Prioritārā pasākuma “Finanšu uzskaites procesu standartizācijas valsts un pašvaldību iestādēs nodrošināšana” ieviešana, posms «Apmācība» Dokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība Mācības par grāmatvedības uzskaiti un pārskatu sagatavošanu
Prioritārā pasākuma “Finanšu uzskaites procesu standartizācijas valsts un pašvaldību iestādēs nodrošināšana” ieviešana, posms «Apmācība»
Dokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība
Mācības par grāmatvedības uzskaiti un pārskatu
sagatavošanu
2
IevadsDokumentu izstrādāšanas un glabāšanas kārtība
Nr. Tēma
1 Definīcijas
2 Dokumentu sagatavošana
3 Dokumentu pārbaude un izpilde
4 Dokumentu glabāšana
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
Definīcijas1
4
DefinīcijasDokuments un attaisnojuma dokuments
Dokuments ir jebkura rakstveida
informācija, ko rada jebkurš publisko
vai privāto tiesību subjekts, īstenojot
iestādes vai amata pilnvaras, vai
fiziskā persona.
Attaisnojuma dokuments ir
dokuments, kurš apliecina budžeta
iestādes darījuma esamību un kurā
ietverti normatīvajos aktos noteiktie
dokumenta rekvizīti un informācija
par saimniecisko darījumu.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
5
Ārējais attaisnojuma dokuments ir dokuments, ko sagatavojusi cita persona,
kā arī tāds dokuments, ko sagatavo budžeta iestāde iesniegšanai citai
personai.
DefinīcijasĀrējais attaisnojuma dokuments
Par ārēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī dokuments, kuru cits
uzņēmums izsniedz budžeta iestādei – preces vai pakalpojuma saņēmējam –
samaksāšanai, ja tas nesatur rekvizītu “paraksts”, bet šajā dokumentā minētā
saimnieciskā darījuma esamību pamato cits ārējs dokuments, kam ir juridisks
spēks Dokumentu juridiskā spēka likuma izpratnē
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
6
DefinīcijasIekšējais attaisnojuma dokuments
Iekšējais attaisnojuma dokuments ir dokuments, ko sagatavo
budžeta iestāde un kas nav paredzēts iesniegšanai citām personām.
Par iekšēju attaisnojuma dokumentu var tikt uzskatīts arī iekšējs elektroniskais
dokuments, kas nesatur rekvizītu “paraksts”, ja to ir apliecinājusi (autorizējusi)
par saimnieciskā darījuma veikšanu un iekšējā attaisnojuma dokumentā
sniegtās informācijas pareizību atbildīgā persona budžeta iestādes vadītāja
noteiktajā kārtībā..
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
7
Saimnieciskā darījuma diena ir naudas
saņemšanas vai maksāšanas diena,
preču vai pakalpojumu pirkšanas vai
pārdošanas diena, kā arī jebkura cita
diena, kurā faktiski notikušas pārmaiņas
budžeta iestādes mantas stāvoklī.
DefinīcijasSaimnieciskā darījuma diena
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
8
DefinīcijasGrāmatvedības uzskaites kārtība
Grāmatvedības uzskaites kārtība – budžeta
iestādes iekšējais normatīvais akts, kas ietver
grāmatvedības kontu plānu, grāmatvedības
uzskaites principu aprakstu, darījumu
grāmatojumus, būtiskuma līmeni un citu
nepieciešamo informāciju, ko budžeta iestāde
lieto, veicot grāmatvedības uzskaiti un
sagatavojot finanšu pārskatus.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
9
DefinīcijasSaistošie normatīvie akti
Likums „Par grāmatvedību” (14.10.1992.) un uz tā pamata izdotie normatīvie akti:• Ministru kabineta 21.10.2003. noteikumi Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un
organizāciju”.
Elektronisko dokumentu likums (01.01.2003.) un uz tā pamata izdotie normatīvie
akti:• Ministru kabineta 02.07.2005 noteikumi Nr. 473 “Elektronisko dokumentu izstrādāšanas,
noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība kādā
notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm
iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām.”
