E-post - Sms - Brev › globalassets › startsida › ...3 3 Meddelande till grupp Här kan du skicka meddelande till föreningens grupper på 3 olika sätt. • E-post direkt från

1 1

Uppdaterad: 2013-12-03

E-post - Sms - Brev

2 2

Inledning

IdrottOnline är idrottens verktyg för kommunikation och administration. IdrottOnline ägs och ut-vecklas av Riksidrottsförbundet, RF. Webbplatsen baseras på webbpubliceringsverktyget EPiSer-ver, ett enkelt och flexibelt verktyg som är marknadsledande i Norden. Den grundversion förening-arna erbjuds innehåller standardfunktioner i EPiServer och är helt kostnadsfri.

Två versioner av IdrottOnline förbund

Förbunden har möjlighet att välja mellan två versioner av lösning för hemsida och administration, IdrottOnline förbund standard och IdrottOnline förbund anpassad. Båda varianterna har samma bas. Skillnaden är att förbundet med en anpassad version får en egen driftmiljö med möjlighet att vidareutveckla och anpassa systemet efter sitt eget behov. Med en anpassad version kommer inte uppdateringar av IdrottOnline ske automatiskt utan detta måste hanteras av det aktuella förbundet.

Kostnad

IdrottOnline är alltid helt kostnadsfritt för alla föreningar och förbund.

Utbildning

SISU Idrottsutbildarna erbjuder introduktionsutbildningar för IdrottOnline i varje distrikt. I tillägg till det utarbetas en lärgruppsplan som kan laddas hem, antingen från SISU Idrottsutbildarnas hem-sida, www.sisuidrottsutbildarna.se eller under fliken Utbildning på www.idrottonline.se. Manualer

Använd innehållsförteckningen för att länkas till rätt område och läs mer. För lathundar ber vi dig besöka vårt manualbibilotek på www.idrottonline.se.

Operativsystem och webbläsare

Administration av IdrottOnline sker bäst i PC-miljö och med webbläsare Internet Explorer IE9 och IE 10, Firefox och Google Chrome.

Hjälp och support

På www.idrottonline.se finns Support. Där har vi samlat all information och hjälp du som användare av IdrottOnline kan behöva. Där hittar du frågor och svar samt alla manualer för respektive avdel-ning.

Supporten hjälper dagligen till att besvara dina frågor via mail [email protected]. Beskriv noggrant ditt ärende och ange alltid vilken organisation du tillhör. Supportens mål är att svara på alla ärenden inom 24 h.

Telefontid Torsdagar 12.00-16.00 Telefonnummer: 08-699 61 50

Skriv ej ut manualen! För att alltid ha aktuell information och slippa dyra ut-skriftskostnader ber vi dig att ladda hem manualen som en PDF från vår hem-sida när du behöver den. Då har du alltid den senaste versionen till hands.

3 3

Meddelande till grupp

Här kan du skicka meddelande till föreningens grupper på 3 olika sätt.

• E-post direkt från IdrottOnline• Sms• Brev

Skicka e-post till personer i en grupp direkt från IdrottOnline

Sök upp gruppen som du vill skicka e-post till. KLICKA I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN.

4 4

KLICKA PÅ MEDDELANDE.

KLICKA I E-POST.

ÄR AVSÄNDAREADRESSEN RÄTT? OM INTE ÄNDRA

5 5

Vill du att mottagarna av e-postmeddelande ska svara men till en annan adress. KLICKA I RUTAN ANVÄND SVARSADRESS.

FYLL I DEN ADRESS SOM SVAREN SKA GÅ TILL.

Utforma e-postmeddelandet. ANGE ÄMNE. Detta är den rubik som mottagaren ser i sitt medde-lande.

6 6

SKRIV MEDDELANDETEXT

LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL

Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt.

STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN.

MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS.

7 7

KONTROLLERA MOTTAGARE.

KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE.

VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger.

8 8

SKRIV MEDDELANDETEXT

LÄGG TILL SNABBKODER-OM DU VILL

Snabbkoker är en automatisk ifyllning av namn eller idrottsid. Det ändras efter mottagare och gör e-postmeddelandet mer personligt.

STÄLL MARKÖREN I E-POSTMEDDELANDET DÄR DU VILL INFOGA SNABBKODEN.

MARKERAD ÖNSKAD SNABBKOD I RUTAN TILL HÖGER. KLICKA PÅ DEN BLÅ PILEN OCH SNABBKODEN INFOGAS.

9 9

KONTROLLERA MOTTAGARE.

KLICKA UR RUTAN TILL VÄNSTER OM NÅGON AV DE MARKERADE PERSONERNA INTE SKA HA DETTA MEDDELANDE.

VÄLJ ADRESS. Har personen målsmans adresser tillagda går det att välja på dessa i rullistan till höger.

10 10

AVMARKERA DE/DEN ADRESS SOM INTE SKA FÅ MEDDELANDET.

