INSTRUCCIONES:
Para desarrollar el presente ejercicio guiado, debe realizar
paso a paso, cada uno de los tems numerados de forma secuencial.
Lea detenidamente cada tem.
En el documento tambin encontrar, conceptualizaciones o
explicaciones para su lectura y compresin, despus de leerlas debe
continuar con los ejercicios los cuales se encuentran
numerados.
EJERCICIO GUIADO DE ACCESSLas explicaciones contienen la
siguiente imagen al inicio de las mismas y no tienen numeracin.
1. Abra el programa haciendo clic en el botn Inicio Todos los
Programas MicrosoftOffice Microsoft Access 2010
A) Seleccione Base de datos en blanco (ver ilustracin 1)B)
Escriba el nombre del archivo, en este caso escriba:
Base_de_Datos_Empleado_nombreaprendiz(ver ilustracin 2)C) Haga clic
en el botn Crear para crear la base de datos (ver ilustracin 2)
A
Ilustracin 1
B
C
Ilustracin 2
TABLAS:
2. A) De forma predeterminada aparece creada la Tabla1 en la
vista Hoja de Datos (ver ilustracin 3)B) Cambie a la vista diseo,
haciendo clic en el botn Ver Vista Diseo (ver ilustracin 4)
A
Ilustracin 3
B
Ilustracin 4
el nombre Empleado3. Antes de cambiar a la vista diseo, Access
nos pide que guardemos la tabla. Guarde la tabla conCambie el
nombre Tabla 1, porEmpleado, y haga clic en Aceptar
Ilustracin 5
4. Ahora crearemos el primer campo de la tabla (ver ilustracin
6)A. Digite el texto NombreEmpleado en la primera celda de la opcin
Nombre del campo.B. Lo siguiente que debemos seleccionar es el tipo
de datos que contendr elcampo, si es de tipo numrico, de tipo
texto, tipo fecha, etc. Para este caso el nombre del empleado es de
tipo texto. En la opcin Tipo de datos, seleccione Texto.C. El nmero
mximo de caracteres que podr contener el campo es de 25. Digite25,
en la propiedad Tamao del campo.D. Digite el texto Nombre, en la
propiedad Ttulo. La propiedad Ttulo, contiene la etiqueta del campo
en el formulario. Si no escribe un ttulo, se usar elnombre del
campo como etiqueta.
A B
C
D
Ilustracin 6
EXPLICACIN DE LA PROPIEDAD TITULO:
La Propiedad Ttulo, asigna dicho ttulo, como etiqueta en el
formulario.Si no se escribe un ttulo, se usar el nombre del campo
como etiqueta en el formulario. Ver ejemplo a continuacin de un
formulario con los nombres de etiquetas y sus campos (Formulario
Empleado)
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
Etiqueta Cdula
Etiqueta Nombre
Campo cedula
Campo NombreEmpleado
En la imagen mostrada en la pgina anterior (pgina 3), el nombre
del campo es:NombreEmpleado, y la propiedad ttulo contiene el
texto: Nombre
Fjese que el formulario Empleado (ver imagen arriba), contiene
la etiqueta Nombre.
5. Asigne a la tabla empleado, el resto de campos. Tenga en
cuenta agregarle a cada campoel tipo de dato y las propiedades
correspondientes.
Propiedades del campo
Nombre del campoTipo de datoTamaoCampoTitulo
ApellidosTexto25Apellidos
DepartamentoTexto30Dpto
CedulaNumeroEntero LargoCdula
CargoTexto30Cargo
CiudadTexto30Ciudad
TrabActivoSi/noActivo
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
6. Asigne la clave principal al campo Cedula. Para ello haga
clic sobre el nombre del campoCedula y luego haga clic en el botn
Clave Principal
2
Clic en el botnClave principal
1
Clic sobre elcampo Cedula
La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de
la tabla y nos sirve de identificador de registros, de forma que
con esta clave podemos saber cul es el registro al cual identifica.
No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener
una clave principal compuesta por ms de un campo.
