EFISIENSI KEMASAN UNTUK MENURUNKAN KOMPLAIN...pada karakteristik produk yang akan dikemas. PT Gandum Mas Kencana sebagai salah satu industry makanan pengolahan coklat dan powder menggunakan

PROPOSAL COR-PRENEURSHIP PROJECT

EFISIENSI KEMASAN UNTUK MENURUNKAN KOMPLAIN

Oleh

Arman Mauludfi, G000804 (PPIC)

Susilawati, G000105 (QA & QC)

Rizky Caesaria Puspasari, G000218 (QA)

Hendry Riston Sinaga, G000323 (RnD Spec. Packaging)

Ahmad Fauzi, G001711 (Bussiness Technology)

Andinie Nur Asnah, G000207 (Prod Planner Cok G)

Happy Handayani Abimanyu, G000078 (Prod Planner Powder)

Kurniadi Maruf, G002379 (Produksi Coklat)

Dedi Ismanto, G001229 (Produksi Powder)

Amir Hamzah, G001525 (Warehouse PM)

2020

PT. GANDUM MAS KENCANA

PERIODE PROJECT 17 Maret – 17 September 2020

BUDGET Rp. 100.000.000,-

TEAM

Ketua Arman Mauludfi, G00804 PPIC

Anggota Susilawati, G000105 QA & QC

R. Caesaria P,G000218 QA

Hendry Riston Sinaga, G000323 Spec. Packaging

Ahmad Fauzi, G001711 Buss. Tech

Andinie Nur Asnah, G000207 Prod Planner G

Happy Handayani Abimanyu,G000078 Prod Planner D

Kurniadi Maruf, G002379 Produksi

Dedi Ismanto, G001229 Produksi

Amir Hamzah, G001525 Warehouse

Fasilitator Johny Internal Auditor

HALAMAN PERSETUJUAN

Cor-preneurship project disetujui Oleh Team Management :

NO NAMA POSITION TTD DATE NOTE

Bab I

Pendahuluan

A. Latar Belakang

Kemasan merupakan salah satu komponen penting yang harus diperhatikan dalam industri

makanan. Teknik pengemasan, dan pemilihan jenis kemasan merupakan factor yang

mempengaruhi suatu kemasan untuk memberikan perlindungan yang optimal pada suatu

produk. Sehingga, produk tersebut tetap dalam kondisi baik sampai masa kadaluarsa yang sudah

ditentukan. Bahan dan desain yang digunakan dalam pengemasan produk pangan tergantung

pada karakteristik produk yang akan dikemas. PT Gandum Mas Kencana sebagai salah satu

industry makanan pengolahan coklat dan powder menggunakan berbagai jenis kemasan seperti

alumunium foil, plastik, karton dengan berbagai turunan dan variasinya.

Penggunaan kemasan meningkat seiring dengan meningkatnya kapasitas produksi, hal

tersebut menyebabkan biaya pembelian kemasan bertambah. Sebagai contoh, pada tahun 2018

dan 2019 kapasitas produksi PT Gandum Mas Kencana berturut-turut yaitu sebesar 19.117 an

ton, dan 20.561 an ton, membutuhkan biaya pembelian untuk kemasan sebesar Rp 44,5 M pada

tahun 2018 serta Rp 48,68 M di tahun 2019.

Menurut data yang dihimpun oleh PPIC terdapat ketidaksesuaian yang signifikan antara

produk yang dihasilkan (Finished Good) dengan kemasan yang terpakai. Sebagai contoh, pada

bulan Januari 2019, bahwa terdapat kemasan yang tidak terpakai yang menyebabkan kerugian

perusahaan yang terdeteksi sebesar Rp 188.213.000 di Bulan Januari 2020. Selain menyebabkan

alokasi biaya produksi untuk pembelian kemasan yang tidak efisien, masalah ini juga memberikan

efek berkelanjutan berupa sampah kemasan tidak terpakai dan berkontribusi terhadap

pencemaran lingkungan

Selain penggunaan kemasan yang belum efisien dan tidak terdata dengan baik, terdapat

beberapa komplain pelanggan yang berkenaan dengan kemasan. Pada tahun 2019, terjadi 39

komplain terkait kemasan di antaranya adalah karena kemasan bocor/rusak 21 kasus, isi produk

tidak sesuai kemasan 5 kasus (lihat tabel 1.1).

