BPM Symposium 14 Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe
BPM Symposium 14 Effizienter Workflow – automatische Kreditorenverarbeitung
Martin von Schroeder - Leiter IT Services PRIVERA Gruppe
www.privera.ch PRIVERA | Finanzen & IT | mvon | 09.05.2014 | Seite 2
Inhalt
PRIVERA Gruppe
Unternehmung & Dienstleistungen
Projekt «Kreditorenverarbeitung» (eFacture Fournisseur)
Ausgangslage
Schwerpunkte
Herausforderungen
Erfolgszahlen
Nächste Schritte
PRIVERA Gruppe
… ein unabhängiger, national tätiger Immobiliendienstleister
… wir zählen an all unseren Standorten zu den führenden Anbietern
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Dienstleistungen
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
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Dienstleistungen - 2
…alles rund um die Immobilie und mehr als…
Facility Management
Infrastrukturelles und technisches Facility Management
Business Support
Facility Management Konzepte
Projektmanagement
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Projekt «Kreditorenverabeitung»
eFacture Fournisseur
Ausgangslage generell
Projekt «Kreditorenverarbeitung» war Teil eines Projektprogramms mit dem Ziel, die Kunden-, Mitarbeiter- & Managementzufriedenheit zu steigern, sowie die Kosten zu senken und die Effizienz zu erhöhen.
Projektprogramm beinhaltete:
Lieferantenmanagement
Prozessoptimierung in Kernsystemen
Kostenoptimierung IT-Infrastruktur
SAP Reengineering
KREDITORENVERARBEITUNG
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Ausgangslage - Kreditorenverarbeitung
250’000 Rechnungen, welche jährlich manuell verarbeitet werden
Aufgeteilt in die verschiedenen Firmen der PRIVERA Gruppe und der PRIVERA Dienstleistungen
180’000 Bewirtschaftung
20’000 Corporate PRIVERA/TREOS/AGD & Facilitymanagement
50’000 TEC-Mandate*
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*TEC Mandate= Teilmandate (bspw. nur Fronttätigkeiten Bewirtschaftung bei PRIVERA) = Ausnahmeprozess!
Historischer Papierprozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
XIV
File-
Versand
XV
Visum Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
XVIII
Eingang
Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
Visum
BEWI
III
Versand
an
LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII
XIX
Ma
hn
un
g
XX
Ab
sch
luss
Logistischer Prozessteil (Papierhandling mit Verschieben,
Digitalisieren und Archivierung)
Erfassen, buchen
(Erfassen, Buchen,
Mahnen, Korr.)
Zahlungsverarbeitung (Zahlungslauf, DTA inkl.
Abschluss)
Bewi, Libu, SAP (Kontieren, Prüfen,
Visieren, Abschluss)
L1
L2
Ln
Schwerpunkte
Prozesse
Sicherstellung der Prozesstreue
Ausnahmeregelungen klar definieren
Jeder Rechnung muss eine Bestellung zu Grunde liegen
Wiederkehrende Rechnungen müssen effizient verarbeitet werden
Gesetzliche Rahmenbedingungen
Compliance-Anforderungen erfüllen, damit die Rechnungen nach dem Scanning vernichtet werden können
Usability / Schulung
Intuitive Bedienung
Neues Schulungskonzept (Video’s)
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Herausforderungen - 1
Projektprogrammabhängigkeiten
SAP Reengineering als Vor- und Parallelprojekt
Prozessoptimierung Kernsystem als Vor- und Parallelprojekt
Lieferantenmanagement als Parallelprojekt
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Alles auch
in FR
VR…
Herausforderungen - 2
Verschiedene Prozesse mit verschiedenen Regeln
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Herausforderungen - 3
Komplexität der Architektur/Schnittstellen
Mulitprovidering
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L4
L3
L2
L1 P2 Connextr
ade
P2 SixPaynet
P1 SPS
L6
Archiv
L5
Objekte Objekte Liegen-
schaften
Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte
Optiert ?
