en el marco de proyecto de rediseño
institucional, para atender los diferentes procesos y procedimientos a cargo.
3.5 ENTORNO TECNOLÓGICO
Los avances y desarrollos de las tecnologías de información y comunicación facilitan el desarrollo
de nuevos instrumentos de comunicación directa con el ciudadano, para un mejor ejercicio del
control social y una mayor transparencia de la gestión pública, a la vez que elevan los niveles de
eficiencia y eficacia de la labor institucional en cumplimiento del mandato misional de la Veeduría
Distrital.
La Entidad ha avanzado en el fortalecimiento de la página web institucional, incluyendo tres
subportales (Más Ciudadanía, Mejores Decisiones y Mejor Gestión). Allí se cuenta con información
centralizada como Rendición de Cuentas, POT, Ejecución Presupuestal, Política Pública, entre
otros. En el portal Más Ciudadanía se abrieron espacios ciudadanos de participación como son:
Plataforma virtual para el ejercicio del Control Social y la Veeduría en Línea con el objeto de
facilitar la interacción entre el ciudadano, las entidades y la Veeduría Distrital para el buen
ejercicio del control social y el mejoramiento de la eficiencia administrativa. Adicionalmente se
cuenta con un portal denominado “Viendo por Bogotá”, en el que se implementó la norma
ISO18091:2014, que incluye los sistemas: portal, extranet Distrital y aplicativo móvil. Por medio
de esta aplicación los ciudadanos pueden realizar en línea reportes tanto positivos como negativos
de situaciones de la ciudad. Adicionalmente, se han diseñado algunas herramientas o aplicativos
de apoyo a la implementación del Esquema de Análisis Integral Preventivo, la gestión de quejas
y reclamos del nivel distrital, la sistematización de ejercicios de control social, la evaluación de la
gestión contractual del Distrito, entre otros.
Por otra parte, la Entidad ha implementado nuevas estrategias para la difusión del quehacer
misional, tales como: twitter, Facebook y Youtube; y ha implementado herramientas para el
mejoramiento de la gestión institucional, como el módulo de nómina para el software Atlas, el
Sistema de Gestión Documental – ORFEO, el winisis para la gestión del centro de documentación
15 Informe de Gestión y Resultados 2014. Veeduría Distrital. Febrero de 2015.
38
virtual, el software de control de visitas a la Entidad, el software de Contratación, el software de
administración del Sistema Integrado de Gestión DARUMA, y el Sistema de permisos y
certificaciones, entre los más destacados.
El fortalecimiento tecnológico de la Veeduría Distrital ha significado un esfuerzo importante en términos de gestión, talento humano y recursos financieros, y ha permitido ampliar y consolidar
los resultados entregados a la ciudadanía, a la Administración Distrital y a los demás grupos de interés de la Entidad durante el cuatrienio.
4 ANÁLISIS INTERNO
4.1 MISIÓN Y VISIÓN
Conforme a la normativa prevista en el Estatuto de Bogotá y el Acuerdo 24 de 1993 la misión de la Veeduría Distrital, como se ha venido anotando, es la vigilancia y control preventivo, cuyo propósito es promover la transparencia y efectividad de la gestión pública distrital en todas
las entidades y organismos del Distrito Capital de Bogotá, mediante el fortalecimiento de la participación para el control social, la autorregulación y autocontrol institucional y la evaluación integral de los planes, programas y proyectos distritales y la asesoría y acompañamiento a
la gestión de control interno que se desarrolla en cada una de las entidades distritales. Por otra parte, en un ejercicio de construcción colectiva, que se realizó durante el segundo
semestre de 2012, con el equipo directivo y los funcionarios de la Veeduría Distrital, liderado por la Veedora Distrital, se revisó la misión de la Entidad determinando el alcance así:
Misión: Promover la transparencia y prevenir la corrupción en la gestión pública distrital.
En cuanto a la visión, en 2014 se realizó su actualización, así como de la Política del Sistema Integrado de Gestión, las cuales fueron adoptadas mediante Resolución 283 de 2014. La visión actual es la siguiente:
Visión: Ser una Entidad respetada por su capacidad técnica para fortalecer el control social, recuperar la confianza en las instituciones e incidir en todos los escenarios de la gestión pública.
4.2 OBJETIVOS INSTITUCIONALES
Los objetivos de la Veeduría Distrital son:
1) Ejercer el control preventivo como conciencia crítica frente a la Administración, para fortalecer en tiempo real la capacidad de gestión de las entidades distritales.
2) Promover que la ciudadanía ejerza control social preventivo para valorar, respetar y defender
lo público.
39
3) Generar un cambio en la cultura ciudadana, para elevar el nivel de conciencia, respeto, valor y defensa de lo público.
4) Fortalecer la capacidad estratégica y operativa para prestar servicios con oportunidad, calidad
y excelencia.
4.3 OBJETIVOS ESTRATÉGICOS Desde el año 2012, la Veeduría Distrital armonizó su plataforma estratégica con los lineamientos
de política y directrices estipulados en el Plan de Desarrollo 2012-2016 Bogotá Humana (Acuerdo 489 de 2012), en particular con el Programa “Transparencia, Probidad, Lucha Contra la Corrupción y Control Social Efectivo e Incluyente” del Eje 3 Una Bogotá que defiende y fortalece
lo público; y mediante la Resolución Nº 129 de 2012, “Por la cual se establecen y adoptan, el propósito, la misión, la visión, los objetivos y las políticas institucionales de la Veeduría Distrital (...)”, estableció entre otros, los objetivos estratégicos que se describen a continuación:
1. Fortalecer la capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad.
2. Promover el control social para el cuidado de lo público y articularlo al control preventivo.
3. Promover una cultura ciudadana y de la legalidad para la valoración, cuidado y defensa de
lo público.
4. Adelantar el fortalecimiento institucional necesario para dar respuesta oportuna a la misión
de la Entidad.
4.4 ANÁLISIS DE LAS FUNCIONES BÁSICAS
Al analizar las funciones básicas definidas para la Veeduría Distrital en el artículo 119 del Decreto
Ley 1421 de 1993, se observa lo siguiente:
Cuadro 6 Análisis de las funciones básicas de la Veeduría Distrital
FUNCIÓN
SE LLEVA A CABO
SI / NO
SE DUPLICA EN OTRA ENTIDAD
SI / NO
OBSERVACIONES
a. Examinar e investigar las quejas y reclamos que le presente cualquier ciudadano o las situaciones que por cualquier otro medio lleguen a su conocimiento, con el fin de establecer si la conducta de los funcionarios y trabajadores oficiales es contraria a la probidad, discriminatoria o
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
40
FUNCIÓN
SE LLEVA A CABO
SI / NO
SE DUPLICA EN OTRA ENTIDAD
SI / NO
OBSERVACIONES
abiertamente violatoria del ordenamiento jurídico vigente.
b. Intervenir en asuntos que tengan que ver con la moral pública ante los tribunales y juzgados en defensa de los intereses distritales.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
c. Denunciar los hechos que considere delictuosos y que encuentre en las investigaciones adelantadas o en los documentos allegados a su poder.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
d. Verificar que las entidades distritales se constituyan en parte civil e inicien las demás acciones pertinentes cuando a ello hubiere lugar. Con las modificaciones que se han introducido al régimen penal y específicamente al Código de Procedimiento Penal, el alcance de esta función asignada al organismo por el Estatuto de Bogotá, debe entenderse como el deber de verificar que las entidades distritales gestionen los trámites necesarios dentro de los procesos penales, para que se les reconozca como víctimas, cuando sus intereses como administración pública, se hayan visto afectados por la comisión de los delitos que se estén investigando.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
e. Colaborar para que los procesos penales por delitos contra la administración, imputados a funcionarios o ex funcionarios, se adelanten regularmente.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
f. Solicitar a la autoridad competente la adopción de las medidas que considere necesarias con el fin de impedir la utilización indebida de los bienes y recursos distritales.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
g. Propiciar la coordinación
interinstitucional de las diversas SI NO
La función se desarrolla en
la Entidad y no de duplica
41
FUNCIÓN
SE LLEVA A CABO
SI / NO
SE DUPLICA EN OTRA ENTIDAD
SI / NO
OBSERVACIONES
dependencias distritales para lograr el cumplimiento de los principios que rigen la función administrativa y la participación comunitaria.
con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
h. Promover las acciones a que haya lugar ante las diferentes entidades y dependencias según el caso.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
i. Desarrollar los procedimientos para la aplicación de mecanismos de participación ciudadana en ejercicio de la función veedora.
SI NO
La función se desarrolla en la Entidad y no de duplica con las funciones de otras entidades distritales o de los demás entes de control del Distrito Capital.
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo Rediseño Institucional, 2015.
De lo anterior se deduce que la Veeduría Distrital tiene asignadas funciones que desarrolla
plenamente y no se duplican con las funciones de otras entidades o de los otros entes de control del Distrito Capital, por tal razón no se propone ninguna modificación al respecto.
4.5 PROCESOS
En desarrollo del esfuerzo de construcción y consolidación del Sistema Integrado de Gestión, que comprende, entre otros, los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Control Interno de la Veeduría Distrital, bajo los lineamientos de la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado
de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD-SIG 001:2011, así como la implementación del Modelo Estándar de Control, en 2014 Veeduría Distrital actualizó su Modelo Operativo y el Mapa de Procesos, y adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la Entidad.
4.5.1 Mapa de Procesos
La Veeduría Distrital durante el año 2014 realizó la actualización del mapa de procesos, de las 18
caracterizaciones de procesos y de los procedimientos, guías, manuales y formatos asociados a dichos procesos, con la participación directa de cada uno de los líderes y responsables de los procesos, el equipo MECA16 y los funcionarios asignados de cada una de las áreas. El mapa de procesos actualizado se adoptó mediante Resolución 286 de 2014 y se puede observar en la
siguiente gráfica.
16 Equipo MECI y Calidad.
42
Gráfica 7 Mapa de procesos de la Veeduría Distrital
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2014
4.5.2 Procedimientos
Para identificar y evaluar el avance del desarrollo de la gestión de la estandarización y
normalización de los procesos institucionales, se presentan a continuación los procedimientos que son necesarios para la gestión de cada uno de dichos proceso. Se aclara que algunos procedimientos están inmersos en manuales específicos para algunos temas, por lo tanto se
incluyen en el siguiente inventario.
4.5.2.1 Procedimientos Procesos Estratégicos
Cuadro 7 Inventario Procedimientos de Procesos Estratégicos
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Direccionamiento y Desarrollo Organizacional
Procedimiento Formulación, programación, seguimiento y
evaluación a proyectos de inversión
GESTIÓN E
INVESTIGACIÒN DE
QUEJAS Y RECLAMOS EN
EL DISTRITO CAPITAL
FORTALECIMIENTO DEL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DISTRITAL
GESTIÓN PARA LA
PROMOCIÓN DEL
CONTROL SOCIAL
EVALUACIÓN DE LA
GESTIÓN DISTRITAL Y SUS
RESULTADOS
FORTALECIMIENTO DE LA
GESTIÓN CONTRACTUAL
EN EL DISTRITO CAPITAL
PROCESOS DE APOYO
US
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EX
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CT
AT
IVA
S
PROCESOS ESTRATÉGICOS
PROCESOS MISIONALES
PROCESOS DE APOYO
PROCESOS DE SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
GESTIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES TIC S
AL
CA
LD
E Y
CO
NC
EJ
OC
IUD
AD
AN
OS
DIRECCIONAMIENTO Y
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
COMUNICACIÓN
INSTITUCIONAL
ATENCIÓN A CIUDADANIA
Y GRUPOS DE INTERÉS
ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANOGESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN FINANCIERA
GESTIÓN JURÍDICA
GESTIÓN PARA LA
ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
ADMINISTRACIÓN DE
BIENES, SERVICIOS E
INFRAESTRUCTURA
MEJORAMIENTO
CONTINUO
CONTROL INTERNO,
EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO
CONTROL INTERNO
DISCIPLINARIO
43
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Elaboración y Seguimiento Plan de Acción
Institucional
Procedimiento Formulación, medición y Seguimiento de
Indicadores
Procedimiento Administración del Riesgo
Comunicación Institucional
Procedimiento Elaboración y seguimiento de comunicados de
prensa
Procedimiento Realización de ruedas de prensa
Procedimiento Publicaciones en página web
Procedimiento Cubrimiento de eventos
Procedimiento Monitoreo de medios
Procedimiento Comunicación interna
Procedimiento Administración de Archivos
Atención a la ciudadanía y grupos de interés.
Procedimiento Recepción, trámite y seguimiento de peticiones.
Procedimiento Manual de Atención al Ciudadano y Grupos de
Interés
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
4.5.2.2 Procedimientos Procesos Misionales
Cuadro 8 Inventario Procedimientos de Procesos Misionales
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados
Procedimiento Evaluación de la Gestión Presupuestal y Financiera
Procedimiento Aplicación de la Batería de Indicadores -Componente de Análisis
Procedimiento Evaluación de la Gestión Distrital
Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Distrital
Procedimiento para la Coordinación del Sistema de Control Interno Distrital
Procedimiento Monitoreo, Seguimiento y Evaluación del Sistema de Control Interno de las Entidades Distritales
Procedimiento Seguimiento de los Sistemas de Control Interno Contable de las Entidades Distritales
Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital
Procedimiento Diagnóstico del Comportamiento Contractual de las Entidades del Distrito Capital
Procedimiento Evaluación de la Gestión Contractual Distrital
Procedimiento Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual
Procedimiento Proceso Preventivo para el Mejoramiento de la Gestión Contractual de las Entidades del Distrito Capital
Procedimiento Informe de Rendición de Cuentas de la Gestión Contractual de Distrito Capital
Procedimiento Seguimiento Técnico a la Ejecución de Contratos de Obras en el Distrito Capital
Gestión para la Promoción del Control Social
Procedimiento Lineamientos Implementación Ruta de Control Social
44
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Lineamientos de Formación para el Control Social
Procedimiento Lineamientos Implementación Proceso Permanente de Petición/Rendición de Cuentas
Gestión e Investigación de Quejas y Reclamos en el Distrito
Capital
Procedimiento Trámite de Requerimientos
Manual para la Atención Integral de Requerimientos
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
4.5.2.3 Procedimientos Procesos de Apoyo
Cuadro 9 Inventario Procedimientos de Procesos de Apoyo
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Gestión Jurídica
Procedimiento Reconocimiento y Pago de Sentencias Judiciales, Laudos y Conciliaciones
Procedimiento Emitir conceptos
Procedimiento Defensa judicial
Procedimiento Actos Administrativos
Procedimiento Expedición de Actos Administrativos
Procedimiento Evaluación de Defensa Jurídica del Distrito
Gestión para la Adquisición de Bienes y Servicios
Procedimiento Manejo de Caja Menor
Manual de Contratación
Manual de Supervisión e Interventoría
Gestión Documental
Procedimiento Gestión de Comunicaciones Oficiales
Procedimiento Actualización y Administración de Tablas de
Retención Documental
Procedimiento Transferencias Documentales Primarias
Procedimiento Administración de las Publicaciones de la Veeduría Distrital
Procedimiento Préstamo y Consulta de Documentos
Gestión Financiera
Procedimiento Ejecución Presupuestal - Afectaciones Presupuestales
Procedimiento Programación y Reprogramaciones del PAC
Procedimiento Pago a Contratistas
Procedimiento Programación Presupuestal
Procedimiento Cierre Presupuestal
Procedimiento Ejecución Presupuestal - Modificaciones Presupuestales
Procedimiento Conciliaciones Contables
Procedimiento Registros Contables
Procedimiento Elaboración y Revelación de Estados Financieros
Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura
Procedimiento Ingreso de Bienes de Almacén
Procedimiento Salida de Bienes de Almacén
Procedimiento Traslado de Bienes Devolutivos
45
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Procedimiento Administración de Vehículos
Procedimiento Mantenimiento de Infraestructura
Procedimiento Registro de Datos en Planillas
Procedimiento Pago de Servicios Públicos
Procedimiento Comunicación Ambiental Interna y Externa
Procedimiento Identificación y Evaluación Periódica de los Requisitos Legales
Gestión de Tecnologías de Información y Comunicaciones
TIC´s
Procedimiento Administración de los Recursos Tecnológicos
Procedimiento Backup y Restauración de Información
Procedimiento Mantenimiento Preventivo
Procedimiento Administración Cuentas de Usuarios
Procedimiento Soporte Técnico
Administración del Talento Humano
Procedimiento Administración de historias laborales
Procedimiento Vinculación de Personal
Procedimiento Liquidación y Coordinación de Pago de Nómina y Autoliquidación de Salud y Pensiones
Procedimiento Evaluación del Desempeño
Procedimiento Elaboración, Desarrollo y Evaluación del Plan de Bienestar
Procedimiento Elaborar, Ejecutar y Realizar Seguimiento al Plan de Capacitación
Procedimiento Elaborar, Ejecutar y Realizar Seguimiento al Programa de Salud Ocupacional
Procedimiento Retiro de Personal
Procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes y Accidentes de Trabajo
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
4.5.2.4 Procedimientos Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación
Cuadro 10 Inventario Procedimientos de Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación
PROCESOS PROCEDIMIENTOS
Mejoramiento Continuo
Procedimiento Control de Documentos
Procedimiento Control de Registros
Procedimiento Control de Documentos
Procedimiento Identificación de Aspectos e Impactos Ambientales
Procedimiento Competencia, Formación y Toma de Conciencia
Procedimiento Control Operacional del Consumo de Agua Potable
Procedimiento Control Operacional Consumo Energía Eléctrica
Procedimiento Control Operacional Residuos Peligrosos
Procedimiento Seguimiento y Medición Ambiental
46
PROCESOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento Acciones correctivas, preventivas y de mejora
Procedimiento revisión por la Dirección
Procedimiento Control de Servicio No Conforme
Control Interno, Evaluación y Seguimiento
Procedimiento Auditorías Internas
Procedimiento Acompañamiento y/o Asesoría
Procedimiento Relación Entes Externos
Procedimiento Fomento de la Cultura del Control
Control Interno Disciplinario Procedimiento Control Interno Disciplinario
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
4.5.3 Identificación de Productos y Servicios
A continuación se presentan los productos y servicios por cada tipo de proceso.
Cuadro 11 Productos y servicios Procesos estratégicos
Procesos Estratégicos
Procesos Usuarios Productos/servicios
Direccionamiento y Desarrollo
Organizacional
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad. - Ciudadanía - Entidades distritales y
nacionales, organismos especializados, organizaciones sociales
- Entes de Control
- Mapa de Riesgos - Objetivos institucionales - Objetivos estratégicos - Código de ética - Manual de Buen Gobierno y Políticas
institucionales - Políticas del Sistema Integrado de
Gestión - Informe anual de gestión y resultados - Análisis del entorno - (DOFA, Grupos de
interés, usuarios y partes interesadas) - Plan Estratégico Institucional
cuatrianual - Plan de Acción Institucional Anual - Plan Operativo anual de inversiones
cuatrianual
Comunicación Institucional
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad.
- Ciudadanía - Medios de comunicación - Entidades distritales y
nacionales, organismos especializados, organizaciones sociales
- Entes de Control
- Canales de comunicación con corporaciones públicas
- Boletines de prensa - Ruedas de prensa - Avances noticiosos a grupos de interés
estratégicos - Piezas de comunicaciones (gráficas y
audiovisuales) - Mensajes en redes sociales, e-mail - Contenidos página WEB - Pauta publicitaria
47
Procesos Estratégicos
Procesos Usuarios Productos/servicios
- Mensajes en la intranet - Carteleras informativas - Boletines internos - Correos masivos
Atención a la Ciudadanía y Grupos
de Interés
- Alta Dirección - Proceso
- Direccionamiento y Desarrollo Organizacional
- Proceso de Mejoramiento Continuo
- Proceso de Control Interno, Evaluación y Seguimiento
- Ciudadanía y Grupos de
Interés
- Comunicaciones Oficiales de respuesta PQRS-D
- Solicitudes a Otras Entidades - Procesos de Intervención (si aplica) - Registro de requerimientos de PQRS-D - Encuestas de satisfacción del cliente - Rendición de cuentas - Procesos de participación ciudadana
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
Cuadro 12 Productos y servicios Procesos Misionales
Procesos Misionales
Procesos Usuarios Productos/Servicios
Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Distrital
- Delegada de Eficiencia - Delegada de
Contratación - Delegada Participación
- Delegada Quejas
- Oficinas Asesoras de
Planeación y de Jurídica
- Proceso Control Interno, Evaluación y Seguimiento Alcalde Mayor
- Secretaría General
- Otras entidades Distritales
- Servidores Públicos Distritales
- Informes de seguimiento y evaluación de los sistemas de control interno de las Entidades del Distrito
- Esquema y mecanismos de
coordinación del Sistema de Control Interno Distrital institucionalizados y en operación.
- Lineamientos y herramientas para la sostenibilidad del sistema de control interno distrital y de los sistemas de las entidades del Distrito Capital incluido el componente de control interno contable.
Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados
- Alta Dirección
- Delegada Contratación - Delegada Eficiencia - Delegada Quejas - Concejo de Bogotá - Alcalde Mayor,
Entidades Distritales - Ciudadanía
- Estudios de evaluación de políticas públicas transversales
- Estudios sectoriales - Investigaciones estratégicas - Informe anual de evaluación de la
gestión distrital y rendición de cuentas - Pronunciamientos de la Veeduría
Distrital sobre la gestión distrital
- Esquema de Análisis Integral Preventivo:
48
Procesos Misionales
Procesos Usuarios Productos/Servicios
o Análisis de procesos estructurantes: Presupuestal y Financiero, Planeación, Talento Humano, Contratación, Gestión Jurídica y Producción de Norma
o Matriz de seguimiento y monitoreo -MSM
o Informes de alertas de acuerdo a la matriz
o Estudio de Análisis de Condiciones y Resultados
- Informes con resultados de la aplicación del Sistema de Alertas para la prevención de la corrupción – SAPC
- Informes mensuales de análisis y evaluación de la ejecución de la inversión directa del Distrito Capital
- Informes trimestrales de ejecución de ingresos y gastos del Distrito Capital
- Informes de evaluación de la calidad de la representación judicial
Gestión para la
Promoción del Control Social
- Alta Dirección - Proceso
Direccionamiento y Desarrollo Organizacional
- Proceso Control Interno, Evaluación y Seguimiento
- Proceso Gestión para la promoción del control social
- Ciudadanos Entidades
Distritales
- Organizaciones Sociales
- Procesos de control social y veedurías especializadas incidentes e incluyentes en la gestión distrital.
- Plan de acción de los procesos de control social y veedurías especializadas.
- Plan de formación presencial y virtual para el control social y competencias ciudadanas, que recogen las necesidades de formación para el ejercicio de control social.
- Pronunciamientos y documentos y requerimientos institucionales y de la ciudadanía resultado del ejercicio de control social, técnicos institucionales y de la ciudadanía, como resultado del ejercicio de control social.
- Documento conformación observatorios ciudadanos.
- Documento mesa de pactos Documento mesa de verificación
- Lineamiento para la audiencia pública de la rendición de cuentas
- Evaluación de la audiencia pública de la rendición de cuentas
49
Procesos Misionales
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Oficios de seguimiento a planes de mejoramiento Programas de formación en control social
- Programa de capacitación ISO 18091:2014.
- Sistema Distrital de petición y rendición de cuentas.
- Aplicativo ISO 18091:2014 para la petición y rendición de cuentas y reportes generados.
