Einzelsystemvereinbarung "System SAP BW" zur "RDV Campusmanagement" vertreten durch den Präsidenten der TUB - folgend wird die TU als "Dienststelle" benannt - und dem Personalrat für die Arbeitnehmer*innen und Beamt*innen der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende und dem Personalrat der studentischen Beschäftigten der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende - folgend werden beide Personalräte als "Personalvertretungen" benannt - Diese Vereinbarung ist Anlage der RDV Campusmanagement vom 18.07.2018 gern. § 3c Abs. 2 der RDV Campusmanagement. Für die Einführung, Anwendung und Änderung des Systems "SAP BW" gelten die Regelun- gen der RDV Campusmanagement. Die spezifischen Aspekte und Besonderheiten dieses Systems, die in der RDV Campusmanagement nicht geregelt sind, regelt diese EinzeIsys- temvereinbarung. Präambel Das Berichtswesen im SAP gliedert sich in verschiedene Arten von Berichten, zum einen in verfügbare und entwickelte Standardauswertungen in ERP und zum anderen Standardbe- richte und Ad-hoc-Auswertungen im SAP BW/BI. Standardauswertung in ERP sowie Stan- dardberichte im BW/BI stellen eine vordefinierte Sicht auf Daten dar, wobei die/der Endan- wender_in nur den Bericht aufruft und die für siel ihn wichtigen Zahlen direkt im Zugriff hat. Diese Berichte haben hinsichtlich Berichtsaufbau und Gestaltung einen identischenl ähnli- chen Aufbau. Ad-hoc-Auswertungen sind jene Berichte, die sich die Beschäftigten aus dem Team "Strategisches und operatives Berichtswesen" flexibel erstellen können, um eigene Analysen in verschiedener Detailtiefe durchzuführen. Das Fachkonzept Berichtswesen und dessen Anlagen sind Teil dieser Vereinbarung. In den Einzelsystemregelungen der SAP ERP Systeme ist ein Verweis für zulässige Auswertungen zu dieser Einzelsystemregelung SAP BW aufgenommen. Daher erweitern die als SAP ERP Berichte ausgewiesenen Anlagen des Fachkonzeptes Berichtswesen nicht den Nutzungsumfang des hier geregelten Systems SAP BW sondern des zugeordneten ERP Systems des Campusmanagementsystems. Seite 1 von 4
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Einzelsystemvereinbarung System SAP BW zur RDV … · 2020. 1. 22. · Einzelsystemvereinbarung "System SAP BW" zur "RDV Campusmanagement" vertreten durch ... Berechtigungskonzept
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Einzelsystemvereinbarung "System SAP BW" zur "RDV Campusmanagement"
vertreten durch den Präsidenten der TUB
- folgend wird die TU als "Dienststelle" benannt -
und dem Personalrat für die Arbeitnehmer*innen und Beamt*innen
der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende
und dem Personalrat der studentischen Beschäftigten
der Technischen Universität Berlin vertreten durch die Vorsitzende
- folgend werden beide Personalräte als "Personalvertretungen" benannt -
Diese Vereinbarung ist Anlage der RDV Campusmanagement vom 18.07.2018 gern. § 3c Abs. 2 der RDV Campusmanagement.
Für die Einführung, Anwendung und Änderung des Systems "SAP BW" gelten die Regelungen der RDV Campusmanagement. Die spezifischen Aspekte und Besonderheiten dieses Systems, die in der RDV Campusmanagement nicht geregelt sind, regelt diese EinzeIsystemvereinbarung.
Präambel
Das Berichtswesen im SAP gliedert sich in verschiedene Arten von Berichten, zum einen in verfügbare und entwickelte Standardauswertungen in ERP und zum anderen Standardberichte und Ad-hoc-Auswertungen im SAP BW/BI. Standardauswertung in ERP sowie Standardberichte im BW/BI stellen eine vordefinierte Sicht auf Daten dar, wobei die/der Endanwender_in nur den Bericht aufruft und die für siel ihn wichtigen Zahlen direkt im Zugriff hat. Diese Berichte haben hinsichtlich Berichtsaufbau und Gestaltung einen identischenl ähnlichen Aufbau. Ad-hoc-Auswertungen sind jene Berichte, die sich die Beschäftigten aus dem Team "Strategisches und operatives Berichtswesen" flexibel erstellen können, um eigene Analysen in verschiedener Detailtiefe durchzuführen. Das Fachkonzept Berichtswesen und dessen Anlagen sind Teil dieser Vereinbarung. In den Einzelsystemregelungen der SAP ERP Systeme ist ein Verweis für zulässige Auswertungen zu dieser Einzelsystemregelung SAP BW aufgenommen. Daher erweitern die als SAP ERP Berichte ausgewiesenen Anlagen des Fachkonzeptes Berichtswesen nicht den Nutzungsumfang des hier geregelten Systems SAP BW sondern des zugeordneten ERP Systems des Campusmanagementsystems.
