Top Banner
Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006 1
21

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Mar 04, 2018

Download

Documents

truongthien
Welcome message from author
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Page 1: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

1

Page 2: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Laporan Pelaksanaan Magang di Bidang Automasi Pelayanan (Sirkulasi) Pada Perpustakaan Universitas Indonesia

1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) yang pesat

dalam dasawarsa terakhir ini telah memberikan dampak yang cukup luas

terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik,

dimana pengolahan dokumentasi dan temu baliknya serta pelayanan dilakukan

secara automasi. Disisi lain kita dapat melakukan penelusuran informasi dengan

akses yang tidak terbatas secara global.

Penerapan Teknologi Informasi (TI) saat ini telah menyebar hampir di

semua bidang tidak terkecuali di perpustakaan. Perpustakaan sebagai institusi

pengelola informasi merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi

yang berkembang dengan pesat. Perkembangan dari penerapan teknologi

informasi bisa kita lihat dari perkembangan jenis perpustakaan yang selalu

berkaitan dengan dengan teknologi informasi, diawali dari perpustakaan manual,

perpustakaan terautomasi, perpustakaan digital atau cyber library. Ukuran

perkembangan jenis perpustakaan banyak diukur dari penerapan teknologi

informasi yang digunakan dan bukan dari skala ukuran lain seperti besar gedung

yang digunakan, jumlah koleksi yang tersedia maupun jumlah penggunanya.

Kebutuhan akan TI sangat berhubungan dengan peran dari perpustakaan

sebagai kekuatan dalam pelestarian dan penyebaran informasi ilmu

pengetahuan dan kebudayaan yang berkembang seiring dengan menulis,

mencetak, mendidik dan kebutuhan manusia akan informasi. Perpustakaan

membagi rata informasi dengan cara mengidentifikasi, mengumpulkan,

mengelola dan menyediakanya untuk umum.

Peranan perpustakaan menjadi semakin penting apabila perpustakaan

tersebut mampu beradaptasi dengan TIK itu, oleh karena itu para pustakawan

yang profesional akan menjadi agen yang menyampaikan informasi itu kepada

penggunanya. Sebaliknya bagi perpustakaan yang tidak tanggap dengan

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

2

Page 3: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

perkembangan teknologi maka dikhawatirkan suatu saat akan ditinggalkan

penggunanya.

Menyadari hal tersebut ditas, Perpustakaan USU selalu berupaya

mengadopsi perkembangan TIK. Hal ini tebukti selama dasawarsa terakhir ini

adanya pembaharuan yang terus menerus pada manajemen perpustakaan.

Sejak tahun 1992 automasi telah diterapkan pada sebagian besar kegiatan kerja

perpustakaan. Koleksi bahan pustaka saat ini telah banyak dalam dokumen

elektronik, internet, sehingga para pemakai tidak merasa asing menggunakan

saat ini.

Layanan Sirkulasi merupakan unit penting dalam kegiatan layanan

Perpustakaan. Aktifitas kegiatan pada layanan ini bersifat rutin, dan

membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan

layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian

buku. Kini Perpustakaan sudah banyak yang mengalihkan sistem sirkulasinya

dari manual ke sistem automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih

singkat per transaksi. Mengingat pentingnya peningkatan ketrampilan

pustakawan dalam menjalankan sistem sirkulasi berbasis elektronik tersebut,

Perpustakaan melalui program TPSDP perlu melakukan training kepada

kepada staf yang terkait dengan tugas tersebut ke Perpustakaan Universitas

Indonesia.

Satu hal yang harus disyukuri adalah bahwa Perpustakaan USU tergolong

yang cepat dapat mengadopsi perkembangan terbaru bidang TIK tersebut,

terutama bila dibandingkan dengan perpustakaan lain di Indonesia.

