Erfaringer fra Øvelse Helgeland - Forside...Erfaringer fra Øvelse Helgeland – Vi tar ansvar for sjøvegen Kystverket v/Torfinn Walsøe og Randi B. Kristiansen Øvelse Helgeland

Erfaringer fraErfaringer fraØvelse HelgelandØvelse Helgeland

– Vi tar ansvar for sjøvegen

Øvelse HelgelandØvelse Helgeland

Kystverket Kystverket v/Torfinn Walsøe og Randi B. Kristiansenv/Torfinn Walsøe og Randi B. Kristiansen

Øvelse Helgeland mai 2015

• Øvelsen fokuserte på risiko for akutt forurensning i miljøsårbare områder på Helgeland

• Scenario for øvelsen var oljeutslipp fra et grunnstøtt fartøy

– Vi tar ansvar for sjøvegen

grunnstøtt fartøy• Kombinert felt og stabsøvelse• Øve på samordning mellom statlige, kommunale

og andre beredskapsressurser innen akutt forurensning

Øvelse Helgeland mai 2015

• To IUA’er involvert– IUA Helgeland– IUA Rana

• IKLØ for begge IUA i hhv. Brønnøysund og

– Vi tar ansvar for sjøvegen

hhv. Brønnøysund og Mo i Rana dag 1 der dedikert personell fra Kystverket deltok

• Øvelse dag 2

ØVELSE HELGELAND

• Begge IUA’ene hadde satt opp øvingsmål for øvelsen (hva man skulle trene på)

• Blant annet– ”Løpende økonomioppfølging” (IUA Rana)– ”Dokumentasjon i form av et aktivt regnskapsopplegg”

– Vi tar ansvar for sjøvegen

– ”Dokumentasjon i form av et aktivt regnskapsopplegg” (IUA Helgeland)

• Gjennomføringsdirektivet fra Kystverket ga også en del overordnede mål for øvelsen

• Mange nye personer som ikke hadde vært med før

Hva fungerte bra?

• IKLØ dag 1 nyttig – gjennomgang administrativ veileder og bevisstgjøring omkring denne

• Gode lokaliteter (brannstasjonen/havnekontoret)

• De forskjellige funksjonene ble ivaretatt under øvelsen, slik som logistikk –

– Vi tar ansvar for sjøvegen

under øvelsen, slik som logistikk –økonomi –operasjon - planlegging og miljø

• Teknisk utstyr var satt opp og fungerte• Satt opp skjermer som viste data som

ble lagt inn DSB- CIM og Project place

Hva fungerte bra forts.

• God kommunikasjon mellom funksjonene i IUA stabene (plassert i samme rom)

• Økonomifunksjonen hadde god oversikt over beslutninger som ble gjort

• Klarte å fange opp handlinger/beslutninger som hadde økonomiske konsekvenser

– Vi tar ansvar for sjøvegen

økonomiske konsekvenser• Kostnadsestimering ble raskt etablert• Prognosearbeidet ble etter hvert satt i gang – og det ble

utarbeidet anslag• Administrativ veileder ble benyttet – viktig at denne

gjøres kjent.• Ferdiglagede maler/skjemaer som ligger på KYV sine

sider ble også benyttet under øvelsen

Forbedringspunkter

• Kunne vært mer praktisk plassering av funksjonene Logistikk – økonomi i Rana

• Vurdere strømmen av informasjon og beslutninger og plassere funksjonene i forhold til dette

• Mangler i prosessen

– Vi tar ansvar for sjøvegen

• Mangler i prosessen rekvirering – bestilling - økonomi, og skriftlighet i forhold til vurderinger.

• Rekvisisjonsskjema kunne med fordel vært benyttet (ønskes ferdiglaget mal på KYV sider)

• Prislister meget viktig verktøy- men må være oppdaterte

Forbedringspunkter forts.

• Innkjøp – her er det muligheter for å forbedre dette med samarbeid med f.eks innkjøpskontoret til kommunen. Viktig med innkjøpskompetanse (kan bli store innkjøp)

• Offentlige anskaffelser

– Vi tar ansvar for sjøvegen

• Offentlige anskaffelser• Ansettelser – hvordan øve på dette?

Rutiner for midlertidige ansettelseskontrakter bør utarbeides på forhånd

• Har vi oppdatert mal for dette i systemet?

Forbedringspunkter forts.

• Arrangere et eget seminar (fylkesvis?) for beslutningstakerne i en kommune (forståelse og forankring)

• Muligheter for enda flere maler for eksempel oversikt over leverandører av oljevernutstyr

– Vi tar ansvar for sjøvegen

oversikt over leverandører av oljevernutstyr• Vurder hvordan CIM kan benyttes for å loggføre

hendelser som har økonomisk betydning og hvordan systemet kan benyttes for å lage underlag til transaksjoner

Utfordring øvelse økonomifunksjon

• Ingen av IUA’ene hadde i utgangspunktet dekket økonomifunksjonen med økonomipersonell.– IUA Helgeland hadde prøvd å få kommunen på banen til

øvelsen, men de takket nei til å delta– Ble løst med omrokkering dag 2 i opprinnelig stab, slik at

en person ble frigjort til oppgaven

– Vi tar ansvar for sjøvegen

en person ble frigjort til oppgaven– IUA Rana manglet økonomifaglig personell pga

ferieavvikling, og besatte funksjonen med annet personell fra IUA under øvelsen

• Oppnår man da hensikten med øvelse av økonomifunksjon?

Utfordring øvelse økonomifunksj. forts.

• Utfordring: hvordan få personell med riktig kompetanse på plass på økonomifunksjonen?

• Hvordan få kommunens økonomipersonell mer involvert i øvelser?

• Møte med kommunens administrasjon – klargjøre kommunens rolle og ansvar i en akutt situasjon som

– Vi tar ansvar for sjøvegen

kommunens rolle og ansvar i en akutt situasjon som kan oppstå?

• Hva må vertskommune/kommune avgi av ressurser i en aksjon?

• Avklare i ”fredstid” hvem skal føre regnskapet for IUA ved en aksjon – dette vil gi en pekepinn på hvilket personell som skal øves

Tips til å forberede øvelser

• Få på plass riktig personell til riktig funksjon

• Foreta viktige avklaringer i IUA med hensyn til hvem ansetter, hvem fører regnskap og tenk gjennom plassering av

– Vi tar ansvar for sjøvegen

gjennom plassering av funksjoner i aksjonssentral

• Forbered administrative maler IUA ønsker å bruke i øvelsen

• Vertskommune med i planmøter før øvelse?

• Administrativ veileder