- Observatorios Ciudadanos locales. - Acercamiento con Gobierno Local, - Mesas de Pactos
- Mesas de Verificación - Presentación de Informes de
verificación al Gobierno Local - Socialización a través de la Audiencia
Pública de Rendición de cuentas y otros espacios de participación.
- Mesas de Seguimiento
- Evaluación y Sistematización del proceso.
- Plan de formación - Bases de datos de participantes - Contenidos - Plataforma virtual
- Certificados de asistencia - Informe y/o balances sobre resultados
de los procesos de cualificación, implementación de lineamientos para el control social en los ámbitos de intervención de la Delegada (local, distrital, sectorial, poblacional)
- Informe y/o balances sobre resultados de los procesos de cualificación de procesos permanentes de petición y rendición de cuentas.
- Base de datos de la ciudadanía que participa en la formación, asesoría, acompañamiento en la implementación de lineamientos actualizada.
Gestión e Investigación de Quejas y Reclamos en el Distrito Capital
- Proceso Gestión e Investigación de Quejas y Reclamos en el Distrito Capital
- Delegada de Eficiencia
- Trámite efectivo de las quejas, reclamos, solicitudes interpuestas ante la Entidad sobre las entidades distritales
- Reporte mensual de análisis de
requerimientos tramitados
50
Procesos Misionales
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Delegada de Contratación
- Delegada de participación
- Proceso de Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés
- Ciudadanía - Entidades Distritales - Órganos de control - Sistema Distrital de
Control preventivo - SAT
- Reporte mensual de seguimiento y evaluación de los requerimientos y denuncias interpuestos ante la Veeduría Distrital sobre la gestión de las entidades distritales.
- Reporte mensual de seguimiento al estado casos enviados a los entes de control
- Informe bimestral de seguimiento al sistema de atención de Quejas y Reclamos en el Distrito - SDQS.
- Plan de acción de la Red Distrital de Atención a la Ciudadanía
- Directrices para el fortalecimiento de la
red de forma articulada con los lineamientos establecidos en la Política Pública de Servicio a la Ciudadanía
- Sistematización y socialización de las experiencias exitosas y buenas prácticas en servicio a la ciudadanía de las entidades distritales.
- Informes de investigaciones sumarias con conclusiones y recomendaciones
- Plan de seguimiento a investigaciones -
Fortalecimiento de la Gestión Contractual en
el Distrito Capital
- Alta Dirección - Delegada de Eficiencia - Entidades Distritales - Alcalde de Bogotá - Órganos de control - Concejo, - Ciudadanía en general
- Informe de evaluación de la gestión contractual de las entidades distritales
- Análisis de la gestión contractual del
distrito capital por vigencias y por sector
- Informes de seguimiento y evaluación de la gestión contractual por temáticas particulares
- Diagnóstico del comportamiento contractual de las entidades del Distrito Capital- Informe anual
- Oficio - Informe seguimiento técnico a la ejecución de contratos de obra en el Distrito Capital
- Informe anual de seguimiento a los casos trasladados a los órganos de
control - Mapas de riesgos de la gestión
contractual de las entidades del Distrito - Acuerdo de desempeño. - Seguimiento al acuerdo de desempeño - Informes semestrales a las acciones de
mejoramiento en los mapas de riesgos
51
Procesos Misionales
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Oficio observaciones y/o recomendaciones al proceso de selección.
- Informe Final (Informe de observaciones sobre el cumplimiento de requisitos normativos y técnicos en la etapa precontractual de los procesos priorizados)
- Informe de rendición de cuentas de la gestión contractual del Distrito Capital
- Lineamientos y circulares en temas contractuales
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
Cuadro 13 Productos y servicios Procesos de Apoyo
Procesos de apoyo
Procesos Usuarios Productos/Servicios
Administración Talento Humano
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad. - Funcionarios - Organismos de control
- Solicitud de estudio de requisitos para nombramiento provisional
- Solicitud de estudio de requisitos para nombramiento (Libre nombramiento)
- Lista de elegibles (carrera) - Resolución de nombramiento, acta de
posesión - Afiliaciones al sistema de seguridad
social - Listas de asistencia - Formato de seguimiento de inducción - Encuestas de satisfacción - Evaluación de la inducción (carrera) - Comunicaciones Oficiales - Proyección de presupuesto anual de
gastos asociados a la nómina - PAC Mensual y anual de la nómina - Solicitudes de traslado presupuestales - Relación de autorización de pago de
nómina - Correos de rechazo de nómina - Autoliquidación de aportes al Sistema
de Seguridad Social - Desprendibles de Nómina
Gestión Financiera
- Alta Dirección - Entidades de control - Ciudadanía en general - Entidades públicas y
privadas - Contratistas
- Solicitud de modificación de presupuesto
- Registro de modificación de PAC - Órdenes de pago - Planilla de órdenes de pago - Relaciones de autorización
- Informe de Cuentas por pagar
52
Procesos de apoyo
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Todos los procesos internos de la entidad
- Informe Reservas presupuestales - Informe de ejecución presupuestal - Informe de Cuentas por pagar - Informe Reservas presupuestales - Informe de ejecución presupuestal
Gestión Jurídica
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad - Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control - Autoridades judiciales
- Circulares Internas - Comunicaciones Internas
- Conceptos verificados y validados - Actos administrativos - Respuestas a los Derechos de petición - Actuaciones prejudiciales - Actuaciones Judiciales - Bitácora de seguimiento a procesos
judiciales
- Registro de reporte de visitas a despachos judiciales
- Reporte diario del sistema de información de la rama judicial
- Ficha de análisis de sentencias - Reporte de actualización SIPROJ - Reporte trimestral del contingente
judicial - Informe semestral a la agencia nacional
de defensa del estado - Acta de comité de conciliación - Fichas de conciliación - Registro de actualización SIPROJ
Gestión Documental
- Alta Dirección - Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control - Entidades públicas y
privadas - Todos los procesos
internos de la entidad
- Tablas de Retención Documental-TRD
- Tablas de Valoración Documental -TVD
- Comunicaciones oficiales recibidas, tramitadas, enviadas, controladas a través del aplicativo
- Acuerdos, resoluciones, circulares archivadas y disponibles
- Publicaciones, Informes, Documentos de interés disponibles
- Formato único de Inventario Documental Actualizado
- publicaciones con ISBN y ISSN
Gestión para la Adquisición de Bienes y
Servicios
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad - Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control
- Estudios previos. - Estudios de mercado.
- Proyecto de pliego de condiciones o de la invitación pública.
- Pliegos definitivos - Informe de verificación y evaluación de
las propuestas. - Minuta del contrato - Contratos legalizados - Acta de Inicio
53
Procesos de apoyo
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Aprobación de pólizas - Modificación, adición o prórroga del
contrato. - Informes de supervisión - Actas de ingreso a almacén - Acta de recibo de satisfacción de bienes
y servicios - Acta de liquidación - Registro de evaluación y reevaluación
de proveedores
Administración de Bienes, Servicios e
Infraestructura
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad - Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control
- Inventario actualizado de almacén (Registro de entrada y salida de elementos)
- Inventarios de elementos devolutivos
actualizados (Registro de entradas, salidas, traslados)
- Informes de supervisión - Encuestas de satisfacción del servicio - Control consumo de fotocopias - Registro trabajos empastados - Hoja de vida de vehículos (siniestros)
- Reporte de consumo de combustible - Reporte de ingreso y salida de
vehículos - Seguimiento al plan de acción gestión
ambiental PIGA - Planilla de autorización de horas extras
Gestión de Tecnologías De Información Y
Comunicaciones Tic´s
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad - Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control
- Reportes del funcionamiento de los
sistemas de información - Informes de supervisión de contratos
de tecnología y comunicaciones - Registro del mantenimiento preventivo - Reporte de Incidentes - Banco de soluciones
- Encuesta de satisfacción - Backup o Copias de Respaldo - Inventario de Equipos
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
54
Cuadro 14 Productos y servicios Procesos de Seguimiento Control y Evaluación
Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación
Procesos Usuarios Productos/Servicios
Mejoramiento Continuo
- Alta Dirección - Todos los procesos
internos de la entidad - Ciudadanía
- Organismos de vigilancia y control
- Secretaria General de la Alcaldía Mayor.
- Documentos y formatos publicados del Sistema Integrado de Gestión actualizados y publicados en la plataforma documental
- Listado maestro de control de
documentos. - Listado maestro de control de registros - Normograma - Características de Calidad del Servicio
actualizadas - Información para Revisión por la
Dirección. - Tratamiento del Producto y/o servicio
no conforme - Informe de conformidad del producto
y/o servicio - Acciones de mejora Correctivas,
Preventivas y oportunidades de mejora registradas
- Informe de Seguimiento a efectividad de las acciones de mejora.
- Contexto estratégico, Identificación de Riesgos, Mapa de Riesgos
- Programa de Auditoria
Control interno, Evaluación y Seguimiento
- Alta Dirección. - Proceso de Control
Interno, Evaluación y Seguimiento.
- Proceso Direccionamiento y
Desarrollo Organizacional.
- Proceso Mejoramiento Continuo.
- Todos los procesos internos de la entidad
- Ciudadanía - Organismos de
vigilancia y control - Secretaría General de la
Alcaldía Mayor.
- Informes de evaluaciones
independientes - Informe de auditorías internas del SIG - Informe de evaluación institucional
(anual) - Informe seguimiento acta informe de
gestión (cuatrianual) - Informe ejecutivo anual evaluación del
Sistema de control Interno - Informe del plan de mejoramiento de
las auditorías externas - Informe a los mapas de riesgos
institucionales - Informe derechos de autor - Informe pormenorizado del estado de
control interno de la Entidad - Informe de seguimiento de funciones
del comité de conciliación - Informe de seguimiento Plan
anticorrupción y atención a la ciudadanía
- Informe anual control interno contable
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Procesos de Seguimiento, Control y Evaluación
Procesos Usuarios Productos/Servicios
- Informes anuales y mensuales cuenta contraloría -SIVICOF Procedimiento
- Informe de seguimiento Acciones Correctivas y Preventivas y de mejora.
- Consolidado Plan de mejoramiento Institucional
- Informes de seguimiento cuatrimestral - Autoevaluación del control. - Boletines y actas de subcomités de los
procesos.
Control Interno
Disciplinario
- Alta Dirección - Proceso
Direccionamiento y
Desarrollo Organizacional
- Proceso de Mejoramiento Continuo
- Proceso de Control Interno, Evaluación y Seguimiento
- Proceso Gestión Financiera
- Funcionario Público Veeduría Distrital
- Ciudadanía - Entidades distritales y
nacionales, organismos especializados, organizaciones sociales
- Entes de Control
- Procesos Disciplinarios
- Fallos
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación. 2015
En el Anexo 1, se presenta un análisis de los productos y servicios misionales de la Veeduría Distrital, que incluye las actividades centrales por proceso, los productos institucionales, a quién le sirve el producto y el beneficio o impacto del producto.
Todo lo anterior demuestra el trabajo riguroso adelantado por la Veeduría Distrital durante la vigencia 2014, con la consolidación y fortalecimiento del Sistema de Gestión de Calidad y del Sistema Integrado de Gestión, bajo los lineamientos por la Secretaría General de la Alcaldía Mayor
de Bogotá, entre los que se encuentran: Niveles de Responsabilidad y Autoridad del Sistema Integrado de Gestión; Política y Objetivos del Sistema Integrado de Gestión; Procedimiento de Identificación de Aspectos y Valoración de Impactos Ambientales; Cuadro de Caracterización
Documental como Listado Maestro de Registros; Matriz de Evaluación y Cierre de Ciclos de La Plataforma Estratégica; y Caracterización y Portafolio de Bienes y Servicios.
56
El Sistema Integrado de Gestión de la Veeduría Distrital cuenta con 395 documentos, entre los cuales se encuentran las caracterizaciones de los procesos institucionales, los procedimientos, las guías y manuales, y los formatos, entre otros.
Teniendo en cuenta que el Modelo de Operación por Procesos es un elemento fundamental de control que permite conformar el estándar organizacional que soporta la operación de la Entidad,
de forma armónica con la misión y visión institucionales, se realizó el siguiente análisis sobre los procesos que busca identificar potenciales duplicidades con el fin de mejorar la gestión al interior de la Entidad.
Cuadro 15 Análisis de los Procesos de la Veeduría Distrital por Opciones Prioritarias
Proceso Dependencia
responsable
¿Se
requiere
ejecutar la
función,
proceso o
servicio
realmente?
¿Es necesario
que la Veeduría
Distrital
mantenga la
responsabilidad
de la función,
proceso, o
servicio?
¿Es necesario
que la función
proceso o
servicio sea
ejecutado
directamente
por la Veeduría
Distrital?
¿Existe
duplicidad de
acciones entre
dependencias?
Conclusiones
ESTRATÉGICOS
Direccionamiento y Desarrollo
Organizacional
Oficina
Asesora de
Planeación
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Comunicación
Institucional
Despacho
Veedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Atención a la ciudadanía y grupos de interés
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
MISIONALES
Evaluación de la
Gestión Distrital y
sus Resultados
Veeduría
Delegada
para la
Eficiencia
Administrativ
a y
Presupuestal
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Fortalecimiento del
Sistema de Control
Interno Distrital
Veeduría
Delegada
para la
Eficiencia
Administrativ
a y
Presupuestal
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Fortalecimiento de
la Gestión
Veeduría
Delegada SÍ SÍ SÍ NO
Debe mantenerse
El proceso ya fue
57
Proceso Dependencia
responsable
¿Se
requiere
ejecutar la
función,
proceso o
servicio
realmente?
¿Es necesario
que la Veeduría
Distrital
mantenga la
responsabilidad
de la función,
proceso, o
servicio?
¿Es necesario
que la función
proceso o
servicio sea
ejecutado
directamente
por la Veeduría
Distrital?
¿Existe
duplicidad de
acciones entre
dependencias?
Conclusiones
Contractual en el
Distrito Capital
para la
Contratación
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Gestión para la
Promoción del
Control Social
Veeduría
Delegada
para la
Participación
y los
Programas
Especiales
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Gestión e
Investigación de
Quejas y Reclamos
en el Distrito
Capital
Veeduría
Delegada
para la
Atención de
Quejas y
Reclamos
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
DE APOYO
Gestión Jurídica
Oficina
Asesora de
Jurídica
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Gestión para la
Adquisición de
Bienes y Servicios
Oficina
Asesora de
Jurídica
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Gestión Documental
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse. Una
vez se adopte la
nueva estructura
interna y la
planta de
personal se debe
realizar los
ajustes de
responsables.
Gestión Financiera
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse. Una
vez se adopte la
nueva estructura
interna y la
planta de
personal se debe
realizar los
58
Proceso Dependencia
responsable
¿Se
requiere
ejecutar la
función,
proceso o
servicio
realmente?
¿Es necesario
que la Veeduría
Distrital
mantenga la
responsabilidad
de la función,
proceso, o
servicio?
¿Es necesario
que la función
proceso o
servicio sea
ejecutado
directamente
por la Veeduría
Distrital?
¿Existe
duplicidad de
acciones entre
dependencias?
Conclusiones
ajustes de
responsables.
Administración de
Bienes, Servicios e
Infraestructura
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse. Una
vez se adopte la
nueva estructura
interna y la
planta de
personal se debe
realizar los
ajustes de
responsables.
Gestión de
Tecnologías de
Información y
Comunicaciones
TIC´s
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Administración del
Talento Humano
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse. Una
vez se adopte la
nueva estructura
interna y la
planta de
personal
se debe realizar
los ajustes de
responsables
SEGUIMIENTO, CONTROL Y EVALUACIÓN
Mejoramiento
Continuo
Oficina
Asesora de
Planeación
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Control Interno,
Evaluación y
Seguimiento
Despacho
Veedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Control Interno
Disciplinario
Despacho
Viceveedor/a
Distrital
SÍ SÍ SÍ NO
El proceso ya fue
validado por lo
tanto debe
mantenerse.
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo Rediseño Institucional. 2015
59
4.5.4 Análisis y Resultados de la Gestión Institucional
En los 20 años de existencia, la Veeduría Distrital ha producido importantes resultados, entre los cuales cabe resaltar los siguientes:
Gráfica 8 Veeduría Distrital. Resumen 20 años de resultados
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación, 2015
Los servicios y productos que entrega la Veeduría Distrital se evalúan a continuación, en primer lugar, a partir del cumplimiento de los Planes de Acción Institucionales 2013 y 2014, y en segundo lugar, a partir del cumplimiento de las metas y los logros alcanzados en ejecución de los proyectos
del Plan de Desarrollo 2012 -2016 “Bogotá Humana”, a cargo de la Entidad.
Cumplimiento Plan de Acción Institucional
En cumplimiento de su mandato misional y de los compromisos estipulados en el Plan de
Desarrollo Bogotá Humana y acorde con los objetivos institucionales establecidos por la presente Administración, la Veeduría Distrital formularon e implementaron los Planes de Acción Institucionales vigencias 201317 y 201418, cuyas principales acciones y resultados se describen en
los Informes de Gestión y Resultados Años 201319 y 201420, los cuales se estructuran en cuatro
17 Plan de Acción Institucional vigencia 2013:
https://veeduriadistrital.gov.co/archivos/Entidad/PLAN_ACCION_2013.pdf 18 Plan de Acción Institucional vigencia 2014: https://veeduriadistrital.gov.co/archivos/Entidad/PLAN_ACCION_2014.pdf 19 Informe de Gestión y Resultados Año 2013:
https://veeduriadistrital.gov.co/archivos/INFORME_GESTION/INFORME_GESTION_2013.pdf 20 Informe de Gestión y Resultados Año 2014:
https://veeduriadistrital.gov.co/archivos/INFORME_GESTION/INFORME_GESTION_2014.pdf
Asesoría para la consolidación del Portal Contratación a la Vista
150 pactos de transparencia público - privados
Evaluación de 6 Planes de Desarrollo Distritales
Diseño y aplicación de la Metodología de mapas de
riesgo
500 estudios e investigaciones de
evaluación sobre políticas públicas distritales
1000 veedurías ciudadanas constituidas
20 observatorios ciudadanos locales y 1 observatorio distrital - con estándar
internacional ISO18091:2014
Diseño metodológico del Sistema Distrital de
Rendición de Cuentas
Asesoramiento en implementación del MECI -Coordinación del Sistema
Distrital de Control Interno
Asesoría para la creación del Sistema Nacional de PQRS
Política de Transparencia, Integridad y no Tolerancia a
la Corrupción y Pacto Ciudadana e Institucional
por la Transparencia
Sistema Distrital de Alertas: Esquema de Análisis Integral
Preventivo (EIAP) y
Sistema de Alertas de Prevención de Corrupción
60
Capítulos alrededor de los objetivos estratégicos y productos institucionales en los que se concreta la acción de la Veeduría Distrital.
En el año 2013, el cumplimiento del Plan de Acción alcanzó el 95%, como se detalla en el Informe
de Seguimiento al Plan de Acción 201321. A continuación se presenta el resumen del cumplimiento por cada uno de los objetivos estratégicos de la Veeduría Distrital.
Gráfica 9 Cumplimiento del Plan de Acción Veeduría Distrital 2013
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación
En el año 2014, el cumplimiento del Plan de Acción alcanzó el 92%, como se detalla en el Informe
de Seguimiento a los Indicadores del Plan de Acción 201422.
Como se indicó anteriormente, el Plan de Acción se estructura alrededor de los cuatro Objetivos Estratégicos de la Veeduría Distrital, cuyo avance en el cumplimiento para la vigencia 2014 se
detalla en la siguiente gráfica:
21 Informe de Seguimiento al Plan de Acción 2013:
https://veeduriadistrital.gov.co/archivos/Entidad/SEGUIMIENTO_PLAN_ACCION_2013.pdf 22 Informe de Seguimiento al Plan de Acción 2014: https://veeduriadistrital.gov.co/?q=content/seguimiento-plan-de-
acci%C3%B3n-2014-matriz-indicadores-de-gesti%C3%B3n
61
Gráfica 10 Cumplimiento del Plan de Acción Veeduría Distrital 2014
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación
Cumplimiento Plan Operativo Anual de Inversiones
El artículo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana tiene un impacto en el rol misional de la Veeduría Distrital como órgano de control preventivo, en el logro del objetivo del Eje 3, de
impulsar el uso transparente y responsable del patrimonio y los recursos de la ciudad, sin tolerar la corrupción pública ni privada, recuperar la confianza ciudadana en las instituciones del Distrito Capital y combatir la corrupción mediante un trabajo coordinado y transparente entre
instituciones y ciudadanía, fomentando la ética pública y promoviendo el control preventivo. A partir de 2012, la Veeduría Distrital ha liderado y coordinado técnicamente el diseño y ejecución
del Programa 26 “Transparencia, probidad, lucha contra la corrupción y control social efectivo e incluyente”, que busca promover un cambio cultural de rechazo a la corrupción y de corresponsabilidad en la construcción de probidad y defensa de lo público, y en el que se inscriben 3 proyectos prioritarios o líneas estratégicas para la ciudad: 1) “Fortalecimiento de la capacidad
institucional para prevenir y resolver problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad”; 2) “Bogotá promueve el control social para el cuidado de lo público y lo articula al control preventivo” y 3) “Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad”. Al logro de
los objetivos y metas de este Programa concurren 28 Entidades Distritales con la ejecución de 33 proyectos de inversión.
En el marco del Programa 26, la Veeduría Distrital implementa tres proyectos de inversión, alineados con las tres líneas estratégicas del Plan de Desarrollo Bogotá Humana arriba mencionadas, a través de los cuales contribuye al cumplimiento del objetivo y a las metas plan
de desarrollo establecidas para el Programa 26. En el siguiente cuadro se presentan de manera esquemática el avance y los logros obtenidos entre 2012 y 2014 por la Veeduría Distrital:
62
Cuadro 16 Cumplimiento de metas de Proyectos a cargo de la Veeduría Distrital
Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-1016
Programa Proyecto de
inversión
Meta PDD
2016
Meta
2012
Ejecución 2012 Meta
2013
Ejecución 2013 Meta
2014
Ejecución 2014 Meta
2015
Ejecución Jun
30/2015
Meta
Acumulada
Ejecución
Acumulada PDD
Ejec. % Ejec. % Ejec. % Ejec % Ejec. %
26 Transparencia, Probidad,
Lucha contra la corrupción y Control social
efectivo e incluyente
Fortalecer la
capacidad institucional para prevenir, identificar y resolver
problemas de corrupción y para identificar oportunidades de probidad
Adelantar el 100% del proceso participativo para la formulación
e implementación de la política pública de transparencia, probidad y lucha contra la corrupción.
10% 10% 100% 40% 40% 100% 25% 25% 100% 25% 12.5 50% 100% 88 88%
Adelantar el 100% del proceso
de diseño, construcción y aplicación del Índice de Transparencia del Distrito Capital.
No aplica
No aplica
No aplica 20% 20% 100% 60% 60% 100% 10% 4.5 45% 100% 85 85%
Diseñar 2 herramientas de transparencia, integridad y no tolerancia con la corrupción y asistir técnicamente a las entidades distritales.
No
aplica
No
aplica No
aplica 1 1 100%
No
aplica
No
aplica
No
aplica 1 0 0% 2 1 50%
Elaborar 19 estudios sectoriales que identifiquen situaciones generadoras de corrupción y alertas tempranas.
2 2 100% 4 4 100% 3 2 67% 1 1 14% 19 9 41%
Mejorar en 86 entidades (44 entidades, 22 hospitales y 20 localidades) la gestión contractual y los sistemas de control interno y de atención a
quejas y reclamos.
