Enfoque Basado en Procesos

Enfoque Basado en Procesos

En la mayoría de las organizaciones los procesos

están fragmentados, son invisibles, no tienen nombre y

no son gestionados

Enfoque tradicional

• Los empleados son el problema

• Hacer el trabajo

• Entendimiento de “mi trabajo “

• Cambiar a la persona

• Evaluación de los individuos

• Siempre se puede encontrar mejores empleados

• Controlar a los empleados

• No existe la confianza

• ¿Quién cometió el error?

• Corrección de errores

• Énfasis en el producto

Enfoque Basado en Procesos

• El proceso es el que provoca los problemas

• Ayudar a que el trabajo se haga

• Conocer cómo mi trabajo se relaciona con el proceso

• Cambiar el proceso

• Evaluación del proceso

• Siempre se puede mejorar el proceso

• Desarrollar a la gente

• Todos somos responsables

• ¿Qué permite que el error ocurra?

• Reducción de variaciones, repetibles y predecibles

• Énfasis en el cliente

Enfoque Tradicional Vs Enfoque de Procesos

Entradas

Salidas

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Salidas

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Salidas

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Salidas

Entradas

Salidas

¿ Y qué pasa con la documentación?

5 Procedimientos

“Feudograma”

15 o más Procedimientos

1 sólo procedimiento

El Enfoque Funcional no es bueno… ni malo, tiene su particular “Modus Operandi”. El problema es que la

exageración de sus características conduce, casi irremediablemente, a la burocracia.

El enfoque a Procesos: No es mágico… Funciona mejor porque el Sistema de Gestión y la cultura de

trabajo por procesos, definen una filosofía de operación de la organización y las técnicas y

herramientas para la resolución de problemas y para responder racionalmente a los cambios.

Enfoque Tradicional Vs Enfoque de Procesos

¿Qué es el enfoque de procesos?

Es administrar los recursos de la organización en términos de los procesos de agregar valor a los

clientes

Aplicar este principio conduce

generalmente a:

• Definir de manera sistemática, las actividades necesarias para obtener un resultado deseado

• Establecer una responsabilidad clara, incluyendo la de rendir cuentas, para gestionar las actividades clave

• Analizar y medir la capacidad de las actividades clave

• Identificar las interfaces de las actividades clave dentro y entre las funciones de la organización

• Centrarse en factores tales como los recursos, los métodos y los materiales que mejoraran las actividades de la organización

• Evaluar los riesgos, las consecuencias y los impactos de las actividades sobre los clientes, proveedores y partes interesadas

Organización

Recursos Humanos

Ventas Compras

Estructura Funcional Estructura Enfocada a

Procesos

Comercialización

Abasto de materiales

Elaboración de productos

Atención a Clientes

Ventas

Mercadotectnia

DNP

Producción

Finanzas

Los Procesos subordinansubordinan a las Áreas

Enfoque Tradicional Vs Enfoque de Procesos

PROCESO

Entrada Salida

PRODUCTO

MEDICIONES

Inte

racció

n

Inte

racció

n

Cliente o

proveedor

Análisis de

datos (En

relación con los objetivos)

Riesgos, oportunidades,

mejoras.

Retroalimentación

Dirección

MEJORA CONTINUA

Qué es un Proceso y como funciona

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o

que interactúan

Se pueden definir Se pueden medirSe pueden repetir Se pueden predecir

Procesos de Negocio o Claves: producen salidas directamente relacionadas con la misión del negocio

Vender y ComercializarProducirDiseñar

Procesos de Soporte o Habilitadores: producen insumos para otros procesos

Administrar recursos humanosMantenimientoFinanzas

Procesos de Control o Gobernadores: proveen retroalimentación, regulan o determinan lineamientos. Sus clientes son internos

Planeación Gestionar la Calidad

Tipos de procesos

E S

Nivel 0

Modelo de Negocio

Nivel 1

Procesos de Negocio

Nivel 2

Procesos específicos

Nivel 3

Procesos detallados

Nivel de Procesos

• Modelo del Negocio – Nivel 0: es una fotografía del la organización

• Procesos Nivel 1: Grandes procesos que permite que el negocio funcione

• Procesos Nivel 2: Son las grandes acciones o pasos que se deben llevar a cabo que se deben llevar a cabo para que el producto se realice

NO son las responsabilidades de las áreas funcionales por las que cruzan

NO son las tareas descritas en los procedimientos

Nivel de Procesos

E S

Nivel 0

Modelo de Negocio

Nivel 1

Procesos de Negocio

Nivel 2

Procesos específicos

Nivel 3

Procesos detallados

E SE S

Nivel 0

Modelo de Negocio

Nivel 1

Procesos de Negocio

Nivel 2

Procesos específicos

Nivel 3

Procesos detallados

• Procesos Nivel 3: es la explicación de las actividades del nivel 2, en forma de diagrama de flujo

¿Cuál es la diferencia entre Proceso y

Procedimiento?

El ProcesoProceso explica : QuQuéé debe lograrse

CuCuáándondo, y responde el

Por quPor quéé..

Los ProcedimientosProcedimientos describe:

QuiQuiéén, Dn, Dóóndende y CCóómomo

lograrlo, tomando poca consideración el por qué

Cultura

Valores

Formación

Aspiraciones

Nivel 0

Nivel 1

CulturaCultura

ValoresValores

FormaciónFormación

AspiracionesAspiraciones

Nivel 0

Nivel 1

El cuerpo humano

Fase de

Preparación

Identificación de los

procesos

Fase de análisis

Identificar mejoras

Fase de diseño

Evaluación del desempeño actual

Fase de

Implantación

Fase de

Operación y

Mejora

Implementación del enfoque basado en

procesos

Planear

HacerVerificar

Actuar

Fase de preparación

En ésta etapa, es vital que la Alta Dirección comprenda el significado de su compromiso y el grado de cambio potencial que puede requerir la organización

• Define visión y misión

•Establece las estrategias del Negocio

•Desarrolla el Modelo de Negocio

•Define objetivos y metas estratégicas

•Plantea el modelo de procesos

•Define el proyecto y comunica la iniciativa a la Organización

Fase de análisis

En ésta etapa, el equipo de proyecto

•Definen y mejoran el Modelo de Procesos

• Analizan el desempeño de los procesos actuales

• Se identifican oportunidades de mejora

• Desarrollan criterios para jerarquizar las mejoras

La Alta Dirección

• Define la prioridad con la que serán abordadas las mejoras

• Establece objetivos de mejora e indicadores para medir el desempeño futuro

Fase de Diseño

• Evaluación del desempeño actual de cada proceso

• Conocimiento de clientes y sus requerimientos

• Conocimiento de proveedores y lo que dan al proceso

• Identificación y diseño de mejoras

• Definición de flujos de actividades de los procesos

• Identificación y establecimiento de indicadores

• Definición de métodos y procedimientos

• Definición de recursos, actores y responsabilidades

Fase de Implantación

Esta fase es vital para el éxito del Sistema, en ella se define

• La estrategia de implantación

• Se designa a los Dueños de Proceso

• Se capacita a los actores

• Se implementa el nuevo sistema

• Se evalúan los resultados y se inicia la Operación de los Nuevos Procesos

Fase de Operación y Mejora

Durante esta etapa, los Dueños de Proceso

• Evalúa el Desempeño

• Identifican deficiencias y oportunidades de mejora

• Diseñan e implantan mejoras

• Evalúan resultados alcanzados