ARCHIVOS VIRTUALES Daniel Blanco Gina Torres Karen Monroy Andrea Ayala Blanca Hoyos Catalina Pérez
ARCHIVOS VIRTUALES Daniel Blanco Gina Torres Karen Monroy Andrea Ayala Blanca Hoyos Catalina Pérez
DEFINICION
Es el proceso virtual e informático en el cual se almacena información detallada, de toda la correspondencia, y de los documentos diligenciados en cada departamento como, soportes contables, causaciones, pagos, contratos, liquidaciones entre otros.
ESTRUCTURADiferentes puntos para tener en cuenta:Organización del sistema de archivos
físicos Implementación de archivos y
directorios Administración de espacio en disco Seguridad
CREADA EN 1992 EN BUENOS AIRES, ARGENTINA
DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS
El desarrollo de la tecnología en Gral. y especialmente de la informática e imágenes permite digitalizar un documento en papel a través de scanner, duplicando la misma y almacenándola en un computador.
A partir de allí es posible reproducirla en cualquier puesto de trabajo, ya sea mediante un visualizador (monitor) o impresión, de manera local o remota (Internet).Los documentos escaneados son indexados y almacenados en una base de datos de manera tal de poder acceder a los mismos por los distintos sectores autorizados de la organización, así como los clientes o proveedores, vía Intranet, Extranet o Internet utilizando navegadores web, o desde un CD-ROM en el cual se encuentran auto contenidos los documentos digitales, la base de datos y el software de consulta.
MANEJO DE DOCUMENTOS • Básicamente podemos aplicar nuestro servicio a
cualquier documento que se encuentre soportado en un papel como por ejemplo:
• Legajos de Personal• Legajo de pago a proveedores (Facturas, Remitos,
etc…)• Legajos de comercio exterior• Legajos de Siniestros• Contratos• Manuales• Historias Clínicas• Hojas de Ruta, Cartas de Porte• Registro de Firmas
BENEFICIOS
MAYOR PRODUCTIVIDAD
• Acceso a la información de manera oportuna y precisa
• Automatización de flujo de tareas• Reducción del manejo de volúmenes de
papel• Acceso instantáneo y simultaneo de varios
sectores• Disponibilidad de acceso a la información• Mejora de Servicios al cliente externo e
interno• Integración a aplicaciones de gestión
existentes en la empresa
REDUCCION DE COSTOS
• Aprovechamiento de espacios utilizados en archivos físicos protección del documento original
• Ahorro de papel• Cuidado del medioambiente• Sistematización y automatización de
Procesos
CONSULTORÍA DOCUMENTALLa Consultoría Documental es un servicio de asesoramiento que Bank S.A. propone y tiene como finalidad poder brindarles a sus clientes la posibilidad de un manejo efectivo de los documentos basándose en las mejores prácticas de gestión documental del mercado y redundando esto en sustanciales ahorros en tiempo y dinero para los clientes. • Principales beneficios de la consultoría
Documental• Optimización de espacios físicos• Reducción de costos• Mayor cantidad de oportunidades comerciales• Mejores experiencias con los clientes• Mayor productividad