UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA TESIS PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO PROFESIONAL DE LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADOR PÚBLICO AUTORIZADO. CPA. TEMA: “DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA MILDEPORTES S.A” Elaborado por: Angélica Alexandra Barreno Cevallos Directora de Tesis: Msc. Alexandra Gutiérrez Quito-Ecuador 2012-2013
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UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
ESCUELA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS PREVIA LA OBTENCION DEL TITULO PROFESIONAL DE
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA, CONTADOR PÚBLICO
AUTORIZADO. CPA.
TEMA:
“DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE
LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA MILDEPORTES S.A”
Elaborado por:
Angélica Alexandra Barreno Cevallos
Directora de Tesis:
Msc. Alexandra Gutiérrez
Quito-Ecuador
2012-2013
i
DEDICATORIA
A Dios por ser el pilar en mi vida.
A mi madre porque sin su amor y apoyo no hubiera podido cumplir mis sueños.
A mis hermanos y sobrina por su compañía.
A mi hijo Joaquín que es la razón de mi vida.
Angélica Barreno Cevallos
ii
AGRADECIMIENTO
A Dios, a mi Madre, mis hermanos, sobrina e hijo que sin su apoyo y amor no
hubiera podido finalizar esta meta en mi vida.
A mi Directora de Tesis, Msc. Alexandra Gutiérrez por su atina dirección en la
elaboración de este proyecto.
A la Empresa MilDeportes S.A por permitirme viabilizar este proyecto.
Angélica Barreno Cevallos
iii
AUTORÍA
Yo, Angélica Alexandra Barreno Cevallos, soy la responsable de la realización de
la presente tesis, en tal virtud declaro que el contenido, las conclusiones, los
efectos legales y académicos que se desprendan del trabajo propuesta son de
exclusiva responsabilidad de la autora.
Angélica Barreno Cevallos
iv
CERTIFICACIÓN DEL TUTOR
En mi calidad de tutor para la elaboración de la Tesis “Diseño de un sistema de
control interno para el manejo de las cuentas por cobrar de la empresa
MilDeportes S.A” certifico que fue elaborada por la Srta. Angélica Alexandra
Barreno Cevallos, sobre la base de una investigación de campo en la referida
compañía, por tanto abaliza el nivel de conocimientos como requisito previo a la
obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría, CPA.
Quito, del 2013
______________________
Msc. Alexandra Gutiérrez
v
RESUMEN
La importancia de DISEÑAR UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR permite mejorar la recuperación de
la cartera, aminorar índices de morosidad, colocar prolijamente créditos
obteniendo liquidez, solvencia y rentabilidad y el cumplimento eficaz de los
objetivos planteados por la empresa detallados a continuación:
Controles de Cartera de Clientes
Análisis de Créditos
Incremento de Flujo del Efectivo
Disminución de Morosidad
El contar con este diseño beneficia a la empresa en su administración ya que de
manera práctica y oportuna se ve el buen funcionamiento del área de crédito y
cobranza proporcionándoles las siguientes ventajas:
Se profundiza el análisis para el otorgamiento del crédito
Incorpora un conjunto de funciones que brinda el control, administración y
seguimiento centralizado y seguro de la cartera de clientes.
Aumenta la eficiencia en el personal involucrado del área de créditos y
cobranzas para la recuperación, permitiendo obtener los resultados que la
administración espera.
Proporciona a la administración un apoyo para el control de operaciones de
una forma eficiente como para la toma de decisiones.
Una empresa con cartera sana de clientes, permite disponer de un nivel óptimo de
flujo de ingresos de efectivo, obteniendo como resultado solvencia, liquidez y
rentabilidad para seguir operando; con la ayuda de controles internos se busca la
seguridad razonable de que los objetivos y metas serán logrados sin errores o
posibles fraudes.
vi
Un mal manejo de las cuentas por cobrar o de sus procedimientos retarda el flujo
de dinero afectando el departamento contable y arrastrando los saldos incorrectos
que tienen las cuentas por cobrar.
Con el diseño del sistema de control interno se pretende a más de determinar
falencias implementar controles eficaces y fortalecer los ya existentes de manera
que el proceso contable y administrativo del cobro y recuperación de cartera se
vea sellado en su totalidad sin opciones a errores y fraudes por parte de los
funcionarios.
Con la segregación de funciones se prevé que los colaboradores de la empresa no
sean juez y parte y los errores sean detectados ya que cada departamento
independiente se convierte en un filtro en la gestión.
Alcanzar este conjunto de objetivos contribuye a generar bases sólidas que
permitan controlar y agilizar la actividad administrativa.
El establecimiento favorable a la ejecución nos asegura satisfactoriamente un
estado elevado de excelencia de manera que logrando la esperada rentabilidad en
la cobranza se logra un éxito y mejor funcionamiento en la organización.
Para la consecución de los objetivos es imprescindible que se utilice los controles
internos detallados y todos los que se estime conveniente, mediante los reportes
de antigüedad de saldos, estados de cuenta confirmaciones de saldos no solo se
establece las cuentas por cobrar por recuperar sino también se puede realizar
programas de cobros a futuro, no es eficaz iniciar un gestión de cobranza cuando
el crédito está en mora, la gestión debe prever que todo el dinero ingrese en las
fechas que lo estipulan los plazos e inclusive un buen manejo de la cartera logra
que el dinero ingreso antes de lo previsto , aplicando descuentos por pronto pago
o definiendo políticas que sean atractivas para el cliente y que sin lugar a dudas
ayuden al flujo del efectivo.
Solo con controles internos claros, definidos y aplicados se garantiza el
cumplimiento de los objetivos a nivel departamental y posterior empresarial.
vii
ABSTRACT
The importance of DESIGN AN INTERNAL CONTROL SYSTEM FOR THE
MANAGEMENT OF ACCOUNTS RECEIVABLE recovery improves the portfolio,
reduce delinquency rates, placed neatly obtaining credit liquidity, solvency and
profitability and effective fulfillment of the objectives set by the company listed
below:
• Client Portfolio Controls
• Credit Analysis
• Increase Cash Flow
• Decrease in Delinquency
Having this design benefits the company in its administration as a practical and
timely is the proper functioning of credit and collection area by providing the
following advantages:
• It deepens the analysis for the granting of credit
• Incorporates a set of functions that provides the control, management and
monitoring of centralized and secure customer base.
• Increase efficiency of personnel involved credit and collection area for recovery,
allowing to obtain the results that management expects.
• Provides management support for control operations in an efficient manner to
decision making.
A company with a healthy portfolio of clients, allows to have an optimal level of
cash income stream, resulting solvency, liquidity and profitability to continue
operating, with the help of internal controls seeks reasonable assurance that
objectives and goals be achieved without error or fraud.
viii
Mishandling of accounts receivable or delayed procedures affecting cash flow
accounting department and dragging the incorrect balances with accounts
receivable.
With the design of the internal control system is intended to implement more
effective controls to determine weaknesses and strengthen existing ones so that
the accounting and administrative process of collection and portfolio recovery looks
completely sealed with no options to errors and fraud the officials.
With the segregation of duties is expected that employees of the company are not
judge and jury and errors are detected as each separate department becomes a
filter in management.
Achieving this set of objectives contributes to solid bases to control and streamline
administrative activity.
The friendly establishment assures us successfully implementing a high state of
excellence so that achieving the expected profitability in collections and achieves a
better performance success in the organization.
To achieve the objectives it is essential to use the detailed internal controls and all
that is deemed appropriate by age reports balances, statements, balance
confirmations not only provides accounts receivable to recover but also can make
future billing programs is not effective start a collection management when credit is
delinquent, management should provide all the money enter in the dates stipulated
deadlines and included a portfolio management obtains that income money ahead
of schedule, using cash discounts or defining policies that are attractive to the
customer and no doubt help the cash flow.
Only with clear internal controls, defined and applied guarantees the fulfillment of
the objectives at the departmental and enterprise back.
ÍNDICE
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA Pág. 1
1.1 Planteamiento del Problema Pág. 1
1.1.1 Formulación del Problema Pág. 1
1.1.1.1 Sistematización del Problema Pág. 1
1.2 Objetivo General Pág. 2
1.2.1 Objetivos Específicos Pág. 2
1.3 Justificación Pág. 2
1.4 Limitaciones o Alcances Pág. 3
1.4.1 Limitaciones de Tiempo Pág. 3
1.4.2 Limitaciones de Espacio Pág. 3
1.5 Variables de la Investigación Pág. 3
1.5.1 Variable Independiente Pág. 3
1.5.2 Variable Dependiente Pág. 4
1.6 Idea a Defender Pág. 4
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL- CONCEPTUAL – LEGAL Pág. 5
2.1 Marco Referencial Pág. 5
2.1.1 Antecedentes Pág. 5
2.1.2 Fundamentación Teórica Pág. 6
2.1.2.1 Empresa Pág. 6
2.1.2.1.1 Clasificación de las Empresas Pág. 6
2.1.2.2 Contabilidad Pág. 7
2.1.2.2.1 Concepto Pág. 8
2.1.2.2 .2 Objetivo de la Contabilidad Pág. 8
2.1.2.2.3 Características Pág. 9
2.1.2.2.4 Importancia Pág. 10
2.1.2.2.5 Información Contable Pág. 10
2.1.2.2.5.1 Estructura de un sistema contable Pág. 12
2.1.2.3 Cartera Vencida Pág. 12
2.1.2.3.1 Concepto Pág. 12
2.1.2.3.2 Tipos Pág. 13
2.1.2.4 Control Interno Pág. 13
2.1.2.4.1 Definición de Control Interno Pág. 14
2.1.2.4.2 Importancia Pág. 15
2.1.2.4.3 Objetivos Pág. 15
2.1.2.4.4 Componentes del Control Interno Pág. 15
2.1.2.4.5 Elementos Control Interno Pág. 24
2.1.2.4.6 Tipos del Control Interno Pág. 25
2.1.2.4.7 Principios y Normativas del Control Interno Pág. 26
2.1.2.5 Control Interno de las Cuentas por Cobrar Pág. 31
2.1.2.5.1 Evaluación del Control Interno Pág. 31
2.2 Marco Conceptual Pág. 33
2.3 Marco Legal Pág. 36
2.3.1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado Pág. 36
2.3.2 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno Pág. 37
2.3.3 Impuesto a la Renta Pág. 39
2.3.4 Impuesto al Valor Agregado Pág. 40
2.3.5 Retenciones en la fuente del IVA Pág. 40
2.3.5.1 Casos especiales Pág. 40
2.3.6 Retenciones en la fuente del IR Pág. 41
2.3.6.1 Sanciones Pág. 43
2.3.4 Normas Internacionales de Información Financiera Pág. 44
2.3.4.1 Adopción de las NIIF a nivel internacional Pág. 44
2.3.4.2 Normas Internacionales de Contabilidad Sector Público Pág. 45
2.3.4.3 Estructura de las NIIF Pág. 45
2.3.4.4 NIIF para Pequeñas y Medianas Empresas Pág. 46
2.3.4.5 Marco Conceptual Pág. 46
2.3.4.6 Elementos de los Estados Financieros Pág. 47
2.3.4.7 Contenido de los Estados Financieros Pág. 47
2.3.4.8 Propiedades Plantas y Equipos Pág. 48
2.3.4.9 Inventarios Pág. 48
2.3.5 Normas Internacionales de Contabilidad Pág. 49
2.3.5.1 NIC Vigentes Pág. 50
2.3.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados Pág. 51
2.3.6.1 Principios Pág. 53
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipos de investigación Pág. 59
3.1.1 Investigación Correlacional Pág. 59
3.1.2 Investigación Explicativa Pág. 59
3.1.3 Investigación De campo Pág. 59
3.1.4 Investigación Explorativa Pág. 60
3.2 Diseño Estadístico Pág. 60
3.3 Métodos de la investigación Pág. 60
3.3.1 Método Inductivo Pág. 60
3.3.2 Método de Análisis Pág. 60
3.3.3 Métodos Estadísticos Pág. 61
3.3.4 Método de Síntesis Pág. 61
3.3.5 Método de Observación Científica Pág. 61
3.4. Población y determinación del tamaño de la Muestra Pág. 62
3.5 Técnicas e instrumentos Pág. 62
3.5.1 Diseño del cuestionario Pág. 62
3.6 Tratamiento de la información Pág. 63
3.7 Tabulación, Graficación y Análisis de Resultados. Pág. 63
3.7.1 Tabulación de cuestionario: Pág. 63
3.7.2 Representación Gráfica por Pregunta Pág. 66
3.7.3 Análisis de Resultados Pág. 76
CAPITULO IV
4. SITUACIÓN DIAGNÓSTICA Pág. 78
4.1 Localización Pág. 78
4.1.1 Macro localización Pág. 78
4.1.2 Micro localización Pág. 79
4.1.3Croquis de Ubicación Pág. 80
4.2 Estructura funcional de la empresa Pág. 81
4.3 Organización Interna Pág. 81
4.3.1 Organigrama Estructural Pág. 81
4.4. Análisis FODA Pág. 82
4.5 Análisis FODA de la empresa MILDEPORTES S.A Pág. 84
CAPÍTULO V
PROPUESTA
5.1 Introducción Pág. 85
5.2 Objetivo General de la Propuesta Pág. 87
5.3 Objetivos Específicos: Pág. 87
5.4 Ámbito de Aplicación Pág. 87
5.5 Normas de Control Interno Cuentas por Cobrar Pág. 88
5.6 Registros Contables Pág. 126
5.6.1 Asiento de Factura a Crédito Pág. 126
5.6.2 Asiento de Provisiones Pág. 126
CAPITULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones Pág. 127
6.2 Recomendaciones Pág. 128
6.3 Bibliografía Pág. 129
6.4 Anexos Pág. 131
TABLAS
Tabla 1
Pág. 66
Tabla 2
Pág. 67
Tabla 3
Pág. 68
Tabla 4
Pág. 69
Tabla 5
Pág. 70
Tabla 6
Pág. 71
Tabla 7
Pág. 72
Tabla 8
Pág. 73
Tabla 9
Pág. 74
Tabla 10
Pág. 75
GRÁFICOS
Gráfico 1
Pág. 66
Gráfico 2
Pág. 67
Gráfico 3
Pág. 68
Gráfico 4
Pág. 69
Gráfico 5
Pág. 70
Gráfico 6
Pág. 71
Gráfico 7
Pág. 72
Gráfico 8
Pág. 73
Gráfico 9
Pág. 74
Gráfico 10
Pág. 75
FIGURAS Figura 1
Pág. 78
Figura 2
Pág. 79
Figura 3
Pág. 80
Figura 4
Pág. 82
FLUJO GRAMAS
Procedimiento del Crédito
Pág. 105
Control de los Pedidos
Pág. 109
Cobro de las Cuentas por Cobrar
Pág. 112
Notas e Crédito
Pág. 115
Cobro Cuentas Castigadas
Pág. 116
Cartera Vencida
Pág. 122
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 Planteamiento del Problema
La empresa MilDeportes S.A dedicada a la comercialización de artículos y ropa
deportiva, actualmente no dispone de un sistema de control interno claro y
definido para el manejo de las cuentas por cobrar motivo de la investigación,
tampoco de una normativa para el buen desempeño de los funcionarios
involucrados, lo que ocasiona problemas de recuperación de cartera.
La falta de políticas de control y normativas es una de las preocupaciones del
tema de estudio ya que responde a la importancia que tiene la cartera dentro
de los activos y el problema que representa el mantener índices de cartera
vencida elevados, esta situación incide en los resultados además de la falta de
liquidez que esto representaría.
Podemos anotar además que existe muy poca capacitación al personal del
departamento de crédito y que no hay segregación de funciones, en su
mayoría los procesos son realizados de principio a fin por una misma persona
lo que dificulta evitar errores o posibles fraudes, al no contar con gente
capacitada y con un perfil acorde se dificulta la aplicación de procesos de
control.
La falta de procedimientos y delineamiento claros ocasiona un problema desde
el inicio del otorgamiento del crédito que da como resultado la difícil
recuperación del mismo.
2
1.1.1 Formulación del Problema
¿Qué tipo de control tiene el departamento de cobranzas para conceder
créditos? ¿Cuáles son las políticas o normativas del departamento de crédito y
cobranzas? ¿Quién analiza solicitudes de crédito y bajo que parámetros los
otorga?
1.1.1.1 Sistematización del Problema
¿Qué sistemas de control interno existen para el área de crédito y
cobranzas?
¿Cuál es el que más se ajusta a este caso en particular?
¿Cómo se puede implementar un sistema de control interno?
1.2 Objetivo General
Diseñar un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar
de la empresa Mildeportes S.A. de una forma técnica y eficiente que ayude a la
administración a mitigar los riesgos existentes.
1.2.1 Objetivos Específicos
Realizar el diagnóstico institucional que nos permita conocer el área de
crédito y cobranzas aplicando el sistema FODA.
Conocer los procesos operativos de crédito y cobranzas vigentes en la
empresa.
Describir los procedimientos de control a ser aplicados en el área de
crédito y cobranzas.
3
Crear procedimientos claros, pero sobre todo comprensibles para un
mejor control de procesos actuales para disminuir cualquier deficiencia
existente.
1.3 Justificación
La empresa Mildeportes S.A demanda de un conjunto de estrategias, pautas y
sobre todo la actualización de los instrumentos y procesos administrativos,
operativos de crédito y cobranzas, diseño y aplicación de los procedimientos
de control interno a fin de optimizar los recursos con el propósito de mejorar su
situación actual.
Es importante el control interno por cuanto su utilización puede prevenir
fraudes, errores voluntarios e involuntarios, por ello el control interno
desempeña un papel importante, además de asegurar el correcto cumplimiento
de los procesos del área de crédito y cobranzas.
Con la aplicación del control interno se quiere llegar a la separación de
funciones del personal involucrado en el área motivo de estudio, ya que un
concepto fundamental del control interno es que ningún departamento o
persona debe manejar todos los aspectos de una transacción desde el
principio hasta el final, se analizará la división de responsabilidades de los
funcionarios del área.
Por estos antecedentes se puede manifestar que es imprescindible el diseño
de un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por cobrar ya
que desde el punto de vista financiero solucionaría de forma clara y oportuna la
recuperación de la cartera vencida
4
1.4 Limitaciones o Alcances
1.4.1 Limitaciones de Tiempo: La presente investigación se pretende realizar
en un tiempo no mayor a seis meses.
1.4.2 Limitaciones de Espacio: Esta investigación se efectuará en las
instalaciones de la Empresa Mildeportes S.A ubicado en la ciudad Quito,
tomando como base los registros y operaciones de crédito es decir el proceso
de crédito y cobranzas son parte del tema de investigación.
1.5 Variables de la Investigación
1.5.1 Variable Independiente
El diseño de un sistema de control interno para el manejo de las cuentas por
cobrar.
1.5.2 Variable Dependiente
Con el diseño del sistema de control interno:
- Se definirán políticas para el correcto manejo de la cuenta Cuentas por
Cobrar.
- Se asignarán responsabilidades y funciones según los perfiles del talento
humano del departamento de cobranzas,
- Se ayudará a mitigar en el lado financiero posibles fraudes o errores
voluntarios e involuntarios.
5
1.6 Idea a Defender
El diseño del sistema de control interno para el manejo de las cuentas por
cobrar permitirá a la empresa optimizar recursos, mejorar su control interno y
mitigar los riesgos existentes, mejorar niveles de eficiencia administrativa,
operativa y financiera.
6
CAPÍTULO II
2. MARCO REFERENCIAL - TEÓRICO – CONCEPTUAL - LEGAL
2.1 Marco Referencial
2.1.1 Antecedentes
En los pueblos de Egipto, Fenicia, Siria entre otros, observamos la contabilidad
de partida simple. En la edad media aparecieron los libros de contabilidad para
controlar las operaciones de los negocios, es en Venecia en donde en 1494, el
Franciscano Fray Lucas Paccioli escribió un libro sobre la contabilidad de
partida doble.
Es en la revolución industrial cuando surge la necesidad de controlar las
operaciones que por su magnitud eran realizadas por máquinas manejadas por
varias personas.
Se piensa que el origen del control interno, surge con la partida doble, que fue
una de las medidas de control, pero fue hasta fines del siglo XIX que los
hombres de negocios se preocupan por formar y establecer sistemas
adecuados para la protección de sus intereses.
De manera general, podemos afirmar que la consecuencia del crecimiento
económico de los negocios, implicó una mayor complejidad en la organización
y por tanto en su administración.
La importancia del control interno que una empresa le dé, es sin duda alguna la
mejor forma de salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar
7
desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se
contraerán obligaciones sin autorización.
2.1.2 Fundamentación Teórica
2.1.2.1 Empresa
“Una empresa es toda entidad u organización, dedicada a actividades o
persecución de fines económicos o comerciales, para satisfacer las
necesidades de bienes y/o servicios de los demandantes, a la par de asegurar
la continuidad de la estructura productivo-comercial así como sus necesarias
inversiones”.1
2.1.2.1.1 Clasificación de las Empresas2
Existen numerosas diferencias entre unas empresas y otras, a continuación se
presentan los tipos de empresas.
Según la actividad o giro:
Industriales.- La actividad primordial de este tipo de empresas es la
producción de bienes mediante la transformación de la materia o extracción de
materias primas.
Comerciales.- Son intermediarias entre productor y consumidor; su función
primordial es la compra/venta de productos terminados.
Servicio-. Son aquellas que brindan servicio a la comunidad
1 Reyes Ponce, Agustín. (1968). Administración de Empresas Teórica y Práctica. (2da Edición) México. Editorial Limusa 2 Anzola Rojas, Sérvulo (1993). Administración de Pequeñas Empresas. (4ta. Edición) México. Editorial McGraw-Hilll
8
Según la forma jurídica:
Empresas individuales: si sólo pertenece a una persona. Esta puede
responder frente a terceros con todos sus bienes, es decir, con responsabilidad
ilimitada, o sólo hasta el monto del aporte para su constitución, en el caso de
las empresas individuales de responsabilidad limitada o EIRL. Es la forma más
sencilla de establecer un negocio y suelen ser empresas pequeñas o de
carácter familiar3.
Empresas societarias o sociedades: constituidas por varias personas.
Dentro de esta clasificación están: la sociedad anónima, la sociedad colectiva,
la sociedad comanditaria, la sociedad de responsabilidad limitada y la sociedad
por acciones simplificada SAS.
Según su tamaño:
Micro empresa.- Si posee 10 o menos trabajadores.
Pequeña empresa.- Si tiene un número entre 11 y 49 trabajadores.
Mediana empresa.- Si tiene un número entre 50 y 250 trabajadores.
Gran empresa.- Si posee entre 250 y 1000 trabajadores.
