Socialförvaltningen Box 834, 391 28 KALMAR Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Johnny Lesseur 2019-01-17 SN 2019/0036.01.02 0480-450000 Socialnämnden Dokumenthanteringsplan 2019 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga samt besluta om gallring enligt den fastställda planen. Bakgrund Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social- nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk- samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunarkivet. Tillkommande dokument, borttag och ändringar i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Cecilia Frid Förvaltningssekreterare Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2019
38
Embed
Dokumenthanteringsplan 2019 - Kalmar · 2019. 1. 22. · 9 år. 1-mån listor i varje pärm. SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 år Förvaras
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning
Johnny Lesseur 2019-01-17 SN 2019/0036.01.02 0480-450000
Socialnämnden
Dokumenthanteringsplan 2019
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2019 enligt bilaga samt besluta om gallring enligt den fastställda planen.
Bakgrund
Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social-nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteperson på kommunarkivet. Tillkommande dokument, borttag och ändringar i den reviderade planen är markerade med rött. Johnny Lesseur Cecilia Frid Förvaltningssekreterare Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan 2019
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Omsorg om personer med funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………26
Handläggning SoL socialpsykiatri ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..26
Insatser enligt LSS ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….27
Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..28
Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) LSS-SoL ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 30
Budgetrådgivning och skuldrådgivning ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 34
Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. 35
Tillståndsgivning och tillsyn enligt Alkohollagen ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….35
Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning samt kontroll av försäljning av receptfria läkemedel ………………………………………………………………………………………………………………………………………. 36
Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….37
2
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Läsanvisning
Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar.
Diariekod/strukturenhet – anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges.
Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika
protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll.
Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt.
Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats (”lilla arkivet”), verksamhetssystem eller mapp på gemensam.
Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer
handlingarna som ska till kommunarkivet.
Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att
handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på
förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en
10-årig gallringsfrist får gallras först år 2016. GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för
verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov.
I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering
3
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förklaring till dokumenthanteringsplan
Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-
post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information.
Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet.
Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio
år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler
som framgår av dokumenthanteringsplanen.
Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras
Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten.
Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser
4
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förkortningar
K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv
F-arkiv: Förvaltningsarkiv
N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp.
SoL: Socialtjänstlagen
LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga
LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall
LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade
LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård
LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård
SFB: Socialförsäkringsbalken
MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd
Lmv: Läkemedelsverket
CSN: Centrala studiestödsnämnden
IVO: Inspektionen för vård och omsorg
5
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förkortningar
AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd
SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare
FIA: Förutsättningar inför arbete
SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd
Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden
BBIC: Barns behov i centrum (utredningssystem för barn/unga)
SIP: Samordnad individuell plan
Pnr: Personnummer
Boss: Budget och skuldrådgivningssystem
B: Bevaras
G: Gallras
GIA: Gallras vid inaktualitet
6
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) samt systemförvaltare
Adato Kristina Appert
Alk-T Bo Johansson
ASI/ADAD Inger Hagelin
Boss Kjell Wikström
Cosmic Link Clara Halléhn
Cosmic Messenger Clara Halléhn
Draftit Johnny Lesseur
Genetec Niklas Stånggren
HSA - Hälso- och sjukvårdens
adressregister Clara Halléhn
Hypergene Anneli Hilmansson
Journal Digital Johan Abrahamsson
Multi Access Styra Niklas Stånggren
Outlook Johnny Lesseur
Palliativregistret Annika Lindgren Sparr
Pascal Emma Nilsson
Personec/Visma Kristina Appert
Procapita IFO Inger Hagelin
Procapita VoO/Lifecare Clara Halléhn
Public 360 Johnny Lesseur
Senior Alert Emma Nilsson
Självservice Kristina Appert
Social jour Elisabet Oskarsson
Streamflow Johnny Lesseur
Svevac Emma Nilsson
TimeCare Kristina Appert
WebSesam Emma Nilsson
Via Competence Sofia Karlsson
WinLas Kristina Appert
Xpand Camilla Hällqvist
7
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Diariekod/
strukturenhet
Protokoll, samverkan
LSS-råd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årPsykiatriråd Papper Rådets sekr Kronologiskt B=5 år Till kommunarkiv efter 5 årLokal rekryteringsgrupp Papper/digitalt Diariet KL Kronologiskt G=5 årProtokoll och mötesanteckningar från samarbetsgrupp mellan socialtjänst, skola, polis eller liknande
Papper Ansvarig handläggare Kronologiskt G=5 år Förvaras hos Förebyggandeteamet
Samverkan – Samordnad vårdplan vid psykiatrisk tvångsvård, LPT, och rättspsykiatrisk vård, LRV avvikelse (BAL) - blankett
Sammandragslista av utbetalningar från Procapita, makulerade, debiterings- besked från plus- och bankgiro
Papper Ekonomi.adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag till fakturor från privat assistansgivare Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 år
Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskriftFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
SFB beslut från försäkringskassan Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Utbetalningsbesked från försäkringskassan gällande assistansersättning
Papper Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag för Habiliteringsersättning Papper, digital Ekon. adm., F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år
Kvittens kontantkort Papper Ekon. adm, F-arkiv Kronologiskt G=10 årFörvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år
(9)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Personakt (om inte annat anges vid nedan angivna dokumentslag)
Papper/digitalVerksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G= 5 år
Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.
Anmälningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Handlingar av betydelse för ärendet Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden
Avtal om handhav. av annans medel Papper F-arkiv Pnr B/G=5 årFullmakter Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse
Makulerad uppgift gällande enskild person i digitalt ärendehanteringssystem
Papper N-arkivOmvänd Kronologiskt ordning
G=5 årMakulerad handling ska skrivas ut och undertecknas av behörig beslutsfattare innan borttagning.
Nytt
Kallelser till rättegång, möte med handläggare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIARemisser till t.ex. arbetsförmedling, läkare m.fl. Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av räkningar för under sökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Meddelande om utskrivning från vårdhem eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAKopior av hyreskontrakt, besiktnings- protokoll etc. Papper N-arkiv Pnr GIA
Meddelande från hyresvärd (hyresskulder, uppsägningar etc) Papper N-arkiv Pnr GIA
Underrättelser från Kronofogdemynd om avhysning Papper N-arkiv Pnr GIAAktualisering görs när det finns barn med.
(13)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis (t ex. polisrapport, LOB-rapporter)
Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Bilagor till enskilds ansökan om bistånd Papper N-arkiv Pnr-ordning GIA
Gäller kopior på kvitton, fakturor. Gallras vid avslut av ärende, innan insortering i F-arkiv, under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan
Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten Papper/digital (xml) F-arkiv Pnr-ordning G=5 år
Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 § samt social-
Pnr B=5 årIngår i diarieförda handlingar. Efter 1 år överförs till F-arkiv
Ansökningar om behov av vård (till institutioner) Papper F-arkiv Pnr B=5 årEftergift av förälders ersättnings- skyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna
Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Underhållsskyldighet för barns vård i ett annat hem än det egna Papper F-arkiv Pnr B=5 år
Avtal med underhållsskyldig för barns vård i annat hem än det egna
Anteckningar i ärendet Papper N-arkiv GIAPolisrapport, kopia Papper N-arkiv GIA
Familjerätt
Faderskap/föräldraskap
Underrättelse från Skatteverket om nyfött barn till ogift mor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Underrättelser från skatteverket om inflyttat barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Anmälningar om faderskap, föräldraskap Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Identitetsstyrkande handlingar Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar om vårdnaden av barn Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
(20)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Intyg (ultraljud, förlossning, utveckling etc.) Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar i rättsgenetiska och rättskemiska frågor Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Underlag och beslut rörande nedläggning av faderskapsärenden Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar i ärende rörande hävande av faderskap eller föräldraskap
Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Anmälan om gemensam vårdnad Papper/digitalVerksamhetssystem N-arkiv
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Pnr GIA
Handlingar av betydelse för ärendet PapperN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Barnets pnr GIA
Begäran om hjälp från utrikesdepartementet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr GIA
Ifrågasättande av faderskap, barnet fött inom äktenskapet Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Ifrågasättande av tidigare fastställt faderskap Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr B=5 årÖverförs från N-arkiv till F-arkiv efter 3 år. Överförs efter 2 år till K-arkiv
Medverkan i utredning för annan kommun PapperN-arkiv Verksamhetssystem
Barnets pnr G=1 år Efter avslut
(21)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Personbevis Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Överenskommelser (om t.ex. umgängesresor) Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkivAlfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år Upprättade, inkomna, skickade
Avtal som inte blivit godkända Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Motivering och beslut till att nämnden inte godkänt avtal Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
(22)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Remiss från tingsrätt om samarbetssamtal Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Av socialnämnden godkända avtal om boende, vårdnad, umgänge
Papper/digital N-arkiv Barnets pnrB/G=5 år Se anmärkning
Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.