No aplica
No aplica
No aplica
86 86 100% 86 86 100% 86 49 57%
86 c/año en 3 áreas
Bogotá promueve el control social
para el cuidado de lo público y lo articula al control
preventivo
Implementar 32 procesos de control social y veeduría especializada que se articulan territorial y sectorialmente.
2 2 100% 20 19 95% 29 29 100% 32 32 100% 32 32 100%
Implementar 7 alianzas público privadas para el control social a la gestión pública que contribuyen a mejorar la
transparencia en la gestión pública.
2 2 100% 1 1 100% 1 1 100% 2 2 100% 7 6 86%
Bogotá promueve una cultura ciudadana y de la legalidad
Sensibilizar a 1.500.000 ciudadanos en cultura ciudadana y cultura de la legalidad para
afianzar la conciencia ciudadana de valoración, apropiación y defensa de lo público.
1.5 M 1.5 M 100% 1.5 M 1.5 M 100% 1.5 M 1.5 M 100% 1.5 M 65970 5% 1,5 M
c /Año
63
Programa Proyecto de inversión
Meta PDD 2016
Meta 2012
Ejecución 2012 Meta 2013
Ejecución 2013 Meta 2014
Ejecución 2014 Meta 2015
Ejecución Jun 30/2015
Meta Acumulada
Ejecución Acumulada PDD
Ejec. % Ejec. % Ejec. % Ejec % Ejec. %
Diseñar e implementar 1
plataforma virtual para el ejercicio del control social y la veeduría en línea.
0.20 0.20 100% 0.40 0.40 100% 0.20 0.20 100% 0.20 0.12 60% 1 0.92 92%
Diseñar 1 proceso de formación
en cultura ciudadana para niños, niñas, adolescentes y jóvenes
No aplica
No aplica
No aplica
1 1 100%
No
aplica No
aplica No
aplica No
aplica No
aplica No
aplica 1 1 100%
Acompañar a 756 entidades educativas en la implementación del proceso de formación en
cultura ciudadana para niños, niñas, adolescentes y jóvenes.
No aplica
No aplica
No aplica
No aplic
a
No aplic
a No
aplica 400 426 106% 330 43 13% 756 469 62%
Formar en 86 entidades a funcionarios públicos en cultura
ciudadana y cultura de la legalidad para motivar cambios de comportamiento.
No aplica
No aplica
No aplica 86 86 100% 86 86 100% 86 6 7%
86 c/año en 3 áreas
Ejecución anual de Metas 100% 99.5% 88.4% 41% 82.2%
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Lo anteriormente expuesto, da cuenta de la gestión llevada a cabo por la Veeduría Distrital, asumiendo un importante reto con una gestión altamente eficiente y con una clara priorización de los recursos disponibles, para lograr con ello sobreponerse a las limitaciones y restricciones
tanto de personal de planta como presupuestales y cumplir a cabalidad el mandato misional de la Entidad.
En este sentido, es importante mencionar que a partir del análisis de la gestión institucional, de sus fortalezas y debilidades, la Veeduría Distrital inició un proceso de fortalecimiento del control preventivo, adoptando un nuevo enfoque para adelantar su gestión. Desde 2012, la
Entidad determinó los criterios básicos para transformar dicho enfoque de gestión y así dejar de ser una Entidad sub dimensionada frente a sus funciones y a la complejidad del Distrito, para convertirse en una Entidad con la fortaleza y dimensión adecuadas, pasando del enfoque basado en intervenciones reactivas y puntuales, de acciones coyunturales e improvisadas y
asuntos casuísticos y aislados, a intervenciones proactivas, integrales, estructurales y sistemáticas, con capacidad de análisis de asuntos estratégicos y sistémicos, elementos que le facilitarán el cumplimiento a lo ordenado en el Decreto Ley 1421 de 1993 y a lo dispuesto
en el artículo 38 del Plan de Desarrollo Bogotá Humana 2012-2016. Las características tanto del enfoque anterior, así como del nuevo esquema de intervención,
se observa en el siguiente cuadro:
Cuadro 17 Características del enfoque de control preventivo anterior y del actual
Fuente: Veeduría Distrital. Feb. 2015
Este cambio de enfoque, conlleva las siguientes estrategias que la Veeduría Distrital ha venido implementando durante la presenta Administración:
Política Pública de Transparencia, integridad y no tolerancia con la corrupción en Bogotá Sistema de Alertas Tempranas
ENFOQUE ANTERIOR ENFOQUE ACTUAL EN
CONSTRUCCION
Entidad subdimensionada frente a sus
funciones y la complejidad del DC
Entidad redimensionada y adecuada a
las necesidades de su función y el DC
Intervenciones reactivas y puntuales Intervenciones proactivas e integrales
Acciones coyunturales e improvisadas Acciones estructurales y sistemáticas
Asuntos casuísticos y aislados Asuntos estratégicos y sistémicos
Temas y actividades Procesos
Descripción y seguimiento ex post Análisis, evaluación y control
preventivo
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Sistema permanente de petición y rendición de cuentas.
Sistema de formación formal y no formal en cultura ciudadana Ley de Transparencia y Acceso a la Información (expedida en 2014)
Adecuaciones normativas e institucionales Sistema de monitoreo y evaluación de metas
La consolidación y sostenibilidad de este nuevo enfoque de control preventivo requiere contar con una Entidad fortalecida en su estructura interna y funcional y en su planta de personal,
con el fin de garantizar la capacidad institucional requerida para que pueda cumplir con su misión, sus funciones básicas, así como con las metas y los retos que la normativa distrital, los planes de desarrollo y la dinámica de las relaciones entre los ciudadanos y la
administración pública, le han venido determinando.
5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA VEEDURÍA DISTRITAL
5.1 DESCRIPCIÓN DE LAS DEPENDENCIAS
Conforme a lo previsto en el Acuerdo 24 de 1993, modificado por el Acuerdo 207 de 2006 la Veeduría Distrital tiene la siguiente estructura interna y funcional.
1) Despacho del Veedor/a Distrital
1.1) Oficina Asesora de Jurídica
1.2) Oficina Asesora de Planeación
2) Despacho del Viceveedor/a Distrital
3) Veedurías Delegadas
3.1) Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
3.2) Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
3.3) Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
3.4) Veeduría Delegada para la Contratación.
El tipo de estructura de la Veeduría Distrital es de carácter funcional, plana, en la que el criterio de distribución de funciones y competencias es la división del trabajo en diferentes
dependencias, cada una con una misión específica, orientadas al cumplimiento de la misión
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y los objetivos institucionales. Esta clase de estructura fomenta la especialización de las dependencias y los funcionarios asignados a cada una de ellas y exige canales muy claros
de coordinación y articulación que deben estar normatizados, así como procesos y procedimientos debidamente estandarizados y mejorados.
Gráfica 11 Estructura actual Veeduría Distrital
Fuente: Veeduría Distrital. Oficina Asesora de Planeación
El análisis de los antecedentes normativos de la estructura organizacional de la Veeduría Distrital permite concluir que ésta ha sido estática, porque tanto la estructura interna, como la de planta de personal no han tenido modificaciones desde que fue creada la Entidad.
La única modificación que ha tenido la estructura interna de la Veeduría Distrital, es la que se determinó por mandato legal, por efecto de lo dispuesto en la Ley 909 de 2004 y sus reglamentarios, normativa que determinó la eliminación del nivel ejecutivo en las
estructuras organizacionales del Estado. Mediante el Acuerdo 207 de 2006 se reformó la estructura de la Veeduría Distrital, suprimiendo las 6 Unidades que se habían contemplado mediante el Acuerdo 24 de 1993, la Unidad Jurídica, la Unidad de Servicios
Administrativos y Financieros, la Unidad de Apoyo para el Control Interno, la Unidad de Apoyo para la Evaluación de Gestión y Resultados, la Unidad de Investigaciones y la Unidad de Registro y Control.
La esteticidad de la estructura organizacional de la Entidad sorprende porque a diferencia de las demás entidades de la administración distrital y de los otros organismos de control, a
través de sus casi 20 años de existencia no ha sido objeto de reorganización y fortalecimiento, pero se le han ido asignando nuevas responsabilidades, en la medida en que se han ido implementado de manera sustancial los programas y proyectos que se deben
adelantar en sus diferentes ejes misionales. Por ello su capacidad de gestión se ha visto
DESPACHO VEEDOR DISTRITAL
DESPACHO VICEVEEDOR
DISTRITAL
OFICINA ASESORA DE JURIDICA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y
PRESUPUESTAL
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIÓN
Y LOS PROGRAMAS ESPECIALES
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN
DE QUEJAS Y RECLAMOS
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
CONTRATACION
67
limitada, reduciendo ostensiblemente sus impactos en la gestión del control preventivo para el mejoramiento sostenido de la gestión pública del Distrito Capital.
Del análisis de procesos y funciones de la Entidad se concluye que las principales limitaciones de la actual estructura interna son las siguientes:
5.1.1 Despacho del Veedor/a Distrital
El Despacho del Veedor/a Distrital, liderar y coordinar todos los asuntos de la misión del organismo; así como la gestión de la segunda instancia de los procesos disciplinarios que se
adelantan por presuntas irregularidades y faltas de los funcionarios; la implementación y promoción del Control Interno al interior de la Entidad; la gestión de la comunicación estratégica que requiere para su tarea de sensibilización y promoción de la participación y
organización para el control social, y para el fortalecimiento de la cultura de la eficiencia, eficacia y efectividad de la gestión pública y de la transparencia y la probidad en el manejo de los recursos públicos y la protección del patrimonio del Distrito Capital, sin
embargo no cuenta con el personal de apoyo suficiente.
5.1.1.1 Oficina Asesora de Jurídica
La Oficina Asesora de Jurídica gestiona los 4 ejes funcionales de su competencia: la asesoría y acompañamiento a la alta dirección; la gestión contractual; la defensa judicial y
administrativa y la atención de consultas y expedición de conceptos. Sin embargo cuenta con una planta de personal insuficiente.
5.1.1.2 Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora de Planeación atiende los procesos de coordinación y asesoría para la formulación e implementación de la planeación; el desarrollo organizacional y de
consolidación del Sistema Integrado de Gestión para el mejoramiento continuo de la Entidad. Aunque es una dependencia formal dentro de la estructura de la Entidad, no cuenta con el personal necesario para llevar a cabo sus funciones.
5.1.2 Despacho del Viceveedor/a Distrital
El Despacho del Viceveedor/a Distrital enfrenta una problemática que es necesario considerar para la formulación de la propuesta de reorganización de la dependencia. Le corresponde a la Viceveeduría, conforme a lo previsto en el Acuerdo 24 de 1993 las siguientes funciones:
a. Desempeñar las funciones del despacho del Veedor en los casos de falta absoluta o temporal de su titular.
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b. Coordinar, bajo la dirección del Veedor, el cumplimiento de las normas legales y orgánicas de la Veeduría y el eficiente desempeño de las funciones técnicas y
administrativas de la entidad.
c. Asesorar al Veedor en la formulación y adopción de las estrategias, planes y programas
que deba adelantar la Veeduría y velar porque estos se cumplan adecuadamente.
d. Preparar, bajo la dirección del Veedor los informes que deba presentar la Veeduría.
e. Refrendar con su firma los actos del Veedor, cuando fuere el caso.
f. Llevar la representación del Veedor en los actos o asuntos que éste determine.
g. Revisar los proyectos de actos administrativos y demás documentos que deban someterse a la aprobación del Veedor.
h. Planear, coordinar, controlar y evaluar a través de sus dependencias, la organización administrativa, financiera, de recursos humanos y físicos y la correcta prestación de los
servicios administrativos de la Veeduría.
i. Servir de medio de comunicación y de coordinación entre el Veedor y los funcionarios de
las distintas dependencias.
j. Presentar los informes que le sean solicitados en desarrollo de sus funciones.
k. Ejercer el control disciplinario preventivo, mediante campañas de divulgación de la normatividad disciplinaria, enfatizando lo relativo a la responsabilidad de tipo
disciplinario, penal, fiscal y civil en que se puede incurrir como servidor público.
l. Las que le delegue el Veedor, y las que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza
de la dependencia.
Del análisis de las funciones previstas se concluye que la Despacho del Viceveedor/a Distrital apoya la articulación y coordinación de la gestión misional y responde por la gestión del talento humano, administrativa, documental, de sistemas de información y financiera de la
Entidad.
Sin embargo, al verificar como se gestionan los procesos de responsabilidad de la mencionada dependencia, es claro que en la práctica el Viceveedor/a Distrital tiene que dedicar la mayor
parte de su tiempo a la coordinación de la gestión administrativa, documental, de recursos físicos y financieros, en detrimento del rol que le corresponde en la gestión misional de conformidad con lo previsto en los literales b, c, y d. del artículo 5 del Acuerdo 24 de 1993.
Así mismo, al examinar el talento humano con que cuenta el Despacho del Viceveedor/a Distrital para el desarrollo de su gestión, se evidencia que los cargos que están previstos para la gestión de los procesos de talento humano, financieros, administrativos, adquisición de
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bienes y servicios, gestión documental y servicios generales, prácticamente no cuenta con ningún apoyo para la coordinación de las estrategias y procesos misionales de la Entidad.
Con el fin de fortalecer el Despacho del Viceveedor/a Distrital, atendiendo los criterios de desconcentración, división del trabajo, responsabilidad y eficiencia administrativa, se
evidencia la necesidad de contar con un área de apoyo, por lo que se propone la creación de una dependencia que corresponde al nivel directivo y que es, la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera que asuma la orientación y liderazgo de la gestión de los procesos
relacionados, pues, valga la pena señalar, que producto de la estructura absolutamente plana que tiene la Entidad, a la fecha todos los documentos que se generan productos de estos procesos son suscritos por el Viceveedor/a Distrital.
5.1.3 Veedurías Delegadas
5.1.3.1 Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
A través de la Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, la Veeduría Distrital, debe velar porque el desarrollo organizacional y de gestión administrativa esté de acuerdo con las políticas, planes, programas y proyectos identificados en el Plan de Desarrollo
del Distrito Capital, de tal manera que se les dé adecuado y oportuno cumplimiento. También, debe evaluar los procedimientos administrativos establecidos para introducir simplificaciones, eliminar trámites innecesarios, y mejorar los mecanismos de la atención al público y, en
general proponer las disposiciones tendientes a mejorar la eficiencia administrativa.
La evaluación y seguimiento de la gestión y sus resultados, especialmente en materia administrativa, financiera, presupuestal y del recaudo de los ingresos propios de la entidades y del recaudo de los tributos del Distrito Capital; así como la coordinación del Sistema Distrital de Control Interno y de evaluación de los resultados del desarrollo de los programas y
proyectos, son los otros ejes funcionales de la mencionada Delegada. Si se tiene en cuenta que estas funciones se deben cumplir frente a los 13 sectores
administrativos, 70 entidades de nivel central y descentralizado del Distrito y 20 localidades, la planta de personal con que cuenta la Delegada no le otorga la capacidad para garantizar tal cubrimiento.
En materia de control interno, el análisis y formulación de los riesgos sectoriales; el monitoreo adecuado de los sistemas de control interno, y la asesoría y acompañamiento de los
funcionarios responsables de control interno, ha tenido también un cubrimiento muy limitado, si tenemos en cuenta que hoy para el efecto, la Delegada tienen una planta de personal insuficiente.
Así mismo, no se ha tenido la capacidad suficiente para la realización de estudios en temas estratégicos para el desarrollo económico y social de Bogotá.
70
5.1.3.2 Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
Mediante la gestión de la Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales,
la Veeduría Distrital garantiza la promoción de la organización comunitaria para ejercer el seguimiento, evaluación y control del diseño y ejecución de las políticas públicas y de los planes y programas que ejecute la administración en materia de participación, y asesora
y acompaña a las entidades encargadas de identificar y solucionar las necesidades sociales, económicas, culturales y de participación de las diversas comunidades del Distrito, para que lo hagan mediante el fomento de formas asociativas y de organizaciones sociales y
comunitarias. Así mismo, propende porque las entidades del Distrito promuevan la participación ciudadana en el cumplimiento de sus respectivas funciones y competencias; vela porque los usuarios de los servicios públicos estén debidamente representados en los
órganos de dirección de las entidades prestatarias de los mismos, de conformidad con las disposiciones legales vigentes; vigila que las organizaciones sociales y las instituciones privadas vinculadas a programas de la Administración se sujeten en su actuación a los
principios que rigen la función administrativa; adelanta campañas pedagógicas acerca de los planes y proyectos que ejecute la administración, así como de los deberes, derechos y responsabilidad ciudadana; realiza los estudios en materia de participación y organización
para el control social de la gestión pública y propende porque las diversas entidades distritales mejoren la atención al ciudadano.
Para el cumplimiento de las funciones descritas y conforme a lo previsto en el Sistema Integrado de Gestión de la Veeduría Distrital, ésta Delegada concentra su actividad en dos ejes principales:
Cualificación del ejercicio del control social.
En desarrollo del procedimiento de cualificación del ejercicio del control social, la Delegada
desarrolla actividades de sensibilización e información a la ciudadanía para promover el control social; de capacitación y formación; y de diseño y desarrollo de procesos pedagógicos orientados a concientizar a la comunidad y los ciudadanos sobre la trascendencia del ejercicio del control social.
Generación de Espacios para el Control Social
En desarrollo de la gestión del procedimiento de generación para el Control Social, la Veeduría Delegada para la Participación, brinda asesoría y acompañamiento, para la creación y fortalecimiento de las organizaciones sociales y comunitarias que ejercen el control social
de la gestión del Distrito. Se trata de crear espacios de articulación y coordinación interinstitucional con la administración Distrital y local para la participación ciudadana con fines de control social.
En lo que respecta, a la estructura institucional con la que cuenta la Veeduría Delegada para
la Participación y los Programas Especiales, es limitada la capacidad para garantizar el
71
cubrimiento de los 13 sectores administrativos y las 70 entidades de nivel central y descentralizado del Distrito.
5.1.3.3 Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos.
En materia de investigaciones y la atención de quejas y reclamos a la Veeduría Distrital le corresponden23, para el cumplimiento de sus objetivos, las siguientes funciones:
a. Examinar e investigar las quejas y reclamos que le presente cualquier ciudadano, o las situaciones que por cualquier otro medio lleguen y su conocimiento, con el fin de
establecer si la conducta de los funcionarios y trabajadores oficiales es contraria a la probidad, discriminatoria o abiertamente violatoria del ordenamiento jurídico vigente.
b. Intervenir en asuntos que tengan que ver con la moral pública ante tribunales y
juzgados en defensa de los intereses distritales; denunciar los hechos que considere delictuosos y que encuentre en las investigaciones adelantadas o en los documentos llegados a su poder; verificar que las entidades se constituyan en parte
civil e inicien las demás acciones pertinentes, cuando a ello hubiere lugar, y colaborar para que los procesos penales por delitos contra la administración, imputados a funcionarios o ex funcionarios, se adelanten regularmente.
c. Solicitar a la autoridad competente la adopción de las medidas que considere
necesarias con el fin de impedir la utilización indebida de los bienes y recursos distritales.
Lo anterior, conforme a los principios para la investigación que son los siguientes:
a. Las actuaciones de la Veeduría son gratuitas, se surten por escrito u oralmente y no requieren intervención de apoderado.
b. Para esclarecer la conducta de los funcionarios y trabajadores, se pueden solicitar
a ellos o a sus superiores el envío de los documentos, informes y datos que fueren necesarios.
c. Con el mismo fin, se pueden pedir explicaciones o aclaraciones verbales al funcionario o trabajador y a las demás personas que se considere conveniente oír, y realizar
visitas de inspección a las entidades y sus dependencias.
d. No se dará publicidad a las actuaciones. En consecuencia, no se suministrará copia
de los documentos que reposen en la veeduría o de los informes que la misma haya recibido. Por solicitud del interesado, o porque así se considere conveniente, deberá mantenerse en reserva el nombre de quien formule la queja o reclamo.
23 Artículo 120 del Decreto ley 1421 de 1993.
72
e. Las recomendaciones y solicitudes del veedor serán formuladas bajo la premisa de “verdad sabida y buena fe guardada”.
La Veeduría Distrital cumple las funciones descritas, a través de la Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos, dependencia que centra su actividad en el proceso de Gestión e
Investigación de Quejas, Reclamos en el Distrito Capital.
El ejercicio de la gestión de investigación de la Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos, tiene ante todo un carácter de control preventivo que busca la reducción de los riesgos de ineficiencias y corrupción y aportar al fortalecimiento y mejoramiento de la
gestión pública. No obstante la importancia de las funciones que competen a esta dependencia, al revisar el equipo de talento humano asignado, se encuentra que es muy reducido para atender a la atención del número de quejas y reclamos que llegan
permanentemente a la entidad.
5.1.3.4 Veeduría Delegada para la Contratación
A la Veeduría Delegada para la Contratación le corresponde realizar la evaluación y el seguimiento de la gestión contractual distrital y velar porque los procesos contractuales que
adelantan las entidades distritales se desarrollen de acuerdo con la normatividad legal vigente y los principios que rigen la función administrativa y la contratación administrativa. Así mismo, le corresponde velar por la salvaguarda del patrimonio del Distrito, y por la
correcta utilización del mismo.
En ejercicio de tales funciones la Delegada gestiona, conforme a lo previsto en el Sistema Integrado de Gestión, el proceso de Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito
Capital que tiene 2 frentes fundamentales: a. El acompañamiento y asesoría a las entidades y servidores distritales para la adecuada gestión contractual; b. La evaluación y seguimiento de la gestión contractual para verificar el cumplimiento de la normatividad legal vigente.
Para tales fines, la mencionada Delegada diseña metodologías e instrumentos para el control preventivo de la gestión contractual; identifica los riesgos de corrupción y establece alertas tempranas para prevenirla; y formula recomendaciones para la aplicación de
herramientas de autorregulación que faciliten el fortalecimiento de la gestión contractual y en consecuencia, la preservación de los recursos públicos y el patrimonio del Distrito Capital.
Ante las crisis de la gestión contractual que se ha hecho evidente en toda la entidad territorial, la Delegada de Contratación tiene un gran reto que implicaría un mayor cubrimiento del gran universo institucional del Distrito Capital; sin embargo, el equipo
humano con el que cuenta para la asesoría y la evaluación es insuficiente.
73
5.2 CONSOLIDACIÓN Y DISEÑO DE LA ESTRUCTURA INTERNA
Con fundamento en el análisis realizado a la actual estructura organizacional de la Entidad, dentro del marco de las funciones básicas definidas en el Estatuto de Bogotá, se plantea la propuesta de rediseño institucional de la Veeduría Distrital, en los términos que se señalan
a continuación.
1) Despacho del Veedor/a Distrital
1.1) Oficina Asesora de Jurídica
1.2) Oficina Asesora de Planeación
2) Despacho del Viceveedor/a Distrital
2.1) Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera
3) Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
4) Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales 5) Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos
6) Veeduría Delegada para la Contratación
Gráfica 12 Estructura Propuesta Veeduría Distrital
Fuente: Equipo de trabajo Rediseño Institucional
DESPACHO VEEDOR DISTRITAL
DESPACHO VICEVEEDOR
DISTRITAL
OFICINA ASESORA DE JURIDICA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y
PRESUPUESTAL
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIÓN
Y LOS PROGRAMAS ESPECIALES
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN E INVESTIGACIÓN DE
QUEJAS Y RECLAMOS
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
CONTRATACION
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
74
Con la estructura propuesta se atiende a las principales limitaciones de la organización
actual, así: Se crea la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera asignándole el rol de
administración y orientación de los procesos de apoyo relativos a la Administración del Talento Humano, Gestión Financiera, Gestión Documental, Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura.
