Anuario ThinkEPI 2012 100 ¿Sólo una nueva etiqueta? Un nuevo término está irrumpiendo con fuer- za en el mercado de la información desde media- dos de la década pasada, y desde 2010 se extiende como una mancha de aceite: la gobernanza de la información (en inglés information governance, IG). El término gobernanza tiene varias acepciones en el diccionario de la RAE que por sí mismas son significativas: acción y efecto de gobernar o gobernarse; mandar con autoridad o regir algo; guiar y dirigir; regirse según una norma, regla o idea. ¿Nos aporta algo nuevo?, ¿se trata de una nueva disciplina, o es simplemente una etiqueta más para presentar como novedoso algo ya exis- tente? A primera vista podría parecer que esta cate- goría pueda introducir más confusión a la lista de conceptos que ya manejamos: gestión de la información, del conocimiento, gestión de con- tenidos empresariales o records management. Sin embargo, en mi opinión estamos ante un concep- to que se va a consolidar y adoptar rápidamente por varios factores: – Responde a la necesidad real y acuciante de empresas y organizaciones que ven cómo se Gobernanza de la información – Elisa García-Morales E.1. Gobernanza de la información Elisa García-Morales 7 noviembre 2011 García-Morales, Elisa. “Gobernanza de la información”. Anuario ThinkEPI, 2012, v. 6, pp. 100-103. Resumen: La gobernanza de la información es un término que adquiere cada día más importancia y parece calar con fuerza en el ámbito profesional, empresarial y especialmente en el mercado tecnológico. Se analizan diferentes aproximaciones conceptuales a su significado y desarrollo, justificando su interés ya que facilita po- sicionar la información en un nivel estratégico. Responde a una necesidad real de establecer reglas y políticas que permitan el uso efectivo de la información dentro de una organización. Palabras clave: Gobernanza de la información, Modelos de madurez de gobernan- za de la información. Title: Information governance Abstract: Information governance is a term that is becoming increasingly impor- tant in relation to both professional and business spheres and in particular to market technology. Various conceptual approaches about its significance and its development are analyzed, concluding that it facili- tates the positioning of information at a strategic level and responds to the need to establish rules and policies that allow the effective use of information inside an organization. Keywords: Information governance, Information governance maturity model. multiplican y crecen sin control multitud de datos, documentos, registros, canales, medios y procesos en los que se contiene y fluye la información. Se hace cada día más evidente que hay que poner reglas, orden, organización y gobierno. – Se trata de palabras cuyo sentido es claro, directo y fácil de comprender frente a otras acep- ciones que requieren traducción y explicación al oyente. – El concepto implica una ruptura decisiva con la corriente que ha prevalecido durante años y que ha subrayado el continente –los documentos y las herramientas tecnológicas– frente a los con- tenidos. Su importancia radica en que incide de forma decisiva en la consideración de la informa- ción en sí misma como un recurso que es necesario gestionar o gobernar. – Presenta una relación semántica con con- ceptos tan presentes en nuestra actualidad, como “buen gobierno”, “gobernanza global”, “gober- nanza económica”, “gobernanza corporativa”, “gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento, GRC”, que han calado con éxito en la empresa y en muchos ámbitos de nuestra sociedad. Por asociación, ayuda a situar la información donde siempre hemos defendido que debía estar: en el contexto estratégico de las organizaciones, y en los entornos directivos de control y decisión.
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¿Sólounanuevaetiqueta?
Unnuevotérminoestáirrumpiendoconfuer-zaenelmercadodelainformacióndesdemedia-dosdeladécadapasada,ydesde2010seextiendecomounamanchadeaceite:lagobernanzadelainformación (en inglés information governance,IG).
Eltérminogobernanzatienevariasacepcionesen el diccionario de la RAE que por sí mismassonsignificativas:acciónyefectodegobernarogobernarse;mandarconautoridadoregiralgo;guiarydirigir;regirsesegúnunanorma,reglaoidea.
¿Nos aporta algo nuevo?, ¿se trata de unanuevadisciplina,oessimplementeunaetiquetamásparapresentarcomonovedosoalgoyaexis-tente?
