ENTERPRISE RESOURCE PLANNING fileForm Mutasi-1 Template ini digunakan untuk appraisee yang di mutasi pada saat periode penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

PT ANGKASA PURA II (PERSERO)

USER MANUAL:

Human Capital Management

Performance Management System

Employee Self Service (ESS)

AP2-402-HCM-PMS-UM-01

Release 01

2016

Disiapkan oleh:

ii

Daftar Isi

Halaman

1. OVERVIEW .................................................................................................................. 1

2. PROSES EMPLOYEE SELF SERVICE ................................................................................. 3

2.1 IN PREPARATION (PEMBUATAN DOKUMEN) ............................................................................ 3

2.2 IN PLANNING : APPRAISEE (TARGET SETTING) .......................................................................... 8

2.3 IN REVIEW : APPRAISEE (PROGRESS REALIZATION) .................................................................. 15

2.4 IN PROCESS : APPRAISEE (FINAL REALIZATION) ....................................................................... 22

3 LAMPIRAN ................................................................................................................ 29

iii

DAFTAR TABEL

TABEL 1. INPUT PEMBUATAN DOKUMEN .................................................................................................. 6

TABEL 2. INPUT IN PLANNING (TARGET SETTING) ..................................................................................... 10

TABEL 3. INPUT IN REVIEW : APPRAISEE (PROGRESS REALIZATION).............................................................. 17

TABEL 3. INPUT IN PROCESS : APPRAISEE (FINAL REALIZATION)................................................................... 24

FINAL PREPARATION

IMPLEMENTASI ERP AP II

User Manual: Human Capital Management Performance Management System


FP-402-UM-HCM-PMS-01

1

EMPLOYEE SELF SERVICE (ESS)

1. OVERVIEW

Employee Self Service (ESS) dalam Performance Management System/Appraisal merupakan tools

yang berfungsi untuk melakukan online appraisal.

Appraisal template yang disediakan terdiri dari 4, yaitu :

1. Form Standar

Setiap appraisee untuk pembuatan dokumen di awal harus menggunakan template ini.

2. Form Mutasi-1

Template ini digunakan untuk appraisee yang di mutasi pada saat periode penilaian

berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).

3. Form Mutasi-2

Template ini digunakan untuk appraise yang di mutasi kedua kali nya pada saat periode

penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).

4. Form Mutasi-3

Template ini digunakan untuk appraise yang di mutasi ketiga kali nya pada saat periode

penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun 2017).

Secara umum, tahapan dalam appraisal untuk Appraisee terdiri dari :

a. In Preparation

Tahap ini merupakan tahap awal yaitu membuat dokumen dengan memilih appraisal

template yang akan digunakan.

Transaksi ini digunakan untuk input header dari dokumen appraisal; header berisi data –

data/informasi yang berhubungan dengan dokumen appraisal. Contohnya adalah nama

karyawan yang dinilai (appraisee), nama penilai (appraiser), periode penilaian.

Data tersebut sudah terisi otomatis, mengikuti relationship dari reporting structure dan

periode penilaian sesuai tahun berjalan.

Dalam tahap ini, terdiri dari 2 tombol terkait dengan status dokumen, yaitu :

a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada

appraisee. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.

b. Define Objectives dipilih jika dokumen siap untuk ditindaklanjuti. Status dokumen

berubah menjadi status : In Planning, substatus : Appraisee (Target Setting).

b. In Planning

Tahap ini merupakan target setting, di mana karyawan melakukan input objectives/KPI,

weighting, measurement, polarity.

FINAL PREPARATION





2

Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Target Setting).



appraisee. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.

b. Send to Planning Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser

untuk ditindaklanjuti. Status dokumen berubah menjadi status : In Planning,

substatus : Appraiser (Target Approval).

c. In Review

Tahap ini merupakan coaching dan appraisee juga dapat melakukan input progress

realization (pencapaian). Dalam hal ini, appraisee juga dapat mengkomunikasikan kendala

untuk masing-masing indikator.

Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Progress Realization).



appraiser. Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.

b. Next Review dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk

ditindaklanjuti ke tahap coaching. Status dokumen berubah menjadi status : In

Review, substatus : Appraiser (Coaching).

d. In Process

Tahap ini merupakan tahap untuk input final realization.

Substatus untuk tahap ini adalah Appraisee (Final Realization).




b. Send to Final Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk

ditindaklanjuti ke tahap final appraisal. Status dokumen berubah menjadi status : In

Process, substatus : Appraiser (Final Result).

