Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und Anlagenbuchhaltung Wesel, den 21.Juni 2006
Erfahrungen und Vorgehensweisen bei der Stadt Bornheim
Das Zusammenspiel zwischen Inventarverwaltung und
Anlagenbuchhaltung
Wesel, den 21.Juni 2006
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Stadt Bornheim
48.356 Einwohner
Umstellung: 2007
Finanzsoftware: SAP
Kai seit 12/05
Rhein-Sieg-Kreis
Bonn
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Der Stand der Inventur
Ziel: Abschluss der Ersterfassung bis 31.08.2006
Soll Ist (bis 06.06)
Zeitaufwand (Tage) ca. 130 AT (nur Erfassung vor Ort)
ca. 50 %
Inventargüter ca. 20-25.000 ca. 8000
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Agenda
1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung
2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung
3. Überleitung Kai SAPAus Inventargütern werden Anlagengüter?!
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Agenda
1. Überblick:
Praktische Durchführung der Ersterfassung
EckdatenInventurablaufAllgemeine Vorbereitungen
2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung durch die zentrale Inventurleitung
3. Überleitung Kai SAP
Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!
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o dezentrale Erfassung
Zuständigkeiten:EDV (z.B. PC´s, Drucker, Software usw.) -- EDV Abteilung
Büroausstattung (z.B. Schreibtische, Schränke) -- Beschaffungsstelle
Darüber hinaus der jeweils zuständige Geschäftsbereich (z.B. Schulamt Schulen)
Eckdaten
Die praktische Durchführung
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Eckdaten
o dezentrale Erfassung
o zentrale Wertermittlung (in KAI)
siehe 2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung
Die praktische Durchführung
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o dezentrale Erfassung
o zentrale Wertermittlung (in KAI)
o nicht-sprechende Inventarnummern
65 XX XX XX XX = Monitore, PC´s
57 XX XX XX XX = übrige elektrische Geräte
XX XX XX XX XX = “Rest“ (mengenmäßig am Bedeutesten)
Eckdaten
Die praktische Durchführung
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Eckdaten
o dezentrale Erfassung
o zentrale Wertermittlung (in KAI)
o nicht-sprechende Inventarnummern
o Barcodeetiketten
werden “selbstgemacht“ = Ausdruck an Arbeitsplatzdruckern
Die praktische Durchführung
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o 2x Laptop (permanente Inventur)
Eckdaten
Die praktische Durchführung
Inventurverfahren
perm.Inventur
nach derArt
verlegteInventur
nach dem Zeitpunkt
nach demUmfang
Stich-proben-Inventur
Voll-ständige Inventur
Stich-tags-
inventur
Buch- / Beleg-Inventur
Körper-liche
Inventur
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Eckdaten
o dezentrale Erfassung
o zentrale Wertermittlung (in KAI)
o nicht-sprechende Inventarnummern
o Barcodeetiketten
o 2x Laptop (permanente Inventur)
Die praktische Durchführung
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Inventurablauf
Inventurrahmen-planung
Feinplanung; Festlegung
InventurtermineVorarbeiten in Kai
Durchführung der Inventur
Nachbereitung der erf. Daten in KAI
InventurabschlussBestandsfort-schreibung
2006
2007
Die praktische Durchführung
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Allgemeine Vorarbeiten
Die praktische Durchführung
Zielgruppe: Aufnahmeteams, -leitungen
Anlagen: z.B. Kennzeichnungsleitlinie Abgrenzungstabelle bewegl./unbewegl. Vermögen Negativliste
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Agenda
1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung
2. Vorarbeiten zur Ersterfassung- und bewertung durch die zentrale Inventurleitung in Kai
- Freifelder
- Formeln, Werte….
3. Überleitung Kai SAP
Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!
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Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
Tätigkeiten in Bornheim…
Buchungskreise für jeden Geschäftsbereich
Berechtigungskonzept knüpft an BK an
Formeln möglichst viel durch Formeln
automatisieren
Stammdaten Zentrale Vorgabe von Mengen- und Orgaeinheiten
Freifelder SAP-Felder berücksichtigen
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Freifelder
Ziel:
Direkte Überleitung der in Kai erfassten;
mittels Formeln in Kai bewerteten
und
in Kai ausgewählten Inventargüter
zu
SAP.
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
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Freifelder
Die techn. Bezeichungen und Felddefinitionen müssen gleich sein!
Freifelder in Kai
Felder in SAP
=
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
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Freifelder
Technische Pflichtfelder
TechnischeKannfelder
Freifelder in KAI
= SAP-Felder“Nur“ KAI-Felder
Pflichtfelder Kannfelder
durch zentrale Inventurleitung
vorgegeben
von den Fachbereichen
zusätzlich hinzugefügt
z.B.