Tabel 1.1 Pareto Komplain packaging isseue

Komplain terkait kemasan menjadi komplain ekternal terbesar setelah komplain quality yang

merugikan perusahaan sebesar Rp 47.439.000. di tahun 2019.Namun dilihat dari jumlah

complain maka issue kemasan ini ada di peringkat pertama ( lihat Tabel 1.2)

Tabel 1.2 Pareto customer complain 2019

Jika diidentifikasi lebih lanjut , Hipotesa dua masalah di atas pada dasarnya terjadi karena

factor External dan Internal.Faktor External tersebut adalah kemasan yang masuk dari supplier

belum sepenuhnya melalui pengechekan yang bisa memberikan jaminan kualitas karena masih

keterbatasan alat.Sedangkan factor internal adalah dari belum adanya manajemen yang baik

dalam proses pengemasan serta pengetahuan hasil kemas yang baik.Hal ini terlihat dari tingginya

selisih antara rilis kemasan oleh PPIC dengan kemasan yang digunakan oleh produksi . Adapun

berbagai factor, yaitu : tidak ada system yang memudahkan evaluasi penggunaan kemasan, tidak

adanya pendataan detail berupa jumlah kemasan rusak dan jumlah kemasan terpakai per Batch

Number (BN), serta belum adanya system informasi terintegrasi untuk memudahkan proses

request stamping. Kondisi tersebut membuat operator produksi tidak disiplin dalam

menggunakan kemasan dan akhirnya menyebabkan banyak kemasan terbuang.

Berdasarkan permasalahan tersebut, scope project yg kita pilih adalah perlu dilakukan upaya

manajerial kemasan yang baik dengan cara pembuatan standarisasi yield kemasan tiap BN

(Rendemen PM) dg membuat report analisa PM Waste jika melebihi batas standar kemudian di

lanjutkan dengan analisa Potensi Masalah.

B. TUJUAN PROJECT

1. Untuk Menekan Pemborosan Kemasan yang saat ini nilainya lumayan tinggi sekitar

200 juta/bulan atau 2,4 M setahun.

2. Untuk mengurangi komplain Pelanggan atas kualitas produk yg diterima karena

problem kemasan.

C. MANFAAT PROJECT

1. Efisiensi Kemasan yang dilakukan akan memberikan cost saving bagi perusahaan

sehingga pada akhirnya berkontribusi pada Harga yg kompetitif.

2. “Value” Perusahaan akan meningkat dibenak konsumen sebagai perusahaan yang

memberikan kepuasan yang menyenangkan dengan kualitas produk yang baik dan

harga yang layak.

BAB II. STRATEGIC ANALYSYS

Untuk menjalankan project ini, secara internal kita sudah ada sebuah system yang

terintegrasi yaitu AX serta akan dijalankannya system barcode sehingga penggunaan kemasan ini

bisa di telusuri secara tepat per BN yang merupakan kekuatan dari GMK. Secara komplit analisa

SWOT nya bisa dilihat pada tabel 2. 1 dibawah ini :

S (Strengths) W (Weakness) O (Opportunities) T (Threats) Implementasi

ERP berupa AX

Kemampuan Operator yang berbeda

Jenis Kemasan yg banyak variannya sehingga mesin kemas berbeda

Potensi Pasar yang labelnya semakin customized

Tuntutan Kepuasan pelanggan yang semakin tinggi

Banyaknya Kompetitor yang sejenis

Tabel 2.1 SWOT Analysis

Dari Analisa SWOT diatas, agar efisiensi kemasan tercapai ada beberapa strategic option yaitu :

PLAN A : Efisiensi kemasan untuk menurun komplain dg monitoring Rendemen Kemasan

PLAN B : Tidak melakukan Analisa Rendemen Kemasan ( current Condition ).

BAB III. RISK ANALYSIS

Dari SWOT Analysis pada Bab sebelumnya serta resiko yg mungkin muncul apabila

strategic option “A” dilakukan, maka kami mencoba untuk melakukan mapping Pro dan Kontra

sbb :

PRO KONTRA CONSUMER NEED (CUSTOM LABEL) HARGA JUAL MAKIN KOMPETITIF (

COST SAVING) INTANGIBLE VALUE PERUSAHAAN

SBG PERUSAHAAN YG CONCERN TERHDP KUALITAS

PERFORMANCE MESIN KEMAS TERMONITOR DG BAIK

POTENSI SALAH YG CUKUP BESAR DARI PRODUK SAMA TAPI BEDA TKP

KEMAMPUAN OPERATOR YG BERBEDA

INVESTASI DILUAR CAPEX 2020 LT ENDED POR ID 4XXXX

BERTAMBAH

TABEL 3.1 Mapping Pro & kontra

Selanjutnya dari Pro dan Kontra tersebut kami melakukan analisa parameter dan pembobotan

untuk menentukan apakah bisa atau tidak strategic option yang dipilih tersebut akan dilanjukan

Dengan syarat minimal passing gradenya adalah 3 (tiga).