Disisi lain secara umum dapat dikatakan bahwa salah satu hambatan

utama untuk mengembangankan perpustakaan di Indonesia adalah sangat

kecilnya anggaran perpustakaan itu sendiri. Hal ini menjadi sangat menyulitkan

bagi perpustakaan itu untuk mendapatkan dana yang diperlukan. Karena itulah

sangat penting apabila pimpinan perpustakaan lebih kreatif untuk mencari dan

memanfaatkan berbagai peluang meskipun harus dengan cara mengikuti

kompetisi.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

3

Page 4: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Program Automasi Sirkulasi ini segera diwujudkan mengingat

Perpustakaan USU telah berhasil memenangkan kompetisi dalam mendapatkan

dana Proyek TPSDP (Technological and Professional Skills Development Sector

Project) yang diselenggarakan Dirjen Dikti dan ADB (Asian Development Bank)

Proyek TPSDP ini akan membantu membiayai pengadaan sarana atau

peralatan yang diperlukan untuk mendukung pengembangan Automasi sirkulasi

tersebut. Dibidang pengembangan SDM, Proyek ini juga akan membiayai

peningkatan keterampilan staf perpustakaan untuk melaksanakan training atau

kursus dibidang teknologi informasi untuk mendukung kelancaran pekerjaan

automasi sirkulasi tersebut.

Dalam kaitan inilah penulis melaksanakan magang terhadap pengalaman

perpustakaan Universitas Indonesia (UI) khusus dalam bidang Automasi Sirkulasi. 1.2. Tujuan Magang

Diharapkan staf yang ditraining mampu memberikan solusi pada berbagai

masalah yang dihadapi selama ini pada sistem sirkulasi pada Perpustakaan USU

yang sudah terautomasi sejak tahun 1993.

1.3 Ruang Lingkup Mempelajari aplikasi automasi sirkulasi, meliputi transaksi peminjaman,

transaksi pengembalian, dan perpanjangan waktu peminjaman, pemesanan dan

mempelajari hubungan sistem sirkulasi dengan server.

2. SEKILAS TENTANG PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS INDONESIA 2.1 Sejarah Perpustakaan di lingkungan Universitas Indonesia (UI) berasal dari

fakultas yang masing-masing memiliki perpustakaan. Sejarah mencatat, UI

berdiri dan berkembang dari berbagai fakultas dan lembaga yang memiliki corak

masing-masing.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

4

Page 5: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Saat ini UI memiliki 12 Fakultas, yaitu Fakultas Kedokteran (FK), Fak.

Kedokteran Gigi (FKG), Fak. Matematika da Ilmu pengetahuan Alam (FMIPA),

Fak. Tehnik (FT), Fak. Hukum (FH), Fak. Ekonomi (FE), Fak. Ilmu Budaya (FIB)-

dulu Fak. Sastra-, Fak. Psikologi (FP), Fak. Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (FISIP),

Fak. Kesehatan Masyarakat (FKM), Fak. Ilmu Komputer (FASILKOM) dan Fak.

Ilmu Keperawatan (FIK) yang masing-masing memiliki perpustakaan.

Selain itu masih ada perpustakaan di beberapa lembaga dan unit kerja.

Konsep tentang perlunya suatu perpustakaan yang terpadu telah diawali dengan

pertemuan pimpinan perpustakaan fakultas pada tanggal 5 Juni 1959.

Pada tanggal 5 Maret 1983, berdasarkan Keputusan Menteri Pendidikan

dan Kebudayaan No. 0130/O/1983 tentang Organisasi dan Tatakerja Universitas

Indonesia dibentuk Unit Pelaksana Teknis (UPT) untuk bidang perpustakaan,

yaitu UPT Perpustakaan Universitas Indonesia yang bersama-sama dengan UPT

lain ikut menunjang program pendidikan.

Kepala UPT Perpustakaan Pusat bertanggung jawab secara langsung

kepada rektor, dan berfungsi sebagai koordinator untuk perpustakaan-

perpustakaan fakultas.

Pada tahun 1987, UPT Perpustakaan Pusat menempati gedung baru yang

terletak di Kampus Baru Depok seluas 5.926 m2. Gedung UPT Perpustakaan

Pusat terdiri atas Gedung A (2 lantai) dan Gedung B (4 lantai). Lokasinya

berdekatan dengan Gedung Rektorat, Fakultas Ilmu Komputer, Fakultas Ilmu

Budaya (dulu Fak. Sastra).

