7/24/2019 Elaboración de Programa Maestro de Propuesta http://slidepdf.com/reader/full/elaboracion-de-programa-maestro-de-propuesta 1/15 Este documento pierde garantía de vigencia una vez impreso INGENIERIA Y CONSTRUCCIONES INCOLUR S.A. ELABORACIÓN DE PROGRAMA MAESTRO DE PROPUESTAS ESTANDARIZADO CODIGO : IT - 7.5 - 3 MODIFICACIÓN : 0 FECHA DE VIGENCIA : 30.09.11 APLICABLE A : DEPARTAMENTO DE PROPUESTAS. Originado por : Rodrigo Rivas Gerente Planificación y Control Aprobado por: Juan Claro Gerente Desarrollo de Negocios
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1 GENERALIDADES
1.1.1 Reseña o introducción
Se ha observado que los programas de propuestas no siempre llevan incorporados los recursosbásicos que solicitar el mandante, y que, cuando los tiene incorporados, no siempre concuerdancon lo ofertado en el presupuesto (de software Unypre), a su vez, no se retroalimenta Unypre conlos datos del programa ofertado en propuestas.
El proceso de cargar los recursos Horas Hombre (HH) y Costo Directo (CD) al programa depropuestas ofertado, suele ser lento y engorroso, lo que es perjudicial en propuestas donde eltiempo apremia, o bien, se realiza de diferente manera dependiendo de la experiencia que tenga elusuario en programación.
El presente instructivo rescata diferentes experiencias en obra y oficina, siendo la primeraaproximación que se pretende implementar para unificar la manera de hacer el programa depropuesta, de cargar recursos de manera más rápida, de utilizar el programa para corregir elpresupuesto (de Unypre) y de entregar a las obras adjudicadas un programa que sirva comopartida.
1.1.2 Objetivo
Estandarizar la manera de realizar el programa de propuestas.
1.1.3 Alcances
En el presente instructivo se abordará los siguientes temas:
Elaboración del programa a ofertar en etapa de propuesta. Obtención de datos de recursos presupuestados en Unypre (HH, CD y otros requeridos). Matriz que relacione el itemizado de presupuesto (Unypre) con programa de propuesta. Cargar recursos HH y CD. Retroalimentación de presupuesto a partir del programa de propuesta.
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2 RESPONSABILIDADES RESPECTO AL PROGRAMA MAESTRO ESTANDARIZADO.
2.1.1 Gerente de Programación y Control
Es responsable de controlar el cumplimiento del objetivo de estandarizar la programación de obra,así como de analizar y resolver las causas que impiden su implementación.
2.1.2 Programador de oficina central
Es responsable de apoyar periódicamente en corregir desviaciones en programas de propuestas yreinstruir al personal del departamento de propuestas cada vez que sea necesario. También esresponsable de disponer de un “Programa patrón” en P3 que contenga los gráficos y tablasestándares para ser cargados en el programa de propuesta.
2.1.3 Analista de Propuesta
Es responsable de generar el programa base de propuesta en conformidad con el presenteinstructivo y de presentar a jefe de propuestas la retroalimentación entre Presupuesto (de Unypre) yPrograma de Propuestas.
2.1.4 Jefe de Departamento de Propuestas
Es responsable de analizar la retroalimentación entre Presupuesto (de Unypre) y Programa de
Propuestas, y a partir de ello, decidir las modificaciones se realizarán al programa y lasmodificaciones se harán al presupuesto.
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3 DESCRIPCIÓN
3.1 Definición de diferentes tipos y etapas del programa
Se detalla a continuación una definición de los diferentes programas con los que se trabajará y quées lo que involucra cada uno de ellos:
Programa Maestro Rev. “Patrón” (Anexo al presente instru ct ivo): Es el programa tipogenerado por programador de oficina central en Primavera Project 3, que posee incorporada laestructura básica y formatos requeridos, así como todos los gráficos y tablas de interés para suanálisis de recursos, los cuales pueden ser cargados en el programa de propuesta de P3.
Programa base de pro puesta Rev. A, B ,…: Es el programa generado en etapa depropuestas, cuya duración de cada actividad está definida en coherencia con los rendimientos de
presupuesto de Unypre. Se sugiere programar dejando una holgura de 10 días. Éste debemodificarse de Rev A. a Rev B,…, con las consideraciones del presupuesto de Unypre modificadohasta la última reunión de cierre de propuesta.
Programa de pro puesta ofertado (Rev. 0): Es el programa generado en etapa depropuestas listo para ser ofertado, a este se le reduce la holgura disponible a 0 días.
Matriz de Correlación: Corresponde a una tabla de Excel que posee el registro de larelación existente entre el itemizado de propuesta y las actividades del programa de obra. En estamatriz se puede extraer cualquier recurso para ser cargado directamente desde los informes depresupuesto Unypre al programa de obra. Se adjunta un ejemplo de formato de matriz decorrelación.
