Erp Trabajo

2013

DOCTORADO EN ADMINISTRACIÓN

TECNOLOGÍAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

TEMA

APLICACIÓN DE LOS ERP EN LAS EMPRESAS

DOCTORANDOS

SOFIA IRENE DELGADO WONG JUAN ASALDE VIVES

DOCENTE Dr. HUGO ROSALES

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Implementación de ERP: PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) en Instituto

Tecnológico IDAT y en la Universidad Tecnológica del Perú UTP SAC

El coordinador regional indicó que el personal administrativo y académico está siendo

capacitado en PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) que integra todos los

procesos académicos y administrativos de la organización IDAT. Asimismo, están

implementando su base de datos con Oracle que les mantiene a la vanguardia de la

educación. Además el sistema ERP es una herramienta de clase mundial que utilizan las

mejores universidades del mundo y actualmente el grupo IDAT. El sistema hace más

dinámica la comunicación entre Lima y las sedes de Tarapoto, Piura y Chiclayo, por el uso

de telefonía IP que permite mantener una comunicación más fluida y optimización de

costos.

Sobre el PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP)

Este es un software integrado de Oracle que ofrece una gran variedad de aplicaciones de

gestión para ayudar en la ejecución del día a día y el funcionamiento de los procesos de

back-office de la universidad, lo que permite: aumentar la productividad, acelerar el

rendimiento de la institución y disminuir sus costos de propiedad.

PeopleSoft se compone de una estructura de módulos interrelacionados que comparten

una única base de información:

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Aliados Estratégicos

En el PEOPLESOFT, ENTERPISE RESOURCE PLAN (ERP) se aprecian características como:

Integrado

Integra todas las áreas y procesos enviando la información a una única base de

datos centralizada, lo cual facilita el acceso a información, reducción de tiempo y

costos.

Modular

Cada área o proceso es gestionado en un módulo independiente, pero que al

mismo tiempo permita compartir la información con módulos desde una base de

datos centralizada.

Adaptable

Se puede personalizar de acuerdo a cada tipo de institución y a sus necesidades

particulares.

Los beneficios de implementar un ERP son:

Mejorar la eficiencia general a través de la optimización de los procesos.

Transparencia y acceso a toda la información de forma confiable, precisa y

oportuna (integridad de datos).

Conocer de manera integrada el estado de todas las operaciones de la institución.

Incrementar la satisfacción de usuarios y clientes.

Minimizar los errores humanos por digitación de datos.

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Facilitar el aprendizaje organizacional, al brindar la posibilidad de compartir

información entre todas las personas de la institución.

Eliminación de labores y operaciones que no generan valor.

Nota.

Al recabar información del ERP el coordinador comento que su implementación fue

costosa con una inversión aproximada de 2000000 de soles, capacitación de personal de

más de 100 000. Que al principio el inconveniente fue su funcionamiento en el instituto

IDAT pues de acuerdo a la estructura el ERP está diseñado para ser aplicado a la

universidad y no al instituto como ejemplo tenemos que el instituto no se ajustaba a

llevar las asignaturas con un valor en créditos, se espera que con la nueva reforma en la

estructura del instituto el ERP se pueda implementar en su totalidad en las diferentes

sedes y que realmente permita la integración de estas con la sede de Lima; así como la

integración de la Gestión Académica con los demás procesos administrativos.

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ERP UNIVERSITY: ULADECH CATÓLICA LOS ÁNGELES DE CHIMBOTE

Con la finalidad de conocer el ERP UNIVERSITY creado por la Universidad Católica Los

Ángeles de Chimbote – ULADECH, una comitiva de la Universidad Nacional de Trujillo,

encabezada por el rector, Dr. Orlando Velásquez Benites, y conformada por la Dra.

Elizabeth Rafael Sánchez y la Lic. Liliana Bernuy Silva, de la Oficina de Autoevaluación y

Acreditación; los Ingenieros Juan Miñano Chong y César Honores Solano, soportes

informáticos de la UNT, visitaron la ULADECH siendo recibidos por su rector, Ing. Julio

Domínguez Granda, quien estuvo acompañado del Jefe de la División de Sistemas, Ing.

