- 1. e-Invoicing & Digital ArchivingAdobe Livecycle
Enterprise SuiteKeynectis PostNLe-Invoicing | OutboundAntwerpen 17
maart 2013Bert Jans Bert JANSSolution Consultant
e-Invoicing+32(0)475 20 99 50Consultant e-Invoicing Solution
+32(0)475 [email protected]
[email protected] www.icredit.be
2. e-Invoicing & Digital Archiving 3. iCredit in het kort
Mensen, Processen & Technologie voor verbetering van de
Order-to-Cash cyclus Totaal oplossing van Professionele Services
& Software Toepassingen Sinds 2006 kantoren in Kontich (B) en
Houten (NL) > 50 klanten > 100 afgewerkte interim projecten
> 20 software implementaties Maken deel uit van de Cronos Groep
4. Cronos in het kort Innovatieve groep gericht op het integreren
en leveren van ICT oplossingen Sinds 1991 100% Belgisch financieel
onafhankelijk Marktgerichte aanpak, ICT als middel End-to-end
diensten / volledige value chain > 2500 medewerkers - 300 mio
omzet - 5% winst voor belastingen(2012) Partnerships met alle
vooraanstaande ICT constructeurs 5. Enkele ReferentiesProfessional
Leasing Logistics Manufacturing ChemicalsServices 6. iCredit -
e-Invoicing Solution Document creatie gebruikmakend van het Adobe
Lifecycle platform Electronic Document Signing door Keynectis met
CDS certificatie Beheer/opmaak van templates Multi-channel
afleveringsmethodes en follow up Wettelijk digitaal archief
Onboarding consultancy & implementatie diensten 7.
Opportunities e-Invoicing/e-Billing Kostprijs handmatige factuur
versus elektronische( 60,00 personeelskost/uur incl. overhead,
infrastructuur e.a.) 8. Benefits e-Invoicing/e-Billing Complexere
systemen 56% PDF system: 47% No e-Invoicing: 21%Complexere systemen
38%PDF system: 28%No e-Invoicing: 13% Complexere systemen 28% PDF
system: 22% No e-Invoicing: 9%Bedrijven die e-Invoicing uitbesteden
aan een BSPerspenderen overall meer tijd en middelen om
hunfacturatieproces te optimaliseren en te verbeteren.Gevolg:
gevoelig meer benefits 9. Opportunities e-Invoicing/e-Billing
Belgische markt Briefwisseling via post daalt jaarlijks met 3%.
Deze is vooral voelbaar intransactionele post Facturen,
herinnneringen, Op 900 milj. facturen 1% tot 3% via e-Invoicing
Adoptiegraad 25% jaarlijks 41% van alle facturen via KMOs 12%
worden verzonden van grote naar grote ondernemingene-Invoicing via
EDI Telecom en nutsbedrijven pushen e-Invoicing naar consumer 10.
Opportunities e-Invoicing/e-Billing Inkomende facturen (inbound)
Snellere verwerking mits gebruik van XML, UBL 2.0 ERP onafhankelijk
Eenvoudige archivering en retrieval Secured archiving constantly
updated Tijdsbesparing 11. Opportunities e-Invoicing/e-Billing
Uitgaande facturen (outbound) Klantvriendelijk mits gebruik van
Secure Signed PDF in combinatie met XML UBL2,0 Snelheid levering
snellere betaling Track & trace: bewijs ontvangst, herzenden,
opvolging, Extra: online betaling, klantenarchief, anderen
documenten meesturen, marketing info toevoegen, Beter
debiteurenbeheer Milieu MUTCH CHEAPER 12. Opportunities
e-Invoicing/e-Billing Archivering Amazon Technologisch marktleider
- up-to-date - onafhankelijk 100% veilig in the cloud Amazon S3
(simple storage server) or local Archivering in Europa (IRL)
volgens Europese richtlijn. Ook andere werelddelen als dit vereist
is. Geen kasten, geen papier, geen infrastructuur, geen ruimte
Veilig Overal consulteerbaar d.m.v. webservices (sender &
receiver) 13. Opportunities e-Invoicing/e-Billing Enkel de
gekwalificeerde elektronische handtekening staat opgelijke voet met
een geschreven handtekening De elektronische handtekening zorgt
voor het omkeerbaar bewijs. Het is aan de fiscus is om aan te tonen
dat de handtekening niet geldig is. Iedere andere vorm van
Authenticiteit en Integriteit dient aangetoondte worden door de
sender en/of receiver van de respectievelijkefactuur. Ook tijdens
de periode waarin de documenten dienengearchiveerd te
worden.(Belgi: 7+1 jaar voor handels 15+1 jaar voor
investeringsfacturen.) 14. Opportunities e-Invoicing/e-Billing