Gedung A

Gedung B

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

5

Page 6: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

2.2 Jenis Layanan Perpustakaan UI

• Sirkulasi

Layanan peminjaman buku teks berada di Gd. B lantai 2. Koleksi buku

rujukan, tesis, disertasi, laporan penelitian serta UI-ana hanya dapat

dibaca di tempat baca Perpustakaan UI

• Layanan Rujukan Atau Referensi

Layanan ini bertujuan untuk membantu sivitas akademika UI dalam hal

penelusuran informasi, khususnya bagi mahasiswa yang sedang

mengerjakan tugas akhir atau sedang melakukan penelitian.

Permintaan informasi dapat disampaikan secara langsung atau melalui

e-mail

• Pelatihan Penelusuran Informasi

Layanan Pelatihan Penelusuran Informasi terdiri dari beberapa paket,

yaitu Paket Dasar dan Paket Lanjutan, yang bertujuan untuk

membantu meningkatkan information skills pengguna. Layanan ini

disediakan untuk seluruh sivitas akademika UI, khususnya mahasiswa

baru dan mahasiswa tingkat akhir. Permohonan untuk mengadakan

pelatihan dapat disampaikan secara langsung atau melalui email

([email protected])

• Pinjam Antar Perpustakaan (PAP)

Bagi mahasiswa, peneliti dan dosen UI sekarang dapat meminjam

buku yang ada di seluru h Perpustakaan Fakultas di lingkungan UI

melalui Perpustakaan (Pusat) UI.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

6

Page 7: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

2.3 Fasilitas Perpustakaan UI

• OPAC (Online Public Access Catalog)

OPAC adalah sarana untuk mencari informasi tentang koleksi yang

ada di perpustakaan dengan menggunakan terminal komputer.

Komputer OPAC tersedia di setiap lantai.

• Akses Internet

Koneksi internet Perpustakaan UI menggunakan JUITA (Jaringan UI

TerpAdu) dan dapat juga melalui Hotspot UI. Layanan internet

tersedia di gedung B lantai 1, tersedia 12 komputer untuk akses

Internet

• Komputer, Scanner dan Backup Data (CDRW)

Mahasiswa dapat menggunakan komputer yang disediakan untuk

membuat tugas-tugas kuliah, scanning gambar/foto, juga dapat

menyimpan data hasil penelusuran ke CD

• Fotokopi

Disediakan sebuah mesin fotokopi di Gd. B lantai 3

• Ruang Diskusi, Kelas dan Seminar

Ruang diskusi, kelas dan seminar dapat digunakan untuk kegiatan

mahasiswa dan kuliah. Ruangan tersebut tersedia di gedung A (2 R.

Kelas) dan gedung B (ruang diskusi di lantai 1, dan ruang seminar di

lantai 3 dengan kapasitas 200 orang).

• Ruang Belajar Khusus

Ruang belajar khusus tersedia di lantai 4 dan dapat digunakan oleh

civitas akademika UI, dilengkapi dengan meja, kursi, filing kabinet

dan akses internet.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

7

Page 8: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

• Locker

Tersedia 30 loker untuk anggota perpustakaan.

• Laboratorium Komputer

Digunakan untuk mengadakan Pelatihan Penelusuran Informasi dan

kegiatan lain yang berhubungan. Tersedia di lantai 2 Gedung B dan

Lantai 1 Gedung A.

2.4 Tujuan Penyelenggaraan Perpustakaan UI Tujuan penyelenggaraan Perpustakaan UI adalah untuk menunjang

kelancaran pelaksanaan program universitas yaitu Tridharma Perguruan Tinggi

yang mencakup kegiatan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian

pada masyarakat.

Selain hal tersebut di atas perpustakaan berfungsi juga antara lain :

Sebagai penyedia sumber informasi dan sarana pendidikan.

Sebagai pengolah bahan pustaka/informasi

Sebagai unit pelayanan informasi

Sebagai penyebar informasi

Sebagai unit pelestarian dan perawatan bahan pustaka

Perpustakaan UI menyediakan informasi dan fasilitas yang dibutuhkan

oleh seluruh sivitas akademika universitas, baik yang berupa bahan pustaka,

ruang baca, penelusuran informasi (manual dan elektronik) dan pelayanan

fotokopi.