3.2 Diagrama de flujo de los programas generados
Se presenta un esquema del proceso desarrollado para generar el programa de obra en susdiferentes etapas, y se resume de la siguiente manera:
Etapa de Propuesta
Programa dePropuesta
(Rev. A; Rev. B;
Presupuesto enUnypre
Programa dePropuesta
Rev. 0.
Departamento deProgramación y control
ProgramaMaestro
(Rev. Patrón).
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4 Consideraciones para construir el programa de propuestas.
4.1 Matriz de Correlación entre Programa y Presupuesto
Se requiere que el itemizado sea definido en el filtro WBS, sin embargo, dado que nonecesariamente el programa contiene las mismas actividades que el itemizado, es necesario hacermodificaciones y nexos para poder vincular el itemizado de presupuesto con el programa de obra.
La matriz de correlación es el nexo entre el itemizado de presupuesto y el programa de obra, esnecesaria para cargar los recursos ofertados al programa e identificar incoherencias entre elprograma de obra y el itemizado de presupuesto, permitiendo retroalimentar el presupuesto con elprograma, de este modo, el esquema de matriz de correlación es el siguiente.
Para generar la matriz de correlación entre el itemizado de presupuesto y el programa, seencuentra disponible un formato Excel una matriz de correlación tipo pre-hecha para completar,esta permite cargar recursos al programa en primavera u otro y es similar a lo siguiente:
Las actividades que existen tanto en el programa de obra como en el itemizado de presupuesto notienen modificaciones, en cambio actividades del presupuesto que se contraen o que se abrendeben lleva un ponderador y una modificación en su número de ítem. Este ponderador a prioripuede ser útil para repartir cualquier recurso de manera proporcional a ese ponderador.
DATOS DE ACTIVIDADES DEL PROGRAMA.
DATOS DE ITEMIZADO DE PRESUPUESTO.
MATRIZ DE CORRELACIÓN ITEMIZADO-PROGRAMA.
D e s
c r i p
c i ó n
A c t i v i d
a d 2
A c t i v i d
a d 3
A c t i v i d
a d 4
A c t i v i d
a d 5
A c t i v i d
a d 2 8
A c t i v i d
a d 2 8
DATOS DE ITEMIZADO DE PRESUPUESTO.
N°Item Descripción Unidad Cantidad P.Unitario P.Total HHChequeo deactividad(100%) I D
c o d i g o
i t e m e s
0 1 . 0
1 . 0
1 . 0
2
0 1 . 0
1 . 0
1 . 0
3
0 1 . 0
1 . 0
1 . 0
4
0 1 . 0
1 . 0
1 . 0
5
0 1 . 0
1 . 0
1 . 2
8
0 1 . 0
1 . 0
1 . 2
9
0 0%
0 0%
0 0%
0 0%
0 0%
0 0%
0 0%
0 0%
Suma : 0 0,00
Recursos para cargar aPrograma (P3 u otro):
ID codigo itemes
. . .
2
. . .
3
. . .
4
. . .
5 01.01.01.28
. . .
9
OK OK Descripc ión Act ividad 2 Act iv idad 3 Act ividad 4 Act iv idad 5 Actividad
28 Actividad
28
0 Suma de P.Total 0 0 0 0 0 0
0,00 Suma de HH 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
Matriz deCorrelación
Itemizado dePresupuesto
Programaciónde obra.
Ingresardatos en
Cargarrecursos a
Modificar rendimientos de presupuesto.
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4.2 Pasos para armar el programa de propuesta (Sólo para el caso de P3 y P6)
La organización interna del documento se debe mostrar en la “Estructura de quiebres por títulos” ó“WBS ”, incorporando los títu lo s y s ub títu lo s d el item izad o a ofertar en etapa de propuesta, éstees el que se muestra para efectos de todas las entregas al cliente.
Para el anális is int erno de Incolur, además se trabajará organizando las actividades por “Act iv i tyCodes ”, agrupado las actividades de otra manera con filtros personalizados creados para ello, talescomo Área, Especialidad, Responsable, Centro de Costo, etc...
Para iniciar la programación se sugiere hacer un Programa Revisión A con un código de nombre deproyecto representativo, se sugiere iniciar el nombre con la letra de la revisión “A” y posteriormenteutilizar los 3 últimos dígitos del numero de propuesta. Ejemplo: Supongamos para la Propuesta deestudio Nº 1234 , el Código ID de pro grama de prop uestas será:
A234 : Programa de propuestas Rev.A. B234 : Programa de propuestas Rev.B. … 0234 : Programa de propuestas ofertado Rev.0.