Juridisch - Authenticiteit en Integriteit Fiscus stelt papieren en
elektronische facturen gelijk mits: De authenticiteit van de
herkomst en de integriteit van de inhoud en leesbaarheid
gewaarborgd worden en dit gedurende de hele bewaringstermijn (7
jaar voor handelsfacturen en 15 jaar bij de aankoop van onroerende
goederen). - Authenticiteit: het waarborgen van de identiteit van
de leverancier of de uitreiker van de factuur - Integriteit:het
feit dat de inhoud die voorgeschreven is door de toepasselijke
regels inzake de facturering geen wijziging heeft ondergaan. Deze
voorwaarden moeten zowel door de leverancier als door de klant
kunnen worden aangetoond. het is bij deze bewijslast dat vaak het
schoentje knelt. Voor een papieren factuur is het vaak voldoende
dat men in het bezit is van de originele factuur. Voor een
elektronische factuur is dit iets anders. . - Wat op het scherm
staat kan gemanipuleerd worden . - Een factuur in WORD of in PDF
formaat is gemakkelijk aan te passen, 15. Opportunities
e-Invoicing/e-Billing Juridisch - Authenticiteit en Integriteit
VOOR 1/1/2013: De authenticiteit van de herkomst en de integriteit
van de inhoud wordt gekenmerktdoor een elektronische versleuteling
met een elektronische handtekening of viaEDI SINDS 1/1/2013: -
three way matching Elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar
controlespoor tussen een factuur enerzijdsen een levering van een
goed of een dienst anderzijds aantoontHt voorbeeld:
three-way-matching. de bestelbon de leveringsbon of
vervoersdocument de betalingOFDoor een elektronische versleuteling
met een elektronische handtekening of via EDI 16. Opportunities
e-Invoicing/e-Billing Juridisch - Authenticiteit en Integriteit
Vanaf 1/1/2013: Geen verplichting om met een Billing Service
Provider (BSP) te werken De belastingplichtige is verantwoordelijk
voor het uitreiken, ontvangen,verwerken en/of bewaren van de
geldige factuur. Grensoverschrijdende transacties Rekening houden
met de lokale reglementering. Sommige landen eisen een expliciete
en uitdrukkelijke toelating van de tegenpartij om met e-facturatie
te kunnen starten. Andere landen aanvaarden niet het gebruik van
een derden-methode(onafhankelijk platform) Nog andere landen eisen
een papieren kopie. Archivering Is gespecifieerd en verblijft in de
digitale sfeer. Als document elektronisch verstuurd dan
elektronisch archiveren Papieren verzending = papieren archivering
of een legale omzettingnaar een elektronische versie. 17. iCredit
Solution Architecture 18. iCredit Solution Architecture
SENDERiCREDIT Post/Print RECEIVER TypeInvoice Auto
DeliveryAdditionalPUSH. XMLMarketing . TECCOMPUSH. UBL 2.x SFTP
ERPFormats. OB10. EDI SFTP Custom Made. . UnpackUBL
2.xfrequentlyLink toOB10 iCmail . PDFEDI . XML PUSH csv, txt . UBL
2.x Y. OB10. EDI. DocRef genereation. . XML(n) N . Transformation
Templates PDF. Integration PUSH. PDF generation. Digital Signing.
TimestampPUSH ERP syncPRINTEIPPMS/SQL PUSHPUSHGeneration PUSH
Management FAX Business Data WebPortalIntelligence AanmeldingPUSH
LOCAL PRINTReporting Data PULLWebPortal Archief InvoicePULL
AmazonS3 StorageAdditionalsPULL Track & Trace
MetadataStorageWebPortal 19. Opportunities e-Invoicing/e-Billing
Opmaak en beheer templates facturen Lay-out van de facturen wordt
vastgelegd in templates en gehosted bij iCredit Flexibiliteit wordt
aangeboden door de template(s) dynamisch te ontwerpen. Non-data
delen zijn variabel zoals: Logo en logo positie Kop- en voettekst
Indeling van de tabellen Kleuren De template(s) zijn
taalafhankelijk. In principe NED, ENG, FRA en DUI Lege tabellen
worden gerendered Marketingboodschappen kunnen toegevoegd worden
zodat er XML is stuurt alle acties op basis van parameters van de
sender 20. Adobe Lifecycle Enterprise Solution 21. iCredit
e-Invoicing Solution Best-of-breed, single system Flexibility for
customization to customer needs One-Stop-Shop for the whole process
from A to Z Full service, turn-key solution Professional 24/7
Service & Monitoring Desk 22. 22