Dado lo anterior esta será la dependencia encargada de ofrecer soporte en la administración del talento humano entendido desde los diversos componentes de bienestar, salud
ocupacional, carrera administrativa, capacitación; igualmente brindará el soporte administrativo, financiero, técnico, logístico y operativo a los procesos de la Veeduría Distrital a través de las siguientes funciones:
a) Asesorar al Viceveedor/a Distrital en las actuaciones administrativas y financieras de la Entidad.
b) Dirigir, coordinar y controlar los programas y actividades de administración del talento humano, carrera administrativa, salud y seguridad en el trabajo, capacitación, bienestar
e incentivos, y evaluación del desempeño de los servidores de la Entidad.
c) Desarrollar y ejecutar el proceso de elaboración, liquidación y pago de la nómina de los/as servidores/as de la Entidad.
d) Responder por el archivo y actualización de las historias laborales de los/as servidores/as de la Entidad, así como de las sanciones que se impongan como resultado de los procesos disciplinarios que se adelanten contra aquellos, garantizando el suministro
oportuno de la información que se requiera.
e) Preparar los proyectos de actos administrativos relacionados con las novedades de personal y situaciones administrativas, expedir las certificaciones respectivas y dar
respuesta a las peticiones que en materia del talento humano sean formuladas a la Entidad.
f) Dirigir, coordinar y controlar las operaciones financieras, contables y presupuestales de
la Entidad.
g) Desarrollar la ejecución presupuestal, aplicar los procedimientos para la ejecución y el control del presupuesto, preparar y presentar informes al respecto, así como, proponer
los traslados y adiciones cuando sea del caso.
h) Certificar las disponibilidades presupuestales de los rubros y el registro presupuestal de los contratos suscritos en la Entidad.
i) Responder por la contabilidad de la Veeduría Distrital, preparar y presentar los informes contables que requieran el Viceveedor/a Distrital y los Organismos de control.
j) Preparar y presentar los balances y estados financieros.
k) Tramitar las cuentas de cobro y remitirlas a la Tesorería Distrital con los documentos pertinentes para la efectividad de los pagos que se deban realizar conforme a los contratos celebrados y al plan anual de caja.
75
l) Dirigir, coordinar y controlar la prestación de los servicios generales que se requieren para el correcto funcionamiento de la Veeduría Distrital.
m) Responder por el registro de los seguros y garantías que amparan los bienes de la entidad, y coordinar la elaboración de los informes, la formulación de denuncias y la realización de trámites relacionados con el hurto o pérdida de bienes de propiedad de la
Entidad.
n) Desarrollar y ejecutar las políticas, normas y procedimientos relativos a la conservación, seguridad y distribución de bienes, al sistema de inventario físico y manejo del almacén,
y promover su aplicación en las dependencias de la Entidad.
o) Dirigir y coordinar la prestación oportuna de los servicios de transporte, vigilancia, aseo, cafetería, parqueaderos y demás que se requieran para el adecuado funcionamiento de
la Entidad.
p) Ejecutar las políticas de adquisición, conservación, administración, mantenimiento y dotación de los bienes inmuebles, instalaciones, equipos, parque automotor y servicios públicos.
q) Dirigir la elaboración del Programa Anual de Compras y de Contratación para aprobación de las instancias competentes y efectuar seguimiento permanente al cumplimiento de los mismos.
r) Dirigir, coordinar y controlar la administración y control de los procedimientos de recepción, conservación, clasificación y análisis de la documentación y demás
actividades relacionadas con la gestión documental, de conformidad con las tablas de retención documental establecidas para el efecto.
s) Las demás funciones que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia.
Se fortalece la capacidad de direccionamiento y coordinación del Despacho del Viceveedor/a Distrital. Con la creación de la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera, la
Viceveeduría podrá apoyar al Despacho del Veedor/a Distrital en la articulación de la gestión misional, garantizando también, la articulación con la gestión administrativa y financiera, para lo cual contará con el apoyo y la asesoría de la mencionada Dirección.
La estructura propuesta, con la creación de la Dirección, permite fortalecer la capacidad de direccionamiento estratégico y la consolidación del Sistema Integrado para el mejoramiento
continuo de la gestión de la Veeduría Distrital, porque para el efecto, el Viceveedor/a Distrital se convierte en el principal soporte del Despacho del Veedor/a Distrital, garantizando de paso, que en las ausencias del Veedor/a Distrital, pueda existir una continuidad de todo el direccionamiento, orientación y administración de la Entidad.
Así mismo, se potencia la capacidad del Veedor/a Distrital para atender toda la gestión de
relaciones interinstitucionales, considerando que contará con una Viceveeduría fuerte que se encargará de la coordinación de la gestión interna de la Entidad.
76
Se aclara que no se consideró la creación de las Oficinas de Control Interno y de Comunicaciones debido al análisis de las funciones y responsabilidades que tienen estas áreas
funcionales bajo el liderazgo directo del Despacho del Veedor/a Distrital; en particular el sistema de control interno está integrado al quehacer de todas las dependencias y de cada uno de los servidores públicos y en su ejercicio y resultados concurre toda la Entidad.
Adicionalmente, tanto del análisis de las cargas de trabajo como del análisis financiero realizado, se concluye que no es viable la creación de unas dependencias con una estructura que impone gastos adicionales al rediseño institucional.
En lo que respecta a los vacíos de responsabilidad para la gestión de los aspectos prioritarios que se identificaron, y de acuerdo con el diagnóstico de las limitaciones de la estructura
vigente, en las funciones de las dependencias y áreas funcionales que se establecen en el proyecto de acto administrativo de la reorganización institucional, quedan definidas esas responsabilidades, así:
1. Para la gestión de control disciplinario, la responsabilidad de conocimiento y fallo en primera instancia continuará siendo una función del Despacho del Viceveedor/a
Distrital24, mientras que la segunda instancia se surtirá ante el Despacho del Veedor/a Distrital. Este esquema facilitará el respeto al principio de la doble instancia, a que tiene derecho el funcionario que sea objeto de una investigación disciplinaria.
2. La importancia de la comunicación estratégica, mediante el desarrollo de los procesos de comunicación interna, comunicación externa, imagen institucional, preproducción de
audiovisuales, la cual resulta sustancial para concretar la proyección social de la gestión que cumple la Veeduría Distrital, con el propósito de prevenir las ineficiencias y la corrupción administrativa y de acelerar el proceso de sensibilización y concientización
de la ciudadanía para que participe y ejerza su derecho de control social a la gestión pública, se precisará en las funciones del Despacho.
3. En lo que respecta a la evaluación de la calidad de la representación judicial de las entidades distritales la competencia se traslada a un área misional, que es la Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal.
La responsabilidad de los procesos en la propuesta de estructura interna, se puede observar en la siguiente gráfica:
24 Art. 76 de la Ley 734 de 2002.
77
Gráfica 13 Estructura Propuesta Veeduría Distrital-con relación de procesos a cargo
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de trabajo Rediseño Institucional
5.3 COMPARATIVO ESTRUCTURA ACTUAL FRENTE A LA ESTRUCTURA PROPUESTA
Al comparar la estructura vigente con la estructura propuesta, básicamente se contempla un cambio y es la creación de la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera y un ajuste en la denominación de la Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos,
que pasaría a denominarse Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos, como se puede observar en el siguiente cuadro:
Cuadro 18 Comparativo Estructura Actual frente a la Estructura Propuesta
Estructura Actual Estructura propuesta
Despacho Veedor Distrital Despacho Veedor Distrital
Oficina Asesora de Jurídica Oficina Asesora de Jurídica
Oficina Asesora de Planeación Oficina Asesora de Planeación
Despacho Viceveedor Distrital Despacho Viceveedor Distrital
Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera
Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos
Veeduría Delegada para la Contratación Veeduría Delegada para la Contratación
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de trabajo Rediseño Institucional
DESPACHO VEEDOR DISTRITAL
DESPACHO VICEVEEDOR
DISTRITAL
OFICINA ASESORA DE JURIDICA
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y
PRESUPUESTAL
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIÓN
Y LOS PROGRAMAS ESPECIALES
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN E INVESTIGACIÓN DE
QUEJAS Y RECLAMOS
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
CONTRATACION
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
•Direccionamiento y Desarrollo Organizacional• Control Interno, Evaluación y
Seguimiento• Comunicación Institucional
• Administración de Talento Humano•Gestión Financiera • Administración de Bienes, Servicios
e Infraestructura•Gestión Documental
• Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés•Gestión de Tecnologías de la
Información y Comunicaciones TIC´S• Control Interno Disciplinario
•Gestión Jurídica•Gestión para la Adquisición
de Bienes y Servicios
•Direccionamiento y Desarrollo Organizacional•Mejoramiento continuo
• Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados• Fortalecimiento del Sistema
de Control Interno Distrital
•Gestión para la Promoción del Control Social
•Gestión e investigación de quejas y reclamos en el Distrito Capital
• Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital
78
En el Anexo 2 se presenta el Proyecto de Acuerdo por el cual se dictan normas sobre
organización y funcionamiento de la Veeduría Distrital, se modifica su estructura interna, se fijan las funciones de sus dependencias, se modifica su planta de personal y se ajustan el sistema de nomenclatura y los grados de la escala salarial de la planta de personal y se dictan
otras disposiciones. El Proyecto de acto administrativo deroga los Acuerdos 24 de 1993 y 207 de 2006 con el fin de contar con un solo cuerpo normativo que facilite la consulta y aplicación. Con la expedición del citado acto administrativo se materializaría la aprobación del rediseño
institucional de la Entidad propuesto en este estudio técnico.
6 PERFILES Y CARGAS DE TRABAJO
6.1 OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE CARGAS DE TRABAJO
Dentro del objetivo de rediseño institucional, conforme al marco legal vigente en la materia
y de acuerdo a la guía del Departamento Administrativo de la Función Pública “Rediseño Institucional de Entidades Públicas” de julio de 2014, se levantaron y analizaron las cargas de trabajo, con el objeto de determinar de manera técnica el volumen de trabajo que se
deriva del desarrollo de los diferentes procesos y procedimientos que gestiona cada una de las dependencias que conforman la estructura organizacional propuesta para la Veeduría Distrital, identificar el déficit de empleos que ha venido enfrentando la Entidad prácticamente desde que se creó, y en consecuencia, proceder a la formulación de la
propuesta de planta de personal.
6.2 METODOLOGÍA APLICADA PARA EL ESTUDIO DE CARGAS LABORALES
El estudio de cargas laborales efectuado en la Veeduría Distrital se realizó conforme a lo establecido en el artículo 97 del Decreto 1227 de 2005 y en los lineamientos del Departamento
Administrativo de la Función Pública DAFP para el levantamiento de cargas de trabajo. Se utilizó la metodología de estándares subjetivos, que es la metodología más apropiada para
establecer tiempos estándar en tareas administrativas y de carácter intelectual, con base en las estimaciones de tiempos realizadas por personas que tienen un buen conocimiento de las actividades, basándose en su experiencia y conocimiento de los procedimientos.
El instrumento diseñado para el levantamiento de cargas de trabajo se presenta en la siguiente gráfica:
79
Gráfica 14 Instrumento para el levantamiento de cargas de trabajo
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de trabajo Rediseño Institucional. Elaborado con base en la Guía de Modernización de Entidades Públicas – DAFP, julio de 2014.
Los campos contenidos en el formato son los siguientes:
Proceso: Denominación del proceso como se registra en el mapa de procesos de la
Veeduría Distrital.
Procedimiento: Nombre del procedimiento que hace parte del proceso como está
documentando en el manual de procesos y procedimientos.
Actividad registrada en el procedimiento: Actividades o tareas que hacen parte del
procedimiento registradas en el manual de procesos y procedimientos |vigente.
Denominación del Empleo: En esta columna se identifica quien realiza las actividades
de acuerdo como está documentado en el manual de procesos y procedimientos.
Cantidad de actividades realizadas al mes – Frecuencia: Número de veces que se
repite la actividad en un mes.
Tiempo estándar para ejecutar la actividad (horas): Tiempo empleado para realizar
la actividad en horas.
Total horas hombre por actividad: Es el tiempo total al mes en horas que se requiere
en determinado nivel de empleo para realizar la actividad en función del tiempo y la frecuencia de la misma.
Horas hombre mes por nivel de empleo: Es la suma de los tiempos mensuales de las actividades para cada nivel ocupacional para calcular las horas hombre mes requeridas por cada nivel en el área o dependencia correspondiente.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TECNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMNACIÒN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
CARGAS DE TRABAJO VEEDURIA DISTRITAL DISTRITAL
VEEDURÍA DISTRITAL
TOTAL
PROMEDIO
MES - HORAS
HOMBRE
(POR
PROCESO)
Tmin Tprom Tmax TE
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA TAREA,
DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
TOTAL
PROMEDIO
MES - HORAS
HOMBRE
(POR
PROCEDIMIEN
PROCESO PROCEDIMIENTOACTIVIDAD REGISTRADA EN
EL PROCEDIMIENTO
DENOMINACIÓN
DEL CARGOCODIGO GRADO NIVEL
REQUISITOS
DEL CARGO
CANTIDAD
PROMEDIO DE
VECES QUE SE
REPITE LA
TAREA EN EL
MES
80
Horas hombre mes procedimiento: Es la suma los tiempos mensuales de las actividades para cada procedimiento.
Horas hombre mes proceso: Es la suma los tiempos mensuales de las actividades para
cada proceso.
Total horas requeridas por nivel: Se totaliza el resultado de la suma de las horas
hombre por nivel de empleo y el tiempo suplementario o de holgura el cual corresponde
al 7% que es el estándar para el sector público de acuerdo con el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP.
Total personas requeridas por nivel de empleo: Para establecer el número de personas requeridas se toma el resultado de Total Horas mes (incluido tiempo suplementario) y se divide en 161,5 que corresponde a las horas laborales mes establecidos legalmente para los Servidores Públicos en el Distrito Capital de acuerdo con
la Resolución No. 276 del 30 de septiembre de 2010. 25 El formato anterior fue socializado, explicado y entregado a cada uno de los dueños de
proceso. Dentro de un ejercicio conjunto con la participación de los funcionarios, se revisaron las actividades que integran los procesos y procedimientos asociados a cada dependencia, y se levantó la información sobre perfiles de los cargos, tiempos de realización de cada actividad
y la frecuencia, es decir, el número de veces en que se realiza cada una de ellas. Igualmente para la determinación de la frecuencia se tuvo en cuenta indicadores y datos de resultados de productos y servicios.
Posteriormente se validó la información de tiempos y frecuencias de realización de las actividades con los líderes de áreas funcionales y jefes de dependencias de la Veeduría
Distrital. A continuación se relacionan las actividades realizadas:
Elaboración del instrumento para el levantamiento de cargas de trabajo. Realización de entrevistas con los responsables de los procedimientos.
Recolección de información de tiempo y frecuencia de las actividades realizadas,
teniendo en cuenta el número de productos y servicios. Consignación de la información recolectada en el instrumento de medición de
cargas laborales.
Validación de la información Balanceo - ajustes requeridos.
Presentación de resultados y de la propuesta de planta de personal
25Este dato se determina de la siguiente manera: El año tiene 365 días, de los cuales se deben descontar 53 domingos, 52 sábados, 17 días festivos, 15 días de vacaciones para un total de 228 días realmente laborados al año para un promedio de 19 días al mes trabajados. Los servidores públicos en el Distrito Capital laboran 8.5 horas al día lo cual indica que en el mes se trabajan 161.5 horas
81
La metodología general implementada se realizó en 5 etapas o fases en las que se establece la aplicación del ciclo Deming (PHVA) así:
Identificar información básica – Planear: Cronograma ejecutado, Interacción de procesos, estructura, planta de personal actual, procedimientos, indicadores, funciones por
dependencia, perfiles, situaciones administrativas. Etc. Levantamiento de información en Campo – Hacer: Estructuración formulario, reuniones
por dependencias, entrevistas, levantamiento de información, verificación, homologación, estadísticas. El formulario se explica detalladamente, así como las operaciones resultantes en el mismo y los estándares y variables empleadas.
Nivelación de cargas – Hacer: De acuerdo a resultados iniciales verificar cantidad de personal por dependencia.
Análisis de la información – Verificar: Análisis resultados de acuerdo a procesos, estadísticas, indicadores, realizar ajustes.
Consolidación y Socialización de la información – Actuar: Resultados alcanzados con planta de personal propuesta.
En el Anexo 3 se presenta la relación de reuniones realizadas y el cronograma del proyecto de Rediseño Institucional, que se inició en 2014 para la actualización de procesos y procedimientos, y para el levantamiento de cargas laborales, de lo cual se conservan actas
de reunión.
6.3 RESULTADOS DEL LEVANTAMIENTO DE CARGAS DE TRABAJO
A continuación se presentan los resultados por dependencia a partir del estudio de cargas laborales.26 La medición y análisis se realizó en cada una de las dependencias, arrojando una necesidad de 176 empleos en total, distribuidos como se presenta en el siguiente cuadro.
Los 176 empleos, identificados por nivel, en cada una de las dependencias muestran los mínimos necesarios que se requieren para poder cumplir con los responsabilidades asignadas
a la Veeduría Distrital. La Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera, no forma parte de la estructura administrativa actual, pero de acuerdo con la análisis de procesos y asignación de funciones,
se estableció la necesidad de crear esta dependencia con el objeto de racionalizar la carga del Despacho del Viceveedor/a Distrital, por lo tanto, se tuvo en cuenta en el análisis de cargas de trabajo.
26 En el Anexo 4 se consolidan los formatos de cargas de trabajo levantadas con base en la estructura interna
propuesta y los procesos y procedimientos de la Entidad.
82
Cuadro 19 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo por Dependencia
DEPENDENCIA DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL TOTAL
DESPACHO DEL VEEDOR/A DISTRITAL 1 5 4 1 2 13
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA 0 1 6 1 1 9
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 0 1 3 1 1 6
DESPACHO DEL VICEVEEDOR/A DISTRITAL 1 0 5 4 1 11
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1 0 8 6 14 29
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTAL 1 0 23 3 1 28
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIÓN Y LOS PROGRAMAS
ESPECIALES 1 0 26 0 1 28
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
1 0 23 2 1 27
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA CONTRATACIÓN 1 0 23 0 1 25
TOTAL NÚMERO DE EMPLEOS POR DENOMINACIÓN
7 7 121 18 23 176
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Los resultados de las mediciones por dependencias o áreas funcionales se presentan a
continuación, asociadas a los procesos que tienen a cargo.
6.3.1 Despacho del Veedor/a Distrital
Actualmente el Despacho del Veedor/a Distrital cuenta con nueve empleos: el Veedor Distrital, cinco Asesores, un Profesional Especializado una Secretaria Ejecutiva y una Secretaria.
La recomposición del quehacer en la dependencia muestra como resultado cambios en el número de cargos por niveles de empleos de la siguiente manera:
Cuadro 20 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Despacho del Veedor/a Distrital
NIVEL DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL
RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 5 5 0
PROFESIONAL 1 4 3
TÉCNICO 0 1 1
ASISTENCIAL 2 2 0
TOTAL 9 13 4 Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
El Despacho del Veedor/a Distrital lidera con la Oficina Asesora de Planeación el proceso de Direccionamiento y Desarrollo Organizacional; además tiene a cargo los proceso de Control
Interno, Evaluación y Seguimiento; y Comunicación Institucional. Los resultados de las
83
mediciones son los siguientes de los procesos asociados a las áreas funcionales son los siguientes:
Cuadro 21 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Veedor/a por
Procesos y Nivel del Empleo
PROCESOS EN QUE
PARTICIPA EL DESPACHO DEL VEEDOR/A
DISTRITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
183,56 456,36 179,76 0,00 337,94
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,14 2,83 1,12 0,00 2,10
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Cuadro 22 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Comunicaciones por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS
MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 134,51 182,14 138,23 0,00
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA
DEPENDENCIA
0,00 0,84 1,13 0,86 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Cuadro 23 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Control Interno por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE
CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 210,48 332,12 0,00 0,00
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 1,31 2,06 0,00 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
84
Al Despacho del Veedor/a Distrital están adscritos los cargos de asesor teniendo en cuenta
las necesidades de asesoría institucional. Los asesores del Despacho del Veedor/a, deberán soportar la gestión del proceso de
direccionamiento estratégico, de forma tal que pueda garantizar, para el cumplimiento de su misión y sus funciones, la coordinación con los 13 sectores administrativos, 70 entidades de nivel central y descentralizado del Distrito y las 20 localidades del Distrito Capital, la
coordinación del Despacho del Veedor/a con las Veedurías Delegadas y la coordinación para efectos del enlace con las corporaciones públicas, como el Congreso de la República y el Concejo Distrital, para efectos del seguimiento a los proyectos de ley o de acuerdo de impacto
para el Distrito Capital. Así mismo, se requiere un Profesional que apoye al Veedor/a Distrital en la programación, manejo y seguimiento de la agenda, la preparación de las intervenciones en los diferentes
espacios, la preparación de las presentaciones, en la proyección y elaboración de documentos, entre otros. Con respecto al nivel asistencial, se requieren dos empleos de este nivel que se encarguen de las labores relacionadas con la gestión documental y el apoyo a la gestión del
Despacho de manera continua y permanente garantizando la atención de los diferentes asuntos de la dependencia.
Adicionalmente, se requiere de un Asesor, un Profesional y un Técnico vinculados al Despacho del Veedor/a Distrital, con el fin de contar con el talento humano necesario para gestionar el proceso de comunicación institucional y desarrollar una estrategia de comunicaciones que
contribuya al fortalecimiento de la cultura ciudadana para el control y la participación social, con el objeto de garantizar transparencia y probidad en la gestión pública distrital, así como la disminución de los índices de corrupción en el Distrito Capital.
Las actividades relacionadas con cumplimiento de lo establecido en la Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones” actualmente se encuentran a cargo de un asesor. Una vez adelantado el proceso de levantamiento de cargas de trabajo, se estableció que surge la necesidad de contar con un Asesor, el cual deberá recibir el apoyo de dos profesionales
para las actividades de evaluación independiente del Sistema de Control Interno, fomento a la cultura de control interno, riesgos institucionales, asesoría en la implementación del control interno, auditorías internas, y atención a los informes y funcionarios de las entidades de
control.
6.3.2 Oficina Asesora de Jurídica
Para la gestión de los procesos a cargo de la Oficina Asesora de Jurídica, actualmente, la
Entidad cuenta con un asesor de libre nombramiento y remoción, quien desempeña las funciones de Jefe de oficina Asesora, un Profesional Universitario y un Auxiliar Administrativo que desempeña funciones secretariales, en tal sentido es de destacar que la carga de trabajo
se ha venido incrementando sustancialmente por lo que el personal existente resulta insuficiente para dar trámite a los asuntos de competencia de la dependencia.
85
En virtud de lo anterior y de acuerdo con las actividades y tareas, de los procedimientos a cargo de la Oficina y la medición efectuada a cada una de ellas, en el formato establecido por
el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP, a continuación se presenta el resultado obtenido:
Cuadro 24 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Oficina Asesora de Jurídica
NIVEL DEL
EMPLEO PLANTA ACTUAL
RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 0 0 0
ASESOR 1 1 0
PROFESIONAL 1 6 5
TÉCNICO 0 1 1
ASISTENCIAL 1 1 0
TOTAL 3 9 6
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Con un resultado de nueve empleos, se requiere un incremento de seis empleos para proveer a la Oficina Asesora de Jurídica, que permitan una distribución racional de las actividades y
tareas que se desprenden de la ejecución de los procesos de Gestión Jurídica y de Gestión para la Adquisición de Bienes y Servicios.