7. Reorganice los campos de la tabla segn su criterio y dejando
de primero al campo con laclave principal
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
8. Crear otra tabla con el nombre Departamento con los
siguientes campos:
Nombre del campoTipo de datoTamao del campo
IdAutonumeracin
DepartamentoTexto30
La clave principal ser el campo Id.
Para crear la nueva tabla, haga clic en el men Crear - Tabla
Recuerde cambiar a la vista diseo como se hizo en el tem # 3 del
presente taller.
1. Clic en el men: Crear
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS2. Clic en Tabla
9. Cierre la vista diseo de las tablas Departamento y Empleado.
Haga clic derecho sobre lapestaa Departamento y seleccione Cerrar.
Ver imgenes en la siguiente pgina.
Clicderecho
Haga lo mismo sobre la tabla Empleado
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
FORMULARIOS:
10. Crearemos un formulario con el asistente para introducir y
editar los datos en la tablaDepartamento, guarde el formulario con
el nombre Departamento.
Para ello haga clic en el men Crear - Asistente para
formularios
12
11. En la opcin Tablas/Consultas, seleccione la tabla
Departamento
Seleccione la tablaDepartamento
12. Haga clic en el botn agregar todos para seleccionar todos
los campos
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS13. Haga clic en el botn Siguiente
para continuar con el asistente.
14. Seleccione la distribucin En Columnas y haga clic en
Siguiente.
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS15. Por defecto, el formulario tiene
el nombre Departamento, y tiene seleccionada la opcin Abrir el
formulario para ver o introducir informacin. No realizamos ningn
cambio y hacemos clic en el botn Finalizar.
16. Vamos a agregar 4 registros a la tabla Departamentos a travs
del formularioDepartamento. El valor del campo Id, se incrementa
automticamente (no debe escribir en este campo).En el campo
departamento, digite Finanzas, y haga clic en el botn nuevo
registro
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS(Vaco), para insertar el
registro y crear uno nuevo.
Clic en el botnNuevo registro
17. En el nuevo registro, en el campo departamento, digite
Contabilidad. Haga clic en el botn nuevo registro (Vaco).
18. Ingrese 2 nuevos departamentos: Los registros Gestin Humana
y Produccin.Se han creado en total 4 registros.19. Abra la tabla
Departamento para verificar los registros creados. Haga doble clic
sobre dicha tabla.
1 1. Doble Clic
2. Registros creados 2
20. Abra la tabla Empleado en modo o vista diseo, y agregue el
siguiente campo:
Nombre del campoTipo de datoTamao CampoMascara de
entradaTitulo
TelefonoTexto15!\(9\)999\-9999;0;#Telfono
Explicacin de la mscara de entrada: La mscara de entrada se
utiliza para facilitar la entrada de datos y para controlar los
valores que los usuarios pueden introducir. Por ejemplo, puedes
crear una mscara de entrada para un campo Nmero de telfono
quemuestre exactamente cmo debe introducirse un nmero nuevo,
ejemplo:
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS(_ ) -
La propiedad Mscara de entrada puede contener hasta tres (3)
secciones separadas por signos de punto y coma (;)Segunda
Seccin
! \ (999\) 999\-9999;1;#
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
PrimeraSeccin
TerceraSeccin
La primera seccin: Especifica la mscara de entrada propiamente
dicha, por ejemplo:
! \ (999\) 999\-9999
CARCTERDEFINICION
!Hace que los caracteres introducidos en lamscara siempre se
rellenen de izquierda a derecha.
9Permite escribir un dgito de 0 a 9, o espacio(entrada no
obligatoria, signos ms y menos no permitidos).
\Hace que el carcter siguiente se muestrecomo un carcter
literal. Por ejemplo, \A se muestra slo como A
Puede ver la definicin del resto de caracteres en la ayuda de
Access o en el tutorial.
Segunda seccin: Si utilizas 0 para esta seccin, todos los
caracteres que se visualizan en la mscara se almacenan junto con
los valores introducidos, por ejemplo, el parntesis y el guion en
la mscara de entrada: ! \ (999\) 999\-9999 Ejemplo de valores
almacenados: (310)321-5588
Si introduces 1 o dejas esta seccin en blanco, slo se almacenan
los caracteres introducidos en el control, ms no la mscara. Ejemplo
de valores almacenados: 3103215588
En la tercera seccin: Especifica el carcter que se muestra, en
el espacio donde el usuario debe escribir un carcter. Para esta
seccin puedes utilizar cualquier carcter; por ejemplo, # para
mostrar el smbolo numeral, ejemplo: (###)###-#### ; o utiliza un
espacio entre comillas " ", para mostrar una cadena en blanco.