PRIVERA
L1 bis
LN
Rechnungen
an PRIVERA
TEC
PX
SORECO
Treos FIBU SAP2 F
I/C
O
Archiv
Referenzschlüssel
P3 Soreco
P3 Soreco
P3 Soreco P3
PRIVERA FIBU SAP1 F
I/CO
Out of Scope
REM
BEWI LIB
U
TREOS
Kunde Systeme
Handel
Projekte
Ausnahme Objekte Objekte Liegen-
schaften
Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte Objekte
Herausforderungen - 4
Überzeugungsarbeit
Intern & Extern
«Neuer Prozess» und neues Tool
Was tun wir mit welchen Veränderungen und Ergebnissen
Compliance-Anforderungen
Datenschutz
Elektronische Archivierung
Signaturprüfung
MWSTG
EIDI-V / GeBüV
Verfahrensdokumentation und ISAE 3402 Compliance
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Spezialitäten - Umsetzung
5 Mandanten mit 3 unterschiedlichen ERP-Systemen (SAP / REM)
Immobilienverwaltung (Mandant REM):
Nicht eine Buchhaltung sondern pro Mandat (> 2000 BH)
Freigaben / Visum nicht Organisations-abhängig sondern gemäss Mandats-Limiten
Grosse Anzahl «wiederkehrende» Rechnungen ohne Bestellungen Automatisierung notwendig
Externes Scanning / Übermittlung Stammdaten und Rechnungen
Physische Beilagen tw. im Original notwendig
Elektronische Speicherung der Belege Eigentümer
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Umsetzungsphasen
Projektstart / Vorarbeiten / PoC Juli 2012
Detailkonzept Rechnungseingang ab Jan. 2013
Start interne Rechnungen (GK / FI) Sept. 2013 Bestellungs-Erstellung flächendeckend
REM Pilot mit 2 Niederlassungen Feb. 2014
Roll-Out alle Niederlassungen - Start per 1. Mai 2014
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Erfolgszahlen - 1
Rechnungen vs. Bestellungen 2014
Jedem Auftrag geht eine Bestellung voraus
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0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
Jan Feb März Apr
Anz Rechnungen
Rechnungen ohne Bestellung/1st run
Erfolgszahlen - 2
Effizienz
Durchlaufzeit wurde enorm gesteigert
www.privera.ch
L1
L2
Ln
Aktueller Prozess: Verkürzung Prozessdurchlauf Endver-
arbeitung
VII
Zahlung
VIII
Digitai-
sierung,
Archivierung
I
Zuweisung
II
AVOR
III
Verbuchung
VI
L1
L2
Ln
Kontierung
IV
Prüfung &
Freigabe
V
Workflow
Erfassen
inkl.
Stamm-
Daten
VII
Scanning
VIII
Aufbereitung
Zahlungs-
lauf
X
Kontrolle
Zahlungs-
liste
XII
Verarbeiten
Zahlungs-
listen
XIV
File-
Versand
XV
Visum Zeichnung.
Berechtig.
XVI
Kontrolle,
Visum
LIBU
V
DTA-
Verbuchung
laut
Belege
Anzeige
XVII
Ablage
XVIII
Eingang
Rechnung
I
Rechnung
verteilen
II
Kontrolle,
Kontieren,
Visum
BEWI
III
Versand
an
LIBU
IV
Rechnung
an
Support
VI
Verteilung
an
LIBU
IX
Verteilung
Zahlungs-
Vorschläg
e
XI
Zahlungs-
Vorschläge
an Support
XIII
XIX
Ma
hn
un
g
XX
Ab
sch
luss
Historischer Prozess «Verarbeitung Lieferantenrechnungen»
(Papiermodus)
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Erfolgszahlen - 3
Senkung der Prozesskosten
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Phase I
Scanning ohne
eRechnungen
16.50
Ziel Phase II
Endausbau
eRechnungen
26.50
IST
PRIVERA
Kosten pro verarbeitete Rechnung
Nächste Schritte BPM
Prozessautomatisierung mit Xpert.ivy und SORECO AG
3 Kernprozesse in 2 Phasen
Phase 1 ist gestartet
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Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit