La realidad digital
Mundo análogo y digital
No hay valores intermedios
Trazos continuos
Colores únicos
Aspecto limpio
La realidad digital
Rojo: 255Verde: 204
Azul: 0X: 200Y: 129
1024
600
Mundo análogo y digital
La realidad digital
Señal continua
Frecuencia de toma de muestras
5
Muestras de la señal-6
Mundo análogo y digital
La realidad digital
Tomar muestra
Cuantificar
(Ubicación, valor) = (500, 15, 10, 15, 11)
Comunica, interpreta, sintetiza
Mundo análogo y digital
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Legibilidad
mariposa monarca =
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Procesabilidad
La realidad digital
Mundo análogo y digital
http://www.codigos-qr.com/generador-de-codigos-qr/
Procesabilidad
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Autenticidad
mariposa monarca
Digitalizado el 21 de
noviembre
Origen: fotografía libro
ABC
Autor: Pedro Pérez
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Confiabilidad
Corresponde
efectivamente a
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Integridad
Es totalmente
diferente a:
La realidad digital
Mundo análogo y digital
HASHING MD5
http://www.fileformat.info/tool/hash.htm
En google:
online file hashing tool (Resultado 3)
Integridad
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Disponibilidad - Accesibilidad
Éste archivo lo encuentras en
http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier
momento
Es la versión 2.1 del archivo
Está hecho en image composer
Tamaño: 51.5 K
Formato: jpeg
La realidad digital
Mundo análogo y digital
Disponibilidad - Accesibilidad
http://www.tawdis.net
http://wave.webaim.org/
http://validator.w3.org/
La realidad digital
Mundo análogo y digital
No repudiación
La información, efectivamente,
fue creada y enviada por
Pedro Pérez.
Pedro Pérez no puede negar
este hecho
La realidad digital
PREGUNTAS DE REPASO
1. ¿Cómo se verifica la integridad en el mundo digital?
2. ¿El primer paso del proceso de digitalización es la
cuantificación?
3. Al comparar un archivo en pdf que parece una
fotocopia con un pdf a color… ¿estamos verificando
que?
4. ¿Por qué la misma canción en mp3 suena mejor que
otra?
La equivalencia funcional
Que tal si… ¿hacemos el mismo
ejercicio de los mundos análogo
y digital para el concepto de
documento?
La equivalencia funcional
DOCUMENTO
Unidad significativa de
información que haya sido
registrada en un soporte que
permita su almacenamiento y
su posterior recuperación.
Cualquier soporte que
permita, simultáneamente,
multiplicar ilimitadamente la
consulta de la información en
él registrada y postergarla indefinidamente en el tiempo
Hace referencia a lo que puede considerarse como información, a partir del
concepto de ser significativo: imágenes, palabras, grabaciones
Destaca la definición la condición de registro y
referencia
Indispensable la condición de usabilidad, reusabilidad
y procesabilidad como evidencia y aplicable de
manera realAparecen, nuevamente,
las propiedades de integridad, confiabilidad, seguridad, accesibilidad y
otros relacionados
El documento debe contar con una característica esencial y es
que pueda recuperarse en cualquier momento con condiciones aceptables
La equivalencia funcional
Son documentos:
Libros, revistas y artículos que en ellas se publican
Cartas, facturas e informes escritos de diverso tipo
Dibujos, gráficos, fotografías, películas, videos y las distintas formas de
sonido grabado como discos, cintas, cartuchos ópticos o magnéticos.
Son documentos sin importar su forma mediática: Textos, imágenes fijas,
imágenes en movimiento o sonido; sin importar el soporte en que se
registra la información: papel, cuero, cortezas, celulosa, acetato, medios
magnéticos y ópticos.
Son documentos impresos unos y audiovisuales, los otros.
La equivalencia funcional
Se habla de documentos digitales porque
la información, no importa su forma: texto,
sonido, imagen fija o en movimiento, se
registra en un medio electrónico a través
de codificaciones que se basan en el uso
de combinaciones de señales eléctricas
positivas y negativas, las cuales se
representan por medio de los dígitos “0”
,señal negativa, y “1” ,señal positiva.
La equivalencia funcional
CONCLUSIÓN
Cualquiera sea su tipo: texto, sonido o imagen, la
información se registra en el mismo medio y con el
mismo código.
Las diferencias de codificación mediática y de
soporte para registro desaparecen.