21. Crearemos un formulario para introducir y editar datos en la
tabla Empleado. Seleccione la tabla Empleado (verifique que la
tabla empleado no se encuentre abierta), haga clic enel men: Crear,
luego haga clic en el botn Formulario
32
1
22. Para introducir los datos desde el formulario debemos
cambiar de la vista presentacin ala vista formulario. Para ello
haga clic en el botn Ver Vista Formulario.
1. Clic en Ver
2. Clic en Vista Formulario
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS23. Vamos a ingresar los siguientes
registros desde el formulario Empleado. Para moverse o desplazarse
entre los diferentes campos (cedula, nombre, apellidos, etc.) del
formulario, utilice la tecla tabulacin.
CdulaNombreApellidosActivoDptoCargoCiudadTelfono
22369852JuanaGarcaPrezSiFinanzasAsesorMedelln(4)323-6578
9856412CarlosPrez
RuizNoContabilidadContadorBarranquilla(5)352-8974
102547896LuisRodrguezMsSiGestinHumanaSiclogoBogot(1)352-0006
65987123JaimeJuagarnSornesSiMantenimientoElectricistaMontera(5)369-8745
32569874MaraPratsMontoyaNoProduccinOperarioCaldas(4)254-7896
72258963JosNavarroLardSiAdministracinGerenteCartagena(5)368-7425
22589741ElisabedaSansnSiFinanzasAsesorPopayn(2)478-9625
100236547GerardoHernndezLuisNoContabilidadAsistenteChoco(6)578-9632
102587436EvaSan MartnSiProduccinSupervisorPereira(2)487-8974
24. Cierre y guarde el formulario con el nombre Empleado.25.
Abra el formulario Empleado, haga clic en Buscar, y digite el nmero
32569874, debe aparecer en el formulario la persona identificada
con ese nmero de cdula.
Clic en Buscar
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS1
Ahora editaremos el registro encontrado, colocando como Activo
al empleado (ver opcin 3 de la imagen).
Seleccione o marque 3la casilla: Activo
4 2
Haga clic en los botones Registro anterior y siguiente registro,
y verifique cuantos empleados no seencuentran Activos.
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS26. Cierre el formulario Empleado.
ALGUNAS OPERACIONES CON LAS TABLAS:
27. Ordenaremos la tabla Empleado por el campo Nombre. Para ello
abra la tabla Empleado en la vista Hoja de Datos, haga clic derecho
sobre cualquier registro del campo Nombre, y seleccione la opcin
Ordenar de A a Z
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS28. Podemos filtrar los datos en las
tablas, vamos a filtrar por Dpto, donde Dpto sea igual a produccin.
Haga clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto,
seleccione Filtro de texto Es igual a
En la ventana filtro personalizado, digite: produccin, y haga
clic en Aceptar.
Tabla filtrada:
EJERCICIO GUIADO DE ACCESSQuite el filtro de la tabla, haciendo
clic derecho sobre cualquier registro del campo Dpto, seleccione
Quitar filtro de Dpto
29. Ahora eliminaremos el registro que contiene los datos del
empleado Gerardo Hernndez.Seleccione el registro (fila), haciendo
clic en la casilla de color gris, como se muestra en la imagen (1).
Luego haga clic derecho sobre el registro seleccionado y elija la
opcin Eliminar Registro.
Haga Clic para seleccionar elregistro
1
Clic derecho
2
Clic en Si, paraeliminar el registro
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS30. Cierre la tabla empleados y guarde
los cambios.
CONSULTAS:
31. Vamos a crear una consulta sencilla de la tabla
departamento, utilizando el asistente para consultas. La consulta
debe mostrar todos los registros del campo departamento, en la
tabla departamento.
