EL ARCHIVO TECNICO EN LAS AGENCIAS

EL ARCHIVO TECNICOEN LAS AGENCIAS

En el mundo se ha producido una verda-dera explosión informativa, a la que no sonajenos los temas científico y técnico. Desdenuestro punto de vista de extensionistas, en-cargados de divulgar las técnicas más perfec-cionadas y nuevas, esta explosión puedellegar a desbordarnos y producirnos un ver-dadero caos si no tomamos las medidas per-tinentes para poder seleccionar, controlar yrecuperar toda aquella información que nosllega en la gran masa de documentación quecada día arriba a nuestras manos.

En primer lugar, a nuestras dependenciasllegan una serie de libros que poco a pocovan aumentando la Biblioteca básica. Estabiblioteca estaba compuesta al principio porunos pocos volúmenes que podíamos mane-jar con facilidad, pero hoy alcanza ya unavariada gama de temas, que hace que, a ve-ces, tengamos que recurrir a revisar todas lasestanterías para ver si tenemos alguna infor-mación sobre tal o cual tema. El libro es eldocumento primario por excelencia.

Por todo lo dicho conviene que, de una ma-nera fácil y sin mucho esfuerzo, podamos encualquier momento saber de qué libros dis-ponemos. Para ello nada mejor que teneruna ficha de cada uno de los volúmenesque se posean.

LIBROS

Hacer una ficha catalográfica de cada unode los libros implica conocimientos y técnicasbiblioteconómicas. Pero creo que para el ma-nejo de nuestra biblioteca y nuestro uso, essuficiente con una ficha más sencilla, dondequeden reflejados los datos más importantesque puedan interesarnos, como son simple-

mente autor y título y aquellos otros que noshan de permitir la recuperación con facilidadde la publicación y que son signatura y tomo.Con este fin se ha confeccionado el modelode ficha (fig. 1) que puede servirnos de basey que se ha editado, quedando a disposiciónde aquellas dependencias del Servicio que lasoliciten.

Cuando además de un fichero de autores,quiera llevarse un fichero de materias, tam-bién puede utilizarse este mismo modelo deficha, poniendo en el ángulo superior dere-cho o izquierdo, la materia de que trata el li-bro. En este caso no hay ningún inconve-niente en hacer más de una ficha por libro;todo depende del perfeccionamiento que sedesee dar al fichero. Así, por ejemplo, sitenemos un libro como la Horticultura deGarcía Romero, puede hacerse una ficha ge-nérica por Horticultura u Hortalizas, o hacervarias, una para cada especie de las que tra-ta el libro.

FOLLETOS Y REVISTAS

En los Centros y Agencias, además de loslibros y de las publicaciones confeccionadaspor el propio Servicio para los cuales ya exis-ten las Fichas Bibliográficas, se recibe muchainformación en las revistas, folletos, catálo-gos, hojas de divulgación, etc., de las casascomerciales dedicadas a actividades relacio-nadas con las agricultura y la ganadería, o enlas revistas técnicas que se reciben por sus-cripción. Todos estos son también documen-tos primarios de gran valor por la actuali-dad de la información que presentan.

Mucha de esta información es interesante,otra no lo es tanto, y otra parte no resulta

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Procedencia:

Fecha de entrada:

Signatura:

Tomo:

Pág.:

Autor

Titulo:

SERVICIO DEEXTENSION AGRARIA

BibliotecaCentro o Agencia

F ig . 1.

útil en el momento de recibirla, pero quizáslo sea más tarde. En este caso, el problemade la recuperación de la información se com-plica en relación con la que suministran loslibros, porque las revistas tratan más de untema, a no ser que se trate de númerosmonográficos.

Por otra parte, en este caso, la mayoríade las veces nos conformamos con leer eltexto con mayor o menor atención y alma-cenarlo en ese gran archivo que es nuestramemoria, guardando más o menos ordenada-mente, o tirando la revista o fo l leto. Estopuede suponer una grave pérdida a la horade actualizar o necesitar tal información.Para poder aprovechar en cualquier momentola información que nos llega en folletos orevistas es necesario confeccionar fichas,aunque pudiésemos considerar qué haceruna ficha bibliográfica que nos recuerde don-de apareció tal o cual artículo y donde lo te-nemos guardado o quien lo tiene es una pér-dida de tiempo.