El dotar a la dependencia de los empleos mínimos necesarios permitirá una clara distribución del trabajo, el establecimiento de los puntos de control, la revisión verificación y aprobación de los productos y servicios que entrega la dependencia a sus clientes internos y externos.
Los resultados de la medición de cargas de trabajo identificada para cada uno de los procesos se presentan a continuación:
Cuadro 25 Resultado Medición de Cargas de Trabajo Oficina Asesora de Jurídica por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y
SERVICIOS
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES
POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 189,62 649,76 212,44 0,00
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR
NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 1,18 4,04 1,32 0,00
PROCESO GESTIÓN JURÍDICA
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES
POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 79,18 298,39 0,00 163,28
86
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL
PERSONAL REQUERIDO EN LA
DEPENDENCIA
0,00 0,49 1,85 0,00 1,01
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
La Oficina participa activamente en el proceso de Gestión de Bienes y Servicios apoyando desde lo jurídico la selección de contratistas, la elaboración y revisión de los contratos, el perfeccionamiento de los contratos y la revisión de los aspectos jurídicos en la aprobación de
los pagos parciales a los contratistas, labores que le generan unas necesidades de 4 profesionales, empleos además del cargo de nivel asesor que corresponde al de Jefe de Oficina Asesora.
Para el Proceso Gestión Jurídica, la Oficina requiere de 3 empleos cuyas tareas se distribuyen en el Jefe de la Oficina Asesora, dos profesionales para el desarrollo de las actividades de
actualización de las normas, relacionadas con la entidad, la defensa judicial de la Entidad, la emisión de conceptos, el trámite interno de las acciones de tutela, la ejecución de fallos y sentencias y la revisión de proyectos normativos y actos administrativos.
Para las labores de apoyo de los procesos se identifica la necesidad de un asistencial y un empleo de nivel técnico y para el registro, organización y disposición de los documentos de la dependencia.
6.3.3 Oficina Asesora de Planeación
La Oficina Asesora cuenta únicamente con un cargo de nivel asesor de libre nombramiento y remoción, que corresponde al cargo de Jefe de la Oficina Asesora y un empleo de nivel
asistencial que desempeña labores secretariales para el desarrollo de los procesos de Direccionamiento y Desarrollo Organizacional y Mejoramiento Continuo de la Veeduría Distrital.
El siguiente es el Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo obtenida:
Cuadro 26 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Oficina Asesora de Planeación
NIVEL DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL
RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 0 0 0
ASESOR 1 1 0
PROFESIONAL 0 3 3
TÉCNICO 0 1 1
ASISTENCIAL 1 1 0
TOTAL 2 6 4
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014 El resultado indica que la Oficina Asesora de Planeación requiere de un mínimo de 6 empleos, para realizar una distribución organizada de las actividades que permitan garantizar la
orientación y el liderazgo de la planeación y también la elaboración, preparación y producción
87
de los estudios y documentos; así como la revisión de la gestión para garantizar los servicios que presta la dependencia.
Cuadro 27 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Oficina
Asesora de Planeación por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Y
DESARROLLO
ORGANIZACIONAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 206,42 323,75 167,68 0,00
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL
EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 1,28 2,01 1,04 0,00
PROCESO DE
MEJORAMIENTO CONTINUO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 18,87 217,18 0,00 149,80
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,12 1,35 0,00 0,93
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Con la implementación de los programas y proyectos del Plan de Desarrollo la Oficina Asesora de Planeación ha visto incrementadas sus cargas de trabajo y el Jefe de la Oficina resulta insuficiente para atender todos los requerimientos formulados, en tal sentido el levantamiento
de la carga laboral permitió determinar que el desarrollo de la gestión que además de requerir un Asesor y una secretaria, se requieren tres profesionales y un técnico.
6.3.4 Despacho del Viceveedor/a Distrital
El Despacho del Viceveedor/a Distrital debe direccionar, coordinar y controlar todos los
procesos de la Entidad para la verificación del cumplimiento de los objetivos institucionales, y dentro de este marco ha venido dedicada a coordinar los temas administrativos y financieros. Es así como la redistribución de actividades y tareas plantean el siguiente
resultado.
88
Cuadro 28 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Despacho del Viceveedor/a Distrital
NIVEL DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL
RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 0 0 0
PROFESIONAL 9 5 -4
TÉCNICO 3 4 1
ASISTENCIAL 14 1 -13
TOTAL 27 11 -16
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Como resultado de la reasignación de procesos, actividades y tareas, el Despacho del
Viceveedor/a Distrital contará con un directivo, cinco profesionales, cuatro técnicos y un asistencial.
Cuadro 29 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Viceveedor/a Distrital por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESOS EN QUE
PARTICIPA EL DESPACHO DEL VICEVEEDOR/A
DISTRITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
191,15 0,00 179,76 0,00 168,97
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,19 0,00 1,12 0,00 1,05
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Dentro de la propuesta de estructura los procesos de Gestión de Tecnologías de la Información y Comunicaciones TIC´S, Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés y Control
Interno Disciplinario serán coordinados por el Despacho del Viceveedor/a Distrital y ejecutadas con el apoyo de dos áreas funcionales.
El proceso de Control Interno Disciplinario se atiende no tiene cargas de trabajo ni personal asociado al proceso por ser mínima la frecuencia de estos casos, por lo anterior esta labor se apoya con abogados de la Oficina Asesora de Jurídica.
Tecnologías de la Información y Comunicaciones TIC´S
Su objetivo principal es brindar el apoyo necesario para contar con una infraestructura tecnológica de informática y comunicaciones, adecuada para que los usuarios puedan contar con las herramientas tecnológicas apropiadas para el desarrollo de sus funciones.
89
Para dicha labor el área cuenta con tres profesionales y tres técnicos en la actualidad.
Cuadro 30 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Tecnologías
de la Información y Comunicaciones TIC´S por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE GESTIÓN DE TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES TIC´S
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 486,91 462,64 0,00
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL
EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 3,02 2,87 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014 El levantamiento de la carga determina que para el óptimo funcionamiento se requiere contar con seis empleos representados en tres empleos de nivel profesional y tres empleos de nivel
técnicos para el soporte a usuarios internos, verificación de aplicaciones del Distrito, mantenimiento preventivo, la administración de la red y el proceso de gestión documental de la dependencia.
Atención a Ciudadanía y Grupos de Interés
Se encuentran a cargo del Despacho del Viceveedor/a Distrital las funciones relacionadas con la Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés.
Dado lo anterior y teniendo en cuenta que el objetivo principal del proceso atención a ciudadanía y grupos de interés es brindar atención adecuada y oportuna a las solicitudes, peticiones, quejas y reclamos que la ciudadanía realiza a la Veeduría Distrital y va desde que
se identifican las necesidades y se priorizan los escenarios en materia de quejas y reclamos hasta comunicar a la parte interesada el informe de actuaciones, es necesario contar con un área funcional conformada por un profesional que supervise y elabore los requerimientos a las distintas entidades, al igual que se requiere de un técnico que apoye la compilación y
consolidación de la información requerida, el quehacer del área y la gestión documental de la misma.
Cuadro 31 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Atención a la Ciudadanía y Grupos de Interés por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO ATENCIÓN A
CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL
0,00 0,00 160,63 151,65 0,00
90
PROCESO ATENCIÓN A CIUDADANÍA Y GRUPOS
DE INTERÉS
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL
EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 1,00 0,94 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
6.3.5 Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera
Para contar con los empleos mínimos necesarios que permitan el desarrollo de los procesos de gestión del talento humano, financiera, administración de bienes y servicios y gestión
documental, se requiere un total de 29 empleos.
Cuadro 32 Empleos por Nivel Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera
NIVEL DEL EMPLEO RESULTADO
DIRECTIVO 1
PROFESIONAL 8
TÉCNICO 6
ASISTENCIAL 14
TOTAL 29
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
La Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera contará con un Directivo, ocho
profesionales, seis técnicos, y catorce asistenciales, grupo de cargos que le facilitarán el cumplimiento de su misión: de los servicios administrativos, financieros, presupuestales, de gestión documental y la administración de almacén e inventarios, a todas las dependencias
de la Entidad. Dentro de los catorce cargos asistenciales se incluyen los cargos de 6 Conductores y 4 auxiliares de Servicios Generales a los cuales no le son aplicables las cargas de trabajo.
Se debe tener en cuenta que la creación de nuevos empleos para los procesos misionales incrementa sustancialmente las tareas de los procesos de apoyo, dada la sobrecarga de
trabajo que se generará en las acciones que a nivel administrativo se deban desplegar para poder atender las necesidades que se deriven, en materia de gestión del talento humano, gestión financiera, administración de bienes, tecnologías de la información y comunicaciones
y gestión documental, dado lo anterior se deben conformar áreas funcionales al interior de la Dirección que ejecuten los procedimientos asociados a cada proceso, como se muestra a continuación:
91
Cuadro 33 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Despacho del Director de Talento Humano, Administrativo y Financiero por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESOS EN QUE
PARTICIPA EL DESPACHO DEL DIRECTOR DE
TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS
MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
187,02 0,00 135,09 0,00 168,97
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA
DEPENDENCIA
1,16 0,00 0,84 0,00 1,05
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Se requiere un directivo que desempeñe funciones de Director de Talento Humano, Administrativo y Financiero, un profesional y un empleo de nivel asistencial para labores de
apoyo y gestión documental. Administración del Talento Humano
Esta área funcional está a cargo del proceso del mismo nombre que desarrolla las actividades que son las relativas a la selección, vinculación y retiro de funcionarios; gestión de las situaciones administrativas; producción de nómina; carrera administrativa; capacitación,
inducción y reinducción; elaboración y ejecución del plan anual de capacitación; el plan de bienestar y el plan de salud y seguridad en el trabajo; control y actualización de las historias laborales y expedición de certificaciones laborales.
Este proceso se gestiona hoy con un profesional y un asistencial, cuyas cargas se verán incrementadas sustancialmente, por razón de la creación de los empleos de carácter
permanente que se requieren para la atención de la misión institucional de manera óptima. El levantamiento de cargas en este caso, presenta el siguiente resultado:
Cuadro 34 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Administración del Talento Humano por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 314,92 128,17 176,32
92
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL
TALENTO HUMANO
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 1,96 0,80 1,10
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Se requieren dos profesionales para gestionar el proceso de administración del personal de la Entidad, haciendo énfasis en la optimización de las tareas de bienestar social, salud y seguridad en el trabajo, las cuales son atendidas por un por el único profesional que ha tenido
bajo su responsabilidad la gestión del talento humano; así mismo se requiere de la creación de un empleo de nivel técnico y un empleo de nivel asistencial para el apoyo a la gestión y la documentación del área, permitiendo una descongestión administrativa y una adecuación de
la dependencia para un eventual crecimiento de la planta de personal. Gestión Financiera
En el ejercicio del levantamiento de las cargas de trabajo se evidenció que la responsabilidad de la gestión financiera está hoy a cargo de 2 profesionales, uno que tiene asignados los
procesos de presupuesto y tesorería y otro el proceso contable. En lo que tiene que ver con presupuesto y tesorería existe una sobrecarga de trabajo que se ha visto incrementada con la implementación de los programas y proyectos del plan de desarrollo. Así mismo, se
encontró que los dos profesionales deben asumir la gestión de clasificación y organización del archivo de gestión y desarrollar todas las tareas de apoyo a los mencionados procesos.
El resultado del análisis muestra los siguientes datos:
Cuadro 35 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Gestión Financiera por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE
GESTIÓN FINANCIERA
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS
MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 559,20 128,57 0,00
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 3,47 1,00 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Conforme a los datos del cuadro anterior para poder atender el incremento de cargas de
trabajo en las actividades de planeación, programación, modificación, registro y ejecución del presupuesto; la formulación y ejecución del Plan Anual Mensual de Caja, seguimiento a los presupuestos de la política transversal de lucha contra la corrupción, registro y análisis
93
contable; producción de los estados financieros, así como de producción de los informes internos y externos, se requieren 4 empleos.
Se puede concluir que es necesario crear un empleo adicional del nivel profesional y de un técnico para la gestión de presupuesto, la tesorería, la contabilidad, el apoyo a la gestión y el
manejo de la documentación. Administración de Bienes y Servicios e Infraestructura
Esta área funcional tiene por objetivo satisfacer las necesidades y requerimientos de los funcionarios de la Veeduría Distrital en aspectos relacionados con el mantenimiento
preventivo y correctivo de la infraestructura, los vehículos, así como el préstamo de salones y equipos. Dado lo anterior esta área deberá desarrolla las actividades asociadas al proceso de
Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura cuyo alcance comienza con la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones y termina con la satisfacción del servicio y bienes entregados a las diferentes áreas de la Entidad.
Para la Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura el Despacho del Viceveedor/a Distrital cuenta actualmente con la participación de un profesional, seis conductores y cuatro
auxiliares de servicios generales. En lo que respecta a las actividades propias del quehacer de la dependencia que desarrolla
hoy un profesional, se evidencia que existe sobrecarga de trabajo, según el Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo efectuada cuyos resultados se relacionan a continuación: Cuadro 36 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional Administración
de Bienes, Servicios e Infraestructura por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN
DE BIENES, SERVICIOS E
INFRAESTRUCTURA
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL CONDUCTOR
AUXILIAR DE
SERVICIOS GENERALES
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 155,33 142,28 0,00
(Para este perfil de
empleo no se levantan cargas)
(Para este perfil de
empleo no se levantan cargas)
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL
REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 0,96 0,99 0,00 6,00 4,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Para la gestión del Proceso de Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura se requiere de 12 empleos para el desempeño de las actividades de planeación del trabajo,
94
consolidación del plan de compras, recibo e ingreso de bienes al almacén, salida de bienes del mismo, inventario y traslado de bienes devolutivos, administración de infraestructura y
bienes, ejecución y supervisión de los servicios de aseo, vigilancia, transporte, y la adquisición de bienes y servicio.
El Proceso de Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura se efectúa con la interacción del Proceso de Gestión para la Adquisición de Bienes y Servicios el cual cuenta con cuatro empleos de nivel profesional.
En el trabajo de levantamiento de información, se evidenció que para el óptimo desarrollo del proceso se requiere de un funcionario del nivel Profesional para labores complementarias del
proceso de Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura y un empleo del nivel técnico para diligenciamiento de registros y solicitudes, tareas de ejecución propias del nivel técnico. En conclusión se requiere para el desarrollo de los procesos que gestiona el área de
Administración de Bienes, Servicios e Infraestructura de un profesional, de un empleo de nivel técnico y diez empleos para los servicios de aseo y conducción.
Gestión Documental Esta área funcional tiene a cargo el proceso del mismo nombre que tiene por objetivo
garantizar el ciclo de vida documental de los procesos de la Veeduría Distrital. El alcance de este proceso inicia con la definición de criterios para la gestión documental hasta su disposición final y se cuenta con un Profesional y un Auxiliar Administrativo. A continuación
se presenta el resultado obtenido:
Cuadro 37 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Área Funcional de Gestión Documental por Procesos y Nivel del Empleo
GESTIÓN DOCUMENTAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 209,91 466,14 328,26
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 1,30 3,02 2,04
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014 El proceso de Gestión Documental requiere de un profesional, tres técnicos y dos asistenciales
para el desarrollo de actividades de definición de criterios en el desarrollo de la Gestión Documental, actualización y administración de tablas de retención documental, asesoría y acompañamiento, elaborar el plan de transferencias primarias, recibir la documentación en el
archivo central, gestionar la consulta y préstamo de material bibliográfico y documentos del archivo central, recibir y enviar las comunicaciones oficiales externas e internas, control de
95
documentos y de registros y gestionar la conservación y acceso de la información de la Entidad.
Los procesos inician en las dependencias de la Entidad, se coordinan y controlan por las personas encargadas del manejo del archivo central y centro de documentación cuyas
actividades pueden racionalizarse con la introducción de tecnologías innovadoras.
6.3.6 Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y
Presupuestal
La Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, efectúa los procesos
de Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados, y Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Distrital. Igualmente, se plantea la estrategia para la implementación de la Evaluación de la Gestión Administrativa y Financiera de las entidades del Distrito.
El objetivo principal de estos dos procesos, es:
Generar acciones preventivas y correctivas en las Entidades del Distrito con el fin de
fortalecer su gestión, a partir de la identificación de riesgos e ineficiencias administrativas que afectan o puedan llegar a afectar la gestión distrital.
Fortalecer el Sistema de Control Interno Distrital y el de las entidades, a través de
acciones de coordinación, intervención, seguimiento y evaluación que propicien una
gestión institucional efectiva para el logro de los fines y objetivos de la administración distrital.
Para el cumplimiento de los objetivos la Delegada cuenta con un directivo, seis profesionales, un secretario ejecutivo, a continuación se presenta el resultado obtenido:
Cuadro 38 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada
para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
NIVEL DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 0 0 0
PROFESIONAL 6 23 17
TÉCNICO 0 3 3
ASISTENCIAL 1 1 0
TOTAL 8 28 20
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
96
Gráfica 15 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada
para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Con un resultado de 28 empleos, se requiere un incremento de 20 cargos para que la Veeduría
Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, pueda contar con el recurso humano adecuado, en tal sentido se necesitará de 23 profesionales para cubrir las metas y objetivos asociados a su función de evaluación y seguimiento a la gestión pública de las
entidades distritales. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo 24 de 1993 se encuentran a
cargo de la Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal, los procesos de Fortalecimiento del Sistema de Control Interno Distrital y Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados, cuya medición de cargas de trabajo se presentan a continuación:
Cuadro 39 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para la Eficiencia Administrativa y Presupuestal por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE
EVALUACIÓN DE LA
GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
165,98 0,00 2600,32 407,19 187,48
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,03 0,00 16,15 3,13 1,16
1
0
6
0
1
8
1
0
23
3
1
28
0 0
17
3
0
20
D I R E C T I V O A S E S O R P R O F E S I O N A L T É C N I C O A S I S T E N C I A L T O T A L
PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
97
PROCESO DE FORTALECIMIENTO DEL
SISTEMA DE CONTROL
INTERNO DISTRITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES DE CADA TAREA, DISTRIBUIDO POR NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
0,00 0,00 1092,18 13,01 0,00
TOTAL PERSONAL
REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
0,00 0,00 6,83 0,08 0,00
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Además de las actividades propias de los dos procesos misionales que están a cargo de esta Delegada se tuvieron en cuenta para la medición de la carga las actividades de planeación y
direccionamiento estratégico que incluye el plan de acción, las estrategias, la planeación del trabajo, así como la atención a entes de control, respuestas a derechos de petición y elaboración de actos administrativos, entre otros; en tal sentido se obtuvo una medición de
0,71 empleos entre los dos procesos, cuyas tareas se distribuyen en el Veedor Delegado Distrital y un Profesional.
Dentro de las actividades que se desarrollan en el proceso de Evaluación de la Gestión Distrital y sus Resultados se encuentra la planeación del trabajo y sectores estratégicos desde donde emanan las directrices y estrategias del plan de acción; la evaluación y seguimiento integral
a 70 entidades de nivel central y descentralizado del Distrito, la evaluación y seguimiento integral a 13 sectores administrativos del Distrito; la evaluación y seguimiento a la valorización; la evaluación y seguimiento a la gestión presupuestal; la evaluación de metas
físicas del plan de desarrollo; el seguimiento integral a las 20 localidades del Distrito; seguimiento integral a las 22 ESE distritales; seguimiento al cumplimiento del Acuerdo 243 de 200627 - convivencia escolar, evaluación y seguimiento al sistema de seguridad ciudadana;
evaluación y seguimiento al índice de desarrollo humano y condiciones de vida; la presentación en foros de los resultados de los diferentes estudios, el seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en el art. 34 del acuerdo relativo a la política de niños, niñas y
adolescentes, el seguimiento de los informes de rendición de cuentas de la gestión administrativa; la evaluación y seguimiento periódico a la ejecución presupuestal de las entidades distritales y la evaluación y seguimiento periódico a las muertes violentas que
ocurren en el territorio distrital. Dado lo anterior, se hace indispensable para atender los requerimientos del proceso, contar con el apoyo de empleos distribuidos en: un 1 Veedor Delegado, 16 profesionales, 3 técnicos
y un asistencial, de acuerdo a lo arrojado por el ejercicio de medición de cargas laborales. Por otra parte, para el Proceso de Gestión para el Fortalecimiento del Sistema de Control
Interno Distrital se requiere de siete empleos en cuyas tareas intervienen el Veedor Delegado Distrital y los profesionales del área actuando en actividades tales como diagnóstico de las
27
“Por medio del cual se crean en las instituciones educativas los espacios para concretar en iniciativas innovadoras y proyectos, la convivencia, el afecto, el amor y el buen trato a las niñas y los niños"
98
necesidades de asesoría y acompañamiento, construcción de herramientas para el fortalecimiento del control interno, seguimiento a los sistemas de control interno distritales y
estudios especializados y conceptos temáticos.
6.3.7 Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
La Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales desarrolla el proceso de Gestión para la Promoción del Control Social.
El objetivo de este proceso, fortalecer el control social mediante procesos de cualificación ciudadana y generación de espacios permanentes de petición y rendición de cuentas que contribuyan a mejorar la gestión pública distrital.
Para el cumplimiento de los objetivos la Delegada cuenta con un Directivo; cinco Profesionales; dos Asistenciales, a continuación se presenta el resultado obtenido en la medición de cargas laborales:
Cuadro 40 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales
NIVEL DEL
EMPLEO PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 0 0 0
PROFESIONAL 5 26 21
TECNICO 0 0 0
ASISTENCIAL 2 1 -1
TOTAL 8 28 20
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Gráfica 16 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada Para la Participación y los Programas Especiales
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
1 0
5
0
2
8
1 0
26
0 1
28
0 0
21
0
-1
20
D I R E C T I V O A S E S O R P R O F E S I O N A L T E C N I C O A S I S T E N C I A L T O T A L
PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
99
Con un resultado total en la medición de 28 empleos, se demanda un incremento de 21
empleos de nivel profesional para fortalecer el equipo humano que requiere la Veeduría Delegada para la Participación y los Programas Especiales.
El fortalecimiento de la Veeduría Delegada con los empleos necesarios para su gestión, de acuerdo con el resultado del levantamiento de cargas, permitirá una mejor atención del universo de entidades que debe atender 13 sectores administrativos, los 22 hospitales, las 20
localidades y las 48 entidades del nivel central y descentralizado del Distrito Capital y 1 Corporación Público Administrativa; se trata de que pueda garantizar la mayor cobertura y lograr la participación y el control social de los aproximadamente 8 millones de bogotanos
para satisfacer la demanda de los ciudadanos, considerando la importancia que tiene para el Distrito Capital la gestión para la promoción del control social proceso que se desarrolla la mencionada Delegada.