FINAL PREPARATION





3

2. PROSES EMPLOYEE SELF SERVICE

2.1 In Preparation (Pembuatan Dokumen)

Prerequisites/Notes :

a. Tahap ini merupakan tahap pembuatan dokumen

b. Di awal pembuatan dokumen, selalu pilih Form Standar

Proses :

1. Masuk ke alamat portal yang sesuai.

2. Input user ID dan password

Jika baru melakukan log in pertama kali, biasanya meminta untuk melakukan perubahan

password; caranya:

- Input current password

- Input new password

- Repeat password

3. Klik

FINAL PREPARATION





4

4. Pilih menu

5. Klik sub menu Create and List of Appraisal Document

6. Isi valid from dengan tanggal sesuai periode penilaian

Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016

Lalu klik

Note:

Tab tersebut dapat didisplay jika di klik Show Quick Criteria Maintenance

FINAL PREPARATION





5

7. Klik (Create)

8. Pilih Appraisal Template sesuai yang digunakan.

- Pilih Category dan Appraisal Template

Jika sudah, lalu klik (Create)

FINAL PREPARATION





6

9. Pastikan default input berikut :

Tabel 1. Input Pembuatan Dokumen

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory (M)/

Optional (O) /

Default (D)

A Appraiser By default muncul nama atasan langsung

sebagai penilai/appraiser D

B Appraisee By default muncul nama diri sendiri

sebagai karyawan yang dinilai/appraisee D

C Validity Period

By default adalah sesuai awal periode

tahun berjalan

Note:

Karena by default adalah awal periode,

maka jika mengalami mutasi, cukup input

tanggal mutasi pada kolom ini, misal nya :

01.04.2016.

D

FINAL PREPARATION





7

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory (M)/

Optional (O) /

Default (D)

Untuk “To”, biarkan hingga 31.12.2016

D To By default adalah sesuai akhir periode

tahun berjalan. D

10. Pilih Define Objective, lalu klik Continue

Penjelasan untuk tombol :

a. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.

Status dan substatus dokumen ini tidak berubah.

b. Define Objectives dipilih jika dokumen siap untuk ditindaklanjuti. Status dokumen

berubah menjadi status : In Planning, substatus : Appraisee (Target Setting).

FINAL PREPARATION





8

2.2 In Planning : Appraisee (Target Setting)


a. Dokumen saat In Preparation sudah dibuat

b. Pastikan status nya sebagai berikut :

Proses :

1. Setelah melakukan Pembuatan Dokumen seperti pada poin 2.1, maka pilih sub menu List of

Incomplete and Complete Appraisal Document

2. Isi valid from-to dengan tanggal sesuai periode penilaian

Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016

Lalu klik

FINAL PREPARATION





9

Note:

Tab tersebut dapat didisplay jika di klik Show Quick Criteria Maintenance

3. Pilih dokumen dengan status : In Planning, Substatus : Appraisee (Traget Setting), lalu klik

4. Input kolom-kolom berikut :

a. KPI

FINAL PREPARATION





10

Tabel 2. Input In Planning (Target Setting)

Keteranga

n pada

Gambar

Field Keterangan

Mandator

y (M)/

Optional

(O) /

Default (D)

A Objective

Input deskripsi KPI dg jumlah maksimal 40

karakter.

Untuk detail deskripsi nya diinput di kolom

Objectives note.

Jika kolom ditick maka dapt

memperpanjang kolom objective.

M

B Target Input target sesuai indikator. M

C

Unit of

Measuremen

t

Pilih unit of measurement sesuai indikator (bila

perlu). Misal :

O

D Weighting

Input bobot sesuai indikator.

By default akan terisi 1, karena bobot tidak boleh

kosong (nol).

M

E Polarity

Pilih polaritas sesuai indikator (bila perlu). Misal :

O

FINAL PREPARATION





11

Klik untuk menyimpan indikator yang sudah diisi, dan juga untuk calculating

weighting total weighting total, seperti berikut :

Jika bobot belum mencapai 100 atau lebih dari 100, maka aka nada error message di

ujung kanan, seperti berikut :

Hasil dari input-an KPI menjadi :

FINAL PREPARATION





12

Jika semua indikator KPI sudah diisi, selanjutnya melakukan input di sub Kompetensi.

b. Kompetensi

Input dilakukan untuk kolom weighting

Kompetensi yang muncul disesuaikan dengan kompetensi yang menempel pada masing-

masing jabatan (job).

Untuk weighting total berlaku sama dengan KPI, harus berjumlah 100.

5. Jika semua indikator KPI dan Kompetensi sudah diinput selanjutnya dokumen dikirimkan

kepada appraiser untuk target approval.

Klik Send to Planning Approval button, lalu klik Continue.

FINAL PREPARATION





13


c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada


d. Send to Planning Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser

untuk ditindaklanjuti. Status dokumen berubah menjadi status : In Planning,

substatus : Appraiser (Target Approval).

6. Muncul pop up message untuk input note, seperti berikut :

Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan yang

dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap dokumen yang

dikirimkan.

FINAL PREPARATION





14

Kemudian klik OK, lalu Continue

Tahap In Planning (Perencanaan) di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.

FINAL PREPARATION





15

2.3 In Review : Appraisee (Progress Realization)


a. Appraiser approved planning phase

b. Pastikan statusnya sebagai berikut :

Proses :



3. Klik

4. Pilih menu

5. Pilih Sub menu


Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016

FINAL PREPARATION





16

Lalu klik

7. Pilih dokumen yang digunakan, klik dokumen tersebut

8. Sebelum melakukan input progress, pada dokumen dapat dilihat pada kolom Note Status,

seperti berikut :

FINAL PREPARATION





17

*Note status ini berisi komunikasi antara appraise dan appraiser.

