Fastställd av kommunstyrelsen den 24 mars 2004, § 17. * Redaktionella justeringar 2008-04-22 samt 2014-04-07. Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten. Dokumenthanteringsplan för Heroma-systemet, Norrköpings stadsarkivs beteckning 03 Diarienummer KS 71/2004 004 Dokumenthanteringsplan STADSARKIVET
12
Embed
Dokumenthanteringsplan - Norrköpings kommun...110 Utdata ur LAS-modul Heroma Enhet GIA Minnesgåva, tur-ordning, bevakning av vikariat Saknas 111 112 INDATA TILL ECONOMA 113 Bokslutsbilagor
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Fastställd av kommunstyrelsen den 24 mars 2004, § 17. * Redaktionella justeringar 2008-04-22 samt 2014-04-07.
Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske. Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten.
Anteckningar (NSA = Norrköpings stadsarkiv) (Gia = gallras vid inaktualitet)
Planens regler gäller oavsett om handlingarna har analog eller digital form. Handlingar som enligt planen ska be- varas ska skrivas ut på åldrings- eller arkivbeständigt papper och arkiveras på angivet sätt. Handlingar som enligt planen ska gallras behöver inte överhuvudtaget skrivas ut på papper, om de i digital form kan fullt ut administreras enligt det offentligrättsliga regelverkets krav samt hållas såväl fysiskt som logiskt tillgängliga under gallringsfristen.
Indata Digitalt lagrad information Utdata PROGRAM, REGISTER Säkerhetskopiering HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER AVTAL (om systemet) Arkiveras i personalakt, exempel
Sida 1 2 2 3 4 5 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 Bilaga
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
1 INDATA23 NYANSTÄLLNING
4
Anställningsansökan (avseende viss ledigförklarad tjänst) X
Löneregistre-rande enhet Bevaras
Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Inte antagnas ansöknings-handlingar ska åter-sändas till ingivaren eller gallras. Återsändande eller gallring får inte verkställas förrän 2 år efter tillsättnings-beslutet. X
5
Anställningsbevis/-information, utgör tillika delegationsprotokoll X
Löneregistre-rande enhet Bevaras
Ska diarieföras i rekryteringsärendet men arkiveras i personalakten. Anmäls till KS Pu genom rutin hos Personalkontoret. X
6 Lönesättningsbeslut XPersonal- kontor Bevaras
Ska diarieföras och anmälas till KS Pu
7 Skattsedel XLöneregistre-rande enhet 2 år
8 Jämkningsbeslut XLöneregistre-rande enhet 2 år
9 Införselbeslut XSystem-förvaltning GIA
Efter att beslut om upphävande inkommit
2 år EIA
10 Fasta tillägg och avdrag XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
10 år EIA
11 Fast fördelning XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
12 Arbetstidsscheman Heroma Enhet GIA
Finns kvar i Heroma. Ursprungsschema eventuellt på papper hos enhet
10 år ursprungsschema
13
Dokumenthanteringsplan Heroma NSA-bet. 03
Fastställd av KS PersU 2004-03-24 § 17Ändrad
Version 2014-04-04
1
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
14 Förtroendevalda:
15Förtroendevalda ledamöter och suppleanter (anställning)
KF-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA
KS diarium
16 Intyg / försäkran XLöneregistre-rande enhet 2 år EIA
Om förlorad arbets-förtjänst vid ledighet för politiska uppdrag 10 år
17Närvarolistor, sammanträden (underlag för arvode) X
Löneregistre-rande enhet 2 år 10 år
18Beslut om fast förtroendemannaarvode
KF-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA
2 år EIA
19 Beslut om storlek på arvodetKF-
protokollLöneregistre-rande enhet GIA
2 år EIA
20Ersättning för barnpassning mm förtroendevalda
Nämnd-protokoll
Löneregistre-rande enhet GIA 10 år
21 Tiduppgift förtroendevalda XLöneregistre-rande enhet 2 år