De conformidad con lo establecido en el artículo 14 del Acuerdo 24 de 1993, se encuentran a cargo de la Delegada para la Participación y los Programas Especiales, el proceso de Gestión para la Promoción del Control Social, cuyo resultado por actividad identificada para el proceso
se presenta a continuación: Cuadro 41 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para
la Participación y los Programas Especiales, por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE GESTIÓN
PARA LA PROMOCIÓN DEL CONTROL
SOCIAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS
REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
188,87 0 4248,02 0 176,32
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL
PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,17 0 26,39 0 1,10
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
La construcción organizada de las actividades dentro de la metodología P.H.V.A permitió medir la planeación y coordinación de la gestión del proceso misional relacionado con la gestión para la promoción del control social presentando un resultado total de 0.66 empleos cuyas
tareas se distribuyen en el Veedor Delegado Distrital y un Profesional, que además apoya el seguimiento y control.
Para el procedimiento de lineamientos implementación proceso permanente de petición y rendición de cuentas se requiere de 11 profesionales, para las actividades de Preparación del contexto institucional para la implementación de los procesos permanentes de petición
rendición de cuentas; Identificación y caracterización de actores sociales, Revisión de la Herramienta de Verificación ISO 18091 y sus instrumentos de apoyo; Realización de mesas
100
de pactos entre observatorios ciudadanos y sus gobiernos locales; Realización de Mesas de Verificación entre los observatorios ciudadanos y los gobiernos locales; Elaboración y
Presentación del Informe Final; Socialización-Diálogos públicos (audiencia pública de petición/rendición de cuentas); Realización de Mesas de Seguimiento entre los observatorios ciudadanos y los gobiernos locales; Documentación y sistematización, entre otras.
Para el procedimiento de formación para la promoción del control social se requieren un profesional. El elevado número de entidades, localidades y de sectores administrativos a los
que debe llegar la Veeduría para el fortalecimiento del control social, evidencia la necesidad de contar con el personal mínimo necesario que permita crear más espacios de control social y participación ciudadana además para el cambio estratégico en la cualificación de las
comunidades para el control social. Para el procedimiento de alianzas público privadas para el control social se requieren un empleos de nivel profesional.
Para el procedimiento de lineamientos implementación ruta de control social, se requiere de 12 empleos de nivel profesional, desarrollando actividades concernientes a la Preparación del
contexto institucional para la implementación de la ruta del control; Caracterización de actores, intereses y capacidades; Caracterización del Objeto de Control Social; Asesoría; Sistematización de la experiencia y comunicación.
Además de los procesos misionales la Delegada realiza las actividades de apoyo a la gestión de un empleo de nivel asistencial.
Se concluye la necesidad de contar con un empleo de nivel directivo, 26 profesionales que apoyen el proceso misional para la cualificación del ejercicio del control social y un empleo de
nivel asistencial.
6.3.8 Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos
La Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos es la responsable del proceso de Gestión e Investigación de Quejas y Reclamos en el Distrito Capital.
El objetivo principal de este proceso es verificar que los servidores públicos distritales atiendan adecuada y oportunamente los requerimientos ciudadanos que conozca la Veeduría Distrital
y adelantar las investigaciones a que haya lugar con el fin de formular recomendaciones y alertas tempranas. Así mismo, brindar asistencia técnica para el fortalecimiento de la transparencia y efectividad de la gestión en las entidades distritales.
Para el cumplimiento de su objetivo el proceso identificado, tiene una planta de personal de nueve funcionarios distribuidos de la siguiente manera: un directivo; cinco profesionales; dos
técnicos y una secretaria. A continuación se presenta el resultado obtenido:
101
Cuadro 42 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada
para la Atención de Quejas y Reclamos
NIVEL DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 0 0 0
PROFESIONAL 5 23 18
TÉCNICO 2 2 0
ASISTENCIAL 1 1 0
TOTAL 9 27 18
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Gráfica 17 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada para la Atención de Quejas y Reclamos
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Con un resultado de 27 empleos, se requiere un incremento de 18 empleos para fortalecer el equipo humano de la Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y
Reclamos, que finalmente debe quedar conformado por un Director, 23 profesionales, 2 técnicos y un asistencial cuyo objeto principal será la gestión de la investigación y atención de las quejas contra las entidades del Distrito.
Cuadro 43 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para la Atención e Investigación de Quejas y Reclamos, por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO DE GESTIÓN E
INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN
EL DISTRITO CAPITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS REQUERIDAS MES POR NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
209,05 0,00 3685,24 348,46 175,46
1 0
5
2 1
9
1 0
23
2 1
27
0 0
18
0 0
18
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL TOTAL
PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
102
PROCESO DE GESTIÓN E
INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN
EL DISTRITO CAPITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,30 0,00 22,89 2,16 1,09
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014 La Delegada ha venido implementando un cambio estratégico para atender la complejidad
que surge dentro del desarrollo de las investigaciones que adelanta para la atención de quejas y reclamos, como su principal proceso misional. Para garantizar una adecuada coordinación y atención de los casos se requiere fortalecer el equipo de profesionales para su dedicación a
las investigaciones de los casos de alta complejidad y las investigaciones sumarias que permitan tomar decisiones de fondo e integrales.
Las investigaciones requieren de 13 profesionales para la atención eficiente en las situaciones de cooperación con los organismos de control fiscal y disciplinario y asegurar que en las investigaciones adelantadas se cumplan los principios establecidos en la norma de creación
de la Entidad, sin perjuicio del cumplimiento de otras disposiciones complementarias. En el trámite y atención de quejas y reclamos se requiere de 7 profesionales que garanticen la calidad y pertinencia de las respuestas brindadas por las entidades a los ciudadanos que
interponen quejas o reclamos y hacer seguimiento a solución de problemas identificados para la gestión y orientación en condiciones permanentes de agilidad, oportunidad y calidad.
La medición de cargas laborales arrojó la necesidad de creación de un empleo de nivel profesional para dar atención de las actividades del procedimiento de Realización de Investigaciones Puntuales.
Para dar cumplimento a las actividades del procedimiento de Análisis y Monitoreo del Sistema Distrital de Quejas y Soluciones – SDQS y el procedimiento de Asesoría estratégica es
indispensable contar con la participación de dos profesionales. Dado lo anterior se hace indispensable para atender los requerimientos del proceso contar
con el apoyo de 27 empleos distribuidos en: un 1 Veedor Delegado, 23 profesionales, dos técnicos y un asistencial para las labores de gestión documental, apoyo a la gestión y atención al público, de acuerdo a lo arrojado por el ejerció de medición de cargas laborales.
6.3.9 Veeduría Delegada para la Contratación
La Veeduría Delegada para la Contratación, efectúa el proceso de Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital cuyo objetivo es generar condiciones de
transparencia y efectividad en las actuaciones administrativas contractuales, a través del seguimiento a la gestión contractual, la implementación y entrega de herramientas de autorregulación en temas contractuales a las entidades distritales, con el fin de lograr mejores
103
niveles de transparencia, visibilidad y probidad a través de la lucha contra la corrupción y la minimización de factores de riesgo para su ocurrencia.
Para el cumplimiento de los objetivos la Delegada cuenta con un directivo, seis profesionales y un asistencial. A continuación se presenta el resultado obtenido:
Cuadro 44 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada
para la Contratación
NIVEL DEL
EMPLEO PLANTA ACTUAL
RESULTADO DIFERENCIA
DIRECTIVO 1 1 0
ASESOR 0 0 0
PROFESIONAL 6 23 17
TÉCNICO 0 0 0
ASISTENCIAL 1 1 0
TOTAL 8 25 17
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Gráfica 18 Comparativo Planta Actual y Resultado Cargas de Trabajo Veeduría Delegada
para la Contratación
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Con un resultado de 25 empleos, se requiere un incremento de 17 empleos de nivel
profesional para asignar a la Delegada para la Contratación, los cuales permitirán atender el seguimiento a la gestión en materia de contratación de los 13 sectores administrativos, los 22 hospitales, las 20 localidades y las 48 entidades del sector central y descentralizado del
Distrito Capital y 1 Corporación Público Administrativa. El fortalecimiento de la planta de personal que requiere la Veeduría Delegada para la
Contratación a través de 17 empleos adicionales, permitirá desarrollar mayor capacidad para la evaluación y seguimiento de la gestión contractual en el Distrito Capital, garantizando un servicio efectivo a las entidades distritales para disminuir los índices de corrupción y así, en
el ejercicio de control preventivo, garantizar la transparencia y probidad que se espera de las entidades y funcionarios del Distrito, en un tema tan sensible, como es la gestión de los contratos estatales.
1 0
6
0 1
8
1 0
23
0 1
25
0 0
17
0 0
17
D I R E C T I V O A S E S O R P R O F E S I O N A L T É C N I C O A S I S T E N C I A L T O T A L
V EEDUR IA DEL EG ADA P AR A L A CONTR ATACIÓN
PLANTA ACTUAL RESULTADO DIFERENCIA
104
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 del Acuerdo 24 de 1993, la Delegada para
la Contratación efectúa el proceso Fortalecimiento de la Gestión Contractual en el Distrito Capital, y la medición de cargas de trabajo respecto a este proceso se presentan a continuación:
Cuadro 45 Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de la Veeduría Delegada para
la Contratación, por Procesos y Nivel del Empleo
PROCESO
FORTALECIMIENTO DE
LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL
TIEMPO TOTAL EN HORAS HOMBRE EN EL MES, DISTRIBUIDO POR
NIVELES DEL EMPLEO.
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL HORAS
REQUERIDAS MES POR
NIVEL Y DENOMINACIÓN DEL EMPLEO, POR PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
204,16 0,00 3732,92 0,00 178,37
TOTAL PERSONAL REQUERIDO POR NIVEL DEL EMPLEO Y TOTAL
PERSONAL REQUERIDO EN LA DEPENDENCIA
1,27 0,00 23,19 0,00 1,11
Fuente: Veeduría Distrital. Medición Cargas de trabajo. Septiembre de 2014
Dentro del marco de la medición de las cargas laborales de la dependencia se identificaron las actividades de Planeación y coordinación de la gestión, para tal efecto se requiere de un empleo de nivel profesional; para el procedimiento “Proceso preventivo para el mejoramiento
de la gestión contractual de las entidades del Distrito Capital”, se requiere de 5 empleos de nivel profesional.
Para la ejecución del procedimiento “Evaluación de la gestión contractual distrital”, se requiere de 2 empleos de nivel profesional. En la ejecución de las actividades asociadas al procedimiento de “Mapa de Riesgos de la Gestión Contractual” se requieren 4 empleos de
nivel profesional; para el procedimiento de “Diagnóstico del Comportamiento Contractual de las Entidades del Distrito Capital” se requiere de 5 empleos de nivel profesional; para el procedimiento de “Seguimiento de Obra” se requiere de 2 empleos de nivel profesional; para
el procedimiento de para la “Elaboración del Informe de Rendición de Cuentas de la Gestión Contractual del Distrito Capital” es necesario contar con 4 empleos de nivel profesional.
Para las actividades de registro, organización y disposición de los documentos y del apoyo a la gestión de la dependencia en necesario vincular un funcionario de nivel asistencial, finalmente el seguimiento y la medición (0.19) profesionales.
Finalmente, el resumen de los resultados del levantamiento de cargas de trabajo por nivel jerárquico, se presenta en la siguiente gráfica.
105
Gráfica 19 Distribución de cargos requeridos por nivel jerárquico a partir de los resultados de la medición de cargas de trabajo
Fuente: Veeduría Distrital. Resultado medición de cargas de trabajo 2014
7 PLANTA DE PERSONAL
7.1 ANÁLISIS PLANTA DE PERSONAL VIGENTE
La Planta de Personal de la Veeduría Distrital cuenta con sólo 74 empleos, los cuales resultan insuficientes para responder a las funciones y competencias asignadas a la Entidad, particularmente a las relacionadas con el control preventivo de las entidades del Distrito
Capital. A continuación, se ilustra de manera desagregada como se encuentra conformada la planta de personal.
Cuadro 46 Configuración de la Planta de Personal Vigente de la Veeduría Distrital por
Nivel Jerárquico
NIVEL JERÁRQUICO
No. CARGOS
DENOMINACIÓN CÓDIGO GRADO # CARGOS %
DIRECTIVO 6
VEEDOR DISTRITAL 094 03 1
8% VICEVEEDOR DISTRITAL 095 02 1
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 01 4
ASESOR 7
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 2
9% ASESOR 105 03 1
ASESOR 105 02 1
ASESOR 105 01 3
PROFESIONAL 33
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 5
45% PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 7
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02 9
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 12
TÉCNICO 5 TÉCNICO OPERATIVO 314 02 3
7% TÉCNICO OPERATIVO 314 01 2
106
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Gráfica 20 Configuración de la Planta de Personal Vigente, por Niveles
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
La configuración por niveles jerárquicos que tiene la planta de personal vigente, muestra
que el 62% del total de empleos se ha establecido para el cumplimiento de las responsabilidades de direccionamiento estratégico, nivel asesor y profesional, mientras que el 38% está soportando las responsabilidades de apoyo administrativo, financiero, sistemas
y servicios personales. Si bien estos niveles de participación indicarían un buen nivel de profesionalización de la planta de personal, dada la baja capacidad numérica y el gran universo de entidades distritales frente a las cuales debe actuar la Veeduría Distrital, la
conclusión es que no existe una capacidad institucional adecuada para garantizar el cumplimiento de los fines de la organización en lo que se refiere al control preventivo de la gestión pública del Distrito Capital.
La distribución de cargos por dependencias es la siguiente:
Cuadro 47 Planta De Personal Actual de la Veeduría Distrital por Dependencias
PLANTA DE PERSONAL ACTUAL POR DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA
DIRECTIVO ASESOR PROF.
ESPC PROF TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL 094 095 099 115 105 222 219 314 407 425 440 480 470
03 02 01 04 03 02 01 04 03 02 01 02 01 05 04 03 02 01
DESPACHO VEEDOR/A
DISTRITAL 1 1 1 3 1 1 1 9
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA
1 1 1 3
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN 1 1 2
NIVEL JERÁRQUICO
No. CARGOS
DENOMINACIÓN CÓDIGO GRADO # CARGOS %
ASISTENCIAL 23
SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 1
31%
SECRETARIO 440 03 10
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2
CONDUCTOR 480 02 6
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES
470 01 4
TOTAL 74 100%
107
PLANTA DE PERSONAL ACTUAL POR DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA
DIRECTIVO ASESOR PROF.
ESPC PROF TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL 094 095 099 115 105 222 219 314 407 425 440 480 470
03 02 01 04 03 02 01 04 03 02 01 02 01 05 04 03 02 01
DESPACHO
VICEVEEDOR/A DISTRITAL
1 3 6 4 14
AREA FUNCIONAL ADMINISTRACIÓN
DEL TALENTO HUMANO
1 1 2
AREA FUNCIONAL GESTIÓN FINANCIERA
2 2
AREA FUNCIONAL ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA
1 1
AREA FUNCIONAL
GESTIÓN DOCUMENTAL
1 1
AREA FUNCIONAL ADMINISTRACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES TIC´S
1 2 3 6
AREA FUNCIONAL
ATENCIÓN A CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS
1 1
VEEDURÍA DELEGADA
PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTAL
1 2 2 2 1 8
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
PARTICIPACIÓN Y LOS PROGRAMAS ESPECIALES
1 5 2 8
VEEDURÍA DELEGADA
PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
1 3 1 1 2 1 9
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
CONTRATACIÓN
1 1 2 1 2 1 8
TOTAL NÚMERO DE EMPLEOS POR DEPENDENCIAS
1 1 4 2 1 1 3 5 7 9 12 3 2 2 1 10 6 4 74
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Cuadro 48 Consolidado de la Planta de Personal de la Veeduría Distrital por Dependencias
DEPENDENCIA No. DE
CARGOS %
DESPACHO DEL VEEDOR/A DISTRITAL 9 12%
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA 3 4%
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN 2 3%
DESPACHO DEL VICEVEEDOR/A DISTRITAL 27 36%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTAL 8 11%
108
DEPENDENCIA No. DE
CARGOS %
VEEDURÍA DELEGADA PAR LA PARTICIPACIÓN Y PROGRAMAS ESPECIALES 8 11%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS 9 12%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA CONTRATACIÓN 8 11%
TOTAL 74 100%
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de trabajo Rediseño Institucional
Gráfica 21 Distribución de los empleos de la planta de personal de la Veeduría Distrital por dependencias
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
La distribución de la planta vigente muestra que el 57% está asignado a las áreas misionales, el 7% a las áreas asesoras y el 36% a la dependencia responsable de la
orientación y liderazgo administrativo y financiero. Frente a estos porcentajes de participación, en primera instancia se podría concluir que el peso del personal asignado a las dependencias administrativas es muy alto, mientras que el personal dedicado a la
gestión misional no alcanza el nivel adecuado.
Por otra parte, a continuación se presenta las situaciones administrativas de la planta actual,
en cuanto a cargo vacantes y en provisionalidad, así como los cargos provistos de carrera administrativa y de libre nombramiento y remoción.
DESPACHO DEL VEEDOR/A DISTRITAL
12%
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA
4%
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
3%
DESPACHO DEL VICEVEEDOR/A
DISTRITAL36%
DELEGADA PARA LA EFICIENCIA
ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTAL
11%
DELEGADA PAR LA PARTICIPACIÓN Y
PROGRAMAS ESPECIALES
11%
DELEGADA PARA LA ATENCIÓN DE QUEJAS
Y RECLAMOS12%
DELEGADA PARA LA CONTRATACIÓN
11%
109
Cuadro 49 Estado provisión de cargos de la Planta de Personal de la Veeduría Distrital
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Revisando la naturaleza de los empleos, en la planta actual de la Entidad se cuenta con cargos de nivel asesor que son de carrera administrativa cuando según la clasificación de empleos descrita en el artículo 5º la ley 909 de 2004 los empleos de asesoría institucional son de libre nombramiento y remoción.
En cuanto a la situación de provisión de cargos, se cuenta con un funcionario en comisión
fuera de la Entidad y con varios empleos con vacancia definitiva lo que ha generado una escalera de encargos.
Después del levantamiento y análisis de la cargas de trabajo, que permitió evidenciar las debilidades de la planta de personal, se estableció que ni el personal asignado a las áreas
misionales, ni el personal asignado a las áreas de apoyo es suficiente para que la Veeduría Distrital pueda atender la gestión de evaluación, monitoreo, asesoría, acompañamiento a los 13 sectores administrativos, 70 entidades de nivel central y descentralizado del Distrito y 20 localidades que integran la estructura general de la Administración Distrital.
P.F. C.A. L.N.REn
Propiedad
En
Encarg
o
Pr.
NIVEL DIRECTIVO
VEEDOR DISTRITAL 094 03 1 9,377,966 1 1
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 02 1 8,681,980 1 1
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 01 4 7,395,767 4 4
NIVEL ASESOR
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 2 5,579,690 2 2
ASESOR 105 03 1 5,100,527 1 1 1
ASESOR 105 02 1 4,831,024 1 1
ASESOR 105 01 3 4,733,638 3 */ 1 1 1 1
NIVEL PROFESIONAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 1 5,579,690 1 1
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 1 4,831,024 1 1
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 3 4,686,771 3 1 2 1
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 2 4,733,638 2 2
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 5 4,607,334 5 2 3
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02 9 4,485,954 9 3 6 3
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 12 3,380,066 12 2 5 2 5
NIVEL TECNICO
TECNICO OPERATIVO 314 02 3 2,251,917 3 3
TECNICO OPERATIVO 314 01 2 2,251,817 2 1 1
NIVEL ASISTENCIAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2 2,229,572 2 1 1
SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 1 2,229,472 1 1 1
SECRETARIO 440 03 10 2,229,372 10 7 3 1 6
CONDUCTOR 480 02 6 1,698,404 6 2 4 2
AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 4 1,698,285 4 2 1 3
1 65 8 20 42 11 21
Abreviaturas: P .F .= Periodo Fijo ; C .A . = Carrera Administrativa; L.N .R .= Libre Nombramiento y Remoción; P r = Provisionalidad.
NOTA: Las asignaciones básicas resaltadas corresponden a cargos que conservan las condiciones salariales y prestacionales previas a la reforma de planta del
Acuerdo 207 de 2006
Asignació
n Básica
TOTALES
Denominación empleo Código GradoN. de
Cargos
NATURALEZASITUACION PROVISION
DE CARGOSVacantes
definitivas
*/ Uno de lo asesores grado 01 se encuentra en comisión de servicios desempeñando un cargo de LNR en otra entidad pública.
110
7.2 BASE NORMATIVA PARA LA REFORMA DE LA PLANTA DE PERSONAL
Las normas que regulan la modificación de la planta de personal son las siguientes: Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y
funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política
y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 17. Planes y plantas de empleos señala que todas las Entidades deberán
mantener actualizadas las plantas globales de empleo necesarias para el cumplimiento eficiente de las funciones a su cargo, para lo cual tendrán en cuenta las medidas de racionalización del gasto y elaborar y actualizar anualmente planes de previsión de
recursos humanos con el siguiente alcance: - Cálculo de los empleos necesarios, de acuerdo con los requisitos y perfiles
profesionales establecidos en los manuales específicos de funciones, con el fin de atender a las necesidades presentes y futuras derivadas del ejercicio de sus competencias.
- Identificación de las formas de cubrir las necesidades cuantitativas y cualitativas de personal para el período anual, considerando las medidas de ingreso, ascenso, capacitación y formación.
- Estimación de todos los costos de personal derivados de las medidas anteriores y el aseguramiento de su financiación con el presupuesto asignado.
Ley 909 de 2004 “por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, la gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.
Artículo 46. Reformas de plantas de personal, modificado por el Artículo 228 del Decreto Nacional 19 de 2012, dispone:
“Las reformas de plantas de personal de empleos de las entidades de la Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial, deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la Administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren, elaborados por las respectivas entidades bajo las directrices del Departamento Administrativo de la Función Pública y de la Escuela Superior de Administración Pública -ESAP-.
El Departamento Administrativo de la Función Pública adoptará la metodología para la elaboración de los estudios o justificaciones técnicas, la cual deberá ceñirse a los aspectos estrictamente necesarios para soportar la reforma a las plantas de personal.”
Decreto 1227 de 2005 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004 y
el Decreto-ley1567 de 1998”.
111
Artículo 95. Dispuso que las reformas de las plantas de empleos de las entidades de la
Rama Ejecutiva de los órdenes nacional y territorial deberán motivarse, fundarse en necesidades del servicio o en razones de modernización de la administración y basarse en justificaciones o estudios técnicos que así lo demuestren.
Artículo 96. Determinó que se entiende que la modificación de una planta de empleos está fundada en necesidades del servicio o en razones de modernización de la
administración, cuando las conclusiones del estudio técnico de la misma deriven en la creación o supresión de empleos con ocasión, entre otras causas, de:
- Fusión, supresión o escisión de entidades.
- Cambios en la misión u objeto social o en las funciones generales de la entidad.
- Traslado de funciones o competencias de un organismo a otro.
- Supresión, fusión o creación de dependencias o modificación de sus funciones.
- Mejoramiento o introducción de procesos, producción, de bienes o prestación de servicios.
- Redistribución de funciones y cargas de trabajo.
- Introducción de cambios tecnológicos.
- Culminación o cumplimiento de planes, programas o proyectos cuando los perfiles de los empleos involucrados para su ejecución no se ajusten al desarrollo de nuevos planes, programas o proyectos o a las funciones de la entidad.
- Racionalización del gasto público.
- Mejoramiento de los niveles de eficacia, eficiencia, economía y celeridad de las entidades públicas.
