Dr. Natalie Schwägerl Bildungsakademie des BLSV · • Stärken/Schwächen-Chancen/Risiko-Analyse • Stärke: attraktives Sport-Angebot kurz vor Beginn der Schulferien • Schwäche:

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Sportevents managen und vermarkten

Dr. Natalie Schwägerl

Bildungsakademie des BLSV

Bayerischer Sportkongress 12. Oktober 2013, Sportschule Oberhaching

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Sportevents managen und vermarkten

1 Der Event-Begriff

2 Grundsätze der Event-Organisation

3 Einblick in das Eventmarketing

4 Praxisbeispiel „Franken aktiv“

5 Abschließende Gedanken

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1. Der Event-Begriff

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Event

• Definition

• Geplante und organisierte Veranstaltung (Gala, Empfang, Messe-Auftritt, Tag der offenen Tür etc.)

• Unmittelbare Interaktion mit der Zielgruppe

• Merkmal: Ansprache aller Sinne

• Emotionalisierung

• Erlebnisorientierung

• Inszenierung

• Aktivierung


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Sportveranstaltung vs. Sportevent

• Veranstaltung: Sportlicher Ablauf

• Event: Sportlicher Ablauf + X


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2. Grundsätze der Event-Organisation

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Kernphasen eines Events


Phase 1:

Planung

Phase 2:

Durchführung

Phase 3: Evaluation

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Phase 1: Planung

Ein Event ist ein zeitlich begrenztes Projekt, das von Teamarbeit lebt!

Das Delegieren von Aufgaben innerhalb des Teams ist notwendig,

gleichzeitig ist eine kontinuierliche Planabsicherung unumgänglich!


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Phase 1: Planung

• Zentrale Handlungsschritte

• Ideensuche und -findung

• Bildung eines Projektteams

• Erstellung eines Event-Konzeptes, einschl. Definition des Projektziels und SWOT-Analyse

• Verteilung der Aufgabenbereiche und Anfertigung eines Organigramms

• Erstellung eines chronologischen, verbindlich einzuhaltenden Projektplans

• Anlegen unterschiedlicher Verteiler

• Dokumentation der Einzelschritte (Projektordner Motto: „Wer schreibt, bleibt!“)


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3 Transfer: Konzeption eines Events

Phase 1: Planung • Mindmapping im Planungsprozess

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Phase 1: Planung

• Wichtige Kontakte

• Allgemeine Informationen: BLSV Vereinsberatung, 089/15702-400, [email protected]

• Bereich ARAG-Sportversicherung: ARAG Vereinsbüro beim BLSV, 089/15702-221, [email protected]

• Bereich Datenschutz: Prof. Dr. Rolf Lauser, [email protected]


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Phase 2: Durchführung

• Bereich sportlicher Wettkampf

• Räumlichkeiten und sanitäre Ausstattung

• Ausschreibung Wettkampf, Annahme Anmeldungen

• Auf- und Abbau, ggf. Tribünen

• Beschallung

• An-/Abreise sowie Unterbringung von Offiziellen und Sportlern

• Verpflegung von Offiziellen und Helfern

• Security, Sanitäter, Nachtwache

• Wettkampfablauf

• Personal


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• Bereich Event-Sponsoring

• Sponsorenangebote

• VIP-Lounge

• Produktdarstellung

• …

• Sponsorenbanner/Logos/Werbemittel (Bereitstellung, Auf- und Abbau, Distribution)


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• Bereich Rahmenprogramm und Catering

• Side-Events (Platzbedarf, Anmeldung, Leitung, Siegerehrung)

• Beschallung

• Reinigungsdienst

• Gastronomisches Angebot für Offizielle, Sportler, Zuschauer, Helfer


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• Bereich Event-Marketing und PR

