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PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS AL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD
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PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS AL SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD
NTC ISO - 9001:2008
NTC GP - 1000:2009
NTC-ISO/IEC 17025:2005
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO 3
2. ALCANCE 3
3. ABREVIATURAS/ DEFINICIONES 3
4. CONTENIDO 3
4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD 4
5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO 7
6. RESPONSABILIDADES 8
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 9
7. ANEXOS 9
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1. OBJETIVO.
Planificar, implementar y mantener de manera eficaz el programa
de auditoras internas
para determinar si el Sistema de Gestin de la Calidad es
conforme con los servicios que
ofrece la Universidad, con los requisitos de las normas NTC-ISO
9001:2008, NTC-GP
1000:2009 Y NTC-ISO/IEC 17025:2005, internos, legales y con los
del Sistema de
Gestin de la Calidad establecidos por la Universidad Tecnolgica
de Pereira.
2. ALCANCE.
Las instrucciones de este procedimiento se aplican a todos los
procesos y documentos del
Sistema de Gestin de la Calidad de la Universidad Tecnolgica de
Pereira.
3. ABREVIATURAS / DEFINICIONES
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias
y evaluarlas de manera objetiva, con el fin de determinar el
grado en que se cumplen
los criterios de la auditora.
Hallazgo: Resultados de la evaluacin de la evidencia en una
auditora frente a los
requisitos establecidos por las normas. Los hallazgos pueden
indicar conformidad, no
conformidad u oportunidad de mejora.
Auditor: Persona con la competencia para llevar a cabo una
auditora.
4. CONTENIDO
Las auditoras internas de calidad son coordinadas por la Oficina
de Gestin de Calidad,
para verificar el cumplimiento continuo de los requisitos del
Sistema de Gestin de la
Calidad, internos, legales y de las normas NTC ISO 9001:2008
NTC-GP 1000:2009 Y
NTC-ISO/IEC 17025:2005.
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4.1 ETAPAS DE LA AUDITORA INTERNA DE CALIDAD
4.1.1 Seleccin de Auditores: La Oficina de Gestin de Calidad
selecciona al grupo de
auditores internos los cuales son funcionarios de la Universidad
Tecnolgica de Pereira,
cuyo inters particular y voluntario, ha permitido su formacin,
actualizacin y participacin
en los ejercicios y actividades derivadas de las auditoras
internas, en cada una de las
normas con las que se encuentra certificado el sistema.
4.1.2 Requisitos y Plan de Carrera de un auditor interno: Los
roles de los Auditores
Internos estn definidos de la siguiente manera:
Auditor en Formacin
Requisitos:
- Ser funcionario de la Universidad Tecnolgica de Pereira, en un
periodo no menor a un
(1) ao.
- Tener formacin certificada como auditor interno ISO 9001, GP
1000, MECI 1000 y/
ISO 17025.
- Contar con el aval de su Jefe inmediato.
Auditor Jnior
Requisitos:
- Contar con mnimo 40 horas de experiencia como auditor en
formacin.
- Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de
las normas.
- Contar con conocimientos en el marco legal Institucional,
riesgos y mejora continua
(acciones correctivas y preventivas).
- Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia
anterior.
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Auditor Profesional
Requisitos:
- Contar con mnimo 90 horas de experiencia como auditor
jnior.
- Contar con cursos de actualizacin en las versiones vigentes de
las normas.
- Contar con conocimientos en indicadores, tcnicas estadsticas y
gestin por procesos.
- Obtener calificacin positiva en la evaluacin de la vigencia
anterior.
4.1.3 Conformacin del Equipo Auditor: La Oficina de Gestin de
Calidad conforma los
grupos de auditores y realiza la distribucin de los procesos a
auditar, de tal manera que
los auditores no auditen su propio trabajo. Cuando se considere
necesario, las auditoras
internas al Sistema de Gestin de Calidad, podrn ser realizadas
por profesionales
externos, que demuestren experiencia e idoneidad en la
labor,
4.1.4 Programa Anual de Auditoras Internas (SGC-FOR-007-01): Es
elaborado
anualmente por la Oficina de Gestin de Calidad, se socializa a
los auditores internos
segn el proceso que les haya sido asignado. Las auditoras se
realizan de acuerdo al
programa donde se garantiza el cumplimiento de los numerales de
las normas NTC-ISO
9001:2008, NTC GP-1000:2009, NTC-ISO/IEC 17025:2005, los
requisitos internos y
legales.