Macro emprendimiento.- Si tiene más de 1000 trabajadores
2.1.2.2 Contabilidad
La contabilidad es la base sobre la cual se fundamentan las decisiones
gerenciales y por tanto las decisiones financieras. No existe actividad
económica ajena al registro y afectación de las técnicas de la ciencia contable.
Desde la actividad económica más pequeña hasta las transacciones
económicas de grandes corporaciones, la ciencia contable aporta a un gran
3 Bravo Valdivieso, Mercedes. (2011). Contabilidad General. (7ma. Edición). Ecuador. Editorial Escobar.
9
cúmulo de conocimientos, los cuales requieren que sean aplicados por
profesionales de la contaduría pública altamente capacitados.
Si una empresa no lleva adecuadamente sus registros contables es poco
probable su crecimiento por no decir nulo, ya que de ahí parten las decisiones
en función del crecimiento de la misma.
2.1.2.2.1 Concepto
“Contabilidad es el arte de coleccionar, resumir, analizar e interpretar datos
financieros, para obtener así las informaciones necesarias de los varios
intereses que se afecten por las operaciones de una empresa”4.
“La contabilidad es una ciencia aplicada de carácter socio-económica que tiene
por objetivo primordial brindar información eficiente desarrollando sistemas de
comunicación contable que permita la interpretación, proyección, planificación,
control y determinación entre otros del estado económico –financiero de la
entidad donde se desempeñe expresando básicamente en unidades
monetarias satisfaciendo las necesidades de sus usuarios”.
“La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir
las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus
resultados. Por consiguiente, los gerentes o directores a través de la
contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negocios
mediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer la
estabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, las
tendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera
que se pueda conocer la capacidad financiera de la empresa”.5
4 Hargadon, Bernard, (1998). Principios de Contabilidad (2da. Edición). Cali Colombia. Editorial Norma 5 Horngren, Charles T.; Harrison, Walter T. (1991). Contabilidad. (2da. Edición).Chicago. Editorial Prentice Hall
10
2.1.2.2 .2 Objetivo de la Contabilidad:
“El objetivo final de la contabilidad es la utilización de la información, su análisis
e interpretación”. 6
"Proporcionar información a: Dueños, accionistas, bancos y gerentes, con
relación a la naturaleza del valor de las cosas que el negocio deba a terceros,
la cosas poseídas por el negocio. Sin embargo, su primordial objetivo es
suministrar información razonada, con base en registros técnicos, de las
operaciones realizadas por un ente privado o público.
Para ello deberá realizar:
Registros con bases en sistemas y procedimientos técnicos adaptados a la
diversidad de operaciones que pueda realizar un determinado ente.
Clasificar operaciones registradas como medio para obtener objetivos
propuestos.
Interpretar los resultados con el fin de dar información detallada y razonada.
Con relación a la información suministrada, esta deberá cumplir con un objetivo
administrativo y uno financiero:
Administrativo: Ofrecer información a los usuarios internos para suministrar y
facilitar a la administración intrínseca la planificación, toma de decisiones y
control de operaciones. Para ello, comprende información histórica presente y
futura de cada departamento en que se subdivida la organización de la
empresa.
6 Zapata Sánchez, Pedro. (2004). Contabilidad General. (5ta. Edición). Santa Fe - Colombia. Editorial McGraw- Hill.
11
Financiero: Proporcionar información a usuarios externos de las operaciones
realizadas por un ente, fundamentalmente en el pasado por lo que también se
le denomina contabilidad histórica.
Es preciso concebir a la contabilidad como un proceso mediante el cual se
identifica, registra, mide y comunica la información económica de una
organización, esta tarea se realiza con los siguientes fines:
Controlar
Evaluar
Tomar decisiones cruciales que involucran a la entidad en cuestión
2.1.2.2.3 Características
La contabilidad debe cumplir con las siguientes características:
Objetiva.- Ante un mismo dato cualquier usuario debe interpretar lo mismo.
Para ello se han convenido unas normas, de forma de quien elabora la
información sabe que ha de ajustarse a los patrones establecidos para que no
queden distintas lecturas.
Si no se aplica un criterio en común puede inducir a que el usuario decida
erróneamente.
Creíble.- La información debe ser fidedigna, por ello es comprobada y
verificada por los auditores que han de ser completamente independientes de
la unidad económica a la que auditan.
Oportuna.- Un dato que llega a destiempo no vale para nada, o para poco.
Por lo tanto, la información se ha de emitir a tiempo,
Clara y asequible.- Si la información contable sólo va dirigido a peritos en esta
materia, su fin queda muy restringido. Tal y como funciona el mundo actual,
12
estos han de ser lo suficientemente comprensibles, puesto que son muchos los
sujetos que los han de utilizar.
2.1.2.2.4 Importancia
La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen la
necesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras.
Así obtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por
otra parte, los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para
obtener información de carácter legal.
2.1.2.2.5 Información Contable
“Un sistema de información contable sigue un modelo básico y un sistema de
información bien diseñado, ofreciendo así control, flexibilidad y una relación
aceptable costo-beneficio”.7
El tener un buen sistema contable le garantiza a la empresa tener protegidos
sus activos y asegurar sus registros contables, el sistema contable debe tener
compatibilidad y operar sin problemas
La información contable debe servir fundamentalmente para:
Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, las
obligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios
que hubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el
periodo.
Apoyar a los administradores en la planeación, organización y dirección de
los negocios. 7 Palavecinos Bertha. (2003). Fundamentos del Sistema Contable: Nuevos Enfoques y Actualización. (4ta. Edición).Chile. Ediciones Universitarias de Valparaíso.
13
Predecir flujos de efectivo.
Tomar decisiones en materia de inversión y crédito.
Fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.
La información contable debe ser comprensible, útil y en ciertos casos se
requiere que además la información sea comparable.
La información es comprensible cuando es clara y fácil de comprender.
La información es útil cuando es pertinente y confiable.
Cualquier persona que esté en posición de tomar decisiones y que carezca de
conocimientos de contabilidad, probablemente no apreciara hasta qué punto la
información contable se basa en estimativos más que en mediciones precisas y
exactas.
2.1.2.2.5.1 Estructura de un sistema contable
Todo sistema contable debe seguir los tres pasos básicos:
Registro de la actividad financiera: En un sistema contable se registran
sistemática y de forma diaria en términos económicos las transacciones que
se pueden expresar en términos monetarios en el libro de contabilidad
Clasificación de la Información: Se debe agrupar aquellas transacciones
a través de las cuales se recibe dinero, esto por el volumen de datos,
demasiado grande y diverso para que sea útil a la administración de la
organización a la hora de la toma de decisiones.
14
Resumen de la información: Para una acertada toma de decisiones la
información debe estar resumida.
2.1.2.3 Cuentas por Cobrar
2.1.2.3.1 Concepto
“Obligaciones a las que se les ha cumplido el plazo establecido o valores que
no se ha recuperado oportunamente. Valor de los créditos, cuotas dividendos o
cánones de arrendamiento mercantil, en todas sus modalidades que no
hubieren sido cancelados dentro de los 30 días posteriores a la fecha de
vencimiento”.8
“Son valores que se encuentran impagos por deudores, son considerados
pagos vencidos cuando al haber llegado la fecha de pago el mismo no se ha
realizado”
“La recuperación de cartera vencida, es uno de los rubros en donde se h
centrado la preocupación de las empresas y esta es una de las actividades en
las que es preciso buscar alternativas y amplia experiencia, para la
viabilidad en la recuperación”.
2.1.2.3.2 Cuentas Incobrables
“Cuando una compañía o individuo encuentra que una cuenta a cobrar no
puede cobrarse, esta cuenta particular ya no tiene ningún valor, y por lo tanto,
no debe llevarse (contabilizarse) como un activo. Debe moverse de los libros y
8 Chiriboga Rosales, LuisAlberto. (2005). Diccionario Técnico Financiero Ecuatoriano: Glosario de Términos. (4ta. Edición). Ecuador. Editorial Jokama.
15
cuando esto sucede, la compañía incurre simultáneamente en un nuevo tipo de
Gasto”9
2.1.2.3.3 Provisión Cuentas Incobrables
“El método de provisión se basa en cifras estimadas; por consiguiente, no es
tan exacto como pudiera desearse. Sin embargo de un modo general, se cree
que es una mejora sobre el método de Anulación Directa, por cuanto el método
de provisión tiende a eliminar la alegada inconsistencia de este último, y de
este modo se suministra un método más seguro para contabilizarlas”10
2.1.2.3.4 Clasificación de las Cuentas por Cobrar
Cliente.- Cuentas abiertas, basadas en la confianza y la solvencia del deudor
originadas por venta de mercancías o servicios
Funcionarios y Empleados.- Representan préstamos a empleados,
ejecutivos, o directivos de la empresa.
Anticipos a Proveedores.- Pagos efectuados a proveedores anticipadamente
por las compras.
2.1.2.3.5 Tipos de Cuentas por Cobrar
Se puede clasificar por la naturaleza del crédito original, en cartera a corto
plazo y a largo plazo.
La cartera a corto plazo se produce cuando la deuda original corresponde a un
tiempo inferior a un año. Mientras que la cartera a largo plazo se presenta en
9 Hargadon, Bernard. (1998). Principios de Contabilidad (2da. Edición). Cali Colombia. Editorial Norma 10 Hargadon, Bernard, (1998). Principios de Contabilidad (2da. Edición). Cali Colombia. Editorial Norma
16
las obligaciones a largo plazo, las mismas que pueden estar sustentadas con
documentos o no.
2.1.2.3.6 Métodos para Calcular la Provisión de Cuentas Incobrables:
Método de Provisiones:
Porcentaje de Ventas
Porcentaje de Cuentas por Cobrar
Método Directo:
Cancelación Directa
2.1.2.4 Control Interno
El control interno es de importancia para la estructura administrativa contable
de una organización. Esto asegura que tanto son confiables sus estados
contables, frente a los fraudes, la eficiencia y eficacia operativa11.
Todas las empresas requieren llevar un sistema de control interno que se
define como “Un proceso" efectuado por la junta directiva de la entidad, la
gerencia y demás personal, diseñado para proporcionar seguridad razonable
relacionada con el logro de objetivos en las siguientes categorías:”
Eficacia y eficiencia en las operaciones
Fiabilidad de la información financiera y operativa.
Salvaguardad recursos de la entidad.
Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
Prevenir errores e irregularidades
11 Estupiñán Gaitán, Rodrigo. (2006). Administración de Riesgos E.R.M. y la Auditoría Interna. (1ra. Edición). Colombia. Editorial Ecoe Ediciones.
17
“El control interno comprende el plan de la organización y todos los métodos
coordinados y medidas adoptadas dentro de una empresa con el fin de
salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables”12
“El concepto y sentido de responsabilidad del control interno es una empresa
debe ser el mismo que tiene la Dirección de una Sociedad a la hora de
administrar los activos o inversiones de accionistas y proveerles de información
adecuada y fiable. De lo que se trata es de evitar riesgos importantes a los que
se pueda estar expuestos”13
Debido a que muchas empresas tienen sistemas poco eficientes que no dan
resultado en la aplicación de control es imprescindible valerse de un marco de
control interno que lo respalde y lo torne eficiente.
“El control interno de una compañía consta de las políticas y los
procedimientos establecidos para asegurarse razonablemente de que los
objetivos se alcanzarán, entre ellos el de preparar estados financieros
confiables”
2.1.2.4.1 Definición de Control Interno
“El sistema conformado por un conjunto de procedimientos (reglamentaciones
y actividades) que interrelacionadas entre sí, tienen por objeto proteger los
activos de la organización”14
“El control interno es una función que tiene por objeto salvaguarda y preservar
los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la
seguridad de que se no contraerán obligaciones sin autorización”
12 Madariaga, Juan María. (2008). Manual Práctico de Auditoría. (3ra. Edición). Barcelona. Editorial Deusto Ediciones. 13 Aguirre, Juan (2001), Auditoria III Control Interno: Áreas específicas de implantación, procedimiento y control. (Edición Especial). Madrid. Editorial Cultura de Ediciones Ecafsa. 14 Enríquez Benjamín, Franklin (2005). Auditoría Administrativa.(2da. Edición).México. Editorial Mc Graw Hill.
18
2.1.2.4.2 Importancia
“El control interno es una trama bien pensada de método y medida de
coordinación ensambladas de tal forma que funcionen coordinadamente con
fluidez, seguridad y responsabilidad, que garanticen los objetivos de preservar
con la máxima seguridad, el control de los recursos, las operaciones, las
políticas administrativas, las normativas económicas, la confiabilidad, la
exactitud de las operaciones anotadas en los documentos primarios y
registradas por la contabilidad. En fin, debe coadyuvar a proteger los recursos
contra el fraude, el desperdicio, y el uso inadecuado”15
2.1.2.4.3 Objetivos
Con el conocimiento previo del control interno es más fácil identificar los
objetivos del mismo los cuales señalan específicamente los aspectos a
beneficiar, entre los que se pueden indicar:
Proteger los activos de la organización evitando perdidas por fraudes o
negligencias.
Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables,
los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones
Promover la eficiencia de la explotación
Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.
Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua.
2.1.2.4.4 Componentes del Control Interno
15 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial Irwin McGraw-Hill
19
Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto
de normas que son utilizadas para medir el control interno y determinar su
efectividad. Para operar la estructura (también denominado sistema) de control
interno se requiere de los siguientes componentes16:
Ambiente de control
Marca la pauta del funcionamiento de una empresa e influye en la
concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos los
demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los
factores del entorno de control incluyen la integridad, los valores éticos y la
capacidad de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo
de gestión, la manera en que la dirección asigna autoridad y las
responsabilidades y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados y
la atención y orientación que proporciona al consejo de administración.
"El núcleo de un negocio es su personal (sus atributos individuales, incluyendo
la integridad, los valores éticos y la profesionalidad) y el entorno en que
trabaja, los empleados son el motor que impulsa la entidad y los cimientos
sobre los que descansa todo”.17
Propicia la estructura en la que se deben cumplir los objetivos y la preparación
del hombre que hará que se cumplan.
Evaluación de los riesgos:
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos
de origen externos e internos que tienen que ser evaluados. Una condición
previa a la evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los
distintos niveles, vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación
de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
16 Cook, John W. (2000). Auditoría. (1ra. Edición).México. Editorial Mc Graw-Hill. 17 Holmes, Arthur W. (1992). Auditoría: Principios y Procedimientos. (1ra. Edición). México. Editorial Uthea.
20
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para
determinar cómo han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las
condiciones económicas, industriales, legislativas y operativas continuarán
cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para
identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio.
"La entidad debe conocer y abordar los riesgos con que se enfrenta,
estableciendo mecanismos para identificar, analizar y tratar los riesgos
correspondientes en las distintas áreas".18
Aunque para crecer es necesario asumir riesgos prudentes, la dirección debe
identificar y analizar riesgos, cuantificarlos, y prever la probabilidad de que
ocurran así como las posibles consecuencias.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre.
Debe ser un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como
la evaluación continua de la utilización de los sistemas de información o la
mejora continua de los procesos.
Los procesos de evaluación del riesgo deben estar orientados al futuro,
permitiendo a la dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas
oportunas para minimizar y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de
los resultados esperados. La evaluación del riesgo tiene un carácter preventivo
y se debe convertir en parte natural del proceso de planificación de la empresa.
Técnicas de Evaluación de Riesgo
Gubernamentales - económicas -
18 Santillana, Juan Ramón. (2000). Auditoría I. (7ma. Edición). México. Editorial Ecafsa.
21
* Análisis del GESI
sociales - informáticas
* Análisis FODA Internas = Fortalezas y debilidades
Externas = Oportunidades y
Amenazas
* Análisis de Vulnerabilidad Riesgos del País, crédito, mercado,
jurídico, auditoría, etc.
* Análisis estratégico de las cinco
fuerzas Proveedores, clientes, competencia
productos sustitutos, y competidores
Potenciales.
* Análisis del perfil de capacidad de
la entidad
* Análisis del Manejo de Cambios
Actividades de control:
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a
asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa.
Ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los
riesgos relacionados con la consecución de los objetivos de la empresa. Hay
actividades de control en toda la organización, a todos los niveles y en todas
las funciones.
"Deben establecerse y ajustarse políticas y procedimientos que ayuden a
conseguir una seguridad razonable de que se llevan a cabo en forma eficaz las
22
acciones consideradas necesarias para afrontar los riesgos que existen
respecto a la consecución de los objetivos de la unidad19".
Las actividades de control existen a través de toda la organización y se dan en
toda la organización, a todos los niveles y en todas las funciones, e incluyen
cosas tales como; aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, conciliaciones,
análisis de la eficacia operativa, seguridad de los activos, y segregación de
funciones.
En algunos entornos, las actividades de control se clasifican en; controles
preventivos, controles de detección, controles correctivos, controles manuales
o de usuario, controles informáticos o de tecnología de información, y controles
de la dirección. Independientemente de la clasificación que se adopte, las
actividades de control deben ser adecuadas para los riesgos.
Hay muchas posibilidades diferentes en lo relativo a actividades concretas de
control, lo importante es que se combinen para formar una estructura
coherente de control global.
Las empresas pueden llegar a padecer un exceso de controles hasta el punto
que las actividades de control les impidan operar de manera eficiente, lo que
disminuye la calidad del sistema de control. Por ejemplo, un proceso de
aprobación que requiera firmas diferentes puede no ser tan eficaz como un
proceso que requiera una o dos firmas autorizadas de funcionarios
competentes que realmente verifiquen lo que están aprobando antes de
estampar su firma. Un gran número de actividades de control o de personas
que participan en ellas no asegura necesariamente la calidad del sistema de
control.
Entre estas actividades tenemos:
19 Coopers & Lybrand e Instituto de Auditores Internos. (1997). Los nuevos conceptos de Control Interno. (1ra. Edición). Madrid. Editorial Ediciones Díaz de Santos S.A
23
Aprobaciones y autorizaciones
Reconciliaciones
Segregación de funciones.
Salvaguarda de activos
Indicadores de desempeño
Fianzas y seguros
Verificaciones
Revisión de desempeños operacionales
Seguridades físicas
Control sobre procedimientos de información
Estas actividades tienen distintas características, puede clasificarse en:
Manuales o computarizadas
Administrativas u operativas
Generales o específicos
Tipos de Controles
TIPOS DE CONTROLES
DETECTIVOS PREVENTIVOS CORRECTIVOS
Propósito Característica Propósito Característica Propósito Característica
* Diseñado * Detienen el * Diseñado Está * Diseñado * Es el
para detectar proceso o para prevenir incorporados para corregir complemento
hechos aíslan las resultados en los procesos efectos del detectivo
indeseables causas del indeseables de forma de un hecho al originar una
riesgo o las
imperceptible indeseable acción luego
registran.
* Pasivos
de la alarma
* Ejercen una
construidos
* Corrige la
función de
dentro del
evasión a falta
vigilancia
sistema
de preventivos
* Actúan
inconsciente
cuando se
24
evaden los
preventivos
* Detectan la * No evitan las * Reduce la * Guías que * Corrigen * Ayuda a la
manifestación causas, las posibilidad evitan que existan las causas investigación
u ocurrencia personas de que se las causas del riesgo y corrección
de un hecho. involucradas detecten Impedimento que se de las causas
* Consientes y
a que algo detectan * Permite que
obvios miden la
suceda mal
la alarma se
efectividad de
* Mas barato
escuche y se
controles
evita costos
remedie el
preventivos
de
problema
* Más costosos
correcciones
* Mucho mas
pueden implicar
costoso
correcciones
* Implican
correcciones
y reprocesos
Información y comunicación:
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y
plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los
sistemas informáticos producen informes que contienen información operativa,
financiera y datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y
controlar el negocio de forma adecuada.20
Dichos sistemas no sólo manejan datos generados internamente, sino también
información sobre acontecimientos internos, actividades y condiciones
relevantes para la toma de decisiones de gestión así como para la
presentación de información a terceros. También debe haber una
comunicación eficaz en un sentido más amplio, que fluya en todas las
direcciones a través de todos los ámbitos de la organización, de arriba hacia
abajo y a la inversa. El mensaje por parte de la alta dirección a todo el personal
ha de ser claro; las responsabilidades del control han de tomarse en serio. Los
20 Enríquez Benjamín, Franklin (2005). Auditoría Administrativa. (2da. Edición).México. Editorial Mc Graw Hill.
25
empleados tienen que comprender cuál es el papel en el sistema de control
interno y como las actividades individuales estén relacionadas con el trabajo de
los demás. Por otra parte, han de tener medios para comunicar la información
significativa a los niveles superiores. Asimismo, tiene que haber una
comunicación eficaz con terceros, como clientes, proveedores, organismos de
control y accionistas.
En la actualidad nadie concibe la gestión de una empresa sin sistemas de
información. La tecnología de información se ha convertido en algo tan
corriente que se da por descontada. En muchas organizaciones los directores
se quejan de que los voluminosos informes que reciben les exigen revisar
demasiados datos para extraer la información pertinente.
En tales casos puede haber comunicación pero la información está presentada
de manera que el individuo no la puede utilizar o no la utiliza real y
efectivamente. Para ser verdaderamente efectiva la TI debe estar integrada en
las operaciones de manera que soporte estrategias proactivas en lugar de
reactivas.
Todo el personal, especialmente el que cumple importantes funciones
operativas o financieras, debe recibir y entender el mensaje de la alta
dirección, de que las obligaciones en materia de control deben tomare en serio.
Asimismo debe conocer su propio papel en el sistema de control interno, así
como la forma en que sus actividades individuales se relacionan con el trabajo
de los demás.
Si no se conoce el sistema de control, los cometidos específicos y las
obligaciones en el sistema, es probable que surjan problemas. Los empleados
también deben conocer cómo sus actividades se relacionan con el trabajo de
los demás. Debe existir una comunicación efectiva a través de toda la
organización.
26
El libre flujo de ideas y el intercambio de información son vitales. La
comunicación en sentido ascendente es con frecuencia la más difícil,
especialmente en las organizaciones grandes. Sin embargo, es evidente la
importancia que tiene.
Los empleados que trabajan en la primera línea cumpliendo delicadas
funciones operativas e interactúan directamente con el público y las
autoridades, son a menudo los mejor situados para reconocer y comunicar los
problemas a medida que surgen.
El fomentar un ambiente adecuado para promover una comunicación abierta y
efectiva está fuera del alcance de los manuales de políticas y procedimientos.
Depende del ambiente que reina en la organización y del tono que da la alta
dirección.
Los empleados deben saber que sus superiores desean enterarse de los
problemas, y que no se limitarán a apoyar la idea y después adoptarán
medidas contra los empleados que saquen a luz cosas negativas. En
empresas o departamentos mal gestionados se busca la correspondiente
información pero no se adoptan medidas y la persona que proporciona la
información puede sufrir las consecuencias.