• Logo

• Homepage, Flyer, Plakate, Anzeigen

• Programmheft

• Pressegespräch und Einladung zum Event

• Regelmäßige/tägliche Presseinformation

• Koordination Interviewanfragen

• Ggf. Abschluss einer Medienkooperation


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Phase 3: Evaluation

• Objektive Nachbetrachtung

• Feedback aller Stakeholder

• Offizielle und Helfer

• Sportler

• Sponsoren

• Zuschauer

• Veranstalter

• Besucher- und Medienresonanz

• Ggf. Überarbeitung Event-Konzeption


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3. Einblicke in das Eventmarketing

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Kalkulation

• Vorkalkulation: Vorausschauende Kostenermittlung eines Projekts

• Zwischenkalkulation: Soll-Ist-Vergleich der Kosten

• Nachkalkulation: Grundlage für die Schlussabrechnung; Ausweis des wirtschaftlichen Erfolgs oder Misserfolgs


Projektkosten = Selbstkosten + Fremdkosten

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Markenkommunikation

• PR (Public Relations) = i.e.S. Pflege öffentlicher Beziehungen, i.w.S. Marketing in eigener Sache

• „Kunden“ sollen vom „Produkt“ Sportverein/ Sportverband überzeugt werden

• Mitglieder

• Potentielle Mitglieder

• Unternehmen/Sponsoren


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Markenkommunikation


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„Starke Marken“ – International und national

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Was geben Marken dem Empfänger/Kunden?

• Orientierung

• Sicherheit

• Vertrauen

Was bringen Marken dem Absender?

• Erhöhung des Marktanteils

• Steigerung des Gewinns

• Steigerung des Markenwertes


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Müssen wir uns als „Marke“ begreifen?

• Unbedingt!

• Denn ein Sportverein/-verband steht in Konkurrenz

• innerhalb seiner eigenen Sportart (Landes-/ Spitzenverbände, Sportvereine)

• disziplinübergreifend (andere Sportarten)

• allgemein (andere Freizeitangebote).

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Müssen wir uns als „Marke“ begreifen?

• Unbedingt!

• Denn eine professionelle Verbandsidentität

• ist das Fundament für ein grundlegendes Zusammengehörigkeitsgefühl innerhalb des Vereines/Verbandes und

• die Grundlage für die Ansprache einer möglichst breit gefächerten Zielgruppe (aktive Sportler, neue Mitglieder, potenzielle Sponsoren/Partner, relevante Medien…).

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Folge/Notwendigkeit

• Auf- und Ausbau einer schlüssigen Vereins-/ Verbandsidentität, die durch das Markennutzen-versprechen sowohl

• internen Zielgruppen

• als auch

• externen Stakeholdern/Bezugsgruppen

• gerecht wird.

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Sponsoring/Sponsoringplanung

• Wechselseitiger Nutzen = Win-Win-Gedanke

• Privatwirtschaft

• Bietet Finanz-, Sachmittel und Dienstleistungen

• Braucht neue Absatzmärkte, Werbepartner, Werbemittel

• Sport/Athlet

• Bietet Attraktivität für Werbetreibende und Identifikationsmöglichkeiten für Kunden

• Braucht Unterstützung in Form von Finanz-/ Sachmitteln, öffentlicher Aufmerksamkeit


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Sponsoring aus Gesponserten-Sicht

Sponsorensuche/-findung

• Schritt 1: Situationsanalyse • Was könnte an unserem Event für den Sponsor interessant sein? • Stärken-Schwächen-Chancen-Risiko-Analyse

• Schritt 2: Marktanalyse • Welche Sponsoren kommen für unser Event in Frage? • Übereinstimmung der Zielmärkte

• Schritt 3: Formulierung Sponsoringziel/-strategie • Wie viele Sponsoren lassen wir zu? Wie sehen die

Gegenleistungen der Sponsoren aus? • Definition Sponsorenpool

• Schritt 4: Erstellung der Sponsoringangebote • Wie präsentieren wir uns dem Sponsor?