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§ 1. Beschreibung des Systems
(1) Das System "SAP BW" dient der Speicherung und Datenaufbereitung für systemübergreifende Auswertungen (Berichtswesen) für die TUB und für den AStA.
(2) Es besteht aus den Komponenten:
1. Business Warehouse System (SAP BW) 2. SAP Business Objects Business Intelligence (SAP BO/BI) 3. SAP Disclosure Management
Wird später eingeführt.
(3) Die genaue Beschreibung des Systems einschließlich der einzelnen Module ergibt sich aus Kapitel 1 des als Anlage 04 beigefügten Fach konzepts.
§ 2. Zweckbestimmung
Die von den Personalvertretungen mitbestimmten Datenverarbeitungen des "SAP BW" dienen ausschließlich folgenden Zwecken:
1. Business Warehouse System (SAP BW) Mit dem SAP BW werden relevante Informationen aus produktiven SAPAnwendungen im System SAP BW integriert, transformiert und konsolidiert. Mit dem System SAP BW werden die für die TUB erforderlichen system übergreifenden Auswertungen bereitgestellt. Diese werden ausschließlich zu den in den Anlagen vereinbarten Zwecken (festgehalten in den Steckbriefen) der jeweiligen Auswertung genutzt.
2. SAP Business Objects Business Intelligence (SAP BO/BI) 3. SAP BI/BO bietet flexible Reporting- und Analysewerkzeuge zur Unterstützung von
systemübergreifenden Auswertungen und ermöglicht die Verteilung der Informationen über Berechtigungen und WeitergabeSAP Disclosure Management Wird später eingeführt.
§ 2b. Datenkatalog
(1) In Anlage 04-A ist die abschließende Aufzählung der Beschäftigtendaten (einschließlich der Daten von Beschäftigten, die das System benutzen - Anwenderdaten), die in dem System gespeichert werden, vereinbart.
(2) Ergänzt wird der Datenkatalog des Systems SAP BW durch die Vorgaben des Fachkonzeptes Recordsmanagement, dass in der RDV Campusmanagement als Anlage 10 vereinbart ist.
§ 2c. Auswertungen
(1) Die zulässigen Auswertungen von Beschäftigtendaten in den ERP Systemen des Campusmanagementsystems ergeben sich abschließend aus Anlage 04 und den zur jeweiligen Auswertung vereinbarten Steckbriefen und Vorlagen aus den Anlagen 04-B. Das Konzept enthält ebenfalls die Angabe, zu welchem Zweck die Auswertung dieser Daten jeweils erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.
(2) Die zulässigen Auswertungen von Beschäftigtendaten im System SAP BW ergeben sich abschließend aus Anlage 04 und den zur jeweiligen Auswertung vereinbarten Steckbriefen und Vorlagen aus den Anlagen 04-C. Das Konzept enthält ebenfalls die Angabe, zu welchem Zweck die Auswertung dieser Daten jeweils erfolgt und auf welcher Rechtsgrundlage dies geschieht.
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(3) Die Vorgaben zur Anwendung von Ad-Hoc-Auswertungen, mit denen Beschäftigtendaten im System SAP BW verarbeitet werden, und deren Berechtigung ergeben sich abschließend aus Anlage 04.
(4) Abweichende Regelungen zu dem Ausschluss von Leistungs- und Verhaltenskontrollen (§ 4a der RDV Campusmanagement) werden wie folgt getroffen: Um im laufenden Betrieb flexibel Änderungen und Updates einspielen zu können, wird überwacht, wie viele Personen auf das SAP BW zugreifen. Um die Personen, die ggf. vor Einspielen eines Updates noch auf dem System sind, vorab kurz über die Downtime des Systems zu informieren, werden lediglich die Nutzernamen der Personen benötigt. Die Daten werden nur für den beschriebenen Zweck erhoben und verarbeitet.