9. Input detail berikut :

a. KPI

Tabel 3. Input In Review : Appraisee (Progress Realization)

FINAL PREPARATION





18

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory

(M)/

Optional (O)

/ Default (D)

A Realization

Input progress di masing-masing indikator.

Input ini juga dapat disertakan bukt dukung

yang dapat diupload melalui attachment.

Langkahnya:

- Klik

- Klik

- Upload bukti dukung dengan klik Choose File,

lalu klik OK

Untuk memudahkan tracing, maka dapat

dibuat naming convention dalam

filename,misalnya :

Bukti Dukung – Indikator KPI 1.1.

- Klik Close jika sudah upload semua file yang

dibutuhkan

M

FINAL PREPARATION





19

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory

(M)/

Optional (O)

/ Default (D)

B Obstacles Input kendala yang dialami, agar appraiser

dapat memberikan advice/recommendation. O

b. Kompetensi

Jika sudah dilakukan Coaching, dan appraiser juga input progress realization terhadap

consistency actual, maka sub Kompetensi, pada kolom ‘Response of Competency Actual’

dapat diinput oleh appraisee

Namun, jika appraiser melakukan input Consistency Actual pada tahap In Process, dan

dokumen langsung disetujui (Close All Phase) maka appraisee tidak dapat input kolom

tersebut.

10. Klik Next Review

FINAL PREPARATION





20


c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.


d. Next Review dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk ditindaklanjuti

ke tahap coaching. Status dokumen berubah menjadi status : In Review, substatus :

Appraiser (Coaching).

11. Muncul pop up untuk note, lalu input

Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan yang

dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap dokumen yang

dikirimkan.

12. Klik Continue

FINAL PREPARATION





21

Tahap In Review di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.

FINAL PREPARATION





22

2.4 In Process : Appraisee (Final Realization)


a. Appraiser approved review phase

b. Pastikan status dan substatus sebagai berikut :

Proses :



3. Klik


Ex: 01.01.2016 – 31.12.2016

FINAL PREPARATION





23

Lalu klik

5. Pilih dokumen yang digunakan, klik dokumen tersebut

6. Sebelum melakukan input progress, pada dokumen dapat dilihat pada kolom Note Status,

seperti berikut :

Note status ini berisi komunikasi antara appraise dan appraiser.

7. Input detail berikut :

FINAL PREPARATION





24

a. KPI

Tabel 4. Input In Process : Appraisee (Final Realization)

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory

(M)/

Optional (O)

/ Default (D)

A Realization

Input realisasi di masing-masing indikator (self

appraisal). Input ini juga dapat disertakan bukti

dukung yang dapat diupload melalui

attachment.

Langkahnya:

- Klik

- Klik

M

FINAL PREPARATION





25

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory

(M)/

Optional (O)

/ Default (D)

- Upload bukti dukung dengan klik Choose File,

lalu klik OK

Untuk memudahkan tracing, maka dapat

dibuat naming convention dalam

filename,misalnya :

Bukti Dukung – Indikator KPI 1.1.

- Klik Close jika sudah upload semua file yang

dibutuhkan

FINAL PREPARATION





26

Keterangan

pada

Gambar

Field Keterangan

Mandatory

(M)/

Optional (O)

/ Default (D)

B Obstacles Input kendala yang dialami, agar appraiser

dapat memberikan advice/recommendation. O

a. Kompetensi

Jika sudah dilakukan Coaching, dan appraiser juga input progress realization terhadap

consistency actual, maka sub Kompetensi, pada kolom ‘Response of Competency Actual’

dapat diinput oleh appraisee

Namun, jika appraiser melakukan input Consistency Actual pada tahap In Process, dan

dokumen langsung disetujui (Close All Phase) maka appraisee tidak dapat input kolom

tersebut.

8. Klik Send to Final Approval , lalu klik Continue.


FINAL PREPARATION





27

c. Save and Exit Document dipilih jika belum akan dikirimkan kembali kepada appraiser.


d. Send to Final Approval dipilih jika dokumen siap dikirimkan ke appraiser untuk

ditindaklanjuti ke tahap final appraisal. Status dokumen berubah menjadi status : In

Process, substatus : Appraiser (Final Result).

9. Muncul pop up untuk input note

Note ini dapat diinput untuk memberikan informasi terhadap appraiser mengenai catatan

yang dilakukan, sehingga memudahkan appraiser untuk melakukan review terhadap

dokumen yang dikirimkan.

10. Klik Continue

Tahap In Process di karyawan selesai, lalu klik (Log off) di pojok kanan atas.

FINAL PREPARATION





28

FINAL PREPARATION





29

3 LAMPIRAN

N/A

ENTERPRISE RESOURCE PLANNING fileForm Mutasi-1 Template ini digunakan untuk appraisee yang di mutasi pada saat periode penilaian berjalan (dalam satu periode appraisal, misal di tahun

Documents