Domar från tingsrätt Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 årEfter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Meddelande till Skatteverket, CSN, Försäkringskassan om godkänt avtal
Papper N-arkiv Barnets pnr B/G=5 år
Får inte gallras förrän barnet fyllt 18 år. Gallras senast 5 år efter det att barnet fyllt 18 år om det ej ska bevaras ur forskningssynpunkt.
Kallelser till rättegång, möte med handläggare mm Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
(23)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Handlingar i ej genomförda adoptioner Papper/digitalN-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern
Intyg om adoptionsutbildning Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer
Ansökningar om medgivande med bilagor Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Faderns personnummer
Beslut, medgivanden Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Aktualiseringsintyg Papper N-arkiv Alfabetisk ordning B=5 år Efter faderns namn
Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummerTingsrättens dom Papper N-arkiv Barnets pnr B=5 år Barnets personnummer
Återkallelse av medgivande Papper/digital N-arkiv Alfabetisk ordning B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn
Överklaganden, med bilagor Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namnBeslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn
(25)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Kallelser till rättegång, möte med handläggare etc Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA Efter faderns namn
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIA Efter faderns namn
Omsorg om personer med funktionsnedsättning
Handläggning SoL, Socialpsykiatri
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Anmälningar Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årAnsökningar från enskild om bistånd eller service, med ev bilagor
Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIAAnsökningar till institutioner om vård Papper N-arkiv PnrKopior av räkningar för undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård Papper N-arkiv Pnr GIA
Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årT.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär Papper N-arkiv Pnr GIAT.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse
Fullmakter Papper N-arkiv Pnr B/G=5 årKopior av hyreskontrakt etc Papper N-arkiv Pnr GIA
Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej utredningsenheter)
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
(27)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem Pnr GIANär dokumentationen sammanfattats i social journal
Social journal Papper/digital (xml)N-arkiv /verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande Papper N-arkiv Pnr GIAAktivitetscheman Papper N-arkiv Pnr GIA
Observationslistor Papper N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal
Kopior av anteckningar från annan kommun eller landsting Papper N-arkiv Pnr GIA
Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Avtal om handhavande av annans medel Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Handläggning LSS och SoL funktionsnedsättning
Personakt Papper/digital N-arkiv Pnr B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
(28)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Epikris annan vårdgivare Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Sårvårdsjournal Papper/digital Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Ordinationshandling Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Signeringslistor läkemedel/utförda insatser Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Förbrukningsjournal narkotika Papper Patientjournal Pnr B
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(31)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
I pärm hos patient under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Intyg, t ex bostadsanpassning Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Fotografier, video- och bandupptagningar Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Blodtransfusionsjournaler Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
Mätvärden enligt bedömningsinstrument Papper/digital Patientjournal Pnr B
I närarkiv under pågående vård, sedan förvaring 5 år i Omsorgsförvaltningens arkiv på Oxhagshemmet. Därefter slutförvaring i kommunens centralarkiv.
Nytt
(32)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen
Papper/digitalF-arkiv/ verksamhetssystem
Kronologiskt Årsvis
G=5 år
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut
Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen
Papper och verksamhetssystem
F-arkiv/ verksamhetssystem
Kronologiskt Årsvis
G=5 år
Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
(34)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29
Domar rörande tillstånds- och tillsynsärenden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Överklaganden Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande återkallelser av serveringstillstånd
Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Återkallelsebeslut av serveringstillstånd Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Utredningar och förslag till beslut i tillsynsärenden rörande varningar och sanktioner
Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Beslut rörande varningar, erinran och sanktioner Papper/digital AlkT Alfabetisk ordning B=5 år
Underlag för beslut rörande stadigvarande serveringstillstånd Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=3 årEfter att verksamheten upphört under förutsättning att besluten kan förstås utan underlagen
Anmälningar om utsedda serverings ansvariga personer Papper N-arkiv Alfabetisk ordning GIA
Restaurangrapporter Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=10 år
Handlingar rörande tillfälliga serveringstillstånd till allmänheten Papper N-arkiv Alfabetisk ordning G=5 år Samtliga handlingar i ärendet
(35)
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOKFastställt av Dokumentansvarig/Processägare DatumSocialnämnden Förvaltningssekreterare 2019-01-29