Igualmente en el parágrafo indica que las modificaciones de las plantas deben realizarse
dentro de claros criterios de razonabilidad, proporcionalidad y prevalencia del interés general, y que cuando se reforme total o parcialmente la planta de empleos de una entidad, no tendrá la calidad de nuevo nombramiento la incorporación que se efectúe en
cargos iguales o equivalentes a los suprimidos a quienes los venían ejerciendo en calidad de provisionales.
Artículo 97. Determina que los estudios que soporten las modificaciones de las plantas de empleos deberán basarse en metodologías de diseño organizacional y ocupacional que contemplen, como mínimo, los siguientes aspectos:
- Análisis de los procesos técnico-misionales y de apoyo.
- Evaluación de la prestación de los servicios.
- Evaluación de las funciones, los perfiles y las cargas de trabajo de los empleos.
Decreto Ley 785 de 2005 “por el cual se establece el sistema de nomenclatura
y clasificación y de funciones y requisitos generales de los empleos de las entidades territoriales que se regulan por las disposiciones de la Ley 909 de
2004”
112
Artículo 3°. Establece que según la naturaleza general de sus funciones, las
competencias y los requisitos exigidos para su desempeño, los empleos de las entidades territoriales se clasifican en los siguientes niveles jerárquicos: Nivel Directivo, Nivel Asesor, Nivel Profesional, Nivel Técnico y Nivel Asistencial.
Artículo 4° determina la naturaleza general de las funciones para cada uno de los niveles jerárquicos de que trata el artículo 3°, de esta manera les corresponden las siguientes
funciones generales: - Nivel Directivo. Comprende los empleos a los cuales corresponden funciones de
Dirección General, de formulación de políticas institucionales y de adopción de planes, programas y proyectos.
- Nivel Asesor. Agrupa los empleos cuyas funciones consisten en asistir, aconsejar y
asesorar directamente a los empleados públicos de la alta dirección territorial. - Nivel Profesional. Agrupa los empleos cuya naturaleza demanda la ejecución y
aplicación de los conocimientos propios de cualquier carrera profesional, diferente a la técnica profesional y tecnológica, reconocida por la ley y que según su complejidad y competencias exigidas les pueda corresponder funciones de coordinación,
supervisión y control de áreas internas encargadas de ejecutar los planes, programas y proyectos institucionales.
- Nivel Técnico. Comprende los empleos cuyas funciones exigen el desarrollo de procesos y procedimientos en labores técnicas misionales y de apoyo, así como las relacionadas con la aplicación de la ciencia y la tecnología.
- Nivel Asistencial. Comprende los empleos cuyas funciones implican el ejercicio de
actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores
o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.
Acuerdo 199 de 2005. "por el cual se ajusta la Escala Salarial de los Empleos
Públicos del Sector Central de la Administración Distrital para dar cumplimiento al Decreto Ley No. 785 de 2005 y se dictan otras disposiciones"
Conforme a lo previsto en el art. 6º y 7º todas las Entidades y Organismos Distritales, a excepción de las plantas de empleados docentes de la Secretaría de
Educación Distrital y de la Universidad Distrital, requieren el concepto de viabilidad técnica del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital, para los siguientes efectos:
- El establecimiento o modificación de las plantas de empleos permanentes o
temporales, estructuras organizacionales.
113
- Para la aprobación por parte de la autoridad competente, de los manuales específicos de funciones y competencias laborales. En el caso de las de las entidades
del Sector Central de la Administración, los manuales de funciones requieren para su validez, la refrendación por parte del Director del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital.
Decreto 1083 del 26 de mayo de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto
Único Reglamentario del Sector Función Pública.”
Este Decreto compila los decretos reglamentarios del sector función pública expedidos por el Gobierno Nacional en ejercicio de sus facultades reglamentarias.
Concepto No.2012-E-E 3481 del 19-12-2012, del DASCD del Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital. Para efectos de establecer la competencia para el trámite de la modificación de la estructura y de la planta de personal de la Veeduría Distrital, se cita el concepto No.2012-E-E 3481 del 19-12-2012 del DASCD,
emitido a propósito de la solicitud de viabilidad técnica para empleos de carácter temporal. El concepto señala a manera de conclusión lo siguiente: “Finalmente llamamos la atención sobre la siguiente situación que se debe tener en cuenta para la aprobación definitiva de la planta de empleos temporales, el Decreto 1421 de julio 21 de 2993 “Por el cual se dicta el régimen especial para el Distrito Capital “, en su artículo 12 (numerales 1,8 y 21) faculta de atribuciones al Honorable Concejo de Bogotá, para determinar la estructura organizacional y planta de empleos de la Veeduría Distrital por ser un organismo de control y vigilancia, al no encontrarse está enmarcada dentro de los organismos que se contemplan y definen como sector central, así mismo revisando la carpeta de normas de la Veeduría Distrital que reposa en este Departamento se evidencia antecedentes de Acuerdos sobre similar tipo de modificaciones como lo es en este caso la modificación de planta de empleos. Por lo anterior este Departamento considera que es el Honorable Concejo de Bogotá, quien por medio de un Acuerdo Distrital debe aprobar la creación de los empleos de carácter temporal solicitados previa viabilidad técnica, por lo tanto con el presente concepto técnico y previa viabilidad presupuestal se requiere efectuar el trámite pertinente ante esta corporación. (...).
Concepto No. 2-2013-8282 de la Dirección Jurídica Distrital. La Dirección
Jurídica Distrital en respuesta a una solicitud de concepto jurídico sobre las competencias para aprobar una planta de empleos de carácter temporal en la Veeduría Distrital, señaló que frente al vacío normativo respecto de la competencia para la expedición de normas
para la organización y funcionamiento de la Veeduría Distrital, se debe tener en cuenta que la Veeduría Distrital no pertenece al sector central del Distrito Capital, que se encuentra definida en el Decreto Ley 1421 de 1993, como un organismo de control al
igual que la Contraloría de Bogotá y la Personería Distrital.
Para efectos de dilucidad el tema, se debe tener en cuenta lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1551 de 2012 que modificó el artículo 32 de la Ley 136 de 1994, “(...) señalando para nuestro caso específico en su parágrafo 2 lo siguiente:
114
“Parágrafo 2o. Aquellas funciones normativas del municipio para las cuales no se haya señalado si la competencia corresponde a los alcaldes o los concejos, se entenderá asignada a estas corporaciones, siempre y cuando no contraríela Constitución y la ley.(...)”. En conclusión, la Dirección Jurídica Distrital señala que es función del Distrito Capital de Bogotá establecer la estructura y crear, suprimir y fusionar los cargos de la Veeduría Distrital con el fin de garantizar su adecuado funcionamiento, por tal razón en
cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1551 de 2012, concluye que es competencia del Concejo de Bogotá establecer la estructura y crear, suprimir y fusionar los cargos de la Veeduría Distrital.
7.3 ESCALA SALARIAL Y NOMENCLATURA DE EMPLEOS
En el marco de las disposiciones constitucionales y legales que rigen el empleo público y en aplicación de criterios como razonabilidad y proporcionalidad de los requisitos y de la
remuneración, de acuerdo a las funciones, responsabilidades, formación académica y experiencia, esta propuesta de rediseño institucional, responde a los referidos parámetros, teniendo en cuenta además, las políticas distritales salariales que buscan unificar criterios
dentro de las entidades que forman parte del sector, y que generen como resultado estabilidad en la prestación de los servicios de manera efectiva, progresiva y sostenible a cargo de las entidades del Distrito. En este contexto, la propuesta ha sido elaborada partiendo
de la escala actual (principios de progresividad y mínimos irrenunciables) y tomando como referente, factores y porcentajes salariales de las entidades del sector (principio de igualdad).
Concordante con lo anotado y en cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1746 de 2006, que contempla que un cargo es equivalente a otro, cuando tienen asignadas funciones iguales o similares, para su desempeño se exijan requisitos de estudio, experiencia y competencias
laborales iguales o similares y una asignación básica mensual igual o superior, sin que en ningún caso la diferencia salarial supere los dos grados siguientes de la respectiva escala cuando se trata de empleos que se rijan por la misma nomenclatura, o el 10% de la asignación
básica cuando a los empleos se les aplique nomenclatura diferente, se dio aplicación al mismo.
Para la formulación de la propuesta de planta de personal se parte de la base de tener el
menor impacto financiero para la Institución, en consecuencia no se contemplan incrementos salariales para los cargos actuales y los cargos que se crean en general tienen los grados salariales más bajos de la respectiva escala salarial.
Por lo anterior, y teniendo en cuenta los perfiles identificados en el estudio de cargas de trabajo, la propuesta de nomenclatura y grados salariales, básicamente consiste en:
Crear del empleo de Director Administrativo código 009 grado 01, para el cargo de Director de Talento Humano, Administrativo y Financiero, que corresponde con la
creación de la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera incluida en la
115
estructura interna propuesta. Este empleo se crea con un grado salarial inferior al actual 01, por lo tanto es necesario modificar la escala salarial del nivel directivo.
El grado salarial creado, que ahora corresponde al grado 01 del nivel directivo, se homologa al del Asesor grado 01. Se debe tener en cuenta que al ser un cargo directivo
éste cuenta no solo con el reconocimiento de prima técnica si no que adicionalmente recibirá gastos de representación que equivale al 50% de la asignación básica mensual. Por lo anterior la remuneración mensual que recibirá este cargo es superior a la del
grado 04 del nivel asesor. Ver cuadro 53.
En el nivel profesional, crear cargos con una asignación básica menor al actual grado
01 y crear otros con asignación básica intermedia entre los actuales grados 01 y 02. Por lo anterior es necesario modificar la escala salarial del nivel profesional.
Para establecer la asignación básica para el Profesional Universitario 01 en la propuesta de planta se utilizó como base de referencia la asignación existente en la Contraloría de Bogotá para dicho empleo.
Para establecer la asignación básica para el nuevo grado 03 del Profesional Universitario, se tuvo en cuenta la asignación de los nuevos grados salariales 01 y 02,
que tienen una diferencia entre sí de $722.134. Entonces se calculó un incremento del 50% es decir $361.067 para el grado 03.
La escala salarial actual de la Veeduría Distrital fue adoptada mediante Decreto 016 del 9 de enero de 2015, sin embargo a partir del concepto 2015-E-E-1364, del 2 de junio de 2015 expedido por el Departamento Administrativo del Servicio Civil, se ajustó la escala salarial
atendiendo el límite máximo establecido en el Decreto Nacional 1096 de 2015, quedando de la siguiente manera:
Cuadro 50 Escala Salarial Vigente 2015
GRADO SALARIAL
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
01 7.395.767 4.733.638 3.380.066 2,251,817 1.698.285
02 8.681.980 4.831.024 4.485.954 2,251,917 1.698.404
03 9.377.966 5.100.527 4.607.334 2,229,372
04 5.579.690 4.686.771 2,229,472
05 2,229,572
Fuente: Concepto 2015-E-E-1364, junio 2 de 2015 DASCD
La propuesta de modificación de la escala salarial se puede observar en el siguiente cuadro:
Cuadro 51 Escala Salarial Propuesta. Datos 2015
GRADO SALARIAL
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
01 4.733.638 4.733.638 2,657,932 2,251,817 1.698.285
02 7.395.767 4.831.024 3,380,066 2,251,917 1.698.404
116
GRADO SALARIAL
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
03 8.681.980 5.100.527 3,741,133 2,229,372
04 9.377.966 5.579.690 4.485.954 2,229,472
05 4.607.334 2,229,572
06 4.686.771 Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Esta escala salarial, organiza equitativamente las asignaciones básicas mensuales de los cargos de la Veeduría Distrital en orden sistemático y progresivo, expresa sus diferencias a través de niveles jerárquicos y su correlación a través del grado salarial y respeta los topes
salariales máximos y mínimos establecidos por el Gobierno Nacional.
La modificación de la nomenclatura y su articulación con la escala salarial, se presenta a
continuación: Cuadro 52 Comparativo nomenclatura y escala salarial vigente y propuesta. Datos 2015
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional y Decreto Ley 785 de 2005
Denominación Código GradoAsignación
BásicaDenominación Código Grado
Asignación
Básica
VEEDOR DISTRITAL 094 03 9,377,966 VEEDOR DISTRITAL 094 04 9,377,966
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 02 8,681,980 VICEVEEDOR DISTRITAL 095 03 8,681,980
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 01 7,395,767 VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 02 7,395,767
DIRECTOR ADMINISTRATIVO 009 01 4,733,638
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 5,579,690 JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 5,579,690
ASESOR 105 03 5,100,527 ASESOR 105 03 5,100,527
ASESOR 105 02 4,831,024 ASESOR 105 02 4,831,024
ASESOR 105 01 4,733,638 ASESOR 105 01 4,733,638
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 4,686,771 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 06 4,686,771
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 4,607,334 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 05 4,607,334
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02 4,485,954 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 4,485,954
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 03 3,741,133
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 3,380,066 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 02 3,380,066
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 2,657,932
TECNICO OPERATIVO 314 02 2,251,917 TECNICO OPERATIVO 314 02 2,251,917
TECNICO OPERATIVO 314 01 2,251,817 TECNICO OPERATIVO 314 01 2,251,817
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2,229,572 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2,229,572
SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 2,229,472 SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 2,229,472
SECRETARIO 440 03 2,229,372 SECRETARIO 440 03 2,229,372
CONDUCTOR 480 02 1,698,404 CONDUCTOR 480 02 1,698,404
AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 1,698,285 AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 1,698,285
NIVEL TECNICO
NIVEL ASISTENCIAL
NOMENCLATURA DE EMPLEOS ACTUAL NOMENCLATURA DE EMPLEOS PROPUESTA
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
117
Cuadro 53. Remuneración mensual cargos nivel directivo y nivel asesor Planta Propuesta
CARGO CODIGO GRADO ASIGNACION BASICA 2015
GASTOS DE REPRESENTACION
50%
PRIMA TECNICA
*/
TOTAL MENSUAL
VEEDOR DISTRITAL 094 04 9,377,966 4,688,983 4,688,983 18,755,932
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 03 8,681,980 4,340,990 4,340,990 17,363,960
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 02 7,395,767 3,697,884 3,697,884 14,791,534
DIRECTOR ADMINISTRATIVO 009 01 4,733,638 2,366,819 2,366,819 9,467,276
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 5,579,690 2,231,876 7,811,566
ASESOR 105 03 5,100,527 2,040,211 7,140,738
ASESOR 105 02 4,831,024 1,932,410 6,763,434
ASESOR 105 01 4,733,638 1,893,455 6,627,093
*/ La prima técnica del nivel directivo es del 50% y del nivel asesor es del 40%. Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional y Decreto Ley 785 de 2005
7.4 PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA
La propuesta de planta de personal se formuló a partir de las necesidad de cargos y perfiles identificados en el estudio de cargas de trabajo y la nomenclatura de empleos y la escala
salarial propuesta, la nueva planta de personal consiste en:
Crear el empleo de Director Administrativo código 009 grado 01, para el cargo de
Director de Talento Humano, Administrativo y Financiero, que corresponde con la creación de la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera incluida en
la estructura interna propuesta.
Crear 88 cargos de nivel profesional, de los cuales 35 tienen grado 01, 25 cargos con
grado 02, 16 cargos con grado 03, 8 cargos con grado 04, 3 cargos con grado 05, y 1 cargo con grado 01.
Es de resaltar que el nivel profesional es el nivel de empleo encargado de la ejecución directa de las tareas o actividades relacionadas con el desarrollo de los planes, programas y proyectos institucionales organizado en los procesos de la Veeduría razón
por la cual su porcentaje de participación es altamente representativo.
Crear 13 cargos de Técnico Operativo: 12 de grado salarial 01 y 1 de grado 02.
En conclusión, la planta de personal propuesta planea la creación de 102 cargos, distribuidos
por nivel jerárquico como se puede observar en la siguiente tabla:
118
Cuadro 54 Planta de Personal Propuesta
NIVEL
JERARQUICO
DENOMINACIÓN DEL
EMPLEO CÓDIGO GRADO
CARGOS
PROPUESTOS
Directivo
Veedor Distrital 094 04 1
Viceveedor Distrital 095 03 1
Veedor Distrital Delegado 099 02 4
Director Administrativo 009 01 1
Asesor
Jefe de Oficina Asesora 115 04 2
Asesor 105 03 1
Asesor 105 02 1
Asesor 105 01 3
Profesional
Profesional Especializado 222 06 6
Profesional Especializado 222 05 10
Profesional Especializado 222 04 17
Profesional Universitario 219 03 16
Profesional Universitario 219 02 37
Profesional Universitario 219 01 35
Técnico Técnico Operativo 314 02 4
Técnico Operativo 314 01 14
Asistencial
Auxiliar Administrativo 407 05 2
Secretario Ejecutivo 425 04 1
Secretario 440 03 10
Conductor 480 02 6
Auxiliar de Servicios Generales 470 01 4
TOTAL 176
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional y Decreto Ley 785 de 2005
Los datos consolidados por nivel jerárquico se pueden observar en el siguiente cuadro: Cuadro 55 Distribución de cargos de la Planta de Personal Propuesta por nivel jerárquico
NIVEL JERÁRQUICO
No. de cargos % de
participación
DIRECTIVO 7 4%
ASESOR 7 4%
PROFESIONAL 121 69%
TÉCNICO 18 10%
ASISTENCIAL 23 13%
TOTAL 176 100% Fuente: Veeduría Distrital. Resultado medición de cargas de trabajo 2014
Dentro del estudio, el nivel del empleo que resulta más representativo es el nivel profesional con una participación del 69%, le sigue el nivel asistencial con el 13%; el nivel técnico el
10%; el nivel directivo y el nivel asesor, cada uno con 4% de participación.
119
Gráfica 22 Configuración de la Planta de Personal Propuesta, por Niveles
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
La distribución de cargos asignados al Despacho del Veedor/a Distrital y a la planta global se presenta en el siguiente cuadro. Valga la pena aclarar que los cargo que están adscritos al Despacho del Veedor/a son de libre nombramiento y remoción, considerando la clasificación
de empleos descrita en el artículo 5º la Ley 909 de 2004, y que corresponde a cargos de dirección, conducción y orientación institucionales y los empleos de asesoría institucional, asistenciales o de apoyo, cuyo ejercicio implica especial confianza.
Los cargos que conforman la planta del Despacho del Veedor/a Distrital, que pasan a ser de
libre nombramiento y remoción y que se encuentran ocupados por servidores escalafonados en carrera administrativa, estos funcionarios continuarán desempeñando el mismo cargo y conservarán los derechos de carrera mientras permanezcan en él, en los términos previstos
en el artículo 6ª de la Ley 909 de 2004 y las normas que lo modifiquen o adicionen.28
28 Ley 909 de 2004, “ARTÍCULO 6o. CAMBIO DE NATURALEZA DE LOS EMPLEOS. El empleado de carrera administrativa cuyo cargo sea declarado de libre nombramiento y remoción, deberá ser trasladado a otro de carrera que tenga funciones afines y remuneración igual o superior a las del empleo que desempeña, si existiere vacante en la respectiva planta de personal; en caso contrario, continuará desempeñando el mismo cargo y conservará los derechos de carrera mientras permanezca en él.”
NIVEL DIRECTIVO4% NIVEL ASESOR
4%
NIVEL PROFESIONAL
70%
NIVEL TECNICO11%
NIVEL ASISTENCIAL
11%
120
Cuadro 56 Distribución de cargos de Planta de Personal Propuesta por planta global y carácter del empleo
Denominación Código Grado N. de
Cargos
Carácter del
empleo
DESPACHO VEEDOR DISTRITAL 13
VEEDOR DISTRITAL 094 04 1 P.F.
ASESOR 105 03 1 L.N.R
ASESOR 105 02 1 L.N.R.
ASESOR 105 01 3 L.N.R.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 1 L.N.R
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 03 1 L.N.R
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 02 1 L.N.R
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 1 L.N.R
TECNICO OPERATIVO 314 02 1 L.N.R
SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 1 L.N.R.
SECRETARIO 440 03 1 L.N.R.
PLANTA GLOBAL 163
NIVEL DIRECTIVO
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 03 1 L.N.R.
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 02 4 L.N.R.
DIRECTOR ADMINISTRATIVO 009 01 1 L.N.R.
NIVEL ASESOR
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 2 L.N.R.
NIVEL PROFESIONAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 06 6 C.A.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 05 10 C.A.
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 16 C.A.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 03 15 C.A.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 02 36 C.A.
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 34 C.A.
NIVEL TECNICO
TECNICO OPERATIVO 314 02 3 C.A.
TECNICO OPERATIVO 314 01 14 C.A.
NIVEL ASISTENCIAL
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2 C.A.
SECRETARIO 440 03 9 C.A.
CONDUCTOR 480 02 6 C.A.
AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 4 C.A.
Abreviaturas: P.F.= Periodo Fijo; C.A.= Carrera Administrativa; L.N.R.= Libre Nombramiento y Remoción
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo Rediseño Institucional
La distribución de cargos por dependencia se presenta a continuación:
121
Cuadro 57 Distribución de cargos de la Planta de Personal Propuesta Por Dependencias
PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA POR DEPENDENCIAS
DEPENDENCIA
DIRECTIVO ASESOR PROF. ESP.
PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL 094 095 099 009 115 105 222 219 314 425 440 407 480 470
04 03 02 01 04 03 02 01 06 05 04 03 02 01 02 01 05 04 03 02 01
DESPACHO VEEDOR/A
DISTRITAL 1 1 1 3 1 1 1 1 1 1 1 13
OFICINA ASESORA DE JURÍDICA
1 2 3 1 1 1 9
OFICINA ASESORA DE
PLANEACIÓN 1 2 1 1 1 6
DESPACHO VICEVEEDOR/A DISTRITAL
1 2 1 2 3 1 1 11
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA
1 4 3 1 6 1 3 6 4 29
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA Y
PRESUPUESTAL
1 2 2 3 8 3 5 3 1 28
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA PARTICIPACIÓN Y LOS PROGRAMAS ESPECIALES
1 3 10 13 1 28
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA ATENCIÓN E
INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
1 1 3 1 4 7 7 2 1 27
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA CONTRATACIÓN
1 1 2 3 3 8 6 1 25
TOTAL NÚMERO DE EMPLEOS
1 1 4 1 2 1 1 3 6 10 17 16 37 35 4 14 2 1 10 6 4 176
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Gráfica 23 Distribución de los empleos de la Planta de Personal Propuesta de la Veeduría Distrital por dependencias
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
DESPACHO VEEDOR DISTRITAL
7%
OFICINA ASESORA DE
JURÍDICA5%
OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN
4%
VICEVEEDURIA DISTRITAL
6%
DIRECCIÓN DE TALENTO HUMANO, ADMINISTRATIVA Y
FINANCIERA 17%VEEDURÍA DELEGADA PARA
LA EFICIENCIA ADMINISTRATIVA
16%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
PARTICIPACIÓN Y LOS PROGRAMAS
ESPECIALES16%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS
15%
VEEDURÍA DELEGADA PARA LA
CONTRATACIÓN14%
122
La distribución de cargos teniendo en cuenta los procesos es la siguiente:
Cuadro 58. Distribución de cargos de la Planta Propuesta Por Proceso
PROCESO
DIRECTIVO ASESOR PROF. ESPC PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL
TOTAL
04 03 02 01 04 03 02 01 06 05 04 03 02 01 02 01 05 04 03 02 01
EVALUACIÓN DE LA GESTIÓN DISTRITAL Y SUS RESULTADOS
1 1 1 2 6 2 4 3 1 21
FORTALECIMIENTO DEL SISTEMA CONTROL INTERNO DISTRITAL
1 1 1 2 1 1 7
FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL EN EL DISTRITO CAPITAL
1 1 2 3 3 8 6 1 25
GESTIÓN E INVESTIGACIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS EN EL DISTRITO CAPITAL
1 1 3 1 4 7 7 2 1 27
GESTIÓN PARA LA PROMOCIÓN
DEL CONTROL SOCIAL 1 3 10 13 1 28
GESTIÓN PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
1 1 2 1 1 6
GESTIÓN JURÍDICA 1 1 1 3
GESTIÓN DOCUMENTAL 1 3 1 1 6
ADMINISTRACIÓN DE BIENES, SERVICIOS E INFRAESTRUCTURA
1 1 6 4 12
CONTROL INTERNO, EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
1 1 1 3
ADMINISTRACIÓN DE
TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES TIC¨S
1 2 3 6
GESTIÓN FINANCIERA 2 1 1 4
ADMINISTRACIÓN DEL TALENTO HUMANO
1 1 1 1 4
DIRECCIONAMIENTO Y DESARROLLO ORGANIZACIONAL
1 1 1 1 4
COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL 1 1 1 3
ATENCIÓN A CIUDADANÍA Y GRUPOS DE INTERÉS
1 1 2
MEJORAMIENTO CONTINUO 1 1 2
PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES DESPACHO DIRECTOR DE
TALENTO HUMANO , ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
1 1 1 3
PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES DESPACHO VICEVEEDOR/A DISTRITAL
1 1 1 3
PROCEDIMIENTOS/ACTIVIDADES DESPACHO VEEDOR/A DISTRITAL 1
1 2 1 1 1 7
TOTAL NÚMERO DE EMPLEOS
POR DENOMINACIÓN 1 1 4 1 2 1 1 3 6 10 17 16 37 35 4 14 1 1 11 6 4 176
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
La nueva configuración de la planta de personal, implica que algunos cargos de la planta actual continúan sin ninguna modificación y otros se ven afectados por la modificación del grado salarial, pero sin ajuste en asignación básica salarial. Los que no se ven afectados se
relacionan en el siguiente cuadro:
123
Cuadro 59 Cargos de la planta de personal de la Veeduría Distrital que no sufren modificaciones
Denominación del Empleo
Código Grado N. de
Cargos Asignación
Básica
Nivel Asesor 7
Jefe de Oficina Asesora 115 04 2 $ 5.579.690
Asesor 105 03 1 $ 5.100.527
Asesor 105 02 1 $ 4.831.024
Asesor 105 01 3 $ 4.733.638
Nivel Técnico 5
Técnico Operativo 314 02 3 $ 2.251.917
Técnico Operativo 314 01 2 $ 2.251.817
Nivel Asistencial 23
Auxiliar Administrativo 407 05 2 $ 2.229.572
Secretario Eejecutivo
425
04 1 $ 2.229.472
Secretario 440 03 10 $ 2.229.372
Conductor 480 02 6 $1.698.404
Auxiliar de Servicios
Generales 470 01 4 $ 1.698.285
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
Del análisis del cuadro podemos concluir que no se modificará el grado salarial de 35 cargos:
7 de Nivel Asesor, 5 de Nivel Técnico y 23 de Nivel Asistencial, que corresponde al 47% del total de 74 cargos de la planta actual.
Los cargos que cambian de grado salarial sin incurrir en incremento salarial son: Cuadro 60 Cargos que cambian de grado en la planta de personal de la Veeduría Distrital
Denominación del Empleo Código Grado
Actual
Grado
Propuesto
N. de
Cargos
Asignación
Básica
Actual
Asignación
Básica
Propuesta
%
variación
salarial
NIVEL DIRECTIVO
VEEDOR DISTRITAL 094 03 04 1 9,377,966 9,377,966 0%
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 02 03 1 8,681,980 8,681,980 0%
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 01 02 4 7,395,767 7,395,767 0%
NIVEL PROFESIONAL
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 06 5 4,686,771 4,686,771 0%
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 05 7 4,607,334 4,607,334 0%
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02 04 9 4,485,954 4,485,954 0%
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 02 12 3,380,066 3,380,066 0%
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
124
7.5 COMPARATIVO PLANTA ACTUAL FRENTE A LA PLANTA PROPUESTA
A continuación se presentan los resultados de acuerdo con la medición de cargas de trabajo
de los empleos de la planta propuesta por nivel jerárquico comparados con la planta de personal con la que cuenta hoy la Entidad:
Cuadro 61 Comparativo Planta Actual y Planta Propuesta por Nivel de Empleo
NIVEL JERÁRQUICO
PLANTA ACTUAL
PLANTA PROPUESTA
DIFERENCIA % DE
DIFERENCIA
DIRECTIVO 6 7 1 17%
ASESOR 7 7 0 0%
PROFESIONAL 33 121 88 267%
TÉCNICO 5 18 13 260%
ASISTENCIAL 23 23 0 0%
TOTAL 74 176 102 138% Fuente: Veeduría Distrital. Resultado medición de cargas de trabajo 2014
Gráfica 24 Comparativo Planta Actual Frente a la Propuesta por Nivel Jerárquico
Fuente: Veeduría Distrital. Resultado medición de cargas de trabajo 2014
El Resultado de la Medición de Cargas de Trabajo de cargas de trabajo muestra unas necesidades adicionales de 102 empleos, es decir, un incremento del 58% en la planta de personal con respecto a la existente. Los cambios muestran un incremento de un 1 directivo,
88 profesionales, 13 técnicos, y el nivel asistencial se mantiene igual.
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
DIRECTIVO ASESOR PROFESIONAL TÉCNICO ASISTENCIAL TOTAL
PLANTA ACTUAL PLANTA PROPUESTA
125
Teniendo en cuenta las denominaciones de los empleos, la planta actual de la Veeduría Distrital cuenta con 12 diferentes denominaciones, y la planta propuesta incluye 13
denominaciones de empleos. El comparativo de cargos por denominación de empleo se presenta a continuación:
Cuadro 62 Comparativo Planta de Personal por denominación del empleo
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO PLANTA ACTUAL
PROPUESTA DIFERENCIA %
INCREMENTO
VEEDOR DISTRITAL 1 1 0 0%
VICEVEEDOR DISTRITAL 1 1 0 0%
JEFE DE OFICINA ASESORA 2 2 0 0%
DIRECTOR ADMINISTRATIVO 0 1 1 ---
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 4 4 0 0%
ASESOR 5 5 0 0%
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 21 33 12 57%
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 12 88 76 633%
TÉCNICO OPERATIVO 5 18 13 260%
SECRETARIO EJECUTIVO 1 1 0 0%
SECRETARIO 10 10 0 0%
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 2 2 0 0%
CONDUCTOR 6 6 0 0%
AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 4 4 0 0%
TOTAL 74 176 102 138%
Fuente: Resultado medición de cargas de trabajo 2014 - Formato DAFP
El mayor incremento se tiene en el empleo denominado Profesional Universitario con un 633% al pasar de 12 a 88 cargos; le sigue el cargo de Técnico Operativo con un incremento del
260% al pasar de 5 a 18 cargos y el de profesional especializado con un 57% que pasa de 21 a 33 cargos.
Como se puede ver en el siguiente cuadro, por denominación del empleo, el cargo de Técnico
Administrativo código 314 grado 01 es el que más incremento presenta (600%) al pasar de 2 a 14 cargos. Le sigue el profesional universitario código 219 grado 02 con un incremento del 208% y el profesional especializado código 222 grado 04 con un 89%.
Cuadro 63 Comparativo planta de personal por denominación del empleo y grado salarial
NIVEL DENOMINACIÓN
DEL EMPLEO CÓDIGO GRADO
CARGOS PROPUESTOS
CARGOS
ACTUALES-EQUIVALENTES
DIFERENCIA %
incremento
Directivo Veedor Distrital 094 04 1 1 0 0%
Viceveedor Distrital 095 03 1 1 0 0%
126
NIVEL DENOMINACIÓN
DEL EMPLEO CÓDIGO GRADO
CARGOS
PROPUESTOS
CARGOS
ACTUALES-
EQUIVALENTES
DIFERENCIA %
incremento
Veedor Distrital
Delegado 099 02 4 4 0 0%
Director Administrativo 009 01 1 0 1 ---
Asesor
Jefe de Oficina
Asesora 115 04 2 2 0 0%
Asesor 105 03 1 1 0 0%
Asesor 105 02 1 1 0 0%
Asesor 105 01 3 3 0 0%
Profesional
Profesional Especializado
222 06 6 5 1 20%
Profesional Especializado
222 05 10 7 3 43%
Profesional Especializado
222 04 17 9 8 89%
Profesional Universitario
219 03 16 0 16 ---
Profesional Universitario
219 02 37 12 25 208%
Profesional Universitario
219 01 35 0 35 ---
Técnico Técnico Operativo 314 02 4 3 1 33%
Técnico Operativo 314 01 14 2 12 600%
Asistencial
Auxiliar Administrativo 407 05 2 2 0 0%
Secretario Ejecutivo 425 04 1 1 0 0%
Secretario 440 03 10 10 0 0%
Conductor 480 02 02 6 6 0
Auxiliar de Servicios Generales
470 01 01 4 4 0
TOTAL
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
El detalle del comparativo de la planta actual versus la planta propuesta, los empleos que se crean, los que pasan igual y los que aumentan de grado pero no de asignación salarial, se presenta a continuación:
127
Cuadro 64 Comparativo Planta Actual – Planta Propuesta
Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
En resumen la nueva planta de personal tiene las siguientes características:
La propuesta incrementa en 102 los cargos respecto a la planta actual, principalmente del nivel profesional.
Los empleos existentes hoy en día no presentan ningún tipo de incremento en su
remuneración en la nueva propuesta de planta, aunque para algunos es necesario
cambiar el grado salarial, por la creación de grados salariales adicionales de rangos inferiores.
Se crea el cargo de Director Administrativo código 009 grado 01 para el Director de Talento Humano, Administrativo, Financiero, que corresponde con la creación de la
Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera incluida en la estructura interna propuesta, con una asignación básica homologa a la del Asesor 01, pero por el reconocimiento de la prima técnica y los gastos de representación tendrá una
remuneración mensual mayor al grado 04 del nivel asesor. Este empleo se crea con un grado salarial inferior al actual 01, por lo tanto es necesario modificar la escala salarial del nivel directivo. Ver cuadro 51.
Denominación Código GradoN. de
Cargos
Asignación
BásicaDenominación Código Grado
N. de
Cargos
Asignación
Básica
VEEDOR DISTRITAL 094 03 1 9,377,966 VEEDOR DISTRITAL 094 04 1 9,377,966Aumenta Grado,
Asignación igual
VICEVEEDOR DISTRITAL 095 02 1 8,681,980 VICEVEEDOR DISTRITAL 095 03 1 8,681,980Aumenta Grado,
Asignación igual
VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 01 4 7,395,767 VEEDOR DISTRITAL DELEGADO 099 02 4 7,395,767Aumenta Grado,
Asignación igual
DIRECTOR ADMINISTRATIVO 009 01 1 4,733,638 Se crea
JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 2 5,579,690 JEFE DE OFICINA ASESORA 115 04 2 5,579,690 Pasa igual
ASESOR 105 03 1 5,100,527 ASESOR 105 03 1 5,100,527 Pasa igual
ASESOR 105 02 1 4,831,024 ASESOR 105 02 1 4,831,024 Pasa igual
ASESOR 105 01 3 4,733,638 ASESOR 105 01 3 4,733,638 Pasa igual
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 5 4,686,771 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 06 5 4,686,771Aumenta Grado,
Asignación igual
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 06 1 4,686,771 Se crea
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 03 7 4,607,334 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 05 7 4,607,334Aumenta Grado,
Asignación igual
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 05 3 4,607,334 Se crean
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 02 9 4,485,954 PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 9 4,485,954Aumenta Grado,
Asignación igual
PROFESIONAL ESPECIALIZADO 222 04 8 4,485,954 Se crean
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 03 16 3,741,133 Se crean
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 12 3,380,066 PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 02 12 3,380,066Aumenta Grado,
Asignación igual
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 02 25 3,380,066 Se crean
PROFESIONAL UNIVERSITARIO 219 01 35 2,657,932 Se crean
NIVEL TECNICO
TECNICO OPERATIVO 314 02 3 2,251,917 TECNICO OPERATIVO 314 02 3 2,251,917 Pasa igual
TECNICO OPERATIVO 314 02 1 2,251,917 Se crea
TECNICO OPERATIVO 314 01 2 2,251,817 TECNICO OPERATIVO 314 01 2 2,251,817 Pasa igual
TECNICO OPERATIVO 314 01 12 2,251,817 Se crean
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2 2,229,572 AUXILIAR ADMINISTRATIVO 407 05 2 2,229,572 Pasa igual
SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 1 2,229,472 SECRETARIO EJECUTIVO 425 04 1 2,229,472 Pasa igual
SECRETARIO 440 03 10 2,229,372 SECRETARIO 440 03 10 2,229,372 Pasa igual
CONDUCTOR 480 02 6 1,698,404 CONDUCTOR 480 02 6 1,698,404 Pasa igual
AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 4 1,698,285 AUX. SERVICIOS GENERALES 470 01 4 1,698,285 Pasa igual
NIVEL ASISTENCIAL
PLANTA ACTUAL PLANTA PROPUESTAOBSERVACIONES
NIVEL DIRECTIVO
NIVEL ASESOR
NIVEL PROFESIONAL
128
Se crean 88 cargos de nivel profesional, de los cuales 35 cuentan con una asignación
básica menor al actual grado 01; 16 con asignación básica intermedia entre los actuales grados 01 y 02, y 37 cargos distribuidos entre los demás grados salariales
actuales. Lo anterior implica modificar la escala salarial del nivel profesional.
Se crean 13 cargos de técnicos operativo: 12 de grado salaria 01 y 1 de grado 02.
7.6 COSTOS DE LA PLANTA DE PERSONAL PROPUESTA
El costo anual de la propuesta de planta de personal que se presenta para soportar las necesidades de fortalecimiento del equipo humano de la Veeduría Distrital por concepto
de salarios, prestaciones sociales, aportes parafiscales de los 176 empleos asciende a la suma de DIECISIETE MIL SETECIENTOS TREINTA MILLONES SETECIENTOS CINCUENTA Y TRES MIL QUINIENTOS NOVENTA Y UN PESOS
($17.730.753.591) M/CTE.
En el cuadro siguiente se detalla el valor de la planta de personal actual y el valor de la
planta de personal propuesta.
Cuadro 65 Costos de Planta de personal actual y Planta de personal propuesta Cifras a 2015
NOMBRE COSTO PLANTA
ACTUAL
PROYECCION PLANTA
PROPUESTA
SERVICIOS PERSONALES
ASOCIADOS A LA NOMINA 6,392,017,693 13,238,360,294
Sueldos personal de Nomina 3,336,833,940.00 7,246,327,884.00
Gastos de Representación 319,336,224.00 347,738,052.00
Prima Técnica 1,103,934,423 2,532,898,505
Prima de Antigüedad 100,886,208 100,886,208
Prima Secretarial 5,885,566 5,885,566
Horas Extras. Dominicales, Festivos, Recargo Nocturno y Trabajo Suplementario
91,711,674.00 91,711,674.00
Auxilio de Transporte 0.00 0.00
Subsidio de alimentación 0.00 0.00
Bonificación por Servicios Prestados
105,698,033 224,436,104
Prima de Servicios 528,171,118 1,091,968,683
Prima de Navidad 484,627,010 1,009,748,146
Prima de Vacaciones 235,665,975 487,724,120
Bonificación Especial de Recreación
18,537,966.33 38,305,795.73
Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Publico
60,729,556 60,729,556
APORTES PATRONALES 2,131,470,297 4,492,393,296
129
NOMBRE COSTO PLANTA
ACTUAL
PROYECCION PLANTA
PROPUESTA
Cesantías e Intereses 580,167,662 1,217,314,641
Pensiones 583,656,471 1,241,462,289
Salud EPS 413,331,534 879,277,321
Riesgos laborales 30,387,759 63,281,347
Caja de Compensación 232,856,387 484,914,533
ICBF 174,642,291 363,685,900
SENA 29,107,048 60,614,317
ESAP 29,107,048 60,614,317
ESCUELAS INDUSTRIALES E INST. TECNICOS
58,214,097 121,228,633
TOTAL 8,523,487,990 17,730,753,591
% incremento 108%
Diferencia 9,207,265,600 Fuente: Veeduría Distrital. Equipo de Trabajo Rediseño Institucional
La diferencia entre estos dos costos, que corresponde a la suma de $9.207.265.600, es el valor con el cual se financiaría la creación de los 102 nuevos cargos.
A continuación se precisan los porcentajes y base de cálculo de las primas y bonificaciones aplicables a los empleos de la Veeduría Distrital.
Cuadro 66 Primas y bonificaciones aplicables a los empleos de la Veeduría Distrital
CONCEPTO % BASE DE CÁLCULO
Gastos de Representación 50 Asignación Básica Mensual
Prima Técnica * 50 y 40 Asignación Básica Mensual
Prima de Antigüedad ** 3, 5 y 7 Asignación Básica Mensual
Prima Secretarial 2 Asignación Básica Mensual
Bonificación por Servicios Prestados 35 y 50 Asignación Básica Mensual, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación
Prima de Servicios 37 días
Asignación Básica Mensual, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación, 1/12 prima de vacaciones disfrutada entre enero y junio , 1/5 de horas extras devengadas entre enero y mayo
Prima de Navidad 30 días
Asignación Básica Mensual, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación, 1/12 prima de vacaciones disfrutada entre diciembre año anterior y noviembre año en que se causa, 1/12Bonificación por servicios prestados
Prima de Vacaciones 15 días Asignación Básica Mensual, Prima de Antigüedad, Gastos de Representación, 1/12 bonificación por servicios prestados, 1/12 prima semestral
Bonificación Especial de Recreación 2 días Asignación Básica Mensual
130
CONCEPTO % BASE DE CÁLCULO
Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Publico
15
Total anual recibido en el quinto año por asignación básica mensual. Dicho monto se cancelará en cinco (5) fracciones anuales durante los cinco (5) años siguientes al reconocimiento y otorgamiento del mismo y se ajustará anualmente con el incremento salarial respectivo.
* 50 para el nivel directivo; 40 para los niveles asesor y profesional ** La prima de antigüedad se cancela así 3% servidores entre más de cuatro años y hasta 9 5% servidores entre más de 9 años y hasta 14 7% servidores con más de 14 años Fuente: Veeduría Distrital. Área Funcional de Talento Humano
En el Anexo 5 se presenta el detalle de los conceptos asociados al costo de la planta de personal actual y propuesta, por cada empleo y grado salarial.
8 MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES, REQUISITOS Y COMPETENCIAS LABORALES
Teniendo en cuenta la planta definida para la Entidad, se elaboró el Manual Específico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales de los empleos, con base en los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento
Administrativo del Servicio Civil Distrital, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 46 de la Ley 909 de 2004, modificado por el artículo 228 del Decreto Ley 019 de 2012. El Manual atiende igualmente lo establecido en el Decreto 2484 de 2014, por el cual se
reglamenta el Decreto Ley 785 de 2005, donde se señala que los factores para determinar los requisitos específicos de los empleos en los manuales de funciones y de competencias laborales serán los de educación formal, educación para el trabajo y el desarrollo humano y
la experiencia, que fue integrado en el Decreto 1083 de 2015, por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública. De la misma manera, los lineamientos establecidos en la Circular No 03 de 2015 del Departamento Administrativo del
Servicio Civil Distrital. En el Anexo 6, se presenta el proyecto de Manual Específico de Funciones, Requisitos y
Competencias Laborales, correspondiente a los 176 cargos de la planta de personal propuesta.
131
CONCLUSIONES
El presente Estudio Técnico ha sido elaborado conforme a la metodología de la guía definida
por el Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante la cual se realizó el
análisis integral de la estructura actual de la Veeduría Distrital, sus funciones, los procesos y
procedimientos y el alcance de las responsabilidades de la Entidad, así como de cada una de
sus dependencias, para atender al cumplimiento de la misión y las funciones básicas que se
contemplaron en el Estatuto de Bogotá, Decreto Ley 1421 de 1993 y en los Acuerdos 24 de
1993 y 207 de 2006.
A partir de las funciones y competencias de la Veeduría Distrital, se ha identificado la necesidad realizar el rediseño institucional de la Entidad para fortalecer la estructura interna
y su planta de personal, con el fin de garantizar la capacidad institucional requerida para que pueda cumplir con su misión, sus funciones básicas y con las metas y los retos que la normativa distrital, los planes de desarrollo y la dinámica de las relaciones entre los
ciudadanos y la administración pública, le han venido determinando.
La Veeduría Distrital debe enfocar su gestión de control preventivo en todas las entidades,
organismos y localidades del Distrito Capital; en tal sentido la planta de personal es insuficiente para cubrir las necesidades de los 13 Sectores Administrativos, las 70 Entidades del nivel central y descentralizado del Distrito y las 20 Localidades Distritales.
Teniendo en cuenta las entidades a las cuales debe impactar dentro de su función de control
preventivo, resulta relevante señalar que del presupuesto asignado a los organismos de
control a la Veeduría Distrital, sólo le correspondió el 7% del total, mientras que a la
Contraloría Distrital le corresponde el 46% y a la Personería Distrital el 47%.
Con fundamento en el análisis realizado a la actual estructura organizacional de la Entidad, dentro del marco de las funciones básicas definidas en el Estatuto de Bogotá, se plantea la propuesta de rediseño institucional de la Veeduría Distrital.
Se propone la creación de la Dirección de Talento Humano, Administrativa y Financiera asignándole el rol de administración y orientación de los procesos de apoyo relativos a la
gestión del talento humano, gestión financiera, gestión de bienes, gestión documental y servicios administrativos.
De acuerdo con los resultados de la medición de cargas laborales, se concluyó que la
Veeduría Distrital requiere una Planta de Personal conformada por 176 cargos, que conlleva la creación de 102 cargos adicionales.
Como resultado del estudio técnico para el rediseño institucional de la Veeduría Distrital también se contempla la creación y modificación de cargos al interior de la planta de personal
de la Veeduría Distrital, que básicamente corresponde al cambio de grados salariales por la creación de grados adicionales en el nivel directivo y en el nivel profesional, sin efecto en la asignación salarial; y el cambio de naturaleza jurídica de algunos cargos asignados al
132
Despacho del Veedor/a Distrital, esto sin perjuicio de los derechos de los funcionarios de carrera que hoy día ocupan los cargos.
Así mismo, es pertinente resaltar que no se crea sino un cargo directivo, los niveles asesor y asistencial no crecen, por lo que se reitera, esta propuesta está dirigida a fortalecer el nivel
profesional, abriendo las puertas también al primer empleo, ya que se propone la creación de un profesional grado 01, con exigencia sólo de formación profesional. Adicionalmente se fortalecen y abren más escalas del nivel profesional, no sólo para cumplir al criterio de
movilidad que caracteriza a la carrera administrativa, sino porque es donde se concentra el quehacer misional de la Veeduría Distrital.
Se concluye que se trata de un crecimiento apenas lógico y necesario para responder a las necesidades de la ciudad y a las tareas encomendadas a la Veeduría Distrital, la cual desde hace 21 años de su creación, no ha visto fortalecida su planta de personal, en contraste con los demás órganos de control de la ciudad, ni de forma proporcional al crecimiento de sus
tareas y responsabilidades frente a una ciudad que también ha crecido en población, entidades y complejidades.
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