Nos damos cuenta de que no es así cuan-do un día nos llega una consulta y sabemosque hemos leído algo sobre el tema. Nuestramente empieza a trabajar y pensamos: ha si-do en la revista que tenemos suscrita y elnúmero de febrero o marzo. Nos vamos aellas y las hojeamos, pero no aparece. Talvez fuese antes o después. Nuevo repaso amás revistas. Pero tampoco. Nos remonta-mos más y nada. Entonces acudimos a otraspersonas. Ahora somos dos las personas im-plicadas en el asunto. Empiezan a moversefolletos, propaganda, etc. Se acude luego aotras personas de las que habitualmente tra-bajan con nosotros y si la consulta es muyimportante es todo el personal el que busca.Pero no aparece.

Esto sí es una pérdida de tiempo y es en-tonces cuando echamos de menos un buenfichero donde esté recogida toda la informa-ción, pues resulta mucho más fácil manosearunas cuantas fichas ordenadas que no mon-tones de revistas o papeles, y además se

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REVISTASFICHA BIBLIOGRAFICA

PRODUCTOS QUIMICOS(encabezamiento)

HERBICIDAS(subencabezamiento)

Título: 132/..0412e

Autor:

Fuente de información: Verá.< ~cavo dc. S. 5,19. 3 ole 191

Archivo: C/1 1. cmperi, (pi 3 de .r.424•24 »met u.i¿ee.A

OBSERVACIONES:

Describe el producto, su aplicación, cultivos donde aplicarlo y malas hierbas que controla.

pueden conseguir más resultados en menostiempo.

CONFECCION DE LAS FICHASLa confección de este tipo de ficha lleva

pocos minutos. Al igual qLe en las fichas delibros, en ellas puede aparecer solamente eltítulo; el autor del artículo o folleto, si lo hay;la fuente de información donde apareció; ydonde lo tenemos archivado (fig. 2).

Pero un fichero bibliográfico de revista pro-porciona otras ventajas además de la rapidezen la recuperación de la información. Mu-chos de los folletos o papeles que pasan pornuestras manos pueden ir en su día a la pa-pelera, después de haber hecho la correspon-diente ficha, pues en ella queda reflejadoquien lo hizo y donde apareció y podemosdirigirnos a ellos directamente para que noslo faciliten de nuevo, o bien, con los datosconcretos, puede pedirse a otra Agencia, oal Centro Regional o a cualquier otro sitio.

Kg. 2.

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* 1 111~11,

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11111$ TI*

111,Z•.;111.;

En resumen, con una sencilla tarjeta se pue-de reducir el número de papeles que hemosde guardar.

Al igual que las fichas catalográficas de li-bros, las fichas bibliográficas de revista pue-den ser más completas y llevar un resumeno algún dato importante, pero esto ya es se-cundario.

El tamaño de estas fichas debe ser el quese muestra, con el fin de que se puedan in-corporar a las Fichas Bibliográficas correspon-dientes a nuestras publicaciones y así teneren un solo archivo toda la información sobreun determinado tema; a la hora de recuperarla información para resolver una consulta sepuede ampliar ésta conociendo también loque al respecto existe ya publicado por elServicio sobre el tema. No hay ningún incon-veniente en que puedan guardarse separada-mente.

En la confección de estas fichas el proble-ma principal tal vez se presente a la hora dehacer el encabezamiento de materias de laficha para clasificarla y guardarla. Este es unproblema de criterios puramente subjetivosaunque, eso sí, el criterio que se aplica unavez, es el que debe de seguirse en el futuro.

Recientemente ha sido suministrada a to-das las Agencias, información relativa, entreotras cosas, a la forma de clasificar las fichas

bibliográficas, la cual es de aplicación pararesolver este problema.

Por último, estos ficheros presentan otraventaja muy importante desde mi punto devista y muy relacionado con nosotros y nues-tro trabajo.

Cuando se produce un traslado del perso-nal, en la Agencia quedan almacenadas unasrevistas y unas informaciones que no le sir-ven para nada al que llega, sino se pasaunos días leyéndose todo aquello y haciéndo-se cargo de lo que existe y se puede apro-vechar. Sin embargo, si existe un fichero co-rrelacionado con el archivo puede darse unaprimera idea de la información de que puededisponer y que puede usar para el desarrollode su labor con sólo repasarse unas fichas.Igualmente, al presentarse un problema nue-vo no tendrá más que irse al fichero mirarel tema de que se trata y dirigirse a un puntoconcreto del archivo, para leer sólo una pe-queña parte de todo lo que allí hay almace-nado.

Se pueden ahorrar muchas horas de tra-bajo con un fichero bibliográfico, a costade la pequeña « pérdida» de tiempo aue suponehacer las fichas.

José Salmerón de Diego

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