Además de la comunicación interna debe existir una comunicación efectiva con
entidades externas tales como accionistas, autoridades, proveedores y
clientes. Ello contribuye a que las entidades correspondientes comprendan lo
que ocurre dentro de la organización y se mantengan bien informadas. Por otra
parte, la información comunicada por entidades externas a menudo contiene
datos importantes sobre el sistema de control interno.
Supervisión o monitoreo:
27
Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un proceso que
comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo
del tiempo. Esto se consigue mediante actividades de supervisión continuada,
evaluaciones periódicas o una combinación de ambas cosas. La supervisión
continuada se da en el transcurso de las operaciones. Incluye tanto las
actividades normales de dirección y supervisión, como otras actividades
llevadas a cabo por el personal en la realización de sus funciones. El alcance y
la frecuencia de las evaluaciones periódicas dependerán esencialmente de una
evaluación de los riesgos y de la eficacia de los procesos de supervisión
continuada. Las deficiencias detectadas en el control interno deberán ser
notificadas a niveles superiores, mientras que la alta dirección y el consejo de
administración deberán ser informados de los aspectos significativos
observados.
"Todo el proceso debe ser supervisado, introduciéndose las modificaciones
pertinentes cuando se estime necesario. De esta forma el sistema puede
reaccionar ágilmente y cambiar de acuerdo a las circunstancias".21
Es preciso supervisar continuamente los controles internos para asegurarse de
que el proceso funciona según lo previsto. Esto es muy importante porque a
medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez
resultaron idóneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a la
dirección la razonable seguridad que ofrecían antes.
El alcance y frecuencia de las actividades de supervisión dependen de los
riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la dirección el
proceso de control. La supervisión de los controles internos puede realizarse
mediante actividades continuas incorporadas a los procesos empresariales y
mediante evaluaciones separadas por parte de la dirección, de la función de
auditoría interna o de personas independientes. Las actividades de supervisión
21 Aguirre O, Juan Ramón. (2001). Auditoría III: Control Interno, Áreas Específicas de Implantación, procedimiento y control. (Edición Especial). Madrid – España. Editorial Cultura de Ediciones Ecafsa.
28
continua destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen
las actividades periódicas de dirección y supervisión, comparaciones,
conciliaciones, y otras acciones de rutina.
2.1.2.4.5 Elementos Control Interno
De autocontrol.- Es la capacidad que ostenta cada trabajador, al servicio de la
empresa, para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos
para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio
de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o
tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios
establecidos en la Constitución Política.
De Autorregulación.- Es la capacidad institucional para aplicar de manera
participativa al interior de la administración, los métodos y procedimientos
establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación
del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia y
transparencia en la actuación.
De Autogestión.- Es la capacidad institucional de la Empresa., para
interpretar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la
función administrativa que le ha sido asignada por los directivos.
2.1.2.4.6 Tipos del Control Interno22
Existen dos tipos de controles internos:
Control Interno Administrativo.- “El control interno se puede definir como
todas las acciones coordinadas e integradas que son ejecutadas por las
22 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial Irwin McGraw-Hill
29
personas en cada nivel de la entidad para otorgar un grado razonable de
confianza en la consecución de los objetivos de eficiencia y eficacia de las
operaciones, los objetivos estratégicos y el cumplimiento de las leyes y normas
aplicables”23.
Control Interno Contable.- Comprende el plan de la organización y los
registros que conciernen a la salvaguarda de los activos y a la confiabilidad de
los registros contables. Estos tipos de controles contribuyen brindando una
seguridad razonable
2.1.2.4.7 Principios y Normativas del Control Interno
Como hemos planteado anteriormente el control interno comprende el plan de
organización, el conjunto de métodos debidamente clasificados y coordinados,
las medidas tomadas en una entidad para asegurar sus recursos, propender a
la exactitud y confiabilidad de la información contable, apoyar y medir la
eficiencia de las operaciones y el cumplimiento de los planes, así como
estimular la observancia de las normas, procedimientos y regulaciones
establecidas.
Deben ser tareas priorizadas de cada dirigente y trabajador, la implantación de
las medidas de control interno, así como la realización sistemática de los
controles y de la aplicación de divisiones para erradicar las deficiencias con el
objetivo de lograr un incremento de la eficiencia económica y la calidad y el
resultado positivo de las actividades realizadas por cada entidad.
Para lograr establecer un eficaz sistema de control interno, se deberá tomar en
cuenta previamente la organización de la entidad sobre la base de
determinados principios, entre ellos los fundamentales son los siguientes:
23 Mantilla, Samuel Alberto. (2009). Auditoria de Control Interno. (2da. Edición). Editorial Eco Ediciones
30
División del trabajo: En ningún caso una sola persona tendrá el control íntegro
de una operación, para procesar cada tipo de transacción el control interno
debe pasar por cuatro etapas separadas:
- Autorizada.
- Aprobada.
- Ejecutada.
- Registrada.
De modo tal que garantice que los responsabilizados con la custodia de los
medios y la elaboración de los documentos primarios no tengan autoridad para
aprobar los mismos y que ambos no tengan la función o posibilidad de efectuar
anotaciones en los registros contables de esta forma el trabajo de una persona
es verificado por otra que trabaja independiente y que al mismo tiempo verifica
la operación realizada posibilitando la detección de errores.
Fijación de responsabilidad: Garantizar que los procedimientos inherentes al
control de las operaciones económicas, así como la elaboración y aprobación
de los documentos pertinentes, permitan determinar en todos los casos, la
responsabilidad primaria sobre todas las anotaciones y operaciones llevadas a
cabo.
Se deben proveer las funciones de cada área, así como las consecuentes
responsabilidades de cada uno de los integrantes de la misma, teniendo en
cuenta que la autoridad es delegable, no siendo así la responsabilidad.
Cargo y descargo: Debe garantizarse que todo recurso o servicio recibido o
entregado sea registrado, o sea lograr que se contabilicen los cargos de todo lo
que entra y descargos de todo lo que sale, lo cual servirá de evidencia
documental que precise quién lo ejecutó, aprobó, registró y verificó.
31
Debe quedar bien claro en qué forma y momento una cuenta recibe los
créditos y los débitos, es por ello que toda anotación que no obedezca a las
normas de una cuenta se debe investigar en detalle.
La supervisión de las operaciones reflejadas en cada cuenta y subcuenta o
análisis en forma sistemática, por personal independiente al que efectúa dichas
anotaciones, permitirá observar si las operaciones registradas se corresponden
con el contenido de cada cuenta.
Resulta conveniente además aplicar la práctica de rotar a los trabajadores en
sus distintos puestos de trabajos teniendo en cuenta sus conocimientos y nivel
ocupacional, lo que limita los riesgos de la comisión de fraudes viabilizando su
descubrimiento en caso de producirse éstos y tiene además la ventaja de
aumentar la eficiencia del trabajo al conseguir un entrenamiento más integral.
Para que un Sistema de Contabilidad garantice un eficiente control interno,
debe suceder lo siguiente24:
a) Toda empresa antes de comenzar sus operaciones debe tener definida
correctamente su organización, como mínimo debe poseer:
- Gráfico de organización.
- Manual de funciones por cargos.
b) Fundamentalmente deben estar bien definidas las funciones de contabilidad
y tesorería, además de estar bien segregadas y establecidas las relaciones
y puntos de convergencias de las mismas.
c) El administrativo de la contabilidad debe ser responsable de sus actos ante
el funcionario de primer nivel de la empresa, lo cual quiere decir que este
24 Whittington, O. Ray; Pany, Kurt. (2000). Auditoría: Un enfoque integral. (12ava. Edición). Bogotá. Editorial Irwin McGraw-Hill
32
debe tener independencia de criterio absoluto ante el resto de los
funcionarios de la empresa.
d) Toda entidad clasificada como mediana o grande de acuerdo a sus
actividades económicas, debe poseer la función de auditoría interna,
subordinada directamente al funcionario de primer nivel de la organización,
ante el cual debe rendir sus informes. La intervención interna consiste
fundamentalmente en la comprobación periódica de los mecanismos de
control interno establecidos en los procedimientos contables.
e) La entidad debe contar antes del inicio de sus operaciones con un
clasificador de cuentas donde se detalle el plan de cuentas que utiliza la
contabilidad para registrar los hechos económicos, el contenido económico
de cada cuenta con el detalle de sus abonos y créditos fundamentales y el
sistema informativo que emite la contabilidad periódicamente a la dirección
de la empresa, para dirigir económicamente la misma.
f) Otro documento de dirección con que debe contar la entidad antes del inicio
de sus operaciones es el manual de procedimientos de contabilidad y
control interno, en el cual se describirán los procedimientos contables y los
requisitos de control interno a que cada operación descrita esté sujeta, con
el objetivo de su chequeo y comparación.
g) El sistema informativo periódico debe proporcionar a la dirección el
instrumento apropiado para dirigir, debe brindar entre otros aspectos los
siguientes:
- Variaciones de importancia con cifras normales
- Presupuestos o periodos anteriores.
Estos estados periódicos deben ser revisados y discutidos con la Junta
Directiva, Comité‚ Ejecutivo, Presidente, Tesorero, Jefes de Departamentos,
33
etc., con vista a la toma de decisiones económicas encaminadas a una mayor
efectividad de la empresa.
h) Para una dirección eficiente la institución debe contar con los siguientes
elementos:
- Sistema de Costo.
- Control Presupuestario de costos y gastos.
- Análisis de la interpretación de ambos.
El sistema de costo es un documento donde se recogen el conjunto de métodos,
normas y procedimientos que rigen la determinación y el análisis del costo, así
como el proceso del registro de los gastos de una o varias actividades. Este
sistema debe garantizar los requerimientos informativos para una correcta
dirección de la entidad.
i) El control presupuestario establece la comparación de la ejecución real con
el pronóstico o presupuesto, determinando las desviaciones y sus causas.
j) El análisis de los costos y el presupuesto permite la adopción de medidas
concretas para erradicar los efectos negativos de las desviaciones.
k) La entidad debe tener definida la política general en cuanto a la cobertura de
seguro, así como la definición del funcionario en el cual recae la
responsabilidad de la revisión periódica de dicha cobertura.
l) En esta debe estar definido el formato de los comprobantes de diario, la
forma en que deben estar justificados y la persona y cargo del funcionario
que los aprueba.
m) Si se poseen sucursales, el control sobre ellas debe ser similar al de la casa
matriz en cuanto a las intervenciones internas.
34
n) Debe estar establecido que todos los funcionarios y empleados
administrativos tomen vacaciones anuales y que en ese periodo sean
sustituidos por otros funcionarios o empleados según sea el caso.
o) En poder de un funcionario debe existir un calendario o archivo de fechas
relativo al vencimiento de liquidaciones de impuestos e informes especiales
y los términos para reclamaciones.
p) Los accionistas principales o funcionarios ejecutivos de la empresa, deben
estar obligados a declarar sus nexos con otras empresas con las que tiene
negocios la primera.
q) Recopilación de las Normas y Procedimientos a aplicar, basados en las
regulaciones emitidas por los organismos globales y ramales, así como los
específicos de cada entidad, atendiendo a las particularidades de su
actividad y a los requerimientos de su organización y dirección.
r) Diseño del conjunto de modelos y documentos que se necesitan utilizar en
la entidad, tanto de uso común que establezcan relaciones con terceros,
como los que soporten las operaciones de carácter interno, así como los de
uso específico, de acuerdo a las peculiaridades de las actividades que
desarrollan, incluyendo sus correspondientes metodologías y previendo el
adecuado archivo y conservación de los mismos, acorde a las regulaciones
que en materia de prescripción se legislen al efecto.
s) Establecimiento del Sistema Informativo Interno compatible con el Sistema
Informativo General vigente para toda la economía, que garantice las
necesidades de análisis a cada nivel.
35
2.1.2.5 Control Interno de las Cuentas por Cobrar25
El total de las cuentas individuales de ser conciliado periódicamente con la
cuenta control en el mayor general.
La antigüedad de los saldos debe ser revisada periódicamente por un
Empleado.
Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad a todos los
deudores.
Se debe contar con la aprobación de específica del funcionario para:
Otorgar descuentos especiales
Pagar saldos acreedores
Las labores del encargado de cuenta por cobrar deben ser independiente de:
Todas las funciones de efectivo
Verificación de facturas y Notas de créditos.
Pases a cuentas control.
Autorización de bajas de cuentas de cobros dudosos.
2.1.2.5.1 Evaluación del Control Interno26
Su evaluación generalmente se realiza por la propia entidad, sin embargo
considerando el control posterior de evaluar el control interno el auditor debe
determinar los posibles riesgos, excepciones del control interno, deficiencias,
25 Holmes, Arthur W. (1992). Auditoría: Principios y Procedimientos. (1ra. Edición). México. Editorial Uthea.
26 Holmes, Arthur W. (1992). Auditoría: Principios y Procedimientos. (1ra. Edición). México. Editorial Uthea.
36
inconsistencias, indicios de irregularidades y en muchos casos el cometimiento
de fraudes. Estos hechos deben ser analizados bajo los parámetros de
materialidad e importancia relativa y acompañarnos de recomendaciones o
diagnósticos puntuales.
Los métodos de evaluación más conocidos son:
Pruebas de cumplimiento
Son aquellas que tienen como finalidad asegurarse de la efectividad de un
sistema de control, por lo tanto se deben efectuar pruebas para dar a conocer
si el procedimiento de control se está ejecutando y si las mismas son las
correctas. Dichas pruebas requieren:
Pruebas de detalle (Revisión de documentos)
Técnicas de observación e indagación
Las pruebas de cumplimiento están muy relacionadas con las pruebas
sustantivas.
Para determinar el tipo de pruebas es necesario que se evalúe el control
interno mediante la matriz de riesgos y sobre ella se planifiquen pruebas.
Naturaleza de las pruebas de cumplimiento.- El control interno requiere de
ciertos procedimientos realizados sean adecuados a los objetivos establecidos,
este tipo de procedimientos incluye la aprobación y verificación de documentos
y básicamente se realiza mediante la inspección de firmas, iniciales, sellos de
autorizaciones y otros controles similares para conocer si se realizaron, quien
lo hizo y evaluar la veracidad de su ejecución y si funcionan los controles
claves de la organización.
Periodo en que se desarrollan las pruebas de cumplimiento.- El propósito
de las pruebas de cumplimiento es el de suministrar un grado razonable de
seguridad de la información contable. Grado razonable de seguridad es una
37
cuestión de juicio para el auditor, ya que depende de su naturaleza, periodo,
extensión de la prueba y resultados alcanzados.
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse a todo el periodo que se está
auditando por lo general con sistema de muestreo.
Cuando se dé el caso se podrán aplicar estas pruebas a todo el periodo
restante dependería de ciertos factores como:
a) Los resultados y las pruebas durante el periodo preliminar
b) Las indagaciones concernientes al periodo restante
c) La extensión del periodo restante
d) La naturaleza, el número de transacciones y los saldos involucrados.
e) La evidencia del cumplimiento dentro del periodo restante
f) Otros puntos que el auditor considere de interés
Las pruebas de cumplimiento deben aplicarse sobre bases subjetivas y/o
bases estadísticas.
2.2 Marco Conceptual
Control Interno: El sistema de control interno comprende el plan de la
organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificara la confiabilidad
de los datos contables.
Cartera Vencida: “Categoría que agrupa a todos los créditos que no han
cumplido el plazo establecido por la Súper Intendencia de Bancos, que es un
máximo de 90 días. El traspaso de créditos desde la cartera normal a la
38
vencida es automático, para evitar errores que signifiquen una sanción para el
banco”.
Cobranza: “Es un procedimiento que aplica una empresa para solicitar el
pago de sus cuentas por cobrar”. 27
Norma: Es un término que proviene del latín y significa “escuadra”. Una norma
es una regla que debe ser respetada y que permite ajustar ciertas conductas o
actividades
Gestión de Cartera: Acciones gerenciales ejercidas sobre las acciones y
valores que componen la cartera de un inversionista individual o grupo.
Documentación del Crédito: Es el mecanismo legal mediante el cual se
documenta una operación de crédito, pudiendo ser mediante pagaré, bonos,
contratos, etc.
Crédito: Operación mediante la cual una persona o institución se obliga a
poner una suma de dinero a disposición del acreditado, para que este hago
uso de los fondos en la forma, términos y condiciones convenidos, quedando
obligado el acreditado a restituirle al acreditado.
Liquidez: es la capacidad que tiene una empresa de cumplir con sus
obligaciones de corto plazo. Para un activo individual, es la facilidad con la que
dicho activo puede venderse a un precio razonable28
Interés: “Rédito, tasa de utilidad o ganancia del capital, que generalmente se
causa o se devenga sobre la base de un tanto por ciento del capital y en
27 Dávalos, A., Nelson; Córdova J., Geovanny. (2003). Diccionario Contable y más. (1ra. Edición). Ecuador. Editorial Edi-Abaco. 28 Gamboa, Ramiro.(1991).Curso básico de Administración de Empresas Finanzas. Colombia. Editorial Norma.
39
relación al tiempo que este disponga. Son rendimientos originados por la
concesión o contratación de créditos financieros” 29
Fecha de Vencimiento: Fecha en que vence un contrato, efecto, crédito, etc.
En los mercados de futuros, es el día que finalizan los contratos referidos a esa
fecha.
Mora: Dilación, retraso, tardanza en cumplir con una obligación. Retraso en el
cumplimiento de una obligación crediticia.
Plazo: Periodo de tiempo en el que vence un crédito es su totalidad o en parte
generalmente los plazos de amortización son cuotas mensuales.
Control: Se emplea como sinónimo de verificación, comprobación,
supervisión, dirección. Se define como el proceso de vigilar las actividades
para asegurar su cumplimiento como fueron planificadas y poder corregir
cualquier desviación significativa.
Cuenta: “Es el registro conciso de un activo, pasivo, capital contable
determinado” 30
Cuentas por Cobrar: “Son cantidades que el cliente adeudad a una empresa
por la entregad de bienes o prestación de servicios y por otorgar créditos
dentro del curso ordinario del negocio”. 31
Cuentas Incobrables: “(Cuentas malas) Se dan porque los deudores no están
dispuestos a pagarlas”. 32
29 Kohler, Eric Louis (2005). Diccionario para contadores. (6ta. Edición).México. Editorial Limusa. 30 Horngren, Sundem y Elliot. (2000).Introducción a la Contabilidad Financiera. (7ma. Edición). México. Editorial Prentice Hall.
31 Horngren, Sundem y Elliot. (2000).Introducción a la Contabilidad Financiera. (7ma. Edición). México. Editorial Prentice Hall
40
Política de Crédito: “Conjunto de decisiones que comprende las normas de
crédito de una empresa, los términos de crédito, los métodos empleados para
cobrar las cuentas de créditos y los procedimientos para controlar el crédito”. 33
Desfalco: Apropiación dolosa de fondos o valores.
2.3 Marco Legal
El Art. 211 de la Constitución Política del Estado de la República del Ecuador,
demanda que la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado es el
organismo técnico superior de control; asimismo se debe regir a lo dispuesto
en la Ley de Compañías, en la Ley de Régimen Tributario Interno, Las Normas
Internacionales de Información Financiera, las Normas Internacionales de
Auditoria y Aseguramiento y por supuesto bajo los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados.
2.3.1 Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado34
Art. 4 “Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y
mantenimiento de su propio sistema de control interno”
Art 6 “En el marco de las normas, reglamentos, disposiciones y más
instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando considere
necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el
control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General verificará la
pertinencia y la correcta aplicación de las mismas”
32 Horngren, Sundem y Elliot. (2000).Introducción a la Contabilidad Financiera. (7ma. Edición). México. Editorial Prentice Hall 33 Scott Besley,F. Eugene Brigham. (2008). Fundamentos de Administración Financiera. (12ava. Edición). Editorial Mc Graw Hill. 34 http://SECURED, planificación de la auditoria.shtml
41
Art. 8 “El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima
autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona
seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los
objetivos institucionales”
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la
organización, la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos
institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos
institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de
información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección
oportuna de las deficiencias de control”
“El control interno será responsabilidad de cada institución del Estado, y
tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del
control externo a cargo de la Contraloría General del Estado”
Art. 9 “Para un efectivo, eficiente y económico control interno, las actividades
institucionales se organizaran en:
Administrativas o de Apoyo
Financieras
Operativas; y,
Ambientales”.
Las unidades Administrativas, las autoridades de las unidades de auditoría
interna y servidores, son corresponsables de la incorporación y financiamiento
del Control Interno en los sistemas implantados en la entidad según lo dispone
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado en su Art. 77, numeral 1,
literal a); numeral 2, literal a) y numeral 3, literales b) y c), respectivamente.
42
2.3.2 Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno35
Artículo 10, Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno
Capítulo IV
DEPURACIÓN DE LOS INGRESOS
Sección Primera
De las Deducciones
Art. 10.- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base
imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con
el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana
que no estén exentos.
En particular se aplicarán las siguientes deducciones:
1.- Los costos y gastos imputables al ingreso, que se encuentren debidamente
sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos
establecidos en el reglamento correspondiente;
2.- Los intereses de deudas contraídas con motivo del giro del negocio, así
como los gastos efectuados en la constitución, renovación o cancelación de las
mismas, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de
venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento
correspondiente. No serán deducibles los intereses en la parte que exceda de
las tasas autorizadas por el Directorio del Banco Central del Ecuador, así como
tampoco los intereses y costos financieros de los créditos externos no
registrados en el Banco Central del Ecuador.
No serán deducibles las cuotas o cánones por contratos de arrendamiento
mercantil o Leasing cuando la transacción tenga lugar sobre bienes que hayan
35 http://www.sri.gob.ec/web/guest/deducciones-2
43
sido de propiedad del mismo sujeto pasivo, de partes relacionadas con él o de
su cónyuge o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo
de afinidad; ni tampoco cuando el plazo del contrato sea inferior al plazo de
vida útil estimada del bien, conforme su naturaleza salvo en el caso de que
siendo inferior, el precio de la opción de compra no sea igual al saldo del precio
equivalente al de la vida útil restante; ni cuando las cuotas de arrendamiento
no sean iguales entre sí.
Para que sean deducibles los intereses pagados por créditos externos
otorgados directa o indirectamente por partes relacionadas, el monto total de
éstos no podrá ser mayor al 300% con respecto al patrimonio, tratándose de
sociedades. Tratándose de personas naturales, el monto total de créditos
externos no deberá ser mayor al 60% con respecto a sus activos totales.
Los intereses pagados respecto del exceso de las relaciones indicadas, no
serán deducibles
Para los efectos de esta deducción el registro en el Banco Central del Ecuador
constituye el del crédito mismo y el de los correspondientes pagos al exterior,
hasta su total cancelación.