Donny acosta Benites y el Webmaster, Ing. José Luis Enríquez, quienes tuvieron a su cargo

la presentación del sistema informático creado.

El ERP está basado en el modelo de una universidad digital y posee, entre otros, un

módulo del Sistema de Gestión de Calidad, que tiene todos sus procesos alineados al

modelo de calidad del Consejo de Evaluación, Acreditación y Certificación de la Calidad de

la Educación Superior Universitaria – CONEAU, permitiendo que con sólo ingresar la

información, ésta pueda ser procesada, elaborándose los formatos exigidos por la entidad

acreditadora hasta llegar al informe final de autoevaluación.

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La UNT y la ULADECH vienen estrechando sus relaciones interinstitucionales, con el

objetivo de lograr incorporar dicho sistema en nuestra Universidad, el mismo que

inicialmente sería usado por las carreras de Educación y Enfermería, que son las carreras

que se encuentran más avanzadas en su proceso de autoevaluación y tienen la

obligatoriedad del mismo.

Módulos

Gestión Académica

Descripción:

El Módulo de Registros Académicos forma parte de la Suite ERP, permite administrar eficaz y eficientemente todos los procesos académicos universitarios. Está adaptado a las exigencias del proyecto SIGU (Sistema de Gestión Universitario) de la ANR, así mismo su estructura permite reportar todos los indicadores solicitados por el CONEAU. Características.

Administración de calendario de actividades, para controlar a través de fechas, las principales actividades académicas (programación de cursos, ingreso de notas, matrícula, etc.).

Programación de cursos.

Programación de horarios.

Matrícula en línea (alumnos).

Ingreso de notas en línea (docentes).

Impresión de actas.

Digitalización de actas.

Automatización de cambios curriculares.

Impresión de Certificados de Estudios.

Reporte de indicadores CONEAU.

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Reportes por alumno (boleta de notas, ficha de matrícula, record académico, reporte curricular integral, consolidado académico).

Reportes estadísticos (consolidados por semestre, centro académico, modalidad de estudios, detallados por curso: registro de asistencia y evaluaciones, estadísticas por curso, etc.)

Exportación automática de cursos a la plataforma virtual.

Administración de cursos por departamentos.

Administración de maestros: alumnos, docentes, escuelas, facultades, currículos, cursos, ambientes, etc.

GESTIÓN DE CALIDAD

GESTIÓN

ACADÉMICA

Módulo de registro

Módulo de Expedientes

Módulo de grados y Títulos

Módulo de Admisión

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GESTIÓN FINANCIERA

GESTIÓN DE

CALIDAD

Módulo de Sistematización.

Módulo de Control de documentos y registros

Módulo de Auditorias internas de Calidad

Módulo de Autoevaluación.

Módulo de Proyectos

Sistema virtual de autoevaluación

GESTIÓN

FINANCIERA

Módulo de Presupuesto.

Módulo de Contabilidad.

Módulo de Tesorería

Módulo de Cobranzas

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GESTIÓN DE LOGÍSTICA MODULO LOGÍSTICA

GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS MODULO DE RECURSOS HUMANOS

GESTIÓN DE

LOGÍSTICA

Módulo de Presupuesto.

Módulo de control de Activos

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GESTIÓN DE DOCUMENTACIÓN MODULO DE TRÁMITE DOCUMENTARIO

GESTIÓN DE

RRHH

Módulo de Recursos Humanos

GESTIÓN DE

DOCUMENTOS

Módulo de Tramite documentario

Módulo de Capacitaciones y Certificaciones

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GESTIÓN DE SERVICIOS TIC MODULO DE SERVICIOS

GESTIÓN DE

SERVICIOS TIC

Módulo de SERVICIOS

Módulo de Gestión de incidencias

Módulo de solicitud de servicios

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GESTIÓN DE RELACIÓN CON CLIENTES MODULO DE BIENESTAR

GESTIÓN DE

REL. CON LOS CLIENTES

Módulo de Bienestar

Módulo de Tutoría.