Welche Leistungen stehen dem Sponsor zur Verfügung? • Erstellung einer Sponsorenmappe


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4. Praxisbeispiel

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„Imageclip“

4. Praxisbeispiel

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Hintergrundinformationen

• Spiel- und Bewegungsfest

• Motto: „Sport sehen, erleben, ausprobieren“

• 2009: Veranstalter BR, 5 Tage im Fränkischen Seenland

• 2010: Veranstalter BLSV, 19 Tage in ganz Franken



• 2013: Veranstalter BLSV, 3 Tage in Mittelfranken

• Sehr gute PR-Möglichkeit für den BLSV

• (Intensive) Zusammenarbeit mit Sportfachver- bänden/-vereinen und Kommunen

4. Praxisbeispiel

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BLSV Geschäftsführung

Externe Projektleitung

BLSV

Mittel-franken

BLSV

Unter-franken

BLSV

Ober-franken

• Treffen von Grundsatzentscheidungen • Sponsorenakquise Verbandsebene

• Koordination und Leitung des Projektes • Definition von Maßnahmen • Projektcontrolling • Monitoring der Zielerreichung

• Auswahl Veranstaltungsorte • Bindeglied zu Vereinen/Verbänden und Kommunen • Umsetzung von Maßnahmen mit lokalen Projektteams

4. Praxisbeispiel

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Mitarbeitermanagement

• Orga-Team (Kernteam)

• Orga-Plan

• Regelmäßige Team-Meetings

• Memos

• Weitere Helfer

• Akquise ehrenamtlicher Helfer (BLSV, BSJ, Sportfachverbände/-vereine)

• Schülerhelfer

• Schulungen/Infoveranstaltungen

4. Praxisbeispiel

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Event-Phase 1: Planung

• Erstellung eines Event-Konzeptes

• BLSV-Sportpark

• Kommunen-Wettspiel

• Mediale Berichterstattung

• Teilnehmer:

• BLSV-Sportpark: Kinder/Jugendliche 3 bis 16 Jahre

• Kommunen-Wettspiel: Bekannte Persönlichkeiten der Austragungs- orte

4. Praxisbeispiel

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• Austragungsorte:

• 3 Orte pro Sportbezirk (Mittwoch bis Freitag)

• Finale im BLSV-Sportcamp Fichtelberg

• Sponsorenakquise (Verbands- und Bezirksebene)

• Erstellung eines Orga-Plans

4. Praxisbeispiel

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• Projektziel (SMART-Leitgedanke)

• S = specific (spezifisch): frankenweites Spiel- und Bewegungsfest

• M = measurable (messbar): mind. 500 SchülerInnen/Veranstaltungstag

• A = achievable (erreichbar): Zielsetzung basierend auf Erfahrungswerten

• R = relevant (wichtig): Vermittlung eines aktiven Lebensstils

• T = timed (terminiert): Juli, nach Notenschluss (10 Veranstaltungstage)

4. Praxisbeispiel

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• Stärken/Schwächen-Chancen/Risiko-Analyse

• Stärke: attraktives Sport-Angebot kurz vor Beginn der Schulferien

• Schwäche: Abhängigkeit von Mitarbeit der Sportvereine/ Sportfachverbände

• Chance: Steigerung Bekanntheitsgrad BLSV, BSJ, Sportvereine/-fachverbände

• Risiko: Teilnehmerzahl, Wetter

4. Praxisbeispiel

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Event-Phase 2: Durchführung

• Im Vorfeld - Sportpark

• Infoschreiben Schulen/Kindergärten (Bildrechteerklärung), Dokumentation der Anmeldungen

• Infoschreiben/Infoveranstaltungen Sportvereine/-fachverbände und Helfer

• Erstellung Lagepläne BLSV-Sportpark und Stundenpläne für Schulklassen/ Kindergarten-gruppen

• Schulung Schülerhelfer/Helfer

• Organisation An-/Abreise, Materialtransport, Verpflegung, Sanitätsdienst

4. Praxisbeispiel

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• Im Vorfeld - Sportpark

4. Praxisbeispiel

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• Im Vorfeld – Kooperation Kommunen