In Anlage 04-A ist vereinbart, wie lange die einzelnen Beschäftigtendaten aufbewahrt werden müssen, wann sie gelöscht werden oder das Erfordernis ihrer Löschung geprüft werden muss und wann sie ggf. für den Zeitraum ihrer erforderlichen Aufbewahrung vor Zugriff gesperrt/archiviert werden.
§ 3. Vorgaben zur Protokollierung
In Anlage 04 Kapitel 3.1 h. "Vorgaben zur Protokollierung" sind die spezifischen Vorgaben zur Protokollierung für das SAP BW beschrieben.
Eine Protokollierung der Daten zur Sicherstellung und Kontrolle der Transparenz, Integrität und Vertraulichkeit der Datenverarbeitung erfolgt nach den in Anlage 03 der RDV Campusmanagement beschriebenen Vorgaben.
§ 4. Berechtigungskonzept
In Anlage 05 sind die Personengruppen aufgeführt, denen ein Zugriff auf die Beschäftigtendaten eingerichtet wird. Dort sind die entsprechenden Rollen mit den jeweiligen Berechtigungen definiert.
§ 5. Schnittstellen
Die Schnittstellen, die Beschäftigtendaten aus dem "SAP BW" an andere Systeme übermitteln, sind in Anlage 04 Kapitel 3.1f. "Schnittstellen" abschließend aufgeführt. Dort ist auch abschließend geregelt, welche Beschäftigtendaten durch die jeweilige Schnittstelle in welche Systeme überführt werden.
§ 6. DatenexportlWeiterleitung von Daten
Eine Weiterleitung/ein Export von Beschäftigtendaten erfolgt ausschließlich nach Maßgabe der in Anlage 04 Kapitel 3.1 e. "Datenexport" geregelten Vorgaben. Die Berechtigung zur Weiterleitung/zum Export von Beschäftigtendaten ergibt sich aus dem Berechtigungskonzept gern. § 4 dieser Vereinbarung und der dienstlichen Erforderlichkeit im gesetzlichen Rahmen.
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§ 7. Ergänzende Regelungen:
Ergänzend zur RDV Campusmanagement werden für das "SAP BW" zudem folgende Regelungen getroffen:
1. Aufgrund der besonderen Sensibiltität der verarbeiteten Beschäftigtendaten wird die Fortschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen auf den neuesten Stand der Technik fortlaufend sichergestellt und im jährlichen Jour Fix nach § 8 Abs. (3) RDV Campusmanagementsystem erläutert und den Personalräten zur Verfügung gestellt.
2. Die Dienstelle wird die erforderlichen Maßnahmen, insbesondere solche aus § 33 Abs. (2) BlnDSG, unverzüglich umsetzen und die Personalvertretungen über die Planung und den Fortschritt der Umsetzung zumindest in Textform informieren. Stellen die Maßnahmen Änderungen dieser Einzelsystemvereinbarungen dar, sind diese vor ihrer Umsetzung zu beteiligen.
§ 8. Schlussbestimmungen
(1) Die aktuellen Versionen der Fachkonzepte sind in Anlage 02 dokumentiert und vereinbart.
(2) Die Beteiligten sind sich darüber einig, dass für die Einführung des Disclosure Managements eine Ergänzung bzw. Änderung dieser Dienstvereinbarung erfolgen muss.
Prof. Dr. Christian Thomsen Präsident der Technischen Universität Berlin
Ki Vorsitzende des Personalrats für Vo itzende des Personalrates der die Arbeitnehmer*innen und studentischen Beschäftigten der Beamt*innen der Technischen Technischen Universität Berlin Universität Berlin
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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 01
Anlagen
Anlage 01 Unbelegt
Version 1.0 vom 05.12.2019
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20191205 Einzelsystemvereinbarung SAP BW.docx Anlage 02
Anlage 02 Anlagenliste
Version 1.0 vom 05.12.2019
In dieser Einzeldienstvereinbarung wird auf veränderbare Anlagen verwiesen, welche den Personalvertretungen im Änderungsfall als Beteili
gungsantrag eingereicht werden. Mit der Bearbeitung und Beschlussfassung zu dieser Änderung des Konzeptes soll die Aktualisierung dieser An
lagen für die Dienstvereinbarung mit beschlossen werden. Mit dem Beschluss soll danach auch die Aktualisierung dieser Anlagenliste beschlossen werden.
Anlage Nr. Dokument Versions- Veröf- Beschlussdatum Beschlussdatum nummer fent- Personalrat für die Personalrat der
lichung Arbeitnehmer*innen studentischen und Beamt*innen Beschäfti ten