Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid 2016-11-25 SN 2016/0013.01.02 0480-450000 Socialnämnden Dokumenthanteringsplan 2017 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2017 enligt bilaga. Bakgrund Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social- nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk- samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteman på kommunarkivet. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan socialnämnden
57
Embed
Dokumenthanteringsplan 2017 - kalmar.se · : IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar
This document is posted to help you gain knowledge. Please leave a comment to let me know what you think about it! Share it to your friends and learn new things together.
Transcript
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare
TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning
Cecilia Frid 2016-11-25 SN 2016/0013.01.02 0480-450000
Socialnämnden
Dokumenthanteringsplan 2017
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar att fastställa dokumenthanteringsplan 2017 enligt bilaga.
Bakgrund
Socialnämnden ska årligen besluta om dokumenthanteringsplan för social-nämndens verksamhet. Dokumenthanteringsplanen är ett tillägg till den kommungemensamma dokumenthanteringsplanen med de delar som är verk-samhetsspecifika för socialnämndens verksamheter. Genom att fastställa dokumenthanteringsplanen beslutas om förvaring av dokument, bevarandetider och gallringsregler för olika typer av dokument i socialnämndens verksamhet. Inför beslut är dokumenthanteringsplanen genomgången och godkänd av ansvarig tjänsteman på kommunarkivet. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Dokumenthanteringsplan socialnämnden
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Förklaring till dokumenthanteringsplan ............................................................................................................................................................................................................. 4
Ekonomi .............................................................................................................................................................................................................................................................. 9
Allmän administration inom individ och familjeomsorg .................................................................................................................................................................................. 21
Individ och familjeomsorg allmänt ................................................................................................................................................................................................................... 23
Placeringsärenden barn .................................................................................................................................................................................................................................... 26
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Tillstånd och tillsyn för näringsliv och föreningar ............................................................................................................................................................................................ 43
Tillståndsgivning och tillsyn enligt alkohollagen .......................................................................................................................................................................................... 43
Tillstånd och kontroll av tobaksförsäljning och kontroll av försäljning av receptfria läkemedel ................................................................................................................. 46
Tillstånd och kontroll av lotteriverksamhet ................................................................................................................................................................................................. 47
Omsorg om funktionshindrade ........................................................................................................................................................................................................................ 48
Handläggning SoL ......................................................................................................................................................................................................................................... 48
Insatser enligt LSS ........................................................................................................................................................................................................................................ 50
Handläggning LSS och SoL funktionshinder ...................................................................................................................................................................................................... 52
Budgetrådgivning och skuldrådgivning ............................................................................................................................................................................................................ 56
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
3