2.5 Sumber Daya Manusia Status kepegawaian di UPT Perpustakaan dibedakan menjadi dua :

Pustakawan (fungsional), adalah Pegawai Negeri Sipil yang telah diangkat

sebagai pustakawan sesuai dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan

Aparatur Negara nomor: 132/KEP/M.PAN/12/2002 dan Keputusan bersama

Kepala Perpustakaan Nasional RI dan Kepala Badan Kepegawaian Negara

nomor: 23 tahun 2003 dan nomor 21 tahun 2003.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

8

Page 9: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Non-pustakawan (administrasi), yaitu mereka yang berada dalam jalur non-

fungsional dengan kenaikan pangkat reguler setiap 4 tahun.

Pustakawan yang ada di lingkungan UI terhimpun dalam suatu wadah yang

dinamakan Kelompok Pustakawan, yang melaksanakan berbagai kegiatan

kepustakawanan untuk menambah pengetahuan dan meningkatkan

profesionalisme.

Setiap pegawai di Perpustakaan UI didorong untuk mengikuti pendidikan ke

jenjang yang lebih tinggi, misalnya pustakawan yang masih berstatus Diploma

didorong untuk melanjutkan studinya ke S1 Program Perpustakaan. Demikian

juga yang berstatus S1 didorong melanjutkan pendidikan S2.

2.6 Perpustakaan-Perpustakaan Di Lingkungan UI Di Universitas Indonesia tersebar 14 perpustakan yang terdapat di

fakultas serta lembaga Unit Pelaksana Teknis antara yaitu :

01 - Kedokteran

02 - Kedokteran Gigi

03 - MIPA

04 - Teknik

05 - Hukum

06 - Ekonomi

07 - Ilmu Budaya

08 - Psikologi

09 - Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

10 - Kesehatan Masyarakat

12 - Ilmu Komputer

13 - Ilmu Keperawatan

14 - Pascasarjana

Ke 14 Perpustakaan tersebut ada beberapa yang sedang dan akan

menerapkan sistem TI dalam pengelolaannya. Bahkan, program

database yang dipakai UPT Perpustakaan UI saat ini diadopsi dari

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

9

Page 10: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

program database yang dibangun Perpustakaan Magister Manajemen

PPS-UI, yang disebut dengan “LONTAR”.

3. AUTOMASI SIRKULASI Jika pengguna terotorisasi pada modul sirkulasi

maka setelah ia login dan berhasil maka

pengguna tersebut akan ditampilkan modul

sirkulasi.

Di modul sirkulasi, pengguna dapat

menggunakan fungsi-fungsi di bagian sirkulasi.

Adapun fungsi-fungsi tersebut dapat dilihat pada

menu yang ada dibagian kiri halaman.

Menu ini dapat diatur letaknya dengan mendrag

menu tersebut seperti layaknya window biasa.

Adapun penjelasan dari setiap fungsi-fungsi

tersebut adalah sebagai berikut :

3.1. Administrasi koleksi Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi koleksi yang dimiliki

perpustakaan. Adapun pengguna bagian sirkulasi hanya berwenang merubah

status dari koleksi tersebut sedangkan informasi lainnya tidak. Untuk melihat

informasi dari koleksi, pustakawan terlebih dahulu mencari koleksi yang

diinginkannya melalui judul atau pengarang koleksi. Pustakawan kemudian

memilih data yang sesuai lalu menekan tombol “data detil”. Disini pengguna juga

dapat melihat peminjam dan tanggal kembali pinjaman, jika suatu koleksi sedang

dipinjam.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

10

Page 11: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.2. Administrasi Anggota Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi data anggota

perpustakaan. Untuk mencari record data anggota, pustakawan dapat

menggunakan fasilitas pencarian yang tersedia.

Pencarian dapat dilakukan berdasarkan nama anggota atau nomor

anggota.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

11

Page 12: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.2.1. Penambahan Data Anggota Untuk menambah data anggota, pustakawan menekan tombol “tambah”

pada menu administrasi anggota. Form pengisian data akan muncul dan

pustakawan dapat mengisi data anggota baru yang akan ditambah. Setelah

selesai, pustakawan menekan tombol “submit” untuk memasukkan data tersebut

ke dalam basisdata. Jika penambahan data anggota berhasil, akan muncul

pesan “Penambahan anggota berhasil!”

