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UNIVERSIDAD DE ORIENTENCLEO MONAGAS
DEPARTAMENTO DE INGENIERIA DE SISTEMASCURSO ESPECIAL DE
GRADO
SISTEMAS DE GESTIN EMPRESARIAL PARA PROCESOS YCOMUNICACIN
INDUSTRIAL
Tutor de Seminario Realizado por:Ing. Jess Chaparro Juan Carlos
Ascanio Carvajal
C.I: 20.139.269Carlos Luis Oronoz Cabello
C.I: 19.446.901
Maturn, Marzo de 2014
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INDICE
INTRODUCCION
....................................................................................
3MARCO TEORICO
.................................................................................
4
ERP: Definicin
...................................................................................
4
Evolucin de los Sistemas ERP
.......................................................... 4
Objetivos de un ERP
...........................................................................
6
Caractersticas
....................................................................................
6
Limitaciones de los ERP
.....................................................................
7
Componentes que forman un ERP
..................................................... 7
Principales ERP en el Mercado
..........................................................
8DISCUSION
...........................................................................................
9
Implementar un ERP. Proceso costoso?
.......................................... 9
CONCLUSION......................................................................................
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BIBLIOGRAFIA.....................................................................................
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INTRODUCCION
Los sistemas ERP o Enterprise Resource Planning dieron un vuelco
a comose realizaba el tratamiento a la informacin
interdepartamental en las
organizaciones. Anteriormente ocurra que cada departamento en
unaorganizacin trataba su informacin con un individual, es decir,
en una empresa sepoda tener hasta un software por cada
departamento, sea, almacn, recursoshumanos, contabilidad,
administracin, etc.
Los sistemas ERP son sistemas que permiten englobar de una forma
integrallas diferentes reas de una empresa bajo un mismo software,
esto trae obviasventajas que en gran medida derivan de que la
informacin se encuentradisponible en tiempo real para toda la
empresa.
Esta investigacin tiene como objetivo que el lector incursione
en losaspectos conceptuales de lo que son los sistemas ERP para que
se familiarice con
este concepto y pueda adentrarse ms en esta rea de los sistemas
gerenciales.
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MARCO TEORICO
ERP: Definicin
El Enterprise Resource Planning, es un sistema de planificacin
de losrecursos y de gestin de la informacin que, de una forma
estructurada, satisfacela demanda de necesidades de la gestin
empresarial. Se trata de un softwareintegrado que permite a las
empresas evaluar, controlar y gestionar msfcilmente su negocio en
todos los mbitos.
Estos sistemas se caracterizan por su gran capacidad de
adaptacin, demodularidad, de integracin de la informacin, de
universalidad, deestandarizacin e interfaces con otro tipo de
programas y est diseado paracubrir todas las exigencias de las reas
funcionales de la empresa.
Al respecto, Lopez (2000) plantea que podemos definir ERP como
undeterminado tipo de software de gestin que se diferencia del
resto en dosaspectos fundamentales:
Su sentido global, es decir, trata de hacer frente a todas
lasnecesidades de informacin dentro de la organizacin.
La naturaleza estndar de la solucin con la disposicin de un
entornode desarrollo propio, lo cual capacita a la empresa para
llevar a cabolas adaptaciones necesarias para el desarrollo de la
actividad.
El ERP tiene como uno de sus objetivos principales satisfacer
las diferentes
necesidades de informacin de la empresa para conseguir que los
distintosresponsables puedan tomar decisiones y controlar el
cumplimiento de objetivos,pero hay un factor que se debe tomar en
cuenta es que la decisin deimplementar un ERP en una empresa es una
decisin estratgica; por lo tanto,debe tenerse la capacidad de
asumir los cambios y recursos a emplear en laimplantacin.
Evolucin de los Sistemas ERP
Los sistemas de ERP cuentan con un largo currculo de cerca de 40
aos,
acumulando algunos errores y xitos. Su evolucin se dio como una
herramientaestratgica al mismo tiempo en que las tecnologas de
informacin tambinevolucionaban, y a travs de los sucesivos
mejoramientos de las tcnicas degestin.