Módulo de atención al usuario.

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GESTIÓN DE INVESTIGACIÓN MODULO DE PROPIEDAD INTELECTUAL

GESTIÓN DE

INVESTIGACIÓN Módulo de Propiedad intelectual

Modulo de Metodología de la investigación.

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GESTIÓN DE PROCESOS MODULO DE GESTIÓN DE PROCESOS INSTITUCIONALES

GESTIÓN DE

PROCESOS

Módulo de Gestión de Procesos

Institucionales.

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Las ventajas que encontramos en el ERP implementado en la ULADECH son:

Acceso a información fiable. Este beneficio se logra por:

· El uso de una base de datos común

· La consistencia y exactitud de los datos

· Las mejoras en los informes del sistema

Evita redundancia de datos y operaciones. Como los distintos módulos del

sistema ERP acceden en tiempo real a la misma base de datos central, se evitan

dos cosas:

· Los registros duplicados o múltiples de los mismos datos en el sistema, y

· La duplicación de las operaciones por falta de actualización del registro sobre

ellas.

Reducción del tiempo de ciclo y de entrega. Este beneficio se logra, por una

parte, al minimizar el proceso de recuperación, y por otra, al realizar informes

sobre los retrasos de producción o entrega.

Reducción de costos. Esta reducción se debe tanto a la economía de tiempo,

como a las mejoras en el control y en el análisis de las decisiones empresariales.

Fácil adaptabilidad. Los sistemas ERP se pueden modificar a través de la

redefinición de sus distintos procesos de negocio, esto hace fácil que se adapte y

reestructure para satisfacer los nuevos requerimientos.

Mejoras en “escalabilidad”. Debido a un diseño modular y estructurado los

sistemas ERP permiten realizar adiciones de funciones para aumentar o escalar la

solución inicial.

Mejoras en el mantenimiento. La existencia de un contrato a largo plazo de

mantenimiento con el proveedor, como parte de la adquisición de sistema ERP,

hace que mejore el proceso de mantener el sistema de información al día de los

avances tecnológicos y de gestión.

Alcance fuera de la organización. Los módulos de extensión de los sistemas ERP

como son los CRM (Customer Relationship Management - Gestión de la relación

con el cliente), y los SCM (Supply Chain Management - Gestión de la cadena de

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abastecimiento) hacen que la organización se integre con clientes y proveedores,

fuera de los límites tradicionales de la empresa.

Comercio electrónico y e-business. Por una parte esto es posible debido a que la

infraestructura tecnológica de los sistemas ERP soportan procesos en Internet, lo

que es básico para el comercio electrónico, y por otra parte, a que la adopción de

los sistemas ERP desarrolla una cultura de colaboración entre negocios.

A las ya señaladas se le pueden añadir las siguientes:

Tener un flujo eficiente de información y transaccional íntegro a través de las

diferentes áreas de la empresa, unidades de negocio y áreas geográficas hace que

se tengan beneficios aún mayores, sobre todo en cuestión de tiempos y acceso a

la información.

Los procesos de planificación estratégica, manejo de recursos humanos,

optimización de recursos, reducción de costos y capacidad de atención a clientes y

proveedores se ven beneficiados, en tiempo y costo, por el manejo de sistemas

integrados de este tipo.

Se optimizan los procesos empresariales y se incrementa la capacidad de

proporcionar información confiable y en tiempo real.

Mejoras en cuanto al servicio al cliente y atención de los mismos, Así como mayor

competitividad conforme haya cambios en el medio.

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CASOS DE ÉXITO DE EMPRESAS DONDE SE HA IMPLEMENTADO ERP

1. ALICORP S.A

“El proyecto de implantación de la solución SAP R/3, que se denominó TEAM

(Trabajando en Equipo Alicorp Mejorará), nace realmente en 1996 con la búsqueda

de una solución integral de información para el área industrial de la empresa”, indica

Ricardo Temoche, Gerente de Sistemas de Alicorp.