3.- Los impuestos, tasas, contribuciones, aportes al sistema de seguridad
social obligatorio que soportare la actividad generadora del ingreso, con
exclusión de los intereses y multas que deba cancelar el sujeto pasivo u
obligado, por el retraso en el pago de tales obligaciones. No podrá deducirse el
propio impuesto a la renta, ni los gravámenes que se hayan integrado al costo
de bienes y activos, ni los impuestos que el contribuyente pueda trasladar u
obtener por ellos crédito tributario;
4.- Las primas de seguros devengados en el ejercicio impositivo que cubran
riesgos personales de los trabajadores y sobre los bienes que integran la
actividad generadora del ingreso gravable, que se encuentren debidamente
44
sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos
establecidos en el reglamento correspondiente;
5.- Las pérdidas comprobadas por caso fortuito, fuerza mayor o por delitos que
afecten económicamente a los bienes de la respectiva actividad generadora del
ingreso, en la parte que no fuere cubierta por indemnización o seguro y que no
se haya registrado en los inventarios;
6.- Los gastos de viaje y estadía necesarios para la generación del ingreso,
que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que
cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente. No
podrán exceder del tres por ciento (3%) del ingreso gravado del ejercicio; y, en
el caso de sociedades nuevas, la deducción será aplicada por la totalidad de
estos gastos durante los dos primeros años de operaciones;
6-A (...).- Los gastos indirectos asignados desde el exterior a sociedades
domiciliadas en el Ecuador por sus partes relacionadas, hasta un máximo del
5% de la base imponible del Impuesto a la Renta más el valor de dichos
gastos. Para el caso de las sociedades que se encuentren en el ciclo
preoperativo del negocio, éste porcentaje corresponderá al 5% del total de los
activos, sin perjuicio de la retención en la fuente correspondiente.
En contratos de exploración, explotación y transporte de recursos naturales no
renovables, en los gastos indirectos asignados desde el exterior a sociedades
domiciliadas en el Ecuador por sus partes relacionadas se considerarán
también a los servicios técnicos y administrativo.
7.- La depreciación y amortización, conforme a la naturaleza de los bienes, a la
duración de su vida útil, a la corrección monetaria, y la técnica contable, así
como las que se conceden por obsolescencia y otros casos, en conformidad a
lo previsto en esta Ley y su reglamento;
45
La depreciación y amortización que correspondan a la adquisición de
maquinarias, equipos y tecnologías destinadas a la implementación de
mecanismos de producción más limpia, a mecanismos de generación de
energía de fuente renovable (solar, eólica o similares) o a la reducción del
impacto ambiental de la actividad productiva, y a la reducción de emisiones de
gases de efecto invernadero, se deducirán con el 100% adicional, siempre que
tales adquisiciones no sean necesarias para cumplir con lo dispuesto por la
autoridad ambiental competente para reducir el impacto de una obra o como
requisito o condición para la expedición de la licencia ambiental, ficha o
permiso correspondiente. En cualquier caso deberá existir una autorización por
parte de la autoridad competente.
Este gasto adicional no podrá superar un valor equivalente al 5% de los
ingresos totales. También gozarán del mismo incentivo los gastos realizados
para obtener los resultados previstos en este artículo. El reglamento a esta ley
establecerá los parámetros técnicos y formales, que deberán cumplirse para
acceder a esta deducción adicional. Este incentivo no constituye depreciación
acelerada.
8.- La amortización de las pérdidas que se efectúe de conformidad con lo
previsto en el artículo 11 de esta Ley;
9.- Los sueldos, salarios y remuneraciones en general; los beneficios sociales;
la participación de los trabajadores en las utilidades; las indemnizaciones y
bonificaciones legales y otras erogaciones impuestas por el Código de Trabajo,
en otras leyes de carácter social, o por contratos colectivos o individuales, así
como en actas transaccionales y sentencias, incluidos los aportes al seguro
social obligatorio; también serán deducibles las contribuciones a favor de los
trabajadores para finalidades de asistencia médica, sanitaria, escolar, cultural,
capacitación, entrenamiento profesional y de mano de obra.
46
Las remuneraciones en general y los beneficios sociales reconocidos en un
determinado ejercicio económico, solo se deducirán sobre la parte respecto de
la cual el contribuyente haya cumplido con sus obligaciones legales para con el
seguro social obligatorio cuando corresponda, a la fecha de presentación de la
declaración del impuesto a la renta;
Si la indemnización es consecuencia de falta de pago de remuneraciones o
beneficios sociales solo podrá deducirse en caso que sobre tales
remuneraciones o beneficios se haya pagado el aporte al Instituto Ecuatoriano
de Seguridad Social.
Las deducciones que correspondan a remuneraciones y beneficios sociales
sobre los que se aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, por
incremento neto de empleos, debido a la contratación de trabajadores directos,
se deducirán con el 100% adicional, por el primer ejercicio económico en que
se produzcan y siempre que se hayan mantenido como tales seis meses
consecutivos o más, dentro del respectivo ejercicio. Cuando se trate de nuevas
inversiones en zonas económicamente deprimidas y de frontera y se contrate a
trabajadores residentes en dichas zonas, la deducción será la misma y por un
período de cinco años. En este último caso, los aspectos específicos para su
aplicación constarán en el Reglamento a esta ley.
Las deducciones que correspondan a remuneraciones y beneficios sociales
sobre los que se aporte al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, por pagos
a discapacitados o a trabajadores que tengan cónyuge o hijos con
discapacidad, dependientes suyos, se deducirán con el 150% adicional.
Se considerará persona con discapacidad a toda persona que, como
consecuencia de una o más deficiencias físicas, mentales y/o sensoriales,
congénitas o adquiridas, previsiblemente de carácter permanente se ve
restringida en al menos un treinta por ciento de su capacidad para realizar una
47
actividad dentro del margen que se considera normal, en el desempeño de sus
funciones o actividades habituales.
La deducción adicional no será aplicable en el caso de contratación de
trabajadores que hayan sido dependientes del mismo empleador, de parientes
dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad o de partes
relacionadas del empleador en los tres años anteriores.
Será también deducible la compensación económica para alcanzar el salario
digno que se pague a los trabajadores.
10.- Las sumas que las empresas de seguros y reaseguros destinen a formar
reservas matemáticas u otras dedicadas a cubrir riesgos en curso y otros
similares, de conformidad con las normas establecidas por la Superintendencia
de Bancos y Seguros;
11.- Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del
giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del
1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se
encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión
acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total.
Las provisiones voluntarias así como las realizadas en acatamiento a leyes
orgánicas, especiales o disposiciones de los órganos de control no serán
deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan de los límites antes
establecidos.
La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a
esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la
provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones:
48
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad;
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento
original del crédito;
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito;
En caso de quiebra o insolvencia del deudor;
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o
cancelado su permiso de operación.
No se reconoce el carácter de créditos incobrables a los créditos concedidos
por la sociedad al socio, a su cónyuge o a sus parientes dentro del cuarto
grado de consanguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades
relacionadas. En el caso de recuperación de los créditos, a que se refiere este
artículo, el ingreso obtenido por este concepto deberá ser contabilizado, caso
contrario se considerará defraudación.
El monto de las provisiones requeridas para cubrir riesgos de incobrabilidad o
pérdida del valor de los activos de riesgo de las instituciones del sistema
financiero, que se hagan con cargo al estado de pérdidas y ganancias de
dichas instituciones, serán deducibles de la base imponible correspondiente al
ejercicio corriente en que se constituyan las mencionadas provisiones. Las
provisiones serán deducibles hasta por el monto que la Junta Bancaria
establezca.
Si la Junta Bancaria estableciera que las provisiones han sido excesivas,
podrá ordenar la reversión del excedente; este excedente no será deducible.
Para fines de la liquidación y determinación del impuesto a la renta, no serán
deducibles las provisiones realizadas por los créditos que excedan los
porcentajes determinados en el artículo 72 de la Ley General de Instituciones
del Sistema Financiero así como por los créditos vinculados concedidos por
instituciones del sistema financiero a favor de terceros relacionados, directa o
49
indirectamente, con la propiedad o administración de las mismas; y en
general, tampoco serán deducibles las provisiones que se formen por créditos
concedidos al margen de las disposiciones de la Ley General de Instituciones
del Sistema Financiero;
2.3.3 Normas Internacionales de Información Financiera36
Las antiguas Normas (NIC) están implícitas en las Normas Internacionales de
Información Financiera (NIIF), también conocidas por sus siglas en inglés
como IFRS (International Financial Reporting Standard), son unas normas
contables adoptadas por el IASB, institución privada con sede en Londres.
Constituyen los Estándares Internacionales o normas internacionales en el
desarrollo de la actividad contable y suponen un manual Contable, ya que en
ellas se establecen los lineamientos para llevar la Contabilidad de la forma
como es aceptable en el mundo.
Las normas se conocen con las siglas NIC y NIIF dependiendo de cuando
fueron aprobadas y se matizan a través de las "interpretaciones" que se
conocen con las siglas SIC y CINIIF.
Las normas contables dictadas entre 1973 y 2001, reciben el nombre de
"Normas Internacionales de Contabilidad" (NIC) y fueron dictadas por el
(IASC) International Accounting Standards Committee, precedente del actual
IASB. Desde abril de 2001, año de constitución del IASB, este organismo
adoptó todas las NIC y continuó su desarrollo, denominando a las nuevas
normas "Normas Internacionales de Información Financiera" (NIIF).
36 Ortega Salavarría, Rosa; Pacherres Racuay, Ana (2008). NIIFS: principales diferencias entre la doctrina
contable y la regulación̤ tributaria.(2DA. Edición). Lima. Editorial Ediciones Caballero Bustamante.
50
2.3.3.1 Adopción de las NIIF a nivel internacional37
Las NIIF son usadas en muchas partes del mundo, entre los que se incluye la
Unión Europea, Hong Kong, Australia, Malasia, Pakistán, India, Panamá,
Guatemala, Perú, Rusia, Sudáfrica, Singapur y Turquía. Al 28 de marzo de
2008, alrededor de 75 países obligaran el uso de las NIIF, o parte de ellas.
Otros muchos países han decidido adoptar las normas en el futuro, bien
mediante su aplicación directa o mediante su adaptación a las legislaciones
nacionales de los distintos países.
Desde 2002 se ha producido también un acercamiento entre el IASB y el
Financial Accounting Standards Board, entidad encargada de la elaboración de
las normas contables en Estados Unidos para tratar de armonizar las normas
internacionales con las norteamericanas. En Estados Unidos las entidades
cotizadas en bolsa tendrán la posibilidad de elegir si presentan sus estados
financieros bajo US GAAP (el estándar nacional) o bajo NICS.
Las NIC han sido adoptadas oficialmente por la Unión Europea como sus
normas contables, pero sólo después de pasar por la revisión del EFRAG, por
lo que para comprobar cuáles son aplicables en la UE hay que comprobar su
estatuto oficial en Sitio oficial de la UE sobre las NICS (está en inglés).
37 Vernor J, Mesén Figueroa. (2004). Aplicaciones prácticas de las Normas Internacionales de Información Financiera. (1RA. Edición). México. Editorial Tecnológica de CR.
51
2.3.3.2 Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público
(NICSP)
Las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NICSP) son
desarrolladas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad del
Sector Público (IPSASB[2], por sus siglas en inglés). Las NICSP establecen los
requerimientos para la información financiera de los gobiernos y otras
entidades del sector público.
2.3.3.3 Estructura de las NIIF
Las NIIF son consideradas "basadas en principios" como un conjunto de
normas en el sentido de que establecen normas generales, así como dictar
tratamientos específicos. Las Normas Internacionales de Información
Financiera comprenden:
Normas Internacionales de Información Financiera (Normas después de
2001)
Normas Internacionales de Contabilidad (Normas antes de 2001)
Interpretaciones NIIF (Normas después de 2001)
Interpretaciones de las NIC (Normas antes de 2001)
2.3.3.4 NIIF para Pequeñas y Medianas Empresas
En julio de 2009, la IASB publicó la versión de las Normas Internacionales de
Información Financiera para las Pequeñas y Medianas Empresas (IFRS for
SMEs, por sus siglas en inglés). Las NIIF para PyMEs son una versión
simplificada de las NIIF. Las 5 características de esta simplificación son:
Algunos temas en las NIIF-Totales son omitidos ya que no son relevantes
para las PyMEs típicas
52
Algunas alternativas a políticas contables en las NIIF-Totales no son
permitidas ya que una metodología simple está disponible para las PyMEs.
Simplificación de muchos principios de reconocimiento y medición de
aquellos que están en las NIIF-Totales
Sustancialmente menos revelaciones
Simplificación de Exposición de motivos1
2.3.3.5 Marco Conceptual
El marco conceptual para la preparación de los estados financieros establece
los principios básicos para las NIIF. El marco conceptual establece los
objetivos de los estados financieros y proporciona información acerca de la
posición financiera, rendimiento y cambios en la posición financiera de la
entidad que es útil para que un amplio rango de usuarios puedan tomar
decisiones.
El marco conceptual de la NIIF no existe como tal.
2.3.3.6 Elementos de los Estados Financieros
El marco que establece los estados de posición financiera (balance),
comprende:
Activo: recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos
pasados del que se espera obtener beneficios económicos futuros.
Pasivos: Obligación actual de la empresa, surgida a raíz de sucesos
pasados, al vencimiento de la cual, y para cual la empresa espera
desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos.
Patrimonio neto: Es la parte residual de los activos de la empresa, una vez
deducidos todos sus pasivos.
53
Ingresos: Incrementos de beneficios económicos mediante el recibimiento o
incremento de activos o decremento de los pasivos.
Gastos: Decrementos en los bienes económicos
2.3.3.7 Contenido de los Estados Financieros
Los estados financieros bajo NIIF comprenden:
El Estado de situación patrimonial ("Balance")
El Estado de Resultados ("Cuenta de pérdidas y ganancias")
El Estado de evolución de patrimonio neto y Estado de Resultados
Integrales
El Estado de Flujo de Efectivo ("Estado de origen y aplicación de fondos")
Las notas, incluyendo un resumen de las políticas de contabilidad
significativas.
Se deben presentar juntos no es admisible una presentación pública parcial.
Para presentar resultados trimestrales existe una versión "interina", que
permite reducir y simplificar su contenido -ver NIC 34-.
2.3.5 Normas Internacionales de Contabilidad
Las Normas Internacionales de Contabilidad (siglas: NIC) son un conjunto de
normas o leyes que establecen la información que deben presentarse en los
estados financieros y la forma en que esa información debe aparecer, en
dichos estados. Las NIC no son leyes físicas o naturales que esperaban su
descubrimiento, sino más bien normas que el hombre, de acuerdo sus
experiencias comerciales, sigue creyendo que esto es verdad ha considerado
de importancias en la presentación de la información financiera.
54
Son normas contables de alta calidad, orientadas al inversor, cuyo objetivo es
reflejar la esencia económica de las operaciones del negocio, y presentar una
imagen fiel de la situación financiera de una empresa. Las NIC son emitidas
por el International Accounting Standards Board (IASB, anterior International
Accounting Standards Committee, IASC).
Las normas se conocen con las siglas NIC y NIIF dependiendo de cuándo
fueron aprobadas y se matizan a través de las "interpretaciones" que se
conocen con las siglas SIC y CINIIF.
Dentro de su periodo de labor (1973-1999) el IASC emitió 41 normas NICS (de
las que 29 están en vigor en la actualidad) y luego de su reestructura (2000-
actualidad) pasando a ser llamado IASB ha emitido 13 normas NIIF (de las que
hay 9 en vigor y el resto en proceso de implementación), junto con 27
interpretaciones.
En inglés se conocen bajo las siglas IFRS (International Financial Reporting
Standards)
Las NIC han sido adoptadas oficialmente por la Unión Europea como sus
normas contables, pero sólo después de pasar por la revisión del EFRAG,
por lo que para comprobar cuáles son aplicables en la UE hay que
comprobar su status.
En Estados Unidos las entidades cotizadas en bolsa tendrán la posibilidad
de elegir si presentan sus estados financieros bajo US GAAP (el estándar
nacional) o bajo NICS.
Otros países asiáticos y americanos están adoptando también las NIC.
Más de 100 países requieren o permiten el uso de las NICS o están en
proceso de convergencia entre sus normas nacionales y las NICS
2.3.5.1 NIC Vigentes
NIC 1. Presentación de estados financieros.
NIC 2. Existencias.
55
NIC 7. Estado de flujos de efectivo.
NIC 8. Políticas contables, cambios en las estimaciones contables y
errores.
NIC 10. Hechos posteriores a la fecha del balance.
NIC 11. Contratos de construcción.
NIC 12. Impuesto sobre las ganancias.
NIC 14. Información Financiera por Segmentos.
NIC 16. Inmovilizado material.
NIC 17. Arrendamientos.
NIC 18. Ingresos brutos.
NIC 19. Retribuciones a los empleados.
NIC 20. Contabilización de las subvenciones oficiales e información a
revelar sobre ayudas públicas.
NIC 21: Efectos de las variaciones en los tipos de cambio de la moneda
extranjera
NIC 23: Costes por intereses
NIC 24. Información a revelar sobre partes vinculadas.
NIC 26. Contabilización e información financiera sobre planes de
prestaciones por retiro.
NIC 27. Estados financieros consolidados y separados. NIC 28. Inversiones
en entidades asociadas.
NIC 29. Información financiera en economías hiperinflacionarias.
NIC 30. Información a revelar en los estados financieros de bancos y
entidades financieras similares.
NIC 31. Participaciones en negocios conjuntos.
NIC 32. Instrumentos financieros: Presentación.
NIC 33. Ganancias por acción.
NIC 34. Información financiera intermedia.
NIC 36. Deterioro del valor de los activos.
NIC 37. Provisiones, activos y pasivos contingentes.
56
NIC 38. Activos intangibles.
NIC 39. Instrumentos financieros: reconocimiento y valoración.
NIC 40. Inversiones inmobiliarias, sigue creyendo que esto es verdad.
NIC 41. Agricultura.
2.3.6 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados38
Los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados o Normas de
Información Financiera conocidos como (PCGA) son un conjunto de reglas
generales y normas que sirven de guía contable para formular criterios
referidos a la medición del patrimonio y a la información de los elementos
patrimoniales y económicos de un ente. Los PCGA constituyen parámetros
para que la confección de los estados financieros sea sobre la base de
métodos uniformes de técnica contable.
Se aprobaron durante la 7ª Conferencia Interamericana de Contabilidad y la 7ª
Asamblea Nacional de Graduados en Ciencias Económicas, que se celebraron
en Mar del Plata en 1965.
Los principios de la “partida doble” es un principio contable establecido por
Fray Luca Pacioli (1445-510 E. C.) en 1494.39
Su enunciado básico dice:
No hay deudor sin acreedor, y viceversa. (No hay partida sin contrapartida).
A una o más cuentas deudoras corresponden siempre una o más cuentas
acreedoras por el mismo importe.
En todo momento las sumas del debe deben ser igual a las del haber.
38 Williams, Jan (1999), Guía Miller de Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados: Nueva
Exposición y Análisis de los Actuales PCGA Promulgados. (Edición Especial). México. Editorial Harcourt
Brace
39 Horace R. Brock (1987). Contabilidad: principios y aplicaciones. (1ra. Edición). Editorial Reverte.
57
Las pérdidas se debitan y las ganancias se acreditan.
El patrimonio del ente es distinto al de su/s propietario/s.
El principio de los recursos de un ente es igual al valor de las
participaciones que recaen sobre él.
Los componentes patrimoniales y las causas de sus resultados se
representan por medio de cuentas en las que se registran notas o asientan
las variaciones al concepto que representan.
El saldo de una cuenta es el valor monetario de la misma en un momento
dado. Este saldo se modifica cada vez que una operación tiene efecto
sobre los componentes que ella representa.
Las cuentas de activo y gasto son deudoras, y las de pasivo, ganancia y
patrimonio neto son acreedoras.
En toda anotación (asiento), cualquiera sea el número de débitos y créditos,
la suma de los saldos debe ser igual.
Para dar de baja un importe previamente registrado, la cuenta a registrar
debe ser la que lo representa y el importe debe ser el mismo previamente
registrado.
Toda cuenta posee 2 secciones: DEBE Y HABER.
Los activos adquiridos por una empresa están sujetos, (financiados) a los
derechos (participaciones) de los acreedores –propietarios o interesados
ajenos a la empresa– y como estos derechos no pueden acceder al monto
de los activos se tiene la siguiente igualdad: A = P + PN.1
2.3.6.1 Principios
Ente
Toda información financiera se registra y se informa separadamente de la
información personal del dueño del negocio. Una persona puede tener un
negocio y también una casa y un automóvil. Sin embargo, los récords
financieros del negocio no deben contener información acerca de las
propiedades que tiene el dueño. Los récords financieros de un negocio y
58
aquellos personales no deben mezclarse. Se usa una cuenta bancaria para el
uso del dueño y otra para el negocio. Un negocio existe separadamente de su
dueño. Los propietarios son acreedores de las empresas que han formado y
aunque tengan varias empresas, cada una se trata como una entidad
separada, por lo que el propietario es un acreedor más de la entidad, al que
contablemente se le representa con la cuenta 50 Capital.
Bienes económicos
Los estados financieros se refieren siempre a bienes económicos, es decir,
bienes materiales e inmateriales que poseen valor económico y por ende
susceptible de ser valuado en términos monetarios. Un bien económico
también se refiere a las cosas valuables que cada uno posee.
Unidad de medida
Para reflejar el patrimonio de una empresa en los estados financieros, es
necesario elegir una moneda y valorizar los elementos patrimoniales aplicando
un precio a cada unidad. Generalmente, se utiliza como común denominador a
la moneda que tiene curso legal en el país en que funciona el ente o empresa.
Sólo los acontecimientos económicos se registran en los libros de contabilidad
en términos monetarios, quedando excluidos los diversos sucesos que no
puedan valorizarse económicamente. El dinero se usa como unidad de medida
para la presentación de los estados financieros. Las operaciones y eventos
económicos se reflejan en la contabilidad expresados en unidad monetaria del
país en que esté establecida la entidad. La unidad monetaria que se expresa
en los estados financieros.
Empresa en marcha
Este principio implica la permanencia y proyección de la empresa en el
mercado, no debiendo interrumpir sus actividades, sino por el contrario deberá
seguir operando de forma indefinida.
59
Implica continuidad de la empresa, o sea, seguirá funcionando. Toma la
empresa en proyección de futuro en funcionamiento.
La empresa entra en vigencia una vez que se registran sus actividades
financieras.
