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PBS Archiving Day 2002 Elektronische BetriebsprüfungPBS Archiving Day 2002 Elektronische Betriebsprüfung
1. Einleitung
2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung2.1 Rechtliche Änderungen2.2 Auslegung der Finanzverwaltung durch die GDPdU2.3 Folgen für den Steuerpflichtigen2.4 Lösungsansätze zur Vorbereitung auf den Datenzugriff
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Archivierungsanforderungen: Jederzeitige Verfügbarkeit der Daten während der gesamten Aufbewahrungsfrist (10 Jahre) Unverzügliche Lesbarkeit Maschinelle Auswertbarkeit
➜ Beispielsweise über elektronisches Archiv
2. Datenzugriff durch die Finanzverwaltung2.1 Rechtliche Änderungen: § 146, 147, 200 AO
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Nur in Räumlichkeiten des Stpfl. oder eines Dritten zulässig(keine Fernabfragen, Remote Access)Nur Lesezugriff: lesen, filtern, sortieren und auswerten ➜➜➜➜ Kein Herunterladen von Dateien durch BetriebsprüferAuswertung anhand der vom Stpfl. eingesetzten Hard- und Software ➜➜➜➜ Kein Einspielen von Prüfsoftware durch BetriebsprüferSteuerpflichtige ist für Datensicherheit selbst verantwortlich
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Überlassung von Daten auf Datenträgern
Auswertung erfolgt im System der Betriebsprüfer
Rückgabe- und Vernichtungsverpflichtung bzgl. der Datenträger bzw. den Datendurch die Betriebsprüfer (Organisation)
WinIdea von audicon (www.audicon.net)
Aussage der Finanzverwaltung:> 80% der Zugriffe über Datenträgerüberlassung.Online-Zugriff tendenziell bei Großunternehmen.Mittelbare Zugriff bei exotischen (Mainframe-)Systemen
Datenträgerüberlassung(1) Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung
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Originär digitale Unterlagen:
In elektronischer Form eingehende Unterlagen(z.B. EDI-Eingangsrechnung)Im DV-System erzeugte Daten, die zur Weiterverarbeitung ineinem DV-gestützten Buchführungssystem geeignet sind(pdf, Microfilm nicht ausreichend)Ausnahme: Elektronische Erzeugung aber nicht fürWeiterverarbeitung geeignet (z.B. Textdokumente)Aber steuerlich relevante emailMigration aller Daten, bis zum Abschluss der Betriebsprüfung
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(3) Übergangsregeln:
Zugriff nur bei Betriebsprüfungen, die nach dem 31.12.2001 beginnen
Vor dem 1.1.2002 archivierte Daten
Keine Verpflichtung zur Einspeisung von Daten in DV-System beiunverhältnismäßig hohem AufwandAusnahme: 3. Variante des Zugriffs: Datenträgerüberlassung
➜➜➜➜ Rückwirkung auf alte Jahre möglich, sofern Daten im System vorhanden
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Gefahr der Preisgabe „geschützter“ Daten(z.B. Verrechnungspreise, personenbezogene Daten)
Gefahr der Preisgabe von Betriebsgeheimnissen
Gefahr des Zugriffs auf Daten außerhalb der Prüfungsanordnung(Jahre, Steuerarten)
Keine Kontrollmöglichkeit hinsichtlich des Zugriffs
Gefahr des „grenzüberschreitenden“ Zugriffs bei entsprechenderVerknüpfung der Systeme soweit Daten in AO-Bereich fallen.(auch bei -genehmigter- Verlagerung der Buchführung ins Ausland)
Offene Frage:Haftung bei Beschädigung von Hardware, Software, Daten
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Inhaltliche Vorbereitung auf BP-Prüfung- Ermittlung steuerlich relevanter Daten- Eskalationsverfahren / Organisation des Umgangs mit dem BP- Buchführung ins Ausland verlagert?- Andere Gesellschaften auf System – Zufallsfunde- Auslandsgesellschaften betroffen?- Falls §14 UStG: Organisation der Schlüssel- und Dokumentenarchivierung
Vorbereitung der BP-Prüfung- Zugriffsschutz angemessen?- Schutz personenbezogener Daten gegeben?- Schaffung der technischen Voraussetzungen für Datenüberlassung- Organisation der Datenüberlassung, des Datenzugriffs