NO DESCRIPTION KRITERIA BOBOT NILAI GRADE

1 Consumer Need (Custom Label) 1 low…….5 High 20% 5 1

2 Harga Jual Bagus 1 low…….5 High 15% 4 0.6

3 Intagible Value 1 low…….5 High 15% 4 0.6

4 Performance mesin kemas

termonitor

1 low…….5 High 10% 4 0.4

5 Potensi Salah yg cukup besar 1 High…….5 Low 10% 4 0.4

6 Kemampuan operator yg

berbeda

1 High…….5 Low 5% 4 0.2

7 Investasi diluar CAPEX 2020 1 High…….5 Low 20% 2 0.2

8 LT Ended Bertambah 1 High…….5 Low 5% 3 0.15

TOTAL 100% 3.55

Tabel 3.2 Penilaian Pro & Kontra

Dari penilaian pemboboton seperti pada tabel 3.2 diatas didapat nilai lebih besar dari minimum

passing grade yaitu 3.55 sehingga strategic option ini tetap kami jalankan.

Selanjutnya kami melakukan mitigasi kontra dari Efisinesi Kemasan Menurunkan

complain ini sebagai berikut :

“ Memberikan pertimbangan ke TOP MGMT untuk menerbitkan Surat Rekomendasi yang isinya

menginstruksikan ke semua lini Produksi ( Cok K, Cok G, Pwd, & INCA) melakukan pencatatan

secara manual untuk kemasan yang dibuang dan disebutkan penyebabnya”, kemudian

menyerahterimakan ke warehouse.

Hal ini dilakukan karena strategic option yang dipilih adalah sebuah “Habbit” baru di GMK dan

akan memudahkan analisa penyebab masalah selama project ini dilakukan karena selama ini

pencatatan tersebut tidak dilakukan sehingga terjadi Loss data Reject kemasan.

BAB IV. DECISION MAKING

Terkait data dari internal yang selama ini belum ada, maka kami melakukan analisa data

external dari Customer complain dan hipotesanya adalah problem kemasan reject yg tidak

terdeteksi di internal akan tertangkap di external yaitu customer. Dan aktifitas yang dilakukan

terkait strategic option yang dipilih meliputi sbb :

NoFaktor

DominanWhere When Who Budget

1

WHS

01 Jun 020

sd Sept

2020 Amir

1. 80 jt

2 SOP01-Apr-20

Cessa, Susi & H

Riston

2.

3

4 POR

15-Apr-20Acong, Makruf,

Arman, Fauzi

2 jt

1 Melakukan pengemasan Sesuai PORRelease POR Jun 2020

(after TKP

online)

1

2 POR15-Apr-20

2

2

3

20 jt

01-Apr-20

01 Jun 020

sd Sept

2020

How How MuchWhy What

1

Cell Racking Setelah Stamping

Melakukan stamping sesuai TKP

dengan dibantu Panduan yang

langsung bisa dilihat dg jelas

TKP Online dg system Barcode

Evaluasi Standarisasi Prosedur

Kemasan

Standarisasi Prosedur dan

Evaluasi Mutu Kemasan

Membuat Report PM Yield dan

Analisanya

Membuat kategorisasi pengechekan

mesin O & T

Identitas

Packaging

tidak sesuai

Agar Produk

yang diterima

konsumen tidak

ada kebocoran

dan tidak ada

Kemasan yang

dibuang

Ruang

Stamping

Arman, Dini,

Happy, Acong,

Ma'ruf & Fauzi

MENURUNKAN

PEMBOROSAN

KEMASAN

SEBESAR 90% &

CUSTOMER

COMPLAIN

TERKAIT

KEMASAN

SEBESAR 50%

Melakukan Sealing dg baik dg

terlebih dahulu cek kondisi Mesin

Mesin

Seealing

Ended POR ID 4xxxx dg rendemen

kemasan max 1 %, bila lebih wajib

dilampiri penyebab

Acong, Makruf

Membuat Report PM Yield &

Analisanya

Melakukan Test Kebocoran saat

menerima kemasan dari supplier

Beli Alat Deteksi kebocoran yg

akan digunakan saat sampling

incoming

Packaging

Label Tidak

sesuai isi

Packaging

Bocor

Arman, Dini,

Happy, Acong,

Ma'ruf & FauziEnded POR ID 4xxxx dg rendemen

kemasan max 1 %, bila lebih wajib

R