Valuación al costo
Este principio establece que los activos de una empresa deben ser valuados al
costo de adquisición o producción, como concepto básico de valuación;
asimismo, las fluctuaciones de la moneda común denominador, no deben
incidir en alteraciones al principio expresado, sino que se harán los ajustes
necesarios a la expresión numeraria de los respectivos costos, por ejemplo
ante un fenómeno inflacionario.
Es un concepto fundamental de la contabilidad, que dicta registrar los activos al
precio que se pagó por adquirirlos.
Salvo indicación expresa en contrario se entiende que los estados financiero
pertenecen a una "empresa en marcha", considerándose que el concepto que
informa la mencionada expresión, se refiere a todo organismo económico cuya
existencia personal tiene plena vigencia y proyección futura.
Periodo de tiempo
La empresa se ve obligada a medir el resultado de su gestión, cada cierto
tiempo, ya sea por razones administrativas, legales, fiscales o financieras. Al
tiempo que emplea para realizar esta medición se le llama periodo, el cual
comprende de doce meses, y recibe el nombre de ejercicio.
Llamado también periodo contable, ejercicio contable o ejercicio económico.
60
El estudio referente a los estados financieros debe supeditarse a un periodo
fiscal corto: esto nos dará una mejor visión de la empresa para una oportuna
toma de decisiones en el futuro.
En forma general, las empresas tienen una larga vida y están en marcha, y
probablemente los resultados definitivos de la inversión en una empresa se
conocerán cuando ésta culmine sus actividades. Sin embargo, sería
impensable esperar que se acabe la empresa para conocer los resultados de
las operaciones realizadas por la institución.
Devengado
Las variaciones patrimoniales que se deben considerar para establecer el
resultado económico, son los que corresponden a un ejercicio sin entrar a
distinguir si se han cobrado o pagado durante dicho periodo. Por las cuales
están realmente aceptadas etc.
La problemática
En distintas oportunidades, los especialistas en la materia afirman que más de
una vez el principio de devengado se vio «desnaturalizado» en distintos
pronunciamientos judiciales. Esto es así bajo un enfoque fiscal, respecto de los
criterios que vienen manejando desde las normas contables. Se trata de una
«desvinculación» entre el criterio contable e impositivo, que no obedece a una
norma legal que lo respalde.
Objetividad
Los cambios en el activo, pasivo y en la expresión contable del patrimonio
neto, se deben conocer formalmente en los registros contables, tan pronto
como sea posible medirlos objetivamente y expresar dicha medida en términos
monetarios.
61
Las modificaciones en el inventario se deben registrar tal cual es la operación
en los libros de contabilidad, para medirlos objetivamente en términos
monetarios y así no hacer distorsiones en la realidad de los registros contables.
Prudencia
Ante la circunstancia de tener que elegir entre dos valores, el contador debe
optar por el más bajo, minimizando de esta manera la participación del
propietario en las operaciones contables. Este principio general se puede
expresar diciendo: Contabilizar todas las pérdidas cuando se conocen, y las
ganancias solamente cuando se hayan realizado.
Una mala interpretación de este principio puede llevar a una exageración y por
ende a una mala aplicación del principio contable, resultando una incorrecta
presentación de la situación financiera en el resultado de las operaciones
contables, hasta incluso llegar a modificar el concepto contable del valor.
Este principio es también llamado criterio conservador.
Ante el hecho que el contador se encuentre entre dos o más caminos
razonables a seguir, deberá optar por el que muestre la menor cifra de dos
valores de activos relativos a un partida determinada; o ante el caso de
registrar una operación éste la hará de modo que la participación del
propietario sea la menor posible.
Ignorar las utilidades no realizadas y considerar eventuales pérdidas.
Es permitido el registro de estimaciones de perdidas mas no de ganancias, es
decir, no anticipar lo que no tengo.
Uniformidad
Tanto los principios generales como las normas particulares —principios de
valuación— que se utilizan para la formulación de los estados financieros
deben ser aplicados uniformemente de un periodo a otro. Esto permitirá una
mejor comparación de los estados financieros en los diversos periodos de una
62
empresa en marcha. En caso de cualquier cambio relevante en la aplicación de
los principios generales y normas particulares, que afecte la presentación de
los estados financieros, se debe señalar por medio de una nota aclaratoria.
Este principio señala que las empresas, al hacer uso de un método para la
presentación de los estados financieros, deberán ser consecuentes con el
mismo, logrando uniformidad en la presentación de la información expuesta en
los registros contables de un periodo a otro.
Si una empresa realiza cambios constantes en el método que utiliza en cada
periodo corto, dificultará la interpretación y comparación de los estados
financieros; así como también, mostrará variaciones notables en los resultados
presentados. También se debe registrar las perdidas cuando se conocen.
Ejemplo: mercaderías rotas que no se pueden vender.
Significación o Importancia Relativa
En la aplicación de los principios contables y normas particulares se debe
actuar necesariamente con sentido práctico. Esto quiere decir, que ante el
hecho que se den situaciones de mínima importancia, éstas se dejarán pasar
por alto.
No existe un acuerdo que determine la línea exacta de separación entre los
hechos que son importantes y los que no lo son, dejando de esta manera la
decisión al juicio y sentido común del profesional contable.
El contador deberá pasar por alto situaciones que no revistan demasiada
importancia, aplicando el mejor criterio de acuerdo a las circunstancias
teniendo en cuenta diversos factores, como el efecto relativo en el activo,
pasivo, patrimonio o en el resultado de las operaciones.
Revelación suficiente
63
La información contable en los estados financieros debe ser clara y debe estar
expuesta en forma clara.
La información contable debe ser clara y comprensible para juzgar e interpretar
los resultados de operación y la situación de la empresa. La información
financiera debe ser la correcta y exacta.
CAPÍTULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 Tipos de investigación
3.1.1 Investigación Correlacional
Se debe aplicar esta clase de investigación debido a la correlación que se
presenta en los diferentes problemas que se desprenden de esta investigación.
Se produce por la correlación entre las variables en estudio, lo que contribuye
en la investigación causa y efecto a lo cual se elaboraran las conclusiones.
64
3.1.2 Investigación Explicativa
Necesitamos de esta investigación para detallar de forma ordenada los
resultados que se obtengan, explicando sus causas y efectos. Nos permite
identificar y analizar los motivos que originaron el incremento de la cartera
vencida y buscar alternativas de solución.
3.1.3 Investigación De campo
Esta investigación es de campo ya que la información obtenida es de primera
mano proporcionada directamente por la empresa, en base a registros
contables y demás información proporcionada por los funcionarios de la
empresa directamente del departamento de crédito y cobranzas.
3.1.4 Investigación Explorativa
Es requerida en este estudio ya que puede diagnosticar la situación actual en
la que se encuentra la cuenta Cuentas por Cobrar de la Empresa Mildeportes
S.A
3.2 Diseño Estadístico
Se procedió a realizar en función de técnicas estadísticas como histogramas y
tabulación pormenorizada de los resultados obtenidos en las encuestas que se
realizaron.
3.3 Métodos de la investigación
65
3.3.1 Método Inductivo
Se inicia con la observación de fenómenos particulares con el propósito de
llegar a hechos particulares, por lo tanto y como la investigación requiere un
análisis de forma general de tal manera que se puede posteriormente examinar
el problema a nivel particular, este proceso tiene lugar al momento de revisar la
documentación y los libros contables.
3.3.2 Método de Análisis
Nos permite dividir el todo en partes e ir analizando y conociendo sobre en qué
bases se otorgan los créditos y la documentación que los respalde, para
establecer políticas internas, mediante este método dividiremos lo
administrativo de lo contable.
3.3.3 Métodos Estadísticos
Para la realización de análisis y tabulación de datos, en esta investigación
podremos elaborar histogramas para una mejor lectura de los datos
correspondientes a la cartera vencida y su aumento paulatino.
3.3.4 Método de Síntesis
Es el proceso de conocimiento que procede de lo simple a lo complejo, de las
causas a los efectos, de la parte al todo. Es la reunión de las partes de interés
procedentes del análisis para construir un nuevo cuerpo de conocimiento.
Permite la integración de los problemas en bloque para obtener una solución
generalizada.
66
3.3.5 Método de Observación Científica
La observación científica es el proceso por el cual se perciben ciertos rasgos
existentes en el objeto del estudio.
La realización del estudio es en base a las observaciones directas de la
problemática, ya que es la mejor fuente con la que se pueden contar para la
investigación revele en su completa magnitud los problemas que afronta, por
lo tanto es imprescindible la utilización de este método, el cual revela aspectos
concluyentes para el desarrollo del estudio.
Contribuye igualmente en la formulación de las recomendaciones, las cuales
se elaboran considerando cada una de las conclusiones ya que representan la
solución a los problemas que se encuentran durante la investigación.
3.4. Población y determinación del tamaño de la Muestra
Dada la característica de la investigación no requiere fijar población ni muestra,
debido a que su tamaño es pequeño, ya que se las realizará al personal que
labora en el departamento de crédito y cobranzas de la empresa Mildeportes
S.A.
Este se compone de dos personas:
- Jefe de Crédito y Cobranza
- Analista de Crédito y Cobranza
3.5 Técnicas e instrumentos
67
El instrumento que se utilizó para extraer la información pertinente de la
investigación fue la encuesta.
La encuesta es un instrumento cuantitativo de investigación social mediante la
consulta a un grupo de personas elegidas de forma estadística, realizada con
ayuda de un cuestionario.
3.5.1 Diseño del cuestionario
Para realizar el diagnóstico de la situación actual, se procedió a recolectar la
información por medio de herramientas de investigación, las más apropiadas
son específicamente las encuestas, la cual se realizó al Jefe del Departamento
de Crédito y Cobranzas de la empresa.
El formato de las mismas consta en los anexos, los resultados que se
obtuvieron se presentan en cuadros estadísticos y para una mejor comprensión
de sus resultados se elaboraron representaciones gráficas, las cuales se
detallan a continuación.
3.6 Tratamiento de la información
Para el tratamiento de la información y análisis de datos se hizo siguiendo los
siguientes pasos:
Codificación – Tabulación – Graficación – Análisis e Interpretación
Se realizó la tabulación en tablas estadísticas en las cuales se describe la
cantidad de respuestas que han tenido cada una de las alternativas en las
preguntas y posteriormente su correspondiente porcentaje, calculado en
función del total de encuestas que se han realizado.
68
En base a estas tablas se elaboraron gráficos para su representación los que
permiten una mejor apreciación de los resultados de las encuestas para
realizar las debidas interpretaciones.
Los resultados se presentan de forma ordenada y sintetizada por preguntas de
la encuesta.
En el caso de los datos no estadísticos se realiza conclusiones y
recomendaciones pertinentes en función de la investigación en general.
3.7 Tabulación, Graficación y Análisis de Resultados.
3.7.1 Tabulación de cuestionario:
69
TABULACIÓN DE CUESTIONARIO:
Gardenia Judith Jose
Rodriguez Méndez Cevallos
Analista Jefe de Gerente
de Credito Crédito Financiero
1 Existen procedimientos de verificación de financiamiento y límites de crédito otorgados SI SI NO
2 Las políticas de crédito son de conocimiento de los clientes SI NO NO
3 Existen procedimientos de conciliación periódica de los auxiliares y las ctas. Por cobrar SI SI SI
4 Se preparan mensualmente informes de ctas. Por cobrar por antigüedad de saldos NO SI SI
5 Dichos informes son revisados por algún funcionario autorizado tomando decisiones mensualmente sobre las cuentas atrasadas NO NO NO
6 Se realiza confirmación periódica por escrito mediante el envío de los estados de cuenta de los saldos por cobrar. NO NO NO
7 Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una persona distinta al auxiliar de cuentas por cobrar NO SI SI
8 La persona que maneja los créditos y cobranza no es la misma que contabiliza, factura, paga o maneja algún fondo de caja SI SI NO
9 Los anticipos de clientes se controlan en cuentas por separado, sus saldos no permanecerán más de un mes antes de realizarse la venta NO NO NO
10 Utilizan algún método para analizar los vencimientos SI SI SI
PREGUNTASNo.
70
TABULACIÓN POR PREGUNTAS:
No. PREGUNTAS SI NO
1 Existen procedimientos de verificación de financiamiento y límites de crédito otorgados 2 1
2 Las políticas de crédito son de conocimiento de los clientes 1 2
3 Existen procedimientos de conciliación periódica de los auxiliares y las ctas. Por cobrar 3 0
4 Se preparan mensualmente informes de ctas. Por cobrar por antigüedad de saldos 2 1
5 Dichos informes son revisados por algún funcionario autorizado tomando decisiones mensualmente sobre las cuentas atrasadas 0 3
6 Se realiza confirmación periódica por escrito mediante el envío de los estados de cuenta de los saldos por cobrar. 0 3
7 Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una persona distinta al auxiliar de cuentas por cobrar 2 1
8 La persona que maneja los créditos y cobranza no es la misma que contabiliza, factura, paga o maneja algún fondo de caja 2 1
9 Los anticipos de clientes se controlan en cuentas por separado, sus saldos no permanecerán más de un mes antes de realizarse la venta 0 3
10 Utilizan algún método para analizar los vencimientos 3 0
71
3.7.2 Representación Gráfica por Pregunta 1. ¿Existen procedimientos de verificación de financiamiento y límites de
crédito otorgados?
TABLA No. 1
EXISTEN PROCEDIMIENTOS PARA VERIFICACION
DE FINANCIAMIENTO Y LÍMITES DE CREDITO
SI 67%
NO 33% Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No. 1 Existen Procedimientos para verificación de financiamiento y límites
de crédito
Fuente: Encuestas Elaborador por: ABC/2013
Interpretación: El 67% de los encuestados dijeron que si existen procedimientos
de verificación de financiamiento y límites del crédito mientras que el 33% restante
dijeron que no.
67%
33%
SI NO
SI NO
72
2. Las políticas de crédito son de conocimiento de los clientes.
TABLA No. 2
ES DE CONOCIMIENTO DE LOS CLIENTES
LAS POLITICAS DE CREDITO
SI 33%
NO 67% Fuente: Encuestas
Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No. 2
Es de conocimiento de los clientes las políticas de crédito
Fuente: Encuesta Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 33% de los encuestados dijeron que las políticas de crédito
son de conocimiento de los clientes la diferencia respondió que no son de
conocimiento de los clientes.
33%
67%
SI NO
SI NO
73
3. ¿Existen procedimientos de conciliación periódica de los auxiliares y
la cuenta por cobrar?
TABLA No. 3
EXISTEN PROCEDIMIENTOS DE CONCILIACIÓN
DE LOS AUXILIARES Y LA CTA. POR COBRAR
SI 100%
NO 0%
Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No. 3
Existen procedimientos de conciliación de los Auxiliares y las Cuentas por Cobrar
Fuente: Encuesta Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 100% de los encuestados manifestaron que si existen
procedimientos de conciliación periódica entre los auxiliares y las cuentas por
cobrar.
74
4. ¿Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por
antigüedad de saldos?
TABLA No. 4
MENSUALMENTE SE PREPARAN INFORMES
POR ANTIGÜEDAD DE LAS CTAS. POR COBRAR
SI 66.67%
NO 33.33% Fuente: Encuestas
Elaborado por: ABC/2013
Gráfico N. 4
Mensualmente se preparan informes por antigüedad de las Cuentas
por Cobrar
Fuente: Encuestas Elaborador por: ABC/2013
Interpretación: El 67% de los encuestados dijeron se preparan
mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos, el
restante respondió que no.
67%
33%
SI NO
SI NO
75
5. ¿Dichos informes son revisados por algún funcionario autorizado
tomando decisiones mensualmente sobre las cuentas atrasadas?
TABLA No. 5
SE REVISA MENSUALMENTE LOS INFORMES DE
CUENTAS ATRASADAS Y SE TOMAN CORRECTIVOS
SI 0.00%
NO 100.00% Fuente: Encuestas
Elaborado por: ABC/2013
Gráfico N. 5
Mensualmente los informes son revisados por un funcionario autorizado y toma decisiones sobre las cuentas atrasadas
Fuente: Encuestas Elaborador por: ABC/2013
Interpretación: El 100% de los encuestados manifestaron que los informes no
son revisados por algún funcionario autorizado y que no se toman decisiones
mensualmente sobre las cuentas atrasadas.
76
6. ¿Se realiza una confirmación periódica por escrito mediante el envío
de los estados de cuenta de los saldos por cobrar?
TABLA No. 6
SE REALIZA CONFIRMACION PERIODICA
POR MEDIO DE ESTADOS DE CUENTA DE LOS
SALDOS
SI 0.00%
NO 100.00% Fuente: Encuestas
Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No.6
Se realiza confirmaciones periódicas por medio de Estados de
Cuenta de los Saldos
Fuente: Encuestas Elaborador por: ABC/2013
Interpretación: El 100% de los encuestados respondieron que no se realiza
confirmación periódica por medio de estados de cuenta de los saldos.
77
7. ¿Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan
por una persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por
cobrar o de las cobranzas?
TABLA No. 7
LAS DIFERENCIAS REPORTADAS POR LOS
CLIENTES SON INVESTIGADAS POR PERSONAS
DISTINTAS A LAS ENCARGADAS POR EL
AUXILIAR DE LAS CUENTAS
SI 66.67%
NO 33.33%
Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No. 7
Las diferencias reportadas por los clientes son investigados por personas distintas al auxiliar de cuentas por cobrar
Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 67% de los encuestados dijeron que si existiesen diferencias
reportadas por los clientes son investigadas por una persona distinta a la
encargada de la cobranza, el 33% dijo que no
1007%
33%
SI NO
SI NO
78
8. ¿La persona que maneja los créditos y la cobranza no es la misma que
contabiliza, factura, paga la nómina y cuentas diversas o maneja algún
fondo de caja?
TABLA No. 8
QUIEN MANEJA LOS CREDITOS Y COBRANZA
NO ES QUIEN PAGA, CONTABILIZA O MANEJA
ALGUN FONDO DE CAJA
SI 66.67%
NO 33.33%
Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No.8
Quien maneja los créditos y cobranza no es la misma persona que paga o contabiliza la nómina o maneja algún fondo de caja
Fuente: Encuesta
Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 67% de los encuestados dijeron que quien maneja los créditos
y la cobranza no es la misma que contabiliza, factura, paga la nómina, etc., el 33%
dijo que no.
79
9. ¿Los anticipos de clientes se controlan en cuentas por separado y sus
saldos no permanecerán más de un mes antes de realizarse la venta?
TABLA No. 9
LOS ANTICIPOS DE CLIENTES SE CONTROLAN
EN CUENTAS POR SEPARADO Y SUS SALDOS
NO PERMANECEN MAS DE UN MES
SI 0.00%
NO 100.00%
Fuente: Encuestas Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No. 9
Los anticipos de clientes son controlados en cuentas por separado y sus saldos no permanecen más de un mes sin ser contabilizados
Fuente: Encuesta
Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 100% de los encuestados dijeron que los anticipos de los
clientes no son controlados en cuentas separadas y sus saldos permanecen más
de un mes antes de realizarse otra venta.
80
10. Utilizan algún método para analizar los vencimientos
TABLA No. 10
UTILIZAN ALGÚN METODO PARA
ANALIZAR LOS VENCIMIENTOS
SI 100.00%
NO 0.00% Fuente: Encuestas
Elaborado por: ABC/2013
Gráfico No.10
Utiliza algún método para analizar los vencimientos
Fuente: Encuesta Elaborado por: ABC/2013
Interpretación: El 100% de los encuestados dijeron que los anticipos de los
clientes no son controlados en cuentas separadas y sus saldos permanecen más
de un mes antes de realizarse otra venta.
81
3.7.3 Análisis de Resultados
Por medio del cuestionario de preguntas pudimos medir el control que la empresa
tiene sobre sus cuentas por cobrar y en función a esto poder establecer procesos
de control interno que garanticen el adecuado manejo de esta cuenta.
Las preguntas No. 3 y No. 10 obtuvieron el 100% en la opción SI, sobre los
siguientes controles:
¿Existen procedimientos de conciliación periódica de los auxiliares y la cuenta por
cobrar?
Utilizan algún método para analizar los vencimientos
Las preguntas No. 5, No. 6 y No. 9 obtuvieron el 100% en la opción NO sobre los
controles internos a las cuentas por cobrar lo que refleja claramente la falta de
procesos que minimicen el riesgo de fraudes, los cuestionamientos fueron:
¿Los informes mensuales de cartera vencida son revisados por algún funcionario
autorizado tomando decisiones mensualmente sobre las cuentas atrasadas?
¿Se realiza una confirmación periódica por escrito mediante el envío de los
estados de cuenta de los saldos por cobrar?
¿Los anticipos de clientes se controlan en cuentas por separado y sus saldos no
permanecerán más de un mes antes de realizarse la venta?
Las preguntas No. 1, No. 4, No. 7 y No. 8 obtuvieron el 67% en la opción SI y el
33% en la opción NO lo que significa que existen controles pero que no están bien
definidos y por consiguiente no se aplican o si lo hacen su deficiencia provoca y
permite que aún existan errores, estos fueron:
¿Existen procedimientos de verificación de financiamiento y límites de crédito
otorgados?
¿Se preparan mensualmente informes de cuentas por cobrar por antigüedad de
saldos?
82
¿Las diferencias reportadas por los clientes, en su caso, se investigan por una
persona distinta a la encargada del auxiliar de cuentas por cobrar o de la
cobranza?
¿La persona que maneja los créditos y la cobranza no es la misma que
contabiliza, factura, paga la nómina y cuentas diversas o maneja algún fondo de
caja?
Finalmente la pregunta No. 2 obtuvo el 33% en la opción SI, y el 67% en la opción
NO, lo que evidencia aún más que este control no es aplicado:
¿Las políticas de crédito son de conocimiento de los clientes?
83
CAPÍTULO IV
4. SITUACIÓN DIAGNÓSTICA
4.1 Localización
4.1.1 Macro localización
La empresa Mildeportes S.A se encuentra ubicada en la Provincia de Pichincha
limita al norte con las provincias de Imbabura y Sucumbíos, al sur con la
Provincia de Cotopaxi, al este con la Provincia de Napo, y al oeste con Santo
Domingo de los Tsáchilas y al noroeste con la Provincia de Esmeraldas
FIGURA No. 1
MAPA DE LA CIUDAD DE QUITO
FUENTE: Municipio de Quito ELABORADO POR: Barreno Angélica / 2013
84
4.1.2 Micro localización
Mildeportes S.A se encuentra ubicado en las calles Av. De los Shyris e Isla
Floreana. Edificio Axios.