Es fundamental considerar que las vinculaciones realizadas entre dos actividades no seansolamente del tipo Inicio-Inicio (S-S), en c aso de requ erir vínc ulo S-S, también s e deb e agr egarun vínc ul o Fin-Fin (F-F) . Esto debido a que los vínculos S-S aíslan a las actividades ya iniciadasde los impactos que pueden ocurrir eventualmente en el futuro, evitando que futuros impactosmodifiquen las fechas de las demás actividades del programa base impactado, siendo perjudicialpara Incolur en eventuales reclamos o “claims” con el mandante cuando éste último usa comocomparación el programa ofertado.
Los títul os de WBS deberán cr ear u na separación entre las actividades de itemizado (que sonparte del plazo ofertado) y las actividades adicionales e hitos que no son parte del plazo, como porejemplo, la desmovilización, hitos de entrega, etc. Una opción, es cargar inicialmente el WBS delPrograma Maestro Rev.“Patrón”.
4.2.1 Incorporar títulos y otros filtros
Colocar ID al proyecto según la versión. Colocar datos de mandante y completar datos de revisión. WBS completar con los títulos del Itemizado.
Asignar los valores de "Activity codes" a cada actividad del itemizado. Definir las columnas de Data - Custom data ítems, las que se pueden importar desde elPrograma Maestro Rev.”Patrón”.
1. “Código de ítem”, columna de texto.2. “Unidad”, columna de texto. 3. “Cantidad”, columna numérica.
Configurar cuadro al pie de página: Setup - Footer - Revision Box. (Revisión) Configurar la impresora y tamaño de papel. Configurar las columnas que se desea mostrar como visibles.
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4.2.2 Calendario
Verificar las fechas de feriados en el año de análisis. Elegir turno de trabajo considerado (10x5, 5x2...). Cambiar fecha de inicio de proyecto: En "Project Oveview".
4.2.3 Actividades
Incorporar Actividades. El ID de cada actividad será un N° correlativo ascendente de cadaactividad, tal como en MS Project.
Incorporar a cada actividad el “Código de ítem”, que tendrá el número de ítem depresupuesto o similar.
Incorporar a cada actividad el la “Unidad” y “Cantidad” de obra esperada.
4.2.4 Plazo Incorporar Hitos. Vincular actividades. Evitar los vínculos Star-Star excepto la primera actividad de cada
actividad tipo Hammock. Chequeo de que no haya inconsistencias:
1. Solo la actividad hito de inicio sin predecesor.2. Solo la actividad hito de fin sin sucesor.3. Verificar holguras.
4.2.5 Incorporar recursos presupuestados
Crear los recursos que se quiera analizar y cargar (se pueden cargar desde Programa Rev.“Patrón”). Crear matriz de correlación y asignarle recursos de presupuesto. Importar recursos desde Excel (según matriz de correlación, HH, CD, otros).
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4.3 Esquema sobre como generar programación desde etapa de propuesta
El siguiente esquema presenta el proceso a realizar para generar el programa de propuestas, en elanexo I se presenta un par de ejemplos de planilla Excel acerca de cómo se puede concretar elesquema que relacione el presupuesto de Unypre con la programación de propuesta.
Es útil recordar que el plazo ofertado no in cluye la desmo vi l ización, ésta última se posicionará acontinuación del fin de obras, aparte de las actividades contractuales como se aprecia en elPrograma Maestro Rev. “Patrón”.
IMPLEMENTACION PROGRAMA BASE UNIFICADO DESDE ETAPA DE PROPUESTA
(A)
CONFECCION : ANALISTA DE PROPUESTAS
UNYPRE
ACTUALIZADO
ACTIVID 1 ACTIVID 2
(B)
ACTIVIDADES N° Frentes
Ítemes Contractuales Unidad CantidadEquipo que determinarendimiento (Unypre)
en m e ntoequipo ppal.(Unypre) Horas efectivas
Turnos / día(1 ó 2) Cantidad
ACTIVID 1 Equipo A ACTIVID 2 Equipo B ACTIVID 3 Equipo C
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5.2 REPORTES Y GRÁFICOS DEL PROGRAMA PATRÓN
Los informes y gráficos típicos se encuentran precargados en el programa Rev. “Patrón”, estos se
pueden cargar en cada programa de propuestas y adecuar según se requiera, para mostrarlosdesde el punto de vista de áreas, frentes, especialidades o actividad por actividad, simplementemodificando los filtro de selección considerados dentro de cada informe.
Se debe tener presente que para que la lectura de gráficos y reportes sea inmediata, es necesariorespetar la codificación definida para codificar los nombres de los recursos existentes, frentes detrabajo, áreas de trabajo, para que sea consistente la lectura de recursos y filtros con los gráficos yreportes que ya están cargados al programa.
Los
reportes y gráficos que se generan a partir de la programación en Primavera Project seencuentran cargados e identificados con letras, así, los con letra A son Esenciales y deben serinformados semanalmente al administrador de obra, los con letra B son útiles en obra paraargumentar los análisis realizados y los con letra C son sugerencias para apoyar las entregas. Cadauno de ellos puede ser modificado según las necesidades.
Se encuentra definido en el Programa Maestro Revisión “Patrón” de Primavera Project cada uno delos recursos que generan los reportes y gráficos, de ellos, en propuestas es exigencia cargar CD yHHTotal:
Costos:CD : Costo Directo $.
Mano de ObraHHTotal : HH totales.
HH S/Op : HH mano de obra directa sin operador.HH Oper : HH mano de obra operador.HH Capa : HH mano de obra -Capataz.HH Sold : HH mano de obra -Soldador.HH MM : HH mano de obra –Maestro Mayor.HH M1 : HH mano de obra –Maestro Primera.HH M2 : HH mano de obra - Maestro Segunda.HH Ayud : HH mano de obra – Ayudante
Equipos:EQ ALJ15 : HM en equipo camión aljibe de 15m3.EQ ALJ20 : HM en equipo camión aljibe de 20m3.
EQ BULD6 : HM en equipo Buldózer D6.EQ BULD8 : HM en equipo Buldózer D8.EQ MOTON : HM en equipo Motoniveladora.EQ PC200 : HM en equipo Excavadora PC200.EQ PC300 : HM en equipo Excavadora PC300.EQ PC600 : HM en equipo Excavadora PC600.EQ PLUMA : HM en equipo Camión Pluma.EQ RODIL : HM en equipo Rodillo Hamm.EQ TOL15 : HM en equipo Camión Tolva de 15m3.EQ TOL20 : HM en equipo Camión Tolva de 20m3.
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Se detalla a continuación un listado de los reportes y gráficos que se encuentran creados ydisponibles en el programa maestro revisión “Patrón”, de ellos se indica con negrita aq uellos queson indispensables y que en primavera Project están indicados con letra A por ser los reportesmínimos requeridos.
5.2.1 Listado de reportes incorporados
Propuestas: Tabla de datos de CD ($) para curva S. Propuestas: Tabla de datos de HH para curva S. Propuestas: Tabla de cantidad de recurso (HM equipos, u otro) según área (área,
especialidad u otro). Propuestas: Tabla de distribución de recurso (HM equipos, HH, u otro) en el tiempo.
. Propuestas: Tabla de datos de CD ($) para curva S.
Con la presente tabla se obtiene los datos de los recursos presupuestados y ganadossemanalmente (se puede obtener por día o mes si se requiere) y así generar los gráficos de lascurva S para cada recurso, en particular esta tabla representa los datos de $ Costo Directo, peropuede realizarse con el recurso que se quiera incorporar.
Con la presente tabla se obtiene los datos de los recursos presupuestados y ganadossemanalmente y así generar los gráficos de las curva S para cada recurso, en particular esta tablarepresenta los datos de HH, pero puede realizarse con el recurso que se quiera incorporar.
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. Propuestas: Tabla de cantidad de recurso (HM equipos, HH, u otro) según área (área,especialidad u otro).
Se puede obtener una tabla resumen de equipos utilizados en el programa, y separarlas por algúncriterio a utilizar, en este caso el criterio mostrado es por áreas, sin embargo se puede personalizarel filtro que se requiera personalizar.
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5.2.2 Listado de gráficos incorporados
Propuestas: curva S de avance según HH mano de obra directa. Propuestas: curva S de avance según costo directo. Propuestas: curva de costos para recursos HH y equipos.
Propuestas: curva S de avance según HH mano de obra directa.
Project Start 1NOV09
P ro je ct F in is h 3 0M AY 10
Data Date 1JAN10
Plot Date 30SEP09
(c) Primavera Systems, Inc.
Early dates
Late dates
Target 1 Early Dates as of: 1NOV09
Target 1 Late Dates as of: 1NOV09 Date ApprovedCheckedRevision
Nombre del Mandante
Titulo del Proyecto
4. Curva de Avance HH y Equipos
C000 Sheet 1 of 2
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
100
110
OCT
26
2009
NOV
2
NOV
9
NOV
16
NOV
23
NOV
30
DEC
7
DEC
14
DEC
21
DEC
28
JAN
4
2010
JAN
11
JAN
18
JAN
25
FEB
1
FEB
8
FEB
15
FEB
22
MAR
1
MAR
8
MAR
15
MAR
22
MAR
29
APR
5
APR
12
APR
19
APR
26
MAY
3
MAY
10
MAY
17
MAY
24
MAY
31
Meses
%
A v a n c e
CURVA DE % AVANCE según HH
EARLY
LATE
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