DSS 20 04 2009 PPT Tom, Mark, Bas

Realtime supply of InformationUVT Mark Daams, Tom van Eijk & Bas PronkApril 20, 2009

Issue Improving the supply of information to students to increase the awareness and participation of students. E.g. grades are sent to students the instant they are published. 

Proposition

Improving the supply of information

Advantages Disadvantages

• Increased participation and awareness• Improved decision making position• Improving the level of service• Quick and reliable 

• Information overload• Security and privacy issues• Extra costs

Progress report

• Brainstorming (all)

• Questionnaires• Students (Tom)• Teachers (Mark)• IT department (Bas)• Overall design (Mark)

• Solution / Implementation (all)

• Decision making process / outcome (all)

• Case study• Information request (Tom)• Processing information (all)

• Various things• Video (Mark / Tom)• Presentation (all)• Final report (Bas thus far)

StakeholdersStudents

• Quantitative research    

StakeholdersTeachers

• Quantitative research   

StakeholdersIT departement

• Quantitative research   

Solution (1) 

Text message notification

How it works

• (un)Subscribe option

• Automatically be informed of grade information

• Choice between notifications and/or information  

Excerpt Coen Esser, student Erasmus School of Management:   “Met name als een college uitvalt of de zaal wijzigt, is het sms-systeem enorm handig. Je kijkt niet altijd voordat je naar de uni gaat op internet, en het is dan wel zo makkelijk als je weet dat iets niet doorgaat of de lokatie is gewijzigd.”

Solution (2) 

Text message notification

Excerpt Peter van der Landen (IT architect) Erasmus Universiteit Rotterdam:    Studenten krijgen met SMS niet alleen snel, maar ook alleen de gewenste informatie. Privacy bij cijfers is een voordeel.”

Key advantages

• Effective

• High level of attention

• Speed

• Higher service level

• Less time and cost consuming 

Implementation plan (1)Text message notification

Option 1

• Control• Use of own hardware/software• Be able to provide better service• Better intregation of applications• Possiblities for expansion

Internal implementation (internal IT department)

Advantages

• Variable costs• Increased workload• Start-up issues• Lack of “know-how”

Disadvantages

Excerpts from our IT department   “should be able to implement this within half a year … positive attitude towards this solution … would like to keep this under own control … vague notion of costs and technology…”

Implementation plan (2)Text message notification

Option 2External implementation (third-party solution)

Advantages Disadvantages

• No SMS infrastructure required• Fixed costs per text message• Faster to implement

• Privacy• Level of service• Dependency

Case study (1)Text message notification

Erasmus University Rotterdam• Implemented in 2000

• Blackboard API

• Study Information Network (aka our Study-guide) API

• Custom application (within SIN);• collects grade data• handles students preferences• publishes data to third party 

Excerpt Peter van der Landen, (IT architect) Erasmus Universiteit Rotterdam:    “Omdat de EUR er vroeg bij was, waren er bijvoorbeeld nog geen building blocks voor Blackboard beschikbaar. Met eigen applicaties zijn goede resultaten te bereiken. Een externe aanbieder heeft toch andere belangen”

Wireless Services B.V.• Third party which texts students

Case study (2)Text message notification

Excerpt Peter van der Landen, (IT architect) Erasmus Universiteit Rotterdam:    “Het gehele systeem werkt goed en levert voor zowel het personeel als voor de studenten meerwaarde op. Voor alle onderwijsinstellingen is het aan te raden, mits technisch en financieel haalbaar.”

Characteristics• Implementation duration was a week

• Automated• Teacher hands in Excel file with grade data• SIN and Blackboard process the data• Third party sends SMS

• Only students have access to their number

• Communication barriers have disappeared

• 23.000 students use this service 

• 102.000 text messages in one year• Costing €6.600 (€ 0,0647 per message)

Decision MakingDecision Making Process  Costs Time Service Technology Privacy

Variable costs Implementation Up-time Hardware Security

Fixed costs Service desk Software

Long-term Questions from students Knowledge

Short-Term

Staff required

Outcome   Fusion between option 1 & 2

Grade data (IT department)

SMS operator (Mollie, RedBoxSMS, or Wireless Services)

Students

API

SMS

Questions? Feel free to ask them …