Las diferencias entre sistemas de comunicación por
tipo de información –radio, cine, televisión, industria
editorial- desaparecen también, dando origen a un
nuevo sistema comunicacional capaz de integrar los
antiguamente independientes.
La equivalencia funcional
Que tal si… ¿Pensamos en un
documento que nunca estará ni
podrá estar en el mundo
análogo?
La equivalencia funcional
JOSE DAVID RODRIGUEZ ROJAS11346262
213215648872341009867564
La equivalencia funcional
Que tal si… ¿En el anterior pdf
pongo todos la información
real?
La equivalencia funcional
Un documento digital tienecaracterísticas que no poseen losdocumentos impresos:
Por ejemplo, poder modificar unalínea o componente sin hacermodificaciones generales. O, puedeleerse saltando páginas y nosecuencialmente como el documentoimpreso
La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
INTERACTIVIDAD
Se puede hacer una
“lectura activa” de doble
vía. Se puede preguntar,
consultar o hacer
referencias inmediatas
La equivalencia funcional
MULTIMEDIAL
Los documentos
digitales son
documentos en
cualquier medio
CARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
Éste archivo lo encuentras en
http://mariposa.com/directorio
Se puede bajar en cualquier momento
Es la versión 2.1 del archivo
Está hecho en image composer
Tamaño: 51.5 K
Formato: jpeg
HIPERTEXTUAL
No se obliga a estructura
lineal. Pueden establecerse
relaciones de palabras y
enriquecer infinitamente el
mismo. No hay límite de
tamaño
La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS FUNCIONALES
INTERNET
Internet conmutado
Internet de banda ancha
Internet móvil UBIQUIDAD
El documento, con todas
sus características, está en
cualquier parte. No hay
fronteras geográficas.
Internet inalámbrico
La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS DE IDENTIDAD
MUTABILIDAD
Se pueden hacer
cambios en él, o en una
parte.
Tampoco reproducirlo
completamente
La equivalencia funcionalCARACTERÍSTICAS DE IDENTIDAD
VOLATILIDAD
Hoy el documento,
registro o evidencia
pueden estar,
mañana no
La equivalencia funcional
Y entonces… para resumir…
¿Qué es un documento hoy?
La equivalencia funcional
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiación Interactivo
MultimedialHipertextual
UbicuoMutableVolátil
La equivalencia funcional
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiación Interactivo
MultimedialHipertextual
UbicuoMutableVolátil
Marco legal y normativo
Ley 1273 de 2009
Ley 1450 de 2011 Decreto 1151 de 2008
Ley 962 de 2005Decreto 1747 de 2000
Decreto 2170 de 2002
Decreto 3485 de 2011
Decreto 235 de 2010
Ley 527 de 1999
Ley 872 de 2003
Ley 1431 de 2009 Ley 594 de 2000
Ley 1581 de 2012
Decreto 2609 de 2012
Decreto 2693 de 2011
Ley 1341 de 2009
NORMA ISO27000
ISO30300
ISO15489
MOREQ
PDF/A
Ley 1437 de 2011
La firma es única de la persona
Se puede verificar
Está bajo el control de la persona
Ligada a la información si esta cambia, se invalida
Mensaje de datos
Comercio electrónico
Autoridades certificadoras
Firma digital
Ley 1564 de 2012
Marco legal y normativo
Artículo 2o. el Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo
en cuenta recomendaciones, conceptos y normativas de los
organismos internacionales competentes e idóneos en la materia,
que permitan fomentar la eficiente prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y que su adopción sea armónica con el
desarrollo ambiental sostenible.
Artículo 58. Establece que cuando el procedimiento
administrativo se adelante utilizando medios electrónicos, los
documentos deberán ser archivados en este mismo medio y que podrán almacenarse por medios electrónicos, todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas.
Ley 1437 de 2011
Ley 1564 de 2012
Decreto de Gobierno Abierto (Antes GEL),
datos abiertos e interacciones con el
ciudadano y las entidades
Entra en vigencia en 2014 y termina discusión sobre la
validez del documento electrónico. Tiene pleno
valor legal y alcance probatorio
Artículo 243: Incidencia directa en la gestión de
documentos electrónicos (PGD)
Marco legal y normativo
De Facto
Por consenso
RFC (Request for Comments)
Estándar (RFC)
Fabricante
Fabricante
Grupo
investigador
fabricantes
Otros
IETF
Internet Engineering Task Force
IAB
Internet Architecture Board
Estándar (de Facto)
IEEE 802.x
UIT
ISO
Bluetooth
WAP
Estándares
Marco legal y normativo
Estándares de aplicabilidad general: ISO 27000
Marco legal y normativo
La propuesta de esta norma, no está orientada a tecnología o ainfraestructura, sino a aspectos netamente organizativos, esdecir, la frase que podría definir su propósito es “Organizar laseguridad de la información”
Propone toda una secuencia de acciones tendientes al“establecimiento, implementación, operación, monitorización,revisión, mantenimiento y mejora del ISMS (Information SecurityManagement System)”.