FIGURA No. 2
Ubicación Geográfica (foto)
FUENTE: Mil Deportes S.A ELABORADO POR: Barreno Angélica/ 2013
85
4.1.3 Croquis de Ubicación
FIGURA No. 3
UBICACIÓN DE MIL DEPORTES S.A EN QUITO
FUENTE: Investigación de Campo ELABORADO POR: Barreno Angélica / 2013
86
4.2 Macroambiente
Los factores del macroambiente afectan a todas las organizaciones y un
cambio en uno de ellos ocasionará cambios en uno o más de los otros;
generalmente estas fuerzas no pueden controlarse se compone por las fuerzas
que dan forma a las oportunidades o presentan una amenaza para la empresa.
Entre los factores que influyen en el macroambiente podemos anotar los
siguientes:
Competencia.- La empresa Mildeportes S.A al ser exclusivo distribuidor para
el ecuador de las marcas Puma y Oakley ve como su principal competencia a
Nike, Adidas, Astro que son empresas que tienen el mismo giro del negocio sin
embargo Puma cuenta con un grupo de clientes de target alto fiel a sus
productos y en espera siempre de nuevos productos.
Factor Económico.- Con la entrada en vigencia de las resoluciones 66 y 67
del Comité de Comercio Exterior (Comex), estableciendo cupos, en volumen y
en dólares para las importaciones asimismo se incrementaron aranceles para
más de 80 ítems a través de las restricciones se logrará bajar el ritmo de
crecimiento de las importaciones y favorecer a las compras y producciones
locales, esto para Mildeportes S.A representa una considerable baja en su
proyección de ventas ya que todos sus productos son importados el impacto no
solo es para la firma lo sería para los trabajadores, pues no se podría sostener
la nómina en estas condiciones, y para el consumidor, que debe pagar precios
altos.
Este año porque se tiene cierto inventario y el Comex, mediante una nueva
resolución, permite traer bajo licencia es más llevadero en los años siguientes
con las mismas reglas y sin ‘stock’ la situación será compleja.
87
Precios.- La marca está dirigida para un alto target de clientes, Mildeportes
cuenta con un grupo de clientes al por mayor y menor fieles a sus productos, la
competencia maneja precios similares lo que le hace seguir siendo competitivo.
Análisis de Oportunidades
Compra de nuevas marcas para posicionarlas rápidamente en el mercado.
Seguimiento del plan estratégico
Nuevas líneas de crédito
Acceso al mercado local
Expansión en el mercado
Análisis de Amenazas
Competencia desleal
Crisis Económica
Cupos de Importación muy bajos
4.3 Microambiente
Es el manejo en si en la actualidad de la empresa sus proveedores,
intermediarios, clientes y público. A partir del análisis del Microambiente nacen
las fortalezas y las debilidades de la empresa.
Proveedores.- Son los mismos durante más de 15 años lo que permite una
estrecha relación comercial porque conocen y tiene definidos sus procesos de
compras, pagos, entregas etc., lo que beneficia a la hora de comprar.
Los pagos siempre se enmarcan en las negociaciones previas y cumpliendo de
ambas partes los acuerdos en precios, pagos y despachos, no existe retrasos
porque afectaría directamente en los tiempos para la comercialización del
producto.
88
Clientes.- Al inicio fue un segmento corto pero al expandirse con clientes al por
mayor les ayudó a ganar mercado, de igual forma sus ventas a los
consumidores finales son continuas porque goza de la fidelidad de ellos.
Parte de su público son sus propios colaboradores y familia quienes también
son clientes de la marca.
Con la iniciativa de comprar nuevas marcas se pretende también llegar,
abarcar y fidelizar a más clientes de ropa deportiva y sus accesorios.
Análisis de Fortalezas
Confiabilidad y Credibilidad
Existencia de la infraestructura adecuada
Posee una visión y misión clara
Gozan de la fidelidad de sus clientes
Posicionamiento de la marca en todo el país
Estabilidad para su personal lo que hace que la gente se comprometa
Análisis de Debilidades
Falta de personal especializado que realice el análisis crediticio correcto
Falta de programa de capacitación constante para los colaboradores
Falta de un programa de incentivos para el personal o bonos de
cumplimiento
El producto e la empresa es de fácil falsificación, no hay medidas
preventivas
4.4 Estructura funcional de la empresa
La empresa Mil Deportes S.A cuenta con 85 empleados que trabajan en oficina
y agencias.
89
4.5 Organización Interna
En relación a la organización interna se indica el organigrama estructural de la
empresa Mil Deportes S.A
4.5.1 Organigrama Estructural
El organigrama estructural es la representación formal de las relaciones
laborales, define las tareas por puesto y unidad y señala como deben
coordinarse. Un organigrama es en si la estructura organizacional.
“El organigrama es un diagrama que ilustra gráficamente las relaciones entre
funciones, departamentos, divisiones y hasta puestos individuales de una
organización en materia de rendición de cuentas”40
La organización estructural de la empresa MilDeportes S.A se describe en el
siguiente organigrama:
40 Hellriegel, Jackson y Slocum. (2002).Administración: Un enfoque basado en competencias. (9na. Edición). Colombia. Editorial Iberoamericana.
90
FIGURA No. 4
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
EMPRESA MIL DEPORTES S.A
PRESIDENTEFausto Albán Corral
Gerente GeneralRafael Ruales
Coordinador de Importaciones
Ma. Augusta Barreno
Gerente FinancieroAdministrativoJosé Cevallos
Contador Jacob Benítez
Analista ContableDaniela Artieda
Asistente ContableMercy Ochoa
Asistente FinancieraGardenia Rodríguez
Asistente de Depósito
Comercial Luis González
Auxiliar de BodegaFrancisco Romero
Auxiliar de AseoMartha Sanchez
Asistente AdministrativoMarco Castillo
Asistente de Marketing
Wendy Dávila
Mercadería SéniorRaúl Meneses
Jefe de Marketing Paulina Freire
Mercaderista JrRegión 1
Andrés Canchigna
Mercaderista Jr
Región 2David Giler
Mercaderista JrRegión 3
Boris Ubillus
DiseñadorDavid Rojas
DigitadorJonathan Vaca
Jefe de ProductoPaulina Arteaga
Jefe de Línea Puma
ZapatosJuan
Jefe de Línea Puma Ropa Sofía Bayas
Jefe de Línea Puma
Accesorios Paola Almeida
Jefe de Línea OAKLEY Gabriela Pástor
Gerente de VentasXimena Guzmán
Vendedor PumaR1
Cristian Bernal
Vendedor PumaR1
Albero Calvopiña
Vendedor PumaR2
Thaily Estrada
Vendedor PumaR2
Luis Vera
Vendedor OAKLEYRolando Andrade
Asistente de Ventas
R1Daysi Cabuyales
Asistente de Ventas
R2Katiuska Merino
Digitador Pablo Gómez
Jefe de TiendasBernarda Ponce
PUMA Plaza de las Américas
PUMA Quicentro
PUMA San Marino
PUMA Río Centro
PUMA City Mall
Bodega
Auditoría Interna
Importaciones
Recursos Humanos
Sistemas
FUENTE: Empresa MilDeportes S.A ELABORADOR POR: ABC / 2013
91
CAPÍTULO V
PROPUESTA DEL DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA
MILDEPORTES S.A
5.1 Introducción
Los procesos y lineamientos contables para el control de las cuentas por
cobrar juegan un papel preponderante para el manejo eficiente de
los recursos financieros del departamento de cobranza de la
empresa MilDeportes S.A
Hoy en día se requiere de un sistema de control interno apropiado que
precautele que los recursos producto de las cobranzas y la colación en si de un
crédito sea efectiva de modo que no haya desvío de fondos para ello no solo
es importante normativas sino que las empresas privadas cuenten con
personas que sepan desenvolverse con propiedad, identificando oportunidades
y amenazas presentes en el torno y detectando puntos fuertes y débiles que se
deben reforzar o eliminar de la organización.
Las Cuentas por Cobrar son al igual que cualquier activo, son recursos
económicos propiedad de una empresa u organización que le generan un
beneficio en el futuro. Forman parte del activo circulante, se originan de
las ventas a crédito. Este tipo de cuenta tiene saldo deudor.
A nivel mundial las Cuentas por Cobrar son de gran importancia para las
empresas, ya que la mayor parte de las ventas que realizan las empresas o
negocios en la actualidad son realizados a crédito y en muchos casos
respaldadas por facturas, las cuales ya sabemos que están registradas desde
el punto de vista de la contabilidad, dentro de las Cuentas por Cobrar.
92
Cabe destacar que las Cuentas por cobrar o créditos constituyen hoy en día la
clave en el desarrollo exitoso de los negocios, son dinero esperando a ser
tomado, además es el activo de mayor disponibilidad después del efectivo en
caja y bancos, ya que a diferencia del inventario estas no pasan por
proceso de manufacturas, almacenaje. Traslado y colocación con los clientes.
Los procesos administrativos son la esencia que da vida a las organizaciones.
De igual forma el control interno en las áreas administrativas y gerenciales, al
haber descontroles internos en el departamento de cobranza trae como
consecuencias retraso en el cobro y en la contabilidad de la empresa, se
pueden considerar como fallas graves en los manejos administrativos, los
siguientes:
Falta de datos necesarios en la facturas.
Otorgación de créditos sin requisitos completos.
No llevar el control del vencimiento de las facturas.
No llevar un programa de cobros.
Es por ello que los objetivos no se cumplen, ya que al no haber un buen
funcionamiento en el sistema de cobranza no puede haber buenos resultados,
lo cual afecta a la organización ya que no existe una liquidez que asegure la
estabilidad y solidez, como consecuencia de no cancelar al día las facturas que
le tienen vencidas lo que imposibilita las inversiones y operaciones que esta
requiere para subsistir.
Debido a estos inconvenientes se debe implantar lineamientos en el control
interno que sea acorde con las exigencias del departamento, como también
establecer nuevas políticas de cobros. Teniendo en cuenta el control interno,
se puede definir un plan el cual puede mantener estabilidad en la empresa y
realizar satisfactoriamente las operaciones.
93
La mejor manera de llevar a cabo este plan es:
Enviar debidamente y sin retraso los estados de cuentas.
Revisar mensualmente las facturas vencidas.
La línea de crédito debe estar actualizado con respecto al historial de pago.
5.2 Objetivo General de la Propuesta
Diseñar un Sistema de Control Interno para el manejo de las cuentas por cobrar
de la Empresa MilDeportes S.A
5.3 Objetivos Específicos:
Definir el perfil y funciones de los miembros del departamento de crédito y
cobranza.
Establecer políticas de cobro para el departamento de cuentas por cobrar.
Crear procedimientos claros, pero sobre todo comprensibles para un mejor
control de procesos actuales para disminuir cualquier deficiencia existente.
5.4 Ámbito de Aplicación
Las normas, procedimientos, y políticas de control se encaminarán a todas las
actividades y funciones del área de crédito y cobranzas, los mismos que
ayudarán a delimitar con toda precisión las funciones, autoridad y
responsabilidades que corresponda a cada funcionario de crédito, en cada uno
de los niveles, a fin de evitar la fuga de responsabilidades, maximizar la
eficiencia en el desempeño del analista de crédito y jefe de unidad.
94
5.5 NORMAS DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LAS CUENTAS
POR COBRAR
Segregación de Funciones
Es importante describir el propósito general del puesto así como las actividades
relacionadas con el desempeño dentro de la unidad de crédito y cobranzas para
una adecuada gestión organizacional e identifica la autoridad y responsabilidades
a nivel de funcionarios.
EMPRESA MILDEPORTES S.A
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
PERFIL Y FUNCIONES DEL JEFE DE CRÈDITO
PROCESO 1.
Segregación de funciones del personal
CONTROL 1.
Seguimiento e indagación de las funciones del personal verificando que nadie sea
juez y parte
PROPÓSITO GENERAL
Planificar, organizar, dirigir, coordinar y supervisar el cumplimiento eficaz y
oportuno de las operaciones de crédito, las políticas y la misión de la empresa a
fin de satisfacer los requerimientos de sus clientes internos y externos.
95
FUNCIONES:
* Elaborar un plan de trabajo anual para el desarrollo del departamento de Crédito
y Cobranzas, presentarlo para aprobación a la Gerencia Financiera.
* Revisar los requisitos de la carpeta de crédito del socio y la opinión técnica del
oficial de crédito, previo a elevar su opinión de negación o aprobación del crédito
en los montos establecidos en el reglamento vigente.
* Analizar los riesgos con clientes, utilizando diferentes herramientas y bases de
datos.
*Velar porque las ventas se realicen dentro de los límites aprobados
salvaguardando que las condiciones y riesgo asumidos respondan a parámetros
preestablecidos y asumibles por la Empresa, evitando siempre que una operación
fallida absorba el beneficio de varias operaciones con buen fin.
*Recobrar los créditos morosos con una actuación eficaz y profesional para
obtener buenos resultados de recobro, en muchas ocasiones sin necesidad de
suspender las operaciones comerciales con el afectado, pero realizando un
seguimiento riguroso y sistemático.
* Llevar las cuentas con clientes y deudores, aportando a la tesorería las
previsiones de cobro.
* Con arreglo a la política de crédito establecida, asignará los límites de crédito a
los clientes, realizando el correspondiente seguimiento del cumplimiento de las
obligaciones por parte de los mismas.
96
* Controlar los impagados y ejecutar los procedimientos y los protocolos
adecuados de recobro, atendiendo a cada caso concreto. Para ello, se deberá
realizar una valoración pormenorizada de la incidencia producida y las
consecuencias que se están dispuestos a soportar por el impago.
* Evaluar los incentivos o descuentos a clientes, según los distintos aplazamientos
de pago.
* Analizar y preparar los reportes estadísticos sobre el otorgamiento del crédito,
cuadro de morosidad y demás complementarios que considere necesario para la
evaluación del servicio del crédito.
* Preparar, revisar y supervisar la información que se reporta periódicamente al
Buro de información crediticia y otros organismos de control, del área inherente a
su trabajo.
* Coordinar con el asesor legal para iniciar la cobranza judicial y efectuar el
seguimiento correspondiente, presentando el informe respectivo a Gerencia
Financiera para su evaluación.
*Revisión de informes de cartera tomando decisiones mensualmente sobre las
cuentas atrasadas.
* Antes de procesar los pedidos de los clientes el Jefe de Crédito debe verificar si
el cliente tiene vencimientos o si está al día en sus obligaciones en base a esto
procede aprobar de pedidos de los Clientes o negar y bloquear si el caso amerita.
* Revisión de las aplicaciones en el sistema de los cobros efectuados
* Verificación de los ingresos de caja, se debe validar que todos los días ingresen
los depósitos al banco
97
CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:
* Reporta al Gerente Financiero y Consejo de la Administración
* Capacidad de mando, liderazgo, negociación, análisis, iniciativa, toma de
decisiones, ética, honestidad, confiabilidad, responsabilidad, excelentes relaciones
personales, trabajo bajo presión y sociabilidad.
*Conocimiento de atención al cliente, administración de crédito y cobranzas, riesgo
del crédito, riesgos de mercado, recuperación de cartera, análisis y evaluación del
crédito, elaboración de informes técnicos, calculo financiero, disposiciones de
instituciones de control, manejo de office.
RELACIONES FUNCIONALES:
Internas: Oficial de Crédito – Analista de Crédito
Externas: Cliente y Abogado Externo
REQUISITOS MÍNIMOS
Educación:
* Título Profesional en Administración o carreras afines
*Experiencia comprobable de 3 a 4 años en posiciones similares
98
EMPRESA MILDEPORTES S.A
FUNICIONES Y RESPONSABILIDADES
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
FERFIL Y FUNCIONES DEL ANALISTA DE CRÉDITO
PROPÓSITO GENERAL:
Mantener una cartera sana de los clientes, a través de la aplicación de métodos de
análisis, evaluación, administración y seguimiento de créditos, en concordancia a
las normas, reglamentos, políticas y procedimientos vigentes de la empresa.
FUNCIONES:
* Receptar, administrar, evaluar, calificar y aprobar solicitudes de crédito
confrontando información analizando financieramente para determinar si los
solicitantes están a la altura de los estándares de crédito de la empresa.
*Evaluar las garantías ofrecidas en respaldo del crédito, siempre a conveniencia
de la empresa.
*Mantener un seguimiento permanente de los créditos en las etapas pre y post
otorgamientos
*Administrar la cartera de crédito bajo su responsabilidad, mantenimiento un
ordenado archivo de los expedientes de crédito.
*Será responsable directa del proceso de crédito desde su otorgamiento por lo
tanto debe realizar una supervisión y control para la buena colocación del mismo.
99
*Emitir su opinión técnica, calificar las solicitudes de crédito presentadas y
trasladar su informe al Jefe de Crédito y Cobranzas
*Preparar informes sobre la situación de la cartera bajo su administración y
presentar al Jefe de Crédito y Cobranzas cada semana y un consolidado al mes.
*Realizar confirmaciones periódicas por escrito mediante el envío de los estados
de cuenta de los saldos por cobrar a cada cliente.
*Controlar que los anticipos de clientes se encuentren registrados en una cuenta
por separado y sean aplicados dentro del mes.
*Solicitud de aprobación de Notas de Crédito a la Gerencia Financiera, posterior
elaboración de estas ya sea por rebajas, descuentos, devoluciones, etc. Y
aplicación en el sistema.
* Solicitar al departamento de Facturación el detalle por número de factura
semanalmente esto con el fin de verificar el secuencia de las facturas y anulación
de documentos tanto físicos como del sistema.
* Aplicación de los pagos en el módulo de Cobranza vs el comprobante de
depósito o ingreso de caja que le otorgue la persona designada para el efecto.
Las demás que disponga el jefe inmediato, y las contenidas en manuales y
reglamentos vigentes.
CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO:
* El titular reporta al Jefe de Crédito y Cobranzas
*Es responsable por la adecuada verificación, estudio y evaluación de las
solicitudes de crédito
100
* Es responsable por los expedientes y documentación de los créditos bajo su
administración y los demás formatos utilizados en el proceso del crédito
*Es el responsable por el tratamiento confidencial de la información que maneja
tanto a nivel individual de solicitudes de crédito como general.
Recuperación de cartera, análisis y evaluación del crédito, elaboración de informes
técnicos, cálculo financiero, disposiciones de instituciones de control.
RELACIONES FUNCIONALES:
Internas: Contabilidad, Sistemas, Tesorería, Auditoría Externa
Externas: Clientes
REQUISITOS MÍNIMOS:
Educación:
* Estudios Superiores en Economía, Banca y Finanzas, Administración o carreras
afines
*Experiencia comprobable de 2 años en posiciones similares.
101
EMPRESA MILDEPORTES S.A
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
PERFIL Y FUNCIONES DEL ABOGADO EXTERNO
FUNCIONES:
* Está facultado para presentar la demanda a elección de la empresa.
*Es responsable de toda la gestión judicial incluso cuando tenga que representar
casos de controversias
*Es de su entera responsabilidad la recuperación de los créditos vencidos vía
judicial y extrajudicialmente de la cartera transferida a su despacho.
*No está facultado para recibir dinero o valores por conceptos de pagos de cuotas
vencidas
Es de responsabilidad del Abogado Externo enviar de forma mensual al Jefe de
Crédito y Cobranzas la copia de la demanda y la última providencia de cada
operación para que sea valorada su gestión
La gestión judicial del Abogado Externo está enmarcada en disposiciones legales
vigentes
102
Políticas de Crédito y Cobranzas
Por medio del DISEÑO DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO DE LAS CUENTAS POR COBRAR se propone las siguientes políticas
de crédito y cobranzas estas representan la parte normativa y disciplinaria de la
empresa, tienen relación directa desde la identificación como sujeto de crédito
hasta el otorgamiento del mismo y seguimiento de cobro.
EMPRESA MILDEPORTES S.A
PÓLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
POLÍTICAS DE CRÉDITO
a) Las ventas que realiza la empresa, de los productos que actualmente
comercializa, se hacen sobre la premisa de que las primeras tres son
estrictamente al contado, entendiéndose por CONTADO, aquellas cuyo importe
ha sido pagado previa o simultáneamente contra la entrega del producto en las
cajas de la empresa o mediante depósito en efectivo en cualquiera de las cuentas
que la empresa designe para la recepción de estos recursos. A partir de la cuarta
venta, se le podrá otorgar al cliente ocho días de crédito.
b) Toda venta efectuada con promesa de pago a corto, mediano plazo o con
cheque corriente de un banco que no sea el que utiliza la empresa para el manejo
de sus recursos, se considerará como venta al crédito. En tal caso, el vendedor
será el responsable de velar porque los clientes cumplan con el proceso del
crédito creado para el efecto.
103
c) Todo crédito debe contar con garantías antes de concederse y debe ser
adecuadamente calificado, analizado y calculado el riesgo por parte del Jefe de
Crédito y Cobranzas, la letra de cambio firmada por el cliente y su cónyuge si
tuviera respaldan las operaciones crediticias y posibles eventualidades de no pago
oportuno.
d) Todo crédito debe ser evaluado en su nivel de riesgo ya que siempre existirá la
posibilidad de que se produzca un hecho generador de pérdida que afecten al
reintegro de los valores por otorgamientos de créditos.
Para ello es importante que las solicitudes de créditos sean evaluadas bajo el
riesgo directo e indirecto como se describe:
Riesgo Directo y Capacidad de Pago.- Consiste en valorar el histórico de pagos
del solicitante y su cónyuge de tenerlo, ya sea por medio del buró de crédito o
certificaciones comerciales comprobadas, se tomará en cuenta el lugar donde y
como se genera sus ingresos económicos así como también sus gastos tomando
en cuenta el 40% de sus ingresos brutos.
Riesgo Indirecto.- Esto es cuando el solicitante y su cónyuge si lo tuviera
registran garantías vencidas, castigadas o en trámite judicial en instituciones
financieras del medio, el tipo de negocio donde se genere el ingreso económico
para cumplir con la obligación solicitada.
e) El Gerente Financiero no tiene limitación a la hora de aprobar el crédito, el Jefe
de esta unidad puede aprobar cupos de hasta $ 30.000 USD
f) Las listas de precios serán fijadas por el departamento comercial y debes ser de
conocimiento del cliente y del departamento de facturación sobre estos valores
solo una autorización escrita y puntual podría variarla a favor de un descuento o
precio especial para el cliente.
104
Políticas de Cobranza
EMPRESA MILDEPORTES S.A
POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZAS
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
POLÍTICAS DE COBRANZA
a) Si el cliente efectuó el pago mediante la emisión de cheque y éste resulta
rechazado por cualquier causa generará un cargo administrativo
b) Según el plazo y forma establecidos para la cancelación de las obligaciones a
favor de Mil Deportes S.A, una vez vencido el mismo, de no haberse dado
cumplimiento a la forma de pago; el encargado procederá de la siguiente manera.
* Una Llamada de aviso de vencimiento 48 horas antes de que se cumpla el plazo
establecido para pago de la cuenta.
