Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8 Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen Ihr Systemhaus für Versicherungen
Eine Archivmigration von FileNet IS nach P8
Einführung als „big bang“ bei drei Versicherungen
Ihr Systemhaus für Versicherungen
Zu meiner Person…
� Heico de Rueda
� Abteilungsleiter der SV-Informatik demIT-Dienstleister der SparkassenVersicherung
� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 2
� SV-Informatik betreibt Anwendungsentwicklung� ca. 220 Mitarbeiter an 3 Standorten
� Wir betreuen auch: SV-Sachsen und HFK
� Ich bin seit 1997 im Archivumfeld und ECM „im Einsatz“
Archivmigrationen. Ich war dabei…
� zwei FileNet IS � ein FileNet IS (OSAR)
� FileNet IS (OSAR) � FileNet IS (MSAR)
� SER � FileNet IS
� FileNet IS � FileNet IS
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� FileNet IS � FileNet IS
� FileNet IS � IBM P8bei drei Versicherungen parallel
Hände hoch!
Wer hat schon eine Migration durchgeführt?
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Migration? Muss das denn sein?
� FileNet IS ist seit 1996 bei der SparkassenVersicherung in Produktion� Stabil, schnell, hohe KundenzufriedenheitErgo: Es gab keine fachlichen oder technischen Gründe für einen Umstieg
� Durch die Anforderung der SV zur Anbindung des Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv
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Außendienstes und der Sparkassen an das Archiv verdoppelten sich die Nutzer und damit die Lizenzgebühren
� Der Zugriff für den Außendienst ermöglicht neue prozessuale Optimierungsansätze mit einer deutlichen Verbesserung und Beschleunigung der Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst
Warum P8?
� Der Umstieg auf „nicht IBM Archive“ wurden geprüft.� z.B. Oracle UCM. Warum? Weil unsere AWL auf Oracle basiert.Aber: ungünstiger Migrationspfad, Kosten
� Zum Glück gibt es P8!
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� IBM hat ein attraktives Lizenzmodell angeboten
� So entstand ein Business Case der einen Umstieg „rechnete“
� Aber. Wir nutzen nur den P8-Content Manager und Content-Connector SAP
Planung
� Projektleitung lag in der der Verantwortung der SV-Informatik
� Cenit wurde beauftragt die Migration technisch - in enger Zusammenarbeit mit unserem IT-Betreiber GaVI – umzusetzen
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� Cenit. Das war eine gute Entscheidung!
�kompetent, zuverlässig, mit der notwendigenExpertise und Erfahrung in IS und P8
Protagonisten
�GaVI (IT-Betreiber)
�Cenit (u.A. Spezialist für Migrationen)
�SV-Informatik (PL, Anwendungsintegration)
�Revision
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�Revision
�DVK und Fachbereiche der Versicherungen
�Levigo (Jadice Viewer)
Warum drei Archive migrieren?
� Die SV-Informatik versorgt drei Versicherungen mit IT-Dienstleistungen
� Alle drei nutzten bis dato FileNet IS
� „Über“ dem Archiv liegt eine von der SV-Informatik entwickelte Postkorb-Applikation
� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation
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� Entwicklung und Einsatz der Postkorb-Applikation erfolgen nach dem Prinzip des „single source“
� Darum die Entscheidung alle drei Versicherungsunternehmen „gleichzeitig“ mit P8 in Produktion zu nehmen
Zeitleiste
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
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Umstellung Postkorbschnittstellen auf P8
Vorbereitung Migration
Abnahmetests und Abnahme
Implementierung Jadice-Viewer-Schnittstelle
Dokumentenmigration
Produktionsbeginn P8 / Abschaltung Filenet IS
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
� Riesige Datenmengen in einem definierten Zeitkorridor von IS nach P8 transportieren
� Knowhow Aufbau P8� Annotationen müssen im Zielarchiv unverändert
angezeigt werden� Performance. Werden die Dokumente ausreichend
schnell zur Anzeige gebracht?
Was waren die Herausforderungen?
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� Performance. Werden die Dokumente ausreichendschnell zur Anzeige gebracht?