4.1.5 Plan de Auditora (SGC-FOR-007-02): Es definido por los
auditores internos en
compaa de la oficina de Gestin de Calidad y posteriormente es
enviado al Jefe del
Proceso o Director del Laboratorio a auditar.
4.1.6 Hoja de Chequeo (SGC-FOR-007-03): Los auditores internos
diligencian la hoja de
chequeo e incluyen las preguntas que garanticen que se auditarn
los numerales de la
norma pertinentes al Proceso o Laboratorio a auditar. En el
desarrollo de la auditora, el
auditor registra los hallazgos y la evidencia soporte en el
formato Hoja de Chequeo (SGC-
FOR-007-03), e informa las posibles no conformidades detectadas
en el proceso.
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4.1.7 Reunin de Apertura: Es dirigida por el auditor lder quin
debe presentar al
equipo auditor, dar a conocer el alcance de la auditora y
aclarar las dudas a que haya
lugar.
4.1.8 Reunin de Cierre: El auditor lder debe realizar una reunin
de cierre al finalizar el
proceso de auditora, para dar a conocer la totalidad de los
hallazgos encontrados en cada
proceso, hacer entrega de los reportes de no conformidades y las
conclusiones de la
auditora (fortalezas, hallazgos y oportunidades de mejora).
4.1.9 Reporte de No Conformidad (SGC-FOR-007-04): El auditor
consigna las No
Conformidades encontradas en este formato, el cual se da a
conocer al Jefe del Proceso o
Director del Laboratorio auditado durante la reunin de cierre
para su aprobacin. Cuando
exista conflicto entre el auditor y los auditados con respecto a
las no conformidades
encontradas en el proceso, se acudir a una segunda instancia
ejercida por la Oficina de
Gestin de Calidad y/o la Oficina de Control Interno.
4.1.10 Informe final de auditora (SGC-FOR-007-05): Contiene las
fortalezas,
oportunidades de mejora, hallazgos y comentarios del grupo
auditor. El informe deber
contener las firmas de los auditores que participaron en la
auditoria y del auditor lder. Los
auditores deben enviar por medio electrnico el Informe de la
auditora en el formato (SGC-
FOR-007-05), al Jefe del Proceso auditado con copia a la Oficina
de Gestin de Calidad.
4.1.11 Seguimiento a cierre de no conformidades: El cierre de
las no conformidades
encontradas luego de la Auditora Interna, es responsabilidad del
proceso auditado y se
deben registrar en el formato Reporte de no Conformidad
(SGC-FOR-007-04). Es
necesario que los procesos auditados tomen las acciones
correctivas y correcciones de
manera inmediata, con el objetivo de eliminar la no conformidad
y la causa de la misma.
Las acciones correctivas planteadas deben ser registradas en el
aplicativo de acciones
correctivas, preventivas y de mejora del Sistema de Gestin de la
Calidad.
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Los Procesos auditados del SGC, tienen 15 das a partir de la
fecha de la reunin de cierre
de auditora, para plantear las acciones correctivas y
consignarlas en el formato Reporte
de no conformidades y en el aplicativo de acciones. El Proceso
contar con mximo 90
das a partir de la formulacin de la accin correctiva, para el
cierre de las no
conformidades.
Los Auditores Internos de Calidad, deben realizar seguimiento y
verificacin a las acciones
planteadas por los procesos para el levantamiento de las no
conformidades, al cumplirse el
plazo respectivo para el planteamiento de las acciones en el
aplicativo (15 das).
4.1.12 Informe general de auditora: Finalizada la auditora, la
Oficina de Gestin de
Calidad realiza este informe, el cual es presentado como insumo
para la revisin por la
alta direccin.