Läsanvisning Mallen är förberedande för en verksamhetsbaserad arkivredovisning och ska användas för förvaltningarnas verksamhetsspecifika handlingar. Diariekod/strukturenhet – anger den kod/struktur som handlingen diarieförs och sorteras efter om inget annat anges. Handlingsslag är en överordnad beteckning på olika handlingstyper. Exempel på handlingsslag är: protokoll där då handlingstyper är de olika protokoll som uppstår inom respektive process/aktivitet. Handlingsslag ersätts då t.ex. med Protokoll och handlingstyp med samverkansprotokoll. Media/beskrivning anger om det är papper eller digitalt. Förvaringsplats kan vara en funktion (sekreterare/handläggare), fysisk plats (”lilla arkivet”), verksamhetssystem eller mapp på gemensam. Sortering = Handlingarnas inbördes sorteringsordning, kronologisk, diariekod eller pnr (personnummerordning). Den sortering som anges följer handlingarna som ska till kommunarkivet. Bevara eller gallra anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras och i så fall efter hur lång tid. T.ex. B=5 år betyder att handlingarna ska bevaras och ska till kommunarkiv efter 5 år. Om det anges endast ett B betyder det att handlingarna bevaras på förvaltningen/enheten/ i verksamhetssystemet. G=10 år betyder att handlingen får gallras efter 10 helår. Handlingar som skapats 2005 och har en 10-årig gallringsfrist får gallras först år 2016. GIA= gallras vid inaktualitet. Handlingar kan gallras omedelbart eller när de inte längre behövs för verksamheten. Tiden för det kan anges i anmärkningsfältet vid behov. I anmärkningsfältet finns utrymme för tilläggsinformation som rör handläggning eller hantering
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
4
Förklaring till dokumenthanteringsplan Handling: dokument som inkommit till eller upprättats hos myndigheten, vilket kan vara i form av text på papper, bilder, filmer, ljudinspelningar, e-post, digital information såsom datafiler eller annan media som innehåller information. Bevaras: innebär att handlingen skall arkiveras för all framtid. Handlingar som skall bevaras levereras till kommunarkivet. Gallras: innebär att handlingen förstörs och därmed inte kan återsökas eller återskapas. När det exempelvis anges att en handling kan gallras efter tio år, så betyder det att gallring utförs på det elfte året. Oavsett om en handling finns på papper, digital form eller annat format gäller de gallringsregler som framgår av dokumenthanteringsplanen. Bevara eller gallras: anger om handlingen ska till kommunarkivet eller om den kan gallras Vid inaktualitet: innebär att handlingen gallras när den inte längre behövs i verksamheten. Anmärkning: innehåller kompletterande uppgifter, såsom innehåll, uppkomst, hänvisningar och specifika gallringsbestämmelser
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
5
Förkortningar K-arkiv: Kommunarkiv, kommunens gemensamma arkiv F-arkiv: Förvaltningsarkiv N-arkiv: Närarkiv; kan vara tjänsterum eller tillgång till arkiv inom arbetsplatsen, arkivskåp. SoL: Socialtjänstlagen LVU: Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga LVM: Lag om vård av missbrukare i vissa fall LSS: Lag om stöd och service till vissa funktionshindrade LPT: Lag om psykiatrisk tvångsvård LRV: Lag om rättspsykiatrisk vård SFB: Socialförsäkringsbalken MFoF: Myndigheten Familjerätt och Familjestöd Lmv: Läkemedelsverket
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
6
Förkortningar AlkT: IT-system för handläggning av alkoholtillstånd SUV: Datorbaserat verktyg för systematisk uppföljning för verksamheter som arbetar med våld i nära relation. En version finns för våldsutsatta och en version för våldsutövare FIA: Förutsättningar inför arbete SUE: Systematisk uppföljning ekonomiskt bistånd Lex Sarah: Rapportering av missförhållanden SIP: Samordnad individuell plan Pnr: Personnummer VO 1: Verksamhetsområde 1 Boss: Budget och skuldrådgivningssystem
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
7
Förteckning över IT-system (verksamhetssystem) Procapita IFO Lena Nilsson Sesam 2 Eva Hildeblom-Darell Procapita VOO Jan Andersson Senior alert Eva Hildeblom-Darell Alk-T Margareta Ekeroth Svevac Eva Hildeblom-Darell Intraphone Christina Olsson Palliativa registret Eva Hildeblom-Darell Melker för återsökning Cai Brochmann FIA Marie Jogestål Journal Digital Henrik Schultz Boss Kjell Wikström Xpand boenderegister Roger Hessling Personec/Aditro ekonomi Kristina Appert Hypergene Kristina Appert TimeCare Planering o Pool Jens Jonsson Adato, hämtar från Aditro Kristina Appert ASI/ADAD net Elin Almheden Public 360 Anna Pedersen SUV Helene Torstensson Cosmic Link Eva Hildeblom-Darell One Mead Eva Hildeblom-Darell Pascal Eva Hildeblom-Darell Internethandel Jan Andersson
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Underlag till fakturor från privat assistansgivare
Papper Verksamhetssystem
Ekon. adm. F-arkiv
Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Underlag till ansökan om förhöjd assistansersättning
Papper Verksamhetssystem
Ekon. adm. F-arkiv .
Kronologisk G=10 år Assistansräkningar och tidsredovisningar med underskrift Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
SFB beslut från försäkringskassan
Papper Ekon. adm.F-arkiv Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
Specifikation kontoinsättning assistansersättning
Papper Excel-fil G-katalog Personlig assistans
Ekon. adm. F-arkiv
Kronologisk G=10 år Förvaras 1 år hos ekonomiadm, därefter till F-arkiv i 9 år. 1-mån listor i varje pärm.
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Personakterna sorteras i personnummerordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.
Ansökningar från enskild om bistånd, med ev. bilagor. Gäller även bistånd till begravningskostnader
Papper/digital (xml)
Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Papper N-arkiv Pnr-ordning G=2 år Gäller kopior på kvitton, fakturor. Kan gallras under förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter i bilagan
Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten
Papper, Verksam- hetssystem
F-arkiv Pnr-ordning G=5 år Kan gallras under förutsättning att personakten inte tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag 12 kap 2 § samt social- tjänstförordning 7 kap 2 §
Journalblad Papper/digital (xml)
Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Utredningar i enskilt ärende inklusive grundutredning
Papper/digital (xml)
Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år Bilagor: Sjukintyg, läkarutlåtanden, utredn eller utlåtanden fr anda myndigheter sparas.
