EFH på Peab - BEAst

EFH på PeabBEAst årsmöte 2010

2010-03-18

EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18

Markus Nilsson0733-371176

[email protected]

Klas Antoni0733-371029

[email protected]

1

Upplägg

• Peabs EFH-projekt– Klas Antoni

• Plattform för EFH– Markus Nilsson

• Frågor

EFH på Peab - BEAst årsmöte 2010-03-18 2

Introduktion

• Peab AB – Börsnoterat företag– Startat 1959 av Mats och Erik Paulsson

• Verksamhet i Sverige, Norge och Finland• Verksamheten bedrivs i 10 divisioner

– 5 Byggdivisioner– 1 Nordisk Anläggningsdivision– 2 Utländska divisioner – Norge och Finland– 2 divisioner för övrig verksamhet – Industri och Byggsystem

• Omsättning ca 35 miljarder år 2009• Antal anställda ca 13 000 år 2009


Förutsättningar

• Fakturaintensiv bransch• Status för Peab i mars 2010

– Fler än 1 300 000 leverantörsfakturor/år i Sverige– Fler än 30 000 aktiva leverantörsinstanser– Fler än 5 000 aktiva projekt per år

• Två workflow-system för hantering av fakturaattester• Tre ekonomisystem


Varför elektronisk fakturahantering?

• Effektivisera processer• Sänka kostnader för administration• Minimera antalet felaktiga fakturor• Ta kontroll över strategiskt viktig information• Förstärka intern kontroll• Marknadsmognad• Mindre miljöpåverkan


Kanalstrategi


PIA

EFHeBuild

Scanning

Leverantörer

6

Peabs projekt för införande av EFH

• Förstudie som grund för beslut i koncernledning– Beslut om projekt för införande av EFH under hösten 2008

• Starka sponsorer för projektet• Tydligt projektdirektiv• Projektorganisation med en projektledare och flera

delprojektledare• Tvärfunktionell bemanning

– Ekonomi– Inköp– IT– Konsulter

• Samverkan och integration helt centralt


Projektorganisation


Referensgrupp EkonomiSamverkansgruppEkonomi, Inköp, IT

Projektledning

Plattform ochIntegration e-Process Anslutning Förändrings-

hantering

StyrgruppEkonomi, Inköp, IT

Konsult ftg

8

Fakturaväxel eller egen lösning?

• Kontroll– Affärslogik– Meddelandeinnehåll– Format– Flöden

• Kunskap• Resurser

– Egen personal– Konsulter

• Kostnader– Kort sikt– Lång sikt

• Integrationer mot övriga system• Anslutningshastighet


Egen lösning -BizTalk Server

9

Leverantörsanalys

Mätperiod oktober 2007 – september 2008 i Peab Sverige AB-koncernen

• Totalt antal fakturor : 936 500 st

• Antal leverantörer: 29 360 st

• Antal leverantörer med <10 fakturor per år: 21 083 st (ca 72%)

• Antal leverantörer med <=4 fakturor per år: 16 906 st (ca 55%)

• 2300 leverantörer (ca 8%) står för 80% av totala fakturavolymen

• 210 leverantörer (ca 0,7%) står för 50% av totala fakturavolymen

• 150 leverantörer står för 46% av totala fakturavolymen och fördelningen av dessa är enligt följande:

– Externa (exkl. PIA) ca 235 500 – Externa (PIA leverantörer) ca 116 300– Interna (exkl. PIA) ca 47 000– Interna (PIA leverantörer) ca 30 800


Fokus för projektet


Antal Leverantörer Antal fakturor

Andel av total

Marginal-ökning

50 313 604 33%

100 383 060 41% +8%

150 429 605 46% +5%

200 463 242 49% +3%

250 489 089 52% +3%

300 509 686 54% +2%

Utmaningar

• Förändringsovilja i organisationen• Att över tid klara av att hålla fokus i projektet• Trampa upp nya stiger i koncernen• Strategiskt ansluta i ”rätt” format• Successiv övergång från ”ekonomifabrik” till ”kontroll och

övervakning”• Brygga mellan projekt och drift/förvaltning


Lärdomar

• Förändra processer tar tid• Ofta vi själva som är ett hinder för snabb anslutning• Förändringshantering väldigt viktig

– Kommunikation– Personalfrågor

• Förankring högt upp i organisationen nödvändigt• Var tydlig när målet för införandet sätts – vad ska

prioriteras?– Kvalitet– Kvantitet

• Håll blicken vid horisonten


Resultat

• En fantastisk kunskapshöjning rörande EFH• En stabil och långsiktigt hållbar plattform• Bra förutsättningar för att gå in en intensiv anslutningsfas• Bra förutsättningar för kommande integrationsprojekt• Färre fel på fakturor• Lägre kostnader


Plattform för EFH


Förutsättningar / Krav

• Validera inkommande och utgående fakturor (affärsregler)

• Möjlighet till flera fakturautställare och fakturamottagare• Arkivering av inkommande fakturor• Möjlighet att både kunna skicka och ta emot fakturor i

olika format• Säker kommunikation• Stödja branschens vanligaste transportsätten• Hantera bilagor i både kund- och leverantörsflödet• Ta emot fakturor ifrån fakturaportal• Uppföljning av transaktioner och innehåll


Lösning

• Biztalk Server 2009– Standard

• Regelverk• EDIFact• XML• Transformering• Arkivering• Kommunikation (AS2, FTP, FIL, etc.)

– Anpassningar• Bilagehantering

• ISA– Säker kommunikation

• Reporting Services– Transaktionsstatistik– Fakturarapporter


Leverantörsflöde


Kundflöde


Uppföljning

• Transaktionsstatistik– Statistik för både kund- och leverantörsfakturor

• Affärsregelfel (Uppdelad per typ av fel)• Systemfel (Uppdelad per typ av fel)

• Fakturarapporter– Möjlighet att granska kund- och leverantörsfakturorna i

originalformat innan transformering är gjord– Möjlighet att granska format mot IP och Opto– Felinformation (Affärsregelfel, och systemfel)– Transaktionsinformation (Tidsstämpel, status, etc.)– Fakturainformation (Utställare- och mottagarinformation,

fakturabelopp, etc.)


Flöde inuti BizTalk


Frågor


Markus Nilsson0733-371176

[email protected]

Klas Antoni0733-371029

[email protected]

EFH på Peab - BEAst

Documents