Dokumentu juridiskā spēka likums (01.07.2010.) un uz tā pamata izdotie normatīvie
akti:• Ministru kabineta 15.10.2010. noteikumi Nr. 916 “Dokumentu izstrādāšanas un
noformēšanas kārtība”.
• Arhīvu likums (01.01.2011.) un uz tā pamata izdotie normatīvie akti:
• Ministru kabineta 09.11.2012. noteikumi Nr.749 “Kārtība, kādā nodod dokumentus pastāvīgā
valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajā arhīvā”.
Citi normatīvie akti, piemēram, likums par pievienotās vērtības nodokli.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
Dokumentu
sagatavošana2
11
Dokumentu sagatavošanaIeraksti grāmatvedības reģistros
Budžeta iestāde
grāmatvedības reģistros
veic ierakstus,
pamatojoties uz
attaisnojuma
dokumentiem.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
12
Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokuments
Ārējam attaisnojuma
dokumentam jādod
priekšroka salīdzinājumā ar
iekšēju attaisnojuma
dokumentu
Visiem darījumiem
jābūt apliecinātiem
ar dokumentiem
Iekšējs vai ārējs
attaisnojuma
dokuments
Dokumentā
jāiekļauj
noteikti
rekvizīti
Var būt sagatavots
rakstveidā vai
elektroniski
Visiem
darījumiem jābūt
apliecinātiem ar
dokumentiem
Nedrīkst sagatavot,
izmantojot zīmuli
vai citādā tehniski
viegli pārlabojamā
vai fiziski
nenoturīgā veidā
Ja glabāts
elektroniski,
jānodrošina iespēja
iegūt kopiju, norakstu
vai izrakstu
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
13
Gan iekšējā, gan ārējā:
Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumentā obligātie rekvizīti
Juridiskās/fiziskās personas
nosaukums
Reģistrācijas numurs
Darījumos ar fizisko personu —
personas kods
Dokumenta nosaukums
Numurs
Datums
Saimnieciskā darījuma apraksts un
pamatojums
Mērītāji (daudzumi, summas)
Dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās
personas)
Par saimnieciskā darījuma veikšanu un
attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas
pareizību atbildīgo personu paraksti
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
14
Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumentā obligātie rekvizīti
Tikai ārējos (nav obligāti
nepieciešams iekšējos)
Juridiskā adrese
Atsevišķiem dokumentu
veidiem obligāti rekvizīti
Zīmogs
Citi, kurus paredz attiecīgie
normatīvie akti
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
15
Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu prasības
Jāsatur visi obligātie rekvizīti
Parasti izmanto vadības
apstiprinātas formas
(veidlapas)
Budžeta iestādē jābūt
izstrādātai dokumentu
apstiprināšanas procedūrai
Ja nav atbilstošie rekvizīti
(ieskaitot parakstus)
dokuments nav derīgs
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
16
Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu prasības
Ierakstiem grāmatvedības reģistros, ja
nepieciešams, var izmantot tādus iekšējus
attaisnojuma dokumentus, kas sagatavoti,
pamatojoties uz viendabīgu attaisnojuma
dokumentu kopsavilkuma datiem vai
viendabīgu naudas izdevumus apliecinošu
dokumentu kopsavilkuma datiem.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
17
• Rēķins par precēm/ pakalpojumiem saņemts no piegādātāja
• Līgums (ko sastādījis darījuma partneris)• Bankas konta izraksts• No klienta saņemts salīdzināšanās akts• Bankas apstiprināts maksājuma uzdevums• Ziņas/ izziņas no LR Uzņēmumu reģistra• Vēstules no LR Valsts ieņēmumu dienesta• EKA čeki, kvītis• Transporta biļete, soda kvīts
Dokumentu sagatavošanaĀrējo attaisnojuma dokumentu piemēri
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
18
• Grāmatvedības izziņas par veiktajām korekcijām• Grāmatvedības izziņas par debitoru izvērtējumu un vērtības
samazinājuma aprēķinu debitoriem• Algu aprēķins• Rīkojumi (piemēram, par atvaļinājumiem, komandējumiem)• Komandējuma dienas naudas aprēķins• Avansa norēķina dokuments• Darba uzskaites tabeles• PL pārvietošanas un citu materiālo vērtību pārvietošanas
dokumenti
Dokumentu sagatavošanaIekšējo attaisnojuma dokumentu piemēri
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
19
Viendabīgu attaisnojuma dokumentu gadījumā:• Grāmatojums var būt uz viendabīgu attaisnojuma dokumentu
kopsavilkuma (piemēram, avansa norēķinu kopsavilkums)• Var būt iegrāmatojuma atšifrējums (piemēram, grāmatojuma
numurs)
Dokumentu sagatavošanaVai jāraksta grāmatojums uz katra attaisnojuma dokumenta?
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
20
Ja labo pašu attaisnojuma dokumentu:
• Katru izdarīto labojumu pamato (kas, kad un kāpēc labojis)
• Paraksta persona, kas izdarījusi labojumu
Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumenta labojums
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
21
Par attaisnojuma dokumentu labojumam var izmantot grāmatvedības izziņu, kurā norāda:• kurš grāmatvedības reģistrs vai attaisnojuma dokuments tiek
labots;• labojuma izdarīšanas iemeslu, datumu, personu, kas atļāvusi
veikt labojumu;• labojamā ieraksta kārtas numurs.
Dokumentu sagatavošanaAttaisnojuma dokumenta labojums (turpinājums)
Uz labojamā attaisnojuma dokumenta izdara
atzīmi par grāmatvedības izziņas sagatavošanu
un norāda tās datumu.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
22
Ja nepieciešams, budžeta iestāde var izstrādāt grāmatvedības
organizācijas dokumentu, lai noteiktu:
kārtību, kādā grāmatvedībā aprēķina pārdotās produkcijas vai
sniegto pakalpojumu faktisko pašizmaksu un sagatavo saražotās
produkcijas vienības vai sniegtā pakalpojuma faktisko izdevumu
kalkulāciju;
kārtību, kādā sagatavo ārējos un iekšējos attaisnojuma
dokumentus (piemēram, konkrēta dokumenta saturs vai forma,
sagatavojamais eksemplāru skaits).
Dokumentu sagatavošanaGrāmatvedības organizācijas dokumentu iekšējā kārtība
Ministru kabineta noteikumi Nr.585 41.2 punkts
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
23
Dokumentu sagatavošanaIzdevumus pamatojošu dokumentu piemēri
Transporta izdevumus
pamatojošie dokumenti
Komunālos izdevumus
pamatojošie
dokumenti
Sakaru (telekomunikācijas)
izdevumus pamatojošie
dokumenti
• pakalpojuma līgums• atskaite par nobrauktajiem
kilometriem attiecībā uz konkrētā projekta ieviešanu;
• paraksttiesīgāsamatpersonas parakstīts rīkojums;
• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• u.c. dokumenti
• pakalpojuma līgums;• paraksttiesīgās
amatpersonas parakstīts rīkojums/i.
• sSamaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• u.c. dokumenti
• pakalpojuma līgums• atšifrējums par projekta ietvaros
veiktajām sarunām;• paraksttiesīgās amatpersonas
parakstīts rīkojums par tālruņa numuriem, kas tiek izmantoti saistībā ar konkrētā projekta ieviešanu un, ja piemērojams, noteikto limitu;
• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• u.c. dokumenti
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
24
Kancelejas preču un
materiālu izmaksu
pamatojošie
dokumenti
Telpu īres, nomas izdevumus
pamatojošie dokumenti
Administrējošā
personāla izmaksu
pamatojošie
dokumenti
• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• preču pavadzīme-rēķins;
• u.c. dokumenti
• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• nomas, īres, patapinājuma vai pakalpojuma līgums.
• paraksttiesīgās amatpersonas parakstīts:• rīkojums par izmantojamo platību,
kas ir tieši attiecināma uz projektu, un izdevumu proporciju, kas maksājama no projekta;
• dokuments, kas pamato projekta attiecināmajos izdevumos iekļauto finansējuma saņēmēja administratīvo izmaksu proporcionālo vai procentuālo daļu u.c.