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Antes de la dcada de 60, y con el objetivo de garantizar el
correctofuncionamiento organizacional de las empresas, gran parte
de los negocios eranapoyados por tcnicas de gestin de inventarios.
La ms popular de ellas todasera la EQQ Economic order of
Quantities(Orden Econmica de Cantidades).
En esta tcnica, cualquier artculo en stock ser analizado en
funcin de suvalor de coste de pedidos y por el coste de almacenaje,
es decir, son estimadaslas ventas al ao de forma de optimizar el
costo final de los artculos y la cantidadde los mismos a tener en
stock en el almacn.
Dcada de los 60s
Surge una nueva tcnica con el nombre MRP Material Resource
Planning(Planificacin de Pedidos de Material). Era una forma activa
de gestionar y planearinventarios, explorando en busca de los
productos finales a travs de unaplanificacin de produccin especfica
y su transformacin en una tabla ordenadade rdenes de pedidos y
produccin, no dejando de lado las cantidades en stock.
Dcada de los 70s
Aparece una nueva tcnica semejante al MRP, pero modificada al
nivel de lalgica de funcionamiento original. Era a CL MRP Closed
Loop MaterialResource Planning(Planificacin de Pedidos de Material
de Ciclo Cerrado).
En esta nueva tcnica, la capacidad de produccin pas a ser tomada
encuenta, resultando en una nueva inclusin de un mtodo en el
sistema, el CRPCapacity and requiring Planning(Planificacin de
Requisitos y Capacidades).
Dcada de los 80s
Surge el MRP-II sucesor del MPR, que abordaba el concepto de
laplanificacin de recursos de produccin y la necesidad de ensanchar
la gestin lasotras reas de la empresa.
Dcada de los 90s
Con todas las innovaciones tecnolgicas de la poca y su necesidad
deexpansin la reas tan distinguidas como la Ingeniera, Finanzas,
RecursosHumanos, Gestin de Proyectos, Servicios y Banca, es decir,
todas las actividadesque son inherentes a cualquier empresa,
totalmente integradas en una solucin.
Surge el ERP Enterprise Resource Planning (Software de Gestin
Empresarial).Un hecho importante, que diferencia esta nueva solucin
de las dems, es
que permite integrar todos los subsistemas existentes en una
empresa, los ERPconsiguen resultados mejores que el total de los
subsistemas en separado (El todoes mayor que la suma de sus
partes).
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Objetivos de un ERP
Adems de los objetivos planteados anteriormente, los ERP buscan
cumplircon los siguientes objetivos:
Optimizacin de los procesos empresariales. Acceso a toda la
informacin de forma confiable, precisa y oportuna
(integridad de datos). La posibilidad de compartir informacin
entre todos los componentes
de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones
innecesarias de reingeniera. El propsito fundamental de un ERP es
otorgar apoyo a los clientes
del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as
comoun eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna
de
decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.
Caractersticas
Los ERP poseen ciertas caractersticas que los diferencian de
otrassoluciones de software, entre estas caractersticas se
destacan:
Los ERP controlan las principales actividades de la compaa
eincrementan el servicio al cliente, mejorando la imagen de la
empresa.
Distribuyen la informacin a lo largo de toda la compaa.
Consiguen una completa integracin de los sistemas de
informacin,
no solo a lo largo de los departamentos de una unidad de
negocio,sino tambin a lo largo de todas las unidades bajo una
mismaadministracin.
Permite la introduccin automtica de las ltimas tecnologas,
talescomo la transferencia electrnica de fondos, el intercambio
electrnicode datos, internet, intranet, videoconferencias, correo
electrnico.
Ayuda a eliminar problemas como la escasez de materiales, el
servicioal cliente, la gestin de tesorera, gestin de inventarios,
entre otros.
No solo trata las necesidades presentes de la compaa, sino
quetambin ofrece la posibilidad de refinar y mejorar continuamente
los
procesos de negocios. Proporcionan herramientas de apoyo a la
toma de decisiones.