Los detalles que conforman el cuerpo de esta norma, se podríanagrupar en tres grandes líneas:
- ISMS.- Valoración de riegos (Risk Assesment)- Controles
Es el punto fuerte del
estándar. El ISMS
guiará las acciones de
las empresas en el
establecimiento de
una sana y segura
información
Estándares de aplicabilidad general: ISO 27000
La práctica archivística
LegibilidadProcesabilidadReusabilidadAutenticidadConfiabilidad
IntegridadDisponibilidadNo repudiación
InteractivoMultimedialHipertextual
UbicuoMutableVolátil
La práctica archivística
Record
Documento, independiente de su medio
o forma elaborado o recibido.
Información, independiente del formato,
creado en o durante un negocio o
transacción (Minessota Statutes)
En temas electrónicos, lo mismo pero
creado, enviado, comunicado, recibido o
almacenado por medios electrónicos
EVIDENCIA!!
ISO 15489
La práctica archivística
ISO 15489
Planeación y automatización
Información sobre la información: dónde
está, formato, versión, tipo,
estructura
Introducción y descripción sobre el
ERM (Electronic Record Management)
Record
Se debe almacenar la evidencia y asegurar
su consulta en cualquier momento
La práctica archivística
ISO 15489
Como componente estratégico
Record
La práctica archivística
ISO 15489
CONTENIDO
Información digital. El documento o
registro del que se quiere dejar evidencia
Record
La práctica archivística
ISO 15489
CONTEXTO
Información de cómo el record se
relaciona al interior de la
organización o negocio y cómo se relaciona con otros records
Record
La práctica archivística
http://webposible.com/utilidades/dublincore-metadata-gen/
ISO 15489
Record
La práctica archivística
http://www.extractmetadata.com/
ISO 15489
Record
La práctica archivística
ISO 15489
ESTRUCTURA
Características técnicas del record:
formato del archivo, organización de
datos, paginación, hipervínculos,
encabezados, pies de página, referencias, etc Record
La práctica archivística
Gestión de documentos electrónicos en oficinas electrónicas.
• Parte 1: Generalidades• Parte 2: Guías y requisitos funcionales para los sistemas
• Parte 3: Guías y requisitos funcionales para los documentos
ISO16175
La práctica archivística
Otro estándar (Recomendación):
MOREQ (UE):
Model Requeriment for the management of electronic records
Es un modelo de requisitos funcionales para la gestión de
documentos electrónicos de archivo
Al tratarse de un
modelo, se habla de
recomendacion y por
ende de una norma
por…
Electronic Records
Management
Systems
ERMS
Para poder aplicar el
modelo, es necesario
cumplir varios
requisitos que han sido
acordados
Preservacion,
conservacion y
recuperacion de
informacion mediante
un sistema
La práctica archivística
El objetivo de MoReq es definir, de forma general, las
características que debe tener una “aplicación destinada a la
gestión de documentos electrónicos de archivo, si bien también se
puede utilizar en la gestión de documentos de archivo
tradicionales” en el marco de un sistema de gestión de
documentos electrónicos de archivo o SGDEA (ERMS: Electronic
Records Management System)
Definicion tomada de http://archivista.wordpress.com/2007/02/01/moreq-modelo-de-requisitos-para-la-gestion-de-documentos-electronicos-de-
archivo/
La práctica archivística
CUADRO DE CLASIFICACION
NIVEL NIVEL
SUBNIVEL
EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE ARCHIVO
NIVEL
SUBNIVEL
EXPEDIENTE
DOCUMENTO DE ARCHIVO
En la gestión de documentos de archivo, los
expedientes se van agregando
respetando una estructura que, de acuerdo
con las buenas prácticas, debería reflejar
las funciones de la actividad en cuestión. La
representación de esta agregación se
denomina «cuadro de clasificación». En
general, el cuadro de clasificación consiste
en una jerarquía
MoReq
Esta especificación utiliza el término
«clase» para referirse a la porción de una
jerarquía representada por una línea que
va desde cualquier punto de la jerarquía a
todos los expedientes que quedan por
debajo de ella. Por consiguiente, el
término «clase» corresponde a lo que en
algunos textos se denomina «grupo» o
«serie» (o subgrupo, subserie, etc.).