� Stabilität. Läuft das neue Archiv robust?� Der Benutzer soll keine Veränderungen feststellen
(außer Verbesserungen…)� Integration eines neuen Viewers� und, und, und…
Unsere Herausforderung. „Export“
� Bereitstellung eines stabilen, konsistenten Verfahrens für den Transport von Dokumenten und Annotationen von der Quelle zum Ziel
� Die Verwendung des „eMigrator“ für den Export erwies sich als Sackgasse� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX
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� massive Probleme aufgrund eines Bugs in AIX
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Vorbereitung Migration
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
Q3 Q4 Q1 ffQ2Q1Q4Q3Q2
201220112010Q1
Vorbereitung Migration
Konzeption und Planung
Aufbau Testumgebung
Aufbau Produktionsumgebung
Aufbau Q-Umgebung
2009
Strategische Überlegungen
Ärger, Forschung,Umbau der Verfahren
Unsere Herausforderung. „Export“
� Schwenk und Umbau von „eMigrator“ auf „IS-Exporter“für den Export der Dokumente aus IS
� Zentrale Verwaltung der Migration über die „Auftragstabelle“ � durchgängige Protokollierungalle Prozessschritte � Nachvollziehbarkeit
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� Aber weiterhin: Import der Dokumente nach P8 unter Verwendung des „eMigrator“
� Durchsatz:IS-Exporter (raus aus IS): ca. 12 - 15.000 Doks / heMigrator (rein in P8) : ca. 20 - 25.000 Doks / h
Unsere Herausforderung. Annotationen
� Annotationen haben eine zentrale Bedeutung� Annotationen dienen als Nachweis� Zum Teil „phantasievolle“ Anwendung von Annotationen
� Position, Größe, Menge, Typen, Schrifttypen, kunden-spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden
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spezifische Besonderheiten müssen berücksichtigt werden� Beispiel 200 Annotationen auf einem Dokument
� Neuer Dokumenten-Viewer „Jadice“ unter P8
Unsere Herausforderung. Viewer
� IBM bieten keinen leistungsfähigen Dokumentenviewer für P8
� Entscheidung für den Einsatz von „Jadice“ von Levigo
� Notwendig: Umbau der Schnittstellen unserer Postkorb-Applikationen auf „Jadice“ und P8. Aufwand hoch
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� Sehr gute Unterstützung durch Levigo
Ablauf und Komponenten…
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15.000 Doks/h25.000 Doks/h
2 bis 4 WindowsServer
Zahlen und Fakten.
Dokumente im FileNet IS Migration von SAP-DatenDaten + Dokumente (SAPMIG)
Themen
Seiten im FileNet IS
davon COLD-Dokumente
120 Mio
SV
334 Mio
26 Mio
24 Mio
SVS
44,5 Mio
-
5,7 Mio
HFK
18,1 Mio
-
Dauer �2.4. bis 17.8.2011= 137 Tage
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Annotationen 27,9 Mio 2,6 Mio 0,7 Mio
Plattenplatzbelegung vor Migra 2 x 15 TB 2 x 2 TB 2 x 1 TB
Plattenplatzbedarf nach Migra 1 x 15 TB 1 x 2 TB 1 x 1 TB
jährl. Zuwachs 2,3 TB 400 GB 150 GB
Schnittstellen
Postkorb-Viewer
Themen
Docentry/Filenet-Capture(Scanner, OCR, Massen-e-mail)
Postkorb-AD-Web-Service
ja
SV
ja
ja
ja
SVS
ja
ja(neu mit P8)
ja
HFK
ja
nein
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(Scanner, OCR, Massen-e-mail) ja ja ja
Cold-Import nein nein nein
BatchIT-Import/PK-Import (Papyrus-Dokumente) ja ja ja
AC-SAP (Eingangsrechnungen, Reorg-Daten) ja
ja(neu mit P8)
nein
Fileindex/IDM-Desktop (DVD-/File-Import, e-mail) ja ja ja
Test. Last und Performance
� Die Betriebstauglichkeit des neu aufgebauten FileNet P8-Systems wurde durch Last- und Performancetests geprüft und dokumentiert
� Die Tests erfolgten direkt gegen FileNet P8 mit realitätsnahen Daten
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 19
� Ziel des Lasttest:
� Überprüfung des System- und Antwortzeitverhaltens unter realitätsnaher Serverbelastung.
