Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009 1 Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM ) Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009 PENDAHULUAN Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang. Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu, tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak sedikit. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain: a. Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy) Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun atasan langsung yang lain. Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan. Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan. b. Dana Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana,
17
Embed
Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy)digilib.um.ac.id/images/stories/pustakawan/Aplikasi Teknologi Informasi Untuk... · c. Studi banding Studi banding dilakukan dengan
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
1
Aplikasi Teknologi Informasi Untuk Pengolahan Bahan Pustaka
Oleh: Dwi Novita E. ( Pustakawan UM )
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”,
mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
PENDAHULUAN
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dewasa ini, perpustakaan
juga telah mengalami perkembangan yang sedemikian pesatnya. Perkembangan
perpustakaan dalam beberapa dasawarsa ini telah banyak dipengaruhi oleh
perkembangan keberadaan teknologi informasi. Sebagai salah satu lembaga yang
berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak
mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini. Tanpa
adanya sentuhan teknologi informasi, perpustakaan dianggap sebagai sebuah instutisi
yang ketinggalan jaman, kuno dan tidak berkembang.
Teknologi informasi di perpustakaan sering dijadikan sebagai tolak ukur
kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan.. Jika perpustakaan ingin
mengimplementasikan teknologi informasi dalam layanan dan aktifitasnya maka
perlu direncanakan secara matang untuk mengantisipasi agar tidak ada kesia-siaan
dalam perencanaan dan pengembangan yang berakibat pula pada pemborosan waktu,
tenaga, pikiran dan keuangan, karena hal tersebut memerlukan dana yang tidak
sedikit.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan dipertimbangkan dalam rangka
penerapan teknologi infromasi pada perpustakaan, antara lain:
a. Dukungan kebijaksaan pimpinan (manajement policy)
Untuk dapat mencapai keberhasilan komputerisasi perpustakaan yang
maksimal langkah pertama yang harus dilakukan adalah mendapatkan
dukungan kebijakan dari pimpinan, bisa kepala perpustakaan maupun
atasan langsung yang lain.
Dukungan ini sangat diperlukan karena tanpa dukungan kebijakan
maka komputerisasi perpustakaan akan sulit untuk dilaksanakan.
Karena banyak hal yang perlu persetujuan dari pihak pimpinan, baik
itu keperluan peralatan, keuangan dan software yang akan digunakan.
b. Dana
Penyediaan dana merupakan suatu keharusan bila ingin melakukan
komputerisasi perpustakaan. Adanya kebijakan saja tidak cukup tapi
harus didukung dengan ketersediaan dana. Hal ini wajar karena suatu
program tidak mungkin bisa berjalan bila tidak didukung oleh dana,
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
2
karena dalam melakukan komputerisasi perpustakaan banyak peralatan
yang dibutuhkan baik hardware maupun software. Setelah
implementasi dan masa garansi sudah selesai maka hendaknya juga
mulai dianggarkan dana untuk pemeliharaan baik untuk pemeliharaan
software maupun hardware.
c. Studi banding
Studi banding dilakukan dengan tujuan untuk melihat perpustakaan
yang sudah melakukan komputerisasi sehingga kita mendapatkan
gambaran yang jelas tentang komputerisasi perpustakaan.
Pengetahuan yang diperoleh dari studi banding dapat digunakan
sebagai referensi untuk melaksanakan komputerisasi perpustakaan.
Studi banding bisa dilakukan di perpustakaan terdekat sudah
melakukan komputerisasi perpustakaan. Semakin banyak di
kunjunginya perpustakaan yang telah melakukan komputerisasi maka
semakin banyak pula hal yang diketahui karena biasanya masing-
masing perpustakaan mempunyai ciri khas sendiri-sendiri.
d. Penentuan ruang lingkup kegiatan
Sebelum melakukan kegiatan komputerisasi perpustakaan, hendaknya
telah dipilih atau ditentukan kegiatan-kegiatan apa saja yang nantinya
akan menggunakan teknologi komputer. Penentuan kegiatan ini perlu
dilakukan agar komputerisasi yang akan dilakukan dapat berjalan
dengan baik dan sesuai dengan target yang diharapkan. Dengan
penentuan kegiatan ini maka akan membantu perpustakaan unutk
mengalokasikan dana pengadaan peralatan maupun pengadaan
software.
e. Pemilihan software
Sebagaimana diketahui bahwa sekarang telah banyak software
perpustakaan yang ditawarkan di pasaran yang masing-masing
mempunyai kelebihan dan kekurangan. Sebelum melakukan
komputerisasi, perpustakaan harus dapat memilih suatu software yang
benar-benar sesuai dengan kebutuhan perpustakaan.
f. Pemilihan hardware
Hardware komputer merupakan salah satu komponen penting dalam
melakukan komputerisasi perpustakaan. Untuk itu pemilihan hardware
harus disesuaikan dengan kebutuhannya, dan yang terpenting adalah
spesifikasi komputer yang diperlukan hendaknya spesifikasi yang
mutakhir. Dipilihnya yang mutakhir karena agar tidak mengalami
kesulitan komponen bila terjadi kerusakan atau penggantian dan
penambahan peralatan.
PERANGKAT UNTUK PENGELOLAAN PERPUSTAKAAN
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
3
Untuk pengelolaan perpustakaan berbasis teknologi informasi dibutuhkan
beberapa perangkat, antara lain:
1.Komputer
Komputer diperlukan untuk menerima dan mengolah data menjadi
informasi yang dapat diakses secara cepat dan tepat. Perangkat komputer
ini akan digunakan untuk menyimpan data koleksi buku, data anggota
perpustakaan, dan OPAC (Online Public Accses Catalogue). Dengan
OPAC, para pelanggan perpustakaan bisa mencari informasi koleksi buku
yang mereka butuhkan tanpa harus mencari secara langsung ke rak buku.
Komputer itu juga bisa dikoneksikan ke internet.
2.Internet
Salah satu manfaat internet dalam pengelolaan perpustakaan adalah sebagai
piranti untuk mengakses informasi multimedia dari internet, serta sebagai
sarana telekomunikasi dan pendistribusian informasi. Koneksi internet juga
bisa dimanfaatkan untuk membuat homepage perpustakaan, yang bisa
digunakan untuk menyebarluaskan katalog dan informasi kegiatan yang
dilakukan di perpustakaan maupun koleksi-koleksi yang dimiliki
perpustakaan.
3.Software
Untuk mempermudah penyajian informasi, diperlukan software khusus
untuk mendukung pelayanan perpustakaan. Ada beberapa jenis software
yang umum digunakan di perpustakaan berbasis IT baik yang berbasis
offline maupun online (open source), di antaranya Athenaeum Light dan
Freelib.
a.)AthenaeumLight
Kata Athenaeum diambil dari bahasa Yunani, yang artinya perpustakaan
atau reading room. Nama ini digunakan oleh Sumware Consulting NZ
untuk nama produk perangkat lunak 'gratisan' yang mereka buat.
Atheaneum Light 8.5.vi merupakan versi modifikasi dari Athenaeum
Light 6.0. yang telah melalui proses konversi menggunakan Filemaker
8.5 dengan kemampuan lebih baik, robust serta mampu mengelola data
hingga 8 Tera byte. Athenaeum Light 8.5 ini hanya dapat bekerja pada
OS Windows XP dan 2000 service pack 4, dengan processor minimal
Pentium 3 atau lebih tinggi.
Software ini dapat membantu para pustakawan dalam pengelolaan
perpustakaan, mulai dari proses katalog, input daftar anggota, OPAC,
peminjaman, pengembalian, informasi, serta klasifikasi koleksi buku.
Pengelola perpustakaan pun tak perlu lagi repot membuat barcode,
karena secara otomatis, barcode akan muncul saat pengklasifikasian.
b.)Freelib
Freelib merupakan singkatan dari Freedom Library yang diambil dari
nama Perpustakaan Freedom, yang pertama kali menerapkan aplikasi
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
4
software ini. Sampai saat ini, Freelib sudah menginjak versi 3.0.2 untuk
aplikasi katalog, manajemen versi 1.0.2 sedangkan untuk Linux versi
0.0.4. Spesifikasi hardware yang direkomendasikan minimal pentium 3,
600 Mhz dengan memori 64 Mb. Untuk versi Linux, spesifikasi
hardware yang dianjurkan lebih tinggi, minimal pentium 4 dengan
memori minimal 128Mb
Selain Athenaeum Light dan Freelib, masih ada banyak software lain
seperti CDS/ISIS, Open Biblio, IBRA, LIBRA, SIMPEL, Chyprus, dan
lain lain. Rata rata program itu merupakan open source dan dibuat
secara khusus untuk perpustakaan.
MIGRASI DATA
Migrasi data adalah sebuah proses konversi data yang telah diolah oleh satu
program komputer atau perangkat lunak komputer kepada program komputer lainnya.
Data dalam sebuah program komputer dibentuk atas satuan kecil yang dikodekan
dalam sebuah sistem bahasa komputer. Sistem bahasa itulah yang akan membedakan
bagaimana sebuah program komputer mengkodekan data yang yang diolahnya untuk
membedakan satu program komputer dengan yang lainnya.
Pada awalnya program komputer lebih banyak digunakan untuk membantu
kegiatan administrasi perpustakaan, dan proses migrasi pada kegiatan ini biasanya
tidak terlalu bermasalah. Pada perkembangan selanjutnya penggunaan program
komputer lebih terkonsentrasi pada bagaimana program komputer dapat mengolah
dan menampilkan data koleksi yang akan membantu proses temu-kembali di
perpustakaan.
Ada berbagai jenis program komputer yang dapat dipergunakan perpustakaan
untuk mengolah datanya. Perpustakaan juga memiliki beberapa jenis data yang dapat
diolah untuk mempermudah perkerjaannya, baik secara terintegrasi pada seluruh
kegiatannya, maupun secara terpisah pada tiap bidang yang berbeda.
PENGGUNAAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK PENGOLAHAN
BAHAN PUSTAKA
Selama ini kebanyakan pengelolaan administrasi perputakaan yang
menyangkut pengadaan, pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi serta kegiatan
penelusuran masih dikelola dengan cara manual. Sehingga pengelolaannya terkesan
komplek, bertele-tele dan kurang efisien. Seiring dengan perkembangan dan
kemajuan teknologi informasi maka pengelolaan administrasi perpustakaan dapat
dikelola dengan menggunakan teknologi informasi yaitu dengan melakukan kegiatan
automasi atau komputerisasi perpustakaan. Kegiatan automasi atau komputerisasi
perpustakaan dapat dilakukan mulai dari kegiatan pengadaan, pengolahan, sirkulasi
dan penelusuran.
1.) Pengadaan Bahan Pustaka
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
5
Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka sangat diperlukan data yang benar
dan akurat baik judul maupun jumlah eksemplarnya. Pengelolaan administrasi data
yang baik sangat diperlukan agar tidak terjadi duplikasi data dan koleksi. Pengelolaan
data yang dilakukan secara manual sering menimbulkan duplikasi pengadaan judul
yang sama, sehingga jumlah eksemplar buku dengan judul tertentu menjadi terlalu
banyak. Untuk itu perlu dilakukan pendataan secara komputerisasi, karena dengan
adanya ketersediaan data dalam computer akan memudahkan dalam melakukan
pengecekan judul buku yang telah diadakan.
Inventarisasi bahan pustaka Inventarisasi bahan pustaka merupakan kegiatan pencatatan bahan pustaka yang
dimiliki oleh perpustakaan, baik melalui pembelian maupun hadiah.
Ada beberapa sarana untuk inventarisasi bahan pustaka, antara lain :
a. Buku induk untuk menginventarisir buku
b. Kartu majalah untuk menginventarisir majalah dan sejenisnya
c. Kartu suratkabar untuk menginventarisir suratkabar
a.Inventarisasi Buku.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam inventarisasi buku yaitu :
- Pemberian nomor induk pada setiap eksemplar buku. Pemberian
nomor induk tersebut harus berurutan dari tahun ke tahun untuk
mengetahui jumlah eksemplar buku yang dimiliki perpustakaan.
- Membubuhkan stempel tanda MILIK PERPUSTAKAAN dan stempel
inventarisasi (nomor induk dicantumkan pada stempel inventarisasi).
Semua buku yang datanya sudah dimasukkan ke dalam komputer,
diberi tanda milik perpustakaan dengan membubuhkan stempel tanda
milik dan stempel inventarisasi.
- Memasukkan semua data buku baik dari pembelian maupun hadiah ke
dalam komputer.
Contoh Kolom pada Buku Induk
Tanggal No.
Induk Judul/Edisi Pengarang
Penerbit/
Kota terbit
Tahun
Terbit
Harga
(Rp)
Asal
Ket Hd Pb
0001
0002
0003
0004
b.Inventarisasi Majalah, Jurnal, buletin dan terbitan berkala sejenis
Inventarisasi majalah dilakukan pada kartu majalah. Selain berfungsi sebagai
sarana pencatatan penerimaan majalah, kartu majalah juga berfungsi sebagai alat
bantu untuk mengetahui kontinuitas penerimaan majalah/jurnal yang dilanggan
atau diterima sebagai hadiah. Kartu majalah sebaiknya dibuat dari kertas karton
Makalah disampaikan pada diklat “Otomasi Perpustakaan Sekolah”, mahasiswa Jurusan Teknologi Pendidikan Universitas
Negeri Malang tanggal 9-10 Mei 2009
6
manila berukuran setengah folio dan difile berdasarkan urutan judul majalah.
Setiap majalah/jurnal yang sudah diinventarisir dibubuhi stempel tanda milik
perpustakaan.
Contoh Kartu Majalah
Judul :
Penerbit :
Alamat :
Dilanggan pada :
Alamat Agen :
Kala terbit :
Volume/Tahun Nomor Majalah Ket.
3. Inventarisasi surat kabar.
Inventarisasi surat kabar dilakukan dengan menggunakan kartu surat kabar. Setelah
dimasukkan dalam kartu surat kabar, dibubuhi dengan stempel tanda milik
perpustakaan.Kartu surat kabar berfungsi sebagai alat bantu untuk mengetahui