Page 1
38691
空 大 學 訊 96 . 10 . 16
補充教材辦公室應用軟體
很多場合都用得到簡報,對於聽眾來說,可能都很怕碰到枯燥無趣的簡
報,報告者則擔心時間控制不好、言之無物、無法激發起興趣⋯⋯。其實一⋯⋯。其實一。其實一
場簡報的成敗在簡報設計的時候幾乎就
已經決定了,真的嗎?當然並不是說有
了好的簡報不管什麼人來說明都行,最
主要是要讓演說的人完全掌握自己希望
表達的內容與呈現的型式,然後充滿自
信地面對聽眾,一起愉快地度過簡報的
過程。要達到這樣的目標需要一些簡報
設計的技巧,這就是以下介紹的重點。
一、分析自己過去的簡報
每個人多少都會有一些不堪回首的簡報經驗,以及一顆站在講台前忐忑
不安的心,其實,從過去的缺點進行
分析可以更容易地找出改進之道。先
找出之前完成的簡報,嘗試從以下三
個方向做簡單的分析:
(一)從每頁簡報的標題開始檢
視:透過「投影片瀏覽」的功能,檢
視每張投影片的標題,看看這些標題
的順序與內容是否透露簡報的主軸與
重點。
解開簡報設計的迷思
/ 顏春煌顏春煌
(386)091-094辦公室軟體.indd 91 2007/10/2 3:26:02 PM
Page 2
補充教材
空 大 學 訊 96 .10 . 16
92386 辦公室應用軟體
(二)從備忘稿思考簡報的效果:簡報的「備忘稿」記載簡報時親口講述的
內容,簡報的內容則是顯示在投影幕上的內容,兩者之間要有適當的搭配,
否則可能發生簡報內容字太多的情況,簡報的人只是照稿唸出來。
(三)從單頁的播放體驗效果:先自行播放投影片,看自己是否覺得生動有
趣,枯燥的簡報在幾分鐘以內就會讓聽眾喪失興趣與注意力。
經過簡單的分析後,可以找出一些缺點,不過重點是該如何改善呢?這
是以下要談的重點,在學習簡報設計時也要有一個心理準備,就是簡報設計
的確能幫助我們完成一場成功的簡報,但是演講本身還包含了很多其他的技
巧,而簡報設計不見得能幫得上忙。。
二、簡報設計可以採取的策略略
現代人接觸媒體的機會越來越多,媒體的種類與呈現形式也越來越多
元化,簡報也是一種媒體的呈現,演說者希望透過簡報將自己的想法傳播出
來。以下有兩個重點::
(一)簡報的設計必須要達到簡報的目的:
通常簡報與脫口秀是大不相同的,簡報有明
確的目標,當老師使用簡報時,目的是傳授
知識,當業務經理使用簡報時,目的是把產
品企劃推銷出去。假如光是把簡報設計得很
花俏卻沒有達到簡報的目的,仍然不算是成
功的簡報。。
(二)精彩的簡報是達到簡報目的的捷徑:設計精彩的簡報是為了更容易地
抓住聽眾的注意力,這樣才能有效地傳遞希望傳播的訊息。。
從以上的觀點來看,簡報的設計要以簡報的目的為中心,採
用的策略與技巧都是為了要達成簡報的目的。簡報的呈現屬於高
度視覺化的設計,平常在電視上看到的廣告或影片同樣是運用視
覺與聽覺來達到某種目的,所以簡報的設計可以從其他視覺化媒
體的設計來取得靈感。就以電影為例,畫面的呈現與對話可以有
效地吸引觀眾的注意力,而溝通的主軸則是一個故事。當然,除
了有創意的視覺呈現或是有趣的劇情外,簡報的主要內涵還是要
在潛移默化中傳遞給聽眾。。
(386)091-094辦公室軟體.indd 92 2007/10/2 3:26:09 PM
Page 3
93
三、簡報設計的具體方法法
簡報的設計並不是想說什麼就把它輸入到簡報中,這樣很可能無法達到
預期的效果。簡報的投影片是呈現在投影幕上的資訊,所謂的簡報(presenta-(presenta-
tion)還包括演說過程所講述的內容,所以整場簡報就像一場電影一樣,應該n)還包括演說過程所講述的內容,所以整場簡報就像一場電影一樣,應該
把所有的環節都考慮進來,從腳本、編劇到拍攝,都要精心安排與設計。如
此一來,最後完成的簡報才會有一個中心的主軸,才能有效地將訊息傳播出
去,所以以下我們就以類似於電影製作的程序來說明簡報的設計。。
(一)透過腳本來聚焦焦
電影需要一個腳本,腳本通常不會有長篇大論,強調的是動作與對話,
以簡報的設計來說,這個階段要做的是把簡報的主要內容以及搭配的視覺組
成以類似於腳本的方式設計出來。通常腳本會包含視部與聲部,以及每一個
段落的預估時間長度。。
舉個例子來說,假如現在需要準備一份談行動與無線通訊的簡報,腳本
中可能會分成定義、原理、技術與應用四大部分來撰寫,每一段的內容再以用四大部分來撰寫,每一段的內容再以四大部分來撰寫,每一段的內容再以
聲部與視部描述講述的內容及視覺化的
內容。腳本並不需要把演說的每一句話
都寫出來,我們希望看到的是整個演說
的主軸與脈絡,其中的內容要與「行動
與無線通訊」的主題相互呼應。。
(二)運用編劇的概念來釐清觀念念
有了腳本以後,電影的製作需要一
個編劇的過程,把每一段影片的場景、內容、主要角色以及分鏡都安排好。
對於簡報的製作來說,這個階段要做的是試著想像如何將腳本以投影片的內
容來呈現,腳本聲部是由演說者講出來的,腳本視部則主要由投影片呈現,
確定以後,一頁頁的投影片就產生了。。
假如事先沒有準備腳本,製作出來的投影片很可能會毫無結構、缺乏
中心主題,充斥無關的資訊。有了腳本以後,投影片的背後就有了完整的故
事,投影片之間透過腳本來連貫,而投影片的內容衍生自腳本,詮釋不可或
缺的相關資訊。。
(386)091-094辦公室軟體.indd 93 2007/10/2 3:26:11 PM
Page 4
補充教材
空 大 學 訊 96 .10 . 16
94386 辦公室應用軟體
(三)設法引人入勝勝
有了投影片以後就可以開始進行簡報了,就像電影有了劇本以後就可以
開始拍攝。電影演員在選擇角色時已經依據原來
的劇情需要加以篩選過,而簡報在設計的時候同
樣也配合了演說者的特質做了調整。所以進行簡
報的時候演說者應該可以很自信地面對聽眾,從
投影片透析簡報的主軸與脈絡,達到不離題且有
充裕的時間加入臨時的效果與內容。。
既然電影的劇情有高低起伏,當然簡報的設計也要有精彩感人之處,由
於有腳本的設計為基礎,這些轉折應該早就埋伏在視覺化的呈現或是言談之
間,慢慢地提升聽眾的注意力與興趣。。
四、運用軟體的功能能
視覺化的設計是一門大學問,簡報軟體在功能上可以整合多媒體,透過
介面與動畫的使用加強簡報的效果,
運用這些功能的時候要特別謹慎,因
為過度的使用特效有時候不但無法加
分,反而會讓簡報失去焦點。。
有些觀念並不是軟體會自動引
導我們去做的,例如有人會在簡報的
前後加入全黑的投影片,達到靜默沉
思的氣氛,這是簡報設計者本身的素
養,軟體畢竟只是製作的工具。。
五、勇敢而自信地站上講台台
簡報做得再好,若是演說者因緊張而無法放鬆講解,恐怕結果一樣很
慘。不過精心設計的簡報往往會帶給人更堅定的自信,有時候可以運用一些
視覺化的輔助來化解枯燥或是緊繃的氣氛,例如談到無線通訊中的藍芽((
Bluetooth)時,不妨真正找一張有一顆藍色牙齒的人物照片,通常聽眾看了h)時,不妨真正找一張有一顆藍色牙齒的人物照片,通常聽眾看了
會莞爾一笑。當然,演說者對於簡報內容一定要瞭解透徹,越值得分享的資
訊,在清楚的解說之下,越能讓聽者覺得有收穫。。
(作者為本科目學科委員))
(386)091-094辦公室軟體.indd 94 2007/10/2 3:26:19 PM