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Överklaganden, med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Återkravshandlingar Papper/digital
(xml) Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Dokumentation av planering som rör den enskilde t.ex. överenskommelser, genomförandeplan, SIP
Papper/digital (xml)
Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Skriftlig information till och från andra enheter inom socialtjänsten och andra myndigheter
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Meddelande från hyresvärd, elbolag, kronofogdemyndighet om skulder, uppsägning och avhysning
Papper N-arkiv Pnr GIA efter 3 månader Kännedomspärm
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
G=5 år Orosanmäln samt beslut om varför man inte öppnar ärendet. Diarieförs eller registreras på annat sätt enligt sekretesslagens regler, årsvis ex. polisrapport, LOB:ar,
Rapporter och meddelanden som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende
Sorteras i person- nummerordn. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning om inget annat anges.
Anmälningar, ansökningar med bilagor
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Ansökningar med eventuella bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Journalblad Papper/digital
(xml) Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Utredningar i enskilt ärende Papper/digital (xml)
Verksamhetssystem F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Beslut i enskilt ärende om bistånd och/eller insats
Papper/digital (xml)
F-arkiv Pnr B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Överklaganden med bilagor Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Dokumentation av planering som rör
den enskilde t.ex. vårdplan, SIP genomförandeplan
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
Ansökningar till institutioner om vård Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Överenskommelser Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Handlingar av betydelse för ärendet
Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller
som utgör underlag för beslut. Inkomna, upprättade och skickade. Ex. begäran om yttrande från åkl, polis, trsptstyrelsen. Inleder utredn utan förhands- besked. Anvisn från Migrationsverket. Medd om god man från överförmyndarnämnden
Avtal om handhav. av annans medel Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år Fullmakter Papper F-arkiv Pnr B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Ansökan Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
Ansökan som inte leder till utredning Papper N-arkiv Särskild pärm
Kronologisk ordning
GIA Gallras efter 1 år
Journalblad Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år Utredningar Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
Avtal Papper N-arkiv alfabetisk/pnr B/G=5 år
Ansvarsförbindelse för kostnader Papper N-arkiv alfabetisk/pnr
B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Anmälan mot familjehem, resultat av utredning och beslut
Papper N-arkiv Alfabe-tisk/pnr B/G=5 år
Missbruk
Personakt sorteras i personnrordning. Födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Journaler med bilagor från hem för vård eller boende
Papper/digital (xml)
Verksam-hetssystem/ F-arkiv
Pnr B/G=5 år
Dokumentation av vårdplan, genomförandeplan, ASI-intervju
Papper, verksamhetssystem
F-arkiv Pnr B/G=5 år
ASI 2 - Bortfallsblankett Papper, verksamhetssystem
F-arkiv Pnr G=2år
Medlingsverksamhet
Årsberättelse/verksamhetsberättelse Papper F-arkiv Kronologisk B=5 år Statistik Papper F-arkiv Kronologisk B=5 år Anteckningar i ärendet Papper N-arkiv GIA Polisrapport, kopia Papper N-arkiv GIA
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Tingsrättens begäran om utredning Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Journalblad Papper Verksamhetssystem
N-arkiv Verksamhetssystem
Alfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år Efter 1 år i N-arkiv, överföras till F-arkiv sorterat på barnets personnummer.