VANLIGA FEL

Personen har målsmans e-postadress tillagt men det syns inte i listan

LÖSNING: Byt webbläsare och listan öppnas. IE 10 har en bugg i just denna funktion

KLICKA PÅ SKICKA.

Målsmans adress läggs till under personens profil. Klicka på Medlemmar och sök upp personen och lägg till adressen undrer länken Målsman. Lägg till målsman.

11 11

För att se skickade e-postmeddelanden

KLICKA PÅ SKICKAT TILL VÄNSTER.

Här syns information om vem som har skickat meddelandet, när det skicka-des samt vilka mottagarna var. Du ser även om meddelandet har misslyck-ats att nå vissa mottagare.

12 12

Skicka sms till medlemmar i en grupp

FÖR ATT KUNNA SKICKA SMS TILL EN GRUPP MÅSTE SMS TJÄNSTEN OCH GRUP-PEN FÖRST VARA AKTIVERADE.

Aktivera gruppen (1)KLICKA PÅ MÖTESPLATSEN. Observera att du behöver vara gruppadministratör för gruppen.

I VÄNSTER MENYN KLICKAR DU PÅ AKTUELL GRUPP.

GRUPPEN ÄR NU AKTIVERAD.

-Det går endast att skicka Sms till en grupp med max 50 medlemmar-Alla som ska få smset måste vara med i gruppen-Den som skickar smset måste vara med i gruppen-För att aktivera gruppens smstjänst behöver du vara Gruppadministratör i gruppen-Dubbelkolla att alla medlemmar i gruppen har ett mobilnummer inlagt i medlemsregistret

Aktivering görs endast första gången du ska skicka sms till gruppen. Men måste göras på alla grupper

separat.

13 13

Aktivera sms tjänsten (2)

Välj den gruppen som du vill aktivera sms tjänsten för genom att kLICKA I RUTAN FRAMFÖR GRUPPENS NAMN.

’KLICKA PÅ MEDDELANDE.

KLICKA I SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS OCH PÅ AKTIVERA SMS.

VANLIGA FEL

Skicka till Gruppwall/SMS är utgråad och jag kan inte klicka i rutan.

Du är antagligen inte med i gruppen samt har inte rollen Gruppadministratör. För att aktivera gruppen behöver du ha den rollen.

Lösning: Är du klubbadministratör lägger du in dig själv och tilldelar dig rollen som gruppadminis-tratör för gruppen.

14 14

Information gällande tjänsten och SMSgrupp syns. KLICKA PÅ AKTIVERA.

NU ÄR TJÄNSTEN AKTIVERAD!

Frågor och Svar

• Det är helt kostnadsfritt att skicka meddelande och sms från appen och er idrot-tonline sida oberoende på hur många som ni skickar meddelandet/smset till.

• Det kostar som ett enda sms när du svarar på ett meddelande oberoende på hur många som ingår i gruppen.

• Du väljer själv från vilken enhet som du vill skicka eller svara på ett medde-lande men alla meddelande och hela konversationen utgår alltid från er grupps Gruppwall i Mötesplatsen.

• Det är aldrig ett personligt mobilnummer som syns som avsändare utan det är ett automatiskt genererat nummer som skapas när smset skickas ut för första gången. För varje nytt sms som skapas från start genereras ett nytt nummer.

15 15

Sök upp aktuell grupp och markera den i rutan till vänster och klicka på MEDDELANDE.

Klicka i SKICKA TILL GRUPPWALL/SMS.

SKRIV ÖNSKAT MEDDELANDE I MEDDELANDETEXTRUTAN dubbelkolla gärna i Mottagar-rutan att alla medlemmar har mobilnummer registrerat innan du klickar på SKICKA.

Ditt registrerade mobilnummer syns nu i avsändarrutan. Detta kommer inte att synas utåt till mottagarna utan det genereras ett nytt nummer som är det som syns utåt i

konversationen. Det är helt kostnadsfritt att skicka smset från datorn.

16 16

Skicka brev till gruppens medlemmar

IdrottOnline samarbetar med ett företag som heter Addoro. De tillhanda håller en tjänst som un-derlättar det administrativa arbetet inom förening och förbund. Ni skapar mallen och allt annat sker automatiskt från idrottonline. Kostnaden är låg och utformningen enkel!

Läs mer på WWW.SKICKAKUNDBREV.SE/KLUBBUTSKICK

Aktivera Addoro brevtjänst

KLICKA I BREV.

SKRIV IN ETT ANVÄNDARNAMN.

Vad kostar det?

Fler än 100 st utskick per gång kostar 6,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår!

Färre än 100 st per gång 7,90 kr per styck inkl. moms. Allt ingår!

17 17

SE ÖVER KONTAKT UPPGIFTERNA

KLICKA PÅ REGISTRERA.

LÄS OCH GODKÄNN AVTALET FRÅN ADDORO.

Därefter sker all utformning från addoros tjänst och support kring detta hittar du på

WWW.SKICKAKUNDBREV.SE/KLUBBUTSKICK