Aprimeravistapodríaparecerqueestacate-goría pueda introducir más confusión a la listade conceptos que ya manejamos: gestión de lainformación, del conocimiento, gestión de con-tenidosempresarialesorecordsmanagement.Sinembargo,enmiopiniónestamosanteunconcep-toquesevaaconsolidaryadoptarrápidamenteporvariosfactores:
– Responde a la necesidad real y acuciantede empresas y organizaciones que ven cómo se
Gobernanzadelainformación–ElisaGarcía-Morales
E.1.GobernanzadelainformaciónElisaGarcía-Morales
7noviembre2011
García-Morales,Elisa.“Gobernanzadelainformación”.
AnuarioThinkEPI,2012,v.6,pp.100-103.
Resumen:Lagobernanzadelainformaciónesuntérminoqueadquierecadadíamásimportanciayparececalarconfuerzaenelámbitoprofesional,empresarialyespecialmenteen elmercado tecnológico. Se analizandiferentes aproximacionesconceptualesasusignificadoydesarrollo,justificandosuinterésyaquefacilitapo-sicionarlainformaciónenunnivelestratégico.Respondeaunanecesidadrealdeestablecerreglasypolíticasquepermitanelusoefectivodelainformacióndentrodeunaorganización.
Palabrasclave:Gobernanzadelainformación,Modelosdemadurezdegobernan-zadelainformación.
Title:Informationgovernance
Abstract: Informationgovernanceisatermthat isbecomingincreasingly impor-tantinrelationtobothprofessionalandbusinessspheresandinparticulartomarkettechnology.Variousconceptualapproachesaboutitssignificanceanditsdevelopmentareanalyzed,concludingthatitfacili-tatesthepositioningofinformationatastrategiclevelandrespondstotheneedtoestablishrulesandpoliciesthatallowtheeffectiveuseofinformationinsideanorganization.
Keywords:Informationgovernance,Informationgovernancematuritymodel.
multiplicanycrecensincontrolmultituddedatos,documentos,registros,canales,mediosyprocesosenlosquesecontieneyfluyelainformación.Sehace cadadíamásevidentequehayqueponerreglas,orden,organizaciónygobierno.
– Se trata de palabras cuyo sentido es claro,directoyfácildecomprenderfrenteaotrasacep-cionesquerequierentraducciónyexplicaciónaloyente.
– Elconceptoimplicaunarupturadecisivaconla corriente que ha prevalecido durante años yquehasubrayadoelcontinente–losdocumentosylasherramientastecnológicas–frentealoscon-tenidos.Su importancia radicaenque incidedeformadecisivaenlaconsideracióndelainforma-ciónensímismacomounrecursoqueesnecesariogestionarogobernar.
– Presenta una relación semántica con con-ceptostanpresentesennuestraactualidad,como“buengobierno”,“gobernanzaglobal”,“gober-nanza económica”, “gobernanza corporativa”,“gobernanza,gestiónderiesgosycumplimiento,GRC”, que han calado con éxito en la empresay en muchos ámbitos de nuestra sociedad. Porasociación,ayudaa situar la informacióndondesiemprehemosdefendidoquedebíaestar:enelcontextoestratégicode lasorganizaciones,yenlosentornosdirectivosdecontrolydecisión.
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¿Quéesgobernanzadelainformación?
Representa cosas distintas para personas uorganizacionesdiferentes,especialmenteporqueel propio término “información” tiene variossignificados.
Enelmercadode las tecnologíasde la infor-mación, ávido de nuevos mensajes, la categoríaha sido rápidamente adoptada. Las grandescompañíasdelsectordelagestióndecontenidoslahan incorporadoa suoferta:asívemoscomoOpenText, IBM, EMC, Sharepoint de Microsoft,Alfresco, etc., ofrecen soluciones para la infor-mation governance. En muchos casos se tratade una nueva denominación para las ya cono-cidasplataformasdegestióndecontenidosqueofrecíanunagamamayoromenordefuncionespara lagestiónde informaciónnoestructurada:Imaging,Documentmanagement (DM),Recordsmanagement (RM), Collaboration, Web contentmanagement (WCM),Digitalassetmanagement(DAM), Enterprise report management (ERM)–conocidos antes por Computer output to laserdisk(COLD)…
En otros casos la oferta complementa lassoluciones para la gestión de contenidos noestructurados con otros elementos que facilitanlagestióndinámicadelainformación:elanálisisylacalidaddedatosycontenidos,lavisibilidadylarecuperaciónatravésdemúltiplesrepositoriosyentornos,ele-discoveryylagestióndelciclodevida de la información. Desde el mundo de losERPydelosdatos,empresascomoSAPtambiénse posicionan en este nuevo concepto, pero sussoluciones están lógicamente más centradas enlainformaciónestructurada,enlacalidaddelosdatosyenlasactividadesdereporting.