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Limitaciones de los ERP
La implementacin de un software ERP puede tener ciertas
limitacionescomo se presenta a continuacin:
La Implementacin puede llegar a ser larga, cara y difcil. Es
probable que la empresa deba adaptar sus procesos. Dependencia de
un solo proveedor. Imponer un sistema ERP desde arriba puede ser un
gran error. Empresas cambiantes y altamente descentralizadas no
debieran usar
un ERP. Algunos proveedores se han especializado en ciertas
industrias. El xito depende en las habilidades y la experiencia de
la fuerza de
trabajo, incluyendo la educacin y cmo hacer que el sistema
trabajecorrectamente. Los propietarios de pequeas empresas estn
menos
capacitados, lo que significa que el manejo del sistema ERP
esoperado por personal que no est capacitado para el manejo
delmismo.
Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles
deadaptarse al flujo especfico de los trabajadores y el proceso
denegocios de algunas compaas, este punto se cita como una de
lasprincipales causas de falla.
Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella":
laineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los
empleadospuede afectar a otros participantes.
Una vez que el sistema est establecido, los costos de los
cambios
son muy altos (reduciendo la flexibilidad y las estrategias de
control). La resistencia en compartir la informacin interna entre
departamentos
puede reducir la eficiencia del software. Los sistemas pueden
tener excesiva ingeniera respecto a las
necesidades reales del consumidor.
Componentes que forman un ERP
Cada solucin ERP puede tener sus listas de componentes, y
nonecesariamente todas cuentas con la misma cantidad o con los
mismoscomponentes, este factor depender de cada sistema y su
adaptacin a laempresa donde se est implementando.
Sin embargo, Lopez (2000) dice que los componentes que
comnmentepueden encontrarse en una aplicacin de este tipo son los
siguientes (ver figura1):
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Ventas y Marketing
Gestin de Materiales
Control de la Cadena de Suministros
Gestin Financiera
Planificacin y Gestin de la Produccin
Comunicaciones con estaciones remotas
Desarrollo de soluciones
Recursos Humanos
Principales ERP en el Mercado
SAP R / 3: Solucin integrada de software de SAP para la
distribucin desistemas abiertos y sistemas cliente-servidor.
Openerp:Solucin adaptable ERP y CRM. Est diseado para satisfacer
lasnecesidades del negocio mediante la racionalizacin y la
automatizacin.
SAP Business One: Solucin con muchos mdulos integrados y
ofrecesoluciones basadas en web.
SYSPRO: Ayuda a las organizaciones a desarrollar su proceso
defabricacin.
Epicor: Ofrece soluciones extremo a extremo ERP y es uno de los
diez
primeros de software ERP.Infor ERP:Ofrece varios sistemas de ERP
para la gestin de inventario y los
procesos de fabricacin.
Exacta: Se integra la gestin de relaciones con clientes o CRM
con laplanificacin de recursos empresariales o ERP.
Net Suite:Es fcil de instalar y ofrece una fcil personalizacin
del softwarepara adaptarse de acuerdo a las necesidades del
negocio.
Intacct: Proporciona soluciones ms baratas para las
organizacionespequeas y medianas empresas. Es bien conocido por su
gestin financiera y delos otros mdulos son la contabilidad,
inventario, nmina, compra, etc.
http://mysoftwar.wordpress.com/http://mysoftwar.wordpress.com/http://mysoftwar.wordpress.com/
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DISCUSION
Los ERPs representan una solucin de lo que en muchos
aosrepresentaba un problema para las organizaciones, estos permiten
que la
informacin global de la empresa, de cada uno de sus
departamentos, estedisponible en tiempo real, y esta pueda ser
consultada por cualquier departamentoen cualquier momento que sea
necesario.
Esta ventaja es sumamente importante ya que antes de los ERPs no
secontaba con un banco de informacin globalizado en las empresas,
por estospoda representar u problema cuando un departamento como
contabilidadnecesitaba una informacin especfica del departamento de
almacn, o cuando eldepartamento encargado de la toma de decisiones
necesitaba en tiempo real losreportes de contabilidad y almacn para
evaluar una estrategia o implementar uncambio.
Al tener informacin de forma inmediata, es ms fcil poder
realizar ajustesen la produccin o en las operaciones crticas para
la empresa, tambin permitetener al da la contabilidad y la parte
administrativa.