Utdrag ur social- och polisregister Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
Personbevis Papper N-arkiv Alfabetisk ordning i N-arkiv
B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Handlingar i ej genomförda adoptioner Papper Verksamhetssystem
N-arkiv Verksam- hetssystem
Alfabe- tisk ordning
B/G=5 år Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Fadern
Intyg om adoptionsutbildning Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning
B=5 år Faderns personnummer
Ansökningar om medgivande med bilagor
Papper N-arkiv Alfa- betisk ordning
B=5 år Faderns personnummer
Journalblad Papper Verksamhetssystem
N-arkiv Verksam- hetssystem
Alfa- betisk ordning
B=5 år Faderns personnummer
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Ansökan till tingsrätt om adoption Papper N-arkiv Barnets pnr
B=5 år Barnets personnummer
Tingsrättens dom Papper N-arkiv Barnets pnr
B=5 år Barnets personnummer
Återkallelse av medgivande Papper Verksamhetssystem
N-arkiv Alfa- betisk ordning
B/G=5 år
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning. Efter faderns namn
Överklaganden, med bilagor Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B=5 år Efter faderns namn Uppföljningsrapporter Papper
Verksamhetssystem N-arkiv Verksam- hetssystem
Barnets pnr
B=5 år Barnets personnummer
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Anmälningar Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år Ansökningar från enskild om bistånd
eller service, med ev bilagor Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år Kallelser (till möte med handläggare) Papper N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör
den enskilde t.ex. handlinsplaner, SIP, vårdplan
Papper N-arkiv Pnr
Remisser till t.ex. arbetsförmedling, sjukvård
Papper N-arkiv Pnr GIA
Ansökningar till institutioner om vård Papper N-arkiv Pnr Kopior av räkningar för
undersökningar utförda på uppdrag av socialtjänsten
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
Meddelande om utskrivning från sluten hälso- och sjukvård
Papper N-arkiv Pnr GIA
Handlingar av betydelse för ärendet Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år T.ex. registerkontroller som utgör underlag för beslut. Upprättade, inkomna, skickade
Handlingar av tillfällig betydelse och/eller rutinmässig karaktär
Papper N-arkiv Pnr GIA
T.ex. registerkontroller av tillfällig betydelse
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Insatser enligt LSS (Verkställighet, gäller ej enhet 107, 113)
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet
Papper N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning
Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Löpande arbetsanteckningar Digitalt Verksamhetssystem Pnr GIA När dokumentationen sammanfattats i social journal
Social journal Papper/digital (xml)
N-arkiv /verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Meddelanden om utskrivning från sjukhus eller liknande
Papper N-arkiv Pnr GIA
Aktivitetscheman Papper N-arkiv Pnr GIA Observationslistor Papper N-arkiv Pnr GIA När notering gjorts i social journal Kopior av anteckningar från annan
kommun eller landsting Papper N-arkiv Pnr GIA
Korrespondens av vikt med anhörig/ brukare/ställföreträdare/ombud
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Avtal om handhavande av annans medel
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Handläggning LSS och SoL funktionshinder (gäller enhet 104,113)
Personakterna för födda 5, 15, 25 undantas från gallring för forskningens behov och levereras till arkivmyndigheten 5 år efter sista anteckning. Övriga personakter och samtliga handlingar däri gallras 5 år efter sista anteckning.
Handlingar som inkommit eller upprättats i samband med en insats i form av boende i familjehem eller i bostad med särskild service för barn och unga som behöver bo utanför föräldrahemmet
Papper N-arkiv Pnr B=5 år Se anmärkning
Bevarande av handlingar rörande placerade barn och unga.
Ansökningar om insatser med eventuella bilagor
Papper N-arkiv Pnr B/G=5 år
Daganteckningar Papper/digital (xml)
N-arkiv verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år
Utredningar, utlåtanden Papper/digital (xml)
N-arkiv verksam-hetssystem
Pnr B/G=5 år Utredningar digitalt tills beslut fattas. Därefter i pappersform i personakt.
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Överklaganden med bilagor Papper N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Beslut/domar i förvaltningsdomstol Papper N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år Kallelser Papper N-arkiv Pnr GIA Dokumentation av planering som rör
den enskilde t.ex. SIP, Individuell plan enligt LSS
Papper/digital (xml)
N-arkiv/verksamhetssystem Pnr B/G=5 år
Social dokumentation gällande personer med funktionsnedsättning, Social journal - SoL
Papper/digital N-arkiv/verksamhetssystem Pnr
Kopior av räkningar från läkare, laboratorier, institutioner mm
Papper N-arkiv Pnr G=2 år
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter samt förvaring av läkemedel- Signaturförtydligande för läkemedelshantering
Papper Pärm hos ansvarig personalgrupp
Pnr B=5 år Ska gallras 5 år efter sista anteckningen. Signaturförtydligande som gäller insatser till personer födda 5, 15 och 25 varje månad ska bevaras för framtida forskning och till kommunarkivet 5 år efter sista anteckningen
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig/Processägare Datum Socialnämnden Registrator 2016-12-01
Ärenden rörande budgetrådgivning Papper och verksamhets- system
F-arkiv Kron- logisk Årsvis
G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, prövade enligt skuldsanringslagen
Papper och verksamhets- system
F-arkiv Kron- logisk Årsvis
G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare
Ärenden rörande skuldrådgivning, ej prövade enligt skuldsaneringslagen
Papper och verksamhets- system
F-arkiv Kron- logisk Årsvis
G=5 år Ärendeblad, minnesant, skuldöversikter och kalkyler, förslag till hushållsbudget, underlag från långivare, kopior av korrespondens och överenskommelse med fodringsägare, kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut