20/09/2012 1
20/09/2012 1
ICT - INSPIRATIEDAG
The AXAPTA code
The true story of
Roel Axapta
uit
Drongen
20/09/2012 3
Once upon a time…
Roel, een sociaal voelend mens met een gezonde geest in
een gezond lichaam was een fervent fietser, geen
sprinter maar iemand …..
Een gelukkig man met een passende job als aankoper
20/09/2012 4
Totdat….
20/09/2012 5
20/09/2012
ERP
=
Deus
Ex
Machina ?
6
Ryhove
Jaar 0
220 werknemers
1 locatie
8 profitcentra
Personeel
Aankoop
Facturatie
Calculatie Tecnische dienst
Planning
&
Productie
Boekhouding
Managementtool
Jaar 0
ERP
Calculatie
Grafische afwerking
Calculatie
montage
Facturatie
Calculatie
drukkerij
Werkbon
Grafische afwerking
Werkbon
drukkerij
Boekhouding
Managementtools
ERP, een weg geplavijd met goede voornemens
maar ook
met veel hindernissen
Once upon a time…
Laat mij maar rustig met mijn oud karetje langs Zomergem,
Ursel, Maldegem, Damme naar Blankenberge rijden
Al die snelwegen zijn veel te druk voor mij
20/09/2012 10
Jaar 1 Onderzoeksjaar
Bestaande behoeften?
Toekomstige noden?
Zowel grafisch als niet grafisch?
Bezoeken (drukkerijen, collega’s)
Demo’s
Keuze van systeem
Keuze van leverancier
Beslissingmoment
RvB & management
Personeelsbetrokkenheid
ERP project – Ryhove
E.P.R.
Project Groep
Stuurgroep
Werkgroep
Ad hoc groepen
Project Groep
E.P.R. Jaar 2
PROJECT GROEP
3 personen 2 leden RvB
Algemeen Directeur
Project Owner
Budget opmaak
Informeren RvB
en
Algemene Vergadering
Stuurgroep
E.P.R. Jaar 2
STUURGROEP
4 personen
Project Owner
Plantmanager
Fin & Admin manager
Project leider EDAN
1ste noden
Tijdsplanning
Budgetbewaking
Werkgroep
E.P.R. Jaar 2
WERKGROEP
9 personen
Project Owner
Leden Managementteam
Project leider EDAN
Key account EDAN
Uitwerken doelstellingen
AD HOC groep
E.P.R. Jaar 2
AD HOC GROEPEN
Boekhouding
Aankoop*
Verkoop
Kostprijs berekening Beschrijving verschillende taken…..
Aankoop
Roel ondanks zijn goede wil en uitnodiging tot
betrokkenheid bleef zich argwanend opstellen.
Had het blijkbaar moeilijk om zijn werking en taken te
omschrijven en gleed hierdoor verder weg van zijn inzet
voor Ryhove
20/09/2012 18
E.P.R.
Eerste fase
Jaar 3
Verkoop vanaf 1 januari
Boekhouding vanaf 1 januari
Managementcijfers na 2 maanden
(verdeling naar profitcenters)
The ending story of
Roel Axapta
uit
Drongen
20/09/2012 20
Aankoop
Ondanks alle ondersteuning en gesprekken hebben wij
toch de beslissing genomen om….
Gelukkig voor Roel kon hij op brugpensioen gaan.
Ook anderen hebben moeilijkheden gehad bij de opstart
maar hebben kunnen doorbijten.
20/09/2012 21
-Roel begreep de verkeersregels niet meer, het waren allemaal bits & bytes
-De snelheidsduivels (collega’s) vlogen hem links & rechts voorbij
-Hij vond zelfs de afrit niet meer naar Blankenberge
-Er werden rotondes aangelegd die er vroeger niet waren
- Muziek in de auto, kon hierdoor niet meer helder denken
-Doelstellingen vooropstellen (behoeftendefinitie) medewerkers aanleren!
-Uw beperkingen leren aanvaarden > niks is ideaal
-Budget:209.000 euro
-Realiteit: 360.000 euro acceptatie!
Evaluatie Waarom heeft Roel ons moeten verlaten ?
De Autostrade naar Blankenberge
We zullen doorgaan…
Jaar 3 CONSOLIDATIE
Rust brengen
Verbreding van de gebruikersgroep
Jaar 4
•Uitbouw gebruik van het systeem
•AhA erlebnis
Jaar 5
•Vraag naar nieuwe modules?
•Noodzaak CRM en HRM module?
•Demo’s
•Is Edan de enige leverancier
•Randleveranciers
•Investeringen opnemen in Budget
Wat leerden we? - Voldoende tijd voorzien en mensen blijven informeren
- Voldoende budget voorzien (verdoken loonkosten!!!!)
- Het ZAL meer zijn dan gebudgetteerd
- Interne IT’er
- Planmatig werken + niet alles ineens willen
- Vooraf zo goed mogelijk noden identifiëren
- Opleiding!!!
- Cultuurverandering
- JE KAN NIET MEER ZONDER!!!
Leuk en informatief: 24 manieren om uw IT-project te torpederen -
smartbiz - ZDNet.be
ERP & Ryhove
Een geslaagd huwelijk?
Softwareontwikkelingsprojecten lopen vaak mis.
Tijdsoverschrijdingen en zelfs budgetoverschrijdingen van
honderd procent zijn geen uitzondering.
Ook wordt de beoogde kostenvermindering of verhoging
van de efficiëntie vaak slechts ten dele gerealiseerd.
ZDNet.Be
24 manieren om uw IT-project te torpederen
20/09/2012
ERP
=
Deus
Ex
Machina !
26
HQ
Gent
Koningsdal 24
Gent
Weefselstraat 42
Gent
Nekkersputstraat 42
Merelbeke
Ambachtsweg 24 Merelbeke
Ambachtsweg 11
Internet
Belgacom
Explore VPN
20/09/2012 27
PC’s
Gent
• Koningsdal : 43 PC’s
• Nekkersputstraat: 4 PC’s
• Weefselstraat: 2 PC’s
Merelbeke:
• Ambachtsweg 11: 20 PC’s
• Ambachtsweg 24: 1 PC
Totaal: 70 PC’s
Gelukkig…
20/09/2012 28
Servers:
Gent : 2 fysieke servers -> 10 virtuele servers
Merelbeke: 1 server
Backups:
•Wekelijks volledige backup + incrementele backup dagelijks
•Continue replicatie van data tussen Gent en Merelbeke
20/09/2012 29
Eindbalans
ondanks al het voorgaande
Niet alleen een noodzakelijk kwaad
Maar wel een noodzaak die vruchten afwerpt
2013
Implementatie van nieuwe versie
MS Dynamics AX 2012