3.2.2. Perubahan Data Anggota Jika pencarian telah dilakukan dan record telah ditemukan, pustakawan

dapat merubah data tersebut dengan memilih data yang sesuai kemudian

menekan tombol “ubah”. Setelah mengisi perubahan data, pustakawan menekan

tombol “submit” untuk memasukkannya ke dalam basisdata. Jika perubahan data

berhasil, maka akan muncul pesan “Perubahan data anggota berhasil!”

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

12

Page 13: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.2.3. Penghapusan Data Anggota Jika pencarian telah dilakukan dan record telah ditemukan, pustakawan

dapat menghapus data tersebut dengan memilih data yang sesuai kemudian

menekan tombol “hapus”. Jika berhasil, maka akan muncul pesan “Data berhasil

dihapus!”

3.3. Sirkulasi Menu ini digunakan untuk melakukan administrasi koleksi berupa sirkulasi.

Fungsi yang tersedia pada bagian ini adalah peminjaman, pengembalian dan

pemesanan.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

13

Page 14: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.3.1. Peminjaman Untuk peminjaman, pustakawan terlebih dahulu meletakkan kursor pada

field id- judul kemudian men-scan barcode koleksi agar nomor barcode dapat

muncul dilayar. Setelah itu, pustakawan men-scan kartu anggota pada field id-

anggota.

Lama peminjaman secara default diatur dalam menu administrasi, namun

bisa diubah sesuai kebutuhan. Besarnya denda pun bisa dirubah sesuai

kebijakan perpustakaan. Setelah semua data terisi, pustakawan menekan tombol

“pinjam”.

Jika pada saat yang sama, anggota meminjam beberapa buku maka

untuk buku selanjutnya pustakawan langsung menghapus isian pada id-judul dan

kemudian men-scan barcode koleksi yang lain. Barulah pustakawan menekan

tombol “pinjam”. Untuk menghapus isian yang ada dapat menekan tombol

“reset”.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

14

Page 15: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.3.2. Pengembalian Untuk pengembalian, pustakawan dapat melakukannya dengan 2 cara

yaitu melalui id-anggota dan id-koleksi. Jika pengembalian melalui id-anggota,

pustakawan men-scan kartu anggota dan sistem akan menampilkan profil

anggota beserta daftar pinjamannya. Pustakawan kemudian memilih buku yang

ingin dikembalikan lalu menekan tombol “kembali”. Sedangkan jika

pengembalian melalui id-judul, pustakawan men-scan barcode koleksi dan

sistem akan menampilkan profil anggota yang meminjam koleksi tersebut.

Pustakawan dapat langsung menekan tombol “kembali”. Jika mengalami

keterlambatan, sistem akan memberitahu besarnya dana keterlambatan yang

harus dibayar kemudian pustakawan memilih dari denda tersebut langsung

dibayar oleh anggota atau menunda pembayaran tersebut. Untuk membayar

denda yang tertunda, pustakawan dapat melakukannya dengan memasukkan

besarnya denda yang dibayarkan kemudian menekan tombol “bayar”.

Untuk perpanjangan, langkah yang harus dilakukan sama halnya dengan

proses pengembalian. Pustakawan kemudian menekan tombol “perpanjang”

untuk melakukan perpanjangan koleksi. Jika mengalami keterlambatan, sistem

akan memberitahu besarnya dana keterlambatan yang harus dibayar kemudian

pustakawan memilih dari denda tersebut langsung dibayar oleh anggota atau

menunda pembayaran tersebut. Jika koleksi yang akan diperpanjang telah

dipesan oleh orang lain, maka proses perpanjangan koleksi tidak akan bisa

dilakukan.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

15

Page 16: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.3.3. Pemesanan Untuk pemesanan, pustakawan memasukkan data no panggil koleksi dan

id anggota.

Ketika memasukkan data tersebut maka sistem akan menampilkan profil

koleksi dan anggota. Setelah data tersebut valid, lalu pustakawan menekan

tombol “pesan” untuk melakukan proses pemesanan.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

16

Page 17: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.4. Pemasukan Data Hari Libur Menu ini digunakan untuk memasukkan data hari libur. Data ini akan

digunakan sistem untuk menghitung jumlah denda jika terjadi keterlambatan.