* Una llamada el mismo día en que debe efectuarse el pago.
* Una llamada al día siguiente de la fecha fijada para pago de la cuenta.
* Si transcurridos 3 días calendario, la cuenta no ha sido pagada, se procederá al
envío de 1era. nota como recordatorio de plazo vencido.
* Una vez transcurridos 5 días calendario al envío de la primera nota, si persiste el
adeudo, se enviará una segunda notificación escrita, estableciendo claramente
una fecha límite (no más de 8 días) para el pago de la cuenta en mora.
* Llegado el plazo determinado para el pago, de persistir el adeudo, se enviará
tercera comunicación escrita, indicando un plazo perentorio previo al envío del
caso a cobro jurídico y el cargo de costos y gastos administrativos por dicho
traslado, más el cargo de intereses moratorios.
105
* De no obtener respuesta favorable, se trasladará el caso al Abogado Externo
quien realizará la gestión según el perfil descrito.
c) Toda cuenta, cuyo plazo de crédito establecido para pago llegue a su
vencimiento y no sea cancelada en su totalidad, se penalizará con el cargo
intereses regulado por la ley.
d) El responsable de los cobros, deberá entregar de manera semanal todos los
días lunes a Gerencia General, informe de la situación de la cartera corriente;
tanto de los casos individuales como consolidado por plazo vencido (30, 60 o 90
días).
e) El analista de crédito, llevará control y registro actualizado de las gestiones que
realiza el Abogado Externo para recuperación por cuenta de Mil Deportes además
deberá entregar informe actualizado del avance de éstos al menos una vez, dentro
de los primeros diez días de cada mes.
f) El Departamento de Ventas brindará todo el apoyo y colaboración que sea
necesaria a la sección de Créditos y Cobranzas, para la localización del deudor y
le apoyará para materializar la entrega de las notas de cobro, como una actividad
más dentro de sus rutas semanales.
106
Proceso para la realización del crédito
La importancia de mantener una cartera sana radica desde el inicio de la
concesión del crédito, una mala administración en el otorgamiento del crédito
provoca a futuro una difícil recuperación del mismo, erradicar malos procesos en
la administración del crédito permite a minorar los riesgos para la cobranza del
futuro. Por ello es importante definir un proceso para el trámite de crédito este
comprende todos los pasos que deberán darse para la concesión del mismo,
iniciando desde la presentación de la solicitud en este marco se describen las
siguientes etapas:
EMPRESA MILDEPORTES S.A
PROCEDIMIENTO DEL CRÉDITO
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
PROCEDIMIENTO DE CRÉDITO
1. Recepción de solicitud de crédito
La solicitud recibida por el asesor es el paso inicial para entablar una relación
comercial mediante este formato preestablecido por la empresa, (Ver Anexo 1) el
demandante da a conocer de manera fidedigna información básica y general de
todos sus datos personales, actividad, negocio u empresa, el monto que solicita.
Deberá adjuntar además los siguientes documentos:
Copias a color de Cedula y Papeleta de Votación
Copias de RUC
Ultimo Recibo de Servicio Básico
107
Tres Últimas Declaraciones del IVA
Última Declaración del Impuesto a la Renta
Balance Declarado a la Súper Intendencia de Compañía
Copia a Color del Predio de Inmuebles y Matricula de Vehículo ( si tuviere)
2. Análisis Evaluación y Calificación de la solicitud de crédito
Toda solicitud de crédito está sujeta a análisis, evaluación y calificación. El
Analista de Crédito es el responsable de realizar la revisión de la información
proporcionada por el solicitante y contrastar con la documentación recibida.
Mediante esta evaluación se podrá determinar la capacidad de pago del cliente y
estimar los riesgos a los que la empresa se enfrenta en caso de aprobar la
solicitud.
3. Verificación de información de la solicitud de crédito
Validar la información del solicitante es indispensable para evitar a futuro el
impago de las facturas a crédito, para el efecto se deberá confirmar la
identificación personal del solicitante tales como: garantías, estado de situación
económica, referencias personales, historial crediticio, etc.
Para esto consideramos las siguientes etapas:
3.1. Verificación en Buro de Crédito
Mediante la verificación del Buró de Crédito podemos obtener una calificación
crediticia en un rango de letras A – B – C – D - E definiéndose las dos primeras
como un rango aceptable y aprobable para ser sujeto de crédito y negables Las
tres últimas, previo a esto el cliente nos deberá firmar una autorización para poder
consultarlo. (Ver Anexo 2.)
108
3.2. Verificación Telefónica
Se deberá comprobar mediante llamadas telefónicas toda la información del
solicitante y de su cónyuge de ser el caso, ratificando principalmente su actividad
económica, años de trabajo, referencias comerciales, y todo lo que se estime
conveniente.
4. Opinión Técnica
A cada expediente calificado deberá acompañar la respectiva opinión técnica del
Analista de Crédito. (Ver Anexo3)
Mediante este informe se dará a conocer por meno rizadamente todos los detalles
tanto del proceso de crédito como de la valuación del riesgo ya que para esta
etapa está determinado la capacidad de endeudamiento del posible cliente, se
presentará también las garantías personales que cubre las compras a crédito, el
informe económico del cliente, histórico sobre deudas del sistema financiero,
informe de los bienes del solicitante y su cónyuge si hubiera.
5. Aprobaciones y Legalizaciones
Recibido el expediente del cliente en conjunto con el informe elaborado por el
Analista de Crédito tenemos ya las últimas dos directrices en la Aprobación del
Cupo de Crédito estas son la Aprobación y Negación del Crédito.
Para el efecto, todo informe que resulte de su calificación como de alto riesgo para
la empresa que sea negativo por las causas que se detalla será devuelta la
carpeta al cliente:
* Mala calificación en el Buró de Crédito (C-D-E)
* Falta de garantías personales
109
*Sobre endeudamiento del cliente y su cónyuge y por consiguiente poca
capacidad de pago.
* Ingresos no sustentables para endeudamiento
* Garantías otorgadas por el cliente o su cónyuge que se encuentren vencidas o
en cartera judicial.
* Falta de veracidad en los datos proporcionados en la solicitud de crédito.
En el caso contrario a esto, si el resultado del informe es positivo deberá sujetarse
a las siguientes jefaturas para de Aprobación definitiva con el Jefe de Crédito y
Gerente Financiero según los montos de aprobación.
5.1 Revisión y Análisis del Jefe de Crédito
El Jefe de Crédito revisará el opinión técnica del Analista de Crédito y se
asegurará que se cumpla con todo el proceso establecido si estimara conveniente
podría solicitar más garantías eso a su criterio y en base a su experiencia, de no
encontrar mayores incidencias podría dar por aprobado el cupo de crédito para dar
paso a su legalización siempre que el monto esté dentro de su nivel de
aprobación.
5.2 Revisión y Análisis del Gerente Financiero.
Es de potestad del Gerente Financiero suspender, reconsiderar garantías, bajar
montos solicitados, tomando como base siempre la opinión y análisis previamente
elaborados, de lo contrario podrá dar por aprobado ya que en el caso específico él
no tiene restricciones de montos de aprobación.
110
6. Legalización del Crédito
Una vez aprobado el Oficial de Crédito procederá a comunicar al Cliente mediante
una carta (Ver Anexo 4) los detalles sobre la aprobación de su cupo de crédito, en
esta se detallará además los montos aprobados, los plazos y las políticas
establecidas.
Posterior a eso se emitirán los documentos de crédito pagaré a la orden (Ver
Anexo 5) para que sean legalizadas.
111
Flujo grama: Procedimiento del Crédito
PROCESO DEL CRÉDITO
ANALISTA DE CRÉDITO ASESOR COMERCIAL JEFE DE CRÉDITO GERENTE FINANCIERO
Fa
se
INICIO
Recibe
Solicitudes de
Crédito
Revisa
Solicitudes de
Crédito y
corrobora
información
Aprueba el
Crédito si está
dentro del límite
Emite Opinión
Técnica
Cumplen los
requisitos
Aprueba el
Crédito
Legaliza el
Crédito con la
emisión del
Pagaré
Se devuelve la
carpeta al
cliente
FIN
SI
NO
112
Control Interno de las Cuentas por Cobrar
Los controles ineficaces sobre las ventas a crédito y las cuentas por cobrar
pueden ser costosos para una empresa cuando hay ineficiencia en los procesos
de control interno, por ello luego de cerrado los procesos de otorgamiento de
crédito es vital que se realicen los controles necesarios sobre las cuentas por
cobrar por vencer y vencidas para el efecto consideramos los siguientes procesos
y controles.
.
EMPRESA MILDEPORTES S.A
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
CONTROL DE LOS PEDIDOS DE CLIENTES
PROCESO No. 2
Aprobación de Pedidos
CONTROL No. 1
Toda orden de pedido del cliente debe ser previamente aprobada por el
departamento de Crédito y Cobranza sin excepción alguna
1. Aprobación, Facturación y Despachos de pedidos
El Asesor Comercial es el intermediario directo entre el cliente y la empresa por
medio de él se receptan solicitudes de pedidos, para el efecto la empresa tiene un
formato preestablecido (Ver Anexo 6), sin embargo para un adecuado manejo y
control de las cuentas por cobrar se debe seguir un proceso detallado a
continuación, a fin de reducir los riesgos a futuro de una difícil cobranza:
113
*Las Órdenes de Pedido deben ser receptadas por el Asesor y previamente
revisadas por él para verificación de precios y descuentos si los hubiere.
*El departamento de Crédito recibirá las órdenes y con ayuda del sistema
determinará la cuenta del cliente, es decir si mantiene pagos al día, si registra
protestos, sus próximos vencimientos y su cupo disponible en base a este análisis
el Jefe de Crédito aprobará o no los pedidos.
*Si el pedido está aprobado el Jefe de Crédito entregará la orden al departamento
de facturación para la emisión de la factura, de lo contrario informa al Asesor el
porqué de la negación.
*La persona encargada de facturación emite las facturas de los pedidos aprobados
y entregará una copia de la factura al departamento de despachos de mercadería
y otra copia al departamento de crédito. Aquí es importante acotar que en la
factura debe visualizarse el o los vencimientos.
*El departamento de despachos solo puede despachar con la factura en sus
manos ellos se encargarán de la logística.
El incumplimiento de uno de estos controles aumenta el riesgo de que los pedidos
sean despachados a clientes con cupos al máximo, ocasionando sobre
endeudamiento y difícil recuperación de la cartera, se evita también que se
despachen mercaderías sin ser facturadas y que por olvido no se contabilicen las
cuentas por cobrar, es imperioso que el proceso se realice sin excepciones ya que
alguna de ellas puede provocar riesgos innecesarias para la gestión.
114
El trabajo de cada departamento debe ser independiente y no debe saltarse el
orden ni las jerarquías por ejemplo el Despachador no podrá expedir pedidos con
órdenes de compra entregados directamente del Asesor Comercial, él deberá
solicitar la factura que obligatoriamente viene del departamento de facturación, de
igual manera la persona encargada de facturar no recibirá órdenes de compra del
Asesor solo las recibe departe del Jefe de Crédito.
Siguiendo estos controles aminoramos el riesgo de errores que afecten los
objetivos empresariales.
115
Flujo grama: Control de Pedidos
CONTROL DE PEDIDOS
JEFE DE CRÉDITOASESOR COMERCIAL FACTURACIÓN BODEGA CLIENTE
Fa
se
INICIO
Recibe O/C verifica precios y
cantidades
Aprueba Pedidos, previa verificación
de pagos del cliente
APROBACION
El departamento de facturación, emite FACTURA
Bodega recibe factura y
DESPACHA
Comunica al Cliente el estatus
de su pedido
FIN
SI
NO
116
Control del Cobro de Cuentas por Cobrar.
EMPRESA MILDEPORTES S.A
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
CONTROL DEL COBRO DE CUENTAS POR COBRAR
PROCESO No. 3
Recepción de las Cobranzas.
CONTROL No.1
Verificar que se custodie de manera adecuada el efectivo o cheques recibidos de
las cobranzas para esto el área de cuentas por cobrar enviará de forma oportuna al
área de contabilidad las cobranzas realizadas. El Área de Contabilidad debe
custodiar de manera adecuada resguardando el efectivo y los cheques de cuenta
corriente en cajas de seguridad.
PROCESO No.4
Generación de Recibos de Ingresos y Registro Contable en el diario Auxiliar
CONTROL No. 1
Verificar que los recibos de ingreso se elaboren de forma secuencial y correlativa en
función de las cobranzas efectuadas.
CONTROL No. 2
Verificar que cada uno de los recibos de ingresos contengan información confiable
sobre las cobranzas efectuadas
PROCESO No. 5
Depósitos Bancarios
117
CONTROL No. 1
Verificar que el dinero recaudado de forma diaria sea depositado de forma
inmediata e íntegra en las cuentas bancarias de la compañía.
Recepción, Generación y Aplicación de la Cobranza
El medio de cobro de las facturas regularmente son los cheques, el cajero recibirá
todos los ingresos de efectivos o cheques que son al día o como pago a facturas
por vencer y emitirá ingresos pre numerados como recibos de cobranza.
Posterior a eso todos los ingresos que son del día deben ser enviados a depositar
en las cuentas bancarias de la compañía.
Los pagos que son recibidos para saldar facturas no vencidas o por vencer el cajero
entregarán al área de contabilidad para su custodia hasta el día que deban hacerse
efectivos.
Los comprobantes de depósito, y los ingresos de caja serán entregados al Analista
de Crédito para la aplicación de los pagos en el sistema y contabilización en las
cuentas apropiadas en el mayor de clientes.
118
Flujo Grama: Cobro Cuentas por Cobrar
CONTROL DE LOS COBROS DE CUENTAS POR COBRAR
ANALISTA DE CRÉDITOCAJERODEPARTAMENTO
CONTABLE
Fa
se
INICIO
Recibe dinero
o cheques
Recibe
comprobantes
de Ingreso y
Comprobantes
de Depósito
Custodia cheques o
valores en efectivos
de los pagos de
facturas que aún no
vencen
Emite
comprobantes
de ingreso pre
numerados
Clasifica lo que se envía a
depositar y lo que se va al
departamento contable
FIN
Aplica los pagos
en libro mayor
de cada cliente
NO DEPOSITA
SI DEPOSITA
119
Control de los Ajustes a Ventas y Cuentas por Cobrar
EMPRESA MILDEPORTES S.A
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
CONTROL AJUSTES A CUENTAS POR COBRAR
PROCESO No. 6
Elaboración de Notas de Crédito
CONTROL No. 1
Verificar que las notas de crédito sean aprobadas por el Gerente Financiero o un
alto ejecutivo independiente a las funciones del departamento.
PROCESO No.7
Aplicación de pagos a cuentas por cobrar castigadas.
CONTROL No. 1
Verificar que los ingresos de pagos en su totalidad o abonos a cuentas castigadas
sean contabilizados bajo el mismo control que una cuenta normal para evitar
desfalcos.
1. Notas de Crédito
Todos los ajustes a ventas por rebajas, descuentos, devoluciones, prontos pagos,
etc. Deben ser soportados por notas de crédito elaborados en el departamento de
facturación pero aprobados solo por la Gerencia Financiera o a su vez por un alto
funcionario que no desempeñe funciones relacionadas con el manejo del efectivo
ni de los mayores de los clientes.
120
Deben además ser emitidas en forma secuencial y solo en el caso de devolución
de producto deben contar con el visto bueno del despachador para verificación de
que en efecto el producto se encuentra en nuestras bodegas y en perfecto estado.
Las contabilizaciones de las notas de crédito deben ser durante el mismo mes de
generadas ya que resten la cuenta por cobrar del cliente, de igual forma que la
factura estas deben ser entregadas la original al cliente y una copia al
departamento de crédito.
2. Ingresos de Pagos Cuentas Castigadas
Es posible que algún cliente que hubiere mantenido una cuenta castigada e
inclusive con cobro judicial quisiera limpiar su crédito cancelando en su totalidad o
en pagos parciales su adeudo, la contabilización de este pago debe seguir el
mismo proceso de control que un cobro normal como se estipuló en el proceso de
control de cuentas por cobrar de igual forma se le entregará el comprobante de
ingreso o recibo de la constancia de su pago.
Adicionando a esta transacción un control más que es el que debe ser autorizado
por un funcionario de alto nivel que mantenga distintas e independientes funciones
que las de los mayores de clientes y recepción de efectivo ya que al ser cuentas
castigadas existe un alto índice de que sean objeto de desfalco por algún
empleado para el efecto la cartera castigada debe ser separada de la cartera
vigente esto obliga a que el cajero al momento de recibir el pago solicite
autorización para la contabilización del mismo.
121
Flujo Grama: Ajustes a Cuentas por Cobrar
NOTAS DE CRÉDITO
CONTROL AJUSTES CUENTAS POR COBRAR
GERENTE FINANCIEROFACTURACIÓN / BODEGA JEFE DE CRÉDITO
Fa
se
INICIO
Solicita
autorización
para emisión
de N/C
Contabiliza la N/
C en el libro
mayor del cliente
Emite N/C
FIN
Aprueba
emisión de la
N/C
122
COBROS CUENTAS CASTIGADAS
CONTROL AJUSTES CUENTAS POR COBRAR
CAJEROCLIENTE GERENTE FINANCIERO JEFE DE CRÉDITO
Fa
se
INICIO
Realiza la
cancelación de
la deuda
Aprueba el
ingreso del pago
Emite
Comprobante
de Ingreso
Solicita
Autorización a
Gerente
Financiero
Contabiliza e
Ingreso del
Pago al mayor
del cliente
FIN
123
Control de la Cartera Vencida
EMPRESA MILDEPORTES S.A
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
CONTROL DE LA CARTERA VENCIDA
PROCESO No. 8
Reportes por Antigüedad de Saldos
CONTROL No. 1
Verificar los reportes sobre las edades de cartera y en base a esto iniciar las
acciones para la recuperación de cartera
PROCESO No.9
Envío de Estados de Cuenta a los Clientes.
CONTROL No. 1
Verificar que los estados de cuentas sean enviados con periodicidad a los clientes
de ser posible a todos de lo contrario a quienes tengan mayor participación
monetaria en la cartera.
CONTROL No. 2
Verificar de manera recurrente que los estados de cuenta de clientes se concilien
de forma oportuna con los reportes auxiliares, de tal manera que no existan
diferencias que puedan distorsionar la presentación de la información reflejada y
en el caso de errores investigar las diferencias.
124
PROCESO No.10
Envío de Confirmaciones de Saldos
CONTROL No. 1
Verificar la periodicidad y el tratamiento que se le da a las confirmaciones de
saldos, en lo posible se deberán enviar a una muestra de clientes amplia y
posterior a eso indagar diferencias.
1. Antigüedad de Saldos
Con el conocimiento real de lo cobrado y lo por cobrar y en base a reportes
generados del sistema se mide la antigüedad de los saldos por edad y se inicia el
proceso de recuperación de cartera, una efectiva gestión de recaudación
necesariamente no significa que haya un deterioro en la relación comercial con el
cliente muchas veces los cobros efectivos se realizan sin afectar esta relación.
Para este proceso el Analista de Crédito regularmente emitirá reportes o balances
de prueba de cuentas por cobrar por edades de las cuentas de los clientes estos
son entregados al Jefe de Crédito para elaborar el programa de cobro.
Este reporte permite evidenciar si los objetivos de la cobranza son alcanzables y
en base a esto proponer estrategias para llegar al cumplimiento del objetivo, por
medio de este reporte también se inicia el programa de cobros considerando que
cada cuenta por cobrar enfrenta distintas realidades por consiguiente las
estrategias que el Jefe de Crédito destine son exclusivas producto de su
experiencia.
2. Estados de Cuenta
El envío de los estados de cuentas (Ver Anexo 7) es sin duda una de las
herramientas para iniciar la recuperación de la cartera vencida, deben ser
enviados con mucha regularidad, verificando la autenticidad de los saldos
vencidos, el enviar estados de cuenta erróneos resta credibilidad al departamento,
en el caso de diferencias estas deben ser investigadas, por lo expuesto es bueno
cerciorarse de que:
125
Los anticipos a favor del cliente se encuentren contabilizados
La mercadería y la factura hayan sido entregados al cliente
Los ingresos de mercadería por devolución previa la confirmación de bodega
o la persona encargada de despachos se encuentren emitidos con sus
respectivas Notas de Crédito debidamente firmados por el Gerente
Financiero.
Los descuentos, precios especiales, rebajas o diferencias de precios se
encuentren emitidos Notas de Crédito debidamente firmados por el Gerente
Financiero.
Todos los pagos se encuentren contabilizados correctamente y al día
Con el envío de los estados de cuenta se abre un canal directo con el cliente para
la conciliación de las cuentas por cobrar ya que de ambas partes pueden surgir
diferencias que deben ser resueltas en el mes, para llegar a un saldo real y
conciliado.
La empresa debe enviar los estados de cuenta con tanta frecuencia sea necesaria
y se estime, inclusive a los clientes que están con cartera castigada en cobro
judicial ya que como parte de control esto ayudaría a prevenir que haya desfalcos
debido a que podría darse que algún cliente realice abonos o cancelaciones que
no han sido contabilizados deliberadamente en este caso el estado de cuenta se
convierte en una alarma para que el cliente se contacte con la empresa e
investigue las diferencias.
3. Confirmaciones de Saldos
Conocida también como circularización, la carta de confirmación de saldos (Ver
Anexo 8) consiste en enviar una carta a los deudores, donde se solicite confirmar
si están de acuerdo con el saldo de la cuenta, no constituye una solicitud de cobro
es netamente una prueba de auditoría que nos servirá para el control de los
saldos.
126
La comunicación directa con los deudores es el paso más esencial y concluyente
en la verificación de las cuentas por cobrar de esta manera se prueba si existe en
realidad o no la cuenta por cobrar de esta manera nos aseguramos de que no
exista jineteo u otra manipulación que afecte al balance general.
Todas las solicitudes de confirmación deben ser enviadas en sobre sellados
directamente entregadas en las oficinas del cliente, es un proceso independiente
que no podrá ser intermediado por la empresa ya que perdería total veracidad,
este procedimiento está diseñado para evitar que los empleados tengan cualquier
oportunidad de alterar o interceptar una solicitud de confirmación o la respuesta
del cliente allí contenida.
Cualquier circunstancia sospecha debe ser investigada de inmediato.
Clases de confirmación:
Positiva:
Consiste en una solicitud dirigida al deudor en la que se le proporciona el saldo
para que pueda comparar con sus registros contables y diga SI ó NO. La mayoría
de las formas positivas piden al deudor contestar directamente a los auditores la
precisión en el monto de cifras.