Unidad organizada de
documentos de archivo reunidos
bien por el productor para su uso
corriente, bien durante el proceso
de organización archivística,
porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto
Documento o documentos
elaborados o recibidos por una
persona u organización
en el curso de su actividad y
conservados por esa persona u
organización electronicos o no
La práctica archivísticaM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
aló
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trón
ico
(Dig
ital)
La práctica archivísticaM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
aló
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trón
ico
(Dig
ital)
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido. C. Clasificación
Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y
recuperación de información
Record (DEA)
Descripción bibliográfica
Clasificación. TR
Registro bibliográfico
ArchivoCatálogo
OBJETO
PROCESO
PRODUCTO
La práctica archivística
BDSI/NO
E-MAIL BD
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido
BDSGER
DIGITALIZACION
BDDBDI
SGED
Metadatos descriptivos y orientados a la imagen
Mu
nd
o t
rad
icio
na
l (A
na
lóg
ico
)
Descripción bibliográficaClasificación
Registro bibliográfico
ArchivoCatálogo
Mu
nd
o e
lec
trón
ico
(Dig
ital)
La práctica archivística
ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SYSTEM
La práctica archivística
(DEA)
Documento Electrónico de
Archivo
Ciclo de vida del documento
La práctica archivística
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
http://www.dropbox.com
Las iniciativas conexas
http://www.adobe.com/adobeconnect
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
IMPORTANTE
MUY
IMPORTANTE
ALGO
IMPORTANTE
NO ES
IMPORTANTE
¿Qué tanto considera usted que es importante para el medio ambiente
minimizar el uso del papel?
Las iniciativas conexas
¿Cuánto papel menos piensa usted que usará dentro de los próximos 5 a
10 años?
LA MITAD DE LO
ACTUAL
UN CUARTO
DE LO ACTUAL
ALGO DE PAPEL
NADA DE PAPEL
Las iniciativas conexas
Antes se pensaba en reducir el papel. Ahora se tiene claro dónde se
puede reducir con un alto impacto.
Reducción
del correo
físico
Reducción
de uso de
periódico
Reducción de
las
impresiones
Reducción
de uso de
revistas
Reducción
de bolsas
de papel
Reducción de formatos, contratos,
documentos
Reducción de uso de libros
Reducciones por reciclaje
Reducción en papel
higiénico
Las iniciativas conexas
Fotocopiar e imprimir a doble cara.
Reducir el tamaño de los documentos al imprimir o
fotocopiar Elegir el tamaño y fuente pequeños
Configuración correcta de las páginas
Revisar y ajustar los formatos
Lectura y corrección en pantalla
Evitar copias e impresiones innecesarias
Guardar archivos no impresos en el computador (O en la nube!
Y la versión final final)
Uso de la Intranet
Uso del correo electrónico
Herramientas de colaboración
SO
BR
E L
AS
GU
ÍAS
Las iniciativas conexas
SELECCIONE UN LÍDER PARA LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
CONFORME UN EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTE LOS COSTOS Y AHORROS
FORMALICE EL COMPROMISO DE LA ENTIDAD CON LA ESTRATEGIA DE CERO PAPEL
REDUZCA EL VOLUMEN DE IMPRESIONES Y FOTOCOPIAS EN LA ENTIDAD
IMPLEMENTE EL USO DE FIRMAS DIGITALES
IMPLEMENTE LA AUTOMATIZACIÓN DE COMIENZO A FIN EN UN PROCEDIMIENTO INTERNO LIBRE DE RIESGOS
IMPLEMENTE PROYECTOS DE ESCANEO EN PROCESOS DE ALTO VALOR.
SO
BR
E L
AS
GU
ÍAS
Las iniciativas conexas
SINTAXIS SEMÁNTICA
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Las iniciativas conexas
78
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
Internet tiene una forma estándar paraque dos puntos de la red se comuniquene intercambien información y datos
RETORNAR:CONEJO_
PANCAKE.JPG
Las iniciativas conexas
Se ha migrado a un modelo de web 3.0 o web semántica que entiende,
analiza e interpreta los requerimientos del usuario
El código hace una descripción del documento y de las relaciones con otros documentos, mientras la web semántica entiende y describe todas las relaciones
POR QUÉ LE INTERESA EL
CONEJO CON EL
PANCAKE?