4.1.13 Evaluacin de los Auditores: Los auditores internos son
evaluados por el Jefe del
Proceso auditado, los auditores de su grupo y la Coordinacin de
la Oficina de Gestin de
Calidad, mediante el formato de evaluacin de auditores internos
(SGC-FOR-007-06),
luego se elabora el informe consolidado de la evaluacin de los
auditores y se socializan
los resultados con los mismos.
4.1.14 Registros de las Auditoras Internas de Calidad: Se llevan
como lo establece el
Procedimiento de Control de los Registros (SGC-PRO-003).
5. ROLES DEL AUDITOR INTERNO
En el desarrollo de las auditoras internas y en la conformacin
de los grupos auditores, se
pueden desempear los siguientes roles, teniendo en cuenta la
experiencia, formacin y
capacitacin:
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Rol Perfil Funcin
Auditor Externo
Profesional externo contratado con experiencia e idoneidad.
Acompaa y asesora a los grupos en el proceso.
Puede realizar auditorias.
Auditor Lder
Funcionario de la Universidad formado como auditor interno, que
se encuentre en el nivel de Auditor Profesional.
Orienta al grupo de trabajo. Revisa y aprueba documentos. Toma
decisiones con relacin al desarrollo de las auditorias de su
grupo.
Dirige las reuniones de apertura y cierre de auditoria.
Auditor Jnior
Funcionario de la Universidad formado como auditor interno y que
cumpla con los requisitos.
Prepara la auditora. Participa activamente en la auditora.
Elabora documentos. Puede realizar auditoras internas solo.
Auditor en Formacin
Funcionario de la Universidad que se ha formado como auditor
interno.
Ayuda en la preparacin de la auditora Presencia la auditora (no
interviene). Colabora en elaboracin de los documentos
6. RESPONSABILIDADES
RESPONSABLE RESPONSABILIDAD(ES)
Oficina de Gestin de
Calidad
Coordinar las auditoras internas Seleccionar al grupo de
auditores internos. Elaborar el programa anual de auditoras
internas por proceso. Dirimir conflictos entre auditor y auditados.
Coordinar la evaluacin de los auditores internos. Elaborar y
presentar el informe general de auditoras internas.
Jefe de Proceso Director de Laboratorio
Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la
causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en
la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras
internas.
Evaluar a los auditores internos de su proceso.
Funcionarios Administrativos
Ejecutar las acciones correctivas, preventivas para eliminar la
causa y la nueva ocurrencia de las no conformidades encontradas en
la auditora interna.
Hacer seguimiento a los hallazgos encontrados en las auditoras
internas.
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Auditor Interno
Realizar la auditora interna siguiendo este procedimiento.
Desempear el rol asignado de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento Informar oportunamente a los procesos y a la
Oficina de Calidad,
acerca de los resultados de las auditoras. Realizar seguimiento
y verificacin a los hallazgos en cada
proceso auditado, dentro de los plazos establecidos. Diligenciar
correctamente los formatos.
Oficina de Control Interno Dirimir conflictos entre auditor y
auditados.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
NTC-ISO 9000:2000 Sistema de Gestin de la Calidad. Fundamentos y
Vocabulario.
NTC-ISO 9001:2008 Sistema de Gestin de la Calidad.
Requisitos
NTC-GP-1000:2009 Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica.
Requisitos
NTC-ISO/IEC 17025:2005 Norma Tcnica Competencia de los
Laboratorios de Ensayo y
Calibracin. Requisitos.
NTC-ISO-19011:2011 Directrices para la auditora de los Sistemas
de Gestin de la
Calidad.
8. ANEXOS (SGC-FOR-007-01) Programa Anual de Auditoras Internas
por Proceso.
(SGC-FOR-007-02) Plan de Auditora interna de Calidad.
(SGC-FOR-007-03) Hoja de Chequeo.
(SGC-FOR-007-04) Reporte de No Conformidad.
(SGC-FOR-007-05) Informe de Auditora por Proceso.
(SGC-FOR-007-06) Evaluacin del Auditor Interno.
Elaborado por: ____________________ Personal de la UTP
Revisado por: ____________________ Jefe de Calidad
Aprobado por: ____________________ Vicerrector
Administrativo