Es preferible utilizar la forma positiva cuando exista un pequeño número de
cuentas de relativa importancia o cuando aparezcan errores en las cuentas. En la
práctica no todos contestan, pero se acude a técnicas estadísticas para determinar
la validez de la prueba.
Negativa:
Cuando el deudor no está de acuerdo con el saldo reportado, en esta solicitud se
pide que conteste solamente en el caso de no estar conforme con los datos de la
empresa.
127
Existen contestaciones Negativas Directas e Indirectas:
Directa:
Cuando en la solicitud de confirmación se suministran al confirmante los datos de
la empresa y se le pide que los verifique contra sus propios datos y conocimientos.
Indirecta:
Cuando no se suministra al confirmante ningún dato y solamente se le pide que
proporcione al auditor los datos de las operaciones conforme a sus propias
fuentes de información o a sus propios conocimientos.
Principales requisitos de las confirmaciones:
Las solicitudes de confirmación de saldos deben reunir las siguientes
características:
a) Ser claras y precisas en su redacción.
b) Indicar con todo detalle lo que se solicita.
c) Hacer notar que la contestación deberá remitirse directamente al auditor.
d) Pedir que todas las deudas y observaciones sobre las mismas se den a conocer
oportunamente en la contestación.
e) Precisar la fecha a que se solicita la información.
f) Ir firmadas por un funcionario de la empresa.
128
Flujo Grama: Control de la Cartera Vencida
CONTROL CARTERA VENCIDA
JEFE DE CRÉDITOANALISTA DE CRÉDITO CLIENTE
Fase
INICIO
Verficar saldos
reales, que
todo esté
contabilizado
Verifica reportes
y aprueba
envios de
confirmaciones
de saldos
Emite Reportes
de Antigüedad
de Saldos
Emite Estados
de Cuenta
Emite
Confirmaciones
de Saldos
Prepara
Programa de
Cobros
Recibe estados
de Cuentas /
Confirmaciones
de Saldos,
concilia cuentas
Investiga
diferencias
reportadas y las
resuelve
FIN
129
Control de Provisión para Cuentas de Dudosa Recuperación.
EMPRESA MILDEPORTES S.A
CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR
Elaborado por: Angélica Barreno Primera Revisión:
Fecha: Abril/2013 Fecha:
CONTROL DE PROVISIÓN PARA CUENTAS DE DUDOSA RECUPERACIÓN
PROCESO No. 11
Provisión Cuentas Incobrables
CONTROL No. 1
Verificar que se efectúen estudios de incobrabilidad de las Cuentas por Cobrar de
tal manera que se determine cuentas por cobrar de dudosa recuperación.
CONTROL No. 2
Verificar que se efectúen estimaciones para cuentas por cobrar consideradas
como incobrables de forma razonable.
PROCESO No. 12
Dada de baja de Cuentas por Cobrar irrecuperables
CONTROL No. 1
Revisar que se den de baja cuentas por cobrar consideradas como irrecuperables,
para reflejar Estados Financieros Razonables
1. Provisión de Cuentas por Cobrar
La provisión de cartera es el reconocimiento de las deudas de difícil cobro,
aquellas que se consideran que no será posible recuperarlas, por tanto
constituyen un gasto para la empresa, que entrará a disminuir la utilidad de la
misma.
130
Nuestra legislación determina ciertas condiciones para el tratamiento de las
cuentas que son de dudosa cobranza.
Una de ellas es la provisión que consiste en el asiento que debe preparar el
departamento contable en base a la información proporcionada por el
departamento de crédito y cobranzas.
El provisionar una cuenta no significa abandonar el intento de recuperarla solo se
trata de eliminar de los registros las deudas vencidas cuya recuperación se ha
visto irrealizable.
Esto se realizará al fin del año teniendo como base la sumatoria de todas las
cuentas y documentos por cobrar, éste cálculo será el 1% del total de la suma de
las cuentas y documentos por cobrar, las provisiones cuentas incobrables, no
podrán exceder el 10%, del total de la cartera.
El monto de las provisiones no podrá ser menor al siguiente cuadro:
2. Baja de las Cuentas por Cobrar
Para dar de baja a una cuenta o documento que haya sido imposible su cobro,
debe cumplir con los siguientes requisitos:
131
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original
del crédito
Haber prescrito la acción para el cobro del crédito;
En caso de quiebra o insolvencia del deudor;
Si el deudor es una sociedad, cuando ésta haya sido liquidada o cancelado
su permiso de operación.
Cuando se efectúe el cobro de una cuenta que ya había sido dado de baja, se
debe registrar en los diarios correspondientes, al no realizar este proceso el
organismo de control podrá considerar este acto como un fraude.
132
5.6 Registros Contables
5.6.1 Asiento de Factura a Crédito
La factura de crédito registra en el haber en la cuenta de Ventas el valor por el
producto vendido y carga automáticamente al debe de la cuenta deudores la
cuenta por cobrar.
El registro contable es el siguiente:
Fecha Cuenta Cuenta Concepto Moneda Debe Haber T/C Libro
03/01/2013 11211 Deudores Locales $ FACTURA 001-001-005710 $ 4788,00 0,0000000 V
03/01/2013 21331 IVA Ventas $ FACTURA 001-001-005710 $ 513,00 0,0000000 V
03/01/2013 4112 Ventas Gravadas FACTURA 001-001-005710 $ 4275,00 0,0000000 V
5.6.2 Asiento de Provisiones
La contabilización de la provisión de cartera se hace mediante un débito al gasto
por provisión y un crédito a la cuenta provisión del activo pues no tiene objeto
tener registrado un valor en la contabilidad que no será posible cobrar. Es por eso
que en el activo, la provisión se registra en el lado crédito de la cuenta.
El registro contable de la provisión es el siguiente:
Fecha Cuenta Cuenta Concepto Moneda Debe Haber T/C Libro
31/12/2012 51623 Provisión Cuentas Inc. Provisión Incobrables / 2012 $ 745,46 0,0000000 V
31/12/2012 11214 (-) Provisión Cuentas Inc. Provisión Incobrables / 2012 $ 745,46 0,0000000 V
La provisión de cartera se puede hacer mensual, semestral o mensual, pero por
costumbre, se hace anual, cuando se puede determinar con mayor facilidad los
días de mora de cada cuenta.
133
5.6.3 Asiento de Anulaciones de Cuentas por Cobrar Clientes
Cuando luego de cumplido todas las condiciones antes mencionadas y no se pudo
realizar la cobranza se debe realizar la baja definitiva de la cuenta por cobrar con
cargo a la provisión de cuentas incobrables y la diferencia si la hubiera afectará a
los resultados.
El registro contable es el siguiente:
Fecha Cuenta Cuenta Concepto Moneda Debe Haber T/C Libro
31/12/2012 11214 Provisión Cuentas Inc. P/r baja del cliente NN $ 425,20 0,00000 V
31/12/2012 31542 Pérdida por Ctas. Inc. Clientes P/r baja del cliente NN $ 425,20 0,00000 V
5.6.4 Recuperación de Créditos Castigados
Cuando una cartera, después de haber sido provisionada se recupera, su
contabilización tiene dos tratamientos, dependiendo del periodo en que fue
realizada la provisión.
Si la recuperación de la cartera provisionada, corresponde a una cartera que se ha
sido provisionada en el mismo periodo o año, simplemente se revierte el asiendo
inicial.
De la siguiente manera:
Fecha Cuenta Cuenta Concepto Moneda Debe Haber T/C Libro
31/12/2012 11214 (-) Provisión Cuentas Inc. Provisión Incobrables /
2012 $ 745,46 0 V
31/12/2012 51623 Provisión Cuentas Inc. Provisión Incobrables / 2012
$ 745,46 0 V
Si la recuperación de la cartera provisionada corresponde a una provisión
realizada en un periodo o año anterior, se debe contabilizar como un ingreso.
Así:
Fecha Cuenta Cuenta Concepto Moneda Debe Haber T/C Libro
31/12/2012 1112 Caja - Bancos Recuperación Cartera $ 425,20 0,00000 V
31/12/2012 4321 Otros Ingresos Recuperación Cartera $ 425,20 0,00000 V
134
CAPÍTULO VI
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Mediante este capítulo se establece puntos concluyentes que se obtuvieron luego
del trabajo de campo de la presente investigación para el Diseño de un Sistema de
Control Interno para el manejo de las Cuentas por Cobrar de la Empresa
MilDeportes S.A, así mismo se propone una serie de recomendaciones que se
consideran importantes y de gran utilidad para asegurar una buena colocación del
crédito y una cartera sana de clientes que son la fórmula perfecta para tener
liquidez en una empresa.
6.1 Conclusiones
El sistema actual de control interno en la empresa no es eficiente si bien es
cierto existe pero es muy débil y no permite prever riesgos de fraude o
errores involuntarios.
El personal de crédito y cobranza no conoce el sistema de control interno
por consiguiente es nula su aplicación
El departamento de crédito no realiza la valoración de riesgo correctamente
por ello hay una cartera vencida ya que la colocación del crédito desde el
inicio fue deficiente.
El peligro de que los fraudes existan en forma permanente son altos ya que
existen controles pero son deficientes y su desconocimiento por parte del
personal que los opera provoca que no sean aplicados.
No hay una segregación de funciones que permita responsabilizar a cada
funcionario por determinaras tareas e independizar la gestión de modo que
135
genere filtros totalmente independientes que permitan detectar errores
voluntarios o no.
No posee políticas de crédito y cobranza claros y definidos que delimiten la
gestión y permitan lograr los objetivos propuestos.
.
6.2 Recomendaciones
En virtud del riesgo latente que existe de que se puedan ocasionar fraudes
es necesario aplicar el sistema de control interno de manera que se
reduzcan los índices de errores.
Segregar funciones y delimitar responsabilidades para obtener filtros en
cada departamento.
Dar a conocer a los clientes las políticas de crédito y cobranza que la
empresa tiene de modo que sea de su conocimiento los lineamientos en los
cuales se enmarca su crédito y las formas de cumplir oportunamente con
sus obligaciones para evitar recargos por gestión de cobranza
Contratar personal lo más a fin posible al perfil y funciones descritas
capacitarlas además en las áreas económicas, financieras y de servicio al
cliente.
El personal del área de crédito debe velar por que la cartera sea lo más
recuperable posible en tiempo es por eso importante que en la mediad de lo
posible verifique que se facture el mismo día que despacha, que envíe
estados de cuenta periódicamente, controle las cuentas por cobrar con el
reporte de antigüedad de saldos, investigue diferencias.
136
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139
NETGRAFIA
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http://www.sri.gob.ec/web/guest/deducciones-2
140
ANEXOS
141
Anexo 01: SOLICITUD DE CRÉDITO
142
Anexo 02: AUTORIZACIÓN BURÓ DE CRÉDITO
AUTORIZACIÓN: 8955
MilDeportes S.A se compromete a solicitar información y utilizar los servicios del BURÓ DE INFORMACIÓN CREDITICIA, única y exclusivamente cuando éste expresa y voluntariamente autorice para el efecto, autorización que tendrá el siguiente texto: Declaro (mos) que la información que he (mos) suministrados es verídica y doy (damos) mi (nuestro) consentimiento expreso e irrevocable a la EMPRESA o a quien en el futuro el acreedor del crédito solicitado, para:
a) Consultar, en cualquier tiempo , en los BUROS DE INFORMACIÓN CREDITICIA, toda la información relevante para conocer mi desempeño como deudor, mi capacidad de pago o para valorar el riesgo futuro de concederme un crédito
b) Reportar a los BUROS DE INFORMACIÓN CREDITICIA, tanto sobre el cumplimiento oportuno como sobre el incumplimiento, si lo hubiere, de mis obligaciones crediticias, de tal forma que estas presenten una información veraz, pertinente, completa, actualizada y exacta de mi desempeño como deudor después de haber cruzado y procesado diversos datos útiles para obtener una información significativa.
c) Conservar la información crediticia tanto por la EMPRESA como por los BUROS DE INFORMACIÓN CREDITICIA, con las debidas actualizaciones y durante el periodo necesario señalado en sus reglamentos la información indicada en los literales b) y d) de esta autorización.
d) Suministrar a los BUROS DE INFORMACIÓN CREDITICIA datos relativos a mis solicitudes de crédito., así como otros atientes a mis relaciones comerciales, financieras y en general socioeconómicas que yo haya entregado o que consten en registros públicos, bases de datos públicos o documentos públicos.
La presente autorización no me impedirá ejercer mi derecho a corroborar cualquier tiempo que la información suministrada es veraz, completa, exacta y actualizada y en caso de que no lo sea, a que se deje constancia de mi desacuerdo, a exigir su rectificación y a que se informe sobre las correcciones efectuadas. Declaro haber leído cuidadosamente el contenido de la presente autorización y haberla comprendido a cabalidad, razón por la cual entiendo sus alcances e implicaciones. Fecha: Firma: _________________ Firma: _____________________ CI: _________________ CI: ______________________
143
Anexo 03: OPINIÓN TÉCNICA
OPINION TÉCNICA / CALIFICACIÓN CLIENTE
1. Excelente
2. Muy Bueno
3. Bueno
4. Regular
FACTORES
CUALITATIVOS 1 2 3 4
Referencias Personales
Referencias Bancarias
Referencias Comerciales
FACTORES CUANTITATIVOS
FLUJO DE INGRESOS FLUJO DE EGRESOS
Ingresos Brutos Alimentación
Comisiones Salud
Remesas Familiares Educación
Otros Vivienda
Otros
TOTAL $ TOTAL $
144
Anexo 04: CARTA BIENVENIDA CLIENTE
MILDEPORTES S.A Quito, 31 de Julio de 2012
Sr. Alfonso Cruz
GERENTE PROPIETARIO DE LA CASA DEL DEPORTISTA
Ciudad.
De mi consideración,
Por medio de la empresa nos es grato darle la bienvenida al selecto grupo de clientes de
la Empresa Mildeportes S.A, luego de concluido su proceso de calificación tengo a bien
informarle que el cupo autorizado para sus compras es de $ 5000.00 y su plazo de pago
fue aprobado a 30-60-90 días plazo.
Ponemos además en su conocimiento que todo pago por cancelación o abono de facturas
debe ser cancelado en las oficinas de Mildeportes S.A, en CAJA, favor siempre solicite su
recibo de cobro ya que representa su única constancia de pago, o a su vez puede
depositar sus valores en la Cuenta Corriente de la Compañía No. 3455081004 del Banco
del Pichincha a nombre de Mildeportes S.A con RUC No. 1792056047001 destinada para
el efecto en este caso favor confirmar la recepción con el Departamento de Crédito y
Cobranzas.
Nos suscribimos de Ud.,
Muy Atentamente,
Ing. José Cevallos
GERENTE FINANCIERO
145
Anexo 05: PAGARÉ A LA ORDEN
MILDEPORTES S.A Quito, 05 de Julio de 2011
PAGARÉ A LA ORDEN
Nombres: Pagaré No: Cód. Cliente: Por:
Deb (o) (mos) y pagaré (mos) solidaria e incondicionalmente a la orden de la Empresa
Mildeportes S.A, en esta ciudad o en el lugar que nos convenga la cantidad de
_____________ USD dólares de los Estados Unidos de América, valor recibido en
mercadería, a entera satisfacción, sin lugar a ningún reclamo, más el interés del 1.07 por
ciento mensual sobre los saldos desde la fecha de suscripción del presente Pagaré a la
Orden.
En caso de mora me sujetaré a lo dispuesto por las autoridades competentes y a la
máxima tasa de interés que se halle vigente a la fecha de cancelación de la presente
obligación.
Si incurriere en mora de más de 3 meses consecutivos, faculto a la empresa a exigir el
pago total de la deuda más los gastos judiciales y extrajudiciales, inclusive el pago de
honorarios profesionales que ocasionare el cobro de este pagaré, será suficiente para
establecer el valor de tales gastos, la mera aseveración del acreedor.
Al fiel cumplimiento de lo dispuesto me (nos) obligo (amos) con todos mis (nuestros)
bienes presentes y futuros y además faculto a la empresa para cargar a mi cuenta
cualquier cargo que existiere en mi contra, así como también para disponer de valores o
documentos al cobro como al pago total o parcial de este pagaré a la orden.
En caso de juicio renuncio fuero y domicilio y nos someteremos a los jueces o tribunales
competentes de la jurisdicción en la Vía Verbal Sumaria o Ejecutiva, o a los que
expresamente diga la acreedora.
Exímase de aviso de pago y protesto
DEUDORES
Firma: ________________
CI: ________________
146
Anexo 06: ORDEN DE COMPRA
ORDEN DE COMPRA
Fecha:
No:
Cliente: Asesor:
CODIGO CANTIDAD DESCRIPCION V. UNITARIO TOTAL
COMENTARIOS:________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________
De uso exclusivo del Departamento de Crédito y Cobranzas
APROBACIONES
Cargo: __________________ Firmar Autorizada:__________________ Fecha: __________________
147
ANEXO 07: ESTADOS DE CUENTA
Estados de cuenta
hasta el 24/04/2013
Cruz Alfonso 010
Dirección:
La Garzota 1era.etapa Mz.3 Villa 13
Departamento: Guayas
Localidad: Guayaquil
Código Postal:
Teléfono: 042627188 / 042
Fax: 042627546
Vendedor: Martha Flores de Heredia
Fecha Comprobante Serie Número Moneda Debe Haber Saldo
30/12/2008 SLDO.INIC. 001-
001
1203 $ 6.743,25
6.743,25
10/01/2012 RCOBRO 001-
001 3379 $
6.743,25 0,00
26/01/2012 FACTURA 001-
001
4355 $
0,00
26/01/2012 FACTURA 001-
001 4361 $ 1.466,64
1.466,64
31/01/2012 RCOBRO 001-
001
3434 $
13,10 1.453,54
31/01/2012 RETCILENTE 001-
001 1473 $ 13,10
1.466,64
02/02/2012 FACTURA 001-
001
4376 $ 3.055,49
4.522,13
13/02/2012 FACTURA 001-
001 4407 $ 2.037,00
6.559,13
23/02/2012 FACTURA 001-
001
4445 $ 1.512,00
8.071,13
29/02/2012 RCOBRO 001-
001 3531 $
58,97 8.012,16
29/02/2012 RETCILENTE 001-
001
1474 $ 27,28
8.039,44
29/02/2012 RETCILENTE 001-
001 1476 $ 18,19
8.057,63
29/02/2012 RETCILENTE 001-
001
1601 $ 13,50
8.071,13
09/03/2012 FACTURA 001-
001 4515 $ 2.933,28
11.004,41
15/03/2012 FACTURA 001-
001 4533 $ 2.037,00
13.041,41
20/03/2012 FACTURA 001-
001 4544 $ 2.053,30
15.094,71
23/03/2012 RCOBRO 001-
001 3587 $
4.481,75 10.612,96
31/03/2012 RCOBRO 001-
001 3630 $
62,71 10.550,25
31/03/2012 RETCILENTE 001-
001 1611 $ 26,19
10.576,44
31/03/2012 RETCILENTE 001- 1613 $ 18,19 10.594,63
148
31/03/2012 RETCILENTE 001-
001
1614 $ 18,33
10.612,96
13/04/2012 RCOBRO 001-
001 3652 $
2.907,09 7.705,87
26/09/2012 FACTURA 001-
001
5254 $ 4.399,92
9.111,41
27/09/2012 FACTURA 001-
001 5259 $ 4.236,96
13.348,37
30/09/2012 RCOBRO 001-
001
4196 $
77,12 13.271,25
30/09/2012 RETCILENTE 001-
001 1646 $ 39,29
13.310,54
30/09/2012 RETCILENTE 001-
001
1647 $ 37,83
13.348,37
15/10/2012 FACTURA 001-
001 5340 $ 1.906,63
15.255,00
18/10/2012 RCOBRO 001-
001
4227 $
4.360,63 10.894,37
31/10/2012 RCOBRO 001-
001 4259 $
17,02 10.877,35
31/10/2012 RETCILENTE 001-
001
1650 $ 17,02
10.894,37
16/11/2012 RCOBRO 001-
001 4311 $
4.360,63 6.533,74
28/11/2012 FACTURA 001-
001
5543 $
10.933,66
29/11/2012 RCOBRO 001-
001 4346 $
4.199,13 6.734,53
26/12/2012 RCOBRO 001-
001
4446 $
1.889,61 4.844,92
28/12/2012 RCOBRO 001-
001 4453 $
39,29 4.805,63
28/12/2012 RETCILENTE 001-
001
1658 $ 39,29
4.844,92
02/01/2013 FACTURA 001-
001 5687 $ 4.399,92
9.244,84
TOTAL 0 $ 230.347,54 221.102,70 9.244,84
24/04/2013 11:18:12
149
Anexo 08: CONFIRMACIONES DE SALDOS
Quito, 08 de Abril de 2013.
Sres. CODI-EMPAQUES DEL ECUADOR CIA. LTDA JANETH CARRERA FERNANDO DE VERA N71-71 Y SEBASTIAN MORENO Teléfono: 2801683 / 2802120 Ciudad.
De nuestras consideraciones: Con el propósito de obtener confirmación independiente de nuestras Cuentas por Cobrar, por parte de nuestros Auditores Externos Moore Stephens & Asociados Cía. Ltda., solicitamos a ustedes confirmar directamente a ellos la siguiente información cortada al 31 de Diciembre del 2012.
1. Saldo por Cobrar a ustedes, indicando en la parte final de esta carta 2. Estado de Cuenta a la fecha antes indicada
Agradeceríamos a ustedes firmar esta confirmación y devolverla directamente a nuestros auditores externos. En caso de que el saldo no coincida con sus registros, sírvase detallar sus excepciones o cualquier explicación adicional que considere necesario para completar la información solicitada. Para que este procedimiento de auditoria sea eficaz, rogamos dirigir cualquier pregunta a Moore Stephens & Asociados Cía. Ltda., y no devolver este formulario a ningún funcionario o empleado de esta Empresa. Atentamente, Sr. Rafael Ruales GERENTE GENERAL MILDEPORTES S.A
CONFIRMACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR
Esta carta no constituye una solicitud de pago, su único propósito es una confirmación de nuestras
cuentas por parte de nuestros auditores independientes.
Señores:
Moore Stephens & Asociados Cía. Ltda.
Casillo 170143
Av. Amazonas 477 y Robles Edif. Rio Amazonas Piso 7 Oficina 720
150
Fax No. (593-2) 2506866
Quito, Ecuador
El saldo de US$ 39.269 al 31 de Diciembre de 2013, adeudado por nosotros a Mildeportes S.A.
Está:
CORRECTO INCORRECTO
Firma Autorizada: _________________ Firma Autorizada: ____________________
Cargo: _________________ Cargo: ____________________
Fecha: _________________ Fecha: ____________________
Saldo Correcto: ____________________
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