Las iniciativas conexas
Iniciativas de datos abiertos – Conocimiento abierto y estándar
OPEN DATA
OPEN STANDARDS
OPEN ARCHITECTURE
PARTICIPACION TRANSPARENCIA COLABORACIÓN
OPEN GOVERNMENT
Las iniciativas conexas
Datos abiertos
http://www.google.es/ig/directory?synd=ope
n&hl=es&cat=all
Las iniciativas conexas
¿Quién ya lo está haciendo?
Las iniciativas conexas
GESTOR DE IMÁGENES
REPOSITORIO
DE
CONTENIDOS
GESTOR DE DOCUMENTOS
GESTOR DE RECORDS
GESTOR DE CONTENIDO WEB
OTROS SISTEMAS
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
PREGUNTA 1: ¿Conoce el concepto de Récord?
PREGUNTA 2: ¿Reconoce que en el mundo digital hay evidencia
comparables con el mundo análogo?
PREGUNTA 3: Si la pregunta anterior es SI, ¿Cree usted que estas evidencias se pueden gestionar
como un documento impreso?
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)
Las iniciativas conexas
PREGUNTA 2: ¿Sabe usted a qué se refiere el término volumen en un
expediente electrónico?
PREGUNTA 3: ¿Cree que los documentos digitales pueden archivarse y gestionarse como los de
papel?
SOBRE LOS SISTEMAS DE GESTIÒN DE DOCUMENTOS DIGITALES (MOREQ)
PREGUNTA 1: ¿Sabe usted qué es un cuadro de
clasificación?
Las iniciativas conexas
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (NTC15489)
MARCO REGULATORIO
POLÍTICAS Y RESPONSABILIDADES
REQUISITOS DE GESTIÓN DE D.E.A.
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN
DEL SGDEA
PROCESOS Y CONTROL DE
GESTIÓN DE D.E.A.
SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA
Relacionado con la
implementación se sistemasRequisitos de
gestión
Temas de conocimiento
por parte de las áreas de control
Las iniciativas conexas
SOBRE EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DIGITAL (MOREQ)
Las iniciativas conexasM
un
do
tra
dic
ion
al
(An
álo
gic
o)
Mu
nd
o e
lec
trón
ico
(Dig
ital)
Metadatos descriptivos y orientados al
contenido
Registro/archivo de metadatosSistemas de consulta y
recuperación de información
Record (DEA)
Descripción bibliográficaClasificación
Registro bibliográfico
ArchivoCatálogo
OBJETO
PROCESO
PRODUCTO
FASE III:Réplica a 17 ciudades del país.
Integración con Sistemas de información del ministerio, e implementación de flujos
documentales
FASE II:Manejo y administración del ARCHIVO
CENTRAL (físico y digital), e implementación de flujos
documentales.
FASE I:Implementación de una ayuda
tecnológica y metodológica como inicio de un proceso de modernización,
e implementación de flujos documentales.
FASE 0:
Diagnóstico (PROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TIC)
DISEÑO DEL SGDEA
SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMAS DEADMINISTRACIÓN,
AUDITORIA Y SEGURIDAD
INFRA-ESTRUCTURA TECNOLÓGICA
SERVICIOS DE COMUNICACIÓN
CON LA CIUDADANÍA
PILARES
Las iniciativas conexas
VISITAS EN EL FRENTE DE PROCESOS Y DOCUMENTAL
¿para que?Para tener los insumos para el diseño
funcional
VISITAS DETALLADAS EN EL FRENTE TÉCNICO
¿Para qué?Para tenerlos en cuenta en el diseño
de la arquitectura
OPTIMIZACIÓN
Para integrar todos los frentes
¡¡NECESARIO!!
FASE III:Réplica a 17 ciudades del país.
Integración con Sistemas de información del ministerio, e implementación de flujos
documentales
FASE II:Manejo y administración del ARCHIVO
CENTRAL (físico y digital), e implementación de flujos
documentales.
FASE I:Implementación de una ayuda
tecnológica y metodológica como inicio de un proceso de modernización,
e implementación de flujos documentales.
FASE 0:
Diagnóstico (PROCESOS, GESTIÓN DOCUMENTAL Y TIC)
DISEÑO DEL SGDEA
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas
Las iniciativas conexas