E-handel på DTU Succes eller fiasko? - Forside · SCION-DTU campus, Hørsholm Lindholm Hirtshals DANA Charlottenund slot Nogle af lokationerne ... 21 DTU Vision: at blive et førende

E-handel på DTU

– Succes eller fiasko?

2

Om DTU og Indkøb

33

DTU – Forskning, Innovation og Uddannelse siden 1829

Risø Campus

Lyngby CampusSCION-DTU campus,

Hørsholm

Lindholm

DANAHirtshals

Charlottenund slot

Nogle af lokationerne

HøvsøreSilkeborg

Medarbejdere 5.813

10.311

no. 1 i Skandinavien

no. 4 i Europa

no. 28 i verden

Studerende

2007

Fusion

Danmarks Fødevareforskning

Danmarks Transportforskning

Danmarks Fiskeriundersøgelser

2013

Scion DTU

2004

Ranking – Best global universitiesEngineering (U.S. News)

Medarbejdere / Studerende

Danmarks tekniske universitetGrundlagt 1829 af H.C. Ørsted

Organisationen

Koncernindkøb har ansvar for indkøbsprocessen procure-to-pay

Operationelt indkøb foretages i dag decentralt

Koncernindkøb

Underdirektøren for Økonomi og Regnskab

Universitets-direktøren

Strategisk Indkøb

10 medarbejdere

Strategier udbud og jura Leverandøraftaler Analyse

Operationelt Indkøb

7 medarbejdere

Systemer Brugersupport Indkøb > 100.000 kr.

Kreditor

6 medarbejdere

Fakturabetaling Inddrivelser Afstemninger Revision

Regnskab

20 medarbejdere

Kontering og moms Kontrol af regeloverholdelse

Indkøbsportefølje

Direkte

Indirekte

2

Indkøbsvolumen

kr. 0

kr. 500

kr. 1.000

kr. 1.500

kr. 2.000

kr. 2.500

kr. 3.000

kr. 3.500

2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015

501

870

1.114 1.278 1.338

1.653

1.986 1.939 1.928

119

230

246

239 320

528

452

789 924

620 mio.

1.100 mio.

1.360 mio.

1.517 mio.

1.658 mio.

2.181 mio.

2.438 mio.

2.728 mio.2.852 mio.

Mio. kr.

Indkøb af varer og tjenesteydelser plus udgifter til off. Instanser Anlægsinvesteringer

DTU’s indkøb genererede i 2015:

130.000 fakturaer

41.000 rejseafregninger

Om e-handel

Virkeligheden anno 2008

- DTU vokser og indkøbsbudgettet stiger

- Mangel på aftaler og koordinering af indkøb

- Statens Indkøbsprogram introduceres i 2006

- Koncernindkøb etableres i 2007

- Store problemer med de centrale IT-systemer (fakturabetaling)

- Bølge af selvbetjeningssystemer (rejseafregning, indkøb, HR, m.v.)

E-handelsprojektet

2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Oprindelige Argumenter:

- En indgang til indkøb

- Elektronisk varehus

- Effektivt værktøj til styring af indkøbsprocesser

- Fakturamatch

- Strømlining af indkøbsprocessen

- Understøtte brugen af indkøbsaftaler

Foranalyse Udbud

Opsætning

Tilretninger

test

Idrift : Mål for systemanvendelse : 80%

Systemanvendelse

15%21%

28% 31% 30% 30% 29% 30% 29% 29% 29% 29% 32% 31% 30%

85%79%

72% 69% 70% 70% 71% 70% 71% 71% 71% 71% 68% 69% 70%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

2012 2013 2014 2015 Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec

E-handel Udenfor e-handel

Årstotaler 2015

System

• Fakturamatch på 88%

• Punch-out kataloger

• Betalingskontrakter

Forretning og organisation

• Skriftligt ordregrundlag

• Sparede transaktionsomkostninger

• Køb er forhåndsgodkendt

• Indkøbsdisponering vises ”live” i økonomiopfølgning

• Data og analysegrundlag

Status marts 2016

System

• Katalogsøgning ikke optimal

• Kræver administrativ viden

• Anvisning af ordre

• Understøtter ikke institutternes fokus

Forretning og organisation

• Udbud dækker ikke alle behov

• Mangelfuld opfølgning på implementering

• Undervurderet katalogvedligehold

• Højt niveau af ”Maverick buying”

• Selvstændige institutter

• Ingen konsekvens

• Fritekstordre behandles ikke af professionelle indkøbere

Status marts 2016 -

Nødvendigt sporskifte

E-handel

Punch-out katalog

18

Internt katalog

19

20

Visse indkøb er ikke egnet til selvbetjening

Stigende fokus på indkøb

21

DTU Vision: at blive et førende eliteuniversitet

Overordnede mål

22

Vision – Koncernindkøb

DTU’s indkøbsprocesser er enkle, logiske og innovative, og opleves som problemfrie af DTU’s brugere

Koncernindkøb er partner i alle væsentlige anskaffelser

DTU opnår value-for-money i alle indkøb.

23

Pendulet svinger tilbage

24

Centralisering Selvbetjening

Erkendelse: Operationelt indkøb kræver erfaring og videnPILOT 2016: indkøbsopgaven samles på få fuldtidsressourcer

25

6.000 ansatte +500 decentrale indkøbere

6.000 ansatte

50 decentrale rekvirenter

Punch-out

Interne kataloger 31%

Fritekst

Udenom e-handel 69%

Punch-out

Interne kataloger

100%

Interne kataloger

Fritekst

15 centrale indkøbere

I dag:

Vision:

Category Managers

Roadmap

mar apr 2017

Successiv / institutvis implementering

maj jun jul aug sep okt nov dec

Centralisering af køb < 100.000 udenfor rammeaftaler

Centralisering af køb > 100.000 udenfor rammeaftaler

Pilot

Opsætning af institutspecifikke kataloger og punchout

Successiv / institutvis implementering

Overvejelser omkring fremtidens e-handels system

implementering