Sistem tidak akan menghitung hari libur dalam jumlah hari keterlambatan.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

17

Page 18: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.5. Laporan Laporan dibagi menjadi 2 yaitu laporan umum dan laporan peminjaman.

Laporan umum digunakan untuk men- generate laporan-laporan yang digunakan

oleh bagian sirkulasi. Adapun laporan-laporan yang tersedia adalah data koleksi

hilang, data anggota, data denda, data anggota yang telah bebas pinjam.

Pustakawan dapat menggunakannya dalam menu laporan dengan memilih jenis

laporan yang ada, kemudian menekan tombol “pilih”.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

18

Page 19: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

Sedangkan laporan peminjaman digunakan untuk men-generate laporan

peminjaman dalam bentuk grafis. Adapun laporan peminjaman yang tersedia

dikategorikan berdasarkan umum, kelas koleksi, tipe anggota. Pustakawan dapat

menggunakannya dalam menu laporan chart peminjaman dengan memilih

kategori laporan yang ada, kemudian menekan tombol “pilih”.

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

19

Page 20: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

3.6. Perubahan Password Fasilitas ini digunakan dengan menekan

tombol “Profil Pengguna” pada menu.

Halaman ini digunakan untuk merubah

password dari pengguna sistem.

Pustakawan dapat merubah

passwordnya dengan mengetikkan

password yang lama dan kemudian

mengetikkan password yang baru.

4. PENUTUP Demikian laporan ringkas dari pelaksanaan pelatihan non-degree dalam

negeri yang diselenggarakan di Perpustakaan UI, yang diselenggarakan di

Kampus UI Depok mulai tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005. Dengan

adanya pelatihan semacam ini penulis dapat langsung mempelajari dari dekat

manajemen Perpustakaan UI pada umumnya dan Automasi Sirkulasi UI secara

spesifik. Sehingga ilmu dan pengalaman ini dapat nantinya diaplikasikan bagi

Perpustakaan USU.

5. KESIMPULAN Perkembangan teknologi informasi yang semakin cepat dapat

dimanfaatkan untuk mengembangkan manajemen perpustakaan, khususnya

automasi sirkulasi sehingga dapat memperlancar mekanisme proses

pengelolaan perpustakaan, guna terwujudnya pelayanan maksimal bagi

pengguna.

Layanan Sirkulasi merupakan unit penting dalam kegiatan layanan

Perpustakaan. Aktifitas kegiatan pada layanan ini bersifat rutin, dan

membutuhkan sistem yang baik dalam memperlancar mekanisme kegiatan

layanan. Hal ini terlihat pada kegiatan transaksi peminjaman dan pengembalian

buku. Kini Perpustakaan sudah banyak yang mengalihkan sistem sirkulasinya

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

20

Page 21: Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi ...library.usu.ac.id/download/fs/06012424.pdf · terhadap Perpustakaan. Dewasa ini telah dikenal jenis dokumen elektronik, ...

Universitas Sumatera Utara-TPSDP USU-Perpustakaan

dari manual ke sistem automasi, sehingga waktu yang dibutuhkan menjadi lebih

singkat per transaksi.

Penyediaan hardware dan software merupakan syarat mutlak dalam

memajukan perpustakaan. Pembangunan sistem operasional perpustakaan

dengan TIK yang baik harus direalisasikan dengan membuat modul-modul kerja

yang saling integrated system, dengan menggunakan program database

standar, dan mudah diimplementasikan secara bersama oleh tim kerja pada

manajemen TI.

Perpustakaan UI dalam hal ini bisa menjadi contoh dalam hal

implementasi dan realisasi pengelolaan sistem berbasis TI.

Daftar Pustaka

1. http://www.lib.ui.ac.id

2. Universitas Indonesia-Perpustakaan. Modul Lontar

Elisa Ekaningsih, S.Sos-Laporan Magang Bidang Automasi Pelayanan(Sirkulasi) di Perpustakaan UI, Kampus UI Depok, tanggal 6 September s.d. 6 Oktober 2005 USU Repository©2006

21