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
1. Clic en el men Crear
2. Haga clic en el botn Asistente para consultas
SeleccioneAsistente para consultas sencillas
Haga clic enAceptar
1. Seleccione latabla Departamento
3. Haga clic para seleccionar el campoDepartamento
2. Seleccione el campoDepartamento
Haga clic en
EJERCICIO GUIADO DE ACCESSSiguiente
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
Dejar el mismo ttuloo nombre de consulta
Haga clic enFinalizar
Resultado de la consulta:
32. Otra forma de crear la consulta sera:
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS
Pgina 24 de 45
1. Clic en elmen Crear
2. Haga clic en el botn Diseo de consulta
1. Seleccione latabla Departamento
3. Por ltimo hagaclic en Cerrar
2. Clic en Agregar
1. Haga Clic
2. Seleccione el campo: Departamento(Al ejecutar la consulta se
mostrarn los datos contenidos en el campo departamento)
Si queremos que todos los campos de la tabla aparezcan en el
resultado de la consulta podemos utilizar el asterisco * (sinnimo
de 'todos los campos'). Para la tabla anterior,seleccionaramos el
campo: Departamento.*
Verifique que la casilla Mostrar, se encuentre seleccionada
33. Haga clic derecho sobre la pestaa Consulta1 y luego
seleccione Guardar
En nombre de la consulta, digite: ConsultaDepartamento
Clic en Aceptar
34. Haga clic en el botn Ejecutar, para ejecutar la
consulta.
Resultado de la Consulta Ejecutada:
MOSTRAR CONSULTAS EN CAMPOS DEL FORMULARIO
Vamos a mostrar una lista (cuadro combinado) con todos los
departamentos (finanzas, contabilidad, gestin humana y produccin)
en el campo departamento del formulario Empleado. Para ello debemos
vincular la consulta anterior (consultadepartamento) con la tabla
Empleado y con el formulario Empleado. En la siguiente pgina (pgina
28) encontrar los tems (pasos) para realizar lo anterior.
Imagen con cuadro combinado:
Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos
35. Abra la tabla Empleado en la Vista Diseo, y seleccione el
campo Departamento haciendo clic en el nombre del campo
36. Haga clic en la pestaa Bsqueda
37. En la propiedad Mostar control, seleccione Cuadro
combinado
Seleccione: Cuadrocombinado
38. En la propiedad Tipo de origen de la fila, seleccione
Tabla/Consulta, y en la propiedadOrigen de la fila, seleccione
ConsultaDepartamento, como lo muestra la imagen.
39. Cierre la tabla Empleado y guarde los cambios.40. Es
necesario que los cambios realizados en la tabla empleado,
especficamente sobre el campo departamento, sean actualizados en el
formulario empleado. Para ello elimine el formulario Empleado, y
crelo nuevamente de la misma forma como lo hizo anteriormente.41.
Abra el formulario Empleado, en la Vista Formulario
Formulario abierto en la Vista Formulario
Cuadro combinado: contiene el listado de los departamentos
BOTONES:
42. Para no eliminar los registros desde la tabla, vamos a crear
un botn de eliminacin en el formulario:A. Abra el formulario
Empleado en la Vista diseoB. Haga clic en el men Diseo:
Clic en Diseo
bre elC. Antes de crear el botn de Eliminacin, primero vamos a
establecer el rea donde se crearan todos los botones. Ubique el
puntero del mouse so borde inferior del pie del formulario, cuando
el puntero se convierta en una cruz haga clic sostenido
haciaabajo(arrastrar el mouse)
Arrastrar punterodel mouse aqu
Borde inferior del pie del formulario
D. Haga clic sobre la opcin Botn en la barra de controles.
C
E. Ubique el puntero de mouse debajo del pie del formulario (ver
imagen a continuacin), yhaga clic.
D Clic aqu
F. Siga los pasos que se muestran a continuacin:
1. Primero haga clic enOperaciones con registros
2. Luego seleccioneEliminar registro
3. Clic en Siguiente
1. Clic en Papelera
2. Clic en Siguiente
1. Asgnele al botn, elnombre: Eliminar
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS2. Clic en Finalizar
El botn eliminar,ha sido creado
43. Cambie la vista del formulario a Vista Formulario. Ingrese
un nuevo registro, y luego elimnelo con el nuevo botn Eliminar.44.