Aunque son destacables las ventajas, es necesario destacar las
desventajasde implementar un sistema como este en una organizacin,
es decir, cuando secentraliza la informacin en un solo software, se
debe tener en cuenta que todassus partes deben funcionar al unsono,
ya que un atraso en un departamentopuede generar atrasos en los
departamentos que dependen de esa informacin.
Este tipo de aspectos son sumamente importantes y deben ser
tomados encuenta a la hora de implementar un ERP, por lo que es
recomendable que al
mismo tiempo de estarse implementando el sistema nuevo, todo
personal quetendr acceso al deber ser entrenado y documentado sobre
todas las funciones ycaractersticas que deben sabe, como una forma
de mitigar las fallas que setendrn por la falta de experticia o
falta de adiestramiento sobre cmo hacer usodel sistema nuevo.
Implementar un ERP. Proceso costoso?
Generalmente, la implementacin de un sistema ERP no es un
proceso nirpido, ni econmico. Esto debido a que siempre se debe
adaptar el sistema a las
caractersticas de la organizacin donde se va a implementar. Es
sumamentedifcil que un software ERP se adapte totalmente a la
estructura de una empresasin antes pasar por un proceso de
adaptacin.
Para este proceso de adaptacin se necesita contar con un
personalespecializado, que conozca el software y sepa cmo
adaptarlo. Este personalcuesta dinero, y en nuestro pas son pocos
los que cuentan con el conocimiento
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suficiente para realizar este tipo de tareas, con lo cual, el
costo aumentaconsiderablemente.
Adems de la contratacin de los servicios de un personal
capacitado, sedebe considerar el tiempo que este necesita para
poner a punto el sistema, ya que
nada nos asegura que al implementar el sistema, este funcionara
al 100% desdeel principio, con lo que el tiempo de pruebas y
correcciones puede extenderseincurriendo en un aumento de los
costos hacia la empresa.
Al ser los sistemas ERP rgidos y de difcil adaptacin, una
empresa muycambiante debe considerar no implementarlos, debido a
que una vez que se poneen funcionamiento, su readaptacin puede ser
adems de muy costosa, muy difcilde llevar a cabo.
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CONCLUSION
Los sistemas ERP permiten a las empresas realizar un tratamiento
mseficiente a la data que maneja, le permite a sus departamentos
transmitir y
consultar en todo momento la informacin que necesitan sin
necesidad de esperarmucho tiempo para ello.
La organizacin debe evaluar si est preparada para afrontar las
dificultadesque implica el hacer el uso de este tipo de software,
es necesario que en base asu presupuesto y necesidades, adems de
evaluar si su estructura organizacionalpuede adaptarse sin
problemas a este tipo de programas tome la decisin deimplementarlo
o no.
Si bien la implementacin de un ERP tiene ciertas dificultades,
las ventajasque este traen estos cuando es bien implementado son
completamenteconsiderables. Estos permiten unificar la informacin,
que sea accesible en
cualquier momento y en base a ella tomar decisiones rpidas en
pro de mejorarlos procesos que se lleva a cabo dentro de la
organizacin, as como tambingestionar de forma eficiente los
clientes, el marketing, los proveedores de materiaprima o de
productos, etc.
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BIBLIOGRAFIA
GONZALEZ, L. (2004). ERP: gua prctica para la seleccin e
implantacin.Espaa: Ediciones Gestin 2000.
LPEZ, C. ERP: Planificacin de recursos empresariales[en lnea].
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LOPEZ, J. (2000). Informtica aplicada a la gestin de empresas.
Espaa:ESIC Editorial.
MySoftware. Top Ten Software ERP en el mercado.Visitado el 8 de
Marzodel 20014. Desde
http://mysoftwar.wordpress.com/2011/05/03/top-ten-software-erp-en-el-mercado/.
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empresariales.Visitado el
3 de Marzo de 2014. Desde
http://www.informatica-hoy.com.ar/software-erp/Evolucion-Historica-del-Software-ERP.php.
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ANEXOS
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Figura 1. Mdulos de un ERP. Fuente: Informtica aplicada a la
gestin deempresas. (Lpez, 2000, p.79)