Eerste hulp bij Hoeve-evenementen Handleiding voor Hoeveproducenten in de Week van de Korte Keten Heel wat van jouw collega’s grijpen De Week van de Korte Keten aan om zich kenbaar te maken als hoeveproducent. Zij putten hiervoor uit een ruim pallet aan evenementen waarmee ze op hun manier het eigen bedrijf in de kijker kunnen zetten. Met deze evenementen versterken zij de band met hun consumenten en kunnen zij deze bestaande klantengroep verder uitbreiden door nieuwe klanten te werven voor de korte keten. Sinds dit jaar kunnen deze evenementen voor het eerst gebundeld worden in een nieuwe campagne: “De Week van de Korte Keten”. Tussen 26 mei t/m 3 juni krijgt iedereen die de korte keten op de kaart wil zetten in zijn regio, ondersteuning in communicatiemiddelen. Door als groep in te zetten op deze campagne, help jij de impact vergroten. Vele organisaties werken samen om van de korte keten een begrip te maken in Vlaanderen. Het voordeel voor jou is dat jij met je eigen evenement kan meesurfen op de communicatiegolf die door de organiserende instanties wordt opgezet. Omdat de campagneperiode net valt op het moment dat ook het boerderijwerk aandacht vereist, wil het Steunpunt Hoeveproducten iedere producent zo goed als mogelijk ondersteunen in zijn of haar initiatief. Een evenement opzetten vraagt immers voorbereiding. Met dit zelfhulppakket maken we daar een haalbare kaart van, en willen we doorverwijzen naar de juiste partners. Je staat er zeker niet alleen voor! Wat is de Week van de Korte Keten? Korte kennismaking. • Opgestart in de provincie West-Vlaanderen • In 2018 voor de eerste keer op Vlaams niveau • Voor verenigingen en ondernemers • Evenementen die de korte keten op de kaart willen zetten • De ambitie is een jaarlijkse traditie te maken van deze campagne • Organiserende partners: Minister Joke Schauvliege, VLAM, de 5 provincies, VVSG, VVP en het Steunpunt Hoeveproducten als algemeen coördinator.
8
Embed
Eerste hulp bij Hoeve-evenementen - Steunpunt Korte Keten hulp bij hoeve-evenementen.pdfPlaatsen van tenten, podia, stellingen, … Wanneer je een grote tent of podium plaatst, vraag
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Eerste hulp bij Hoeve-evenementen Handleiding voor Hoeveproducenten in de
Week van de Korte Keten
Heel wat van jouw collega’s grijpen De Week van de Korte Keten aan om zich kenbaar te maken als
hoeveproducent. Zij putten hiervoor uit een ruim pallet aan evenementen waarmee ze op hun manier
het eigen bedrijf in de kijker kunnen zetten. Met deze evenementen versterken zij de band met hun
consumenten en kunnen zij deze bestaande klantengroep verder uitbreiden door nieuwe klanten te
werven voor de korte keten.
Sinds dit jaar kunnen deze evenementen voor het eerst gebundeld worden in een nieuwe campagne:
“De Week van de Korte Keten”. Tussen 26 mei t/m 3 juni krijgt iedereen die de korte keten op de kaart
wil zetten in zijn regio, ondersteuning in communicatiemiddelen. Door als groep in te zetten op deze
campagne, help jij de impact vergroten. Vele organisaties werken samen om van de korte keten een
begrip te maken in Vlaanderen. Het voordeel voor jou is dat jij met je eigen evenement kan meesurfen
op de communicatiegolf die door de organiserende instanties wordt opgezet.
Omdat de campagneperiode net valt op het moment dat ook het boerderijwerk aandacht vereist, wil
het Steunpunt Hoeveproducten iedere producent zo goed als mogelijk ondersteunen in zijn of haar
initiatief. Een evenement opzetten vraagt immers voorbereiding. Met dit zelfhulppakket maken we
daar een haalbare kaart van, en willen we doorverwijzen naar de juiste partners. Je staat er zeker niet
alleen voor!
Wat is de Week van de Korte Keten? Korte kennismaking. • Opgestart in de provincie West-Vlaanderen
• In 2018 voor de eerste keer op Vlaams niveau
• Voor verenigingen en ondernemers
• Evenementen die de korte keten op de kaart willen zetten
• De ambitie is een jaarlijkse traditie te maken van deze campagne
• Organiserende partners: Minister Joke Schauvliege, VLAM, de 5 provincies, VVSG, VVP en het
Steunpunt Hoeveproducten als algemeen coördinator.
Tal van docenten en chefs zijn bekwaam in dit thema. Als hoeveproducent lever jij de producten en/of
de locatie aan, en geef jij creativiteit van de chef-kok ruim veld. Onder jouw klantenkring kan je
eventueel enkele vrijkaarten verloten om deel te nemen aan de workshop. De recepten die zulke
workshops opleveren, kan je ook later nog recycleren in jouw marketingtraject.
4. De Boerenmarkt Op de boerenmarkt is de plek waar korte keten beleving kan cumuleren.
Een diversiteit aan standhouders vertellen er uitbundig over zijn
bedrijfsvoering (al dan niet verstoken van professioneel didactisch
materiaal) en bieden wat te proeven aan. Georganiseerde randanimatie
zorgt dat er voor iedere leeftijdsgroep wat te beleven valt. Een chef-kok
kan tegen het einde van de markt met de restjes van de markt aan de slag.