Vamos a crear tres (3) nuevos botones en el formulario Empleado.
Los botones a crearson: Agregar nuevo registro, Guardar Registro e
Imprimir Registro. Para lo anterior debe repetir el procedimiento
realizado en los tems 42(A); 42(B); 42(D); y 42(E).
La categora para los tres (3) botones a crear, mencionados en el
prrafo anterior, siempre ser Operaciones con registros.Despus de
elegir la categora, debe elegir solo una accin (tipo de botn). La
primera accin (del botn) es: Agregar nuevo registro, por lo tanto
solo debe seleccionar esa opcin en el asistente.Haga clic en
siguiente y siga los pasos del asistente hasta finalizar la creacin
del botn.
45. Cree el botn Guardar registro.46. Cree el botn Imprimir
registro.47. Abra el formulario Empleado en la vista formulario, y
realice algn cambio en cualquiera de los registro, guarde los
cambios con el botn Guardar registro. Verifique48. Inserte tres
nuevos registros (con datos de su preferencia) con el botn Agregar
nuevo registro. Guarde los cambios con el botn Guardar registro.49.
En el formulario Empleado, cree los siguientes cinco (5) botones,
de la categora Navegacin de registros: Buscar registro, Ir al
primer registro, Ir al registro anterior, Ir al registro siguiente,
Ir al ltimo registro.
50. Con el botn Buscar registro, realice la bsqueda de todos los
registros que contengan el departamento Finanzas.51. En el
formulario Empleado, cree el botn Cerrar formulario de la categora
Operaciones con formularios.
52. Crearemos un formulario en blanco el cual contendr botones
para acceder a cada una delos formularios. Haga clic en el men
Crear, luego haga clic en Formulario en blanco.
1. Clic en Crear
2. Clic en Formularioen blanco
53. Antes de crear los botones, colocaremos un ttulo al
formulario, para ello insertemos una etiqueta con el texto: MENU
PRINCIPAL.54. Cambie la vista del formulario a la vista diseo.55.
El ttulo debe ir en el encabezado del formulario. Haga clic con el
botn derecho del mouse dentro del formulario y seleccionamos la
opcin: Encabezado o pie del formulario.
Clic derecho
56. En el cuadro de controles hacemos clic en Etiqueta, y luego
hacemos clic dentro delENCABEZDO.
1. Clic en Etiqueta
2. Clic en el encabezado
57. Escriba el texto: men principal, y aplquele formato al
texto, ampli el tamao, cambie el color, etc.
58. Guarde el formulario con el nombre: Men Principal
59. Cambiaremos el color de fondo del formulario, para ello
hacemos clic con el botnderecho del mouse dentro del formulario y
seleccionamos la opcin: Propiedades.
Clic derecho
60. En la propiedad color de fondo, seleccionamos el color
deseado.
61. Agregamos un nuevo botn. En la ventana asistente para
botones, seleccionamos la categora operaciones con formularios y la
accin Abrir formulario. Completamos los pasos del asistente hasta
crear el botn. Ver imgenes a continuacin.
62. Cree los otros botones para abrir el resto de
formularios.63. Cree el botn Salir de la aplicacin, de la categora
Aplicacin.
INFORMES:
64. Para crear los informes, utilizaremos el Asistente para
informes, el cual se encuentra en el men Crear.
65. Seleccionamos la(s) tabla(s) o consulta(s) y elegimos los
campos que queremos incluir en el informe.
66. Seleccione la tabla Empleado
67. Seleccione todos los campos, como se muestra en la
imagen:
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS68. Podemos agrupar (organizar) el
informe por un campo en comn o por varios campos. En este caso
hemos seleccionado el campo Departamento, luego haga clic en el
botn Siguiente. Ver imagen a continuacin:
69. Seleccionamos el campo por el cual deseamos ordenar los
registros. Elija el campoApellido y haga clic en el botn
Siguiente.
EJERCICIO GUIADO DE ACCESS70. Seleccionamos la distribucin y la
orientacin del formulario.
71. Escribimos el nombre o ttulo del informe y hacemos clic en
finalizar.