Las herramientas tecnológicas son útiles eimprescindibles pero no proporcionan por símismas una gobernanza de la información. Sinembargo, las empresas de tecnología tienenmucha fuerza en la elaboración del lenguaje, ylarápidaadopcióndeestanuevacategoríaesunindicativodesuéxito.
Un enfoque conceptual de IG basado en elrecordkeepingeselplanteadoporlaasociacióninternacionalARMA.Elconceptorecord,queeninglésestámáscercanoaloquecomúnmenteseentiendeporinformaciónregistrada,seencuentraencastellanoconlabarreradelaacepcióncomúnde la palabra documento. Los GARP (generallyaccepted recordkeepingprinciples) sepresentancomo elementos clave para asegurar la calidaddelosprocesosdegobernanzadelainformación,asegurarelcumplimientoyminimizarlosriesgos.Estosprincipiosson:
1.AccountabilityLaorganizacióndebeasignarunresponsable
conperfilejecutivoquesupervisaráelprogramadegobernanzadelainformación,delegandolasresponsabilidades a los individuos adecuados,adoptandopolíticasyprocedimientosqueguíenalpersonal yaseguren laauditabilidaddelpro-grama.
2.TransparenciaLosprocesosyactividadesdelprogramadeben
estardocumentadosyestardisponiblesparatodoelpersonalylaspartesinteresadas.
3.IntegridadDebeestablecerseunprogramadegobernan-
zadelainformaciónsegúnelcuallainformaciónylosdocumentosgeneradosogestionadosporlaorganización tenganunagarantía razonabledeautenticidadyfiabilidad.
Gobernanzadelainformación–ElisaGarcía-Morales
“Lagobernanzadelainformaciónesdinámica,proactivayenfocada
alnegociomientrasqueelrecords managementesestático,reactivoy
enfocadoenlaretención”
4.ProtecciónEl programa de record keeping se construirá
para asegurar un nivel razonable de protecciónde las informacionesydocumentosquesonpri-vados,confidenciales,oesencialespara laconti-nuidaddelnegocio.
5.CumplimientoEl programa debe cumplir con la legislación
vigenteuotrasnormasregulatorias,asícomoconlaspolíticasinternasdelaorganización.
6.DisponibilidadUnaorganizacióndeberámantenersusrecords
demaneraqueseasegureunarápida,efectivay
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precisa recuperación de la información que senecesita.
7.RetenciónUnaorganizacióndeberámantenersusinfor-
macionesydocumentosporeltiemponecesarioteniendoencuentalosrequerimientosoperacio-nales,fiscales,legalesehistóricos.
8.DisposiciónUnaorganizacióndebeproporcionarunadis-
posición (conservación o eliminación) segura ycontroladadelasinformacionesquenorequierensermantenidassegúnlalegislaciónaplicableolaspolíticasdelaorganización.
uso,recuperación,explotación,análisisyreporte,yalagestióndelciclodevida.
Modelodemadurez
UnmodelodemadurezMM(maturitymodel)esunaestructuraquedescribeelnivelde sofis-ticación que pueden alcanzar las actividades enun área específica de interés. Se han realizadodiversosMMenelámbitode las tecnologíasdela información, siendo especialmente relevanteslasinvestigacionesdeGartner.
La visión de la IG como una disciplina emer-genteesdestacadapor losexpertosdeGartner,que en julio de 2011 publicaron un modelo demadurezdenominado“Hypecyclefor legalandregulatory informationgovernance”.Unaadap-tacióndeestemodeloes la realizadaporJean-François Perrein, promotor de L’ObservatoireGovinfo2012,queyapresentasusprimerosresul-tados provisionales. Igualmente ARMA Interna-tionalha llevadoacaboel“Maturitymodel forinformationgovernance”,quepivotasobrelos8principiosdelmodeloGARP.
Los modelos de madurez nos indican has-ta dónde se puede evolucionar en materia degobernanza de la información y los niveles porlosquelasorganizacionespasanopuedenpasarantesdellegaralobjetivodeunprogramadeIGenelque:
– sehadeterminadolaresponsabilidadalmásaltonivelsobrelaIG;
– hayestablecidasreglasypolíticasdegobier-nodelainformación;
– se integran en la IG personas, procesos ytecnologías;
– lainformaciónestádisponibleparaquienlanecesitacuandolanecesita;
– se asegura la adecuada protección de lainformaciónydelosdatos;
– se gestiona el ciclo de vida de la informa-ción;
– elprogramadeIGesauditadoregularmente.Dichosmodelosdebenayudara losmáximos
responsablesdelasorganizacionesadeterminarladistanciaexistenteentresusactualesprácticasrespectoa la informaciónyelniveldemadurezóptimo a alcanzar, estableciendo las necesida-desadicionalesdeanálisisy lasprioridadesparaasegurar la consecución del objetivo último degobiernodelainformación.
Referenciasbibliográficas
ARMA International. Maturity model for informationgovernance,2010.http://www.arma.org/garp/metrics.cfm
Gobernanzadelainformación–ElisaGarcía-Morales
Otros autores se distancian del enfoque derecordsmanagementyseñalanlasdiferenciasentres aspectos: la gobernanza de la informaciónes dinámica, proactiva y enfocada al negociomientrasqueelrecordsmanagementesestático,reactivoyenfocadoenlaretención.Ellonoimpli-caqueestaúltimaactividadnoseanecesaria,sinoquelaIGrepresentaunaevolucióndelagestiónde las informaciones y los documentos por suvaloren símismos,haciaunenfoqueenelquela información se gobierna como un verdaderoactivodelaorganización.
ElGartnerResearchGroupproponeunadefi-nición ampliamente aceptada y que comple-menta lo que se había venido denominando ITgovernance, o el conjunto de procesos orienta-dosaasegurarelusoeficienteyefectivode lastecnologíasdelainformaciónparaconseguirlosobjetivosdelaorganización:
“Lagobernanzadelainformacióneslaespe-cificación de los derechos de decisión y de unaestructura de responsabilidades y control, conobjeto de fomentar la cultura deseada para lavaloración,captura,almacenamiento,uso,archi-vo y eliminación de la información. Ello incluyeprocesos,roles,estándaresymedidasqueasegu-renelusoefectivoyeficientedela informaciónque permitan a una organización conseguir susobjetivosdenegocio”(Logan,2010).
EstadefiniciónsitúalaIGenunplanopolítico,incidiendoenlaimportanciadelatomadedeci-siones,asunciónderesponsabilidadesyelcontrolsobre las mismas. Todo ello como un paraguasnecesario para dar cohesión y gobierno al flujode información en el marco de los procesos denegocio,a lasactividadesdegestióndedatosydocumentos,alrecordsmanagement,alaaplica-ción de normativas y estándares, a la forma de
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C3Associates.Fromrecordsmanagementto informa-tiongovernance.April26th,2010.http://www.c3associates.com/2010/04/from-records-management-to-information-governance
Caldwell,French.Hypecycleforlegalandregulatoryin-formationgovernance,2011.GartnerResearch,Jul.,2011.
IBM.Informationgovernance.http://www-01.ibm.com/software/info/itsolutions/information-governance
Logan,Debra.“Whatisinformationgovernance?And
whyisitsohard?”.Gartner,Jan.11,2010.http://blogs.gartner.com/debra_logan/2010/01/11/what-is-information-governance-and-why-is-it-so-hard
Perrein, Jean-Pascal.“Organisationetdéfinitiondela gouvernance de l’information”. Points de vue surl’information,17oct.,2011.http://www.3org.com/news
Lincolnshire County Council. What is information go-vernance?http://www.lincolnshire.gov.uk/local-democracy/information-governance
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