Underlag för ersätt-ning för förlorad arbetsförtjänst / för-rättningsersättning 10 år
22
23 Konsultkontrakt:
Avser "uppdrags-tagare" och innehåller både anst.uppg. och uppg. om ersättning
24 - original X Enhet Bevaras Ska diarieföras 10 år
137Underlag för ändring i styr-/löneartstabeller X X Lönecenter GIA
138
139DIGITALT LAGRAD INFORMATION
140141 Databas drift
142 Behörighetsansökan X Lönecenter 2 år EIAUnderskrivet av behörig chef
143 Behörighetsregistret X Lönecenter GIA GIA
144Tabellregister, tex löneartsförteckning X Lönecenter GIA
145Körplaner, register över planerade körningar X Lönecenter GIA
146 Personregister X Lönecenter GIA
147 Anställningsregister X LönecenterAvställs efter 3 år
Avställning till historikdatabas
148Ackumulatorregister, registret töms årligen X Lönecenter 1 år
149 Frånvaroregister, årsregister X LönecenterAvställs efter 3 år
Avställning till historikdatabas
150Transaktionsregister, årsregister X Lönecenter 3 år
7
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
151 Historikdatabas X Lönecenter Bevaras
Systemförvaltningen ansvarar för att till-gängligheten upprätt-hålls. Samråd ska ske med arkivmyndig-heten / stadsarkivet Saknas
152153 Databas test154 Testdatabas X Lönecenter GIA155156 UTDATA157158 Vid ändring av uppgifter
159Logg av gjorda ändringar i Heroma X Lönecenter 2 år 3 år
160Logg av gjorda ändringar i Styrett X Lönecenter
GIA efter kontroll
161
162Årslistor resp. tömning av inaktuella data i registren
163164 Övriga utdatalistor165 Körplaner utskrivna på papper. X X Lönecenter GIA166167 PROGRAM, REGISTER168169 Originalprogram170 Driftsprogram X CGI GIA Ligger i systemet171
172 Säkerhetskopior på program 173 Versioner och releaser X LK-data 10 år174
175Säkerhetskopior på register i Heroma
Gallras enligt rutinbe-skrivning nedan Saknas
176 Behörighetsregister X LK-data177 Tabellregister X LK-data178 Körplaner X LK-data179 Personalregister X LK-data180 Frånvaroregister X LK-data181 Lönetransaktionsregister X LK-data182 Ackumulatorregister X LK-data183 Transaktionsregister X LK-data184 Personalplaneringsregister X LK-data
8
NORRKÖPINGS KOMMUN 2014-04-04 EIA = efter inaktualitetGIA = gallras vid inaktualitet
Dokument Papper DigitaltDokument-ansv. NK
Bevaras/Gallras Anmärkning
P-akt LK
185 Säkerhetskopiering på band: Saknas
186 Varje natt, delkopiering XSystem-förvaltning -
Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén
Gallras när system-kontrollen under-känner kvalitén
188 Månadsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 1 år
189 Årsvis, totalkopiering XSystem-förvaltning 5 år
190191
192HANDBÖCKER, INSTRUKTIONER
193 Heroma-nytt Heroma Lönecenter GIA
Heroma, digital bokhylla för manualer mm.
194 Användardokumentation Intranät Lönecenter GIA
Heroma, digital bokhylla för manualer mm.
195 Handböcker för drift Internet LK-data GIA196 Avbrottsplaner X LK-data 2 år GIA
197Ansökan om ny behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig
198Ansökan om ändrad behörighet i Heroma X Lönecenter 2 år EIA Skriftlig
199200 AVTAL 201 Drift-avtal X Systemägare Bevaras Ska diarieföras
Det är en robot som säkerhetskopierar alla servrar. Roboten innehåller upp till 100 st band för säkerhetskopiering. När informationen på banden blir 4 veckor gammal tar roboten själv ut månadsbanden, som
placeras i ett brandsäkert skåp som är placerad utanför både serverhall och det rum där roboten står. De månadsband som roboten tar ut i slutet av året betraktas som årsband.
9
Bilaga till dhpl NSA bet 03
Arkiveras i PERSONALAKT exempel
���� Ansökningshandlingar
���� Anställningsavtal/-beslut
���� Avtal i övrigt som ingås med individen - bil - m fl - avgångsvederlag - pension