Een hippe variant op de boerenmarkt is het Farm Food Festival. Hoeveproducenten zorgen voor hapjes
met hun unieke hoeveproducten in heuse FoodTruck-stijl. Vaak zonder de truck, en zonder veel blabla.
En de focus op de met heerlijke producten.
Welke evenement past het beste bij mijn bedrijf? Doe de evenementenwijzer!
Wat moet ik allemaal in orde brengen? Een introductie tot het wetgevende kader Vergunningen zijn sterk regio-gebonden. Informeer je dus in de stad of gemeente waar jouw
evenement plaatsvindt. Het is steeds goed om de organisatie van je evenement aan de lokale overheid
te melden. Voor grote, publiek toegankelijke evenementen, is dat zelfs verplicht. Deze info werd
gedeeltelijk gebaseerd op de website www.eventplanner.be
Mag ik mailadressen verzamelen van bezoekers? GDPR Vanaf 25 mei 2018 treedt de nieuwe Europese regelgeving rond de bescherming van persoonlijke data
in voege. Ben je van plan om tijdens jouw evenement de contactgegevens van bezoekers te verzamelen
om later te kunnen mailen met promotie, weet dan dat je daar de expliciete toestemming voor moet
vragen. Een voorbeeld-model kan je opvragen per mail op [email protected]
Schenken van alcohol
Wanneer je alcoholische dranken wilt aanbieden heb je twee vergunningen nodig: een tapvergunning
en eventueel een vergunning voor het schenken van sterke drank. Heb je deze niet in jouw bezit, dan
kan je deze vergunningen aanvragen bij de gemeente. Voor bieren en wijnen hoofdzakelijk in combinatie met een ‘maaltijd’ is geen tapvergunning vereist.
Voor het organiseren van een gewoon café is dat wel vereist. Een ijscoupe kan vallen onder ‘maaltijd’.
Plaatsen van tenten, podia, stellingen, … Wanneer je een grote tent of podium plaatst, vraag je in principe toestemming aan de gemeente. De
brandweer zal de locatie en constructie moeten inspecteren en veilig verklaren. Om een vergunning
aan te vragen, moet je zaken als een plattegrond van de tent, de afmetingen, indeling, materiaal, het
aantal gasten ... doorgeven. Ook de nooduitgangen en evacuatieroutes duid je aan in het dossier.
Brandveiligheid Organiseer je een evenement in huis? Dan kan je duidelijke richtlijnen rond brandveiligheid
terugvinden in het brandweerattest van de zaal. Organiseer je een grote activiteit op een terrein of in
een occasionele zaal, dan kan je een brandveiligheidscontrole laten uitvoeren door de brandweer. In
hun verslag formuleren zij richtlijnen over: de capaciteit van de zaal of het terrein, de nooduitgangen,
de brandblussers, pictogrammen, noodverlichting en de inrichting van de zaal. In jouw
veiligheidsdossier moet je aanduiden hoe je deze voorschriften zal naleven op je evenement.
Moet ik mij verzekeren? Er loopt iets goed fout op jouw evenement. Als organisator ben je verplicht om de schade die
bezoekers hebben opgelopen te vergoeden of te herstellen. Tegen dergelijke schadeclaims kan je jouw
activiteit verzekeren. Als er schade zou zijn door een onopzettelijke fout, iets wat je niet kon voorzien,
dan kan je Burgerlijke Aansprakelijkheidsverzekering tussenkomen om de veroorzaakte schade te
vergoeden of te herstellen. Vraag jouw verzekeringsagent of jouw polis jouw evenement dekt. Niet
enkel voor de bezoekers, ook voor jouw vrijwilligers kan je een verzekering aanvragen. Een
standaarddocument hiervoor kan je opvragen per mail via [email protected]
Saba Wanneer er muziek is op jouw evenement, ook al is het achtergrondmuziek, moet je auteursrechten
betalen via Sabam (België). Naast de auteursrechten wordt er ook een billijke vergoeding voor
uitvoerders en producenten geïnd. Hier kan je jouw evenement aangeven.
- Maak een facebookevenement aan. TIP: je kan de spanning naar jouw evenement opbouwen
door wekelijks een foto te posten die iets met de geplande activiteiten te maken heeft.
- Registreer jouw evenement op Uit In Vlaanderen via deze link.
Offline communicatie - Bestel flyers en affiches voor in de winkel, de marktkraam, het groentepakket
- Stuur tijdig een informatieve tekst naar jouw lokaal bestuur (timing: 2 maanden op voorhand)
- Stuur tijdig een perstekst in naar de regionale pers
Nazorg Wie ook na de evenement nog impact wil hebben, kan in de voorbereiding alvast een aantal
voorzorgsmaatregelen treffen. Schrijf bijvoorbeeld een onderhoudende tekst over jouw evenement
die je (tussen het opruimwerk van de dag nadien) enkel nog maar moet nog opfleuren met foto’s, een
hoogtepunt van de dag of een sappige quote van een bezoeker. Stop de
Gaat dat allemaal wel lukken? Stel een goede retroplanning op • 4 juni: uitblazen, opruimen, berichten over een geslaagde activiteit, evalueren en alle