• rīkojums• darba līgums
vienošanās pie darba līguma;
• uzņēmuma līgums;• darba laika
uzskaites tabeles;• pieņemšanas –
nodošanas akti u.c.
Dokumentu sagatavošanaIzdevumus pamatojošu dokumentu piemēri
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
25
Komandējumu vai darba braucienu izmaksas
pamatojošie dokumenti
Biroja tehnikas
apkalpošanas izdevumus
pamatojošie dokumenti
• ierēdņa vai darbinieka iesniegums par komandējumu vai darba braucienu ar pamatojumu par šī brauciena saistību ar konkrētā projekta ieviešanu;
• paraksttiesīgās amatpersonas parakstīts rīkojums par komandējumu vai darba braucienu;
• ierēdņa vai darbinieka atskaite par komandējumu vai darba braucienu;
• samaksu apliecinošs dokuments ar konkrētā līguma numuru (rēķins, preču pavadzīme-rēķins, maksājuma uzdevums, konta izraksts, transporta biļete, čeks utt.) u.c.
• pakalpojuma līgums;• samaksu apliecinošs
dokuments ar konkrētā līguma numuru;
• pieņemšanas – nodošanasakts u.c.
Dokumentu sagatavošanaIzdevumus pamatojošu dokumentu piemēri
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
3 Dokumentu
pārbaude un
izpilde
27
Visus saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē
naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato
budžeta iestādes grāmatvedības reģistros.
Ja ir noformēts attaisnojuma dokuments, bet darījums nav noticis, noformēto
attaisnojuma dokumentu budžeta iestāde anulē un anulētajā attaisnojuma
dokumentā norādīto numuru neizmanto citu attaisnojuma dokumentu
numurēšanai.
Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumenti
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
28
Ierakstiem grāmatvedības reģistros izmanto tikai tādus dokumentus,
kas atbilst attaisnojuma dokumentiem noteiktajām prasībām.
Dokumentu pārbaude un izpilde
Ieraksti grāmatvedības reģistros
Pēc attaisnojuma dokumentu pārbaudes, ja tas
sagatavots papīra formā, uz tā norāda
iegrāmatojumu (kontējumu) vai nodrošina šī
iegrāmatojuma (kontējuma) atšifrējumu, ja
iegrāmatošanu veic elektroniski, kā arī attiecīgajā
grāmatvedības reģistrā un dokumentā norāda
ieraksta kārtas numuru.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
29
Dokumentu pārbaude un izpildeGrāmatojumi reģistros
Attaisnojuma dokumentus par saimnieciskajiem darījumiem
iegrāmato grāmatvedības reģistros pēc iespējas drīzāk, bet ne
vēlāk kā 15 dienu laikā pēc tā mēneša beigām, kurā
attaisnojuma dokuments ir saņemts vai izsniegts, un obligāti —
ne vēlāk kā līdz tā finanšu pārskata parakstīšanas datumam,
kuru sagatavo par šo pārskata periodu.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
30
Atbilstoši normatīvo aktu regulējumam budžeta iestādes vadītājs var patstāvīgi
izvēlēties grāmatvedības reģistru veidu, saturu, skaitu un sagatavošanas veidu
(grāmatvedības kārtošanas formu), ņemot vērā:
• iestādes struktūru,
• budžeta iestādes funkcijas un
• apstrādājamās informācijas apjomu,
ja vien attiecīga grāmatvedības reģistra veidu, saturu un sagatavošanas veidu
nereglamentē konkrēts normatīvais akts.
Dokumentu pārbaude un izpildeGrāmatvedības reģistri
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
31
Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumentu vai grāmatvedības reģistru labošana
Grāmatvedības reģistrus var labot, lietojot negatīvus
skaitļus (storno). Grāmatvedības ierakstus nedrīkst dzēst.
Ja budžeta iestāde labo papīra veidā sagatavoto attaisnojuma
dokumentu vai grāmatvedības reģistru, labojumu izdara ar jaunu
ierakstu, kas labo vai atsauc iepriekšējo ierakstu.