� Tool �
Test. Last und Performance
Testsequenzen:
� Test 1: Abarbeitung einer Referenzdokumentenliste mit 516 Dokumenten. Vergleich des Standortdurchsatzes
� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 20
� Test 2: Simulation der Sachbearbeiterzugriffe zu Spitzenzeiten bis zu 5-facher durchschnittlicher Produktionslast
� Test 3: (Stresstest): mit maximaler Anzahl an möglichen parallelen Zugriffen (hochdrehen der Zugriffszahlen bis zum Stillstand der Server)
Test. PCs pro Standort
11
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1
3
3
5
RZ in Stuttgart
Rahmenbedingungen. Big Bang
� Die Datenmigration erfolgt komplett vor dem Umschalten der Systeme auf P8. Inklusive der letzten Delta-Migration…
� Vor dem eigentlichen Umschalten der Systeme kann das komplette System durchgetestet werden und von den Fachbereichen und der Revision geprüft werden
� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf
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� Erst nach vollständiger Abnahme von P8 inkl. der Datenbestände wird auf P8 umgestellt
� Im Postkorb werden die DocIDs von IS und P8 gehalten. Der Wechsel von IS auf P8 kann per Konfigurationsparameter im Postkorb umgestellt werden
� Die umgestellten Anwendungsschnittstellen werden technisch vor Umstellung bereitgestellt. Die Aktivierung erfolgt zeitgleich mit der Umschaltung auf P8
Rahmenbedingungen. Big Bang
� Stichtagsumstellung � Umstellung aller Eingangs- und Ausgangsschnittstellen
gleichzeitig auf Filenet P8� Im Postkorb wird per Konfiguration das Zielarchiv (mit
Viewer) definiert� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice
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� Alle User arbeiten nach Umstellung mit P8 und Jadice
� Vorteile� Keine kontinuierliche Deltamigration IS nach P8� Keine organisatorischen und prozessualen
Einschränkungen
� Nachteile� Keine stufenweise Einführung möglich
Zeitplan der Produktivnahme
JanDezNov
Jan 2012Nov – Dez 2011
Aktivitäten und Meilensteine
Deltamigrationen25.-30.11.11, 2. - 3.1.12, 12.1.12
Produktionsbeginn P8 13.1.12
SV-Sachsen
HFK
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Produktionsbeginn P8
Deltamigrationen25.–30.11.11, 20.-22.12., 19.–20.1.12, 26.1.12
Deltamigrationen 2. – 3.1.12, 19.1.12
Produktionsbeginn P8
Hauptmigration 15.11. -30.11.11
27.1.12
20.1.12
HFK
SV
Rahmenbedingungen. Fallback
� Für die Umstellung von IS nach P8 wurde ein Fallback auf IS entwickelt, verbunden mit einer Rückmigration der in P8 neu hinzugekommenen oder geänderten Dokumente und Annotationen.
� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 25
� Die Rückmigration von P8 nach IS wäre einzigartig gewesen…Zum Glück wurde dieses mehrfach verprobte Szenariokeine Wirklichkeit!
Was bleibt…
� Nach der Migration ist vor der Migration� Nächste ist schon in Planung
Von P8 nach IBM CM (bei HFK)
� „Rück“Migrationsverfahren P8 nach IS
� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 26
� Ein selbstentwickeltes Tool für den Vergleich von Dokumenten am Bildschirm IS<=>P8.Extrem hilfreich für Revision, Abnahme, Fehlersuche
� Selbstentwickelte, unabhängige Schnittstelle zwischen Jadice und P8
Vielen Dank für Ihre
Aufmerksamkeit.
CENIT EIM IT-Tag 2013 / P8 Migration / Heico de Rueda Seite 27
Heico de Rueda
Abteilungsleiter / IV1SV-Informatik
Tel. 0611 / 178 44048