Consultora: BCTS Consulting (23 consultores) SAP R/3 versión 3.1h actualizada a 4.6c Marca: SAP R/3 versión 3.1h actualizada a 4.6c

Consultora: BCTS Consulting (23 consultores)

Inversión: Económica: La inversión económica del software SAP fue de S/. 45'000,000.00 Cuarenta y cinco millones de nuevos soles y 00/100

Personal: La implantación del proyecto fue la principal prioridad de Alicorp a todos los niveles de la empresa y se contó con el apoyo y participación de la alta gerencia. “El factor humano fue preponderante: al iniciar el proyecto éramos alrededor de 75 personas, entre usuarios a tiempo completo y personal del departamento de sistemas, y hacia finales de año ya superábamos las 100 personas prácticamente el 70% del personal del área de sistemas estaba comprometido con el proyecto TEAM -. Adicionalmente, contamos con el soporte inicial de 23 consultores de la empresa BCTS”. El trabajo se dividió en 7 equipos de trabajo para cada uno de los procesos de negocios que se estaban implantando, es decir, para las áreas comercial, logística, recursos humanos, finanzas, controlling, desarrollo y soporte. Estos equipos estaban liderados por personal de gerencia de cada una de las áreas correspondientes de la empresa. Se contaba además, con un líder de proyecto designado porla alta gerencia de Alicorp, cuya prioridad y responsabilidad era llevar a cabo el proyecto SAP R/3 en las fechas estimadas y cumpliendo con los objetivos establecidos inicialmente. El comité del proyecto se reunía semanalmente, y allí los líderes del proyecto tenían la oportunidad de tomar decisiones y ejecutar cambios con celeridad.

Tiempo: La implantación de R/3 se llevó a cabo en dos etapas y con la utilización de la metodología Accelerated SAP (ASAP), se culminó el proyecto en nueve meses, tiempo estimado desde el inicio del proyecto.

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Beneficios del Sap R/3 en Alicorp:

La implantación de la solución SAP R/3 fue un rotundo éxito, más aún si consideramos que hicimos un big ban, es decir, el 4 de Enero de 1999, salimos de manera simultánea con todos los procesos de negocios, en todas las sedes de la empresa, lo que significó que todos los procedimientos y sistemas se cambiaron de un día para otro.

Con SAP contamos ahora con información integral acerca de la empresa, en tiempo real y de forma accesible, que redundará en una efectiva política de ventas, disminución de días de cobranza, optimización de la negociación con los proveedores para mejorar los precios, mejora en la administración de la rotación de inventarios, entre otros aspectos claves de nuestro negocio.

PROGRAMA RECUPER - ALICORP - GRUPO ROMERO

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2. Empresa: Backus

Razón Social: Corporación Backus Y Johnston S. A Rubro: Cervecerías Peruanas Backus S.A. Empresa Creadora: SAP ONE Costos: $16.000.000 Tiempo de Ejecución: 2 Años

Beneficios Generados:

Mejor y más rápido proceso de toma de decisiones Para tomar las mejores decisiones, los gerentes pueden obtener información estratégica más fácil y rápidamente. Información relativa a cada área de la empresa, sólo con un simple click y en tiempo real.

Gestión de las oportunidades de negocio SAP ONE pone a disposición de las empresas las herramientas esenciales para gestionar las oportunidades de venta, incluyendo informes para mejorar las decisiones comerciales y el control de la fuerza de ventas.

Rápida Implementación Una solución fácil de implementar y de mantener. Mucho más productividad. SAP ONE se caracteriza por un ambiente de trabajo

intuitivo y con múltiples herramientas de configuración lo que posibilita trabajar de forma rápida y eficiente; Existen además ganancias significativas en virtud de una curva de experiencia más corta, debido a que los usuarios no necesitan aprender a usar nuevas herramientas para trabajar con la solución.