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
32
Ja tiek laboti papīra dokumenta veidā sagatavotie attaisnojuma dokumenti un
grāmatvedības reģistri, kļūdainos ierakstus pārsvītro un katru labojumu atrunā
ar ierakstu „Labotam ticēt”, apliecinot šo ierakstu ar labojumu veikušās
personas personisko parakstu, norādot personiskā paraksta atšifrējumu (vārda
iniciāli un uzvārdu vai vārdu un uzvārdu), kā arī labojuma iemeslu un labojuma
datumu.
Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumentu vai grāmatvedības reģistru labošana
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
33
Par attaisnojuma dokumentu labojuma
dokumentu var izmantot
grāmatvedības izziņu, kurā ir
informācija par to, kurš grāmatvedības
reģistrs vai attaisnojuma dokuments ir
labojams.
Grāmatvedības izziņā norāda labojuma
izdarīšanas datumu, iemeslu, personu,
kas atļāvusi veikt labojumu, un
labojamā (sākotnējā) ieraksta kārtas
numuru hronoloģiskajā reģistrā.
Uz labojamā (sākotnējā) attaisnojuma
dokumenta izdara atzīmi par
grāmatvedības izziņas sagatavošanu
un norāda tās datumu.
Dokumentu pārbaude un izpildeAttaisnojuma dokumentu vai grāmatvedības reģistru labošana
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
4Dokumentu
glabāšana
35
Dokumentu glabāšanaGlabāšanas laiki
Inventarizācijas sarakstiem,
grāmatvedības reģistriem un
grāmatvedības organizācijas
dokumentiem - 10 gadi
Attaisnojuma
dokumentiem par
darbiniekiem
aprēķināto mēnešalgu
(darba samaksu) ar
sadalījumu pa gadiem
un mēnešiem - 75 gadi,
bet dokumentiem, kuru
datums ir 1999. gada 1.
janvāris vai vēlāk, - 10
gadi
Elektroniski – tie
paši glabāšanas
periodi
Gada pārskatiem un to
pielikumiem, kā arī
galvenajai grāmatai – līdz
budžeta iestādes
reorganizācijai vai darbības
beigšanai, ciktāl citos
normatīvajos aktos nav
noteikts citādi. Pēc tam tie
nododami Valsts arhīvos.
Pārējiem attaisnojuma dokumentiem – līdz
dienai, kad tie nepieciešami, lai izpildītu prasības
par saimnieciskā darījuma izsekojamību, bet ne
mazāk kā 5 gadi
1
23
45
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
36
Dokumentu glabāšanaElektroniskie dokumenti
Budžeta iestādei ir tiesības attaisnojuma dokumentu, gada pārskatu,
inventarizācijas sarakstu, grāmatvedības reģistru, grāmatvedības organizācijas
dokumentu papīra formā pārvērst elektroniskā formā.
Elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē pārvērstajam dokumentam ir
tāds pats juridiskais spēks kā oriģinālajam dokumentam, un tiesības
iznīcināt oriģinālo dokumentu ir tikai tad, ja attiecībā uz elektroniskā formā
glabāšanai elektroniskā vidē pārvērsto dokumentu ievēroti šādi noteikumi:
1
2
3
4
ir nodrošināts oriģinālā dokumenta satura
attēlojums un atbilstība noteiktā datu
glabāšanas laikā
ir nodrošināta satura lasīšana datora ekrānā
un, ja nepieciešams, atvasinājuma veidošana
papīra formā
pārvērstais dokuments tiek aizsargāts pret
neatļautu piekļūšanu, papildinājumiem,
izmaiņām vai iznīcināšanu
pārvēršanas process, kā arī oriģinālā
dokumenta iznīcināšanas process tiek
dokumentēts iestādē noteiktajā kārtībā
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
37
Dokumentu glabāšanaPraktisks piemērs
Grāmatvedības organizācijas dokumentu, reģistru un pārskatusagatavošanas un apgrozības apraksts
Dokumentu un reģistru glabāšanas kārtība
Jautājumi un
atbildes