Gesamtnutzungsdauer
z.B. IP-Adresse, elektr. Prüfnummer, Wartungsvertrag?....
z.B. Anlagenklasse, Abschreibungs-schlüssel…
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
z.B. Kum. AHK = Bilanzwert
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Beispiel: Vorgehen Anlegen Freifelder
1. “SAP“-Felder, die übergeleitet werden sollen, anlegen:
SAP-Pflichtfelder + ausgewählte SAP-Kannfelder
2. Felder, die in Kai für Formeln benötigt werden, um SAP-Felder zu füllen; anlegen
3. Felder, die nur in Kai zur Bestandserfassung benötigt werden, anlegen
---------------------------------------------------------------------------------- = Zentrale Vorgabe
+ individuelle Freifelder für einzelne Buchungskreise
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
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Definition von Freifeldern
++Festlegung von:
- Name (techn.; ggfs. = SAP)
- Bezeichnung (sprechend)
- Datentyp (z.B. Text, Datum, Zahlen)
- Länge
- ……..
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
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Beispiele:
Vorarbeiten in KAI vor der Ersterfassung und -bewertung
Kategorie Beispiele:
Manuell Anschaffungsdatum; AHK; Bezeichnung; Gesamtnutzungsdauer
Werte Anlagenklasse; Zustand;
Ermittlung AHW/WBW;
Zuwendungsschlüssel
Formel Bilanzwert
dazu z.B. notwendig:
- Restwert (in Kai hinterlegt)
- Indizierung
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Werte
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Formel
Beispiel:
Zwischenwert zur Ermittlung des Bilanzwertes für die EB
#Ermitt?? “1.e Erinnerungswert“?#URWRT:
“1.d gesch. Restwert“?#URWRT:
“1.c Herstellerkatalog“?#REST:
“1.b Lieferantenanfrage“?#REST:
“1.a hist. AHW“?#INWE
an anderer darüber liegender Stelle berücksichtigt:
- Bilanzwert bei GWG 0 €
- wenn Ende der Gesamtnutzungsdauer erreicht, dann 1 €
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Agenda
1. Überblick: Praktische Durchführung der Ersterfassung
2. Vorarbeiten zur Ersterfassung und -bewertung
durch die zentrale Inventurleitung in Kai
3. Überleitung Kai SAP
Aus Inventargütern werden Anlagengüter?!
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Überleitung Kai SAP
KAI SAP
n:1
1:1
1/n:0
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Überleitung Kai SAP
KAI SAPn:1
Gruppenwert
Festwert
Geringwertige Vermögensgegenstände in Sammelverwaltung
(Überleitung GVG erst ab 01.01.2007)
z.B. 55 Inventargüter 1 Anlagegut
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GVG
GVG nach § 33 IV GemHVO NRW
- AHK< 410 € (netto)- selbständig nutzbar- abnutzbar
Überleitung Kai SAP
Aktivierungswahlrecht (§ 54 I i.V.m. § 33 GemHVO):
„…können im laufenden Haushaltsjahr vollständig abgeschrieben werden“
Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:
GVG, die bis zum Bilanzstichtag angeschafft werden: keine Überleitung zu SAP (da Vollabschreibung auf 0 €)
GVG, die nach dem Bilanzstag angeschafft werden: Überleitung zu SAP
(Vollabschreibung im Monat des Zugangs) Grund: automatisierte Erstellung des Anlagenspiegels
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Inventargüter, deren Zeitwert oberhalb von 410 € (netto) liegt. mit Ihrem Zeitwert
Inventargüter, deren Zeitwert unter 410 € (netto) + ≠GVG mit Erinnerungswert 1 €
Überleitung Kai SAP
KAI SAP1:1
1 Inventargut = 1 Anlagegut
Überleitung Kai SAP
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1:1 Überleitung: Eröffnungsbilanz
Vereinfachung nach § 56 I GemHVO:
für Vermögensgegenstände
- mit Zeitwert < 410 € netto
Überleitung Kai SAP
-Keine Überleitung zu SAP (= kein Ansatz)
- Überleitung:- mit Zeitwert- mit Erinnerungswert
Regelung in Bornheim:Regelung in Bornheim:
Überleitung mit Erinnerungswert
Grund: “Anlage in SAP“ ggfs. notwendige Zuschreibungen, Verkauf über Buchwert usw.
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GVG, die bis zum 31.12.2006 beschafft werden
Überleitung Kai SAP
KAI SAPn:0
Keine Überleitung
Überleitung Kai SAP
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Fragen
Anregungen