3. Empresa: Molinera Inca

Razón Social: Molinera Inca S.a. Actividad Económica: Elaboración de Productos de Molinera - Harinas Empresa Creadora: SAP /R3 Consultora que lo diseñó: SERGEC CONSULTING GROUP Costos: $ 2.000.000 Tiempo de Ejecución: 8 Meses

Beneficios Generados:

Este sistema le permite efectuar pronósticos en el ERP SAP. A sus cliente les permite registrarse (directorio de clientes). Para el Área de ventas, genera pedidos y/o cotizaciones, listas de precios, los más

recurrentes, estados del pedido, informes y genera facturas. Para el área de compras: crea pedidos a sus proveedores, consulta sus pedidos y

gestiona datos de compras. Selecciona a sus proveedores y productos. En el área contable, ve los impuestos, sus categorías, estados de cuenta, gestión

de deudas y créditos, saldos pro periodos de tiempo, etc. En cuanto a usuarios, genera y/o revisa permisos. Entre otros beneficios tanto administrativos como operacionales.

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4. Empresa: Supermercados Peruanos S.A.

Razón Social: Supermercados Peruanos Sociedad Anónima Actividad Económica: Venta Minorista en Almacenes no Especializados Empresa Creadora: SAP Costos: $ 6.000.000 en Adquisición de Licencias e Implementación Tiempo de Ejecución: 3 años

Beneficios Generados:

Monitoreo de los márgenes. Una buena visión de los costos de los stocks en comparación con los precios de venta seguramente significará mejores márgenes.

Mejor facturación por cliente. Informes más precisos de los stocks en los almacenes podrán ayudar a identificar productos erróneamente almacenados y otros problemas que llevan a una facturación reducida.

Ahorro de mano de obra. Sistemas de distribución más precisos pueden reducir devoluciones, permitiendo la contratación de una menor cantidad de operarios responsables en esta área.

Optimización del stock. Un perfeccionamiento en el inventario podrá acelerar la rotación del stock o permitir que la empresa comercialice un mayor número de líneas de productos.

5. Empresa: GRUPO INTERBANK

Interbank, una de las empresas pioneras en el sector financiero peruano, confirma los

beneficios que ofrece SAP BusinessObjects, en la gestión de datos, brindando

visibilidad del negocio para la toma de decisiones. A través de la herramienta SAP

BusinessObjects, el banco ha logrado la democratización la información, facilitando su

acceso y obtención de manera inmediata y confiable.

Hoy en día más de 300 usuarios de Interbank obtienen múltiples reportes en línea en

solo un click orientados a responder a las necesidades de información, desde la gestión

de tiendas y atención al cliente, hasta la gestión de reportes de mayor análisis

requeridos por las áreas comerciales como: tarjetas de crédito, captaciones y

segmentación de clientes. De igual forma, las áreas financieras lideradas por el CFO y

la gerencia financiera del banco pueden generar datos vinculados a la gestión de la

estrategia, facilitando la evaluación comparativa de los negocios, rediseño de la

rentabilidad, gestión de riesgos entre otras.

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Antes de la implementación de BusinessObjects, el banco no contaba con ninguna

herramienta de análisis de información, que les permitiera tener visibilidad de los

datos obtenidos en las diferentes áreas de la organización.. Los reportes se limitaban a

cuadros en formatos de Excel lo que impedía contar con información oportuna y

confiable. "Elegimos SAP BusinessObjects por su reconocido liderazgo mundial en el

desarrollo de soluciones de inteligencia de negocios, además de la facilidad de uso y

accesibilidad que ofrece al usuario. Así mismo contar con un socio tecnológico como

BCTS nos da el soporte y tranquilidad necesarios para afrontar nuevos retos" señala

Luis Miranda de la Peña, Sub-Gerente de Data Warehouse de Interbank.

Con la plataforma SAP BusinessObjects se ha logrado la integración de gran parte de

la información que se maneja en la compañía, cubriendo los canales; es decir de

tiendas (Money, Lima y Provincia), Telemarketing y Servicio al Cliente, enfocados a

la atención masiva de clientes y las áreas de staff, incluyendo Planeamiento, Gestión y

Seguimiento de Banca Personal y Comercial, Cobranzas, Riesgo de Mercado, además

de las áreas comerciales.

"El contar con una herramienta altamente sofisticada como SAP BusinessObjects nos

permite entregar información detallada de nuestros clientes, clasificar datos de forma

integrada, impactando positivamente la calidad del servicio lo que permite a Interbank

desarrollar programas de marketing y fidelización y generar una ventaja competitiva

en el mercado" resaltó el ejecutivo. Los reportes que brinda SAP BusinessObjects

cuentan con un layout de navegación y análisis de información de donde es posible

tomar datos de una base central y complementarlos con otras para llevar a cabo los

análisis a profundidad que se requieran en función de las necesidades de los usuarios.

Razón Social: INTERCORP

La Universidad Corporativa Interbank', conocida como UCIK, es una organización

destinada a brindar formación a los más de 20,000 colaboradores pertenecientes a las

empresas del Grupo Interbank. En ella se dictan más de 20 programas distintos

destinados a fortalecer las habilidades de los colaboradores en diversas áreas como

banca, administración, seguros, habilidades docentes, innovación, retail, herramientas

informáticas entre otras. La formación que brinda UCIK está diseñada de acuerdo a las

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necesidades estratégicas de cada negocio del Grupo Interbank. Las clases de UCIK se

dictan en el remodelado Centro Cívico de Lima.

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6. Instituto Leonardo Da Vinci

El sistema académico educativa nos ha permitido automatizar las actividades relacionadas a la gestión académica de todas nuestras sedes y unidades estratégicas de negocios utilizando un único sistema con una base de datos centralizada." Roberth Prada Director de TI IES Leonardo Da Vinci DNI: 16769288

Edutiva ERP está conformada por un conjunto de módulos que trabajan de manera integrada, en nuestro broshure se presenta una descripción detallada de cada uno de los módulos académicos y administrativos y las principales ventajas de la automatización de los procesos relacionados al ciclo de vida del alumno.

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ERP EN EL PERU

En el mercado se encuentran diferentes soluciones ERP , es decir, empresas proveedoras, entre las que se encuentran a nivel mundial, SAP, Oracle, QAD, PeopleSoft, SSA, IBM entre otras, en general todas presentan los mismos módulos (aplicaciones específicas dentro de la suite)/ la diferencia radica en la experiencia de la empresa proveedora en determinadas áreas, por ejemplo QAD es líder en manejo de manufactura y PeopleSoft en manejo de personal.

En el Perú las Empresas que han implementado ERP son :

Alta Tecnología - BASF Peruana Banco de Crédito del Perú (BCP) Escuela de Administración de Negocios (ESAN) Universidad San Martin de Porres (USMP) Universidad Particular Antenor Orrego (UPAO) Empresa Agroindustrial Casa Grande Farmacéutica Aventis Farmacéutica Beiersdorf Farmacéutica Drokasa Hotelería Andina Ingeniería y Construcción: Nissan Maquinarias Mauricio Hochschild & Cia Medio de Prensa: La Republica Minería MINSUR SAP Business All-in-One: Cemento Andino Perú Petróleo y Gas: Messer Gas

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Telefónica del Perú Electro Perú Bembos Cerper Instituto Peruano de Seguro Social Red de Energía del Perú - REP SEDAPAL Grupo Gloria

Las soluciones ERP se han guiado específicamente a empresas grandes, debido principalmente a su costo, SAP ha sido una de las proveedoras líderes en Latinoamérica, y ha proveído soluciones a más de 50 empresas colombianas entre las que se encuentran, Panamco -Indega (Coca-Cola), Avianca, Seguros La Previsora, Colseguros, Cervecería Leona y Comcel.

Aunque los elevados costos impiden que las Pymes vinculen estas herramientas a sus organizaciones, existen soluciones ERP algo más modestas, entre las que se conocen, NAVISION , Dimoni, SP software, Aqua ERP, Logic Control entre otros.