• Finanzielle (750-1.000 Euro/Kommune), technische und immaterielle Unterstützung (Bauhof, Werbung, Ansprache Schulen/Vereine, Sanitäter)

• Teilnahme am Kommunen-Wettspiel und ggf. an der Frankenmeisterschaft (Sachpreise)

• Verlinkung „Franken aktiv“-Homepage

4. Praxisbeispiel

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• Im Vorfeld – Kooperation Sportfachverbände/-vereine

• Übernahme Station oder Workshop im BLSV-Sportpark

• Stellen von Helfern für den BLSV-Sportpark

• Kontakt zu bis zu 500 Kindern/Jugendlichen pro Tag

• Nennung auf der „Franken aktiv“-Homepage (Unterpunkt Programm) und den offiziellen Lageplänen

• Möglichkeit der aktiven Werbung: Infostand

4. Praxisbeispiel

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• Im Vorfeld – Kooperationen Sponsoren/Partner

• Tour-Partner

• Aktivpartner: Erhard Sport

• Medienpartner: BR – Studio Franken

• BLSV-Sportcamps

• ARAG

• Lokale Partner/Sponsoren

4. Praxisbeispiel

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• Am Veranstaltungstag

• Organisation Auf- und Abbau, einschließlich Beschallung, Ausschilderung, Sponsoren-präsentation, Endkontrolle

• Ausgabe Badges (Handlungsanweisungen, Notfallnummer) und Einteilung Helfer auf Stationen

• Begrüßung Klassen, Ausgabe Stundenpläne

• Organisation Verteilung Helferverpflegung

• Moderation/Leitung Kommunen-Wettspiel

• Presseauskünfte

• ggf. Betreuung Ehrengäste

4. Praxisbeispiel

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• Event-Marketing und PR

• Homepage, Flyer, Plakate

• Imageclip

• Regelmäßige Presse- information im Vorfeld

• Pressegespräch (Bezirksebene), Einladung der Presse- vertreter zum Event

• Materialsammlung für Medienspiegel

4. Praxisbeispiel

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4. Praxisbeispiel

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4. Praxisbeispiel

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Event-Phase 3: Evaluation

• Objektive Nachbetrachtung: Feedback aller Stakeholder

• BLSV-Funktionäre

• BLSV-Mitarbeiter

• Projektleitung

• Sponsoren/Partner

• Schulen/Kindergärten

• Kommunen

• Besucher- und Medienresonanz (Medienspiegel)

4. Praxisbeispiel

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5. Abschließende Gedanken

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Gut geplante Sportevents haben viel Potential.

Eine stimmige Idee und ein sorgfältig ausgearbeitetes Konzept zahlen sich aus.

Von diesem können alle Maßnahmen schlüssig abgeleitet werden.

Stellen Sie ein motiviertes Team zusammen.

Behalten Sie bei der Sponsorensuche den

„Win-Win“-Gedanken im Auge.

Vergessen Sie nicht, dass Sie es nie allen Teilnehmern recht machen können.

Am Ende zählt das Gesamt-Feedback.


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Kontakt

Dr. Natalie Schwägerl

Bayerische Akademie für Erwachsenenbildung im Sport e.V.

Georg-Brauchle-Ring 93, 80992 München

Telefon 089 15702 216

[email protected]


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Unsere nächsten Tagesseminare

München

23.11. Finanzmanagement

14.12. Ehren- und hauptamtliche Mitarbeiter: Finden, binden und motivieren

Nürnberg

09.11. Erfolgreiche PR-Strategien für Vereine und Verbände

23.11. Events organisieren: Von A bis Z


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Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

Weiterhin viel Vergnügen

beim vierten Bayerischen Sportkongress!


Dr. Natalie Schwägerl Bildungsakademie des BLSV · • Stärken/Schwächen-Chancen/Risiko-Analyse • Stärke: attraktives Sport-Angebot kurz vor Beginn der Schulferien • Schwäche:

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